WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

Transcript

1

2

3 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ A. Δημιουργία Εταιρίας...2 B. Καταχώρηση Πελατών / Προμηθευτών...2 Γ. Καταχώρηση Ειδών...3 Δ. Κινήσεις Τιμολόγησης Πελατών Προμηθευτών...4 Ε. Καταχώρηση Πωλήσεων Αγορών...5 ΣΤ. Φόρμα Εκτύπωσης Τιμολογίου Α. Δημιουργία Εταιρίας...8 Β. Καταχώρηση Πελατών Προμηθευτών...8 Γ. ΔιαχείρισηΕιδών...9 Δ. Κινήσεις Τιμολόγησης Πελατών Προμηθευτών Ε. Καταχώρηση Πωλήσεων - Αγορών ΣΤ. Φόρμα Τιμολογίου Ζ. Πελατών, Προμηθευτών και Ειδών Πελατών Προμηθευτών Ειδών Copyright Data Communication

4 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Copyright Data Communication

5 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Άσκηση Σκοπός της συγκεκριμένης άσκησης είναι να γνωρίσετε την εφαρμογή, να γίνουν κατανοητά τα βασικά βήματα που χρειάζονται για να λειτουργήσει μια εταιρία, καθώς και να δείτε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να παραμετροποιήσετε την εφαρμογή επάνω σε βασικές ανάγκες ενός πελάτη. Έχει δοθεί ιδιαίτερη σημασία στο κομμάτι της παραμετροποίησης και λιγότερη στο κομμάτι της καταχώρησης δεδομένων, ώστε να μπορέσετε να αποκτήσετε βασικές κατευθύνσεις παραμετροποίησης. Διαβάζοντας την άσκηση θα δείτε ότι για κάθε ανάγκη του πελάτη γίνεται αντίστοιχη παραπομπή στην εφαρμογή και, συγκεκριμένα, στην επιλογή μέσω της οποίας γίνεται η καταχώρηση ή παραμετροποίηση. Όλες οι παραπομπές έχουν το σύμβολο DC WinEra Επιπλέον, όπου απαιτείται, υπάρχει η σημείωση (βλέπε Παράρτημα χ.χ) που σας παραπέμπει στο τέλος της άσκησης, όπου και υπάρχουν χρήσιμες συμβουλές και επεξηγήσεις για κάθε παραπομπή. Τέλος, η άσκηση συνοδεύεται από το Αρχείο Πελατών, Προμηθευτών, Ειδών καθώς και τα αρχεία Υπολοίπων τους. Τα αρχεία αυτά καλείστε να τα εισαγάγετε μέσα στο WinEra, ώστε να αποκτήσετε και την ανάλογη εμπειρία. Copyright Data Communication 1

6 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Άσκηση A. Δημιουργία Εταιρίας Την η εταιρία DEMOLINE ΕΠΕ, με αντικείμενο εργασιών την εμπορία εξοπλισμού hardware και software, μηχανογραφείται με την εφαρμογή WinEra. Η χρήση της λήγει στις και τα πλήρη στοιχεία της είναι τα κάτωθι: Κωδικός :001 Επωνυμία :DEMOLINE ΕΠΕ ΑΦΜ : Δ/νση :Ασκληπιού 27 Αθήνα, Τηλέφωνα : Fax : Επάγγελμα :Μηχανοργάνωση Επιχειρήσεων Δ.Ο.Υ. : Α Αθηνών Χρήση: : DCWinEra: Από την επιλογή «Διαχείριση Εταιριών» δημιουργήστε την παραπάνω εταιρία. (βλέπε Παράρτημα Α.1) Το λογιστικό σχέδιο της εταιρίας θα είναι σε τεταρτοβάθμια ανάλυση έχοντας διαχωριστικό την τελεία (.) δηλαδή θα είναι της μορφής (AA.AA.AA.AAAA). DCWinEra: Από την επιλογή «Μεταφορά Πινάκων Δεδομένων από Εταιρία» κάνετε μεταφορά πινάκων δεδομένων από πρότυπη εταιρία. (βλέπε Παράρτημα Α.2) Η εταιρία σας αυτή τη στιγμή είναι έτοιμη για λειτουργία. B. Καταχώρηση Πελατών / Προμηθευτών Η εταιρία διαθέτει τα αρχεία πελατών και προμηθευτών σε μορφή txt και επιθυμεί να γίνει η αυτόματη εισαγωγή τους. DCWinEra: Από το μενού των Utilities κάνετε Μεταφορά Δεδομένων από Ascii. (βλέπε Παράρτημα B.1) (Σε περίπτωση που δεν επιθυμείτε να κάνετε μεταφορά δεδομένων από Ascii, στο τέλος του παραρτήματος θα βρείτε τα πληροφοριακά στοιχεία των πελατών, προμηθευτών, ώστε να τα καταχωρήσετε μόνοι σας από τις επιλογές «Διαχείριση Πε λατών», Διαχείριση Προμηθευτών») (βλέπε Παράρτημα Ζ.1) Η κωδικοποίηση των πελατών/προμηθευτών θα είναι ιη ίδια με τη μορφή του λογιστικού σχεδίου. Δηλαδή 30.ΧΧ.ΧΧ.ΧΧΧΧ οι πελάτες και 50.ΧΧ.ΧΧ.ΧΧΧΧ οι προμηθευτές. Copyright Data Communication 2

7 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Άσκηση Στο εξής, για τους πελάτες/προμηθευτές που θα καταχωρηθούν από εδώ και πέρα, ο λογαριασμός λογιστικής των πελατών και των προμηθευτών θα είναι σταθε ρός. Έτσι οι χρήστες, που δε γνωρίζουν αναγκαστικά λογιστική, δε θα χρειάζεται να τον καταχωρούν. DCWinEra: Από την επιλογή «Παράμετροι Εταιρίας» και στο tab «Βασικά». (βλέπε Παράρτημα Β.2) Η αναζήτηση των πελατών/προμηθευτών θα γίνεται με πρώτο κριτήριο την επωνυμία και δεύτερο κριτήριο τον ΑΦΜ. (βλέπε Παράρτημα Β.3) Η εταιρία έχει τα υπόλοιπα των πελατών και των προμηθευτών της σε μορφή αρχείου και επιθυμεί να γίνει η εισαγωγή τους. DCWinEra: Από την επιλογή «Μαζική Απογραφή Πελατών/Προμηθευτών». (βλέπε Παράρτημα Β.4) Γ. Καταχώρηση Ειδών Η εταιρία διαθέτει τα αρχεία των ειδών σε μορφή txt και επιθυμεί να γίνει η αυτόματη εισαγωγή τους. DCWinEra: Από το μενού των Utilities κάνετε Μεταφορά Δεδομένων από Ascii. (βλέπε Παράρτημα Γ.1) (Σε περίπτωση που δεν επιθυμείτε να κάνετε μεταφορά δεδομένων από Ascii, στο τέλος του παραρτήματος θα βρείτε τα πληροφοριακά στοιχεία των ειδών, ώστε να τα καταχωρήσετε μόνοι σας από την επιλογή «Διαχείριση Ειδών») (βλέπε Παράρτημα Ζ.2) DCWinEra: Από το μενού «Διαχείριση Ειδών» θα γίνεται η καταχώρηση των νέων ειδών. (βλέπε Παράρτημα Γ.2) Η αναζήτηση των ειδών θα γίνεται με πρώτο κριτήριο την περιγραφή του είδους και δεύτερο κριτήριο τον κωδικό των ειδών. (βλέπε Παράρτημα Γ.3) Η εταιρία έχει τα υπόλοιπα των ειδών της σε μορφή αρχείου και επιθυμεί να γίνει η εισαγωγή τους. DCWinEra: Από την επιλογή «Μαζική Απογραφή Ειδών» (βλέπε Παράρτημα Γ.4) Copyright Data Communication 3

8 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Άσκηση Δ. Κινήσεις Τιμολόγησης Πελατών Προμηθευτών Το Τμήμα Πωλήσεων της εταιρίας θέλει να παρακολουθεί μηχανογραφικά τις προσφορές προς τους πελάτες και να μπορεί να τις μετασχηματίζει σε Δελτία Παραγγελίας, Δελτία Αποστολής, Τιμολόγια. Για το λόγο αυτό, να δημιουργηθεί μία καταχωρητική φόρμα παραστατικών, η οποία θα ανήκει στην ομάδα φορμών «006 - Προσφορές». Η φόρμα αυτή θα συνδεθεί με ένα παραστατικό που θα δημιουργήσετε και το οποίο θα λέγεται «Προσφορά Πελάτη» (οι παράμετροι του παραστατικού πρέπει να είναι τέτοιες, ώστε να μην επηρεάζουν Αποθήκη και Λογιστική). Επίσης, θα μπορεί να μετασχηματίζεται στις φόρμες παραστατικών: Δελτία Παραγγελιών Πωλήσεων Συνοδευτικά Δελτία Πωλήσεων Τιμολόγηση Πωλήσεων (βλέπε Παράρτημα Δ.1) Ο χρήστης τη στιγμή της τιμολόγησης θέλει να έχει τη δυνατότητα να αλλάζει την περιγραφή των ειδών, χωρίς όμως να αλλάζει η περιγραφή του είδους στ η Διαχείριση Ειδών. (βλέπε Παράρτημα Δ.2) Η εταιρία διαθέτει αυτοκίνητο το οποίο το χρησιμοποιεί μερικές φορές για να στείλει τα εμπορεύματά της στους πελάτες της. (βλέπε Παράρτημα Δ.3) Ο χρήστης που τιμολογεί δε θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα να τιμολογήσει ένα είδος το οποίο δεν έχει υπόλοιπο. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να υπάρχει απαγορευτικό μήνυμα. DCWinEra: Στην επιλογή «Παραστατικά» και «Διαχείριση Μηνυμάτων εφαρμογής». (βλέπε Παράρτημα Δ.4) Ο χρήστης, όταν καταχωρεί τα παραστατικά αγοράς των προμηθευτών, θέλει να έχει τη δυνατότητα να επιλέγει τα είδη με βάση τον κωδικό του προμηθευτή και όχι με την κωδικοποίηση που έχει εκείνος στην εταιρία του. DCWinEra: Στην επιλογή «Διαχείριση Ειδών» και στο tab «Διάφορα» καταχωρείτε τον κωδικό του προμηθευτή. (βλέπε Παράρτημα Δ.5) Όταν ο χρήστης επιλέγει τις «Κινήσεις Πελατών» για να επιλέξει τι κίνηση θα κάνει, πρέπει να έχει διαθέσιμες μόνο τις καταχωρητικές φόρμες που χρησιμοποιεί. DCWinEra:Στην επιλογή «Απενεργοποίηση Φορμών» ή στην επιλογή «Φόρμες Καταχώρησης» (βλέπε Παράρτημα Δ.6) Copyright Data Communication 4

9 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Άσκηση Ε. Καταχώρηση Πωλήσεων Αγορών Την 1/2/11 γίνεται μία παραγγελία στον προμηθευτή ΣΥΣΤΕΜ Α.Ε. με ημερομηνία εκτέλεσης 4/2/11 για τα παρακάτω είδη: Περιγραφή Ποσότητα Τιμή Αγοράς Printer Inkjet EPSON STYLUS ,00 Printer OKI ,00 Την 4/2/11 έρχεται το ΔΑ-ΤΙΜ αρ από την SYSTEM A.E. της σχετικής παραγγελίας της 1/5/11. Η μετατροπή της παραγγελίας σε ΔΑ-ΤΙΜ θα γίνει μέσω της διαδικασίας του μετασχηματισμού. Η εταιρία έχει κάνει ειδικές συμφωνίες με ορισμένους πελάτες να αγοράζουν τα είδη με διαφορετική τιμή από την τιμή του επίσημου τιμοκαταλόγου. Συγκεκριμένα, ο τιμοκατάλογος του ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ Α.Ε. είναι ο παρακάτω. Περιγραφή Τιμή Πώλησης Printer OKI ,00 Printer Inkjet EPSON STYLUS 180,00 DCWinEra: Από την επιλογή «Πολλαπλοί Τιμοκατάλογοι-Τιμή ανά Πελάτη» (βλέπε Παράρτημα Ε.1) Την 8/02/11 καταχωρείτε μια προσφορά στον πελάτη ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ Α.Ε. με τα παρακάτω είδη Περιγραφή Ποσότητα Printer Inkjet EPSON STYLUS 3 Printer OKI MS Office Στην προσφορά, όσα είδη ανήκουν σε τιμοκατάλογο θα εμφανίζονται με την τιμή του τιμοκαταλόγου, ενώ τα υπόλοιπα με την τιμή του επίσημου τιμοκαταλόγου της εταιρίας. Στις 04/2/11 ο πελάτης αποδέχεται την προσφορά και γίνεται παραγγελία. Στις 03/2/11 γίνεται στον προμηθευτή ΣΥΣΤΕΜ Α.Ε. μια παραγγελία ακριβώς ίδια με την παραγγελία που είχε γίνει στις 1/2/11. (βλέπε Παράρτημα Ε.2) Στις 10/2/11 έρχεται το ΔΑ-Τιμ 27 από τον προμηθευτή ΠΛΑΙΣΙΟ Α.Ε. για την παραγγελία που είχε γίνει στις 03/05/11. Τα είδη τα οποία παραλαμβάνει είναι τα παρακάτω Περιγραφή Ποσότητα Τιμή Αγοράς Printer Inkjet EPSON STYLUS 2 220,00 Printer OKI ,00 Copyright Data Communication 5

10 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Άσκηση Ο χρήστης θέλει να ελέγξει αν οι τιμές με τις οποίες παρέλαβε τα είδη είναι ίδιες ή διαφορετικές από τις τιμές που είχε τιμολογηθεί την προηγούμενη φορά. (βλέπε Παράρτημα Ε.3) Επιπλέον, θέλει να ελέγξει πόσες ποσότητες ειδών είναι ακόμα ανεκτέλεστες. DCWinEra: Από την εκτύπωση «Εκτυπώσεις Προμηθευτών/Οικονομικές/ Αναλυτικές Κινήσεις Λοιπών Παραστατικών», εκτυπωτική φόρμα «Κατάσταση Παραγγελιών». Την 1/3/11 παραλαμβάνει το ΔΑ-ΤΙΜ 152 από έναν νέο προμηθευτή Γιαννόπουλο Νικήτα. Τα στοιχεία του προμηθευτή είναι: ΑΦΜ: , Διεύθυνση: Ζαΐμη 102, Μελίσσια, , ΔΟΥ: Αμαρουσίου. Τα είδη που παραλαμβάνει είναι Περιγραφή Ποσότητα Τιμή Αγοράς Η/Υ Turbo X Core 2 Duo 2 400,00 Epson Stylus bx305f 2 350,00 DCWinEra: Από τις Κινήσεις Προμηθευτών, και συγκεκριμένα μέσα από την φόρμα της «Τιμολόγησης Αγορών», θα δημιουργήσετε τον νέο προμηθευτή και τα νέα είδη. Στις 2/3/11 η εταιρία παραλαμβάνει το λογαριασμό της ΔΕΗ αξίας 500,00 τον οποίο και θέλει να τον καταχωρήσει στην εφαρμογή. DCWinEra: Από τις Κινήσεις Προμηθευτών και την καταχωρητική φόρμα «Παραστατικά Δαπανών». (βλέπε Παράρτημα Ε.4) Στις 3/3/11 εκδίδει ένα ΔΑ-ΤΙΜ στον πελάτη ΔΗΜΗΤΡΙΑΔΗ ΝΙΚΟΛΑΟ με το είδος Η/Υ TurboXCore 2 Duo, 1 Τεμ.: 480,00. Μετά την έκδοση του παραστατικού ο χρήστης διαπιστώνει ότι έχει εκδώσει το παραστατικό σε λάθος επωνυμία και ότι η σωστή επωνυμία είναι η ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ Α.Ε. DCWinEra: Από την επιλογή Κινήσεις Πελατών πρέπει να γίνει ακύρωση του συγκεκριμένου παραστατικού και να εκδοθεί νέο ΔΑ-ΤΙΜ στον ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ Α.Ε. (βλέπε Παράρτημα Ε.5) Ο χρήστης θέλει να κάνει έλεγχο των υπολοίπων που έχει στους προμηθευτές, όσο και των υπολοίπων των πελατών του (πόσο παλιά είναι τα υπόλοιπα που έχουν οι πελάτες) και, τέλος, ποιος ο τζίρος τους. DCWinEra: Από τις επιλογές «Υπόλοιπα Πελατών», «Υπόλοιπα Προμηθευτών» και «Ενηλικίωση Υπολοίπων Πελατών», «Τζίρος Πελατών». (βλέπε Παράρτημα Ε.6) Copyright Data Communication 6

11 WinEra Σύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Άσκηση Στις 5/3/11 εισπράττει από τον πελάτη ΔΗΜΗΤΡΙΑΔΗ ΝΙΚΟΛΑΟ μια επιταγή 400,00 της Eurobank λήξης 31/3/11 και 80,00 με μετρητά. DCWinEra: Από την επιλογή Κινήσεις Πελατών και από τη φόρμα «Εισπράξεις». DCWinEra: Από την εκτύπωση «Ημερήσια Κίνηση Ταμείου» θα μπορέσει να δει τις εισπράξεις της ημέρας. Επιπλέον, θέλει να βλέπει το κέρδος που έχει από τις πωλήσεις των ειδών του, τόσο για το σύνολο των πελατών όσο και για κάθε πελάτη ξεχωριστά. DCWinEra: Από την εκτύπωση «Κατάσταση Ειδών με Ποσοστό Κέρδους» και «Κατάσταση Ειδών με Ποσοστό Κέρδους ανά Πελάτη». Τέλος, για να διευκολύνετε το χρήστη, θα αντιγράψετε τις επιλογές «Κινήσεις Πελατών», «Κινήσεις Προμηθευτών», «Υπόλοιπα Ειδών», «Ενηλικίωση Πελατών», «Κατάσταση Ειδών με Ποσοστό Κέρδους» στις Συνήθεις επιλογές. (βλέπε Παράρτημα Ε.7) ΣΤ. Φόρμα Εκτύπωσης Τιμολογίου Ο πελάτης θα χρησιμοποιήσει το έντυπο τιμολόγησης της DC προσθέτοντας το δικό του λογότυπο. Επίσης, θέλει να εκτυπώνονται η περιγραφή του είδους που πληκτρολογεί την ώρα της τιμολόγησης, το αυτοκίνητο της εταιρίας, η οικογένεια του είδους, καθώς και ο τρόπος πληρωμής που επιλέγει κάθε φορά. (βλέπε Παράρτημα ΣΤ.1) Copyright Data Communication 7

12 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Α. Δημιουργία Εταιρίας 1. Όταν δημιουργείτε την εταιρία και καταχωρείτε τα πληροφοριακά της στοιχεία, δεν έχετε τη δυνατότητα να καταχωρήσετε εκείνη τη στιγμή τη ΔΥΟ στην οποία ανήκει, γιατί οι ΔΟΥ είναι πίνακας και μεταφέρεται στην εταιρία με την εργασία της μεταφοράς δεδομένων από μια πρότυπη εταιρία. Αφού ολοκληρώσετε την εργασία της μεταφοράς δεδομένων, στη συνέχεια μπορείτε να πάτε ξανά στη «Διαχείριση Εταιριών» και να επιλέξετε τη ΔΟΥ. 2. Με τη διαδικασία της Μεταφοράς Πινάκων - Δεδομένων από εταιρία, η εταιρία σας ενημερώνεται με όλες τις βασικές παραμέτρους που χρειάζεται (Μάσκες Κωδικών, Ταμεία Εταιρίας, Παραμέτρους Εταιρίας) καθώς και όλους τους βασικούς πίνακες και συνδέσεις (Λογιστικό Σχέδιο, Παραστατικά, Σύνδεση Τιμολόγησης - Λογιστικής). Β. Καταχώρηση Πελατών Προμηθευτών 1. Στα «Πεδία του Πίνακα» κάποια πεδία υπάρχουν δυο φορές. Για παράδειγμα, υπάρχει το πεδίο «Κωδ. ΔΟΥ» και «Κωδ. ΔΟΥ Master». Όταν επιλέγετε το «Κωδ. ΔΟΥ», σημαίνει ότι δεν υπάρχουν καταχωρημένες ΔΟΥ στην εταιρία που μεταφέρετε και θα πρέπει να προσθέσετε και τα πεδία του συγκεκριμένου πίνακα για να ολοκληρωθεί η μεταφορά. Αντίθετα, όταν επιλέξετε «Κωδ. ΔΟΥ Master», σημαίνει ότι στην εταιρία υπάρχουν ήδη ΔΟΥ και θέλετε να γίνει ενημέρωση των κωδικών του αρχείου ASCII με αυτές που υπάρχουν στην εταιρία. Έχετε τη δυνατότητα να κάνετε ταξινόμηση τα «Πεδία του Αρχείου» για να ελέγξετε αν κάποια γραμμή του αρχείου δεν έχει δεδομένα, ώστε να τα συμπληρώσετε. Αυτό επιτυγχάνεται κάνοντας ένα κλικ επάνω στο όνομα του πεδίου που θέλετε και θα γίνει ταξινόμηση σε όλες τις γραμμές του αρχείου. Π.χ. στο αρχείο προμηθευτών δεν έχουν όλοι οι προμηθευτές ΑΦΜ. Για να καταχωρήσετε ένα default ΑΦΜ στους προμηθευτές που δεν έχουν, θα κάνετε ταξινόμηση με τον ΑΦΜ, ώστε οι κενοί ΑΦΜ να εμφανισθούν στις τελευταίες γραμμές. Στη συνέχεια, θα πάτε στην πρώτη γραμμή με κενό ΑΦΜ, θα καταχωρήσετε πχ (.) και στη συνέχεια θα κάνετε δεξί κλικ και θα επιλέξετε default τιμή. 2. Εκτός από τα στοιχεία του πελάτη (επωνυμία, διεύθυνση) πρέπει να καταχωρήσετε αν είναι υπόχρεος «ΜΥΦ» καθώς και το «Καθεστώς ΦΠΑ». Εάν αυτά τα στοιχεία στο σύνολο του πελατολογίου είναι σταθερά, μπορείτε από την επιλογή «Διαχείριση Μηνυμάτων Εφαρμογής» να ορίσετε για τα συγκεκριμένα πεδία σταθερές τιμές. Για να ενεργοποιηθούν, θα πρέπει η παράμετρος «Μηνύματα Εφαρμογής» να έχει τιμή «Ναι» στην επιλογή «Προφίλ/Παράμετροι». Copyright Data Communication 8

13 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Στην επιλογή «Διαχείριση Μηνυμάτων Εφαρμογής» μπορείτε να καταχωρήσετε σταθερές τιμές, αλλά και να δημιουργήσετε δικά σας μηνύματα για όλες τις βασικές οντότητες (πίνακες) της εφαρμογής. 3. Για να παραμετροποιήσετε την αναζήτηση, θα πρέπει να είστε συνδεδεμένος στην εφαρμογή με το χρήστη «super». Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε αν θέλετε να γίνεται αυτόματη αναζήτηση «F9», καθώς και αν θα γίνεται ανάκτηση όλων των εγγραφών«f9» από την επιλογή «Προφίλ/Παράμετροι». Τέλος, μπορείτε να κάνετε πολλαπλή αναζήτηση με το πλήκτρο «F10». 4. Όταν καταχωρείτε την απογραφή των πελατών/προμηθευτών η εφαρμογή, για να ισοσκελίσει την αντίστοιχη εγγραφή που ενημερώνει στη Λογιστική, θα κάνει αυτόματα και εγγραφή στον 89 (Ισολογισμός Ανοίγματος). Επιπλέον, αν ο πελάτης διαθέτει τα υπόλοιπα σε μορφή αρχείου, έχει τη δυνατότητα ακολουθώντας συγκεκριμένες προδιαγραφές να ενημερώσει την απογραφή αυτόματα από το αρχείο αυτό. Γ. Διαχείριση Ειδών 1. Το αρχείο ειδών που θα κάνετε εισαγωγή περιέχει Οικογένειες και Υποοικογένειες ειδών. Για να ολοκληρωθεί σωστά η μεταφορά, θα ανεβάσετε πρώτα το αρχείο των Οικογενειών, μετά των Υπο-οικογενειών και, τέλος, τα Είδη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο αρχείο txt που σας δίνεται και για τις τρεις μεταφορές, δηλώνοντας ως ανενεργές τις στήλες που δεν χρειάζεστε κάθε φορά. Σε περίπτωση που η εταιρία δεν είχε μέχρι τώρα κωδικοποιήσει τα είδη της, ή σκέφτεται να αλλάξει την υφιστάμενη κωδικοποίηση, θα πρέπει να διαλέξει μια κωδικοποίηση η οποία θα την εξυπηρετεί όταν θα θέλει να περιορίσει σε μια εκτύπωση τα είδη που θέλει να εμφανισθούν. Δηλ. εκτός από το διαχωρισμό των ειδών σε Οικογένειες και Υπο-οικογένειες, θα έχει έναν επιπλέον διαχωρισμό στον κωδικό. Η μάσκα του Κωδικού Είδους καθώς και Οικογένειας, Υπο-οικογένειας ρυθμίζεται από την επιλογή «Μάσκα Κωδικών Ειδών/Πελατών/Προμηθευτών». 2. Όπως αναφέρεται και στο Παράρτημα Γ1, εάν τα είδη στο σύνολό τους έχουν σταθερή κατηγορία, μονάδα μέτρησης, μπορείτε από την επιλογή «Διαχείριση Μηνυμάτων Εφαρμογής» να δηλώσετε σταθερές τιμές. Επιπλέον, αν ο πελάτης παραλαμβάνει συχνά πολλά είδη, μπορεί να κάνει αυτόματη εισαγωγή στην εφαρμογή από την επιλογή «Ενημέρωση Ειδών από Asciι» και να μην χρειάζεται να τα καταχωρεί ο χρήστης. 3. Για να παραμετροποιήσετε την αναζήτηση, θα πρέπει να είστε συνδεδεμένος στην εφαρμογή με το χρήστη «super». Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε αν θέλετε να γίνεται αυτόματη αναζήτηση «F9» καθώς και αν θα γίνεται ανάκτηση όλων των εγγραφών«f9» από την επιλογή «Προφίλ/ Παράμετροι». Copyright Data Communication 9

14 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Τέλος, μπορείτε να κάνετε πολλαπλή αναζήτηση με το πλήκτρο «F10». 4. Όταν καταχωρείτε Μαζικά την απογραφή των ειδών από την επιλογή «Μαζική Απογραφή Ειδών» καταχωρείτε στην Αξία Fifo, Lifo, Μέση Τιμή, Τελευταία Τιμή τη συνολική αξία των ειδών για την ποσότητα που καταχωρήσατε. Σε περίπτωση που θέλετε να καταχωρήσετε την τιμή μονάδος και η εφαρμογή να κάνει τον πολλαπλασιασμό, θα κάνετε την καταχώρηση της απογραφής από την επιλογή «Απογραφή Ειδών». Επιπλέον, αν ο πελάτης διαθέτει τα υπόλοιπα σε μορφή αρχείου, έχει τη δυνατότητα ακολουθώντας συγκεκριμένες προδιαγραφές να ενημερώσει την απογραφή αυτόματα από το αρχείο αυτό. Δ. Κινήσεις Τιμολόγησης Πελατών Προμηθευτών 1. Για να δημιουργήσετε καινούργια καταχωρητική φόρμα, επιλέγετε μία υπάρχουσα από την εφαρμογή η οποία μοιάζει με τη φόρμα που θέλετε να δημιουργήσετε, αλλάζετε τον κωδικό και την περιγραφή και αποθηκεύετε. Στη συνέχεια, στην καινούργια φόρμα κάνετε τις αλλαγές που θέλετε. Το ίδιο ισχύει και όταν θέλετε να δημιουργήσετε νέο παραστατικό, επιβάρυνση, κ.λπ. 2. Για να μπορεί ο χρήστης να αλλάζει την περιγραφή του είδους τη στιγμή της τιμολόγησης, θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τις καταχωρητικές φόρμες που έχουν ως λεκτικό το «Περιγραφή Σχόλια». Όταν δημιουργείτε μια καταχωρητική φόρμα, το συγκεκριμένο πεδίο είναι το «Σχόλια» και όχι το «Περιγραφή Είδους». Επιπλέον, για να εκτυπώνεται το συγκεκριμένο πεδίο, θα πρέπει στη φόρμα της εκτύπωσης στο πεδίο της περιγραφής να έχετε το πεδίο «Σχόλια Γραμμής». 3. Για να καταχωρήσετε το αυτοκίνητο που διαθέτει η εταιρία, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα που να είναι διαθέσιμος στις φόρμες καταχώρησης και να μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλους τους πελάτες. Αυτός ο πίνακας μπορεί να είναι το πεδίο του «Δρομολογίου», το οποίο θα το μετονομάσετε σε αυτοκίνητο και θα μπορείτε να το επιλέγετε ανεξαρτήτως πελάτη και το οποίο υπάρχει διαθέσιμο από την εφαρμογή στα κριτήρια πολλών εκτυπώσεων. Τον συγκεκριμένο πίνακα μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε, εκτός από τη χρήση που δηλώνει το όνομά του, δηλ σαν δρομολόγιο, και σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση ζητηθεί από πελάτη να υπάρχει διαθέσιμος ένας πίνακας στις κινήσεις, ο οποίος όμως να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από όλους τους πελάτες. Ενδεικτικές εκτυπώσεις είναι «Αναλυτικές και Συγκεντρωτικές Κινήσεις Επίσημων και Λοιπών Παραστατικών», «Κινήσεις Παραστατικών». Επιπλέον, στις φόρμες καταχώρησης έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε άλλους δυο Οριζόμενους Πίνακες κίνησης για ανάλογη χρήση. 4. Όταν αλλάζετε το χαρακτηρισμό ενός μηνύματος εφαρμογής από «Προειδοποιητικό» σε «Απαγορευτικό» ή «Δεν εμφανίζεται», θα πρέπει μετά την αλλαγή να βγείτε από την εφαρμογή και να συνδεθείτε ξανά. Copyright Data Communication 10

15 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης 5. Για να μπορέσετε κατά την καταχώρηση ενός παραστατικού να επιλέξετε ένα είδος με τον κωδικό είδους του προμηθευτή, θα πρέπει να δημιουργήσετε καινούργια καταχωρητική φόρμα και να προσθέσετε το πεδίο «Κωδ. Είδους Προμηθευτή». 6. Οι καταχωρητικές φόρμες βρίσκονται στα κοινά αρχεία της εταιρίας, δηλ αδή είναι κοινές για όλες τις εταιρίες που έχετε. Για να απενεργοποιήσετε τις καταχωρητικές φόρμες που εμφανίζονται ανεξάρτητα από το χρήστη που συνδέεται στην εφαρμογή, θα τις απενεργοποιήσετε από την επιλογή «Απενεργοποίηση Φορμών». Εάν, παρόλα αυτά, θέλετε ένας χρήστης να μη βλέπει συγκεκριμένες καταχωρητικές φόρμες, μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικό χρήστη και από τις «Φόρμες Παραστατικών» στο tab «Χρήστης» να απο-επιλέξετε τον συγκεκριμένο χρήστη. Ε. Καταχώρηση Πωλήσεων - Αγορών 1. Όταν υπάρχουν ειδικές συμφωνίες πωλήσεων (τιμή ανά πελάτη, ζώνες τιμοκαταλόγων), για να λειτουργήσουν την ώρα της τιμολόγησης, θα πρέπει η παράμετρος του παραστατικού να έχει την τιμή «Ναι» στο πεδίο «Χρησ. Τιμή από Τιμοκατάλογο». 2. Την παραγγελία που είχατε καταχωρήσει την 01/02/11 μπορείτε να τη βρείτε είτε από τη Διαχείριση Πελατών στο tab «Κινήσεις», είτε από την εκτύπωση «Καρτέλα Πελάτη» και κάνοντας διπλό κλικ θα ανοίξει η οθόνη της Τιμολόγησης από στην οποία έγινε η κίνηση. Στη συνέχεια, πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων «Ctrl + E» μπορείτε να αντιγράψετε την παλιά κίνηση και να δημιουργηθεί μια καινούργια με ακριβώς τα ίδια στοιχεία. 3. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δει τη στιγμή της καταχώρησης του παραστατικού την τελευταία τιμή αγοράς για τον συγκεκριμένο προμηθευτή πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων «Ctrl + T» επάνω στην Ποσότητα του είδους. Επιπλέον, πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων «Alt + T», μπορεί να δει τις 3 τελευταίες εγγραφές του είδους για τον συγκεκριμένο προμηθευτή και τις 3 τελευταίες εγγραφές γενικά του είδους. Οι τιμές που εμφανίζονται στο «Ctrl + T» και στο «Alt + T» αφορούν μόνο τη φόρμα στην οποία είμαστε συνδεδεμένοι. Τέλος, κάνοντας επάνω στην Ποσότητα του είδους δεξί κλικ και επιλέγοντας την επιλογή «Hotkeys» έχετε τη δυνατότητα να δείτε όλες τις λειτουργικότητες που έχετε διαθέσιμες με συγκεκριμένους συνδυασμούς πλήκτρων. 4. Όταν καταχωρείτε παραστατικά δαπανών, θα πρέπει ο λογαριασμός δαπανών που χρησιμοποιείται να είναι συνδεδεμένος με λογαριασμό ΦΠΑ. Επιπλέον, το παραστατικό να έχει τιμή «Ναι» στην επιλογή «Παραστατικό Δαπανών» και να μην επηρεάζει αποθήκη. Copyright Data Communication 11

16 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης 5. Για να ακυρώσετε ένα παραστατικό αφού το έχετε καλέσει στην οθόνη της τιμολόγησης, θα πατήσετε το συνδυασμό πλήκτρων «Alt + C» ή το εικονίδιο «Αποκοπή» από τη γραμμή εργαλείων. Για να λειτουργήσει η παραπάνω διαδικασία, θα πρέπει το παραστατικό που θέλετε να ακυρώσετε στις παραμέτρους του, στην επιλογή «Παρ. Ακυρωτικού», να έχει το ακυρωτικό με το οποίο θέλετε να ακυρωθεί. 6. Στην εκτύπωση «Ενηλικίωση Υπολοίπων Πελατών» η εφαρμογή ελέγχει τις συνολικές εισπράξεις (πιστώσεις) που έχει από τον πελάτη και τις συγκρίνει με τις πωλήσεις (χρεώσεις) που έχει ο πελάτης για το διάστημα που έχει δηλωθεί στα κριτήρια της εκτύπωσης. Εάν οι χρεώσεις είναι περισσότερες από τις πιστώσεις, θα εμφανίσει το υπόλοιπο το οποίο δεν μπορεί να καλύψει ο πελάτης για το διάστημα αυτό. Για να εμφανίσει σωστά στοιχεία η εκτύπωση «Τζίρος Πελατών» θα πρέπει: 1. Τα παραστατικά που θέλετε να ενημερώνουν τον τζίρο να έχουν στις παραμέτρους τους, στο tab «Έκδοση», στην ομάδα «Διάφοροι Παράμετροι», στο πεδίο «Ενημερώνει Τζίρο» την τιμή «Ναι». 2. Ο λογαριασμός των πωλήσεων που χρησιμοποιείτε για την κίνηση, στη Λογιστική να έχει τιμή «Ναι» στην επιλογή «Ενημερώνει Τζίρο». 3. Επιπλέον, πρέπει να ελέγξετε ότι οι λογαριασμοί του ΦΠΑ στην επιλογή «Ενημερώνει Τζίρο» έχουν τιμή «Όχι». Το ίδιο θα πρέπει να ισχύει και για τους λογαριασμούς επιβαρύνσεων, εάν δε θέλετε να συμπεριληφθούν στον τζίρο των πελατών. Σημείωση: Το λογαριασμό λογιστικής μπορείτε να τον δείτε είτε από τη «Σύνδεση Τιμολόγησης-Λογιστικής», είτε από τις «Κινήσεις Λογιστικής». Σε περίπτωση που κάποια από τις παραπάνω προϋποθέσεις δεν ισχύουν, θα πρέπει αφού γίνουν οι αλλαγές, να κάνετε «Ενημέρωση ισοζυγίων από Κινήσεις» από την επιλογή «Παράμετροι\ Βοηθητικές Εργασίες» ώστε να υπολογιστούν ξανά οι κινήσεις και να εμφανισθεί πλέον σωστός ο τζίρος. 7. Οι «Συνήθεις Επιλογές» εμφανίζονται στα αστεράκια στη γραμμή εργαλείων της εφαρμογής. Οι συνήθεις επιλογές ισχύουν ανά χρήστη, αυτό σημαίνει ότι ο κάθε χρήστης μπορεί να έχει τις δικές του συνήθεις επιλογές. Για να προσθέσετε μια επιλογή στις συνήθεις επιλογές, θα κάνετε σε κάθε μία επιλογή που θέλετε να προστεθεί δεξί κλικ και «Αντιγραφή στις Συνήθεις Επιλογές». Όταν οι επιλογές ξεπερνούν τις δέκα, εμφανίζονται στο μενού των συνήθων επιλογών που βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων ή με το συνδυασμό πλήκτρων«ctrl+f10». Για να διαγράψετε μια επιλογή από τις συνήθεις επιλογές, από το μενού «Συνήθεις Επιλογές» ή πατώντας «Ctrl +F10», κάνετε δεξί κλικ στην επιλογή που θέλετε να διαγράψετε και επιλέγετε «Διαγραφή». Copyright Data Communication 12

17 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης ΣΤ. Φόρμα Τιμολογίου 1. Όταν θέλετε να φτιάξετε μια φόρμα τιμολογίου, επιλέγετε μια εκτυπωτική φόρμα της DC που ταιριάζει με τη φόρμα που θέλετε να φτιάξετε και την αντιγράφετε. Για να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρίας, στη Διαχείριση Εταιριών, επισυνάπτετε την εικόνα του λογοτύπου. Στη συνέχεια, από τις Φόρμες Τιμολογίων, επιλέγετε στο tab «Λογότυπο» την εικόνα που επισυνάψατε στην Διαχείριση Εταιριών. Επειδή τα όρια της σελίδας είναι συγκεκριμένα και συνήθως στο χώρο των ειδών δεν χωράνε πολλές στήλες, για να μπορεί ο χρήστης να εκτυπώσει και την οικογένεια του είδους, προτείνεται να χρησιμοποιείται η δυνατότητα της «Σύνθετης Στήλης». Για να λειτουργήσει η «Σύνθετη Στήλη», θα πρέπει στη φόρμα εκτύπωσης του τιμολογίου να υπάρχει το πεδίο «Σχόλια Γραμμής» και όχι το πεδίο «Περιγραφή Είδους». Τέλος, για να εκτυπώνεται ο τρόπος πληρωμής που επιλέγεται κάθε φορά την στιγμή της τιμολόγησης, θα επιλέξετε το πεδίο «Λεκτικό Τρόπου Πληρωμής». Copyright Data Communication 13

18 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Ζ. Πελατών, Προμηθευτών και Ειδών. 1. Πελατών Κωδικός Επωνυμία ΠΕΛΑΤΗΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ Α.Φ.Μ.. ΚΩΔ. Δ.Ο.Υ. Δ.Ο.Υ. Επάγγελμα Διεύθυνση Πόλη Τ.Κ. Τηλέφωνα Fax Κωδικός Επωνυμία ΔΗΜΗΤΡΙΑΔΗΣ ΝΙΚΟΛΑΟΣ Α.Φ.Μ ΚΩΔ. Δ.Ο.Υ Δ.Ο.Υ. Ν. ΦΙΛΑΔΕΛΦΕΙΑΣ Επάγγελμα Οικονομολόγος Διεύθυνση Λοκρίδος 75 Πόλη Ν. Φιλαδέλφεια Τ.Κ Τηλέφωνα Fax Κωδικός Επωνυμία ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ Α.Ε. Α.Φ.Μ ΚΩΔ. Δ.Ο.Υ Δ.Ο.Υ. Φ.Α.Ε.Ε. ΑΘΗΝΩΝ Επάγγελμα Διαφημιστική Εταιρεία Διεύθυνση Λυκαβηττού 87 Πόλη Αθήνα Τ.Κ Τηλέφωνα Fax Copyright Data Communication 14

19 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης Κωδικός Επωνυμία ΣΤΑΝΤ ΕΠΕ Α.Φ.Μ ΚΩΔ. Δ.Ο.Υ Δ.Ο.Υ. ΓΛΥΦΑΔΑΣ Επάγγελμα Εμπόριο & Επισκευές Μοτοσυκλ Διεύθυνση Μεταξά Ι.75 Πόλη Γλυφάδα Τ.Κ Τηλέφωνα Fax Copyright Data Communication 15

20 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης 2. Προμηθευτών Κωδικός Επωνυμία ΑΝΟΔΟΣ ΑΕ Α.Φ.Μ ΚΩΔ. Δ.Ο.Υ Δ.Ο.Υ. Φ.Α.Ε.Ε. ΑΘΗΝΩΝ Επάγγελμα Η/Υ Εμπόριο Διεύθυνση Σαλαμίνος 78 Πόλη Αθήνα Τ.Κ Τηλέφωνα Fax Κωδικός Επωνυμία ΣΥΣΤΕΜ Α.Ε Α.Φ.Μ ΚΩΔ. Δ.Ο.Υ Δ.Ο.Υ. Φ.Α.Ε.Ε. ΑΘΗΝΩΝ Επάγγελμα Η/Υ Εμπόριο Διεύθυνση Ιουλιανού 56 Πόλη Αθήνα Τ.Κ Τηλέφωνα Fax Κωδικός Επωνυμία ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΕ Α.Φ.Μ ΚΩΔ. Δ.Ο.Υ Δ.Ο.Υ. Επάγγελμα Η/Υ Εμπόριο Διεύθυνση Πόλη Τ.Κ. Τηλέφωνα Fax Copyright Data Communication 16

21 WinEraΣύστημα Εμπορικής Διαχείρισης 3. Ειδών Κωδικός AS Περιγραφή MS Office 2000 STD Κατηγορία ΦΠΑ 23 % Οικογένεια Software Application Υποοικογένεια Software Application Microsoft 1 η Μονάδα Μέτρ. Τεμάχια Τιμή Αγοράς 100,00 Τιμή Πώλησης Χονδ. 150,00 Τιμή Πώλησης Λιαν. 170,00 Κωδικός BB Περιγραφή Printer Inkjet EPSON STYLUS Κατηγορία ΦΠΑ 23 % Οικογένεια Εκτυπωτές Υποοικογένεια Epson Printer InkJet 1 η Μονάδα Μέτρ. Τεμάχια Τιμή Αγοράς 200,00 Τιμή Πώλησης Χονδ. 220,00 Τιμή Πώλησης Λιαν. 250,00 Κωδικός MM Περιγραφή Printer OKI Κατηγορία ΦΠΑ 23 % Οικογένεια Εκτυπωτές Υποοικογένεια Oki Printer DotMatrix 1 η Μονάδα Μέτρ. Τεμάχια Τιμή Αγοράς 150,00 Τιμή Πώλησης Χονδ. 165,00 Τιμή Πώλησης Λιαν. 190,00 Κωδικός ΜΜ Περιγραφή Printer OKI 521 Κατηγορία ΦΠΑ 23 % Οικογένεια Εκτυπωτές Υποοικογένεια Oki Printer DotMatrix 1 η Μονάδα Μέτρ. Τεμάχια Τιμή Αγοράς 130,00 Τιμή Πώλησης Χονδ. 140,00 Τιμή Πώλησης Λιαν. 150,00 Copyright Data Communication 17