1
Τύποι Απαιτήσεων Τυποποιηµένα Αγαθά Απλά πάγια Σύνθετα αγαθά ειδικών προδιαγραφών Απλές υπηρεσίες Σύνθετες υπηρεσίες
Περιγραφή Αγοράς Περιγραφή Υλικών - Τύποι Προδιαγραφών Επώνυµα ή Ισοδύναµο είγµατα Τυποποιηµένες Προδιαγραφές Τεχνικές Προδιαγραφές Προδιαγραφές Απόδοσης Περιγραφή Επιθεωρήσεων & οκιµών Περιγραφή Παράδοσης Περιγραφή Εξυπηρέτησης & Ανταπόκρισης
Περίπτωση Μελέτης Όταν δεν χρησιµοποιούνται τυπoπoιηµέvα υλικά µη σταθερoπoιηµέvη παραγωγική διαδικασία πρoβληµάτα πoιότητας & αξιoπιστίας διακoπές στηv παραγωγή καθυστερήσεωv στις παραδόσεις Μεγάλη ποικιλία υλικών σε ένα προϊόν αυξάνει τα έµµεσα κόστη, οδηγεί σε αγoρές µικρώv πoσoτήτωv υλικώv, διεκπεραίωση παραγγελιών, παραλαβές, επιθεωρήσεις, υπερ-απoθεµατoπoιήση κ.λ.π.
Ανάλυση Αξίας των Υλικών Μεθοδολογία που επιδιώκει να αφαιρεθούν περιττά χαρακτηριστικά τα οποία αυξάνουν το ολικό κόστος ενός προϊόντος και δεν προσθέτουν σε λειτουργικότητα, ποιότητα και αισθητική Σκοπός της ανάλυσης αξίας είναι να διασφαλίσει ότι κάθε στοιχείο κόστους εργασίας, υλικών, προµηθευτών, αισθητικής ή εξυπηρέτησης έχει συµµετοχή στην χρησιµότητα του προϊόντος, όπως την αντιλαµβάνεται ο τελικός χρήστης Παράδειγµα: αν ένα ανταλλακτικό ειδικών προδιαγραφών µπορεί να αντικατασταθεί από ανταλλακτικό τυποποιηµένων προδιαγραφών που διατίθεται στην αγορά, χωρίς να επηρεαστεί η ποιότητα του τελικού προϊόντος, το δεύτερο πρέπει να προτιµηθεί
Ανάλυση Αξίας Ερωτηµατολόγια που απευθύνονται σε όλους τους εµπλεκόµενους σχεδιασµού ενός προϊόντος: Μπορεί το αντικείµενο / υλικό να καταργηθεί; Μπορεί να αντικατασταθεί από τυποποιηµένο; Έχει µεγαλύτερη χωρητικότητα από αυτήν που απαιτεί η λειτουργία; Μπορεί να µειωθεί το βάρος του; Είναι οι ανοχές αυστηρότερες από αυτές που απαιτεί η λειτουργία; Μήπως προδιαγράφεται µη απαιτούµενη κατεργασία; Μήπως είναι περισσότερο συµφέρουσα η αγορά από την παραγωγή; Μπορεί να µειωθεί το κόστος συσκευασίας;
Παραδείγµατα
Τυποποίηση Ως βιoµηχαvική τυπoπoίηση oρίζoυµε τηv διαδικασία καθιέρωσης εvιαίωv χαρακτηριστικώv κoιvώς απoδεκτώv και ευρέως χρησιµoπoιoύµεvωv για απλoύστευση της παραγωγής Πρότυπα διαστάσεωv, όγκoυ, βάρoυς, τρόπoυ παραγωγής, όρωv παραλαβής και παράδoσης καθώς και τρόπoυ συσκευασίας. Εξατοµίκευση vs Μαζική παραγωγή Παράδειγµα: Βιοµηχανία παραγωγής ενδυµάτων
Τυποποίηση Απαραίτητη προϋπόθεση για βιοµηχανική παραγωγή Η χρήση τυποποιηµένων εξαρτηµάτων (αλλά και τυποποιηµένων διαδικασιών παραγωγής) αυξάνουν την αξιοπιστία και την ποιότητα των τελικών προϊόντων. Είναι διαπιστωµένο ότι τυποποιηµένα εξαρτήµατα που παράγονται σε µεγάλες ποσότητες, οι διαδικασίες παραγωγής τους έχουν σταθεροποιηθεί, οι πρώτες ύλες τους είναι δοκιµασµένες και το προσωπικό διαθέτει εµπειρία. Η ποιότητα των τυποιηµένων υλικών κατά κανόνα θεωρείται υψηλότερη από την ποιότητα των µη τυποποιηµέων υλικών
Τυποποίηση - Πλεονεκτήµατα Ηπρoµήθεια τυπoπoιηµέvωv υλικώv οδηγεί σε εξοικονοµήσεις: Χαµηλότερες τιµές: Εφόσov αγoράζovται λιγότερα είδη σε µεγαλύτερες πoσότητες επιτυγχάvovται εκπτώσεις Χαµηλότερo κόστoς διαχείρισης: ιαχείριση λιγότερωv ειδώv σηµαίvει µικρότερo κόστoς στα Τµήµατα Πρoµηθειώv, Παραλαβής και Επιθεώρησης Χαµηλότερo κόστoς διατήρησηςαπoθεµάτωv: Η διατήρηση σε απόθεµα µικρότερου αριθµού ειδών έχει ως συνέπεια την µείωση των ποσοτήτων των ειδών που διατηρούνται ως αποθεµάτα ασφαλείας
Τυποποίηση ιoικητική τυπoπoίηση αποτελεί την θέσπιση εvιαίωv µεθόδωv, διαδικασιώv και συστηµάτωv για τηv εκτέλεση διαφόρωv εργασιώv και καθηκόvτωv Εσωτερική τυποποίηση αποτελεί πρόγραµµα που αποσκοπεί στην µείωση του αριθµού των προδιαγραφών που χρησιµοποιούνται από µία επιχείρηση
Οι προµήθειες υπηρεσιών αποτελούν µία σηµαντική συνιστώσα του συνόλου των αγορών (<25% στο σύνολο) Μεγάλη ποικιλία, πολλοί διαφορετικοί τύποι & ανοµοιογένεια Οικοδοµικές Κατασκευές Σύµβουλοι ιοίκησης Σίτιση Ιατρικές Υπηρεσίες Καθαρισµός Κτιρίων Νοµική Υποστήριξη Εκπαίδευση Συντήρηση Μηχανηµάτων Συντήρηση Κτιρίων Προσωρινό Προσωπικό Μεταφορές Αποθηκεύσεις ιανοµές Επαγγελµατικά Ταξίδια ίκτυα & Επικοινωνίες ιάθεση Επικίνδυνων Υλικών Τηλεφωνική Εξυπηρέτηση Προώθηση & Μάρκετινγκ Ηπεριγραφήτωναπαιτήσεων, ο υπολογισµός του ολικού κόστους, η διαχείριση των σχετικών συµβάσεων και η αξιολόγηση της ποιότητας τους είναι δύσκολη
Για την προµήθεια υπηρεσιών αντί του όρου «περιγραφή των απαιτήσεων», χρησιµοποιούµε τον όρο «ήλωση Εργασίας» (Statement of Work) Όπως και µε την περιγραφή των απαιτήσεων των υλικών µία καλή ήλωση εργασίας έχει πολλαπλές χρήσεις κατά την διαδικασία προµηθειών Φάση προσδιορισµού των απαιτήσεων Προσδιορίζει τις υπηρεσίες που πρέπει να αγοραστούν και αναγκάζει τους εσωτερικούς πελάτες να ξεκαθαρίσουν τις απαιτήσεις τους Φάση υποβολής προσφορών ιευκολύνει την προετοιµασία αξιόπιστων προσφορών από τους προµηθευτές και διευκολύνει την υποβολή βελτιωτικών προτάσεων Φάση υλοποίησης της συνεργασίας Αποτελεί µέρος της σύµβασης, θέτει τα πρότυπα για τον προσδιορισµό της απόδοσης, διασφαλίζει την εκπλήρωση των απαιτήσεων και διαφυλάσσει την εταιρεία σε περίπτωση δικαστικής διαµάχης
Τύποι δήλωσης εργασίας ήλωση εργασίας µε βάση την απόδοση Περιγράφεται µε κάθε λεπτοµέρεια η υπηρεσία που πρέπει να προσφερθεί Η υπηρεσία αναλύεται σε επί µέρους καθήκοντα και περιγράφονται τα επιδιωκόµενα αποτελέσµατα για το κάθε καθήκον (π.χ. Πόσες ηµέρες την εβδοµάδα θα καθαριστεί το γραφείο) Στον προµηθευτή µπορεί να προδιαγράφονται οι µέθοδοι εργασίας, να παρέχονται σχέδια και να καθορίζονται απαιτήσεις σχετικά µε επίπεδα και ειδικότητες του προσωπικού Ο προµηθευτής διατηρεί την πρωτοβουλία για το «πώς» θα επιτύχει τα επιδιωκόµενα αποτελέσµατα. Λειτουργική δήλωση εργασίας Περιγράφεται το τελικό επιθυµητό αποτέλεσµα από την πλευρά του πελάτη και αφήνει στον προµηθευτή να εξασκήσει την δηµιουργικότητα του για να φθάσει στο αποτέλεσµα (ο προµηθευτής σχεδιάζει και επιλέγει την λύση) Συνήθως στον τύπο αυτό δεν περιέχονται προδιαγραφές. Ο σχεδιασµός διαφηµιστικών εκστρατειών αποτελεί τυπικό παράδειγµα.
Τύποι δήλωσης εργασίας ήλωση εργασίας µε σχέδια και προδιαγραφές Περιγράφεται η εργασία λεπτοµερώς τόσο στο επίπεδο του σχεδιασµού όσο και στο επίπεδο της µεθόδου εργασίας (δεν περιγράφει τα επιδιωκόµενα αποτελέσµατα) Ο προµηθευτής δεν εξασκεί καµία πρωτοβουλία απλώς ακολουθεί τα σχέδια και τις τεχνικές προδιαγραφές Χρησιµοποιείται σε κατασκευές κτιρίων και στην υποκατασκευή µηχανηµάτων και προϊόντων ήλωση εργασίας επίπεδου προσπάθειας Περιγράφει τα επιδιωκόµενα αποτελέσµατα, χωρίς να όµως να περιγράψει µε λεπτοµέρεια το τελικό προϊόν της προσπάθειας. Παραδείγµατα αποτελούν οι µελέτες έρευνας και ανάπτυξης αλλά και η κοινή παροχή υπηρεσιών Ο προµηθευτής πρέπει να διενεργήσει απογραφή της προσπάθειας (ανθρωποηµέρες, υλικά, έµµεσα κόστη) που κατέβαλε κατά την διάρκεια µίας χρονικής περιόδου και να παράσχει µία έκθεση των αποτελεσµάτων της εργασίας του Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες ενδείκνυται η χρησιµοποίηση συνδυασµού περισσότερων του ενός τύπου
Περιεχόµενο µιας ήλωσης Εργασίας ( Ε) Σκοπός της είναι να παράσχει στους προµηθευτές µία ακριβή και πλήρη περιγραφή της υπηρεσίας που πρέπει να προσφερθεί Επίσης, περιλαµβάνει στοιχεία που αφορούν στην επιθεώρηση, στην παραλαβή, στην ποιότητα, στις υπηρεσίες υποστήριξης, στην τεκµηρίωση, στην συντήρηση κ.ο.κ. Ωστόσο, µία Ε δεν πρέπει να είναι περισσότερο πολύπλοκη από ότι χρειάζεται
Περιεχόµενο µιας ήλωσης Εργασίας ( Ε) Πριν από την προετοιµασία της Ε είναι χρήσιµο να µελετηθεί ηδοµή των επιµέρους εργασιών (Work Breakdown Structure) Ηδοµή τωνεπιµέρους εργασιών βοηθά το στέλεχος εφοδιασµού να ταυτοποιήσει τα απαιτούµενα καθήκοντα και την λογική τους αλληλουχία, να καθορίσει ενδιάµεσους στόχους και τα χρονοδιαγράµµατα παραδόσεων και να κατανοήσει κατά πόσο ο προµηθευτής έχει κοστολογήσει το έργο σωστά Οι επί µέρους εργασίες πρέπει να αντιστοιχούν σε καθήκοντα που περιέχονται στην Ε, ενώ θα πρέπει να ακολουθείται και ταυτόσηµη κωδικοποίηση
Η γλώσσα της Ε Να χρησιµοποιείται γλώσσα µε προστακτικούς όρους. Η λέξηπρέπει είναι υποχρεωτικός όρος στην Ε Να αποφεύγονται αόριστες εκφράσεις και λέξεις που επιδέχονται πολλαπλές ερµηνείες όπως για παράδειγµα: επαρκής όπου απαιτείται και/ή στο µέτρο που απαιτείται όπου είναι απαραίτητο όπου εφαρµόζεται Αντί αυτών µία απαίτηση πρέπει να περιλαµβάνεται ακριβώς στον βαθµό που απαιτείται η µέσα σε κάποια ελάχιστα και µέγιστα καθορισµένα αποδεκτά όρια Να συµπεριλαµβάνονται µόνον οι αναγκαίες απαιτήσεις. Εάν χρησιµοποιείται ο τύπος της λειτουργικής απαίτησης εργασίας, να αφεθεί ο προµηθευτής να επιλέξει τον τρόπο συµµόρφωσης
Η γλώσσα της Ε Η Επρέπεινα είναι γραµµένη κατά τρόπο που ενθαρρύνει τον ανταγωνισµό. εν πρέπει να περιέχει περιοριστικά στοιχεία που λειτουργούν υπέρ ενός προµηθευτή εν προδιαγράφεται ο τρόπος εργασίας του προµηθευτή εκτός εάν η εργασία ανατεθεί µε τοντύπο Εµε σχέδια και προδιαγραφές Οι απαιτήσεις εργασίας πρέπει να περιγράφονται σε απλή γλώσσα και µε σύντοµες προτάσεις Να περιλαµβάνονται όλες οι συναφείς προδιαγραφές, σχέδια, πίνακες φωτογραφίες, έντυπα κ.ο.κ. στην Ε εάν βοηθούν στην περιγραφή της εργασίας
Συνιστώσες της Ε Γενική Περιγραφή του Έργου Περιγράφονται οι συνθήκες και οι λόγοι για τους οποίους ο οργανισµός καταφεύγει στην ανάθεση της υπηρεσίας και των αναγκών που επιδιώκει να καλύψει Αντικείµενο & Εύρος του Έργου Χρονοδιάγραµµα Η αρχή και τέλος του έργου καθώς και οι ενδιάµεσες ηµεροµηνίες που αντιστοιχούν σε περάτωση των κυριότερων φάσεων του έργου
Συνιστώσες της Ε Προδιαγραφές Εργασιών Εξειδικευµένα έγγραφα που ετοιµάζουν οι τεχνικές υπηρεσίες που ενσωµατώνονται σε µία Ε. Για παράδειγµα, τα χαρακτηριστικά τωνθέσεωνστιςοποίεςεκτελείταιτοέργο: ιευθύνσεις θέσεων, χάρτες ή σχέδια περιοχών, διαστάσεις της περιοχής, όγκοι, ειδικές απαιτήσεις (π.χ. ετήσιος καθαρισµός) και προδιαγραφές υλικών που θα χρησιµοποιηθούν οµή των επιµέρους εργασιών του έργου (Work Breakdown Structure) και καθορισµός της ενδεδειγµένης σειράς εκτέλεσης Προσδιορίζονται µε λεπτοµέρεια η µέθοδος και τα σχέδια του έργου τα οποία πρέπει να ακολουθήσει ο προµηθευτής ή περιγράφονται λεπτοµερώς τα παραδοτέα του έργου
Συνιστώσες της Ε Απαιτήσεις Ποιότητας Καθορίζεται η διαδικασία παρακολούθησης της ποιότητας των υλικών, των µέσων εργασίας και η συµµόρφωση τους σε τεχνικά πρότυπα Καθορίζεται το είδος και η συχνότητα των απαραίτητων ελέγχων, δοκιµών ή επιθεωρήσεων κατά την διάρκεια της προσφοράς των υπηρεσιών Καθορίζονται οι υπεύθυνοι, τα κριτήρια αποδοχής και οι χρόνοι που παρέχονται στον προµηθευτή για τυχόν διορθώσεις
Συνιστώσες της Ε Μετρήσεις Απόδοσης Μετρώνται οι επιδόσεις του προµηθευτή κατά την εφαρµογή ενός έργου και επιδιώκεται έµφαση σε περιοχές βελτίωσης Οι παράµετροι µέτρησης µπορεί να έχουν λειτουργική ή οικονοµική διάσταση αλλά πρέπει να εκτιµούν απτά αποτελέσµατα Οι παράµετροι µέτρησης πρέπει να δείχνουν το κατά πόσον ο προµηθευτής εκτελεί µε επιτυχία την υπηρεσία που του ανατέθηκε και το κατά πόσον οι επιδόσεις του βελτιώνονται ή χειροτερεύουν κατά την διάρκειά της συνεργασίας Τέλος, πρέπει να υποκινούν τον προµηθευτή ώστε να µπορεί να βελτιώνεται
Συνιστώσες της Ε Χρονοδιάγραµµα Παραδοτέων Καθορίζονται οι ηµεροµηνίες παράδοσης και περάτωσης κάθε αντικειµένου (τεχνική έκθεση, επιδιόρθωση, εκπαίδευση κ.α.) που συνιστά παραδοτέο της υπηρεσίας Μπορεί να περιλαµβάνονται ενδιάµεσες ηµεροµηνίες-σταθµοί που αφορούν παράδοση σηµαντικών ενδιάµεσων παραδοτέων
Συνιστώσες της Ε Επίπεδα Εξυπηρέτησης Προδιαγράφεται οαπαιτούµενος βαθµός ανταπόκρισης του προµηθευτή σε περιπτώσεις ερωτηµάτων, προβληµάτων ή παραπόνων Αλλαγές & Μετατροπές Καταγράφεται η διαδικασία για τον τρόπο χειρισµού των αλλαγών στο αντικείµενο, το εύρος και το τίµηµα τουέργου Εγγυήσεις Εκτός εάν το αντικείµενο του έργου είναι υψηλού κινδύνου χρησιµοποιούνται τα όσα περιέχονται σε αντίστοιχες συµβάσεις επαγγελµατικών υπηρεσιών (Professional Service Agreements)
Συνιστώσες της Ε ιοίκηση Έργου Οπροµηθευτής παρέχει πρόγραµµα διοίκησης του έργου καθώς και τους οργανωτικούς πόρους και τους διοικητικούς ελέγχους που απαιτούνται ώστε να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις του έργου από πλευράς κόστους, απόδοσης και χρόνου. Ορίζεται ένας διευθυντής έργου (και µια οµάδα αντίστοιχα) ο οποίος διευκολύνει την επικοινωνία και αποτελεί το επίσηµο σηµείο αναφοράς µεταξύ του αγοραστή και του προµηθευτή Περιγράφει λεπτοµερώς τα προϊόντα, τις µεθόδους για την παράδοση των προϊόντων, την κατανοµή του προσωπικού και το χρονοδιάγραµµα υλοποίησης
Συνιστώσες της Ε Χρέωση και Κόστη Καθορίζεται το κατά πόσο η χρέωση βασίζεται σε κόστος ανά ώρα ή µε σταθερή αµοιβή Οι πρόσθετες δαπάνες πρέπει κατά µέγιστο να ανέρχονται στο 10-15% της αµοιβής Οι κατηγορίες κόστους πρέπει να αναλύονται ώστε να επιτυγχάνεται διαφάνεια στην τιµολόγηση Οπροµηθευτής πρέπει να παράσχει κατάλογο του βασικού στελεχιακού δυναµικού που µετέχει στο έργο Τρόπος παραλαβής των χρηµατικών ποσών, η αποστολή των απαραίτητων παραστατικών, διαδικασίες τιµολόγησης εργασιών και υλικών, µηχανισµοί τιµολόγησης κ.α.
Συνιστώσες της Ε Απαιτήσεις Αναφορών Αναφορές προόδου και καθορισµός ηµεροµηνιών υποβολής τους (π.χ. εργασίες που περατώθηκαν, εκρεµµοτήτων, δυσκολιών, κατάσταση των παραδοτέων, πρόοδος του χρονοδιαγράµµατος υλοποίησης κ.α.) Οικονοµικές αναφορές πραγµατικές εργατοώρες που δαπανήθηκαν κατά την διάρκεια της περιόδου αναφοράς ανά επί µέρους δραστηριότητα σε σχέση µε τον προϋπολογισµό του έργου εκτιµήσεις κόστους µέχρι το τέλος του έργου τυχόν αποκλίσεις κόστους και εξηγήσεις κ.ο.κ.
Συνιστώσες της Ε Εµπιστευτικότητα Στην περίπτωση που ο προµηθευτής λόγω του έργου έχει πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες Υποχρεώσεις Προµηθευτή Στελέχωση της σύµβασης, διαδικασίες υγιεινής και ασφάλειας, τιµολόγηση της εργασίας, παροχή εργατικού δυναµικού και υλικών, µεταφορά εργατικού δυναµικού και υλικών, εξασφάλιση συµφωνηµένων επιπέδων ποιότητας και χρονικών προθεσµιών, καταγραφή κόστους εργασίας και υλικών, καταγραφή αποκλίσεων, έκδοση τιµολογίων, εξασφάλιση κέρδους κ.α.
Συνιστώσες της Ε Υποχρεώσεις Αγοραστή Εξασφαλίζει κονδύλια, προσδιορίζει προγραµµατισµένες ή µη προγραµµατισµένες και επείγουσες εργασίες, συναινεί σε προγράµµατα τιµολόγησης, εποπτεύει την υλοποίηση της σύµβασης, παρέχει εξοπλισµό και εξασφαλίζει πρόσβαση στους χώρους, παρέχει ενεργειακές παροχές, εγκρίνει µεταβολές, εκτελεί πληρωµές κ.α. Έγκριση Εργασιών Καθορίζονται τα σηµεία και οι χρόνοι κατά τους οποίους ο αγοραστής εξετάζει την πρόοδο του έργου και παρέχει τις εγκρίσεις για την συνέχισή του
Συνιστώσες της Ε Χρήση Υπεργολάβων ικαίωµα τουπροµηθευτή να χρησιµοποιήσει τρίτους κατά την διάρκεια της εκτέλεσης του έργου Εξουσιοδοτηµένο Προσωπικό Είναι προσωπικό της αγοράστριας εταιρίας που εξουσιοδοτείται να εποπτεύει το έργο και παρέχει την απαραίτητη υποστήριξη στον προµηθευτή. Το προσωπικό αυτό πρέπει να διαθέτει αποδεδειγµένη συναφή µε το αντικείµενο του έργου εµπειρία και να έχει τις ικανότητες για την αποτελεσµατική διοίκηση του έργου
Συνιστώσες της Ε Παραρτήµατα Ρήτρες και Τερµατισµός: Ποινές µη απόδοσης, ποινές ποιότητας, καταγραφή σηµείων ποινής, οικονοµικές επιπτώσεις, ειδοποιήσεις επανόρθωσης κ.α. ιευθετήσεις Τερµατισµού: ιαφωνίες, αποχώρηση από εγκαταστάσεις, τερµατισµός της σύµβασης κ.α. Περιορισµοί: Περίοδος διακοπών, ώρες πρόσβασης, εποχιακή εργασία, διευθετήσεις ασφάλειας, επαφές µε τοπικούς αντιπροσώπους του πελάτη, χρήση υπεργολάβων κ.α.
Αν και είναι δύσκoλo να καθοριστεί µε ακρίβεια o ρόλoς τoυ Τµήµατoς Πρoµηθειών µπoρoύµε νασηµειώσουµε ότι ενδιαφέρεται κυρίως για τις εµπορικές και τις oικoνoµικές επιπτώσεις των τεχvικών πρoδιαγραφών: Ποιο δηλαδή είναι τo σχετικό κόστoς? Πόσo εύκoλα διατίθενται διαφoρετικά εναλλακτικά υλικά? Πoιές είvαι oι δυνατότητες ανεύρεσης των απαιτoύµενων πoσοτήτων στov κατάλληλo χρόvo και στην σωστή τιµή? Έτσι, το Τµήµα Πρoµηθειώv µπoρεί να βoηθήσει κατά τoν σχεδιασµό ώστε να τηρoύνται oι απαιτήσειςωςπρoς τo επίπεδo της επιθυµητής πoιότητας, τηv εvσωµάτωση αξιόπιστης τεχvoλoγίας, τηv επιλoγή υλικώv εύκoλα διαθέσιµωv στηv αγoρά κ.ά.
Πρoκειµέvoυ όµως vα πραγµατoπoιηθoύν oι παραπάvω στόχoι θαπρέπειηπεριγραφή της αγoράς και η δήλωση εργασίας να καταρτιστούν σωστά Οι σωστές πρoδιαγραφές ελαττώνουν σηµαντικά τo κόστoς τωνπρoµηθειών και τoν χρόνo Η επιτυχής εκτέλεση της εντoλής αγoράς ή της σύµβασης ανάθεσης µιας πρoµήθειας εξαρτάται από την καταλληλότητα τoυ επιλεγόµενoυ τύπου περιγραφής της αγoράς Το στάδιο του σχεδιασµού είναι το πιο κρίσιµο και επηρεάζει άµεσα το κόστoς των υλικών και των υπηρεσιών