Επεξεργασία πολλαπλών φύλλων εργασίας - Γραφημάτων Excel 11.1. Πολλαπλά φύλλα εργασίας Στο προηγούμενο κεφάλαιο δημιουργήσαμε ένα φύλλο εργασίας με τον προϋπολογισμό δαπανών του προσωπικού που θα συμμετάσχει στην υλοποίηση του έργου. Θα συνεχίσουμε με την καταχώρηση των υπολοίπων κατηγοριών δαπανών σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας. Επειδή η δομή όλων των φύλλων εργασίας είναι παρόμοια, δεν θα αρχίσουμε την καταχώρηση από την αρχή σε κάθε νέο φύλλο εργασίας, αλλά θα αντιγράψουμε το προηγούμενο. Τοποθετούμε τον δρομέα στο σημείο που συναντώνται οι στήλες και οι γραμμές και επιλέγουμε (κλικ). Το αποτέλεσμα είναι να επιλεγεί όλο το φύλλο εργασίας. Επιλέγουμε Επεξεργασία (Edit) Αντιγραφή (Copy). Κάθε βιβλίο εργασίας Excel μπορεί να αποτελείται από πολλά φύλλα εργασίας. Αυτή τη στιγμή είναι ενεργό το Φύλλο1 (Sheet1). Επιλέγουμε (κλικ) το Φύλλο2 (Sheet2) και ανοίγει ένα κενό φύλλο εργασίας. Επιλέγουμε το κελί A1 (κλικ) και επικόλληση (Paste). Το αποτέλεσμα είναι να επαναληφθεί στο φύλλο εργασίας Φύλλο2 (Sheet2) όλο το Φύλλο1 (Sheet1). Στο δεύτερο φύλλο θα καταχωρήσουμε τα στοιχεία των εξωτερικών συνεργατών. Οι εξωτερικοί συνεργάτες είναι λιγότεροι επομένως επιλέγουμε τις γραμμές 12 21 και τις διαγράφουμε Επεξεργασία (Edit) Διαγραφή (Delete).
Επεξεργασία πολλαπλών φύλλων εργασίας Γραφημάτων Excel Καταχωρούμε τα στοιχεία των εξωτερικών συνεργατών (αντί για ΕΠΩΝΥΜΟ γράφουμε ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ) και σβήνουμε την στήλη Β (ΟΝΟΜΑ) όπως τις γραμμές 12 21 προηγούμενα. Κατόπιν πληκτρολογούμε τις ειδικότητες, τους μισθούς και τους ανθρωπομήνες για τα έτη 2004, 2005 και 2006. Παρατηρούμε ότι όλοι οι υπολογισμοί έχουν αντιγραφεί και γίνονται αυτόματα όπως και για το προηγούμενο φύλλο. Αντιγράφουμε το φύλλο εργασίας Φύλλο2 (Sheet2) στο φύλλο εργασίας Φύλλο3 (Sheet3) όπως αντιγράψαμε το Φύλλο1 (Sheet1) στο Φύλλο2 (Sheet2) και προσαρμόζουμε για το προσωπικό υποστήριξης. 186
Εισαγωγή στις εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου Έχουμε δημιουργήσει τρία φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας des1 (το όνομα με το οποίο αποθηκεύσαμε το αρχείο). Η εναλλαγή γίνεται από τους καρτελοδείκτες. Η ονομασία των καρτελοδεικτών μπορεί να αλλάξει ώστε να είναι κατανοητό το περιεχόμενό τους. Επιλέγουμε τον καρτελοδείκτη που θέλουμε να αλλάξουμε (δύο κλικ) και μας επιτρέπεται να κάνουμε αλλαγές. Οι αλλαγές επικυρώνονται με το πλήκτρο <Enter>. Οι ονομασίες που θα δώσουμε στα τρία φύλλα είναι ΜΕΛΗ ΔΕΠ, ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ, ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ. 11.1.1. Νέο φύλλο εργασίας Χρειαζόμαστε και ένα τέταρτο φύλλο για να καταχωρήσουμε τα ταξίδια. Επιλέγουμε Εισαγωγή (Insert) Φύλλο εργασίας (Worksheet) και δημιουργείται ένα νέο φύλλο εργασίας Φύλλο1 (Sheet1) πριν από το ενεργό φύλλο εργασίας. Μετακινούμε τον καρτελοδείκτη Φύλλο1 (Sheet1) στο τέλος (σύρουμε), μετά τον καρτελοδείκτη ΥΠΟ- ΣΤΗΡΙΞΗ. Ονομάζουμε το νέο φύλλο ΤΑΞΙΔΙΑ και αντιγράφουμε το περιεχόμενο του φύλλου ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ. Προσαρμόζουμε τις περιγραφές και 187
Επεξεργασία πολλαπλών φύλλων εργασίας Γραφημάτων Excel καταχωρούμε τις στήλες Β (ΚΟΣΤΟΣ ΑΤΟΜΟΥ) και C, E, G (ΑΤΟΜΑ). Όλα τα υπόλοιπα υπολογίζονται αυτόματα. 11.1.2. Δημιουργία φύλλου συνόλων Δημιουργούμε ένα νέο φύλλο εργασίας Εισαγωγή (Insert) Φύλλο εργασίας (Worksheet) πριν από τα ΜΕΛΗ ΔΕΠ και το ονομάζουμε ΣΥΝΟΛΑ. Τοποθετούμε το φύλλο αυτό σαν πρώτο φύλλο. Καταχωρούμε τις επικεφαλίδες και διαμορφώνουμε τις στήλες Β Ε ώστε να είναι αριθμητικές, με διαχωριστικό τελεία και χωρίς δεκαδικά (επιλέγουμε τις στήλες Β - Ε, επιλέγουμε Μορφή (Format) Κελιά (Cells) Αριθμός (Number) και τελεία μηδέν δεκαδικά). Το επόμενο βήμα είναι να γεμίσουμε τα κελιά με τον προϋπολογισμό του έργου. Οι γραμμές 2 έως 5 αφορούν αντίστοιχα τα φύλλα εργασίας ΜΕΛΗ ΔΕΠ, ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ, ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ και ΤΑΞΙΔΙΑ. Ένας τρόπος είναι να αντιγράψουμε τα νούμερα σαν αριθμούς από τα φύλλα εργασίας. Ο τρόπος αυτός όμως δεν μας καλύπτει στην περίπτωση που θα χρειασθούν αλλαγές στους επί μέρους υπολογισμούς, οπότε κάθε φορά θα πρέπει να συντηρούμε το φύλλο εργασίας των συνόλων. Ο καλύτερος τρόπος είναι να «συνδέσουμε» τα κελιά του φύλλου εργασίας των συνόλων με τα αντίστοιχα κελιά των αναλυτικών φύλλων εργασίας. 188
Εισαγωγή στις εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου Επιλέγουμε το κελί Β2 (κλικ), γράφουμε ίσον (=), επιλέγουμε το φύλλο ΜΕΛΗ ΔΕΠ, το κελί Ε23 και <Enter>. Το κελί Β2 πήρε την τιμή του κελιού Ε23 (Σύνολο μελών ΔΕΠ 2004) και η συνάρτηση έγινε = ΜΕΛΗ ΔΕΠ!Ε23. Επαναλαμβάνουμε την διαδικασία για τα κελιά C2 (= ΜΕΛΗ ΔΕΠ!G23) και D2 (= ΜΕΛΗ ΔΕΠ!I23). Το κελί Ε2 μπορεί να υπολογιστεί σαν σύνολο των Β2:D2. 189
Επεξεργασία πολλαπλών φύλλων εργασίας Γραφημάτων Excel Η σειρά Αμοιβές Εξωτερικών Συνεργατών θα υπολογιστεί αντίστοιχα από το φύλλο εργασίας ΣΥΝΕΡ- ΓΑΤΕΣ. Για το κελί Β3 γράφουμε ίσον = και επιλέγουμε ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ, το κελί D13 και <Enter>. Τα κελιά C3 και D3 θα πάρουν τα σύνολα αντίστοιχα από τα κελιά F13 και H13 του φύλλου εργασίας ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ. Τα κελιά Β4, C4 και D4 θα πάρουν τις τιμές αντίστοιχα από τα κελιά D7, F7 και H7 του φύλλου εργασίας ΥΠΟ- ΣΤΗΡΙΞΗ. Τέλος τα κελιά Β5, C5 και D5 θα πάρουν τις τιμές αντίστοιχα από τα κελιά D7, F7 και H7 του φύλλου εργασίας ΤΑΞΙ- ΔΙΑ. Για να μην επαναπληκτρολογήσουμε τα σύνολα στα κελιά E3 έως και Ε9, επιλέγουμε το κελί Ε2, τοποθετούμε τον δρομέα στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου του κελιού ώστε να γίνει (+) και σύρουμε μέχρι το κελί Ε9 ώστε να αντιγραφεί η συνάρτηση του συνόλου. Τέλος καταχωρούμε τα υπόλοιπα νούμερα στα κελιά B6 έως και D9. Πρέπει να δημιουργήσουμε τα σύνολα B10 E10. Επιλέγουμε τα κελί Β10 και πατάμε το κουμπί των συνόλων Σ. Το αποτέλεσμα είναι ή δημιουργία ενός διακεκομμένου πλαισίου που καλύπτει τα κελιά Β1 έως Β9. Επειδή το κελί Β1 είναι αριθμητικό (2004) το Excel υπέθεσε ότι πρέπει και αυτό να συμμετάσχει στο άθροισμα. Η διόρθωση μπορεί να γίνει με δύο τρόπους. Είτε να διορθώσουμε την συνάρτηση, είτε να τοποθετήσουμε τον δρομέα στο κελί Β2 και να σύρουμε μέχρι το κελί Β9. Παρατηρούμε ότι όπως 190
Εισαγωγή στις εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου σύρουμε μεγαλώνει το διακεκομμένο πλαίσιο και καλύπτει τα κελιά που επιλέγουμε, ενώ αντίστοιχα αλλάζει αυτόματα η τιμή της συνάρτησης =SUM(B2:B9). Πατάμε <Enter> ώστε να οριστικοποιηθεί η συνάρτηση και αντιγράφουμε στα κελιά C10 E10. Επιλέγουμε την γραμμή 10 και την στήλη Ε και τις κάνουμε έντονες (Bold). 11.1.3. Δημιουργία περιγραμμάτων στα κελιά Θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα διπλό περίγραμμα γύρω από τα κελιά Α1 έως Ε10 και γραμμές σε όλα τα ενδιάμεσα κελιά. Επιλέγουμε τα κελιά Α1 έως και Ε10 και Μορφή (Format) Κελιά (Cells) Περίγραμμα (Border). Επιλέγουμε την διπλή γραμμή στο παράθυρο Γραμμή Στυλ: (Line Style:) και το κουμπί Πλαίσιο (Outline) ώστε να δημιουργηθεί διπλή γραμμή στο περίγραμμα της περιοχής που επιλέξαμε. Επιλέγουμε την μονή γραμμή στο παράθυρο Γραμμή Στυλ: (Line Style:) και το κουμπί Πλέγμα (Inside) ώστε να δημιουργηθούν εσωτερικές γραμμές σε κάθε κελί που επιλέξαμε. Οι επιπτώσεις των επιλογών μας φαίνονται στο κέντρο 191
Επεξεργασία πολλαπλών φύλλων εργασίας Γραφημάτων Excel του παραθύρου. Τέλος επιλέγουμε ΟΚ. 11.1.4. Δημιουργία πλαισίων κειμένου (Text box) Τα εργαλεία σχεδίασης είναι κοινά σε όλα τα προγράμματα του Office. Επομένως μπορούμε να εμπλουτίσουμε το φύλλο εργασίας με αυτά. Θα εισάγουμε ένα πλαίσιο κειμένου στην γραμμή 1. Επιλέγουμε την γραμμή 1 του φύλλου εργασίας και Εισαγωγή (Insert) Γραμμές (Row) ώστε να προστεθεί μία νέα γραμμή πριν από τον πίνακα των συνόλων. Μεγαλώνουμε το ύψος της γραμμής τοποθετώντας τον δρομέα ανάμεσα στην γραμμή 1 και 2 και σύροντας μέχρι το επιθυμητό σημείο. Κατόπιν δημιουργούμε το πλαίσιο κειμένου, εισάγουμε το κείμενο και επιλέγουμε τύπο, μέγεθος γραμμάτων και χρωματισμούς. Τέλος επιλέγουμε την προεπισκόπηση (Preview) για να δούμε το φύλλο εργασίας όπως θα τυπωθεί στον εκτυπωτή. 192
Εισαγωγή στις εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου 11.2. Δημιουργία γραφήματος (Chart) Επιλέγουμε τον πίνακα των συνόλων Α2 Ε11 και τον Οδηγό γραφημάτων (Chart Wizard). Ο οδηγός θα μας καθοδηγήσει βήμα προς βήμα στην δημιουργία του γραφήματος για τον πίνακα του συνόλου των δαπανών. Στο πρώτο μενού επιλέγουμε τον Τύπο γραφήματος (Chart type) και τον Δευτερεύοντα τύπο γραφήματος (Chart sub-type). Αφού περιηγηθούμε στους διαφόρους τύπους και μορφές, επιλέγουμε Στήλες (Column), Σωρευμένη στήλη με απεικόνιση 3-Δ (Stacked column with 3-D visual effect) και Επόμενο> (Next>). Στο επόμενο μενού επιλέγουμε ποια από τις δύο διαστάσεις του γραφήματος (είδος δαπάνης και χρόνος) θα είναι το ιστόγραμμα (bar) και ποια η φέτα του ιστογράμματος (slice). Επιλέγουμε Σειρά σε: (Series in:) Γραμμές (Rows) ώστε να βλέπουμε το σύνολο των δαπανών κάθε έτους στα ιστογράμματα. 193
Επεξεργασία πολλαπλών φύλλων εργασίας Γραφημάτων Excel Στο μενού εμφάνισης του Υπομνήματος (Legend) επιλέγουμε να μην εμφανίζονται οι περιγραφές των δαπανών. Απενεργοποιούμε το κουμπί Εμφάνιση υπομνήματος (Show legend). Στο επόμενο μενού επιλέγουμε την διάταξη του γραφήματος. Η πρώτη επιλογή αφορά τους τίτλους. Μπορούμε να βάλουμε τίτλο στο γράφημα π.χ. Προϋπολογισμός Δαπανών καθώς και τίτλους στους δύο άξονες. Στο μενού εμφάνισης των δεδομένων του Πίνακα δεδομένων (Data Table) επιλέγουμε να εμφανίζεται και ο πίνακας με τις τιμές κάτω από το γράφημα, επιλέγοντας Εμφάνιση πίνακα δεδομένων (Show data table). Τέλος επιλέγουμε Επόμενο (Next>). 194
Εισαγωγή στις εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου Στο τελευταίο μενού επιλέγουμε σε ποιο σημείο θα εμφανιστεί το γράφημα. Αν θα είναι μέρος του φύλλου εργασίας με τις τιμές Ως αντικείμενο στο: (As object in:) ΣΥ- ΝΟΛΑ ή Σε νέο φύλλο εργασίας: (As new sheet:). Επιλέγουμε να εμφανιστεί σαν νέο φύλλο εργασίας με τίτλο ΓΡΑΦΗΜΑ και Τέλος (Finish). Το αποτέλεσμα είναι η δημιουργία του νέου φύλλο εργασίας με το γράφημα στην μορφή που επιλέξαμε. Το γράφημα δεν είναι ένα αντικείμενο αλλά πολλά, με ξεχωριστές ιδιότητες το καθένα. Για κάθε αντικείμενο μπορούμε να επιλέξουμε χρωματισμούς, τύπο γραμμών, τύπο και μέγεθος γραμμάτων (για κείμενα) κ.λ.π. Οι περιοχές αυτές του γραφήματος που μπορούμε να επιλέξουμε μετακινώντας τον δρομέα επάνω στα διάφορα σημεία του γραφήματος είναι : Περιοχή σχεδίασης (Plot area) Τίτλος γραφήματος (Chart Title) Άξονας τιμών (Value Axis) Τοίχοι (Walls) Δάπεδο (Floor) Πίνακας δεδομένων (Data Table) και Οι φέτες του ιστογράμματος Σειρά (Series). 195
Επεξεργασία πολλαπλών φύλλων εργασίας Γραφημάτων Excel Όταν μετακινήσουμε τον δρομέα επάνω σε μία φέτα του ιστογράμματος εμφανίζονται οι περιγραφές και οι τιμές. Π.χ. η φέτα αυτή αφορά το ΣΥ- ΝΟΛΟ του 2005 και η τιμή της είναι 796.605. Επιλέγοντας (κλικ) μία φέτα π.χ. η συγκεκριμένη ΣΥΝΟΛΟ, ενεργοποιούνται οι αντίστοιχες φέτες σε όλα τα έτη και το σύνολο των ετών. Πατώντας το δεξί πλήκτρο του ποντικιού σε μία από τις επιλεγμένες φέτες εμφανίζεται ένα μενού. Επιλέγουμε Μορφοποίηση σειράς δεδομένων (Format Data Series) και μπορούμε π.χ. να αλλάξουμε για όλες τις φέτες Μοτίβα (Pattern) ή Σχήμα (Shape) π.χ. κύλινδρο αντί για κύβο κ.λ.π. Αφού ολοκληρώσουμε τις αλλαγές στην εμφάνιση των φετών του ιστογράμματος μπορούμε να επιλέξουμε την Προεπισκόπηση εκτύπωσης (Preview) για να δούμε το αποτέλεσμα. 196
Εισαγωγή στις εφαρμογές Αυτοματισμού Γραφείου Εάν θέλουμε να διαγράψουμε ένα φύλλο εργασίας το επιλέγουμε και κατόπιν είτε Επεξεργασία (Edit) Διαγραφή φύλλου (Delete Sheet), είτε πατάμε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού επάνω στον καρτελοδείκτη και εμφανίζεται ένα μενού επιλογών, οπότε επιλέγουμε Διαγραφή (Delete). Εάν κάνουμε κάποιο λάθος και θέλουμε να ακυρώσουμε την τελευταία μας ενέργεια επιλέγουμε είτε το κουμπί Αναίρεση (Undo) είτε Επεξεργασία (Edit) Αναίρεση (Undo ). Τέλος αποθηκεύουμε το βιβλίο εργασίας είτε με το κουμπί αποθήκευσης, είτε με την επιλογή Αρχείο (File) Αποθήκευση (Save). 197