ÃÅÍÉÊÇ ËÏÃÉÓÔÉÊÇ ÅÊÐÁÉÄÅÕÔÉÊÇ ÕËÇ LEVEL I

ÃÅÍÉÊÇ ËÏÃÉÓÔÉÊÇ ÅÊÐÁÉÄÅÕÔÉÊÇ ÕËÇ LEVEL I

Εκπαιδευτική Ύλη εφαρμογής Academia Financials Γενική Λογιστική Level I 1. Η εφαρμογή 1 2. Λειτουργικά χαρακτηριστικά της εφαρμογής 2 3. Καινοτομίες της εφαρμογής 4 4. Εγκατάσταση της εφαρμογής 6 4.1. Τεχνικές Προδιαγραφές Εγκατάστασης 6 4.1.1. Περιγραφή της εφαρμογής 6 4.1.2. Χαρακτηριστικά της εγκατάστασης 6 4.1.3. Τοπολογίες εγκατάστασης Απαιτήσεις λειτουργίας της εφαρμογής 7 4.1.3.1. Λειτουργικά Συστήματα SERVER 7 4.1.3.2. Λειτουργικά Συστήματα CLIENTS 7 4.2. Προετοιμασία για την Εγκατάσταση 8 4.3. Διαδικασία & Οδηγίες Εγκατάστασης Academia Financials Γενική Λογιστική 9 5. Γνωριμία με το περιβάλλον εργασίας της εφαρμογής 10 6. Ενεργοποίηση Λειτουργιών Function Keys 11 7. Περιήγηση στο menu και τις οθόνες της εφαρμογής 13 7.1. Βασικό Μενού 13 7.2. Μετακίνηση από Πεδίο σε Πεδίο 13 7.3. Μετακίνηση από Υπό-οθόνη σε Υπό-οθόνη 13 7.4. Ετικέτες Πεδίων 13 7.5. Χαρακτηριστικά Πεδίων 14 8. Διαχείριση Αρχείων της εφαρμογής 15 8.1. Καταχώρηση Εγγραφής 15 8.2. Μηνύματα Λάθους 15 8.3. Τροποποίηση Εγγραφής 16 8.4. Άνοιγμα νέας Εγγραφής 16 8.5. Αναζήτηση σε οθόνη καταχώρησης 16 8.6. Διαγραφή Εγγραφής 17 copyright Data Communication

9. Εκτυπώσεις της εφαρμογής 18 10. Ίδρυση Εταιρίας 19 11. Βασικά Αρχεία της εφαρμογής 21 11.1. Διαχείριση Λογαριασμών 21 11.2. Διαχείριση Πελατών 23 11.3. Διαχείριση Προμηθευτών 28 11.4. Διαχείριση Λογαριασμών Εντύπων ΦΠΑ 32 11.5. Κωδικοί Κίνησης 35 11.6. Κωδικοί Ημερολογίων 36 11.7. Λογαριασμοί ΦΠΑ 36 11.8. Παραστατικά Εταιρίας 36 12. Καταχώρηση Κινήσεων 39 12.1. Καταχώρηση απλής κίνησης 39 12.2. Διαχείριση Λογιστικών Άρθρων 42 12.3. Καταχώρηση Κινήσεων Εντύπων ΦΠΑ 43 13. Εκτυπωτικές Καταστάσεις 45 13.1. Γενικό Ημερολόγιο 45 13.2. Λοιπά Ημερολόγια 45 13.3. Γενικό Καθολικό ανά Μήνα 45 13.4. Γενικό Ισοζύγιο ανά Μήνα 46 13.5. Αναλυτικό Καθολικό 46 13.6. Κατάσταση ΚΕΠΥΟ 46 13.7. Περιοδική Δήλωση ΦΠΑ (Φ2) 47 14. Παράμετροι Εκτύπωσης Εντύπων 48 15. Λογιστικοποίηση Εγγραφών 50 16. Εργασίες Τέλους Χρήσης 51 16.1. Αυτόματο Κλείσιμο Ισολογισμού 51 16.2. Διαγραφή Κινήσεων Ισολογισμού 51 16.3. Άνοιγμα Βιβλίων 51 16.4. Διαγραφή Κινήσεων Ανοίγματος Βιβλίων 53 16.5. Κλείσιμο Βιβλίων 54 copyright Data Communication

16.6. Διαγραφή κινήσεων Κλεισίματος Βιβλίων 54 16.7. Απογραφή Πελατών 54 17. Μεταφορά Δεδομένων 56 17.1. Μεταφορά Δεδομένων από τις Εφαρμογές της Data Communication 56 17.1.1. Εξαγωγή Ascii αρχείων από τις Dos εφαρμογές 56 17.1.2. Εισαγωγή Ascii αρχείων στην εφαρμογή Academia Financials Γενική Λογιστική 57 17.2. Μεταφορά Δεδομένων από εφαρμογή άλλων κατασκευαστών 58 17.2.1. Μεταφορά Δεδομένων από Ισοζύγιο 58 17.2.2. Μεταφορά Δεδομένων από Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογίων 59 18. Backup Restore 61 18.1. Backup Αρχείων 61 18.2. Restore Αρχείων 63 copyright Data Communication

copyright Data Communication

1. Η εφαρμογή Η σειρά οικονομικής και λογιστικής διαχείρισης Academia Financials έχει αναπτυχθεί και ενσωματώνει τις πλέον σύγχρονες τεχνολογίες πληροφορικής: Εργαλείο ανάπτυξης 4 ης γενιάς (Power Builder) Γραφικό περιβάλλον (GUI) Παραθυρική μορφή (Windows) Τεχνολογία object oriented Αρχιτεκτονική client server Χρήση βάσης δεδομένων RDBMS (Microsoft SQL) Η σειρά Academia Financials είναι ότι πιο εξελιγμένο έχει να επιδείξει η σύγχρονη τεχνολογία της πληροφορικής για την οικονομική διαχείριση των επιχειρήσεων και το σπουδαιότερο, για την κάλυψη των αναγκών του σύγχρονου λογιστή, που θέλει να εξυπηρετεί άψογα και ολοκληρωμένα τους πελάτες του, αλλά και να διαχειρίζεται με επιτυχία τη δική του επιχείρηση, το λογιστικό του γραφείο. Σκοπός της δημιουργίας της σειράς Academia Financials είναι να αποτελέσει το αξιόπιστο εργαλείο στο οποίο θα μπορεί να στηρίζεται ο σύγχρονος λογιστής και να δίνει τις απαντήσεις και τις συμβουλές που χρειάζονται οι πελάτες του. copyright Data Communication 1

2. Λειτουργικά χαρακτηριστικά της εφαρμογής Απόλυτη ασφάλεια δεδομένων λόγω χρήσης Βάσης Δεδομένων RDBMS. Στην εφαρμογή έχει ενσωματωθεί η Βάση Δεδομένων της Microsoft, Microsoft SQL. Εργονομικό και φιλικό γραφικό περιβάλλον εργασίας (user interface) με όλα τα χαρακτηριστικά και τα βοηθήματα των windows (on line οδηγίες χρήσης γενικές και ειδικές, ημερολόγιο, υπολογιστής χειρός-calculator, κλπ). Mενού οργανωμένα σε θεματικές ενότητες για ευκολότερο εντοπισμό λειτουργιών με ενιαία δομή εμφάνισης οθόνης και toolbar σε όλα τα υπό-μενού για ακόμα πιο φιλικό περιβάλλον εργασίας. Δυνατότητα multiple document interface για ταυτόχρονη παρακολούθηση από την ίδια οθόνη διαφορετικών πληροφοριών καθώς και tab sheets για κλήση όλων των σχετιζομένων εργασιών από την ίδια οθόνη. Δυνατότητα χρήσης του πληκτρολογίου εναλλακτικά με το ποντίκι (mouse) ώστε να μπορούν οι χρήστες που έχουν συνηθίσει στον τρόπο λειτουργίας των προγραμμάτων DOS (χρήση function keys) να λειτουργήσουν άμεσα σε περιβάλλον Windows, χωρίς να απαιτείται να χρησιμοποιούν το ποντίκι. Όλες οι λειτουργίες της σειράς Academia Financials είναι δυνατόν να εκτελεσθούν με χρήση ποντικιού ή πληκτρολογίου. Δυνατότητα εκτύπωσης σε εκτυπωτές inkjet, laser και επιπλέον σε dot matrix (κρουστικούς εκτυπωτές) για ταχεία διεκπεραίωση των εκτυπωτικών εργασιών (draft mode). Η δυνατότητα χρήσης κρουστικών εκτυπωτών σε παραθυρικό πρόγραμμα έγινε δυνατόν να υλοποιηθεί χάρις στην ανάπτυξη ειδικής τεχνολογίας από τη Data Communication. Επισήμανση λαθών σε 3 επίπεδα: προειδοποίηση για λάθος που δεν είναι απαραίτητο να διορθωθεί (πχ λάθος ΑΦΜ), προειδοποίηση για λάθος που πρέπει να αποκατασταθεί υποχρεωτικά γα να συνεχίσει ο χρήστης την εργασία του (πχ κωδικός πελάτη), σύστημα κωδικοποίησης του λάθους για τη διευκόλυνση της επικοινωνίας του χρήστη με το τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης της Data Communication. Δυνατότητες παραμετροποίησης, για την ακριβή κάλυψη των επιμέρους αναγκών της εκάστοτε επιχείρησης. Σύστημα αναζήτησης πληροφοριών πλήρως παραμετρικό που δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να αναζητήσει μια εγγραφή σε οποιοδήποτε αρχείο επιθυμεί, ορίζοντας ο ίδιος το πεδίο με το οποίο θα γίνει η αναζήτηση (ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, τηλέφωνο κλπ). copyright Data Communication 2

Δυνατότητα δημιουργίας φορμών και εκτυπώσεων, παραμετρικά για την πλήρη κάλυψη των αναγκών πληροφόρησης της διοίκησης κάθε επιχείρησης: δυνατότητες ταξινόμησης και ομαδοποίησης των πληροφοριών, σχεδιασμός τίτλων, καθορισμός μορφοποίησης των φορμών και των εκτυπώσεων, κλπ Δημιουργία γραφικών παραστάσεων και διαγραμμάτων παραμετρικά, όπως επιθυμεί ο χρήστης. Οκτώ (8) οριζόμενα πεδία, σύμφωνα με τις επιθυμίες του χρήστη, σε όλα τα βασικά αρχεία. Τα οριζόμενα από τον χρήστη πεδία διαθέτουν όλες τις δυνατότητες διαχείρισης και παραμετροποίησης που χαρακτηρίζουν τα προκαθορισμένα πεδία της εφαρμογής ως προς την εμφάνισή τους, τις τιμές που δέχονται, αλλά και ως προς τη συμμετοχή τους και τη μορφή τους στις εκτυπώσεις. Υπολογιζόμενα πεδία, που προσφέρουν πρόσθετες δυνατότητες στατιστικής πληροφόρησης σύμφωνα με τις ειδικές ανάγκες του κάθε χρήστη: άντληση απότελεσμάτων, συνόλων και στατιστικών με συνδυασμό πληροφοριών από τα κύρια αρχεία της εφαρμογής με καθορισμό συναρτήσεων, αριθμητικών πράξεων, κλπ. Δυνατότητα παρακολούθησης απεριόριστων χρήσεων ανά εταιρία για να μπορεί ο λογιστής, όποτε θελήσει, να εργασθεί με τα στοιχεία παρελθουσών χρήσεων χρησιμοποιώντας το νομικό περιβάλλον που ίσχυε το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Τήρηση για όλες τις εταιρίες κοινού αρχείου συναλλασσομένων για ταχύτερη διεκπεραίωση της καταχώρησης νέων προμηθευτών /πελατών. Δυνατότητα Related Menus (συσχετιζόμενα προγράμματα) στις βασικές εργασίες των εφαρμογών. Δυνατότητα άμεσης και αυτόματης σύνδεσης με τις εφαρμογές εμπορικής διαχείρισης της Data Communication προσφέροντας έτσι σημαντικά πλεονεκτήματα στα λογιστικά γραφεία: WinEra: η πρώτη εμπορική διαχείριση σε τεχνολογία Windows, στην Ελλάδα, που απευθύνεται σε μεσαίου και μικρού μεγέθους επιχειρήσεις, Business και Go!: οι κλασσικές εφαρμογές DOS της Data Communication και φυσικά η σειρά Academia Financials είναι απόλυτα συμβατή με τη σειρά Meridian. Αυτόματη σύνδεση με άλλες εφαρμογές Windows (Word, Excel, Access κλπ) copyright Data Communication 3

3. Καινοτομίες της εφαρμογής Ασφάλεια της Εφαρμογής Η σειρά Academia Financials διαθέτει για όλες τις εφαρμογές της ένα εξελιγμένο σύστημα ασφάλειας. Το σύστημα ασφάλειας προσφέρει τη δυνατότητα καθορισμού του επιπέδου πρόσβασης των χρηστών στα αρχεία των εφαρμογών και επέμβασης ή μη σε αυτά. Το σύστημα ασφάλειας ορίζεται σε τρία επίπεδα: ομάδες χρηστών, χρήστες και πεδία. Με αυτό τον τρόπο εξασφαλίζεται το απόρρητο και η ασφάλεια των στοιχείων των πελατών που διαχειρίζεται το λογιστικό γραφείο καθώς και η προστασία τους από οποιαδήποτε κακόβουλη ενέργεια ή εκ παραδρομής λάθους. Διαχείριση Μηχανογραφικών Εντύπων Η τεχνολογία με την οποία έχει αναπτυχθεί η σειρά Academia Financials δίνει τη δυνατότητα διαχείρισης των μηχανογραφικών εντύπων του Υπουργείου Οικονομικών σε πραγματικές συνθήκες. Ο λογιστής έχει πλέον την ευχέρεια να βλέπει στην οθόνη του υπολογιστή όλα τα μηχανογραφικά έντυπα του TAXIS (σειρά Α, σειρά Φ, σειρά Μ, σειρά Π κλπ) όπως ακριβώς είναι, να τα συμπληρώνει και να τα διαχειρίζεται χωρίς να χάνει τη δυνατότητα αυτόματων υπολογισμών καθώς και να τυπώνει έγχρωμα, πιστά αντίγραφα σε λευκό χαρτί. Φυσικά υπάρχει πάντα η δυνατότητα εκτύπωσης επί των εντύπων του Υπουργείου Οικονομικών ή επί συνεχών μηχανογραφημένων εντύπων. On Line Σύνδεση με το Ε-TAXIS Η σειρά Academia Financials που έχει αναπτυχθεί με την πλέον σύγχρονη τεχνολογία δεν θα μπορούσε παρά να διαθέτει δυνατότητες επικοινωνίας και διαχείρισης μέσω INTERNET. Ήδη το Υπουργείο Οικονομικών υλοποίησε τη λειτουργία του e-taxis για ενημέρωση σε φορολογικά θέματα και για την ηλεκτρονική υποβολή δηλώσεων ΦΠΑ, και όπως φαίνεται σύντομα θα επεκταθεί και σε άλλες on line λειτουργίες. Οι εφαρμογές της σειράς Academia Financials έχουν όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά και υλοποιούν την ηλεκτρονική υποβολή των δηλώσεων ΦΠΑ και οποιαδήποτε μελλοντική εφαρμογή του TAXIS στο Internet, προσφέροντας έτσι τη δυνατότητα στους λογιστές και τα λογιστικά γραφεία να χρησιμοποιούν τις πλέον τεχνολογικά εξελιγμένες εναλλακτικές μορφές διεκπεραίωσης των εργασιών τους. Ελεύθερη αναζήτηση κειμένου Η σειρά Academia Financials διακρίνεται για τη δυνατότητα της Ελεύθερης Αναζήτησης Κειμένου (free text retrieval), σε όλα τα αρχεία που περιλαμβάνουν λίστες και κατηγοριοποίηση: Intrastat, Κωδικοί Αριθμοί Δραστηριότητας (Κ.Α.Δ), Εκτυπώσεις, κλπ. Η Ελεύθερη Αναζήτηση Κειμένου λειτουργεί παραμετρικά ως copyright Data Communication 4

προς οποιοδήποτε πεδίο ή συνδυασμό πεδίων απλουστεύοντας χρονοβόρες διαδικασίες και επιτρέποντας τον άμεσο εντοπισμό της ζητούμενης πληροφορίας. Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων Η σειρά Academia Financials προσφέρει στους λογιστές τη δυνατότητα να διαχειρίζονται για κάθε πελάτη τους διάφορα έγγραφα (συμβόλαια, εξουσιοδοτήσεις, ταυτότητες πελατών, πιστοποιητικά, κλπ) μετατρέποντάς τα σε ηλεκτρονική μορφή με τη χρήση scanner. Η εφαρμογή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων παρέχει στα λογιστικά γραφεία σημαντικά πλεονεκτήματα που αφορούν στον άμεσο εντοπισμό, την επεξεργασία και τη λήψη πληροφοριών από τα αναγκαία έγγραφα ή από άλλες εφαρμογές windows (word, excel, κλπ), καθώς και την εξοικονόμηση χώρου στο γραφείο μέσω της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. Ελεύθερη διαμόρφωση οθονών εργασίας Η εφαρμογή Academia Financials / ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ διαθέτει τη δυνατότητα της ελεύθερης διαμόρφωσης των οθονών εργασίας κατά την απόλυτη βούληση του χρήστη. Χάρη στη δυνατότητα customizing κάθε χρήστης μπορεί να διαμορφώνει ελεύθερα τις οθόνες εργασίας όσον αφορά στην εμφάνιση των πεδίων ή όχι, το μέγεθός τους και τον χαρακτηρισμό της default εμφάνισης, ώστε να καλύπτει τις ατομικές του ιδιαιτερότητες και να διευκολύνει το έργο του, φυσικά χωρίς να επηρεάζει τον τρόπο λειτουργίας της εφαρμογής και τις οθόνες των άλλων συναδέλφων του στο γραφείο. Σύστημα αναφορών & εκτυπώσεων (Report Generator) Οι εφαρμογές της σειράς Academia Financials διαθέτουν γεννήτρια εκτυπώσεων και αναφορών με δυνατότητα συμμετοχής όλων των αρχείων και όλων των πεδίων, με πλήρη ευχέρεια καθορισμού παραμέτρων από το χρήστη και δυνατότητες μορφοποίησης ανάλογες με εκείνες των Windows. Άμεση εγκατάσταση και λειτουργία οποτεδήποτε Οι εφαρμογές της σειράς Academia Financials διακρίνονται για την άμεση εγκατάσταση και λειτουργία τους. Οποιαδήποτε χρονική στιγμή, ακόμη και στη μέση μίας οικονομικής χρήσης, μπορεί το πρόγραμμα να εγκατασταθεί και να ξεκινήσει η λειτουργία του με αυτόματη μεταφορά όλων των αναγκαίων δεδομένων. Η δυνατότητα αυτή ισχύει ανεξάρτητα από το πρόγραμμα πού χρησιμοποιούσε ο πελάτης προηγουμένως. copyright Data Communication 5

4. Εγκατάσταση της εφαρμογής 4.1. Τεχνικές Προδιαγραφές Εγκατάστασης 4.1.1. Περιγραφή της εφαρμογής Τα προγράμματα της Data Communication (Academia Financials, WinEra) είναι κατασκευασμένα με εργαλείο ανάπτυξης τον Power Builder, λειτουργούν σε περιβάλλον Windows που έχουν αρχιτεκτονική Client Server και χρησιμοποιούν, ως βάση δεδομένων για την λειτουργία τους, τον Microsoft SQL. Η εγκατάσταση των εφαρμογών γίνεται σε κάθε τερματικό είτε μέσω του τοπικού CD-ROM drive, είτε από κοινόχρηστο CD-ROM drive στο δίκτυο. Τα προγράμματα μπορούν να λειτουργήσουν είτε τοπικά και αυτόνομα, είτε σε δικτυακό περιβάλλον. Στην αυτόνομη μορφή εγκατάστασης (single user), ο ηλεκτρονικός υπολογιστής παίζει το ρόλο του Server (κεντρικός υπολογιστής) και του Client (σταθμός εργασίας). Στη δικτυακή μορφή εγκατάστασης (multi user), υπάρχει ένας υπολογιστής που παίζει το ρόλο του Server ενώ άλλοι υπολογιστές παίζουν το ρόλο του Client. Στους υπολογιστές client εκτελούνται οι εφαρμογές αφού πρώτα συνδεθούν με τη βάση του Server. 4.1.2. Χαρακτηριστικά της εγκατάστασης Ο υπολογιστής στον οποίο είναι εγκατεστημένο το πρόγραμμα και η βάση δεδομένων παίζει το ρόλο του Server. Το πρόγραμμα που είναι εγκατεστημένο σε αυτόν μπορεί να λειτουργήσει στις ακόλουθες μορφές: Α) Single User (αυτόνομη χρήση του προγράμματος). Β) Multi User (δυνατότητα ταυτόχρονης χρήσης του προγράμματος από πολλούς υπολογιστές). Στην περίπτωση multi user εφαρμογής τα τερματικά πρέπει να επικοινωνούν με τον Server μέσω του προτεινόμενου πρωτοκόλλου επικοινωνίας, που είναι το TCP/IP (στην περίπτωση ύπαρξης δικτύου Windows Server ) και το IPX/SPX στην περίπτωση δικτύου NOVELL. copyright Data Communication 6

4.1.3. Τοπολογίες εγκατάστασης Απαιτήσεις λειτουργίας της εφαρμογής 4.1.3.1. Λειτουργικά Συστήματα SERVER Τα λειτουργικά συστήματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στον Server είναι: Για δίκτυα Client Server: Windows NT Server 4.0 & Service Pack > 6ver, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server, Windows XP Server. Στα δίκτυα Client Server, ο Server είναι αυτός στον οποίο είναι εγκατεστημένες συνήθως οι εφαρμογές και στον οποίο υπάρχει μία βάση δεδομένων, που καθορίζει ποιος χρήστης έχει πρόσβαση στα αρχεία του και σε ποιο βαθμό. Φροντίζει, επίσης, ώστε να διανέμονται και να ενημερώνονται σωστά οι εφαρμογές από τους Clients. Για δίκτυα Peer to Peer: Windows 98, Windows Millenium, Windows NT Workstation, Windows 2000, Windows 2003, Windows XP. Στα δίκτυα Peer to Peer (ομότιμα δίκτυα) όλοι οι χρήστες (users) έχουν συνήθως τα ίδια δικαιώματα και ο κάθε ένας είναι υπεύθυνος για τη διαφύλαξη των προγραμμάτων του, όπως επίσης και για τα δικαιώματα που παραχωρεί στους άλλους χρήστες. 4.1.3.2. Λειτουργικά Συστήματα CLIENTS Τα λειτουργικά συστήματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στα τερματικά είναι: Windows 98, Windows Millenium, Windows NT Workstation, Windows 2000, Windows 2003, Windows XP. Οι απαιτήσεις σε HARDWARE μπορεί να διαφοροποιούνται σε σχέση με την τοπολογία ή τον αριθμό των τερματικών που χρησιμοποιούν ταυτόχρονα την εφαρμογή. Εγκατάσταση Single User Προτεινόμενη σύνθεση: Pentium III 2.4 GHz, 512 MB RAM, CD-ROM. Ελάχιστες απαιτήσεις: Pentium III, 1 GHz, 256 MB RAM, CD-ROM. Εγκατάσταση Server δικτύου Προτεινόμενη σύνθεση: Pentium IV 2.4 GHz, 1024 MB RAM, CD-ROM. Ελάχιστες απαιτήσεις: Pentium III, 1 GHz, 512 MB RAM, CD-ROM. Εγκατάσταση Τερματικού σταθμού εργασίας Προτεινόμενη σύνθεση: Pentium III 1GHz, 512 MB RAM, CD-ROM. Ελάχιστες απαιτήσεις: Pentium III, 450 MHz, 256 MB RAM, CD-ROM. copyright Data Communication 7

ΣΗΜ: Η εφαρμογή μπορεί να λειτουργήσει και σε υπολογιστές χαμηλότερων δυνατοτήτων & προδιαγραφών από αυτές που αναφέρονται παραπάνω, αλλά η απόδοση της δε θα είναι η αναμενόμενη. Ελεύθερος χώρος στο δίσκο Για την εγκατάσταση της βάσης Microsoft SQL Server 2000 σε server δικτύου ή σε single user εφαρμογή, απαιτούνται 200 ΜΒ ελεύθερου χώρου στον σκληρό δίσκο. Για την εγκατάσταση της βάσης Microsoft SQL Server 2000 σε Client απαιτούνται 100 ΜΒ ελεύθερου χώρου στον σκληρό δίσκο. Για την εγκατάσταση του προγράμματος Academia Financials Γενική Λογιστική απαιτούνται 700 ΜΒ ελεύθερου χώρου στον σκληρό δίσκο του Server. 4.2. Προετοιμασία για την Εγκατάσταση Στον υπολογιστή που θα παίζει το ρόλο του Server στη δικτυακή μορφή, καλό θα είναι να μην είναι εγκατεστημένη κάποια άλλη βάση. Eπίσης θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το πρωτόκολλο επικοινωνίας που χρησιμοποιείται λειτουργεί κανονικά και είναι, ει δυνατόν, το μοναδικό εγκατεστημένο στο δίκτυο. Το πρωτόκολλο αυτό θα πρέπει να είναι TCP/IP για όλα τα δίκτυα Windows. Θα πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι τα λειτουργικά συστήματα στους υπολογιστές client είναι ενημερωμένα με τα τελευταία προγράμματα - αναβαθμίσεις (patches), τα οποία εξασφαλίζουν την καλύτερη λειτουργία γενικότερα του συστήματος. Τέλος, πρέπει να ελέγξετε ότι έχει γίνει εγκατάσταση της τελευταίας έκδοσης των drivers για τους εκτυπωτές που είναι συνδεδεμένοι (τοπικά ή σε δίκτυο) με τους υπολογιστές της εγκατάστασης. Στον υπολογιστή που θα παίζει το ρόλο του Server είναι, επίσης, απαραίτητο να είναι εγκατεστημένο το πρόγραμμα INTERNET EXPLORER, έκδοση 5.0 ή νεώτερη. Εάν το πρόγραμμα αυτό δεν είναι εγκατεστημένο, ΠΡΕΠΕΙ ΟΠΩΣΔΗΠΟΤΕ ΝΑ ΤΟ ΕΓΚΑΤΑΣΤΗΣΕΤΕ πριν προχωρήσετε στην ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ σε δίκτυο Windows. copyright Data Communication 8

4.3. Διαδικασία & Οδηγίες Εγκατάστασης Academia Financials Γενική Λογιστική Η διαδικασία εγκατάστασης είναι απλή. Η Data Communication έχει προτυποποιήσει τα βήματα εγκατάστασης, ώστε η διαδικασία να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από χρήστες της εφαρμογής που δεν διαθέτουν ειδικές γνώσεις πληροφορικής. Εάν, κατά τη διαδικασία εγκατάστασης σας δημιουργηθούν απορίες μη διστάσετε να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης ή να συμβουλευτείτε τους κατά τόπους εξουσιοδοτημένους συνεργάτες της Data Communication. ΠΡΟΣΟΧΗ ΜΗΝ ΠΡΟΧΩΡΗΣΕΤΕ ΣΕ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΕΑΝ ΔΕΝ ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΕΙΤΕ ΠΡΩΤΑ ΤΟ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ Ανάλογα με τη διαδικασία εγκατάστασης που επιθυμείτε ανατρέξτε αντίστοιχα: 1) Single user εγκατάσταση (εγκατάσταση του προγράμματος σε ένα μόνο υπολογιστή). Δείτε τις οδηγίες του Εγχειριδίου Χρήσης από σελ Ι-5 έως σελ Ι-16 2) Multiuser εγκατάσταση σε δίκτυο Windows (εγκατάσταση του προγράμματος σε ένα server και ταυτόχρονη χρήση του προγράμματος από πολλούς clients). Δείτε μόνο τις Δείτε τις οδηγίες του Εγχειριδίου Χρήσης από σελ Ι-17 έως σελ Ι-40 3) Multiuser εγκατάσταση σε δίκτυο Novell (εγκατάσταση του προγράμματος σε ένα server και ταυτόχρονη χρήση του προγράμματος από πολλούς clients). Δείτε μόνο τις Δείτε τις οδηγίες του Εγχειριδίου Χρήσης από σελ Ι-41 έως σελ Ι-77 Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία εγκατάστασης τερματίστε όλες τις εφαρμογές των Windows που πιθανόν να είναι ενεργοποιημένες. copyright Data Communication 9

5. Γνωριμία με το περιβάλλον εργασίας της εφαρμογής H εφαρμογή είναι παραθυρική και δουλεύει με όλα τα Standards των Windows εφαρμογών. Στην πρώτη γραμμή υπάρχει ο τίτλος του παράθυρου όπου εμφανίζεται ο τίτλος και η version του προγράμματος ενώ υπάρχουν και τα εικονίδια μεγιστοποίησης, ελαχιστοποίησης και κλεισίματος. Ακολουθεί η γραμμή εντολών από την οποία μπορείτε να επιλέξετε βασικές εργασίες όπως Κλείσιμο Εφαρμογής, Εμφάνιση του Βασικού Μενού, Επιλογή Εταιρίας, Βοήθεια κλπ. Από κάτω υπάρχει η Γραμμή Εργαλείων (Toolbar) η οποία περιλαμβάνει εικονίδια (Buttons) που αντιπροσωπεύουν επιλογές και εργασίες τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε με τη χρήση του mouse. Ακολουθεί το Βασικό Μενού της εφαρμογής όπου περιλαμβάνονται όλα τα υποσυστήματα και οι λειτουργίες τους. Τέλος στην τελευταία γραμμή του παράθυρου (Status Bar) περιλαμβάνονται διάφορες πληροφορίες όπως ο κωδικός και η επωνυμία της εταιρίας στην οποία βρισκόσαστε, το έτος εργασίας, η ημερομηνία και η ώρα. copyright Data Communication 10

6. Ενεργοποίηση Λειτουργιών Function Keys Έχετε στη διάθεσή σας τρεις τρόπους ενεργοποίησης των λειτουργιών του προγράμματος. Και οι τρεις τρόποι είναι ισοδύναμοι ως προς το αποτέλεσμα. Με το πάτημα ενός Function Key (,,, κοκ) Με την επιλογή της λειτουργίας από το Βασικό Μενού Με το Mouse επιλέγοντας ένα Button από το Toolbar. Αναλυτικότερα: Γενική Βοήθεια (On-line Help). + Βοήθεια (On-Line Help) για την οθόνη λειτουργία που βρισκόσαστε εκείνη τη στιγμή. Καθαρισμός των πεδίων και άνοιγμα νέας εγγραφής. Μετάβαση στην οθόνη καταχώρησης βοηθητικού αρχείου (πίνακα). Ενεργοποίηση λίστας σε πεδία που αναφέρονται σε βοηθητικά αρχεία και πίνακες. + Ενεργοποίηση του Calculator. Ενεργοποιείται μόνο αν βρίσκεστε σε αριθμητικό πεδίο. + Έξοδος από το πρόγραμμα. Διαγραφή. Επιλογή Έτους Εργασίας. Γεννήτρια Κωδικών. Ενεργοποιείται μόνο στα πεδία κωδικών που η μάσκα τους έχει οριστεί αριθμητική και προτείνει τον επόμενο κωδικό. Προβολή στην οθόνη και Εκτύπωση. Αναζήτηση. Ενεργοποίηση του Βασικού Μενού. Επιλογή / Αλλαγή Εταιρίας Εργασίας. Καταχώρηση. + Διαγραφή Αναλυτικών Γραμμών. copyright Data Communication 11

+ Εισαγωγή Αναλυτικών Γραμμών. + Ενεργοποίηση των Παραμέτρων. Μετάβαση στην επόμενη σελίδα (εκτύπωση). Μετάβαση στην προηγούμενη σελίδα (εκτύπωση). + Μετάβαση στην επόμενη υπό-οθόνη TAB (καταχώρηση). + Μετάβαση στην προηγούμενη υπό-οθόνη TAB (καταχώρηση). Διαφυγή. copyright Data Communication 12

7. Περιήγηση στο menu και τις οθόνες της εφαρμογής 7.1. Βασικό Μενού Η κύρια οθόνη του προγράμματος περιλαμβάνει το Βασικό Μενού και ενεργοποιείται με το. Το Βασικό Μενού αποτελείται από 2 μέρη: α) τις Επιλογές, όπου περιλαμβάνονται τα υποσυστήματα του προγράμματος (Πελάτες, Προμηθευτές, Αξιόγραφα, Πάγια, Προϋπολογισμοί κλπ) και β) την οθόνη Υπό-Μενού του κάθε υποσυστήματος, όπου περιλαμβάνονται όλες οι λειτουργίες του κάθε υποσυστήματος ομαδοποιημένες σε Κύριες Εργασίες, Εκτυπώσεις, Πίνακες και Βοηθητικές Εργασίες. Κάθε μια από τις βασικές ομάδες λειτουργιών απεικονίζεται με ένα μπλε βιβλίο που συμβολίζει ότι η συγκεκριμένη ομάδα περιλαμβάνει επιλογές. Για να "ανοίξετε" τις επιλογές μιας βασικής ομάδας πατάτε ενώ για να τις κλείσετε πατάτε. Μέσα σε κάθε ομάδα υπάρχουν οι λειτουργίες (προγράμματα) που συμβολίζονται με ένα κόκκινο βιβλίο. Επιλέξτε μια λειτουργία με Εnter. Η επιλογή μιας λειτουργίας μπορεί να επιτευχθεί και με τη χρήση του mouse, κάνοντας διπλό κλικ. 7.2. Μετακίνηση από Πεδίο σε Πεδίο Από πεδίο σε πεδίο πηγαίνετε με το πλήκτρο ή (τα δυο πλήκτρα δουλεύουν με τον ίδιο ακριβώς τρόπο). Για να πάτε στο προηγούμενο πεδίο πατήστε + ή +. Εάν χρησιμοποιείτε mouse, κάντε κλικ στο πεδίο, που θέλετε να μετακινηθείτε. 7.3. Μετακίνηση από Υπό-οθόνη σε Υπό-οθόνη Σε κάποιες οθόνες καταχώρησης υπάρχουν πάνω από μία υπό-οθόνες (TAB) Πχ στη Διαχείριση Πελατών υπάρχουν τα TAB: Βασικά, Διάφορα, Οικονομικά, Οριζόμενα Πεδία. Όταν βρίσκεστε σε μία υπό-οθόνη ο τίτλος της εμφανίζεται με έντονη γραφή. Για να πάτε σε μία συγκεκριμένη υπό-οθόνη πατήστε + για εμπρός και + για πίσω ή κάντε κλικ στον τίτλο της με το mouse. Διαφορετικά φτάνοντας στο τέλος της οθόνης που συμπληρώνετε το πρόγραμμα αυτόματα οδηγεί στην επόμενη. 7.4. Ετικέτες Πεδίων Υπάρχουν τριών ειδών ετικέτες (Labels) πεδίων στις οθόνες καταχώρησης: 1. Με έντονη γραφή (Bold), που σημαίνει ότι ο χρήστης πρέπει οπωσδήποτε να τις συμπληρώσει αλλιώς θα εμφανιστεί μήνυμα λάθους. copyright Data Communication 13

2. Με υπογράμμιση, που σημαίνει ότι ο χρήστης μπορεί να κάνει αναζήτηση, σε κάποιο βοηθητικό αρχείο (πίνακα), στο οποίο αναφέρεται το συγκεκριμένο πεδίο, με το ή 3. Απλές ετικέτες που υποδηλώνουν ότι το συγκεκριμένο πεδίο δεν χαρακτηρίζεται από κάποια συγκεκριμένη υποχρέωση ή παρέχει ειδική δυνατότητα στον χρήστη. 7.5. Χαρακτηριστικά Πεδίων Το πεδίο, που περιμένει να εισαχθούν στοιχεία είναι αυτό που έχει πιο σκούρο χρώμα. Εάν το πεδίο είναι κενό, το χρώμα του είναι λευκό. Αν υπάρχουν στοιχεία σε πεδίο και το επιλέξετε, τότε το περιεχόμενο του πεδίου εμφανίζεται σε μπλε φόντο. Όταν το πεδίο έχει μπλε φόντο και γράψετε κάτι, θα σβηστούν όλα τα προηγούμενα στοιχεία που υπήρχαν. Εάν πατήσετε βελάκι, τότε θα γράψετε πάνω στα προηγούμενα. Εάν βρίσκεστε σε πεδίο υπογραμμισμένο, πχ Δ.Ο.Υ., και θέλετε να δείτε ποιες τιμές μπορεί να δεχθεί, πατώντας βλέπετε την πρώτη τιμή που μπορεί να πάρει. Εάν πατήσετε πάλι το θα δείτε την επόμενη τιμή από αυτή που βρίσκεστε. Αν θελήσετε να γυρίσετε στην προηγούμενη τιμή πατήστε το. Μπορείτε επίσης, αν θέλετε να δείτε τις τιμές που μπορεί να πάρει το πεδίο σε μορφή πίνακα, να κάνετε κλικ με το mouse στο κουμπί δεξιά του συγκεκριμένου πεδίου (ή να πατήσετε το ) και θα εμφανισθούν όλες οι τιμές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Επίσης, αν πληκτρολογήσετε τα αρχικά γράμματα μιας περιγραφής σε ένα τέτοιο πεδίο, εμφανίζεται αυτόματα η περιγραφή της οποίας τα πρώτα γράμματα αρχίζουν από τα γράμματα που δώσατε. Με τα βελάκια μπορείτε να κινηθείτε πάνω ή κάτω από την περιγραφή που εμφανίστηκε. Τέλος, αν θέλετε να καταχωρήσετε μια νέα τιμή στον πίνακα πατήστε ώστε να κάνετε εισαγωγή εγγραφής. copyright Data Communication 14

8. Διαχείριση Αρχείων της εφαρμογής 8.1. Καταχώρηση Εγγραφής Με το γίνεται η καταχώρηση των στοιχείων, που έχει δηλώσει ο χρήστης στα πεδία της οθόνης, στην οποία εργάζεται. Εφόσον δεν έχουν βρεθεί σοβαρά λάθη, η εγγραφή θα καταχωρηθεί με τα στοιχεία όπως παρουσιάζονται στην οθόνη. 8.2. Μηνύματα Λάθους Όταν σε μία καταχώρηση υπάρχει ένα πεδίο το οποίο είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθεί και ο χρήστης περάσει από αυτό χωρίς να το συμπληρώσει τότε εμφανίζεται ένα εικονίδιο λάθους (Κόκκινη Καμπάνα), το οποίο σημαίνει ότι αυτό το λάθος είναι απαγορευτικό και δεν μπορεί να καταχωρηθεί η εγγραφή χωρίς να συμπληρωθεί σωστά αυτό το πεδίο. Παρόλα αυτά, το πρόγραμμα επιτρέπει στον χρήστη να συνεχίσει και αργότερα όποτε αυτός θελήσει να επιστρέψει στο πεδίο και να το συμπληρώσει. Υπάρχουν επίσης κάποια πεδία, όπως πχ το ΑΦΜ στην καταχώρηση του πελάτη, το οποίο δεν είναι υποχρεωτικό να συμπληρωθεί με τα σωστά στοιχεία. Σε αυτή την περίπτωση, όταν περάσετε από το πεδίο αυτό και πληκτρολογήσετε λάθος ΑΦΜ, τότε θα εμφανιστεί ένα διαφορετικό εικονίδιο λάθους (Κίτρινο Ερωτηματικό), το οποίο είναι προειδοποιητικό και μπορεί ο χρήστης, εάν θέλει, να μην κάνει διόρθωση. Αν προσπαθήσετε να καταχωρήσετε μία εγγραφή και σε κάποια πεδία υπάρχουν λάθη, τότε εμφανίζεται ένα μικρό παράθυρο στο δεξί κάτω μέρος της οθόνης το οποίο παρουσιάζει στην οθόνη όλα τα λάθη που υπάρχουν, είτε έχετε περάσει από αυτά τα πεδία είτε όχι. Ταυτόχρονα εμφανίζεται μπροστά σε κάθε πεδίο και το ανάλογο εικονίδιο (απαγορευτικό ή προειδοποιητικό). Εάν υπάρχει έστω και ένα απαγορευτικό λάθος, το πρόγραμμα δεν θα σας επιτρέψει να κλείσετε το παράθυρο και θα σας γυρίσει πίσω στην καταχώρηση για να κάνετε τις απαραίτητες διορθώσεις. Η επιλογή [Αποθήκευση] είναι απενεργοποιημένη και πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή [Άκυρο]. Εάν δεν υπάρχουν λάθη ή υπάρχουν μόνο προειδοποιητικά λάθη τότε μπορείτε να κλείσετε το παράθυρο και να ενημερώσετε την εφαρμογή. Η επιλογή [Αποθήκευση] είναι ενεργοποιημένη και μπορείτε εάν θέλετε είτε να καταχωρήσετε είτε να επιστρέψετε στην οθόνη της καταχώρησης για να κάνετε τις διορθώσεις. Σε περίπτωση σοβαρών λαθών, έχετε τη δυνατότητα να τυπώσετε τα λάθη αυτά με την επιλογή [Εκτύπωση] ώστε να μπορείτε να τα ελέγξετε καλύτερα ή να ενημερώσετε το τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης, για να εντοπίσει το λάθος. copyright Data Communication 15

8.3. Τροποποίηση Εγγραφής Όταν επιλέγετε κάποια εγγραφή με οποιοδήποτε κριτήριο, εμφανίζονται όλα τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί. Διορθώστε ότι χρειάζεται και πατώντας οι αλλαγές αποθηκεύονται. 8.4. Άνοιγμα νέας Εγγραφής Ενεργοποιώντας το η οθόνη καθαρίζει από στοιχεία που πιθανόν να υπάρχουν και είναι έτοιμη να δεχτεί μία νέα εγγραφή. Τυχόν αλλαγές ή τροποποιήσεις ΔΕΝ σώζονται. 8.5. Αναζήτηση σε οθόνη καταχώρησης Η οθόνη αναζήτησης που ενεργοποιείται με το περιμένει δύο στοιχεία: τι αναζητάτε και με βάση ποιο πεδίο. Η αναζήτηση μπορεί να γίνει με βάση διάφορα πεδία που έχουν ορισθεί, και μπορείτε να τα δείτε πατώντας κλικ στο κουμπί δεξιά του πεδίου «Αναζήτηση Με» ή πατώντας. Από τον πίνακα αυτόν επιλέξτε το πεδίο με το οποίο θέλετε να κάνετε αναζήτηση. Δίνοντας στοιχεία στο πεδίο «Αναζήτηση» και πατώντας σας φέρνει τις εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες αναζήτησης. Με το ή το βλέπουμε τις υπόλοιπες εγγραφές. Για να αλλάξετε τη σειρά με την οποία έχετε φέρει τις εγγραφές, πρέπει να πάτε στην γραμμή της επικεφαλίδας και να κάνετε κλικ στο πεδίο με το οποίο θέλετε να ταξινομηθούν. Στην οθόνη θα παρουσιαστούν τα ίδια στοιχεία με φθίνουσα σειρά του πεδίου που επιλέξατε. Αν κάνετε πάλι κλικ στο ίδιο πεδίο, η σειρά θα γίνει αύξουσα (εμφανίζεται και η σχετική ένδειξη στη γραμμή της επικεφαλίδας του πεδίου). Πχ έχετε κάνει αναζήτηση Πελατών που η επωνυμία τους αρχίζει από Α. Όταν εμφανιστούν τα ονόματα στην οθόνη διαπιστώνετε ότι θα μπορούσατε να εργαστείτε καλύτερα εάν αυτούς τους Πελάτες τους βλέπατε κατά κωδικό. Κάνοντας κλικ στον Κωδικό τα ονόματα θα παρουσιαστούν με τη σειρά που επιθυμείτε. Όταν εμφανιστούν τα αποτελέσματα της αναζήτησης, μέσα στην οθόνη διαχείρισης παρουσιάζονται τα αναλυτικά στοιχεία της «φωτισμένης» επιλογής και μπορείτε, με τα να πάτε στην προηγούμενη / επόμενη εγγραφή. Υπάρχουν δυο ειδών αναζητήσεις, που μπορείτε να πραγματοποιήσετε σε μια οθόνη καταχωρήσεων: Aναζήτηση σε κύριο αρχείο Aν έχετε ενεργοποιήσει την αναζήτηση σε πεδίο που δεν είναι υπογραμμισμένο, ενεργοποιείται αναζήτηση για το κύριο αρχείο (πχ αρχείο πελατών ). copyright Data Communication 16

Aναζήτηση σε βοηθητικό αρχείο Αν βρίσκεστε σε πεδίο υπογραμμισμένο και με έντονη γραφή ή απλά υπογραμμισμένο, μπορείτε πατώντας κλικ στην δεξιά πλευρά ή πατώντας να ενεργοποιήσετε παράθυρο το οποίο περιέχει τα στοιχεία που αναζητάτε. Φυσικά αναζήτηση γίνεται και με την διαδικασία του πλήκτρου. 8.6. Διαγραφή Εγγραφής Ενεργοποιώντας το (εφόσον με κάποιο τρόπο έχει επιλεγεί μία εγγραφή) εμφανίζεται μία προειδοποιητική οθόνη που ρωτάει αν είστε σίγουρος ότι επιθυμείτε την διαγραφή. Αν επιλέξετε Άκυρο, η διαγραφή δεν πραγματοποιείται. copyright Data Communication 17

9. Εκτυπώσεις της εφαρμογής Η διαδικασία της εκτύπωσης είναι κοινή σε όλη την εφαρμογή και έχει την φιλοσοφία της προβολής στην οθόνη και στη συνέχεια της εκτύπωσης στον εκτυπωτή. Βέβαια οποιαδήποτε εκτύπωση μπορεί να αποθηκευθεί ή στο clipboard ή σαν αρχείο Excel, Text, Lotus και HTML. Επιλέγοντας μια εκτύπωση εμφανίζεται η οθόνη Κριτηρίων Αναζήτησης. Αρχικά ο χρήστης επιλέγει τη Φόρμα Αναζήτησης που επιθυμεί οπότε ανάλογα διαμορφώνονται και τα Κριτήρια Αναζήτησης. Επιπλέον ο χρήστης μπορεί να αλλάξει τα Πεδία Ταξινόμησης της εκτύπωσης. Τέλος, από τη υπό-οθόνη «Επιλογή Εταιριών», μπορεί να δηλώσει για ποιες εταιρίες θέλει την συγκεκριμένη εκτύπωση. Αφού ορίσετε τα παραπάνω πατήστε και στην οθόνη σας θα εμφανιστούν τα αποτελέσματα της εκτύπωσης. Σε κάθε εκτύπωση υπάρχει μια φόρμα αναζήτησης προκαθορισμένη από τη Data Communication. copyright Data Communication 18

10. Ίδρυση Εταιρίας Μέσω της επιλογής αυτής δημιουργούμε και διαγράφουμε τις εταιρίες πάνω στις οποίες εργαζόμαστε. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Η ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΔΕΝ ΑΝΑΙΡΕΙΤΑΙ!!! Η ΕΤΑΙΡΙΑ ΘΑ ΔΙΑΓΡΑΦΕΙ ΟΡΙΣΤΙΚΑ ΚΑΙ ΑΜΕΤΑΚΛΗΤΑ!!! Συμπληρώνουμε τα υποχρεωτικά πεδία που είναι απαραίτητα για την καταχώρηση, τα οποία είναι: Κωδικός Επωνυμία Στην συνέχεια μπορούμε να συμπληρώσουμε και τα λοιπά στοιχεία της εταιρίας, που είναι τα: Όνομα, ΑΦΜ και ΔΟΥ Καθεστώς ΦΠΑ, Διεύθυνση, Πόλη και Τ.Κ., Τηλέφωνα και Fax, Αριθμός Φακέλου, Επάγγελμα και E-mail Τέλος, καθορίζουμε τις χρήσεις της εταιρίας επιλέγοντας και κάποια από αυτές ως Προεπιλεγμένη, που σημαίνει ότι θέλουμε να είμαστε στη συγκεκριμένη χρήση όταν μπαίνουμε στην εταιρία. Πρέπει να υπάρχει οπωσδήποτε μία χρήση προεπιλεγμένη αλλιώς δεν γίνεται η καταχώρηση. Πατώντας Αποθήκευση <F12> δημιουργείται η εταιρία. Το πρόγραμμα περιλαμβάνει μία Δοκιμαστική Εταιρία με έτοιμο αρχείο Λογαριασμών Λογιστικό Σχέδιο, Κωδικούς Κίνησης Λογιστικής, Παραστατικά και Φόρμες Παραστατικών και διάφορα άλλα αρχεία. Όταν δημιουργούμε μία νέα εταιρία, το πρόγραμμα μεταφέρει αυτόματα σε αυτή, τα βασικά αρχεία της εφαρμογής από τη Δοκιμαστική Εταιρία, έτσι ώστε να είναι άμεση η χρήση του προγράμματος μετά την ίδρυση της εταιρίας. Μετά την ολοκλήρωση της ίδρυσης έχουμε τη δυνατότητα να μεταφέρουμε από τη Δοκιμαστική Εταιρία, ή οποιαδήποτε άλλη υπάρχουσα εταιρία, και άλλα αρχεία (που δεν είναι κατ ανάγκη βασικά) όπως Λογαριασμοί, Πελάτες, Προμηθευτές, Είδη Αποθήκης, Παραστατικά και ΔΟΥ. Όταν τσεκάρουμε να μεταφερθούν τα αρχεία Πελάτες / Προμηθευτές ή Είδη το πρόγραμμα μεταφέρει αυτόματα και τα αρχεία Λογαριασμοί και ΔΟΥ. copyright Data Communication 19

Παρατηρήσεις: Δεν χρειάζεται να ορίσουμε πουθενά μεγέθη αρχείων και πλήθος εγγραφών. Όλες αυτές τις παραμέτρους το πρόγραμμα τις διαχειρίζεται αυτόματα. Αν κατά την δημιουργία της εταιρίας δεν επιλεγεί μεταφορά κάποιων αρχείων από τις ήδη υπάρχουσες, αυτό μπορεί να γίνει στη συνέχεια από την επιλογή Παράμετροι\ Κύριες Εργασίες (Διαχείριση Εταιριών)\ Μεταφορά Δεδομένων Από Εταιρία copyright Data Communication 20

11. Βασικά Αρχεία της εφαρμογής 11.1. Διαχείριση Λογαριασμών Σε αυτή την επιλογή δημιουργούμε, τροποποιούμε ή διαγράφουμε τους λογαριασμούς λογιστικής, δημιουργούμε δηλαδή το λογιστικό μας σχέδιο. Ένα σωστά δημιουργημένο και δομημένο Λογιστικό Σχέδιο είναι απαραίτητη προϋπόθεση, για την ακρίβεια και ορθότητα των αποτελεσμάτων που παρέχουν οι λειτουργίες του προγράμματος. Το πρόγραμμα έχει έτοιμο λογιστικό σχέδιο το οποίο μπορούμε να συμπληρώσουμε ή και να αλλάξουμε. Στο επάνω δεξιά μέρος της οθόνης από το πλήκτρο Επιλογές μπορούμε να κάνουμε απευθείας σύνδεση με τις εξής επιλογές: Ισοζύγιο Λογαριασμού Γενικό Ισοζύγιο ανά Μήνα Γενικό Ισοζύγιο ανά Ημέρα Αναλυτικό Καθολικό Υπόλοιπα Λογαριασμών Υπόλοιπα Λογαριασμών ανά Μήνα Υπόλοιπα Λογαριασμών ανά Κωδικό Κίνησης Κατάσταση Κινήσεων Λογαριασμών Έχουμε τις εξής ενότητες: Βασικά Στοιχεία Συμπληρώσουμε τα πεδία τα οποία είναι: Κωδικός Δηλώνουμε τον κωδικό του λογαριασμού. Βάσει αυτού του κωδικού μπορούμε να καλέσουμε έναν καταχωρημένο λογαριασμό στην οθόνη για να τον δούμε, να τον τροποποιήσουμε ή ακόμη και να τον διαγράψουμε. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Περιγραφή Δίνουμε την περιγραφή του λογαριασμού. Λογαριασμός ΦΠΑ Δίνουμε τον κωδικό λογαριασμού ΦΠΑ που αντιστοιχεί στο λογαριασμό. Ο κωδικός αυτός πρέπει να δοθεί μόνο σε κάποιες ομάδες λογαριασμών (αγορές, πωλήσεις, έξοδα), οι οποίοι όταν κινούνται συνοδεύονται από ταυτόχρονη κίνηση λογαριασμών ΦΠΑ. Στην καταχώρηση των λογιστικών εγγραφών όταν δώσουμε ένα λογαριασμό που είναι συνδεμένος με λογαριασμό ΦΠΑ, τότε αυτόματα στην επόμενη γραμμή μεταφέρεται και ο αντίστοιχος λογαριασμός ΦΠΑ. Έτσι copyright Data Communication 21

αποφεύγουμε να κινήσουμε λάθος λογαριασμό ΦΠΑ. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Κατάσταση Δηλώνουμε εάν ο λογαριασμός είναι Χρεούμενος, Πιστούμενος ή Μικτός. Ο τελευταίος βαθμός ανάλυσης κάθε λογαριασμού ακολουθεί υποχρεωτικά την ανάλυση του αμέσως προηγούμενου βαθμού εκτός εάν ο προηγούμενος βαθμός ανάλυσης ενός λογαριασμού είναι Μικτός. Τότε αυτός μπορεί να καθοριστεί σαν Χρεούμενος ή σαν Πιστούμενος ανάλογα με την περίπτωση. Η δήλωση της κατάστασης ενός λογαριασμού λειτουργεί και σαν δικλείδα ασφαλείας στις λογιστικές εγγραφές. Έτσι εάν δηλώσουμε ότι ένας λογαριασμός είναι Χρεούμενος το πρόγραμμα δεν επιτρέπει να γίνει πίστωση του λογαριασμού. Το πρόγραμμα έχει το Χρεούμενος ως προτεινόμενη επιλογή, με δικαίωμα όμως παρέμβασης του χρήστη. Μεταφερόμενος Επιλέγοντας Ναι στο πεδίο αυτό, ο λογαριασμός μεταφέρει υπόλοιπο στην επόμενη χρήση. Επιλέγοντας Όχι ο λογαριασμός δεν μεταφέρει υπόλοιπο στην επόμενη χρήση. Σύνδεση με ΜΥΦ Δηλώνουμε αν οι κινήσεις που αφορούν το συγκεκριμένο λογαριασμό θέλουμε να καταχωρούνται στην αντίστοιχη Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογίων. Επιλέγουμε Ναι αν ο λογαριασμός είναι υπόχρεος υποβολής ΜΥΦ, Όχι αν ο λογαριασμός δεν είναι υπόχρεος υποβολής ΜΥΦ και υπάρχει και μια τρίτη κατηγορία που αφορά τους Απαλλασσόμενους. Το πρόγραμμα έχει το Όχι ως προτεινόμενη επιλογή, με δικαίωμα όμως παρέμβασης του χρήστη. Ενεργός Επιλέγοντας Ναι ο λογαριασμός κινείται στις εγγραφές. Επιλέγοντας Όχι δεν κινείται. Πρέπει να επισημάνουμε ότι διαγραφή μπορεί να γίνει μόνο σε λογαριασμούς που δεν έχουν κινήσεις καθώς και μεγαλύτερη ανάλυση. Για παράδειγμα, δεν μπορούμε να διαγράψουμε έναν ανενεργό πρωτοβάθμιο λογαριασμό εάν υπάρχει δευτεροβάθμιος. Έντυπα ΦΠΑ Δηλώνουμε τον κωδικό του λογαριασμού εντύπων ΦΠΑ, ο οποίος μας δηλώνει σε ποιο πεδίο των εντύπων θα συμπεριληφθεί ο συγκεκριμένος λογαριασμός της γενικής λογιστικής. Έτσι υπάρχει η δυνατότητα να συμπληρώνονται τα έντυπα ΦΠΑ (περιοδική, εκκαθαριστική και Ε3) αυτόματα. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Δίπλα σε επισκιασμένο πεδίο, μόλις καταχωρήσουμε τον κωδικό, ενημερώνεται αυτόματα η περιγραφή του λογαριασμού εντύπων ΦΠΑ. Έντυπο Φορολογίας Εισοδήματος Δηλώνουμε ποιο πεδίο του εντύπου φορολογίας εισοδήματος ενημερώνει. Λογαριασμός Προϋπολογισμού Δηλώνουμε τον λογαριασμό προϋπολογισμού στον οποίο μεταφέρεται ο copyright Data Communication 22

συγκεκριμένος λογαριασμός της γενικής λογιστικής. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Δίπλα σε επισκιασμένο πεδίο, μόλις καταχωρήσουμε τον κωδικό, ενημερώνεται αυτόματα και η περιγραφή του λογαριασμού. Ενημερώνει Τζίρο Επιλέγοντας Ναι δηλώνουμε ότι ο συγκεκριμένος λογαριασμός ενημερώνει τον τζίρο της εταιρίας. Λογαριασμοί Ισολογισμού Συνδέουμε το λογαριασμό με έναν άλλο λογαριασμό (ισολογισμού) που θα χρησιμοποιηθεί κατά το αυτόματο κλείσιμο της λογιστικής στο τέλος της χρήσης. Υποχρεωτικό πεδίο συμπλήρωσης είναι το Κωδικός, το οποίο καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Αυτόματα ενημερώνεται και η περιγραφή του λογαριασμού. Στην περίπτωση που έχουμε δύο λογαριασμούς ισολογισμού, έχουμε τη δυνατότητα μέσω της στήλης Πρώτος να μαρκάρουμε το λογαριασμό που θα κινηθεί πρώτος. Στην στήλη Διάσπαση δηλώνουμε και το ποσοστό που αναλογεί στον αντίστοιχο λογαριασμό ισολογισμού. Πολύ σημαντική εργασία διότι αν κάνουμε την κατάλληλη σύνδεση μπορούμε να επιτύχουμε αυτόματο κλείσιμο του ισολογισμού χωρίς να χρειαστεί να κάνουμε εμείς τις σχετικές λογιστικές εγγραφές. 11.2. Διαχείριση Πελατών Σε αυτή την επιλογή καταχωρούμε, τροποποιούμε ή ακόμη και διαγράφουμε τους πελάτες. Στο επάνω δεξιά μέρος της οθόνης από το εικονίδιο Επιλογές μπορούμε να κάνουμε απευθείας σύνδεση με: Λογαριασμοί Λογιστικής Καρτέλα Πελάτη Ισοζύγιο Πελάτη Τζίρος Πελάτη Ισοζύγιο Πελατών Υπόλοιπα Πελατών Ενηλικίωση Υπολοίπων Πελατών Τζίρος Πελατών Εκκρεμή Παραστατικά Πωλήσεις ανά Πωλητή - Πελάτη Πωλήσεις ανά Πωλητή - Πελάτη - Είδος Μη Εξοφληθέντα Παραστατικά ανά Πελάτη copyright Data Communication 23

Εξοφληθέντα Παραστατικά ανά Πελάτη Τόκοι - Καθυστερήσεις Πελατών Αποστολή Email Μετάβαση σε Ιστοσελίδα Έχουμε τις εξής οθόνες: Βασικά Στοιχεία Συμπληρώνουμε τα πεδία που είναι τα: Κωδικός Δίνουμε τον κωδικό του πελάτη με τη μορφή που έχει οριστεί από την επιλογή Παράμετροι\ Διαχείριση Εταιριών\ Μάσκα Κωδικών Ειδών/ Πελατών/ Προμηθευτών. Βάσει αυτού του κωδικού μπορούμε να καλέσουμε όποιο πελάτη θέλουμε στην οθόνη είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Επωνυμία Δίνουμε την επωνυμία του πελάτη. Στην περίπτωση που υπάρχει ο πελάτης μόλις καταχωρήσουμε κωδικό, η επωνυμία εμφανίζεται αυτόματα ή μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση από το πεδίο αυτό. Εναλλακτικός Κωδικός Δίνουμε έναν εναλλακτικό κωδικό. Εναλλακτική Επωνυμία Δίνουμε μια εναλλακτική επωνυμία. Κωδικός Συσχέτισης Δίνουμε έναν κωδικό που συσχετίζει τον συγκεκριμένο πελάτη με κάποιον άλλο πελάτη. ΑΦΜ Δίνουμε τον αριθμό φορολογικού μητρώου του πελάτη. Μετά την πληκτρολόγηση του ΑΦΜ, το πρόγραμμα κάνει έλεγχο για την ορθότητά του, αφού γνωρίζει τους κανόνες του Υπουργείου για την παραγωγή ΑΦΜ. ΔΟΥ Δηλώνουμε τον κωδικό της ΔΟΥ του πελάτη. Το πρόγραμμα διαθέτει καταχωρημένες όλες τις γνωστές ΔΟΥ. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Αν κάποια δεν υπάρχει μπορούμε να την καταχωρήσουμε. Επάγγελμα Δηλώνουμε το επάγγελμα του πελάτη. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Υποβολή ΜΥΦ Επιλέγοντας Ναι δηλώνουμε ότι για τον συγκεκριμένο πελάτη υποχρεούμαστε να copyright Data Communication 24

υποβάλλουμε συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων. Καθεστώς ΦΠΑ Δηλώνουμε το καθεστώς ΦΠΑ στο οποίο υπάγεται ο πελάτης επιλέγοντας Κανονικό, Μειωμένο (σε περίπτωση που έχει έδρα σε παραμεθόριο περιοχή) ή Απαλλασσόμενο (αν δεν έχει ΦΠΑ). Λογαριασμός Λογιστικής Δίνουμε τον κωδικό λογαριασμού γενικής λογιστικής του πελάτη. Ο κωδικός μπορεί να είναι αν θέλουμε και διαφορετικός από τον κωδικό του στην εμπορική διαχείριση. Μόλις καταχωρήσουμε τον κωδικό ενημερώνεται δίπλα και η περιγραφή του λογαριασμού. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Φερεγγυότητα Δηλώνουμε τον βαθμό φερεγγυότητας του πελάτη. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Όνομα Δίνουμε το όνομα του πελάτη για να μπορούμε να πάρουμε εκτύπωση εορτολογίου. Διεύθυνση Εταιρίας Συμπληρώνουμε τα στοιχεία της εταιρίας: Διεύθυνση, Πόλη, Τ.Κ., Τηλέφωνα, Fax, Telex. Διεύθυνση Παράδοσης Δίνουμε τα στοιχεία του τόπου παράδοσης που μπορεί να είναι διαφορετικός από τη διεύθυνση της εταιρίας: Διεύθυνση, Πόλη, Τ.Κ., Τηλέφωνα, Fax. Διάφορα Στοιχεία Τρόπος Παράδοσης Δηλώνουμε τον τρόπο με τον οποίο θα παραδοθούν τα προϊόντα στον πελάτη. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Τιμοκατάλογος Βάσει Τζίρου Συμπληρώνεται αν θέλουμε οι τιμές των ειδών που θα λαμβάνει ο πελάτης όταν τιμολογείται να διαμορφώνονται βάσει του συγκεκριμένου τιμοκαταλόγου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τον τιμοκατάλογο που αφορά τον συγκεκριμένο πελάτη. Τιμοκατάλογος Βάσει Τιμολογίου Συμπληρώνεται αν θέλουμε οι τιμές των ειδών που θα λαμβάνει ο πελάτης όταν τιμολογείται να διαμορφώνονται βάσει του συγκεκριμένου τιμοκαταλόγου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τον τιμοκατάλογο που αφορά τον συγκεκριμένο πελάτη. copyright Data Communication 25

Περιοχή Τιμοκαταλόγου Συμπληρώνεται αν θέλουμε οι τιμές των ειδών που θα λαμβάνει ο πελάτης όταν τιμολογείται να διαμορφώνονται βάσει της συγκεκριμένης περιοχής τιμοκαταλόγου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τον τιμοκατάλογο που αφορά τον συγκεκριμένο πελάτη. Επιβάρυνση Δηλώνουμε την επιβάρυνση που τυχόν υπάρχει στην πώληση. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε την επιβάρυνση που αφορά τον συγκεκριμένο πελάτη. Ποσοστό Έκπτωση Δηλώνουμε το ποσοστό έκπτωσης αν κάνουμε συστηματικά έκπτωση στο πελάτη, το οποίο λαμβάνεται υπόψη κατά την Τιμολόγηση. Πωλητής Δηλώνουμε τον πωλητή που τυχόν συνεργάζεται με τον συγκεκριμένο πελάτη. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Υπεύθυνος Δηλώνουμε τον υπεύθυνο με τον οποίο επικοινωνεί η εταιρία. Τηλέφωνο Υπευθύνου Δίνουμε το τηλέφωνο του υπευθύνου. Περιοχή Δίνουμε την περιοχή που ανήκει ο πελάτης. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Χώρα Δίνουμε τη χώρα προέλευσης του πελάτη. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Οικογένεια Δηλώνουμε την οικογένεια που ανήκει ο πελάτης. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Υποοικογένεια Δηλώνουμε την υποοικογένεια που ανήκει ο πελάτης. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Κατηγορία Δηλώνουμε την κατηγορία που ανήκει ο πελάτης. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Είδος Επιχείρησης Δηλώνουμε το είδος επιχείρησης που έχει ο πελάτης. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. copyright Data Communication 26

E Mail Δίνουμε την διεύθυνση e mail του πελάτη. WWW Διεύθυνση Δίνουμε την διεύθυνση www - address του πελάτη (αν έχει σελίδα στο INTERNET). Ημερομηνία Έναρξης Βλέπουμε την ημερομηνία κατά την οποία έχουμε για πρώτη φορά κίνηση του συγκεκριμένου πελάτη. Το πεδίο είναι επισκιασμένο και ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα παρέμβασης. Οικονομικά Στοιχεία Κατηγορία Προϋπολογισμού Δηλώνουμε την κατηγορία προϋπολογισμού στην οποία ανήκει ο πελάτης, επιλέγοντας την από το παράθυρο αναζήτησης που υπάρχει. Για να μπορέσουμε να ενεργοποιήσουμε τους προϋπολογισμούς πρέπει να ενημερώσουμε το πεδίο αυτό. Τρόπος Πληρωμής Δηλώνουμε τον κύριο τρόπο πληρωμής με τον πελάτη. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από τo οποίo τον επιλέγουμε. Όριο Πίστωσης Δηλώνουμε το μέγιστο ποσό πίστωσης του πελάτη ώστε να γνωρίζουμε πότε το ξεπερνά. Το ποσό αυτό ελέγχεται κατά την Τιμολόγηση και προβάλλεται ενημερωτικό μήνυμα αν ξεπεραστεί. Ημέρες Πίστωσης Δηλώνουμε τον αριθμό ημερών που δίνουμε περιθώριο στον συγκεκριμένο πελάτη για πίστωση. Ο αριθμός αυτός ελέγχεται κατά την Τιμολόγηση και προβάλλεται ενημερωτικό μήνυμα αν ξεπεραστεί. Τράπεζα Δηλώνουμε την τράπεζα που αφορά τον συγκεκριμένο πελάτη. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από τo οποίo την επιλέγουμε. Αριθμός Λογαριασμού Δίνουμε τον αριθμό λογαριασμού που έχει ο πελάτης στη συγκεκριμένη τράπεζα. ΑΦΜ Vies Δίνουμε το ΑΦΜ VIES αν είναι πελάτης εξωτερικού. Κωδικός Στατιστικής Δίνουμε τον κωδικό του αν είναι πελάτης εξωτερικού Κατηγορία Open Items Δηλώνουμε την κατηγορία open items που υπάγεται ο πελάτης. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. copyright Data Communication 27

Σχόλια Δίνουμε κάποια σχόλια που αφορούν τον συγκεκριμένο πελάτη για προσωπική μας χρήση. Οριζόμενα Πεδία Στην οθόνη αυτή συμπληρώνουμε αν θέλουμε τα οριζόμενα πεδία που έχουμε δημιουργήσει στην επιλογή Πελάτες\ Βοηθητικές Εργασίες\ Οριζόμενα Πεδία Πελατών. 11.3. Διαχείριση Προμηθευτών Σε αυτή την επιλογή καταχωρούμε, τροποποιούμε ή ακόμη και διαγράφουμε τους προμηθευτές. Στο επάνω δεξιά μέρος της οθόνης από το εικονίδιο Επιλογές μπορούμε να κάνουμε απευθείας σύνδεση με: Λογαριασμοί Λογιστικής Καρτέλα Προμηθευτών Ισοζύγιο Προμηθευτών Τζίρος Προμηθευτών Ισοζύγιο Προμηθευτών Υπόλοιπα Προμηθευτών Ενηλικίωση Υπολοίπων Προμηθευτών Τζίρος Προμηθευτών Εκκρεμή Παραστατικά Μη Εξοφλημένα Παραστατικά Ανά Προμηθευτή Εξοφλημένα Παραστατικά Ανά Προμηθευτή Αποστολή Email Μετάβαση σε Ιστοσελίδα Έχουμε τις εξής οθόνες: Βασικά Στοιχεία Συμπληρώνουμε τα πεδία που είναι τα: Κωδικός Δίνουμε τον κωδικό του προμηθευτή. Βάσει αυτού του κωδικού μπορούμε να καλέσουμε όποιο προμηθευτή θέλουμε στην οθόνη είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Επωνυμία Δίνουμε την επωνυμία του προμηθευτή. Στην περίπτωση που υπάρχει ο copyright Data Communication 28

προμηθευτής μόλις καταχωρήσουμε κωδικό, η επωνυμία εμφανίζεται αυτόματα ή μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση από το πεδίο αυτό. Εναλλακτικός Κωδικός Δίνουμε έναν εναλλακτικό κωδικό. Εναλλακτική Επωνυμία Δίνουμε μια εναλλακτική επωνυμία. Κωδικός Συσχέτισης Δίνουμε έναν κωδικό που συσχετίζει τον συγκεκριμένο προμηθευτή με κάποιον άλλο προμηθευτή. ΑΦΜ Δίνουμε τον αριθμό φορολογικού μητρώου του προμηθευτή. Μετά την πληκτρολόγηση του ΑΦΜ, το πρόγραμμα κάνει έλεγχο για την ορθότητά του, αφού γνωρίζει τους κανόνες του Υπουργείου για την παραγωγή ΑΦΜ. ΔΟΥ Δηλώνουμε τον κωδικό της ΔΟΥ του προμηθευτή. Το πρόγραμμα διαθέτει καταχωρημένες όλες τις γνωστές ΔΟΥ. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο την επιλέγουμε. Επάγγελμα Δηλώνουμε το επάγγελμα του προμηθευτή. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο το επιλέγουμε. Υποβολή ΜΥΦ Επιλέγοντας Ναι δηλώνουμε ότι για τον συγκεκριμένο προμηθευτή υποχρεούμαστε να υποβάλλουμε συγκεντρωτική κατάσταση τιμολογίων. Κατηγορία ΦΠΑ Δηλώνουμε το καθεστώς ΦΠΑ στο οποίο υπάγεται ο προμηθευτή επιλέγοντας Κανονικό, Μειωμένο ή Απαλλασσόμενο. Λογαριασμός Λογιστικής Δίνουμε τον κωδικό λογαριασμού γενικής λογιστικής του προμηθευτή. Μόλις καταχωρήσουμε τον κωδικό ενημερώνεται δίπλα και η περιγραφή του λογαριασμού. Καταχωρείται είτε με πληκτρολόγηση είτε με αναζήτηση. Φερεγγυότητα Δηλώνουμε τον βαθμό φερεγγυότητας του προμηθευτή. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Όνομα Δίνουμε το όνομα του προμηθευτή. Διεύθυνση Εταιρίας Συμπληρώνουμε τα στοιχεία της εταιρίας: Διεύθυνση, Πόλη, Τ.Κ., Τηλέφωνα, Fax, Telex. copyright Data Communication 29

Διεύθυνση Παράδοσης Δίνουμε τα στοιχεία του τόπου παράδοσης που μπορεί να είναι διαφορετικός από τη διεύθυνση της εταιρίας: Διεύθυνση, Πόλη, Τ.Κ., Τηλέφωνα, Fax. Διάφορα Στοιχεία Τρόπος Παράδοσης Δηλώνουμε τον τρόπο με τον οποίο θα παραδοθούν τα προϊόντα στον προμηθευτή. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Τιμοκατάλογος Βάσει Τζίρου Συμπληρώνεται αν θέλουμε οι τιμές των ειδών που θα λαμβάνει ο προμηθευτής όταν τιμολογείται να διαμορφώνονται βάσει του συγκεκριμένου τιμοκαταλόγου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τον τιμοκατάλογο που αφορά τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Τιμοκατάλογος Βάσει Τιμολογίου Συμπληρώνεται αν θέλουμε οι τιμές των ειδών που θα λαμβάνει ο προμηθευτής όταν τιμολογείται να διαμορφώνονται βάσει του συγκεκριμένου τιμοκαταλόγου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τον τιμοκατάλογο που αφορά τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Περιοχή Τιμοκαταλόγου Συμπληρώνεται αν ο προμηθευτής τιμολογείται βάσει συγκεκριμένης περιοχής τιμοκαταλόγου. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε τον τιμοκατάλογο που αφορά τον συγκεκριμένο πελάτη. Επιβάρυνση Δηλώνουμε την επιβάρυνση που τυχόν υπάρχει στην αγορά. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο επιλέγουμε την επιβάρυνση που αφορά τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Ποσοστό Έκπτωση Δηλώνουμε το ποσοστό έκπτωσης αν μας κάνει συστηματικά έκπτωση ο προμηθευτής, το οποίο λαμβάνεται υπόψη κατά την Τιμολόγηση. Πωλητής Δηλώνουμε τον πωλητή που τυχόν συνεργάζεται με τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης από το οποίο τον επιλέγουμε. Υπεύθυνος Δηλώνουμε τον υπεύθυνο με τον οποίο επικοινωνεί η εταιρία. Τηλέφωνο Υπεύθυνου Δίνουμε το τηλέφωνο του υπευθύνου. Περιοχή Δίνουμε την περιοχή που ανήκει ο προμηθευτής. Υπάρχει παράθυρο αναζήτησης copyright Data Communication 30