Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας
Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Περιεχόμενα Μήνυμα από την Εκτελεστική Επιτροπή... 3 Στρατηγική προσέγγιση... 4 Όραμα και Αποστολή... 4 Προτεραιότητες... 4 Αξίες... 5 Φιλοσοφία... 5 Επιχειρηματικές και Οικονομικές Υποθέσεις... 6 Νομική Συμμόρφωση... 6 Θεμιτός Ανταγωνισμός... 6 Λογιστικές και Οικονομικές Εκθέσεις... 7 Πνευματική Ιδιοκτησία... 7 Διασφάλιση... 8 Υγεία, Ασφάλεια και Περιβάλλον... 8 Ευθύνη για τα Προϊόντα... 8 Χρήση Εταιρικών Πόρων... 9 Εμπιστευτικότητα... 9 Ακεραιότητα... 10 Διαφθορά και Δωροδοκία... 10 Δώρα και Ψυχαγωγία... 10 Συγκρούσεις Συμφερόντων... 11 Πολιτικές Δραστηριότητες... 11 Άνθρωποι... 12 Διακρίσεις... 12 Ίσες Ευκαιρίες... 12 Κοινωνική Ευθύνη... 13 Εργασιακά Πρότυπα... 13 Συμμόρφωση με τον Κώδικα... 14 Οδηγός λήψης αποφάσεων... 14 Ευθύνες και Παραβιάσεις... 14 Σύστημα καταγγελίας... 15 Επικοινωνία... 15 Ομάδα Συμμόρφωσης... 16 Έρευνα... 16 Εταιρεία... 17 Υποκαταστήματα & θυγατρικές... 18 2
Μήνυμα από την Εκτελεστική Επιτροπή Η τεράστια ανάπτυξη της Marquard & Bahls τα τελευταία χρόνια αποτελεί μεγάλη επιτυχία. Ο όμιλός μας αναγνωρίζεται πλέον ως βασικός παράγοντας της αγοράς σε παγκόσμια κλίμακα. Αυτή η καλή θέση οφείλεται κατά κύριο λόγο στην αποφασιστικότητα και στη δέσμευση των ανθρώπων μας. Η Marquard & Bahls αναγνωρίζεται ως ένας αξιόπιστος, φερέγγυος και δίκαιος επιχειρηματικός εταίρος. Συνεπώς, αυτή η φήμη αντιπροσωπεύει ένα βασικό πλεονέκτημα που πρέπει να διαφυλαχθεί. Καθώς ο όμιλός μας συνεχίζει να δέχεται νέα άτομα, βρισκόμαστε αντιμέτωποι με την πρόκληση του καθορισμού των βασικών αρχών που πρεσβεύουμε και του τρόπου με τον οποίο θα πρέπει να συμπεριφερόμαστε κατά τις επαφές μας με τρίτους. Ο παρών Κώδικας Δεοντολογίας (εφεξής θα αναφέρεται ως «ο Κώδικας») επιδιώκει να προωθήσει υψηλά πρότυπα ακεραιότητας και τιμιότητας σε όλες τις εταιρείες που περιλαμβάνονται στον Όμιλο Marquard & Bahls Group (εφεξής θα αναφέρεται ως «ο Όμιλος»), ορίζοντας την αποδεκτή συμπεριφορά. Οι ακόλουθες αρχές αναπτύχθηκαν στη βάση της θεμελιώδους κοινωνικής ηθικής και θα πρέπει να αποτελούν αυτονόητη συμπεριφορά για κάθε υπάλληλο του ομίλου. Ως συνολική κατευθυντήρια γραμμή, έχουμε συμπεριλάβει το όραμα και την αποστολή μας, τα οποία, μαζί με τις αξίες και τις προτεραιότητες μας, σκιαγραφούν τη φύση της εταιρείας μας. Ο παρών Κώδικας είναι, χωρίς καμία εξαίρεση, δεσμευτικός για όλους τους υπαλλήλους. Η διοίκηση θα πρέπει να αποτελεί το παράδειγμα όσον αφορά τη συμμόρφωση με τον Κώδικα. Ο παρών Κώδικας δεν επιδιώκει να συγχρονίσει ή να ελέγξει τη συμπεριφορά των ανθρώπων. Η ατομική υπόσταση των ανθρώπων μας είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους είμαστε επιτυχημένοι. Ωστόσο, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι πρέπει να ορίσουμε τα ονομαστικά πρότυπα συμπεριφοράς, προκειμένου να προστατεύσουμε τη φήμη και την οικονομική μας βιωσιμότητα. Όλες οι αρχές που ορίζονται στον παρόντα Κώδικα έχουν ως στόχο τη δημιουργία δίκαιων και διαφανών σχέσεων μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών και την καθοδήγηση των καθημερινών δραστηριοτήτων και αποφάσεών μας. Διαβάστε τον Κώδικα προσεκτικά και ας είναι η συμπεριφορά σας μια πολύτιμη συμβολή στην επιτυχία της εταιρείας μας. Βασιζόμαστε στην υποστήριξή σας και ευχαριστούμε τον καθένα από εσάς για το σημαντικό έργο που επιτελεί καθημερινά. Christian Flach Διευθύνων Σύμβουλος Claus-Georg Nette Οικονομικός Διευθυντής Julio Tellechea Εκτελεστικός Γενικός Διευθυντής 3
Vision & Mission Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Στρατηγική προσέγγιση Όραμα και Αποστολή Όραμα Να αναδειχθούμε σε προτιμώμενο συνεργάτη στους τομείς της προμήθειας ενέργειας, των συναλλαγών και της διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας. Αποστολή Παρέχουμε στους πελάτες μας λύσεις προσαρμοσμένες στις ανάγκες τους που εξασφαλίζουν υψηλή ποιότητα και ασφαλείς λειτουργίες. Ως οικογενειακή εταιρεία νοιαζόμαστε για τους ανθρώπους μας και αγωνιζόμαστε για τη μακροπρόθεσμη κερδοφορία και την ελεγχόμενη ανάπτυξη διατηρώντας παράλληλα την ανεξαρτησία και την κουλτούρα μας. Προτεραιότητες Επιχειρηματικότητα Προάγουμε την επιχειρηματικότητα σε όλη την Marquard & Bahls. Αναζητούμε διαρκώς νέες ευκαιρίες και προσαρμοζόμαστε στο μεταβαλλόμενο περιβάλλον της αγοράς. Ακολουθούμε μία πρακτική προσέγγιση και ενεργούμε με πραγματισμό σε ό,τι αφορά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Ενδυνάμωση Ενθαρρύνουμε τους εργαζομένους μας να αναλαμβάνουν πρωτοβουλία και πιστεύουμε στην ενδυνάμωση των ανθρώπων μας. Προάγουμε τις ίσες ευκαιρίες και τη διαφορετικότητα και ενθαρρύνουμε την ατομική εξέλιξη και σταδιοδρομία. Υποστηρίζουμε συνοπτικές διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Εστίαση στην πελάτη Αγωνιζόμαστε για την ικανοποίηση των αναγκών των πελατών μας με λύσεις προσαρμοσμένες στις ανάγκες τους. Οικοδομούμε μακροπρόθεσμες συνεργασίες με τους επιχειρηματικούς μας συνεργάτες και διατηρούμε στενούς δεσμούς επικοινωνίας. Εσωτερικές Συνεργίες Υποστηρίζουμε τη συνεργασία, πιστεύοντας ακράδαντα ότι είμαστε ισχυρότεροι μαζί παρά χωριστά. Λειτουργούμε ως ανεξάρτητες μονάδες, αλλά συνδεόμαστε στρατηγικά. Αποσκοπούμε σε ένα κοινό «αίσθημα Marquard & Bahls» διατηρώντας παράλληλα την ατομική κουλτούρα των επιχειρηματικών μας μονάδων. Ποιότητα Επιδιώκουμε κορυφαία ποιότητα προϊόντων και υπηρεσιών εστιάζοντας στις βασικές μας ικανότητες. Επιζητούμε διαρκώς τη βελτίωση της απόδοσής μας αμφισβητώντας την υφιστάμενη κατάσταση. 4
Στρατηγική προσέγγιση Αξίες Φιλοσοφία Σεβασμός και Φροντίδα Επιδεικνύουμε υψηλό σεβασμό για το άτομο. Φροντίζουμε για τους εργαζομένους, τους επιχειρηματικούς συνεργάτες και τις κοινότητες μέσα στις οποίες λειτουργούμε. Αγκαλιάζουμε τα διαφορετικά στιλ και απόψεις και έτσι λειτουργούμε με επιτυχία σε διάφορες κουλτούρες. Ακεραιότητα Αντιμετωπίζουμε όλες τις ομάδες εμπλεκομένων τίμια και δίκαια. Ενεργούμε ηθικά και συμμορφωνόμαστε με όλες τις νομικές και ρυθμιστικές απαιτήσεις. Αξιοπιστία Αναλαμβάνουμε την ευθύνη για ό,τι κάνουμε. Παραμένουμε πιστοί στις δεσμεύσεις που αναλαμβάνουμε. Υγιεινή & Ασφάλεια Δίνουμε προτεραιότητα στην υγιεινή, την ασφάλεια, την προστασία και το περιβάλλον. Αναγνωρίζουμε τις ενδεχόμενες απειλές και εφαρμόζουμε μέτρα για την αποτροπή, την πρόληψη, τον έλεγχο και τον περιορισμό των σχετικών κινδύνων. Βιωσιμότητα Εστιάζουμε στη μακροπρόθεσμη επιτυχία με ένα σωστό μείγμα κινδύνου μεταξύ των επιχειρηματικών μονάδων. Αγωνιζόμαστε για την ελαχιστοποίηση του περιβαλλοντικού μας αποτυπώματος. Στηρίζουμε τις κοινότητες μέσα στις οποίες λειτουργούμε. Ανεξάρτητοι Είμαστε μία οικογενειακή εταιρεία με ομάδες εμπλεκομένων που διακρίνονται για το υψηλό τους αίσθημα ευθύνης και δέσμευσης. Λειτουργούμε απαλλαγμένοι από τις βραχυπρόθεσμες τάσεις της αγοράς και τις εφήμερες μόδες του μάνατζμεντ. Ενεργούμε με δική μας πρωτοβουλία και είμαστε ελεύθεροι να επιλέγουμε τους επιχειρηματικούς μας συνεργάτες. Σταθεροί Ακολουθούμε τους δικούς μας συντηρητικούς οικονομικούς κανόνες για να διασφαλίζουμε μια ισχυρή οικονομική βάση. Αναλαμβάνουμε υπεύθυνα τα ρίσκα εφαρμόζοντας αυστηρά πρότυπα και μεθόδους διαχείρισης κινδύνου. Έχουμε κερδίσει την εμπιστοσύνη των επιχειρηματικών μας συνεργατών μέσα από τη συνεπή και αξιόπιστη απόδοση μας. Ξεχωριστοί Ακολουθούμε το δικό μας δρόμο για να εξασφαλίσουμε την μακροπρόθεσμη επιτυχία της Marquard & Bahls. Διακρινόμαστε για την «can do» στάση μας και είμαστε σε θέση να αναγνωρίζουμε και να εκμεταλλευόμαστε άμεσα τις ευκαιρίες. Είμαστε ανοικτοί στο να αξιοποιούμε τις όποιες απροσδόκητες ευκαιρίες προκύπτουν. 5
Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Επιχειρηματικές και Οικονομικές Υποθέσεις 1 2 Νομική Συμμόρφωση Θεμιτός Ανταγωνισμός Η Marquard & Bahls δραστηριοποιείται σε παγκόσμια κλίμακα. Κατά συνέπεια, ο Όμιλος πρέπει να φροντίζει ώστε όλοι οι υπάλληλοι να συμμορφώνονται με τους τοπικούς, εθνικούς και διεθνείς νόμους, κανόνες και κανονισμούς, καθώς και με τις εσωτερικές οδηγίες ανά πάσα στιγμή. Η διοίκηση θα διασφαλίζει ότι όλες οι ενέργειες δεν θα διέπονται μόνο από σωστή κρίση και κοινή λογική, αλλά θα βασίζονται και στην κανονιστική συμμόρφωση. Σε περίπτωση αμφιβολίας, οι υπάλληλοι καλούνται να συμβουλεύονται τον προϊστάμενό τους ή έναν ειδικό εμπειρογνώμονα, όπως π.χ. το νομικό τμήμα ή έναν εξωτερικό νομικό σύμβουλο, έτσι ώστε να αποτρέπεται οποιαδήποτε πιθανή ζημία και ευθύνη. Οι διευθυντές θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τους βασικούς νόμους, κανόνες και κανονισμούς που αφορούν τον τομέα ευθύνης τους. Σε περίπτωση αντικρουόμενων κανόνων, προτείνεται γενικώς στους υπαλλήλους να ακολουθούν τον αυστηρότερο. Η Marquard & Bahls δεσμεύεται ότι όλες οι επιχειρηματικές συναλλαγές θα διεξάγονται δίκαια και με διαφάνεια. Ο Όμιλος δεν θα συμμετέχει σε οποιεσδήποτε παράνομες συμφωνίες ή σε άλλες μορφές χειραγώγησης της αγοράς ούτε θα διεξάγει οποιαδήποτε μορφή άδικου και αντιδεοντολογικού εμπορίου. Η Marquard & Bahls δεν θα αποκαλύπτει ή δεν θα κοινοποιεί οποιαδήποτε ευαίσθητη πληροφορία σε άλλους με σκοπό την παρεμπόδιση του θεμιτού ανταγωνισμού. Αποτελεί ευθύνη της διοίκησης να διατηρεί ίσους και δίκαιους όρους απέναντι σε όλα τα μέρη με τα οποία ο Όμιλος διεξάγει επιχειρηματικές δραστηριότητες. Σε καμία περίπτωση η Marquard & Bahls δεν θα χρησιμοποιεί ανέντιμα ή παράνομα μέσα για την απόκτηση πλεονεκτήματος έναντι τρίτων. Όλες οι ενέργειες βασίζονται στις αρχές της εντιμότητας, της εμπιστοσύνης και της ευθύτητας. 6
Επιχειρηματικές και Οικονομικές Υποθέσεις 3 4 Λογιστικές και Οικονομικές Εκθέσεις Πνευματική Ιδιοκτησία Όλοι οι υπάλληλοι πρέπει να ενεργούν προς το συμφέρον του Ομίλου και αυστηρά στο πλαίσιο της εξουσιοδότησης που τους έχει εκχωρηθεί. Όλες οι εγγραφές για σκοπούς λογιστικής ή κατάρτισης εκθέσεων θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια κάθε συναλλαγή χωρίς να περιέχουν παραπλανητικές πληροφορίες. Η Marquard & Bahls θα διασφαλίζει ότι όλα τα λογιστικά έγγραφα είναι πλήρη, αληθή, ακριβή, επίκαιρα, ανιχνεύσιμα ως προς τη συναλλαγή που αφορούν και κατανοητά. Ο Όμιλος θα χρησιμοποιεί τις κατάλληλες διαδικασίες για να πιστοποιεί την αλήθεια, την αμεροληψία και την πληρότητα των οικονομικών εκθέσεων και όλων των σχετικών εγγράφων. Όλα τα σχετικά αρχεία και έγγραφα, είτε σε ηλεκτρονική είτε σε έντυπη μορφή, θα φυλάσσονται με ασφάλεια όπως ορίζεται από την τοπική νομοθεσία ή όπως απαιτείται από τον Όμιλο, όποιο από τα δύο ισχύει για μεγαλύτερο διάστημα. Οι ιδέες και οι γνώσεις της Marquard & Bahls αποτελούν πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία που συμβάλλουν στην ανταγωνιστικότητα και στην κερδοφορία του ομίλου. Κατά συνέπεια, όλοι οι υπάλληλοι θα διασφαλίζουν ότι αυτή η πνευματική ιδιοκτησία διαφυλάσσεται και ότι δεν θα μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε αυτή μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα. Αντίστροφα, ο Όμιλος θα χρησιμοποιεί πνευματική ιδιοκτησία τρίτων, συμπεριλαμβανομένων των διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας, πνευματικών δικαιωμάτων και εμπορικών σημάτων, μόνο κατόπιν λήψης των σχετικών δικαιωμάτων χρήσης. 7
Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Διασφάλιση 5 6 Υγεία, Ασφάλεια και Περιβάλλον Ευθύνη για τα Προϊόντα Αποτελεί πεποίθηση της Marquard & Bahls ότι η προστασία της ανθρώπινης ζωής αποτελεί την ύψιστη προτεραιότητα σε οποιαδήποτε δραστηριότητα του ομίλου. Αποτελεί καθήκον του Ομίλου να δημιουργεί ασφαλείς και υγιείς χώρους εργασίας και να παρέχει τον κατάλληλο προστατευτικό εξοπλισμό σε όλους τους υπαλλήλους και τους εργολάβους για την πρόληψη ατυχημάτων, τραυματισμών και επαγγελματικών ασθενειών. Η Marquard & Bahls θα διεξάγει τις δραστηριότητές της με οικολογικά υπεύθυνο τρόπο. Ο Όμιλος προσπαθεί να χρησιμοποιεί την ενέργεια και τους φυσικούς πόρους αποτελεσματικά και να αποφεύγει την περιβαλλοντική μόλυνση. Ο Όμιλος είναι υπεύθυνος για την ασφάλεια των εγκαταστάσεων και των γραφείων του. Για να αποφευχθούν απειλές για την ασφάλεια, κάθε υπάλληλος είναι υποχρεωμένος να δίνει την απαραίτητη προσοχή και να αναφέρει αμέσως οποιαδήποτε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή άλλα περιστατικά ασφαλείας. Τα προϊόντα και οι υπηρεσίες υπόκεινται σε υψηλά πρότυπα ασφαλείας. Η Marquard & Bahls προσπαθεί να αποφύγει τους κινδύνους για τους ανθρώπους και το περιβάλλον, την απώλεια αξίας ή τη ζημιά σε περιουσία που προκύπτουν από τα προϊόντα μας. Στην απίθανη περίπτωση που προκύψει κάποιος κίνδυνος από τα προϊόντα υπό τον έλεγχο της Marquard & Bahls, ο Όμιλος θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια να ενεργήσει άμεσα για τον εντοπισμό και την εξάλειψη των απειλών. Η Marquard & Bahls θα είναι προετοιμασμένη για μια γρήγορη και αποτελεσματική αντίδραση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για την ελαχιστοποίηση των δυνητικών επιπτώσεων τέτοιων συμβάντων, εφόσον συμβούν. Η Marquard & Bahls θα συμμορφώνεται με όλες τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις για την επισήμανση των προϊόντων και θα διεξάγει αυστηρούς ελέγχους ποιότητας. Τα Δελτία δεδομένων ασφαλείας με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα θα παρέχονται στους πελάτες. 8
Διασφάλιση 7 8 Χρήση Εταιρικών Πόρων Εμπιστευτικότητα Η Marquard & Bahls θα προστατεύει τα περιουσιακά στοιχεία της, είτε εμπράγματα είτε άυλα, και θα εξασφαλίζει την υπεύθυνη και αποτελεσματική χρήση τους. Είναι αυτονόητο ότι όλα τα περιουσιακά στοιχεία του Ομίλου χρησιμοποιούνται μόνο για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς. Οι υπάλληλοι δεν θα πρέπει να κάνουν ακατάλληλη προσωπική, παράνομη ή μη εξουσιοδοτημένη χρήση των πόρων και του εξοπλισμού του ομίλου. Όλοι οι υπάλληλοι θα πρέπει να διασφαλίζουν τις κατάλληλες πρακτικές ασφαλείας για την προστασία των συστημάτων πληροφορικής σύμφωνα με τις εσωτερικές κατευθυντήριες γραμμές. Ο Όμιλος θα προσπαθεί να βελτιώνει την οικονομική ευημερία του και αυτή των μετόχων του. Η Marquard & Bahls θα επιδιώκει την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων της, ακολουθώντας την πλέον αποδοτική διαδρομή. Παρ' όλα αυτά, όλες αυτές οι επιδιώξεις θα πρέπει να είναι σύμφωνες με τα πρότυπα του Ομίλου για την ασφάλεια και την ποιότητα. Οι εταιρικές πληροφορίες είναι ένα σημαντικό περιουσιακό στοιχείο το οποίο πρέπει να προστατεύεται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Δεν είναι επιτρεπτή η αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών σε τρίτους, είτε άμεσα είτε έμμεσα, σχετικά με οποιαδήποτε επικείμενη επιχειρηματική συναλλαγή ή άλλο εσωτερικό ζήτημα. Κανένας υπάλληλος, συμπεριλαμβανομένων των φίλων ή των συγγενών, δεν θα αποκομίζει κανένα ιδιωτικό όφελος από τη χρήση εμπιστευτικών πληροφοριών. Σε γενικές γραμμές, οι πληροφορίες θεωρούνται εμπιστευτικές εάν δεν έχουν δημοσιευθεί ή δεν έχουν διατεθεί με άλλο τρόπο στο κοινό. Όλοι οι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για την απόφασή τους να μεταφέρουν πληροφορίες. Η απώλεια ή η κλοπή πληροφοριών της εταιρείας πρέπει να αναφέρεται αμέσως. Η χρήση εμπιστευτικών πληροφοριών για εμπορικούς σκοπούς ή άλλη δοσοληψία απαγορεύεται αυστηρά. Όλα τα εξωτερικά μέρη με προσωρινή πρόσβαση στο όμιλο θα ενημερώνονται για την ανάγκη τήρησης της εμπιστευτικότητας και θα πρέπει να παρακολουθούνται στενά, προκειμένου να διασφαλίζεται ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες κοινοποιούνται μόνο ως απαιτείται. 9
Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Ακεραιότητα 9 10 Διαφθορά και Δωροδοκία Δώρα και Ψυχαγωγία Η Marquard & Bahls δεν θα συμμετέχει σε δωροδοκία ή διαφθορά. Ως εκ τούτου, δεν επιτρέπεται να παρέχει κεφάλαια ή περιουσιακά στοιχεία ως δώρα, παροχές ή οποιουδήποτε είδους εύνοιες σε τρίτα μέρη, παρά μόνο στο βαθμό που τα εν λόγω δώρα είναι αμελητέα και σε συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία και δεν παρέχονται με την προσδοκία ή/και τη σκέψη οποιασδήποτε ενέργειας από τον παραλήπτη. Απαγορεύεται αυστηρά η προσφορά, η παροχή, η επιδίωξη ή η λήψη οποιασδήποτε μορφής δωροδοκίας ή προμήθειας. Η Marquard & Bahls θα προωθήσει αυτές τις αρχές στις κοινοπραξίες. Κανένας υπάλληλος ή συγγενής δεν θα πρέπει να δέχεται δώρα «σημαντικής» αξίας από τους επιχειρηματικούς εταίρους. Όλα αυτά τα δώρα θα πρέπει να επιστέφονται μαζί με τη δήλωση ότι η αποδοχή τους δεν επιτρέπεται. Εάν η επιστροφή του δώρου θεωρείται προσβλητική ή απρεπής, ενδέχεται να γίνει αποδεκτό και να περάσει στον όμιλο για περαιτέρω διάθεση (π.χ. φιλανθρωπικούς σκοπούς). Σε κάθε περίπτωση, ένα τέτοιο περιστατικό θα πρέπει να αναφέρεται αμέσως στην τοπική διοίκηση. Όλοι οι υπάλληλοι θα πρέπει να επιδεικνύουν τη δέουσα προσοχή και να χρησιμοποιούν την κοινή λογική όταν συμμετέχουν σε δραστηριότητες ψυχαγωγίας με τους επιχειρηματικούς εταίρους. Όλες οι μορφές επιχειρηματικής ψυχαγωγίας που παρέχονται και λαμβάνονται θα πρέπει να είναι περιστασιακές και σεμνές και να προορίζονται μόνο για την εξυπηρέτηση νόμιμων επιχειρηματικών στόχων. 10
Ακεραιότητα 11 12 Συγκρούσεις Συμφερόντων Πολιτικές Δραστηριότητες Οι υπάλληλοι θα πρέπει να ενεργούν πάντοτε προς το συμφέρον της Marquard & Bahls. Κανένας υπάλληλος δεν θα πρέπει να συμμετέχει σε οποιαδήποτε δραστηριότητα ή να έχει προσωπικό συμφέρον που συγκρούεται με το συμφέρον της εταιρείας. Είναι επιτακτική ανάγκη να εκτελούμε τα καθήκοντά μας με εντιμότητα, αντικειμενικότητα και αποτελεσματικότητα. Πιθανή εξωτερική απασχόληση και συνεργασίες ενδέχεται να δημιουργήσουν σύγκρουση συμφερόντων. Κάθε δραστηριότητα (π.χ. δεύτερη δουλειά, παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, θέση διευθυντή) για μια τρίτη εταιρεία που είναι ανταγωνιστής, πελάτης ή προμηθευτής αγαθών ή υπηρεσιών του Ομίλου δεν είναι επιτρεπτή. Σημαντικές επενδύσεις σε ένα από τα παραπάνω μέρη απαιτούν γραπτή έγκριση της τοπικής διοίκησης. Μια οικογενειακή ή προσωπική σχέση δεν θα πρέπει να επηρεάζει οποιαδήποτε επιχειρηματική απόφαση. Κανένας υπάλληλος δεν θα πρέπει να κάνει κατάχρηση της θέση του στην εταιρεία προκειμένου να εξυπηρετεί ιδιωτικά συμφέροντα, οικονομικά ή άλλα. Η Marquard & Bahls έχει την ευθύνη να κοινοποιεί τη θέση της σχετικά με θέματα που την αφορούν. Ενώ αυτό συνήθως γίνεται μέσω εμπορικών και βιομηχανικών ενώσεων, ο Όμιλος διατηρεί το δικαίωμα να συμμετέχει απευθείας στον πολιτικό διάλογο για θέματα που εγείρουν δικαιολογημένη ανησυχία. Ο Όμιλος επιτρέπει στους υπαλλήλους του να συμμετάσχουν σε κοινωνικές ή πολιτικές δραστηριότητες. Ωστόσο, οι εν λόγω δραστηριότητες δεν θα πρέπει να συγκρούονται με την εργασία του Ομίλου και θα πρέπει να λαμβάνουν χώρα κατά τον ελεύθερο χρόνο του υπαλλήλου και με δικά του έξοδα. Επιπρόσθετα, η σχέση του υπαλλήλου με τον Όμιλο δεν θα πρέπει ποτέ να διαδραματίζει οποιονδήποτε ρόλο σε αυτές τις δραστηριότητες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε περιπτώσεις όπου ένας υπάλληλος εκφράζει οποιαδήποτε προσωπική γνώμη δημοσίως. Η Marquard & Bahls δεν θα ανεχτεί οποιαδήποτε συμπεριφορά η οποία έχει ως στόχο να αμαυρώσει τη φήμη οποιασδήποτε εταιρείας του Ομίλου. 11
Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Άνθρωποι 13 14 Διακρίσεις Ίσες Ευκαιρίες Η Marquard & Bahls σέβεται τους υπαλλήλους της και τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη και τα αντιμετωπίζει με αξιοπρέπεια και σεβασμό. Η εργασία και η δημιουργικότητα των υπαλλήλων της αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα περιουσιακά στοιχεία της. Για αυτούς τους λόγους, ο Όμιλος πρέπει να αναπτύξει ένα εργασιακό περιβάλλον αμοιβαίας εμπιστοσύνης, στο οποίο όλοι οι υπάλληλοι θα αλληλεπιδρούν με τους άλλους με σεβασμό και με δίκαιο, ευγενικό και ανοικτό τρόπο. Ο Όμιλος δεσμεύεται επίσης να διατηρεί ένα εργασιακό περιβάλλον χωρίς διακρίσεις και παρενοχλήσεις. Δεν επιτρέπεται να γίνονται διακρίσεις εναντίον οποιουδήποτε προσώπου λόγω εθνικής καταγωγής, φυλής, εθνικότητας, θρησκείας, φύλου, ηλικίας, αναπηρίας, σεξουαλικού προσανατολισμού ή για άλλους λόγους. Η Marquard & Bahls προωθεί τις ίσες ευκαιρίες και την ποικιλομορφία, στοιχεία που αποτιμώνται ως σημαντικοί παράγοντες για την επιτυχία της. Κάθε υπάλληλος έχει ίση ευκαιρία για την ανάπτυξη των δεξιοτήτων και των ταλέντων του. Ο Όμιλος παρέχει κατάρτιση και εκπαίδευση ειδικά για την εργασία σε όλους τους υπαλλήλους που υποστηρίζονται από εσωτερικά πρότυπα, διαδικασίες και οδηγίες. Η Marquard & Bahls θα διασφαλίζει ότι οι σχετικές με την απασχόληση αποφάσεις, όπως η πρόσληψη, η αξιολόγηση, η αποζημίωση και ο τερματισμός βασίζονται αποκλειστικά και μόνο στα προσόντα, στην απόδοση και σε άλλους παράγοντες σχετικούς με την εργασία των αιτούντων. 12
Άνθρωποι 15 16 Κοινωνική Ευθύνη Εργασιακά Πρότυπα Οι δράσεις της Marquard & Bahls δεν θα πρέπει να είναι μόνο προς το συμφέρον του ομίλου, αλλά και προς το συμφέρον της κοινωνίας. Ο Όμιλος θα συμμετέχει σε ανοικτό και διαφανή διάλογο και διαβούλευση με κοινότητες και άλλους εκπροσώπους της κοινωνίας των πολιτών, που έχουν έννομο ενδιαφέρον για τις επιχειρήσεις μας. Η Marquard & Bahls θα σέβεται τα θεμελιώδη δικαιώματα κάθε ανθρώπου και δεν θα παραβιάζει την ιδιωτική ζωή των υπαλλήλων της. Κάθε υπάλληλος είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση του σεβασμού των ανθρωπίνων δικαιωμάτων και των βασικών κοινωνικών προτύπων. Θα λάβουμε τα απαιτούμενα προληπτικά μέτρα προκειμένου όλες οι επιχειρηματικές δραστηριότητες να σταθμίζονται όσον αφορά τη δυνητική επίδρασή τους στην κοινωνία, ανεξαρτήτως του τόπου όπου δραστηριοποιείται ο Όμιλος. Η Marquard & Bahls θα παρέχει στους υπαλλήλους της ένα αξιοπρεπές και επαγγελματικό περιβάλλον εργασίας και μια δίκαιη αποζημίωση. Επίσης, θα συμμορφωνόμαστε με τα πρότυπα της Διεθνούς Οργάνωσης Εργασίας. Η παιδική και η καταναγκαστική εργασία δεν είναι ανεκτές. Η ηλικία απασχόλησης δεν θα πρέπει να είναι μικρότερη από την ηλικία συμπλήρωσης της υποχρεωτικής σχολικής φοίτησης και σε καμία περίπτωση δεν θα είναι μικρότερη των 15 ετών. Η απασχόληση πρέπει να επιλέγεται ελεύθερα και οι εργασιακές σχέσεις θα πρέπει να καθορίζονται στη βάση των μορφών απασχόλησης που αναγνωρίζονται από την εθνική νομοθεσία και πρακτική. Οι υπάλληλοι απαγορεύεται αυστηρά να εργάζονται όταν η απόδοσή τους επηρεάζεται από αλκοόλ, άλλες ουσίες ή φαρμακευτική αγωγή, είτε όταν χρησιμοποιούνται με ακατάλληλο τρόπο είτε όταν εμποδίζουν την απόδοσή τους. 13
Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Συμμόρφωση με τον Κώδικα»» Οδηγός λήψης αποφάσεων Ευθύνες και Παραβιάσεις Στην καθημερινή εργασία συχνά πρέπει να λαμβάνονται αποφάσεις σχετικά με το κατά πόσο ορισμένες ενέργειες είναι κατάλληλες. Προκειμένου να ληφθούν οι σωστές αποφάσεις, διασφαλίστε ότι: Όλες οι ενέργειες είναι σύμφωνες με τη νομοθεσία και όλες τις εντολές, τους κανονισμούς και τις πολιτικές του Ομίλου Οι δραστηριότητες είναι ασφαλείς και δεν θέτουν σε κίνδυνο τους ανθρώπους ή το περιβάλλον Προστατεύεται η φήμη του Ομίλου Οι ενέργειες είναι προς το συμφέρον του Ομίλου Δεν γίνονται διακρίσεις εναντίον συναδέλφων ή τοποθέτησή τους σε μειονεκτική θέση Όλες οι ενέργειες αναλαμβάνονται υπεύθυνα απέναντι στην περιβάλλουσα κοινότητα Η συμπεριφορά του Ομίλου θα πρέπει να θεωρείται αποδεκτή όταν κρίνεται από άλλους Εάν ένας υπάλληλος ενημερωθεί σχετικά με οποιαδήποτε παραβίαση του παρόντος Κώδικα ή οποιουδήποτε άλλου νόμου ή κανονισμού, είναι ευθύνη του να ενημερώνει αμέσως σχετικά με το θέμα. Κανονικά, αυτό πρέπει να γίνεται εντός της εταιρείας στην οποία εργάζεται. Σε περίπτωση που η τοπική υποβολή αναφοράς δεν είναι κατάλληλη ή αποτελεσματική, θα πρέπει να υπάρξει επικοινωνία με την κεντρική Ομάδα Συμμόρφωσης. Γι' αυτόν το σκοπό, έχει δημιουργηθεί ένα σύστημα καταγγελίας με ειδικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου που παρατίθενται σε αυτό το κεφάλαιο. Η μη συμμόρφωση με τον Κώδικα λαμβάνεται σοβαρά υπόψη και είναι δυνατό να οδηγήσει σε πειθαρχικά μέτρα. Σε περίπτωση που ένας υπάλληλος έχει αμφιβολίες σχετικά με το κατά πόσο η δράση του είναι σύμφωνη με τις εν λόγω αρχές, καλείται να συζητήσει το θέμα ανοικτά εντός της εταιρείας του. Είναι καλύτερο να ρωτήσετε παρά να αντιμετωπίσετε τις συνέπειες μιας λανθασμένης απόφασης. Όλοι οι υπάλληλοι θα πρέπει να αισθάνονται άνετα να επικοινωνούν με τα μέλη της Ομάδας Συμμόρφωσης ανά πάσα στιγμή. 14
Συμμόρφωση με τον Κώδικα»» Σύστημα καταγγελίας Επικοινωνία Ως αναπόσπαστο μέρος του παρόντος Κώδικα, έχει δημιουργηθεί ένα σύστημα καταγγελίας. Είναι ένα εργαλείο που δίνει σε όλους τους υπαλλήλους παγκοσμίως τη δυνατότητα κεντρικής αναφοράς παραβιάσεων του Κώδικα. Μπορείτε επίσης να επικοινωνείτε με την Ομάδα Συμμόρφωσης για διευκρινίσεις ή συμβουλές σχετικά με τον Κώδικα. Ανεξάρτητα από την επιλογή του διαύλου επικοινωνίας, όλοι οι προβληματισμοί θα λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και θα διερευνώνται άμεσα. Η ανωνυμία του υπαλλήλου θα είναι διασφαλισμένη, εάν προτιμάται. Οποιαδήποτε μορφή αντιποίνων εναντίον ανθρώπων που, καλή τη πίστει, αναφέρουν μια πιθανή παραβίαση ή που συμμετέχουν σε μια έρευνα, ακόμα και αν δεν βρεθούν επαρκή αποδεικτικά στοιχεία που να τεκμηριώνουν τον προβληματισμό, δεν θα είναι ανεκτή. Προκειμένου να διασφαλιστεί το υψηλότερο επίπεδο εμπιστευτικότητας, έχουν δημιουργηθεί ειδικά συστήματα επικοινωνίας. Είναι εντελώς απομονωμένα από τις υπόλοιπες γραμμές επικοινωνίας της εταιρείας. Αυτά περιλαμβάνουν: Ειδικές τηλεφωνικές γραμμές Προστατευμένη πρόσβαση σε φωνητικά μηνύματα με κωδικό pin Ειδικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ξεχωριστό διακομιστή Συσκευές φαξ προσβάσιμες μόνο στα μέλη της Ομάδας Συμμόρφωσης Οι πληροφορίες θα αποθηκεύονται μόνο σε τοπικούς σκληρούς δίσκους με κωδικό πρόσβασης ή/και σε ασφαλή ντουλάπια. 15
Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Συμμόρφωση με τον Κώδικα»» Ομάδα Συμμόρφωσης Έρευνα Θα μπορείτε να επικοινωνήσετε με τα ακόλουθα μέλη της Ομάδας Συμμόρφωσης απευθείας για να ζητήσετε συμβουλές ή για να αναφέρετε οποιαδήποτε παραβίαση παρατηρήσατε: κος Jörg Walter Τηλέφωνο: +49 1805 304071 Φαξ: +49 1805 304072 joerg.walter@mbcompliance.de κα Uta Weiß Τηλέφωνο: +49 1805 304073 Φαξ: +49 1805 304074 uta.weiss@mbcompliance.de κος Santokh Advani Τηλέφωνο: +49 1805 304075 Φαξ: +49 1805 304076 santokh.advani@mbcompliance.de Σε περίπτωση που ένας υπάλληλος επιθυμεί να υποβάλει αναφορά σε οποιαδήποτε άλλη γλώσσα, καλείται να στείλει το μήνυμα ή τα έγγραφα μέσω e-mail ή φαξ. Τα μέλη της Ομάδας Συμμόρφωσης θα διασφαλίσουν μια επικυρωμένη μετάφραση από ανεξάρτητη μεταφραστική εταιρεία. Τα μέλη της Ομάδας Συμμόρφωσης θα ερευνήσουν ανεξάρτητα κάθε θέμα που αναφέρεται και αφορά την τοπική διοίκηση. Δεν θα γίνει ανεκτή οποιαδήποτε άσκηση επιρροής ή πίεσης στα άτομα που εμπλέκονται στην έρευνα. Το Διοικητικό Συμβούλιο θα πρέπει να ενημερώνεται τακτικά σχετικά με το είδος, την ουσία και την κατάσταση των θεμάτων που έχουν αναφερθεί. Σε επείγουσες περιπτώσεις, το Διοικητικό Συμβούλιο θα ενημερώνεται αμέσως. Σε περίπτωση που υπάρχει οποιαδήποτε κατηγορία εναντίον μελών της Ομάδας Συμμόρφωσης, οι υπάλληλοι καλούνται να επικοινωνήσουν με τα άλλα μέλη. Σε περίπτωση που υπάρχει κατηγορία εναντίον ενός ή περισσοτέρων μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, η Ομάδα Συμμόρφωσης θα πρέπει να φέρνει αντιμέτωπο αρχικά το αντίστοιχο μέλος(η) του Διοικητικού Συμβουλίου με το θέμα. Εάν η κατηγορία θεωρείται δικαιολογημένη και σοβαρή, η Ομάδα Συμμόρφωσης πρέπει να αναφέρει το ζήτημα στο Εποπτικό Συμβούλιο. 16
Εταιρεία www.marquard-bahls.com www.mabanaft.com www.oiltanking.com www.skytanking.com www.bomin.com www.unitedbulkterminals.com www.mabagas.com www.oil-tankstellen.de www.newsco.ca www.carbonbay.com www.petronord.de www.gma-analytik.de 17
Marquard & Bahls Κώδικας Δεοντολογίας Υποκαταστήματα & θυγατρικές 18
Υποκαταστήματα & θυγατρικές Ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης: 11/2014 19
Marquard & Bahls AG Admiralitätstraße 55 20459 Hamburg Germany www.marquard-bahls.com Status: 01.2015