8 Ο στρατηγικός σχεδιασμός 8.1 Ο χαρακτήρας του στρατηγικού μάνατζμεντ Οι στρατηγικές αποφάσεις έχουν τα εξής χαρακτηριστικά: Σχετίζονται με τους σκοπούς και την αποστολή του οργανισμού. Αναφέρονται στη συσχέτιση των δραστηριοτήτων του οργανισμού με το περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργεί καθώς επίσης και στη συσχέτιση των δραστηριοτήτων με τους πόρους του οργανισμού. Επηρεάζουν άμεσα τις λειτουργικές αποφάσεις του οργανισμού Λαμβάνουν υπ όψη τις αξίες και τις προσδοκίες των μετόχων και όσων γενικά έχουν συμφέροντα στον οργανισμό. Συνήθως έχουν μακροπρόθεσμες επιπτώσεις. Ειδικότερα στο δημόσιο και στον μη κερδοσκοπικό τομέα, το περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργεί ο οργανισμός είναι κρίσιμος παράγοντας. Η νομοθεσία για παράδειγμα που ρυθμίζει τη λειτουργία του οργανισμού παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στη διαμόρφωση της στρατηγικής του. Το ίδιο συμβαίνει και με την πολιτική διάσταση που έχει βεβαίως κεντρική θέση στη στρατηγική των οργανισμών του Δημόσιου Τομέα. 69
8.2 Το υπόβαθρο της στρατηγικής Από τις αρχές της δεκαετίας του 50 στο σύνολο σχεδόν των θεωριών περί μάνατζμεντ, έχει κυριαρχήσει η ανάλυση του όρου «Στρατηγικό Μάνατζμεντ», που προσδιορίζει την έννοια της χάραξης κατευθυντήριων γραμμών στα πλαίσια της Διοίκησης. Τα βασικά θέματα που απασχόλησαν τη χάραξη στρατηγικής, οι τεχνικές που χρησιμοποιήθηκαν και οι επιπτώσεις στη λειτουργία των οργανισμών, τα τελευταία πενήντα χρόνια, έχει διαφανεί η τάση, που κυριαρχεί μέχρι σήμερα, αντικατάστασης των αρχικών ντετερμινιστικών συστημάτων κεντρικού σχεδιασμού από άλλα, περισσότερο ευέλικτα, αποκεντρωμένα και συντονισμένα μεταξύ τους υποστηρικτικά συστήματα. 8.3 Επίπεδα στρατηγικών αποφάσεων Η στρατηγική δεν αναφέρεται μόνο στο σύνολο του οργανισμού αλλά και στα επιμέρους τμήματά του, ή ακόμα και σε μεμονωμένα στελέχη του. Στρατηγικές αποφάσεις λαμβάνονται σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού, από τη διαμόρφωση της εταιρικής στρατηγικής που γίνεται από την κορυφή μέχρι τις επιχειρηματικές αποφάσεις και τις λειτουργικές αποφάσεις που αναφέρονται στην καθημερινή πρακτική. Η διαμόρφωση της στρατηγικής του οργανισμού γίνεται στο υψηλότερο επίπεδο και επηρεάζει το σύνολο των λειτουργιών του. Στο δημόσιο τομέα, η στρατηγική διαμορφώνεται από την πολιτική ηγεσία της κάθε υπηρεσίας και αντανακλά τις προτεραιότητες της εκάστοτε κυβέρνησης αλλά και τις κοινωνικές πιέσεις. Οι επιχειρηματικές 70
αποφάσεις λαμβάνονται από τεχνοκράτες και μάνατζερ και αναφέρονται σε ζητήματα όπως είναι η είσοδος σε μια νέα αγορά. Τέλος, οι λειτουργικές αποφάσεις αναφέρονται στην καθημερινή πρακτική και λειτουργία του οργανισμού και λαμβάνονται από τους τοπικούς προϊστάμενους, διευθυντές κ.λπ. των υπηρεσιών προκειμένου να βελτιώσουν την αποδοτικότητα των εργαζόμενων και την ποιότητα των παρεχομένων υπηρεσιών. 8.4 Το μοντέλο του Mintzberg 27 Το μοντέλο που διαμόρφωσε ο Henry Mintzberg το 1994, χαρακτηρίζει τη διαδικασία χάραξης στρατηγικής ως μια ανομοιογενή δυναμική κίνηση και την παρομοιάζει με την κίνηση των νερών του ωκεανού. Σύμφωνα λοιπόν με τον Mintzberg, η κίνηση του ωκεανού παρουσιάζει τα εξής χαρακτηριστικά: Τακτικές διακυμάνσεις, λόγω της παλίρροιας. Σταθεροί παράγοντες που μεταβάλλονται ελάχιστα, όπως για παράδειγμα τα βαθιά θαλάσσια ρεύματα. Περίοδοι αστάθειας και αβεβαιότητας, όπως οι καταιγίδες που αναστατώνουν την επιφάνεια της θάλασσας. Σποραδικά βίαια φαινόμενα που αλλάζουν όλα τα δεδομένα, όπως για παράδειγμα ένα παλιρροιακό κύμα. Τα χαρακτηριστικά αυτά μπορούν αντίστοιχα να περιγράψουν τα μοτίβα με βάση τα οποία μεταβάλλεται και εξελίσσεται η στρατηγική των οργανισμών: 27 Βλ. H. Mintzberg, The Rise and Fall of Strategic Planning, New York, Free Press, 1994 71
Τακτικές διακυμάνσεις, όπως για παράδειγμα οι αναπροσαρμογές των επιτοκίων. Σταθεροί παράγοντες, όπως η γενικά αποδεκτή πολιτική του κοινωνικού κράτους. Αστάθεια και αβεβαιότητα, όπως συμβαίνει για παράδειγμα σε ορισμένους τομείς που εξαρτώνται από κρατικές επιχορηγήσεις. Μεγάλες αλλαγές που επηρεάζουν όλους τους τομείς της αγοράς, όπως είναι το κύμα ιδιωτικοποιήσεων τα τελευταία δεκαπέντε χρόνια. Το μοντέλο αυτό περιγράφει τις διαδικασίες μέσα από τις οποίες μεταβάλλεται η στρατηγική των οργανισμών όχι μόνο του ιδιωτικού αλλά και του δημόσιου ή ακόμα και του εθελοντικού τομέα. Ο Mintzberg καθορίζει διαφορετικά είδη στρατηγικής, με βάση το κριτήριο της σκοπιμότητας. Η στρατηγική χαρακτηρίζεται εσκεμμένη ή προγραμματισμένη (deliberate strategy) όταν τα αποτελέσματα που προκύπτουν είχαν προβλεφθεί και το σύνολο του οργανισμού συμφωνούσε ότι είναι επιθυμητά. Στο αντίθετο άκρο βρίσκεται η προκύπτουσα ή αναδυόμενη στρατηγική (emergent strategy), της οποίας τα αποτελέσματα δεν είχαν προβλεφθεί και σχεδιαστεί εκ των προτέρων. Συνήθως, η στρατηγική του Δημόσιου Τομέα βρίσκεται πιο κοντά στη δεύτερη περίπτωση, καθώς οι πολιτικές πιέσεις και τα θέματα που κυριαρχούν στην επικαιρότητα οδηγούν στην άμεση λήψη στρατηγικών αποφάσεων χωρίς να έχει προηγηθεί λεπτομερής σχεδιασμός και προγραμματισμός και χωρίς να έχουν μελετηθεί επαρκώς τα πιθανά αποτελέσματα. Μεταξύ πάντως των δύο άκρων της εσκεμμένης και της προκύπτουσας στρατηγικής υπάρχουν πολλές ενδιάμεσες μορφές που χαρακτηρίζονται ανάλογα με τον βαθμό προβλεψιμότητας του 72
περιβάλλοντος και ελέγχου των αποτελεσμάτων. Τα στοιχεία αυτά σχηματοποιούνται στον πίνακα που ακολουθεί: Πίνακας 2.1. Μορφές Στρατηγικής Στρατηγική Χαρακτηριστικά Εσκεμμένη Απολύτως σκόπιμη και χωρίς εκπλήξεις Σχεδιασμένη Λεπτομερώς σχεδιασμένη στο πλαίσιο ενός προβλέψιμου περιβάλλοντος Ο σχεδιασμός υπαγορεύεται από ένα Επιχειρηματική προσωπικό όραμα που «επιβάλλεται» στον οργανισμό Ιδεολογική Το όραμα είναι κοινό σε όλα τα μέλη του οργανισμού Χαλαρός έλεγχος, συνήθως λόγω «Ομπρέλα» πολύπλοκου και ευμετάβλητου περιβάλλοντος Διαδικαστική Ο έλεγχος ασκείται μέσω επιρροής από την ηγεσία Αυτόνομη Εφαρμόζεται μόνο από ένα τμήμα του οργανισμού Συναινετική Προκύπτει από συναινετικές διαδικασίες Επιβαλλόμενη Επιβάλλεται στον οργανισμό από εξωτερικά στοιχεία Προκύπτουσα Δεν είναι αποτέλεσμα σχεδιασμού, αλλά εξωτερικών γεγονότων (πηγή: Blundell & Murdock 1997) 28. 28 Brian Blundell & Alex Murdock, Managing in the Public Sector (A continuum of strategic types) p.202, Butterworth Heinemann, Oxford, 1997 73
8.5 Στρατηγικός σχεδιασμός στην τοπική αυτοδιοίκηση Όπως έχει ήδη γίνει φανερό από όλα όσα αναφέρθηκαν στα προηγούμενα κεφάλαια, ο Δημόσιος Τομέας και ειδικότερα οι φορείς της τοπικής αυτοδιοίκησης διέρχονται μια περίοδο σημαντικών αλλαγών, ως προς τον τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας τους, αλλά και ως προς το ρόλο τους και τις αρμοδιότητές τους. Προκειμένου να διαχειριστούν με επιτυχία τη μετάβασή τους από το παλαιότερο στο νέο καθεστώς, οι μάνατζερ του Δημόσιου Τομέα και της τοπικής αυτοδιοίκησης πρέπει να εστιάσουν στα ακόλουθα βασικά σημεία: Συνεργασία / Συντονισμός Τήρηση αρχείων Προσωπικό Οικονομικά θέματα Οι προοπτικές συνεργασίας, είτε μεταξύ υπηρεσιών της τοπικής αυτοδιοίκησης, είτε με εξωτερικούς φορείς, πρέπει να εξετάζονται προσεκτικά ως προς τη σκοπιμότητα και τη βιωσιμότητά τους. Επίσης, πρέπει να εξασφαλίζεται η νομιμότητα των σχημάτων συνεργασίας και να αποδεικνύεται το όφελος για το δημόσιο τομέα. Η τήρηση λεπτομερών αρχείων είναι απαραίτητη σε κάθε στάδιο λειτουργίας του οργανισμού, είναι όμως ιδιαίτερα κρίσιμη σε περιόδους αλλαγών και αναδιοργάνωσης. Τα πλήρη, σωστά ταξινομημένα και εύκολα προσβάσιμα αρχεία (με πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό, τα οικονομικά του οργανισμού, τις παρεχόμενες υπηρεσίες, τις συμβάσεις κ.τ.λ.) εξασφαλίζουν τη συνέχεια της λειτουργίας και τη διατήρηση του επιπέδου των παρεχομένων υπηρεσιών. 74
Το προσωπικό είναι το σημαντικότερο κεφάλαιο του οργανισμού και σε μεταβατικές περιόδους μεγάλων στρατηγικών αλλαγών πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη σημασία στην αξιοποίηση των γνώσεων και των δεξιοτήτων των στελεχών του οργανισμού. Επίσης, πρέπει να εντοπίζονται οι άνθρωποι κλειδιά, αυτοί δηλαδή που κατέχουν ικανότητες απαραίτητες για τη σωστή λειτουργία του οργανισμού και να τους παρέχονται τα κατάλληλα κίνητρα ώστε να παραμείνουν στον οργανισμό. Η προσοχή στα οικονομικά θέματα είναι δεδομένη, ωστόσο σε περιόδους στρατηγικών αλλαγών αποκτά ακόμα μεγαλύτερη σημασία η σχολαστικότητα και η σωστή τήρηση αρχείων. 75
76