Περιεχόμενα. Πρόλογος... 15

Περιεχόμενα Πρόλογος... 15 Επισκόπηση υπολογιστικών φύλλων... 19 Τι είναι υπολογιστικό φύλλο;...19 Ιστορική αναδρομή...20 Χρησιμότητα των υπολογιστικών φύλλων...21 Αδυναμίες των υπολογιστικών φύλλων...23 Κριτήρια αξιολόγησης υπολογιστικών φύλλων...24 1. Εξοικείωση με το Excel... 31 1.1. Εκκίνηση του Excel...31 1.2. Μετακίνηση μέσα σε φύλλο εργασίας...37 1.3. Περιοχές κελιών...38 1.4. Επιλογή κελιών...39 1.5. Εισαγωγή, τροποποίηση και αντικατάσταση δεδομένων σε φύλλο εργασίας...40 1.5.1. Εισαγωγή κειμένου... 43 1.5.1.1. Γρήγορη εισαγωγή σειράς αλφαριθμητικών... 44 1.5.2. Εισαγωγή αριθμών, ημερομηνιών και ωρών... 46 1.5.2.1. Γρήγορη εισαγωγή αριθμητικών σειρών... 48 1.5.2.2. Γρήγορη εισαγωγή σειράς ημερών, μηνών, ημερομηνιών, ωρών... 50 1.5.3. Δημιουργία και καταχώριση προσαρμοσμένων λιστών... 51

6 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 1.5.4. Εισαγωγή τύπων και συναρτήσεων... 54 1.5.5. Εισαγωγή ειδικών χαρακτήρων και συμβόλων... 54 1.6. Αναζήτηση βοήθειας...55 1.7. Αποθήκευση βιβλίου εργασίας...56 1.7.1. Αλλαγή της προεπιλεγμένης θέσης αποθήκευσης των βιβλίων εργασίας... 57 1.8. Κλείσιμο βιβλίου εργασίας...58 1.9. Άνοιγμα βιβλίου εργασίας...58 1.10. Δημιουργία βιβλίου εργασίας...59 1.11. Τερματισμός του Excel...60 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Κατάστρωση ισολογισμού της εταιρίας Δρομέας»...61 2. Βασικοί χειρισμοί φύλλου εργασίας... 67 2.1. Γρήγορη συμπλήρωση κελιών με χρήση της Αυτόματης Συμπλήρωσης...67 2.2. Μετακίνηση κελιών...69 2.3. Αντιγραφή κελιών...71 2.3.1. Χρήση του Προχείρου του Office για επικόλληση πολλών στοιχείων δεδομένων από διαφορετικές εφαρμογές... 73 2.3.2. Αντιγραφή δεδομένων από το Word στο Excel και αντιστρόφως... 73 2.4. Παρεμβολή κελιών...75 2.5. Διαγραφή περιεχομένων και μορφοποιήσεων κελιών...75 2.6. Εισαγωγή και διαγραφή γραμμών και στηλών...76 2.7. Διαγραφή κελιών...76 2.8. Εισαγωγή κελιών...77 2.9. Απόκρυψη και επανεμφάνιση γραμμών και στηλών...77 2.10. Ρύθμιση πλάτους στήλης και ύψους γραμμής...77 2.11. Προσθήκη σχολίων...79 2.12. Εύρεση και αντικατάσταση δεδομένων και μορφοποιήσεων...82 2.13. Ορθογραφικός έλεγχος...84 2.14. Αναίρεση προηγούμενων ενεργειών...86 2.15. Μεγέθυνση/σμίκρυνση της προβολής του φύλλου εργασίας...87 2.16. Διαίρεση παράθυρου...87 3. Εργασία με τύπους και συναρτήσεις... 89 3.1. Καταχώριση και αντιγραφή τύπων...89 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Καταγραφή τιμών προϊόντων. Υπολογισμός ποσών και ποσοστών μεταβολής»...94

Περιεχόμενα 7 3.1.1. Σχετικές, απόλυτες και μικτές αναφορές κελιών... 98 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Συνυπολογισμός του ΦΠΑ σε τιμές προϊόντων και υπηρεσιών»...99 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Δημιουργία πίνακα μισθολογίου»...104 3.2. Συναρτήσεις...110 3.2.1. Καταχώριση συνάρτησης με πληκτρολόγηση... 112 3.2.2. Χρήση του κουμπιού «Εισαγωγή συνάρτησης»... 112 3.2.3. Γρήγορη άθροιση περιοχής κελιών... 115 3.2.4. Γρήγορη εκτέλεση συνηθισμένων υπολογισμών σε γειτονικά κελιά... 116 3.2.5. Προβολή αποτελεσμάτων συνηθισμένων υπολογισμών στη γραμμή κατάστασης... 117 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Ανάλυση πωλήσεων»...118 3.3. Ονομασία κελιών και περιοχών χρήση ονομάτων σε τύπους και συναρτήσεις...121 3.4. Έλεγχος τύπων φύλλου εργασίας...125 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Αξιολόγηση αιτήσεων αποδοχής για μεταπτυχιακές σπουδές»...128 4. Μορφοποίηση φύλλου εργασίας... 135 4.1. Αλλαγή γραμματοσειράς ή μεγέθους γραμματοσειράς...135 4.1.1. Αλλαγή της προεπιλεγμένης γραμματοσειράς ή μεγέθους γραμματοσειράς... 136 4.2. Εφαρμογή επιπλέον μορφοποιήσεων γραμματοσειράς...136 4.3. Στοίχιση περιεχομένου κελιού...137 4.4. Μορφή αριθμών και ημερομηνιών...141 4.5. Εφαρμογή περιγράμματος σε κελιά...142 4.6. Γέμισμα κελιών με χρώμα ή εφέ...144 4.7. Αντιγραφή μορφοποιήσεων...145 4.8. Εύρεση και αντικατάσταση μορφοποιήσεων...146 4.9. Εφαρμογή στυλ σε κελιά...148 4.10. Μετατροπή περιοχής κελιών σε πίνακα...149 4.11. Κατάργηση γραμμών πλέγματος φύλλου εργασίας...151 4.12. Προσθήκη φόντου σε φύλλο εργασίας...151

8 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 5. Προχωρημένοι χειρισμοί φύλλου εργασίας... 153 5.1. Ταξινόμηση δεδομένων...153 5.2. Σταθεροποίηση τμημάτων φύλλου εργασίας...164 5.3. Προστασία κελιών από ανεπιθύμητες καταχωρίσεις και μεταβολές...167 5.3.1. Επικύρωση δεδομένων... 168 5.3.2. Προστασία κελιών και απόκρυψη τύπων... 174 6. Εργασία με πολλά φύλλα εργασίας και διαχείριση βιβλίων εργασίας... 177 6.1. Προσθήκη φύλλων εργασίας σε βιβλίο εργασίας...177 6.1.1. Επιλογή πολλών φύλλων εργασίας... 178 6.1.2. Μετονομασία φύλλου εργασίας... 179 6.1.3. Εισαγωγή φύλλων εργασίας... 179 6.1.4. Διαγραφή φύλλων εργασίας... 180 6.1.5. Απόκρυψη και επανεμφάνιση φύλλων εργασίας... 180 6.1.6. Μετακίνηση φύλλων εργασίας... 180 6.1.7. Αντιγραφή φύλλων εργασίας... 181 6.1.8. Ταυτόχρονη εργασία σε περισσότερα από ένα φύλλα εργασίας... 181 6.2. Αναφορές σε κελιά άλλων φύλλων ή βιβλίων εργασίας...182 6.2.1. Χρήση τριδιάστατων αναφορών σε τύπους... 183 6.3. Στατιστικοί υπολογισμοί σε πολλά φύλλα εργασίας με χρήση του εργαλείου Συνολική Εικόνα. Παράδειγμα δημιουργίας συγκεντρωτικής κατάστασης πωλήσεων της γαλακτοβιομηχανίας ΠΡΟΓΑΛ...184 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Δημιουργία μισθοδοτικών καταστάσεων και υπολογισμός ετήσιων αποδοχών»...191 6.4. Προστασία δομής βιβλίου εργασίας...198 6.5. Προστασία βιβλίου εργασίας με κωδικό...199 7. Διαμόρφωση και εκτύπωση φύλλων εργασίας... 203 7.1. Προεπισκόπηση εκτύπωσης φύλλου εργασίας...204 7.2. Διαμόρφωση σελίδας εκτύπωσης...205 7.2.1. Προβολή φύλλου εργασίας σε Διάταξη Σελίδας... 205 7.2.2. Αλλαγή προσανατολισμού σελίδας... 206 7.2.3. Διαχωρισμός φύλλου εργασίας σε σελίδες... 206 7.2.4. Κεφαλίδες και υποσέλιδα... 207 7.2.5. Αρίθμηση σελίδων φύλλων εργασίας... 209 7.2.6. Αλλαγή κλίμακας εκτύπωσης... 210

Περιεχόμενα 9 7.2.7. Προβολή και εκτύπωση των γραμμών πλέγματος και των ονομάτων γραμμών και στηλών... 211 7.2.8. Ρύθμιση περιθωρίων σελίδας... 211 7.2.9. Κεντράρισμα σελίδων εκτύπωσης... 212 7.2.10. Εκτύπωση τίτλων φύλλου εργασίας... 213 7.2.11. Διευθέτηση σελίδων εκτύπωσης με χρήση του πλαισίου διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας... 213 7.3. Εκτύπωση φύλλου εργασίας...217 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Εκτύπωση μισθοδοτικών καταστάσεων»...220 8. Γραφήματα και αντικείμενα σχεδίασης... 227 8.1. Excel και γραφήματα...227 8.2. Τα επιμέρους τμήματα ενός γραφήματος...230 8.3. Τύποι γραφημάτων στο Excel...232 8.4. Προετοιμασία αριθμητικών δεδομένων για τη δημιουργία γραφήματος...245 8.5. Γρήγορη δημιουργία γραφήματος...245 8.6. Δημιουργία γραφήματος...246 8.7. Προσδιορισμός των σειρών δεδομένων και των κατηγοριών ενός γραφήματος...246 8.8. Αλλαγή τύπου γραφήματος...247 8.9. Αλλαγή προεπιλεγμένου τύπου γραφήματος...248 8.10. Μετακίνηση και αντιγραφή ενσωματωμένου γραφήματος...248 8.11. Τοποθέτηση γραφήματος σε διαφορετικό φύλλο...248 8.12. Αλλαγή μεγέθους γραφήματος...249 8.13. Διαγραφή γραφήματος...250 8.14. Μετονομασία γραφήματος...250 8.15. Επεξεργασία γραφήματος...250 8.15.1. Γρήγορη αλλαγή της διάταξης ή του στυλ ενός γραφήματος... 251 8.15.2. Επεξεργασία μεμονωμένου στοιχείου γραφήματος... 252 8.15.3. Αλλαγή της σειράς εμφάνισης των σειρών δεδομένων... 252 8.16. Δημιουργία προτύπου γραφήματος...253 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Δημιουργία συνδυαστικού γραφήματος των εσόδων, λειτουργικών κερδών και συντελεστή ROS της Disney Co για τα έτη 2004-2009»...255

10 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Δημιουργία διαγράμματος για τον προσδιορισμό της ποσότητας και της τιμής ισορροπίας στην αγορά του αγαθού Χ»...263 9. Έλεγχος συνθηκών με χρήση λογικών συναρτήσεων και μορφοποίησης υπό όρους... 273 9.1. Εργασία με λογικές συναρτήσεις...273 9.2. Συνάρτηση IF...275 9.3. Συνάρτηση AND...278 9.4. Συνάρτηση OR...280 9.5. Συνάρτηση NOT...282 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Αξιολόγηση αιτήσεων αποδοχής για μεταπτυχιακές σπουδές»...284 9.6. Έλεγχος πολλών συνθηκών με ένθετες συναρτήσεις IF...288 9.7. Μορφοποίηση υπό όρους...289 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Υπολογισμός φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων»...299 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Αξιολόγηση αειφορικής λειτουργίας ξενοδοχειακών μονάδων βάσει περιβαλλοντικών κριτηρίων»...310 10. Δημοφιλείς συναρτήσεις και υπολογισμοί... 319 10.1. Κατηγορίες συναρτήσεων...319 10.2. Το πρόσθετο Πακέτο εργαλείων ανάλυσης...320 10.3. Η μαθηματική συνάρτηση υπολογισμού απόλυτης τιμής ABS...321 10.4. Οι μαθηματικές συναρτήσεις στρογγυλοποίησης ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN...322 10.5. Οι μαθηματικές συναρτήσεις παραγωγής τυχαίων αριθμών ομοιόμορφης κατανομής RΑND και RANDBETWEEN...324 10.6. Η μαθηματική συνάρτηση υπολογισμού αθροίσματος SUM...325 10.7. Η μαθηματική συνάρτηση άθροισης υπό συνθήκη SUMIF...326 10.8. Η μαθηματική συνάρτηση άθροισης υπό συνθήκες SUMIFS...328 10.9. Η στατιστική συνάρτηση υπολογισμού μέσου όρου AVERAGE...329 10.10. Η στατιστική συνάρτηση υπολογισμού μέσου όρου υπό συνθήκη AVERAGEIF...331 10.11. Η στατιστική συνάρτηση υπολογισμού μέσου όρου υπό συνθήκες AVERAGEIFS...331 10.12. Οι στατιστικές συναρτήσεις εύρεσης ελάχιστης και μέγιστης τιμής ΜΙΝ και MAX...331

Περιεχόμενα 11 10.13. Οι στατιστικές συναρτήσεις υπολογισμού σειράς ταξινόμησης επί ενός συνόλου τιμών SMALL και LARGE...333 10.14. Η στατιστική συνάρτηση καταμέτρησης αριθμών COUNT...333 10.15. Η στατιστική συνάρτηση καταμέτρησης μη κενών κελιών COUNTA...335 10.16. Η στατιστική συνάρτηση καταμέτρησης κενών κελιών COUNTBLANK...335 10.17. Η στατιστική συνάρτηση καταμέτρησης υπό συνθήκη COUNTIF...336 10.18. Η στατιστική συνάρτηση καταμέτρησης υπό συνθήκες COUNTIFS...337 10.19. Χρήση του εργαλείου στατιστικής ανάλυσης Περιγραφικά στατιστικά στοιχεία...338 10.20. Η στατιστική συνάρτηση δημιουργίας πίνακα συχνοτήτων FREQUENCY...341 10.21. Χρήση του εργαλείου ανάλυσης δεδομένων Ιστόγραμμα...346 10.22. Οι συναρτήσεις αναζήτησης και αναφοράς VLOOKUP και HLOOKUP...350 10.22.1. Η συνάρτηση αναζήτησης σε πίνακα VLOOKUP... 350 10.22.2. Η συνάρτηση αναζήτησης σε πίνακα HLOOKUP... 353 10.23. Επίλυση χρηματοοικονομικών προβλημάτων με χρήση του Excel...355 10.23.1. Υπολογισμός μελλοντικής αξίας με τη (χρηματο)οικονομική συνάρτηση FV... 356 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Αξιολόγηση επενδυτικών προτάσεων»...358 10.23.2. Υπολογισμός παρούσας αξίας με τη (χρηματο)οικονομική συνάρτηση PV... 359 10.23.3. Υπολογισμός συντελεστή απόδοσης επένδυσης με την (χρηματο)οικονομική συνάρτηση RATE... 361 10.23.4. Υπολογισμός καθαράς παρούσας αξίας με την (χρηματο)οικονομική συνάρτηση NPV... 362 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Προϋπολογισμός και αποτίμηση επένδυσης»...364 10.23.5. Υπολογισμός δόσης δανείου με την (χρηματο)οικονομική συνάρτηση PMT... 366 10.24. Χρήση συναρτήσεων βάσεων δεδομένων...368 10.25. Συνηθισμένοι υπολογισμοί με ημερομηνίες και ώρες...368 10.25.1. Η συνάρτηση τρέχουσας ημερομηνίας TODAY... 369 10.25.2. Η συνάρτηση τρέχουσας ημερομηνίας και ώρας NOW... 371 10.25.3. Η συνάρτηση υπολογισμού πλήθους εργάσιμων ημερών NETWORKDAYS... 371 10.25.4. Η συνάρτηση υπολογισμού πλήθους εργάσιμων ημερών NETWORKDAYS.INTL (διαθέσιμη μόνο στο Excel 2010)... 373

12 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 11. Περιοχές δεδομένων, πίνακες και Συγκεντρωτικοί Πίνακες... 377 11.1. Οργάνωση και διαχείριση περιοχών δεδομένων στο Excel...377 11.2. Μετατροπή περιοχής δεδομένων σε πίνακα...382 11.2.1. Επιλογή στοιχείων πίνακα... 388 11.3. Εισαγωγή δεδομένων σε περιοχή δεδομένων...388 11.4. Τροποποίηση περιεχομένων περιοχής δεδομένων...390 11.5. Διαγραφή περιεχομένων από περιοχή δεδομένων...390 11.6. Ταξινόμηση περιοχής δεδομένων...391 11.7. Κατάργηση διπλότυπων...393 11.8. Χρήση του εργαλείου Φόρμας Δεδομένων...393 11.8.1. Εισαγωγή εγγραφών με φόρμα δεδομένων... 395 11.8.2. Αναζήτηση εγγραφών με φόρμα δεδομένων... 395 11.8.3. Τροποποίηση εγγραφών με φόρμα δεδομένων... 397 11.8.4. Διαγραφή εγγραφών με φόρμα δεδομένων... 397 11.9. Φιλτράρισμα εγγραφών...397 11.9.1. Αυτόματο φιλτράρισμα εγγραφών... 398 11.9.2. Σύνθετο φιλτράρισμα εγγραφών... 408 11.10. Υπολογισμοί σύνοψης σε φιλτραρισμένες εγγραφές...416 11.10.1. Χρήση συναρτήσεων βάσης δεδομένων... 418 11.11. Συγκεντρωτικός Πίνακας και Συγκεντρωτικό Γράφημα. Εφαρμογή σε δεδομένα Αμοιβαίων Κεφαλαίων...421 11.11.1. Συγκεντρωτικό Γράφημα... 431 12. Ανάλυση υποθέσεων... 435 12.1. Εισαγωγή...435 12.2. Πίνακες δεδομένων μίας και δύο εισόδων...437 12.2.1. Δημιουργία πίνακα δεδομένων μίας εισόδου... 437 12.2.2. Δημιουργία πίνακα δεδομένων δύο εισόδων... 441 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Εξέταση δανείου»...444 12.3. Διαχειριστής Σεναρίων...448 12.3.1. Δημιουργία σεναρίων... 449 12.3.2. Προβολή σεναρίων... 452 12.3.3. Τροποποίηση και διαγραφή σεναρίων... 454 12.3.4. Συγχώνευση σεναρίων... 454 12.3.5. Σύνοψη σεναρίων... 455

Περιεχόμενα 13 12.4. Αναζήτηση Στόχου...456 ΕΦΑΡΜΟΓΗ: «Μελέτη εναλλακτικών σεναρίων κόστους και μικτού αποτελέσματος της επιχείρησης Olympia Products»...462 13. Τι νέο υπάρχει στο Excel 2010... 481 13.1. Τι έγινε το κουμπί Microsoft Office του Excel 2007;...481 13.2. Αναβάθμιση στο Excel 2010 από το Excel 2003 και παλαιότερες εκδόσεις...482 13.3. Προσαρμογή της Κορδέλας...482 13.4. Άνοιγμα επισφαλούς αρχείου σε προστατευμένη προβολή...483 13.5. Εντολές εκτύπωσης...484 13.6. Γρήγορη απεικόνιση τάσεων με χρήση γραφημάτων sparkline...485 13.7. Ανανέωση συναρτήσεων...487 13.8. Νέες δυνατότητες έτοιμων μορφοποιήσεων υπό όρους...487 13.9. Νέα δυνατότητα αυτόματου φιλτραρίσματος...489 13.10. Νέα δυνατότητα Συγκεντρωτικών Γραφημάτων...489 Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις... 491 Βιβλιογραφία... 501

ΚΕΦΑΛΑΙΟ Εξοικείωση με το Excel 1.1. Εκκίνηση του Excel Για να ξεκινήσουμε το πρόγραμμα Microsoft Excel για Windows μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε έναν από τους παρακάτω τρόπους: Διπλοπατάμε με το ποντίκι στο εικονίδιο της εφαρμογής στην επιφάνεια εργασίας των Windows Πατάμε στη συντόμευση της εφαρμογής στη γραμμή εργασιών, στο κάτω μέρος της επιφάνειας εργασίας των Windows Επιλέγουμε την καταχώριση της εφαρμογής από το μενού Έναρξη, Όλα τα Προγράμματα, Microsoft Office Διπλοπατάμε σε ένα αρχείο που έχει δημιουργηθεί στο Excel (στην περίπτωση αυτή θα ανοίξει ταυτόχρονα το πρόγραμμα και το αρχείο). Κατά την εκκίνηση του προγράμματος εμφανίζεται ένα κενό βιβλίο εργασίας (workbook) του Excel (Εικόνα 1.1), με προσωρινό όνομα Βιβλίο1. Κάθε βιβλίο εργασίας περιέχει αρχικά 3 σελίδες, που ονομάζονται φύλλα εργασίας (worksheets ή sheets). Επίσης, κάθε φύλλο εργασίας αποτελείται από ένα πλέγμα γραμμών και στηλών που τέμνονται και σχηματίζουν κελιά (cells). Κατά την εκκίνηση του προγράμματος επιλεγμένο (ή «ενεργό») είναι το πρώτο φύλλο εργασίας του βιβλίου εργασίας, που έχει το όνομα Φύλλο1.

32 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ Κάθε κελί ενός φύλλου εργασίας αποτελεί την τομή μίας γραμμής και μίας στήλης. Προσδιορίζεται από τη διεύθυνσή 1 του, που είναι ο συνδυασμός του γράμματος (ή των γραμμάτων) της στήλης και του αριθμού της γραμμής στα οποία αντιστοιχεί το κελί. Κουμπί του Microsoft Office Γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Κουμπιά Ελαχιστοποίησης, Μεγιστοποίησης και Κλεισίματος του Excel Κουμπιά Ελαχιστοποίησης, Μεγιστοποίησης και Κλεισίματος του ενεργού βιβλίου εργασίας Καρτέλα Κορδέλα Γραμμή τίτλου Λήψη βοήθειας Ενεργό κελί Όνομα γραμμής Ομάδα Γραμμή τύπων. Προβάλει τα περιεχόμενα του ενεργού κελιού Πλαίσιο ονόματος. Προβάλει τη διεύθυνση του ενεργού κελιού Κουμπί ανοίγματος πλαισίου διαλόγου Όνομα στήλης Γραμμές διαίρεσης οριζόντια/κάθετα Κουμπιά πλοήγησης στα φύλλα εργασίας Προβολές φύλλου εργασίας Γραμμές ολίσθησης Γραμμή κατάστασης Καρτέλες φύλλων εργασίας Ρύθμιση ζουμ Εικόνα 1.1 Η οθόνη εκκίνησης του Excel 2007. Στο Excel 2010 το κουμπί Microsoft Office έχει αντικατασταθεί από την καρτέλα Αρχείο. Για περισσότερες λεπτομέρειες ανατρέξτε στο Κεφάλαιο 13, «Τι νέο υπάρχει στο Excel 2010». 1 Στα πλαίσια διαλόγου του Excel αντί για τον όρο «διεύθυνση κελιού» θα συναντούμε τον όρο «αναφορά κελιού» (από την αγγλική λέξη reference που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό ενός κελιού).

1 Εξοικείωση με το Excel 33 Ακολουθούν παραδείγματα διευθύνσεων κελιών: A1 (στήλη A, γραμμή 1) F150 (στήλη F, γραμμή 150) AA10 (στήλη AA, γραμμή 10) Το ενεργό (επιλεγμένο) κελί έχει τονισμένο περίγραμμα και η διεύθυνσή του προβάλλεται στο πλαίσιο ονόματος, αριστερά από τη γραμμή τύπων (formula bar). Το πλέγμα ενός φύλλου εργασίας στις εκδόσεις 2007 και 2010 του Excel αποτελείται αρχικά από 1.048.576 γραμμές και 16.384 στήλες. Διασχίζοντας το πλέγμα προς τα δεξιά παρατηρούμε πως οι στήλες προσδιορίζονται με γράμματα του αγγλικού αλφάβητου, ως εξής: A, B, C,, Z, AA, AB, AC,, AZ, BA, BB, BC,, BZ,, ZA,, ZZ, AAA, AAB, AAC,, AZZ,, XAA, XAC,, XFD. Οι διευθύνσεις κελιών γράφονται αποκλειστικά με αγγλικούς χαρακτήρες. Το περιβάλλον εργασίας του Excel 2007 και του Excel 2010 (η Microsoft το ονομάζει περιβάλλον εργασίας Fluent) διαφέρει σημαντικά από τα περιβάλλοντα των προηγούμενων εκδόσεων. Ο ανασχεδιασμός αυτός κρίθηκε απαραίτητος από τη δημιουργό εταιρία Microsoft λόγω του μεγάλου πλήθους εντολών που κατέληξαν να περιέχουν τα μενού στις προηγούμενες εκδόσεις. Οι νέοι χρήστες του προγράμματος εξοικειώνονται γρήγορα με το νέο περιβάλλον εργασίας, ενώ οι παλαιότεροι χρήστες θα πρέπει να προσαρμοστούν στο νέο περιβάλλον όπου οι εντολές των μενού πλέον είναι διατεταγμένες οριζοντίως σε ομάδες. Ωστόσο, οι χρήστες προηγούμενων εκδόσεων του Excel ή άλλων εφαρμογών λογιστικών φύλλων μπορούν να εξοικειωθούν ευκολότερα με το νέο περιβάλλον εργασίας της εφαρμογής εάν επισκεφθούν τις διευθύνσεις http://office.microsoft.com/el-gr/excel/ha101491511032.aspx (για χρήστες του Excel 2007) ή http://office.microsoft.com/el-gr/excel-help/ha101794130.aspx?ctt= 5&origin=HA010370218#_Toc256784678 (για χρήστες του Excel 2010) στις οποίες θα βρουν έναν Οδηγό αντιστοίχισης εντολών των Excel 2003, XP και 2000 σε Excel 2007 και 2010, αντίστοιχα. Το περιβάλλον εργασίας του Excel περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: Το κουμπί Microsoft Office στην επάνω αριστερή γωνία της εφαρμογής. Το κουμπί αυτό παρέχει πρόσβαση στους βασικούς χειρισμούς που γίνονται σε ένα αρχείο Excel (βιβλίο εργασίας) όπως άνοιγμα, αποθήκευση, εκτύ-

34 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ πωση κλπ. Oι χρήστες των προηγούμενων εκδόσεων του Excel θα βρουν εδώ τις περισσότερες από τις επιλογές του μενού Αρχείο. Το κουμπί αυτό παρέχει πρόσβαση στο κουμπί Επιλογές του Excel, το οποίο αντιστοιχεί στην καταχώριση Επιλογές του μενού Εργαλεία στο Excel 2003. Μέσω του κουμπιού αυτού παρέχεται η δυνατότητα παραμετροποίησης (ρύθμισης) διάφορων στοιχείων της εφαρμογής όπως η εμφάνιση, η ασφάλεια κ.α. Τι ισχύει στο EXCEL 2010 Το κουμπί Microsoft Office έχει αντικατασταθεί στο Excel 2010 από την καρτέλα Αρχείο. Για περισσότερες λεπτομέρειες ανατρέξτε στο κεφάλαιο 13, «Τι νέο υπάρχει στο Excel 2010». Τη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, δεξιά από το κουμπί Microsoft Office. Η γραμμή αυτή περιλαμβάνει τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα κουμπιά. Η γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης περιλαμβάνει εξ ορισμού τα κουμπιά Αποθήκευση, Αναίρεση και Ακύρωση αναίρεσης. Με το εικονίδιο Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης που βρίσκεται στα δεξιά της γραμμής εργαλείων υπάρχει η δυνατότητα προσθαφαίρεσης κουμπιών. Η Εικόνα 1.2 εμφανίζει τη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης στην οποία έχει προστεθεί το κουμπί Προεπισκόπηση εκτύπωσης που είναι μία συχνά χρησιμοποιούμενη επιλογή. Τη γραμμή τίτλου στο επάνω μέρος της εφαρμογής. Περιλαμβάνει το όνομα της εφαρμογής και, εφόσον το παράθυρο του ενεργού βιβλίου εργασίας είναι μεγιστοποιημένο, το όνομα του βιβλίου εργασίας, το οποίο στην Εικόνα 1.1 είναι Βιβλίο1. Τα κουμπιά Ελαχιστοποίησης, Μεγιστοποίησης/Επαναφοράς και Κλεισίματος του Excel. Τα κουμπιά Ελαχιστοποίησης, Μεγιστοποίησης/Επαναφοράς και Κλεισίματος του ενεργού βιβλίου εργασίας. Εικονίδιο λήψης βοήθειας με δυνατότητα λήψης πρόσθετου υλικού βοήθειας από το Διαδίκτυο.

1 Εξοικείωση με το Excel 35 Εικόνα 1.2. Οι επιλογές του κουμπιού Microsoft Office. Στο κεφάλαιο 13 «Τι νέο υπάρχει στο Excel 2010» υπάρχει η αντίστοιχη εικόνα με τις επιλογές του μενού Αρχείο του Excel 2010. Ακριβώς κάτω από τη γραμμή τίτλου υπάρχει η Κορδέλα, η οποία αποτελεί το νέο τρόπο πρόσβασης στις εντολές του Excel. Αρχικά περιλαμβάνει επτά καρτέλες επιλογών, με προεπιλεγμένη την Κεντρική καρτέλα. Η καρτέλα Προγραμματιστής είναι προαιρετική και προστίθεται ως εξής: 1. Πατάμε στο κουμπί Microsoft Office (στην καρτέλα Αρχείο στο Excel 2010).

36 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 2. Πατάμε στο κουμπί Επιλογές του Excel (Επιλογές στο Excel 2010). 3. Επιλέγουμε Δημοφιλείς (Προσαρμογή κορδέλαςστο Excel 2010) και ε- νεργοποιούμε την επιλογή εμφάνισης της καρτέλας Προγραμματιστής στην Κορδέλα. Ομάδες κουμπιών. Κάθε καρτέλα της Κορδέλας περιέχει ομάδες κουμπιών σε ορθογώνια διάταξη. Κάτω από κάθε ομάδα εμφανίζεται το όνομά της, π.χ. η Κεντρική καρτέλα περιλαμβάνει μεταξύ άλλων την ομάδα Γραμματοσειρά. Κουμπιά ανοίγματος πλαισίου διαλόγου. Στην κάτω δεξιά γωνία των περισσότερων ομάδων υπάρχει ένα βελάκι, στο οποίο μπορούμε να πατήσουμε για να ανοίξουμε ένα πλαίσιο διαλόγου που περιλαμβάνει επιπλέον επιλογές της ομάδας. Γραμμή τύπων. Βρίσκεται κάτω από τις ομάδες και προβάλλει τα περιεχόμενα του ενεργού κελιού. Πλαίσιο ονόματος. Βρίσκεται αριστερά από τη γραμμή τύπων και εμφανίζει το όνομα ή τη διεύθυνση του ενεργού κελιού ή περιοχής κελιών. Ενεργό κελί. Είναι το επιλεγμένο κελί και ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα κελιά από το έντονο περίγραμμά του. Τα περιεχόμενά του εμφανίζονται στη γραμμή τύπων. Ό,τι πληκτρολογούμε καταχωρίζεται σε αυτό το κελί. Όνομα στήλης. Είναι γράμμα ή συνδυασμός γραμμάτων του αγγλικού αλφαβήτου και προσδιορίζει μία στήλη κελιών. Βρίσκεται πάνω από το πλέγμα κελιών. Όταν πατάμε στο όνομα μιας στήλης επιλέγεται ολόκληρη η στήλη. Όνομα γραμμής. Είναι ένας αριθμός που προσδιορίζει μία γραμμή κελιών και βρίσκεται αριστερά από το πλέγμα κελιών. Όταν πατάμε στο όνομα μιας γραμμής επιλέγεται ολόκληρη η γραμμή. Γραμμές διαίρεσης φύλλου εργασίας σε οριζόντια και κάθετα τμήματα. Διαιρούν το φύλλο εργασίας σε τμήματα ώστε ο χρήστης να μπορεί να βλέπει ταυτόχρονα διαφορετικά και πιθανώς απομακρυσμένα μεταξύ τους - τμήματα του φύλλου εργασίας. Η διαίρεση ενός φύλλου εργασίας ακυρώνεται με διπλοπάτημα στη διαχωριστική γραμμή. Γραμμές κύλισης/ολίσθησης. Χρησιμοποιούνται για τη μετάβαση σε μη ορατά κελιά του φύλλου εργασίας. Καρτέλες φύλλων εργασίας. Βρίσκονται κάτω από το πλέγμα κελιών και χρησιμοποιούνται για τον χειρισμό των φύλλων εργασίας ενός βιβλίου εργασί-

1 Εξοικείωση με το Excel 37 ας, όπως περίπου χρησιμοποιείται ένα ντοσιέ φύλλων χαρτιού (προσθήκη, μετακίνηση, διαγραφή φύλλου εργασίας κλπ). Το ενεργό (επιλεγμένο) φύλλο εργασίας ξεχωρίζει από το έντονο όνομα στην καρτέλα του. Η επιλογή φύλλου εργασίας γίνεται με διπλοπάτημα στην καρτέλα του. Κουμπιά περιήγησης στα φύλλα εργασίας. Βρίσκονται αριστερά από τις καρτέλες των φύλλων εργασίας και χρησιμοποιούνται για τη γρήγορη μετακίνηση σε μη ορατά φύλλα εργασίας, όταν υπάρχει μεγάλο πλήθος φύλλων στο βιβλίο εργασίας. Γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος του παράθυρου του Excel. Εμφανίζει χρήσιμες πληροφορίες που σχετίζονται με την τρέχουσα εργασία στο φύλλο εργασίας. Κουμπιά προβολών φύλλου εργασίας. Βρίσκονται δίπλα στη γραμμή κατάστασης και παρουσιάζουν με διαφορετικό τρόπο ένα φύλλο εργασίας, ανάλογα με την εργασία που εκτελείται. Ρύθμιση ζουμ. Βρίσκεται δεξιά από τα κουμπιά προβολών και μεγεθύνει/ σμικρύνει την εμφάνιση του φύλλου εργασίας στην οθόνη. 1.2. Μετακίνηση μέσα σε φύλλο εργασίας Από τους πολλούς τρόπους μετακίνησης στα κελιά ενός φύλλου εργασίας έχουν επιλεγεί και αναφέρονται εδώ οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενοι στην καθημερινή χρήση του Excel: Πάτημα με το ποντίκι σε ένα κελί Χρήση των παρακάτω πλήκτρων ή συνδυασμών πλήκτρων, τους οποίους συνιστάται στον αναγνώστη να απομνημονεύσει: Βέλη. Page Up, Page Down. Για μετακίνηση κατά μία οθόνη προς τα πάνω ή κάτω. Home. Για μετακίνηση στο πρώτο κελί της τρέχουσας γραμμής. Ctrl+Home. Για μετακίνηση στο κελί Α1. Ctrl+End. Για μετακίνηση στο τελευταίο κελί που περιέχει δεδομένα στο φύλλο εργασίας.

38 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ Χρήση των γραμμών ολίσθησης. Για να μεταφερθούμε γρήγορα σε μια απομακρυσμένη περιοχή του φύλλου εργασίας σύρουμε με το ποντίκι το πλαίσιο ολίσθησης (ή κύλισης) πατώντας ταυτόχρονα το πλήκτρο Shift. Πληκτρολόγηση της διεύθυνσης κελιού ή περιοχής κελιών στο πλαίσιο ονόματος της γραμμής τύπων και στη συνέχεια πάτημα του Enter. Η μέθοδος αυτή χρησιμοποιείται για γρήγορη μετάβαση σε κάποιο απομακρυσμένο κελί. 1.3. Περιοχές κελιών Μια περιοχή κελιών (cell range) είναι μια ορθογώνια περιοχή γειτονικών μεταξύ τους κελιών και προσδιορίζεται από τη διεύθυνση του επάνω αριστερά κελιού της περιοχής ακολουθούμενη από μια άνω και κάτω τελεία και τη διεύθυνση του κάτω δεξιά κελιού της περιοχής, π.χ. A1:C8. Η Εικόνα 1.3 εμφανίζει την περιοχή κελιών B5:D10. Το κελί B5 εμφανίζεται χωρίς σκίαση διότι επιλέχθηκε πρώτο και θεωρείται το ενεργό κελί. Εικόνα 1.3 Περιοχή κελιών.

1 Εξοικείωση με το Excel 39 1.4. Επιλογή κελιών Η επιλογή μιας περιοχής κελιών γίνεται: Με σύρσιμο του ποντικιού πάνω από γειτονικά κελιά Με ταυτόχρονο πάτημα του πλήκτρου Shift και του κατάλληλου πλήκτρου βέλους. Η επιλογή μιας μεγάλης περιοχής κελιών, όπως της περιοχής A1:H18, γίνεται ως εξής: 1. Πατάμε στο κελί Α1. 2. Πατάμε στο κελί Η18 και ταυτόχρονα πατάμε το πλήκτρο Shift. Εναλλακτικά, για να επιλέξουμε είτε μια μεγάλη είτε μια απομακρυσμένη περιοχή κελιών μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τη διεύθυνσή της στο πλαίσιο ο- νόματος αριστερά από τη γραμμή τύπων. Η επιλογή ολόκληρης στήλης (γραμμής) γίνεται με πάτημα στο όνομα της στήλης (γραμμής). Για να επιλέξουμε συνεχόμενες στήλες (ή γραμμές) σύρουμε με το ποντίκι πάνω από τα ονόματα των στηλών (ή γραμμών). Η επιλογή όλων των κελιών ενός φύλλου εργασίας γίνεται με πάτημα στο ορθογώνιο που βρίσκεται πάνω από το όνομα της γραμμής 1 και αριστερά από το όνομα της στήλης Α. Για την επιλογή μη συνεχόμενων περιοχών κελιών ακολουθούμε τα εξής βήματα: 1. Επιλέγουμε την πρώτη περιοχή. 2. Επιλέγουμε τις υπόλοιπες περιοχές κρατώντας ταυτόχρονα πατημένο το πλήκτρο Ctrl.

40 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 1.5. Εισαγωγή, τροποποίηση και αντικατάσταση δεδομένων σε φύλλο εργασίας Σε ένα κελί μπορούμε να εισάγουμε αριθμούς, κείμενο (λέγονται και ετικέτες) ή τύπους (για εκτέλεση πράξεων). Η καταχώριση δεδομένων σε ένα κελί γίνεται: Στο ίδιο το κελί ή Στη γραμμή τύπων, αφού πρώτα επιλέξουμε το κελί. Για να τροποποιήσουμε δεδομένα χρησιμοποιούμε τα πλήκτρα βελών, το πλήκτρο Backspace ή το πλήκτρο Delete. Τα δεδομένα που καταχωρίζονται σε ένα κελί προβάλλονται ταυτόχρονα και στη γραμμή τύπων. Η καταχώριση πρέπει να ολοκληρώνεται με μία από τις παρακάτω ενέργειες: Πάτημα του Enter Πάτημα ενός πλήκτρου βέλους Πάτημα στο κουμπί Εισαγωγή της γραμμής τύπων. Ο συνήθης τρόπος οργάνωσης των δεδομένων σε λογιστικά φύλλα είναι σε στήλες. Όταν ολοκληρώσουμε την καταχώριση δεδομένων σε ένα κελί πατώντας το Enter (που είναι και ο πιο συνηθισμένος τρόπος ολοκλήρωσης μιας καταχώρισης), το Excel κάνει ενεργό το επόμενο προς τα κάτω κελί. Εάν ολοκληρώσουμε την καταχώριση πατώντας ένα πλήκτρο βέλους, τότε ενεργό γίνεται το γειτονικό κελί προς την κατεύθυνση του πλήκτρου βέλους. Τέλος, εάν η καταχώριση ολοκληρωθεί με πάτημα στο κουμπί Εισαγωγή της γραμμής τύπων, τότε ενεργό παραμένει το ίδιο κελί για περαιτέρω επεξεργασία του. Για να ακυρώσουμε την καταχώριση δεδομένων χωρίς να την ολοκληρώσουμε: Πατάμε το πλήκτρο Esc ή Πατάμε στο κουμπί Ακύρωση της γραμμής τύπων. Η τροποποίηση των περιεχομένων ενός κελιού γίνεται με έναν από τους παρακάτω τρόπους: Διπλοπάτημα στο κελί Επιλογή του κελιού και στη συνέχεια πάτημα στη γραμμή τύπων και εκτέλεση των τροποποιήσεων εκεί Επιλογή του κελιού και στη συνέχεια πάτημα του πλήκτρου F2.

1 Εξοικείωση με το Excel 41 Η τροποποίηση ολοκληρώνεται όπως η καταχώριση. Η γραμμή κατάστασης έχει την ένδειξη: «Έτοιμο», όταν η καταχώριση έχει ολοκληρωθεί «Εισαγωγή» όταν η καταχώριση βρίσκεται σε εξέλιξη «Επεξεργασία» κατά την τροποποίηση των περιεχομένων ενός κελιού. Κατά τη διάρκεια της καταχώρισης ή της τροποποίησης των περιεχομένων ενός κελιού δεν επιτρέπεται η επιλογή σημαντικού αριθμού εντολών του Excel. Η αντικατάσταση των περιεχομένων ενός κελιού γίνεται με επιλογή του κελιού και πληκτρολόγηση των νέων δεδομένων. Μπορούμε να καταχωρίσουμε δεδομένα γρήγορα σε μια ομάδα γειτονικών κελιών εάν πρώτα επιλέξουμε τα κελιά. Στην περίπτωση αυτή αρκεί να πατάμε Enter για την ολοκλήρωση της καταχώρισης σε κάθε κελί και το Excel θα κάνει ενεργό το επόμενο κελί της περιοχής, ακόμα και εάν αυτό βρίσκεται σε άλλη στήλη. Προτείνεται στον αναγνώστη να δοκιμάσει την τεχνική αυτή καταχωρίζοντας τα στοιχεία της Εικόνας 1.4, ως εξής: Εικόνα 1.4. Μία τυπική οργάνωση δεδομένων σε στήλες στο Excel

42 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ Να επιλέξει την περιοχή κελιών B2:F6 Να καταχωρίσει τα δεδομένα ανά στήλη φροντίζοντας να πατά Enter μετά από κάθε καταχώριση. Η προκαθορισμένη στοίχιση των περιεχομένων ενός κελιού διαφέρει ανάλογα με τον τύπο τους. Ισχύουν τα εξής: Το κείμενο στοιχίζεται αριστερά στο κελί Τα αριθμητικά δεδομένα (συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών) στοιχίζονται δεξιά στο κελί Οι λογικές τιμές (TRUE, FALSE) και οι τιμές σφαλμάτων στοιχίζονται στο κέντρο του κελιού. Η στοίχιση των περιεχομένων ενός κελιού μπορεί να αλλάξει σύμφωνα με τις προτιμήσεις του χρήστη. Για παράδειγμα, τα δεδομένα της περιοχής κελιών B2:F2 της Εικόνας 1.4 έχουν στοιχιστεί στο κέντρο. Για να εμφανίσουμε στο φύλλο εργασίας τα περιεχόμενα όλων των κελιών της Εικόνας 1.4, μπορούμε να αυξήσουμε το πλάτος των στηλών είτε σύροντας το δεξιό όριο της στήλης είτε διπλοπατώντας σε αυτό (Εικόνα 1.5). Σημείο ρύθμισης πλάτους στήλης Εικόνα 1.5. Ρύθμιση πλάτους στήλης.

1 Εξοικείωση με το Excel 43 1.5.1. Εισαγωγή κειμένου Το Excel θεωρεί ως κείμενο οποιονδήποτε συνδυασμό γραμμάτων και αριθμών (αλφαριθμητικό ή συμβολοσειρά), καθώς και αριθμούς που δεν περιλαμβάνονται σε πράξεις, όπως κωδικοί, αριθμοί τηλεφώνου, Α.Φ.Μ. κλπ. Το κείμενο εξ ορισμού στοιχίζεται αριστερά στο κελί. Ακολουθούν παραδείγματα καταχωρίσεων κειμένου: Μισθός 1ο Τρίμηνο Εγνατία 156 9-874 Για να θεωρηθεί ένας αριθμός ως κείμενο και να στοιχιστεί αριστερά στο κελί, το περιεχόμενο του κελιού πρέπει να μορφοποιηθεί ως κείμενο με τον εξής τρόπο: 1. Επιλέγουμε το κελί. 2. Στην ομάδα Αριθμός της Κεντρικής καρτέλας, πατάμε στο πτυσσόμενο πλαίσιο Μορφή αριθμών και επιλέγουμε Κείμενο. Εάν ένα κελί περιέχει κείμενο που ξεπερνά το πλάτος της στήλης, τότε το κείμενο θα επεκτείνεται στα κελιά που βρίσκονται δεξιά του, εφόσον αυτά είναι κενά. Στην αντίθετη περίπτωση το κείμενο εμφανίζεται περικομμένο στο φύλλο εργασίας και πλήρες στη γραμμή τύπων. Εικόνα 1.6. Το πλήρες περιεχόμενο ενός κελιού εμφανίζεται στη γραμμή τύπων.

44 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ Η Εικόνα 1.6 εμφανίζει κείμενο που έχει καταχωριστεί στο κελί E2 και ξεπερνά το πλάτος της στήλης E. Το κείμενο αυτό φαίνεται να επικαλύπτει το γειτονικό προς τα δεξιά κενό κελί F2. Εάν όμως το κελί F2 πάψει να είναι κενό, τότε τα περιεχόμενα του κελιού E2 θα φαίνονται περικομμένα. Για να γίνουν ορατά όλα τα περιεχόμενα του κελιού E2 θα πρέπει να αυξήσουμε το πλάτος της στήλης E ή να ε- φαρμόσουμε κάποια μορφοποίηση στο κελί E2, όπως αναδίπλωση κειμένου ή αυτόματη προσαρμογή (οι μορφοποιήσεις κελιών περιγράφονται στο Κεφάλαιο 4 «Μορφοποίηση φύλλου εργασίας»). ΣΗΜΕΙΩΣΗ Είναι σημαντικό να έχουμε υπόψη ότι μόνο στη γραμμή τύπων εμφανίζονται πάντοτε τα περιεχόμενα ενός κελιού, όπως ακριβώς καταχωρίστηκαν στο κελί, ενώ στο φύλλο εργασίας μπορεί να εμφανίζονται με διαφορετικό τρόπο για διάφορους λόγους. 1.5.1.1. Γρήγορη εισαγωγή σειράς αλφαριθμητικών Για να εισαγάγουμε γρήγορα σε μια περιοχή κελιών μια σειρά αλφαριθμητικών 2, δηλαδή συνδυασμούς από κείμενο και αύξοντες αριθμούς (όπως Προϊόν 1, Προϊόν 2,, ή Προϊόν1, Προϊόν2,, ή 3ο Τρίμηνο, 4ο Τρίμηνο, ) μπορούμε να ε- φαρμόζουμε τη δυνατότητα Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) η οποία χρησιμοποιείται ως εξής: 1. Καταχωρίζουμε σε ένα κελί ένα αλφαριθμητικό. 2. Τοποθετούμε τον δείκτη του ποντικιού πάνω στη λαβή συμπλήρωσης, που είναι το μαύρο τετραγωνάκι στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού (Εικόνα 1.7). 3. Όταν ο δείκτης του ποντικιού πάρει τη μορφή μικρού μαύρου σταυρού, σύρουμε μέχρι το κελί που θέλουμε (στην Εικόνα 1.8, μέχρι το κελί E3). 2 Οι ημερομηνίες (π.χ. 2 Απριλίου) θεωρούνται από το Excel αριθμοί και όχι αλφαριθμητικά. Η γρήγορη εισαγωγή ημερομηνιών περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.

1 Εξοικείωση με το Excel 45 Λαβή συμπλήρωσης Εικόνα 1.7. Καταχώριση αλφαριθμητικού. Εικόνα 1.8. Εφαρμογή Αυτόματης Συμπλήρωσης για τη δημιουργία σειράς αλφαριθμητικών.

46 ΧΡΗΣΗ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΤΟΥ EXCEL ΣΤΗΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 1.5.2. Εισαγωγή αριθμών, ημερομηνιών και ωρών Οι αριθμοί εξ ορισμού στοιχίζονται δεξιά στα κελιά. Οι ημερομηνίες και οι ώρες θεωρούνται από το Excel αριθμοί και κατά συνέπεια στοιχίζονται δεξιά. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα καταχωρίσεων αριθμών, ημερομηνιών και ωρών σε κελιά: 15000 15.000. Η τελεία χρησιμοποιείται ως διαχωριστικό χιλιάδων στις τοπικές ελληνικές - ρυθμίσεις. Οι σχετικές ρυθμίσεις υπάρχουν στον Πίνακα Ελέγχου των Windows, στην ενότητα των τοπικών ρυθμίσεων για την εμφάνιση αριθμών και ημερομηνιών. Η πληκτρολόγηση του διαχωριστικού χιλιάδων δεν είναι υποχρεωτική, καθώς μπορεί να προστεθεί αυτόματα με την εφαρμογή της σχετικής μορφοποίησης (περιγράφεται στο Κεφάλαιο 4 «Μορφοποίηση φύλλου εργασίας»). 15.000,15. Το κόμμα χρησιμοποιείται ως υποδιαστολή στις ελληνικές ρυθμίσεις. Για την καταχώριση της υποδιαστολής συνιστάται το πάτημα του πλήκτρου Del στην αριθμοπινακίδα στο δεξιό τμήμα του πληκτρολογίου. 23% 6 2/5. Καταχωρίζεται ο μικτός κλασματικός αριθμός 6 2/5. Πληκτρολογούμε διαδοχικά 6, κενό διάστημα, 2/5. 0 2/5. Καταχωρίζεται ο κλασματικός αριθμός 2/5. Πληκτρολογούμε διαδοχικά 0, κενό διάστημα, 2/5. Εάν πληκτρολογήσουμε μόνο 2/5, τότε θα καταχωριστεί η ημερομηνία 2 Μαΐου αντί για το κλάσμα 2/5! 2/4/2011 2-4-2011 2 Απριλίου (θα καταχωριστεί ως ημερομηνία του τρέχοντος έτους) 2 Απριλίου 2011 Απρ 2011 15:30 15:30:30 11:00 πμ

1 Εξοικείωση με το Excel 47 10/7/2010 13:00 10/7/2010 1 μμ Μπορούμε να καταχωρίσουμε γρήγορα την τρέχουσα ημερομηνία ή ώρα σε ένα κελί, ως εξής: Εάν πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+; και κατόπιν πατήσουμε το Enter, εισάγεται η τρέχουσα ημερομηνία Εάν πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+; και έπειτα πατήσουμε Enter, εισάγεται η τρέχουσα ώρα. Μπορούμε να συνδυάσουμε την καταχώριση της τρέχουσας ημερομηνίας και της τρέχουσας ώρας στο ίδιο κελί, π.χ. πατώντας το κενό διάστημα ανάμεσα στους δύο συνδυασμούς πλήκτρων. Εάν εισαγάγουμε μια ημερομηνία ή ώρα σε μορφή που δεν αναγνωρίζεται από το Excel τότε αυτή θα θεωρηθεί κείμενο και θα στοιχιστεί αριστερά στο κελί. Η καταχώριση μηνών και ημερών στην αγγλική ή άλλη γλώσσα (π.χ. Dec 2010) δεν αναγνωρίζεται από το Excel όταν έχουν εφαρμοστεί οι ελληνικές ρυθμίσεις. Διαχείριση ημερομηνιών από το Excel Το Excel αναγνωρίζει ημερομηνίες από 1/1/1900 έως και 31/12/9999. Μια ημερομηνία αντιστοιχεί στο πλήθος των ημερών που έχουν περάσει από τη 1/1/1900, π.χ. η ημερομηνία 31/12/1900 αντιστοιχεί στον αριθμό 366 (το 1900 είναι δίσεκτο έτος). Η ώρα είναι ένας δεκαδικός αριθμός που αντιστοιχεί στο ποσοστό της ημέρας που έχει περάσει, π.χ. οι ώρες 0:00 και 12:00 πμ αντιστοιχούν στον αριθμό 0 και η ώρα 12:00 μμ ή 12 μμ στον αριθμό 0,5. Μπορούμε να προβάλουμε τον ακέραιο αριθμό στον οποίο αντιστοιχεί μια ημερομηνία, μια ώρα, ή ο συνδυασμός μιας ημερομηνίας και μιας ώρας εάν εφαρμόσουμε στο κελί τη μορφοποίηση Γενική (καρτέλα Κεντρική, ομάδα Αριθμός, επιλογή Γενική του πτυσσόμενου καταλόγου Μορφή αριθμών). Για παράδειγμα, η καταχώριση 10/7/2010 13:00 σε ένα κελί αντιστοιχεί στον αριθμό 40369,5416666667. Η αντιστοίχιση των ημερομηνιών και των ωρών σε αριθμούς παρέχει τη δυνατότητα εκτέλεσης πράξεων με αυτές, όπως θα δούμε στο Κεφάλαιο 10 «Δημοφιλείς συναρτήσεις και υπολογισμοί».