Δ.1. Το προς επίλυση πρόβλημα Ζητείται να κατασκευάσετε τα αρχεία και τα προγράμματα μιας εφαρμογής καταχώρησης Δαπανών μελών ΔΕΠ (Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό) για την παρακολούθηση του απολογισμού του εγκεκριμένου έργου Εμπλουτισμός των Προγραμμάτων Σπουδών με την χρήση σύγχρονων Τεχνολογιών Πληροφορικής. Πέραν των Δαπανών μελών ΔΕΠ η εφαρμογή θα προβλέπει και καταχώρηση αναζήτηση κατά την καταχώρηση Δαπανών μελών ΔΕΠ των αρχείων Μέλη ΔΕΠ και Δαπάνες. Συγκεκριμένα πρέπει να κατασκευαστούν τα εξής προγράμματα : 1. Μέλη ΔΕΠ 2. Δαπάνες 3. Δαπάνες μελών ΔΕΠ 4. Εκτύπωση ετικετών για τα μέλη ΔΕΠ 5. Μενού που θα περιλαμβάνει όλα τα ανωτέρω
Δ.2. Λογικός σχεδιασμός Δ.2.1. Μοντέλο αρχείων Η εφαρμογή που θα κατασκευάσουμε περιλαμβάνει τρεις λογικές οντότητες (υποψήφιοι πίνακες) που είναι : 1. Μέλη ΔΕΠ 2. Δαπάνες 3. Δαπάνες μελών ΔΕΠ Τα πρωτεύοντα και μοναδικά κλειδιά των πινάκων Μέλη ΔΕΠ (Καθηγητές) και Δαπάνες είναι Κωδικός Καθηγητή και Κωδικός Δαπάνης αντίστοιχα. Το πρωτεύον και μοναδικό κλειδί του πίνακα Δαπάνες μελών ΔΕΠ είναι το σύνθετο κλειδί που αποτελείται από τον Κωδικό Καθηγητή και τον Κωδικό Δαπάνης. Οι συσχετισμοί των τριών πινάκων φαίνονται στο κατωτέρω διάγραμμα : Οι σχέσεις μεταξύ των πινάκων είναι ένα προς πολλά μεταξύ Μελών ΔΕΠ και Δαπανών μελών ΔΕΠ γιατί κάθε μέλος ΔΕΠ μπορεί να πραγματοποιήσει μία ή περισσότερες από τις προβλεπόμενες δαπάνες κατά την υλοποίηση του έργου. Οι σχέσεις μεταξύ του πίνακα των Δαπανών και των Δαπανών μελών ΔΕΠ είναι ένα προς πολλά γιατί κάθε κατηγορία δαπάνης μπορεί να πραγματοποιηθεί από ένα ή περισσότερους καθηγητές. 248
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Δ.2.2. Μοντέλο διαδικασιών Το διάγραμμα ροής δεδομένων περιλαμβάνει τέσσερις διαδικασίες, τρεις διαχείρισης πινάκων με βάση εισόδους ή ερεθίσματα από το εξωτερικό περιβάλλον (νέες λογικές εγγραφές, αλλαγές λογικών εγγραφών και διαγραφές λογικών εγγραφών) αναφορικά με τους τρεις πίνακες της εφαρμογής και μια διαδικασία εκτύπωσης ετικετών από τον πίνακα μελών ΔΕΠ. Παρατηρούμε ότι οι οντότητες δεν αλλάζουν κατάσταση μέσα από τη ροή διαδικασιών, αλλά κάθε διαδικασία έχει την ευθύνη της γέννησης (νέα λογική εγγραφή), επεξεργασίας (αλλαγή λογικής εγγραφής) και θανάτου (διαγραφή λογικής εγγραφής) του πίνακα τον οποίον επεξεργάζεται. Δ.3. Υλοποίηση με Access Δ.3.1. Κατασκευή των πινάκων Το εργαλείο του Office που κατ εξοχήν ενδείκνυται για την κατασκευή πινάκων και προγραμμάτων διαχείρισης πινάκων είναι η Microsoft Access. Η εκκίνηση της Access γίνεται είτε από το περιβάλλον εργασίας των windows είτε από την επιλογή Εκκίνηση (Start) Προγράμματα (Programs) Microsoft Access. 249
Με την πρώτη οθόνη επιλέγουμε αν θα ανοίξουμε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή αν θα δημιουργήσουμε μια νέα (μόνοι μας ή με την βοήθεια του οδηγού σχεδιασμού wizard). Επιλέγουμε την δημιουργία μιας κενής βάσης δεδομένων (Blank Access database). Σαν επόμενο βήμα δίνουμε το όνομα της βάσης des1. 250
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Το περιβάλλον εργασίας της Access αποτελείται από διάφορα εργαλεία. Για τις ανάγκες επίλυσης του συγκεκριμένου προβλήματος θα ασχοληθούμε κυρίως με Πίνακες (Tables), Ερωτήματα (Queries), Φόρμες καταχώρησης (Forms) και Εκθέσεις (Reports). Για την δημιουργία νέων αντικειμένων σε κάθε εργαλείο μπορούμε να επιλέξουμε την προβολή σχεδίασης (Design view) ή την χρήση ενός οδηγού (Wizard). Θα δημιουργήσουμε κατ αρχάς τον πίνακα των καθηγητών. Επιλέγουμε Πίνακες (Tables) - Δημιουργία πίνακα σε προβολή σχεδίασης (Create table in design view). 251
Εμφανίζεται η οθόνη καταχώρησης των πεδίων του πίνακα. Καταχωρούμε το πρώτο πεδίο με το όνομα Κωδικός και επιλέγουμε τύπο δεδομένων (Data Type) κείμενο (Text). Υπάρχουν πολλές επιλογές, αλλά για τις ανάγκες του παραδείγματος θα χρησιμοποιήσουμε τους τύπους : Κείμενο (text) που επιτρέπει γράμματα και αριθμούς Νομισματική μονάδα (Currency) για την καταχώρηση αξιών Αντικείμενο OLE για την καταχώρηση πολυμέσων (στο παράδειγμά μας εικόνας) Καταχωρούμε το μήκος του πεδίου και την ένδειξη ότι το πεδίο Απαιτείται (Required Yes) και Με ευρετήριο (Indexed) Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα (Yes (No Duplicates)). Μετακινούμε τον δρομέα στην αρχή της γραμμής του πεδίου Κωδικός και αλλάζει σχήμα. Επιλέγουμε την γραμμή (κλικ) και κατόπιν το Πρωτεύον κλειδί στα εργαλεία (Primary key) ώστε να δείξουμε ότι το πεδίο Κωδικός είναι το πρωτεύον κλειδί του νέου πίνακα. Το αποτέλεσμα είναι να εμφανιστεί το κλειδί στην αρχή της γραμμής του πεδίου Κωδικός. 252
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Καταχωρούμε τα υπόλοιπα πεδία του πίνακα με τα ακόλουθα χαρακτηριστικά. Ειδικά για το πεδίο Μισθός επιλέγουμε τύπο δεδομένων Νομισματική μονάδα (Currency) και Μορφή (Format) - Ευρώ (Euro). Πεδίο Τύπος Μήκος Απαιτούμενο Κλειδί Επώνυμο Text 30 Yes Όνομα Text 20 Διεύθυνση Text 50 Πόλη Text 30 Μισθός Currency Εικόνα OLE Object Το τελικό αποτέλεσμα φαίνεται δεξιά : Κλείνουμε το παράθυρο καταχώρησης πινάκων και μας ρωτάει αν θέλουμε να το σώσουμε. Απαντώντας ναι, ζητάει όνομα πίνακα και δίνουμε Professors. Κατόπιν επιλέγουμε την δημιουργία ενός νέου πίνακα για να καταχωρήσουμε τις δαπάνες (Expenses). Τα πεδία του νέου πίνακα είναι : Πεδίο Τύπος Μήκος Απαιτούμενο Κλειδί Κωδικός Text 2 Yes Yes (No Dupl) Περιγραφή Text 30 Yes Ορίζουμε το πεδίο Κωδικός σαν το πρωτεύον κλειδί (Primary key) του πίνακα όπως και για τον πίνακα Professors. 253
Το αποτέλεσμα φαίνεται δεξιά: Κατά την έξοδο αποθηκεύουμε τον νέο πίνακα με το όνομα Expenses. Τέλος επιλέγουμε την δημιουργία ενός νέου πίνακα για την καταχώρηση των Δαπανών μελών ΔΕΠ (Transactions). Ειδικά για το πεδίο Ποσό επιλέγουμε τύπο δεδομένων Νομισματική μονάδα (Currency) και Μορφή (Format) - Ευρώ (Euro). Τα πεδία του νέου πίνακα είναι : Πεδίο Τύπος Μήκος Απαιτούμενο Κλειδί Καθηγητής Text 2 Yes Δαπάνη Text 2 Yes Ποσό Currency Yes Κατόπιν πρέπει να ορίσουμε το πρωτεύον κλειδί του πίνακα. Στην περίπτωση αυτή το πρωτεύον κλειδί αποτελείται από δύο πεδία, τον Καθηγητή και την Δαπάνη. Επιλέγουμε όπως και για τους άλλους δύο πίνακες την γραμμή του καθηγητή και κατόπιν με το <Shift> πατημένο την γραμμή της Δαπάνης ώστε να επιλεγούν και οι δύο γραμμές. Κατόπιν πατάμε το κουμπί Πρωτεύον κλειδί (Primary key) στα εργαλεία και δημιουργείται ένα σύνθετο πρωτεύον κλειδί αποτελούμενο από δύο πεδία (Καθηγητής και Δαπάνη). 254
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Όταν θα καταχωρούμε δαπάνες καθηγητών στον πίνακα που μόλις δημιουργήσαμε, δεν θα γνωρίζουμε εάν είναι υπαρκτός ο καθηγητής (στον πίνακα Professors) ή η δαπάνη (στον πίνακα Expenses). Η Access μας δίνει την δυνατότητα όταν καταχωρούμε μια εγγραφή στον νέο πίνακα να αναζητούνται οι αντίστοιχες λογικές εγγραφές στους άλλους δύο για τον καλύτερο έλεγχο των κλειδιών. Αυτό επιτυγχάνεται με την επιλογή Εμφάνιση (Lookup) στα πεδία. Για το πεδίο Καθηγητής επιλέγουμε Στοιχείο ελέγχου ως (Display Control) Πλαίσιο λίστας (List Box) (ώστε να εμφανίζεται κατάλογος επιλογής τιμών), Τύπος προέλευσης γραμμής (Row Source Type) Πίνακας / Ερώτημα (Table / Query) (δηλαδή η αναζήτηση γίνεται από πίνακα ή ερώτημα), Προέλευση γραμμής (Row Source) - Professors (επιλέγουμε τον πίνακα Professors από τον οποίο θα αναζητούνται οι καθηγητές), τέλος επιλέγουμε Πλήθος στηλών (Column Count) - 2 (ώστε να δείχνει και τα δύο πρώτα πεδία του αρχείου Professors που είναι κωδικός και επώνυμο ώστε να μην χρειάζεται να θυμόμαστε κωδικούς). Ακολουθούμε την ίδια διαδικασία για το πεδίο Δαπάνη με την διαφορά ότι αυτή την φορά επιλέγουμε τον πίνακα Expenses. Τέλος αποθηκεύουμε τον πίνακα με το όνομα Transactions. 255
Ολοκληρώθηκε ο σχεδιασμός των τριών πινάκων και τα περιεχόμενα του εργαλείου πίνακες (Tables) άλλαξαν ώστε να περιλάβουν τους τρεις πίνακες. Δ.3.2. Συσχετισμοί των πινάκων Από τον πίνακα εργαλείων επιλέγουμε το κουμπί Σχέσεις (Relationships) ώστε να ορίσουμε τους συσχετισμούς των πινάκων. Εμφανίζεται μια οθόνη επιλογής των πινάκων. Επιλέγουμε και τους τρεις πίνακες Expenses, Transactions και Professors. Όταν εμφανιστούν οι τρεις πίνακες στο διάγραμμα σύρουμε τον Κωδικό του αρχείου Expenses και τον αφήνουμε επάνω στο πεδίο Δαπάνη του πίνακα Transactions. Με τον τρόπο αυτό δείχνουμε ότι υπάρχει συσχέτιση ανάμεσα στους δύο πίνακες, καθώς και ποια είναι τα κλειδιά της συσχέτισης. 256
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Το αποτέλεσμα είναι να φανεί η κατωτέρω οθόνη η οποία επιβεβαιώνει τον τρόπο συσχετισμού των δύο πινάκων. Μας δείχνει επίσης ότι ο συσχετισμός είναι ένα προς πολλά. Επιλέγουμε Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών (Enforce referential integrity) ώστε να μην επιτρέπονται αλλαγές σε τιμές που δεν θα είναι κοινές και στα δύο αρχεία, Διαδοχική ενημέρωση των σχετικών εγγραφών (Cascade Update Related Fields) ώστε αν γίνει αλλαγή κωδικού στο αρχείο των τιμών Expenses αυτές οι αλλαγές να γίνουν και στο αρχείο των εγγραφών Transactions και Διαδοχική ενημέρωση των σχετικών εγγραφών (Cascade Delete Related Records) ώστε αν διαγραφεί ένας κωδικός δαπάνης στον πίνακα Expenses να διαγραφούν και όλες οι λογικές εγγραφές με αυτό τον κωδικό δαπάνης από τον πίνακα Transactions. Με τον ίδιο τρόπο σύρουμε το πεδίο Κωδικός του πίνακα Professors και το αφήνουμε στο πεδίο Καθηγητής του πίνακα Transactions. Ολοκληρώνουμε τον συσχετισμό όπως και για τον προηγούμενο και το αποτέλεσμα γίνεται : 257
Δ.3.3. Δημιουργία προγραμμάτων καταχώρησης Επιλέγουμε το εργαλείο Φόρμες (Forms) και Δημιουργία φόρμας με τη χρήση οδηγού (Create form by using wizard). Ο οδηγός μας καθοδηγεί βήμα βήμα. Επιλέγουμε πρώτα πίνακα (ες) και πεδία. Επιλέγουμε τον πίνακα Professors και όλα τα πεδία του. 258
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Επιλέγουμε τον τρόπο εμφάνισης των πεδίων στην οθόνη. Στην συγκεκριμένη περίπτωση Στήλης (Columnar). Επιλέγουμε το στυλ (style) της οθόνης. 259
Τέλος δίνουμε και μια ονομασία στην οθόνη, π.χ. Καθηγητές. Έχει ολοκληρωθεί η δημιουργία της οθόνης. Το αποτέλεσμα είναι η δημιουργία της οθόνης καταχώρησης. Στα πεδία καταχωρούμε τιμές. Μπορούμε να μετακινηθούμε στην επόμενη λογική εγγραφή, στην προηγούμενη, στην πρώτη, την τελευταία ή να δημιουργήσουμε μια καινούργια. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε εικόνα για το πεδίο εικόνας πατώντας το δεξί πλήκτρο του ποντικιού επάνω στο πεδίο της εικόνας. 260
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Έχουμε πολλές επιλογές για τον τύπο εικόνας. Μπορούμε να επιλέξουμε Microsoft Clip Gallery ώστε να βάλουμε εικόνες Clip Art. Καταχωρούμε έναν αριθμό καθηγητών και κλείνουμε την φόρμα καταχώρησης. Με τον ίδιο τρόπο δημιουργούμε την φόρμα καταχώρησης δαπανών από τον πίνακα Expenses. Η μόνη διαφορά είναι ο τρόπος εμφάνισης δεν είναι Στήλη (Columnar) αλλά Πίνακας (Tabular). Την ονομάζουμε Δαπάνες και καταχωρούμε τις δαπάνες που ακολουθούν 261
Τέλος όπως ακριβώς για τον πίνακα των δαπανών δημιουργούμε μια φόρμα καταχώρησης για τον πίνακα Transactions. Το αποτέλεσμα είναι διαφορετικό, γιατί μας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξουμε τιμές για τα πεδία Καθηγητής και Δαπάνη από τους αντίστοιχους πίνακες. Ο λόγος είναι η επιλογή Lookup που ορίσαμε κατά τον ορισμό των πεδίων Καθηγητής και Δαπάνη. Καταχωρούμε τιμές και για τον πίνακα αυτό και αποθηκεύουμε την φόρμα με το όνομα Εγγραφές. Δ.3.4. Εκτύπωση ετικετών Επιλέγουμε Εκθέσεις (Reports) και κατόπιν το κουμπί Δημιουργία (New). Εμφανίζεται η πρώτη επιλογή για να διαλέξουμε τον τύπο της εκτύπωσης. Επιλέγουμε τον Οδηγό ετικετών (Label wizard) και τον πίνακα τα πεδία του οποίου θα περιλάβουμε (Professors). 262
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Επιλέγουμε μια από τις έτοιμες διαστάσεις ετικετών (υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας και δικών μας διαστάσεων). Επιλέγουμε γραμματοσειρά και μέγεθος γραμμάτων. 263
Τέλος επιλέγουμε ποια πεδία θα τυπωθούν και σε ποια γραμμή το κάθε ένα. Η επιλογή σε ποια γραμμή θα εμφανιστεί κάθε πεδίο γίνεται με το ποντίκι επάνω στην ετικέτα πριν επιλέξουμε πεδίο. Εάν επιθυμούμε μπορούμε να τυπώσουμε και δικούς μας χαρακτήρες, οι οποίοι όμως θα τυπωθούν σε όλες τις ετικέτες (π.χ. κενό μεταξύ επωνύμου και ονόματος) Κατόπιν μπορούμε να επιλέξουμε τρόπο ταξινόμησης των ετικετών. Η ταξινόμηση μπορεί να γίνει κατά ένα ή περισσότερα πεδία του πίνακα. Τέλος δίνουμε μια ονομασία στην έκθεση (report) έστω ετικέτες καθηγητών. 264
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Το αποτέλεσμα είναι η εκτύπωση των ετικετών στην οθόνη και εφ όσον υπάρχει το κατάλληλο χαρτί και εκτυπωτής και στον εκτυπωτή. Παρατηρούμε ότι οι ετικέτες είναι ταξινομημένες κατά πόλη. Δ.3.5. Μενού επιλογών Επιλέγουμε Φόρμες (Forms) και Δημιουργία φόρμας σε προβολή σχεδίασης (Create form in design view). Εμφανίζεται μια κενή φόρμα. Μεγιστοποιούμε το παράθυρο της φόρμας. Σύρουμε την δεξιά κάτω γωνία του πλαισίου ώστε να γεμίσει η φόρμα από το πλαίσιο. Θα προσθέσουμε και ένα πλαίσιο φωτογραφίας. Επιλέγουμε το εικονίδιο Πλαίσιο μη δεσμευμένου κειμένου (Unbound Object Frame) και ζωγραφίζουμε ένα ορθογώνιο πλαίσιο όπου θα μπει η εικόνα. 265
Από τις επιλογές των εικόνων που εμφανίζονται επιλέγουμε Microsoft Clip Gallery ώστε να διαλέξουμε μια εικόνα Clip Art. Κατόπιν επιλέγουμε το Κουμπί εντολής (Command button) και σχεδιάζουμε ένα μικρό ορθογώνιο που θα εκτελεί μιαν εντολή. 266
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Μόλις σχεδιάσουμε το ορθογώνιο εμφανίζονται οι επιλογές για την εκτέλεση εντολών. Επιλέγουμε Λειτουργίες φορμών (Form Operations) Άνοιγμα φόρμας (Open Form). Επιλέγουμε την φόρμα των Καθηγητών. 267
Μας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξουμε κάποιους καθηγητές ή να εμφανίσουμε όλο τον πίνακα. Τέλος μας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξουμε το περιεχόμενο του κουμπιού που δημιουργούμε. Επιλέγουμε να περιέχει το κείμενο Καθηγητές. Ολοκληρώνουμε τις επιλογές και πατάμε Finish. 268
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Διαμορφώνουμε το μέγεθος του κουμπιού και τον τύπο και μέγεθος γραμμάτων. Δημιουργούμε και τα άλλα δύο κουμπιά για τις φόρμες Δαπανών και Εγγραφών με τον ίδιο τρόπο. Ολοκληρώνουμε με την δημιουργία ενός κουμπιού για την εκτύπωση των ετικετών. Η διαδικασία είναι η ίδια μόνο που αντί για Λειτουργίες φορμών (Form Operations) επιλέγουμε Λειτουργίες εκθέσεων (Report Operations) και Εκτύπωση έκθεσης (Print Report). Ονομάζουμε την τελευταία εκτύπωση Ετικέτες Καθηγητών και το αποτέλεσμα γίνεται κάπως έτσι. Αποθηκεύουμε την φόρμα με το όνομα Μενού. 269
Εάν επιλέξουμε το Μενού (δυο κλικ) το αποτέλεσμα θα είναι : Η επιλογή (κλικ) ενός από τα κουμπιά ενεργειών έχει σαν αποτέλεσμα να εκτελείται η αντίστοιχη ενέργεια. Το κλείσιμο κάθε παραθύρου έχει σαν αποτέλεσμα την επιστροφή στο Μενού. Μετά την ολοκλήρωση αποθηκεύουμε τη βάση δεδομένων. 270
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Δ.4. Άντληση δεδομένων από το Excel Πέραν της τοπικής επεξεργασίας των δεδομένων μιας βάσης δεδομένων Access, τα δεδομένα των πινάκων μπορούν να επεξεργασθούν και από το Excel. Δ.4.1. Δημιουργία μιας νέας προέλευσης δεδομένων Ανοίγουμε ένα νέο βιβλίο εργασίας Excel. Επιλέγουμε Δεδομένα (Data) Λήψη εξωτερικών δεδομένων (Get external data) Δημιουργία ερωτήματος σε βάση δεδομένων (New Database Query). Επιλέγουμε <Νέα προέλευση δεδομένων> (New Data Source). Ονομάζουμε τη νέα προέλευση δεδομένων Δαπάνες μελών ΔΕΠ και επιλέγουμε πρόγραμμα οδήγησης (driver) Microsoft Access Driver (*.mdb). Κατόπιν επιλέγουμε Σύνδεση (Connect) ώστε να διαλέξουμε βάση δεδομένων. 271
Επιλέγουμε Select και εμφανίζεται μια οθόνη αναζήτησης της βάσης δεδομένων. Επιλέγουμε τη βάση des1.mdb που είναι η βάση δεδομένων της Access που δημιουργήσαμε. Μετά την επιλογή βάσης δεδομένων έχει ολοκληρωθεί η διαδικασία ορισμού της νέας προέλευσης δεδομένων με την ονομασία Δαπάνες μελών ΔΕΠ. 272
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Δ.4.2. Δημιουργία ερωτήματος (query) στη νέα προέλευση δεδομένων Κάθε φορά που θα επιλέξουμε από το Excel Δεδομένα (Data) Λήψη εξωτερικών δεδομένων (Get external data) Δημιουργία ερωτήματος σε βάση δεδομένων (New Database Query), ανάμεσα στις υπόλοιπες επιλογές θα υπάρχει και η προέλευση Δαπάνες μελών ΔΕΠ. Την επιλέγουμε και εμφανίζεται μια οθόνη επιλογής πινάκων και πεδίων. Επιλέγουμε όλα τα πεδία του καθηγητή πλην της εικόνας. 273
Μπορούμε να δημιουργήσουμε φίλτρα για την επιλογή συγκεκριμένων λογικών εγγραφών από το σύνολο με βάση κριτήρια επιλογής σε οποιοδήποτε πεδίο του ερωτήματος. Επίσης μπορούμε να ταξινομήσουμε τις λογικές εγγραφές κατά οποιοδήποτε από τα πεδία του ερωτήματος. 274
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Μετά την ολοκλήρωση των διαφόρων επιλογών πρέπει να αποφασίσουμε αν το συγκεκριμένο ερώτημα είναι χρήσιμο και για μελλοντική χρήση ώστε να το αποθηκεύσουμε, ή είναι μιας χρήσης και απλώς θα μεταφερθούν τα δεδομένα στο Excel. Σημειωτέον ότι αποθηκεύοντας το ερώτημα δεν αποθηκεύονται τα δεδομένα αλλά η λογική. Την επόμενη φορά που θα το εκτελέσουμε, τα δεδομένα που θα αντλήσει θα είναι σύμφωνα με την τότε κατάσταση της βάσης δεδομένων. Επιλέγουμε να το αποθηκεύσουμε με την ονομασία Καθηγητές. 275
Το αποτέλεσμα είναι η εμφάνιση των δεδομένων του πίνακα καθηγητές που επιλέξαμε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel για περαιτέρω τοπική επεξεργασία. Κάθε επόμενη φορά που θα θέλουμε να εκτελέσουμε το ερώτημα επιλέγουμε Δεδομένα (Data) Λήψη εξωτερικών δεδομένων (Get external data) Εκτέλεση αποθηκευμένου ερωτήματος (Run Saved Query) και εμφανίζονται όλα τα αποθηκευμένα ερωτήματα. 276
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Δ.5. Άντληση δεδομένων από το Word Πέραν της τοπικής επεξεργασίας των δεδομένων μιας βάσης δεδομένων Access και της επεξεργασίας από το Excel, τα δεδομένα των πινάκων μπορούν να επεξεργασθούν και από το Word. Δ.5.1. Δημιουργία μιας νέας επιστολής μαζικής αποστολής Δημιουργούμε ένα νέο κείμενο word το οποίο θα χρησιμοποιήσουμε σαν πρότυπο για την επιστολή. Επιλέγουμε Εργαλεία (Tools) Συγχώνευση αλληλογραφίας (Mail Merge). Εμφανίζεται η οθόνη συγχώνευσης. Η οθόνη αποτελείται από τρία μέρη : 1. Το πρώτο αφορά το Κύριο έγγραφο (Main document) που είναι το πρότυπο κείμενο του word. 2. Το δεύτερο αφορά το Αρχείο προέλευσης δεδομένων (Data source) από το οποίο θα προέλθουν τα πεδία που θα ενσωματωθούν στο κείμενο για τη δημιουργία της προσωπικής επιστολής. 3. Το τρίτο ενεργοποιεί τη συγχώνευση των δύο πηγών (κείμενο και βάση δεδομένων). 277
Επιλέγουμε Δημιουργία (Create) Φόρμα επιστολών (Form letters) Ενεργό παράθυρο (Active Window). Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας ενεργοποιείται η επιλογή Αρχείο προέλευσης δεδομένων (Data source). Επιλέγουμε Λήψη δεδομένων (Get Data) Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων (Open Data Source) MS Query. Εμφανίζεται η προέλευση δεδομένων που ήδη δημιουργήσαμε (Δαπάνες μελών ΔΕΠ), την οποία επιλέγουμε. 278
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Επιλέγουμε από τον πίνακα Professors το πεδίο Επώνυμο (Name). Δεν επιθυμούμε κριτήρια επιλογής και ταξινομούμε κατά Επώνυμο (Name). Επιλέγουμε να επιστρέψουν τα δεδομένα του ερωτήματος (query) που δημιουργήσαμε στο word. 279
Με την ολοκλήρωση το πρόγραμμα μας ενημερώνει ότι δεν έχουμε ορίσει πεδία συγχώνευσης μέσα στο κείμενο όπου θα μπουν οι λογικές εγγραφές του ερωτήματος. Επιλέγουμε Επεξεργασία κύριου εγγράφου (Edit Main Document). Με την επιστροφή στο κείμενο από την όλη διαδικασία παρατηρούμε ότι υπάρχει μια νέα επιλογή στα εργαλεία με ονομασία Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης (Insert Merge Field). Η λίστα της νέας επιλογής εμφανίζει όλα τα πεδία συγχώνευσης που επιλέξαμε στην όλη διαδικασία (στη συγκεκριμένη περίπτωση το πεδίο Name). Επιλέγουμε το πεδίο Name και εμφανίζεται στο σημείο του κειμένου όπου βρισκόμαστε. Το τελευταίο βήμα είναι η συγχώνευση του κειμένου με τα αποτελέσματα του ερωτήματος (query). Επιλέγουμε ξανά Εργαλεία (Tools) Συγχώνευση αλληλογραφίας (Mail Merge) Συγχώνευση (Merge) 280
Σχεδιασμός πληροφοριακών συστημάτων και σχεσιακών βάσεων δεδομένων Εμφανίζεται ένα μενού επιλογών. Επιλέγουμε η συγχώνευση να γίνει σε ένα Νέο έγγραφο (New document) και να περιλαμβάνει όλες τις εγγραφές προς συγχώνευση (All Records to be merged). Τέλος επιλέγουμε Συγχώνευση (Merge). Το αποτέλεσμα είναι η δημιουργία ενός νέου κειμένου με τρεις σελίδες, μια σελίδα για κάθε λογική εγγραφή από τον πίνακα Professors, ταξινομημένες κατά επώνυμο (name). 281