ΓΕΝΙΚΟΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΗΣ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΥΠ.ΕΣ...Α. / Ε.Π. ΠΟΛΙΤΕΙΑ ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΓΙΑ ΤΑ ΕΛΕΓΚΤΙΚΑ ΣΩΜΑΤΑ & ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

ΓΕΝΙΚΟΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΗΣ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΥΠ.ΕΣ...Α. / Ε.Π. ΠΟΛΙΤΕΙΑ ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΓΙΑ ΤΑ ΕΛΕΓΚΤΙΚΑ ΣΩΜΑΤΑ & ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΘΗΝΑ ΕΚΕΜΒΡΙΟΣ 2007

ΠΡΟΛΟΓΟΣ Οι απαιτήσεις στις οποίες πρέπει vα ανταποκρίνονται τα Ελεγκτικά Σώµατα και οι Υπηρεσίες Επιθεώρησης καθώς και τo περιβάλλον εντός τoυ οποίου δραστηριοποιούνται, µεταβάλλονται συνεχώς. Συγχρόνως, εξελίσσεται και η ελεγκτική µεθοδολογία. Είναι λοιπόν απαραίτητη η διαρκής παρακολούθηση των εξελίξεων αυτών και η συχνή αναθεώρηση των µεθόδων ελέγχου και των ελεγκτικών προτύπων που ακολουθούνται κατά την διενέργεια των ελέγχων. Το παρόν εγχειρίδιο ελέγχου αποτελεί µέρος µιας σειράς πρωτοβουλιών, που ανέλαβε το Γραφείο του Γενικού Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης και βασίζεται στις γενικά παραδεκτές αρχές εφαρµογής των ελέγχων, όπως αυτές προκύπτουν από τα ελεγκτικά πρότυπα και εφαρµόζονται στη τρέχουσα ελεγκτική πρακτική. Σκοπός του είναι: να συµβάλει στην εξασφάλιση διενέργειας υψηλής ποιότητας ελέγχων και να προάγει τις επαγγελµατικές ικανότητες των ελεγκτών. Αφορµή για τη συγγραφή του παρόντος εγχειριδίου και την εκπόνηση ερωτηµατολογίων ελέγχου (checklists) απετέλεσαν οι εξής δύο παράµετροι: Η ανυπαρξία συγκεκριµένης µεθοδολογίας διενέργειας τακτικών ελέγχων και η πολυµορφία συγγραφής των εκθέσεων ελέγχου από τα ελεγκτικά σώµατα που είχαν ως αποτέλεσµα το κάθε ελεγκτικό σώµα να ακολουθεί τους δικούς του κανόνες στη διενέργεια των ελέγχων και ο κάθε επιθεωρητής / ελεγκτής να δίνει το δικό του στίγµα στον τρόπο παρουσίασης των ευρηµάτων του ελέγχου και στην παράθεση των συµπερασµάτων και των προτάσεων. Η δυνατότητα που έχει ο ΓΕ µε βάση το άρθρο 1 του ν. 3074/2002 όπως ισχύει, για ανάληψη των κατάλληλων ενεργειών, ώστε να υιοθετηθεί ένα σύστηµα διενέργειας ελέγχου, το οποίο θα µπορούσε να εφαρµοστεί σε όλα ή σχεδόν όλα τα ελεγκτικά σώµατα και θα στόχευε στην αύξηση της αποδοτικότητας και αποτελεσµατικότητας των ελεγκτικών σωµάτων. Με δεδοµένο το πλήθος των ελεγκτικών Σωµάτων και Υπηρεσιών Επιθεώρησης, τη νοµοθεσία που διέπει τη λειτουργία τους και την πολλαπλότητα των ελεγχοµένων υπηρεσιών, είναι αδύνατον ένα Εγχειρίδιο Ελέγχου, όπως το παρόν, να καλύψει όλο το φάσµα των υφισταµένων αναγκών. Για το λόγο αυτό, κρίνεται σκόπιµη η προσαρµογή και εξειδίκευση του παρόντος εγχειριδίου και της µεθοδολογίας που αναπτύσσεται, στις απαιτήσεις και στις αρµοδιότητες του κάθε 2

Ελεγκτικού Σώµατος και Υπηρεσίας Επιθεώρησης, αλλά και στις ιδιαιτερότητες των ελέγχων µε την έκδοση, κατά περίπτωση, εγκυκλίων ελεγκτικής διαδικασίας Το Γραφείο του Γενικού Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης αντιλαµβάνεται τη χρήση του εγχειριδίου στη διαδικασία των ελέγχων, ως ένα ουσιαστικό βοήθηµα στην προσπάθεια βελτίωσης της λειτουργίας των ελεγκτικών σωµάτων και προσβλέπει στην καλύτερη δυνατή αξιοποίηση του, από όλα τα ελεγκτικά Σώµατα και τις Υπηρεσίες Επιθεώρησης. Λέανδρος Ρακιντζής Γενικός Επιθεωρητής ηµόσιας ιοίκησης Αρεοπαγίτης ε.τ. 3

ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ Αριθµός Σελίδας ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΤΟΥ ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Σελίδα 8 Γενική Εισαγωγή Σελίδα 12 Κεφ. 1 :Έννοια και σκοπός του ελέγχου Σελίδα 26 Κεφ. 2 : Ελεγκτικά Σώµατα και Υπηρεσίες Επιθεώρησης και ελέγχου Σελίδα 33 Κεφ. 3 :Σχεδιασµός Ελέγχου Σελίδα 37 Κεφ. 4: ιενέργεια Τακτικού Ελέγχου Σελίδα 51 Κεφ. 5 :Έκθεση Αποτελεσµάτων Ελέγχου Σελίδα 65 Κεφ. 6 : Προσόντα, Καθήκοντα και Αρµοδιότητες του επιθεωρητή /ελεγκτή Σελίδα 73 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ 4

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΣΕΛ ΓΕΝΙΚΗ ΕΙΣΑΓΩΓΗ 8-10 ΚΕΦ. 1. ΚΕΦ. 2. ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ ΕΛΕΓΧΟΙ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΙΚΑ ΣΩΜΑΤΑ ΕΝΝΟΙΑ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 12-25 1.1. Ορισµός και σκοπός του ελέγχου 12 1.2. Γενικές αρχές που διέπουν τους ελέγχους 12 1.2.1 Πτυχές του ελέγχου 13 1.3. Είδη ελέγχων 14 1.4. Στάδια Τακτικών ελέγχων 15-16 1.4.1 Στάδιο Σχεδιασµού του Ελέγχου 15 1.4.2 Στάδιο ιενέργειας του ελέγχου 16 1.4.3 Στάδιο Σύνταξης Εκθέσεων Αποτελεσµάτων 16 Ελέγχου 1.5 Ελεγκτικά Κλιµάκια 17-19 1.6 Στρατηγικό Σχέδιο ράσης - Προτεραιότητες 19-25 1.6.1 Προγραµµατισµός Τακτικών ελέγχων 20 1.6.1.1 Ειδικές περιπτώσεις 24 ΕΛΕΓΚΤΙΚΑ ΣΩΜΑΤΑ ΚΑΙ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ 2.1 Ελεγκτικά Σώµατα 26-31 2.1.1 Σώµα Επιθεωρητών Ελεγκτών ηµόσιας ιοίκησης 26 (Σ.Ε.Ε...) 2.1.2 Σώµα Επιθεωρητών Ελεγκτών του Υ.Μ.Ε. 27 (Σ.Ε.Ε.Υ.Μ.Ε.) 2.1.3 Σώµα Επιθεωρητών Υπηρεσιών Υγείας & Πρόνοιας 27 (Σ.Ε.Υ.Υ.Π.) 2.1.4 Σώµα Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.) 27 2.1.5 Σώµα Επιθεωρητών ηµοσίων Έργων (Σ.Ε..Ε.) 28 2.1.6 Σώµα Επιθεώρησης και Ελέγχου Καταστηµάτων 28 Κράτησης 2.1.7 Ειδική Υπηρεσία Επιθεωρητών Περιβάλλοντος 28 (Ε.Υ.Ε.Π.) 2.1.8 Υπηρεσία Ελέγχου απανών Υγείας Φορέων 29 Κοινωνικής Ασφάλισης (ΥΠ.Ε..Υ.Φ.Κ.Α.). 2.1.9 Υπηρεσία Ειδικών Ελέγχων (ΥΠ.Ε.Ε.) (πρώην 29 Σώµα ίωξης Οικονοµικού Εγκλήµατος (Σ..Ο.Ε.) 5

2.1.10 Γενικός Επιθεωρητής ηµόσιας ιοίκησης (Γ.Ε...) και Συντονιστικό Όργανο Επιθεώρησης και Ελέγχου (Σ.Ο.Ε.Ε.). 30 ΚΕΦ. 3. ΜΕΡΟΣ ΕΥΤΕΡΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΕΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ (ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΣΤΑ ΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ) ΣΧΕ ΙΑΣΜΟΣ ΕΛΕΓΧΟΥ 33-36 3.1. Σχεδιασµός ελέγχου 33 3.1.1 Προκαταρκτική Μελέτη 34 3.1.1.1. Πλάνο Εργασίας 34 3.1.2 Πρόγραµµα ελέγχου 35 ΚΕΦ. 4. ΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΤΑΚΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 37-50 4.1 Ελεγκτικές εργασίες 37 4.2 Θέµατα Συµπεριφοράς κατά τον έλεγχο 38 4.2.1 Αντιδράσεις και συναισθήµατα που προκαλεί ο 39 έλεγχος 4.2.2 Επικοινωνιακή πολιτική κατά τον έλεγχο 39 4.3 Επιτόπου έλεγχος 39 4.4 Αποδεικτικά Στοιχεία 40-42 4.4.1. Φύση Αποδεικτικών Στοιχείων 41 4.4.2. Πηγές Αποδεικτικών Στοιχείων 41 4.4.3. Είδη Αποδεικτικών Στοιχείων 42 4.5 Συλλογή Αποδεικτικών Στοιχείων 42-48 4.5.1 Μέθοδοι Συλλογής Αποδεικτικών Στοιχείων 43 4.5.1.1 Αυτοψία Επιτόπια παρατήρηση 44 4.5.1.2 Συνέντευξη 44 4.5.1.3 Ερωτηµατολόγια Ελέγχου (checklists) 45 4.5.1.3.1 οµή Ερωτηµατολογίων 46 4.6 Ανάλυση Στοιχείων 47-49 4.6.1 Φύλλα ελέγχου 48 4.6.1.1 Σύνδεση φύλλων ελέγχου µε την έκθεση 48 ελέγχου 4.6.1.2 Σύνταξη φύλλων ελέγχου 50 4.7 Κατάρτιση Έκθεσης Αρχικών ιαπιστώσεων Ελέγχου. 50 ΚΕΦ. 5. ΕΚΘΕΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ 51-63 5.1 Γενικά 51 5.2 Έκθεση Αποτελεσµάτων Ελέγχου 51-61 5.2.1 Σύνταξη Έκθεσης Αποτελεσµάτων Ελέγχου 52 5.2.2 οµή Έκθεσης Αποτελεσµάτων Ελέγχου 53 6

5.2.2.1 Επιτελική Σύνοψη 54 5.2.2.2 Έκθεση Αποτελεσµάτων Ελέγχου 54 5.2.2.2.1 Γενικά στοιχεία ελέγχου 54 5.2.2.2.2 Μεθοδολογία ελέγχου 54 5.2.2.2.3 Αποτελέσµατα ελέγχου 55 (Ευρήµατα / ιαπιστώσεις) 5.2.2.2.4 Συµπεράσµατα και Προτάσεις 56 5.2.2.3 Παραρτήµατα (προαιρετικά) 57 5.2.3 Παρουσίαση Υποβολή Έκθεσης Αποτελεσµάτων 58 Ελέγχου 5.2.4 Τεκµηρίωση του Ελέγχου 58 5.2.5 Παρακολούθηση υλοποίησης των Προτάσεων 59 Πίνακας 5.2.6. Αρχές που διέπουν την Έκθεση Αποτελεσµάτων Ελέγχου 59 ΜΕΡΟΣ ΤΡΙΤΟ Ο ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΗΣ / ΕΛΕΓΚΤΗΣ ΜΕΛΟΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ ΚΛΙΜΑΚΙΟΥ ΚΕΦ. 6. ΠΡΟΣΟΝΤΑ, ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΚΑΙ ΑΡΜΟ ΙΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ 65-72 ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΗ /ΕΛΕΓΚΤΗ 6.1 Ο Επιθεωρητής /Ελεγκτής 65-67 6.1.1 Καθήκοντα και ελεγκτικές αρµοδιότητες 65 6.1.2 Απαραίτητα προσόντα του επιθεωρητή / ελεγκτή 66 Πίνακας 6.1.2.1. Βασικά καθήκοντα επιθεωρητή / 67 ελεγκτή και Ελεγχόµενου Πίνακας 6.1.2.2. Βασικά ικαιώµατα επιθεωρητή / ελεγκτή και ελεγχοµένου 68 Πίνακας 6.1.2.3. Οι ενέργειες του επιθεωρητή / 68 ελεγκτή 6.2 Πιθανά προβλήµατα κατά τον έλεγχο και αντιµετώπιση τους 69-72 Πίνακας 6.2.1. Προβλήµατα κατά τον έλεγχο και 70 αντιµετώπιση τους ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ 73-104 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α Υπόδειγµα Εντολής ελέγχου 74 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β Υπόδειγµα Εντύπου Συνέντευξης 76 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ Υπόδειγµα Ερωτηµατολογίου 78 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Υπόδειγµα Φύλλου ελέγχου 79 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε Υπόδειγµα Έκθεσης Αποτελεσµάτων ελέγχου 84 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΣΤ Υπόδειγµα Εντύπων Παρακολούθησης ελέγχου 91 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ζ Υπόδειγµα εγγράφων Ε..Ε. 94 7

ΓΕΝΙΚΗ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν Εγχειρίδιο ελέγχου αποτελεί µέρος µιας σειράς πρωτοβουλιών, που έχει αναλάβει το Γραφείο του Γενικού Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης και αφορούν στην τυποποίηση των ελέγχων και στην εκπαίδευση των επιθεωρητών / ελεγκτών των ελεγκτικών Σωµάτων και Υπηρεσιών επιθεώρησης που συµµετέχουν στο Συντονιστικό Όργανο Επιθεώρησης και Ελέγχου (Σ.Ο.Ε.Ε.). Εκπονήθηκε για να ικανοποιήσει τις ανάγκες των ελεγκτών και των στελεχών στον τοµέα του ελέγχου. Εξηγεί µε ποιο τρόπο πρέπει να σχεδιάζονται και να διενεργούνται οι έλεγχοι, καθώς και πώς να καταρτίζονται οι σχετικές εκθέσεις αποτελεσµάτων ελέγχου. Με τη µεθοδολογία που περιγράφεται, τυποποιείται η ανάληψη των βασικών ενεργειών από τους ελεγκτές που είναι µέλη των ελεγκτικών κλιµακίων, σε όλα τα στάδια του ελέγχου, γεγονός καθοριστικής σηµασίας, εάν ληφθεί υπόψη η ποικιλία των θεµάτων του ελέγχου, το πλήθος των στόχων και των µεθόδων συλλογής και ανάλυσης των στοιχείων και η διαφορετικότητα των υπηρεσιών /φορέων, επί των οποίων τα υφιστάµενα ελεγκτικά Σώµατα και οι Υπηρεσίες επιθεώρησης έχουν αρµοδιότητα ελέγχου. Το εγχειρίδιο συντάχθηκε από Οµάδα Έργου που συστάθηκε µε την υπ αριθµ. Ι ΗΜ /Φ.33/169/23071/17-10-06 Απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, ηµόσιας ιοίκησης και Αποκέντρωσης και εργάστηκε, υπό την εποπτεία και το συντονισµό Ειδικού Επιθεωρητή από το Γραφείο του Γενικού Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης, µε στόχο να αποτελέσει ένα βασικό κείµενο κατευθύνσεων και πρακτικής εφαρµογής για τους ελέγχους που διεξάγονται από τα ελεγκτικά Σώµατα και τις Υπηρεσίες επιθεώρησης. Μέλη της Οµάδας Έργου και συντάκτες του παρόντος εγχειριδίου Τακτικών ελέγχων, ήσαν οι: Τρύφων Καββαθάς, ειδικός επιθεωρητής στο Γραφείο του Γενικού Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης, ως συντονιστής και υπεύθυνος του έργου και (κατ αλφαβητική σειρά) οι: Αλεξάκης Ιωάννης, Επιθεωρητής του Σώµατος Επιθεωρητών ηµοσίων Έργων (Σ.Ε..Ε.), εσποτίδου Μαρίνα, Επιθεωρήτρια της Ειδικής Υπηρεσίας Επιθεωρητών Περιβάλλοντος (Ε.Υ.Ε.Π.), Κατσοµίτη Ελένη, Επιθεωρήτρια της Υπηρεσίας Ελέγχου απανών Υγείας Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (ΥΠ.Ε..Υ.Φ.Κ.Α), Κατσούλη Γεωργία, Ειδική Επιθεωρήτρια του Σώµατος Επιθεωρητών Ελεγκτών ηµόσιας ιοίκησης (Σ.Ε.Ε...), Κυριάκου Αθηνά, Επιθεωρήτρια του Εθνικού Οργανισµού Φαρµάκων (Ε.Ο.Φ.), Μαυρίκης 8

Κωνσταντίνος, Επιθεωρητής του Σώµατος Επιθεωρητών Υπηρεσιών Υγείας και Πρόνοιας (Σ.Ε.Υ.Υ.Π.), Σγούρος Ελευθέριος, Ειδικός Επιθεωρητής του Σώµατος Επιθεώρησης Εργασίας (Σ.ΕΠ.Ε.), Σχοινά Ιωάννα ιατρός, Επιθεωρήτρια του Σώµατος Επιθεωρητών Υπηρεσιών Υγείας και Πρόνοιας (Σ.Ε.Υ.Υ.Π.) και Τσίρη Λαµπρινή, Επιθεωρήτρια της Οικονοµικής Επιθεώρησης. Στην Οµάδα συµµετείχαν και συνέδραµαν οι ειδικοί επιθεωρητές από το Γραφείο του Γενικού Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης Νικόλαος ουλαδίρης, Γεώργιος Κοροβέσης, Φωτούλα Ντινάκη, Νικολίτσα Ράπτη και τα στελέχη της Γραµµατείας ΓΕ Χρύσα Μονού και Αγλαΐα Σκρουµπή. Το εγχειρίδιο χωρίζεται σε τρία (3) µέρη. Στο πρώτο µέρος, που αποτελείται από δύο κεφάλαια, καθορίζονται το πλαίσιο, τα είδη και οι στόχοι των ελέγχων, περιγράφονται οι διαδικασίες που πρέπει ν ακολουθούνται για την κατάρτιση του ετήσιου προγράµµατος διενέργειας Τακτικών ελέγχων από τα ελεγκτικά σώµατα και γίνεται µια περιληπτική αναφορά στα ελεγκτικά σώµατα που συµµετέχουν στο Συντονιστικό Όργανο Επιθεώρησης και Ελέγχου (Σ.Ο.Ε.Ε.) και είναι επιφορτισµένα µε τη διενέργεια των ελέγχων. Στο δεύτερο µέρος, που αποτελείται από τρία κεφάλαια, περιγράφονται οι λεπτοµερείς διαδικασίες που ακολουθούνται σε κάθε στάδιο του Τακτικού ελέγχου, ήτοι το Σχεδιασµό και τη ιενέργεια του ελέγχου και τη Συγγραφή της έκθεσης αποτελεσµάτων ελέγχου. Στο τρίτο µέρος αναλύονται τα καθήκοντα και οι υποχρεώσεις των επιθεωρητών/ ελεγκτών µελών των ελεγκτικών κλιµακίων, τα θέµατα συµπεριφοράς ελεγκτών και ελεγχοµένων κατά τον έλεγχο και τα προβλήµατα που πιθανώς θα παρουσιαστούν, κατά τη διάρκεια διενέργειας του ελέγχου. Τέλος στα ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Α έως και Ζ, δίνονται υποδείγµατα εντολής διενέργειας ελέγχου, εντύπων συνέντευξης, δοµής ερωτηµατολογίου, φύλλων ελέγχου, έκθεσης αποτελεσµάτων ελέγχου, εντύπων παρακολούθησης ελέγχου, εντύπων διενέργειας Ένορκης ιοικητικής Εξέτασης (Ε..Ε.). Στη προσπάθεια της Οµάδας Έργου, αποτέλεσµα της οποίας είναι το παρόν Εγχειρίδιο Ελέγχου και τα Ερωτηµατολόγια ελέγχου checklists διενέργειας ελέγχου σε Νοσηλευτικά Ιδρύµατα τα οποία υποβάλλονται σε ξεχωριστό τόµο, καθοριστική ήταν η συµβολή του Γενικού Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης Αρεοπαγίτου ε.τ. κου Λέανδρου Ρακιντζή ο οποίος πείστηκε για την αναγκαιότητα του έργου και διευκόλυνε µε κάθε τρόπο την Οµάδα Έργου στις εργασίες της, καθώς και του Βοηθού Γενικού Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης κου Μιλτιάδη Βασιλόπουλου ο οποίος συνετέλεσε ώστε η αρχική ιδέα να γίνει πράξη, τους 9

οποίους και ευχαριστώ εκ µέρους της Οµάδας Έργου για το ένθερµο ενδιαφέρον τους και την πολύτιµη βοήθειά τους. Τρύφων Καββαθάς Ειδικός Επιθεωρητής στο Γραφείο ΓΕ Υπεύθυνος Έργου 10

ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ ΕΛΕΓΧΟΙ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΙΚΑ ΣΩΜΑΤΑ 11

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΕΝΝΟΙΑ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ 1.1. Ορισµός του ελέγχου Ως έλεγχο εννοούµε µια µεθοδολογικά τυποποιηµένη, προγραµµατισµένη, και τεκµηριωµένη διαδικασία, η οποία συνίσταται στην παρακολούθηση των δραστηριοτήτων και λειτουργιών µιας υπηρεσίας ή οργανισµού και, διαπιστώνει καταστάσεις, εξετάζει την τήρηση ή µη των νόµων, των κατευθύνσεων, των εντολών και των οδηγιών, που διέπουν τη λειτουργία τους, παρακολουθεί την αποτελεσµατικότητα των ενεργειών, την απόδοση των διαδικασιών και την εφαρµογή των προγραµµάτων, των στρατηγικών και των πολιτικών της ελεγχόµενης υπηρεσίας ή οργανισµού. µε σκοπό την έγκαιρη διαπίστωση προβληµάτων, προτού αυτά διογκωθούν και την εφαρµογή διορθωτικών κινήσεων. Ο έλεγχος έχει ως στόχο, την παροχή µε την µορφή προτάσεων, βοήθειας και συµβουλών προς τον ελεγχόµενο φορέα /υπηρεσία και σ αυτούς που έχουν την ευθύνη, ώστε να λάβουν τις απαραίτητες αποφάσεις που θα οδηγήσουν στη λύση των προβληµάτων και την εξάλειψη των φαινοµένων παραβατικότητας που πιθανώς εντοπίστηκαν. 1.2. Γενικές αρχές που διέπουν τους ελέγχους. Οι µέθοδοι και οι διαδικασίες που ακολουθούνται στη διενέργεια ενός ελέγχου, έχουν ως βάση διεθνή ελεγκτικά πρότυπα. Το ελεγκτικό κλιµάκιο που διενεργεί τον έλεγχο θα πρέπει να ακολουθεί τα πρότυπα αυτά, προσαρµοσµένα στις ανάγκες του συγκεκριµένου ελέγχου τον οποίο διεξάγει και να λαµβάνει υπόψη του: τον εσωτερικό κανονισµό τoυ ελεγκτικού Σώµατος, µε εντολή του οποίου διενεργείται ο έλεγχος, Οι εσωτερικοί κανονισµοί των ελεγκτικών σωµάτων έχουν ιδιαίτερη βαρύτητα, γιατί καθορίζουν τον τρόπο διενέργειας του ελέγχου και τον τρόπο σύνταξης των εκθέσεων αποτελεσµατων. 12

Την τήρηση των διαδικασιών διενέργειας ελέγχου 1. Αν και υπάρχουν γενικές κατευθύνσεις, µέχρι σήµερα δεν υπάρχει τυποποιηµένη διαδικασία διενέργειας ελέγχων και το κάθε ελεγκτικό σώµα πλην ελαχίστων εξαιρέσεων, διενεργεί τους ελέγχους ακολουθώντας τις διαδικασίες που αυτό έχει επιλέξει. Τις ανάγκες και ιδιαιτερότητες του συγκεκριµένου ελέγχου δεδοµένου ότι σε ορισµένες περιπτώσεις (π.χ. οικονοµικός διαχειριστικός έλεγχος) οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται κατά τη διάρκεια του ελέγχου µπορεί να είναι παραπλανητικές ή να έχουν παραποιηθεί. Σε κάθε περίπτωση, ο έλεγχος θα πρέπει να διενεργείται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να προστατεύεται και να ενισχύεται η ανεξαρτησία, η ακεραιότητα, η αντικειµενικότητα και το επαγγελµατικό κύρος του ελεγκτικού Σώµατος από το οποίο προέρχεται το ελεγκτικό κλιµάκιο που διενεργεί τον έλεγχο και να εξασφαλίζεται η προστασία του απορρήτου των πληροφοριών που έρχονται σε γνώση των µελών του ελεγκτικού κλιµακίου. 1.2.1. Πτυχές του ελέγχου Η διεξαγωγή του ελεγκτικού έργου περιλαµβάνει, τόσο µια αναλυτική όσο και µια επικοινωνιακή πτυχή. Η αναλυτική πτυχή αφορά στη συλλογή, στην ανάλυση και στην αξιολόγηση των αποδεικτικών στοιχείων, ενώ η επικοινωνιακή πτυχή αρχίζει µε την πρώτη εµφάνιση του ελεγκτικού κλιµακίου στην ελεγχόµενη µονάδα και συνεχίζεται καθ όλη τη διάρκεια διενέργειας του ελέγχου. Σε κάθε περίπτωση, για την όσο το δυνατόν πιο αποτελεσµατική διενέργεια του ελέγχου, την έγκαιρη κατάρτιση της έκθεσης αποτελεσµάτων και την αποφυγή περιττών δραστηριοτήτων, θα πρέπει: καθ' όλη τη διάρκεια της ελεγκτικής διαδικασίας να επιδεικνύεται από τα µέλη του ελεγκτικού κλιµακίου ευθυκρισία, να ακολουθείται η κατάλληλη µεθοδολογία που θα εξασφαλίσει την επιτυχή διενέργεια του ελέγχου, να έχουν δοµηθεί τα κατάλληλα ερωτηµατολόγια ελέγχου, προκειµένου να συλλεγούν τα απαιτούµενα αποδεικτικά στοιχεία, τα αποδεικτικά στοιχεία που θα χρησιµοποιηθούν να είναι επαρκή, συναφή και αξιόπιστα, 1 Κατά τη διενέργεια των ελέγχων τους, οι ελεγκτές οφείλουν να διασφαλίζουν ότι οι έλεγχοι διενεργούνται κατά τρόπο ο οποίος προασπίζει και ενισχύει την ανεξαρτησία, την ακεραιότητα, την αντικειµενικότητα και το επαγγελµατικό κύρος του και εγγυάται τον εµπιστευτικό χαρακτήρα των πληροφοριών που συγκεντρώνονται κατά τη διαδικασία του ελέγχου Code of Ethics (Κώδικας δεοντολογίας) INTOSAI 2.2 13

να έχει υιοθετηθεί, από το στάδιο του σχεδιασµού, συγκεκριµένη δοµή συγγραφής της τελικής έκθεσης αποτελεσµάτων. 1.3. Είδη ελέγχων Κάθε έλεγχος, ανάλογα µε το χρόνο, το αντικείµενο, τον τόπο διενέργειας, την έκταση και τα όργανα που τον διενεργούν, διακρίνεται: i. Σε τακτικό και έκτακτο. Τακτικός είναι ο έλεγχος που εκτελείται µε βάση πρόγραµµα που έχει εκπονηθεί από το ελεγκτικό Σώµα και στοχεύει στην διακρίβωση της συµµόρφωσής των Υπηρεσιών µε το νοµικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία τους και ιδιαίτερα όσον αφορά: - στη νοµιµότητα των ακολουθούµενων διαδικασιών, - στην ύπαρξη φαινοµένων κακοδιοίκησης και διαφθοράς. Έκτακτος είναι ο έλεγχος, που διενεργείται οποτεδήποτε αυτό κρίνεται επιβεβληµένο και έχει στόχο την επιβεβαίωση της ύπαρξης ιδιαίτερα σηµαντικών αποκλίσεων των ακολουθούµενων διαδικασιών από τη νοµιµότητα η την διακρίβωση φαινοµένων κακοδιοίκησης και διαφθοράς που περιήλθαν σε γνώση του ελεγκτικού σώµατος από: - καταγγελίες πολιτών, - πληροφορίες από εξωτερικό περιβάλλον (άλλες ηµόσιες Αρχές, δηµοσιεύµατα Τύπου), - επεξεργασία τηρουµένων στοιχείων. ii. Σε ειδικό (µερική επιθεώρηση) και Γενικό (συνολική επιθεώρηση). Ειδικός είναι ο έλεγχος όταν διενεργείται σε τµήµα της δραστηριότητας της ελεγχόµενης υπηρεσίας ή συγκεκριµένου τοµέα σε µία ή περισσότερες από µία οµοειδείς (µε το ίδιο αντικείµενο) υπηρεσίες ταυτόχρονα. Γενικός είναι ο έλεγχος όταν διενεργείται στο σύνολο των δραστηριοτήτων, των ενεργειών και των λειτουργιών µιας ή περισσοτέρων οµοειδών (µε το ίδιο αντικείµενο) υπηρεσιών ταυτόχρονα. iii. Σε εσωτερικό, και εξωτερικό. Εσωτερικός είναι ο έλεγχος όταν διενεργείται από τα ίδια όργανα της ελεγχόµενης υπηρεσίας (σύστηµα εσωτερικού ελέγχου). Εξωτερικός είναι ο έλεγχος όταν διενεργείται από τα Σώµατα ελέγχου ή τις Υπηρεσίες επιθεώρησης. iv. Σε συγκεντρωτικό/ διερευνητικό και επιτόπιο. Συγκεντρωτικός/ διερευνητικός είναι ο έλεγχος όταν διεξάγεται στην έδρα του ελεγκτικού οργάνου και περιλαµβάνει εργασίες ελέγχου, χωρίς τη διενέργεια αυτοψίας (inspection without on-site visits). 14

Επιτόπιος είναι ο έλεγχος όταν περιλαµβάνει επιτόπου επίσκεψη αυτοψία στην έδρα του ελεγχόµενου φορέα /οργανισµού /υπηρεσίας (on-site visit inspection). v. Σε καθολικό και δειγµατοληπτικό. Καθολικός είναι ο έλεγχος όταν ελέγχεται διεξοδικά κάθε ενέργεια ή στοιχείο της ελεγχόµενης υπηρεσίας. ειγµατοληπτικός είναι ο έλεγχος όταν γίνεται στη βάση δείγµατος. vi. Σε έλεγχο νοµιµότητας (τυπικό), σκοπιµότητας (ουσιαστικό) ή έλεγχο χρηστής δηµοσιονοµικής διαχείρισης. 1.4. Στάδια Ελέγχου Ανεξάρτητα από τους στόχους ή το αντικείµενο ελέγχου, ένας Τακτικός έλεγχος, αλλά και κάθε έλεγχος, περιλαµβάνει συνήθως τα παρακάτω στάδια: σχεδιασµό του ελέγχου, διενέργεια του ελέγχου και κατάρτιση έκθεσης αποτελεσµάτων ελέγχου. 1.4.1. Στάδιο Σχεδιασµού 2 του ελέγχου Στο στάδιο του σχεδιασµού: µελετάται η δραστηριότητα και το νοµικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία της υπηρεσίας που θα ελεγχθεί, ορίζεται το εύρος και οι στόχοι του ελέγχου, καθορίζονται οι οργανωτικές µονάδες της ελεγχόµενης υπηρεσίας που εµπλέκονται στον έλεγχο, συγκροτείται το ελεγκτικό κλιµάκιο που θα διενεργήσει τον έλεγχο, καθορίζονται οι στόχοι του ελέγχου, αναλύονται οι παράγοντες που ενδεχοµένως επηρεάζουν τον έλεγχο, περιγράφεται η µέθοδος ελέγχου που θα ακολουθηθεί, καθορίζονται οι µέθοδοι συλλογής αποδεικτικών στοιχείων, συντάσσονται, εφόσον δεν υπάρχουν, τα ερωτηµατολόγια ελέγχου, καταρτίζεται το χρονοδιάγραµµα και η ηµεροµηνία ελέγχου. Ο σχεδιασµός αποτελεί βασική ενέργεια, πραγµατοποιείται κατά το αρχικό στάδιο και αποτυπώνεται λεπτοµερώς στο πλάνο εργασίας. Κατά το σχεδιασµό του ελέγχου εφαρµόζονται αναλυτικές διαδικασίες και εξετάζονται όλα τα 2 «Ο ελεγκτής οφείλει να σχεδιάζει τον έλεγχο, ώστε να εξασφαλίζεται ότι διενεργείται έλεγχος υψηλής ποιότητας, κατά τρόπο οικονοµικό, αποδοτικό, αποτελεσµατικό και έγκαιρο». (INTOSAI 3.1. Ευρωπαϊκή κατευθυντήρια γραµµή εφαρµογής αριθ. 11 ) 15

διαθέσιµα στοιχεία, προκειµένου να εντοπιστούν οι τοµείς που χρειάζονται επιπλέον εξέταση. Στόχος είναι να πραγµατοποιηθεί ο έλεγχος κατά τον πλέον αποτελεσµατικό και αποδοτικό τρόπο. 1.4.2. Στάδιο ιενέργειας του ελέγχου Το στάδιο αυτό περιλαµβάνει: επιτόπου επίσκεψη /αυτοψία του ελεγκτικού κλιµακίου στην έδρα του ελεγχόµενου Φορέα ή Υπηρεσίας, συγκέντρωση των αποδεικτικών στοιχείων του ελέγχου (που προβλέφθηκαν κατά τον προγραµµατισµό), συµπλήρωση των ερωτηµατολογίων ελέγχου κατά περίπτωση, συµπλήρωση των φύλλων ελέγχου κατά περίπτωση, εξαγωγή αρχικών συµπερασµάτων (σε αντιστοιχία µε τις διαδικασίες που ελέγχθηκαν και τους στόχους του ελέγχου), κατάρτιση έκθεσης Αρχικών ιαπιστώσεων ελέγχου, υποβολή της έκθεσης Αρχικών ιαπιστώσεων ελέγχου στην ελεγχόµενη υπηρεσία για σχολιασµό και διατύπωση απόψεων. 1.4.3. Στάδιο Σύνταξης Εκθέσεων Αποτελεσµάτων ελέγχου Το στάδιο αυτό συνίσταται σε: σύνταξη τυποποιηµένης (κατά το δυνατό) Έκθεσης Αποτελεσµάτων ελέγχου από την ελεγκτική οµάδα µε διατύπωση συµπερασµάτων και προτάσεων προς τον ελεγχόµενο φορέα και προθεσµία υλοποίησης τους, υποβολή της έκθεσης Αποτελεσµάτων ελέγχου στον Προϊστάµενο του ελεγκτικού σώµατος, διαβίβαση της έκθεσης Αποτελεσµάτων στην ελεγχόµενη υπηρεσία, στις εµπλεκόµενες στον έλεγχο υπηρεσίες και στους εποπτεύοντες φορείς και παροχή προθεσµίας για συµµόρφωση µε τις περιεχόµενες στην έκθεση προτάσεις. Σε περίπτωση διαπίστωσης παραβίασης της νοµιµότητας, επιπλέον γίνεται: διαβίβαση της Έκθεσης Αποτελεσµάτων και των αποδεικτικών στοιχείων στις Εισαγγελικές Αρχές και στα αρµόδια πειθαρχικά όργανα. επιβολή κυρώσεων, εφόσον προβλέπονται από την ισχύουσα για κάθε ελεγκτικό σώµα νοµοθεσία, 16

ΙΑΓΡΑΜΜΑ 1.1 -Στάδια Ελέγχου 1 Προκαταρκτική µελέτη / Πλάνο εργασίας 2 Σχεδιασµός ελέγχου Προγραµµατισµός ελέγχου /Πρόγραµµα ελέγχου 3 Εντολή ελέγχου Κοινοποίηση Εκθεσης Αποτελεσµάτων/ Παρακολούθηση Συγγραφή Έκθεσης ελέγχου Έκθεση Αποτελεσµάτων 8 7 Συλλογή στοιχείων / Αυτοψία Ερωτηµατολόγια Συνεντεύξεις 4 ιενέργεια ελέγχου 5 Ανάλυση στοιχείων/ 6 Ταξινόµηση Συµπλήρωση φύλλων έλέγχου στοιχείων 1.5. Ελεγκτικά κλιµάκια Κάθε έλεγχος διενεργείται από κλιµάκια ελέγχου τα οποία συγκροτούνται (κατά κανόνα) από τουλάχιστον δύο επιθεωρητές /ελεγκτές που προέρχονται από ελεγκτικά Σώµατα και Υπηρεσίες επιθεώρησης και διαθέτουν επαρκείς γνώσεις και εµπειρία σε ό,τι αφορά στο συγκεκριµένο θεµατικό αντικείµενο του ελέγχου. Το κάθε κλιµάκιο συγκροτείται από: Έναν Ειδικό Επιθεωρητή ή Επιθεωρητή, ως συντονιστή και Επιθεωρητές /ελεγκτές, ως µέλη. Ο συντονιστής του κλιµακίου έχει την ευθύνη για την ορθή διεξαγωγή όλων των απαραίτητων ενεργειών της επιθεώρησης και πρέπει: 4 να ασκεί εποπτεία στις εργασίες που πραγµατοποιεί το κλιµάκιο έλεγχου σε κάθε επίπεδο και κάθε φάση του έλεγχου, 17

4 να επανεξετάζει τις εργασίες που ολοκληρώνονται. Η επανεξέταση έχει ως στόχο να εξακριβώνεται κατά πόσο συγκεντρώθηκαν επαρκή, συναφή και αξιόπιστα αποδεικτικά στοιχεία και κατά πόσο οι σχετικοί έλεγχοι διενεργήθηκαν σύµφωνα µε τις µεθόδους και τα πρότυπα που ακολουθούνται για ελέγχους της ιδίας µορφής. Το απλό µέλος του ελεγκτικού κλιµακίου πρέπει: 4 να συµπληρώνει τα ερωτηµατολόγια ελέγχου και να καταχωρεί/ ταξινοµεί στα φύλλα ελέγχου τα σχετικά αποτελέσµατα/ ευρήµατα που προκύπτουν από τα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου που έχουν συγκεντρωθεί. 4 να τεκµηριώνει τα θέµατα που θεωρεί σηµαντικά µε την παράθεση αποδεικτικών στοιχείων, ώστε να µπορέσει να στηρίξει τις διαπιστώσεις του, 4 να καταρτίζει εκθέσεις Αποτελεσµάτων ελέγχου (πορίσµατα ελέγχου) τα οποία να είναι αρκετά πλήρη και χωρίς ανούσιες περιγραφές, ώστε να δίνουν τη δυνατότητα στον αναγνώστη για πλήρη κατανόηση του ελέγχου, 4 να µεριµνά για την εξασφάλιση του απορρήτου και την ασφαλή φύλαξη των αποδεικτικών στοιχείων για όσο χρονικό διάστηµα απαιτείται. Μέλη των κλιµακίων ελέγχου µπορούν να είναι ελεγκτές /επιθεωρητές από ένα ελεγκτικό Σώµα (αυτόνοµα κλιµάκια) ή ελεγκτές /επιθεωρητές προερχόµενοι από περισσότερα του ενός ελεγκτικά Σώµατα (µικτά κλιµάκια ελέγχου). Η συγκρότηση µικτών κλιµακίων ελέγχων γίνεται µε απόφαση ή εντολή Γ.Ε... Η επιτυχής διενέργεια έλεγχων από µικτά ελεγκτικά κλιµάκια, προϋποθέτει : Πλήρη υποστήριξη του κλιµακίου από τον Γενικό Επιθεωρητή ηµόσιας ιοίκησης. Ολοκληρωµένο προγραµµατισµό και συντονισµό. Ξεκάθαρους στόχους και σωστή µεθοδολογία. Συγκεκριµένους ρόλους και αρµοδιότητες κάθε µέλους του κλιµακίου κατά τη φάση της διενέργειας του ελέγχου. Επάρκεια σε ανθρώπινους και υλικούς πόρους. Επιθεωρητές µε γνώση και εµπειρία στο αντικείµενο ελέγχου αρµοδιότητας τους. Ως πλεονεκτήµατα της διενέργειας ελέγχου από µικτά κλιµάκια ελέγχου θα µπορούσαν να θεωρηθούν ότι είναι: Η διεξαγωγή πιο ενδελεχούς και αξιόπιστου ελέγχου µε εντοπισµό όλων ή σχεδόν όλων των παραβάσεων λόγω συµµετοχής επιθεωρητών µε εξειδικευµένο γνωστικό αντικείµενο. Η µεγαλύτερη υποστήριξη/ νοµιµοποίηση για το ενδεχόµενο επιβολής κυρώσεων. 18

Η µεγάλη πιθανότητα να ανακαλυφθούν και να προληφθούν καταστάσεις πριν συµβούν ή πριν λάβουν επικίνδυνες διαστάσεις. Η ορθότερη και σε βάθος αντιµετώπιση /έλεγχος των θεµάτων, το εύρος των οποίων δεν µπορεί να καλυφθεί πλήρως από µία µόνο ελεγκτική υπηρεσία. Η συνολική αντιµετώπιση της κατάστασης και η δυνατότητα εξαγωγής ολοκληρωµένης εικόνας και αναζήτησης συνεκτικών λύσεων σε µία σειρά από αλληλένδετα προβλήµατα. Η ορθολογικότερη διαχείριση πόρων και η αυξηµένη αποδοτικότητα. Επί πλέον, ο έλεγχος από µικτό κλιµάκιο: Εξασφαλίζει µεγαλύτερα ποσοστά συµµόρφωσης και αποτρέπει µελλοντικές παραβάσεις. Μειώνει τον αριθµό των µελλοντικών επιθεωρήσεων στο ίδιο αντικείµενο ή γενικότερα στον κλάδο που αφορούσε ο έλεγχος αφού, είναι πολύ πιθανόν να υποχρεωθούν οι υπόλοιποι να συµµορφωθούν µπροστά στην βεβαιότητα ενός παρόµοιου ολοκληρωµένου ελέγχου. Συντελεί στην αποφυγή επικαλύψεων από τα ελεγκτικά σώµατα µε διενέργεια ελέγχων µε το ίδιο αντικείµενο. Οδηγεί στη δηµιουργία ενός ορατού από τους ενδιαφεροµένους κόµβου επικοινωνίας (κρίσιµος ο ρόλος του συντονιστή) στον οποίο µπορούν να απευθύνονται οι ελεγχόµενοι. ηµιουργεί, δυνητικά, λιγότερες µετακινήσεις για επί τόπου έλεγχο αφού είναι δυνατή η κοινή µετακίνηση των ελεγκτών. εν απαιτεί επιπλέον εκπαίδευση των ελεγκτών, αφού ο καθένας ελέγχει θέµατα της ειδικότητάς του. ίνει τη δυνατότητα, µέσω της συγγραφής µιας συγκεντρωτικής έκθεσης Αποτελεσµάτων, να ληφθούν µέτρα και να επιβληθούν κυρώσεις µε µία ενιαία πράξη, γεγονός που καθιστά την εφαρµογή τους ευκολότερη. Ως µειονεκτήµατα θα µπορούσαν να θεωρηθούν: Ο αρνητικός αντίκτυπος σε περίπτωση που οι ελεγκτές του µικτού κλιµακίου αποτύχουν να επισηµάνουν σηµαντικές παραβάσεις, επειδή είτε δεν είχαν τον απαιτούµενο χρόνο, είτε τους πόρους, είτε την εµπειρία να καλύψουν τους επιδιωκόµενους στόχους. Οι σηµαντικές απαιτήσεις σε ανθρώπινους πόρους από διαφορετικά ελεγκτικά σώµατα µε διαφορετική ελεγκτική κουλτούρα. Το διαφορετικό κανονιστικό πλαίσιο των ελεγκτικών σωµάτων όσον αφορά στις µετά τον έλεγχο ενέργειες. 1.6. Στρατηγικό Σχέδιο ράσης - Προτεραιότητες. 19

Η ύπαρξη ενός Στρατηγικού Σχεδίου ράσης και ενός σωστού προγραµµατισµού των προς διενέργεια Τακτικών ελέγχων, οριοθετεί την αποστολή των ελεγκτικών Σωµάτων και βοηθά στην επιλογή των προτεραιοτήτων τους στις οποίες συµπεριλαµβάνονται: η ενδυνάµωση της εµπιστοσύνης των πολιτών στις ηµόσιες Υπηρεσίες, η αποτελεσµατική και αποδοτική διαχείριση των δηµόσιων πολιτικών, η διασφάλιση βασικών ανθρώπινων δικαιωµάτων (υγεία, περιβάλλον, ισονοµία εκπαίδευση, κ.α), η λογοδοσία και η επιµέτρηση ευθυνών, η αξιόπιστη αξιολόγηση των δράσεων των δηµοσίων Υπηρεσιών. Σκόπιµο είναι η ιεράρχηση των προτεραιοτήτων και η επιλογή των προς έλεγχο υπηρεσιών να µη γίνεται µε βάση κυρίως τις καταγγελίες που δέχεται η υπηρεσία, αλλά να είναι αποτέλεσµα συστηµατικής προσέγγισης µε κριτήρια όπως: ο συνολικός αριθµός των επιθεωρήσεων που έχει τη δυνατότητα να διενεργήσει η ελεγκτική υπηρεσία, το πεδίο και το εύρος ελέγχου του ελεγκτικού Σώµατος ο βαθµός παραβατικότητας, σε θεµατικό επίπεδο, των υπηρεσιών και φορέων που εµπίπτουν στην αρµοδιότητα του ελεγκτικού Σώµατος. η γεωγραφική κατανοµή /διασπορά των προς έλεγχο υπηρεσιών /φορέων, 1.6.1.Προγραµµατισµός Τακτικών ελέγχων. Η απάντηση στο ερώτηµα «Τι θα ελέγξουµε» από τις πολλές δραστηριότητες των προς έλεγχο υπηρεσιών αναδεικνύεται σε σηµείο αποφασιστικής σηµασίας για τη λειτουργία των ελεγκτικών σωµάτων. Υπάρχει µεγάλη πιθανότητα να µην υπάρξουν ικανοποιητικά αποτελέσµατα, εάν δεν γίνει ορθολογική επιλογή «στόχων», διαδικασία στην οποία σηµαντικό ρόλο παίζουν οι εξής τρεις (3) παράγοντες: Η ικανότητα των ελεγκτικών Σωµάτων να αναγνωρίσουν τις προκλήσειςκλειδιά, τις ευκαιρίες, και τους κρίσιµους παράγοντες επιτυχίας που καθορίζουν το επιτυχές ή µη αποτέλεσµα της δράσης τους. Η συνάφεια του υπό έλεγχο θέµατος µε το αντικείµενο της εντολής ελέγχου και τις κατά νόµο αρµοδιότητες του ελεγκτικού Σώµατος, Η ύπαρξη αντικειµενικών προϋποθέσεων για τη διενέργεια ελέγχου, όπως είναι: η διαθεσιµότητα αξιοποιήσιµων στοιχείων, η πολυπλοκότητα του προτεινόµενου «στόχου», η επαρκής εκπαίδευση και η εµπειρία των µελών του ελεγκτικού κλιµακίου. 20

Προκειµένου να γίνει προγραµµατισµός των Τακτικών ελέγχων από το ελεγκτικό Σώµα θα πρέπει να µελετηθούν, να αξιολογηθούν και να ληφθούν υπόψη παράµετροι όπως ο αριθµός των επιθεωρητών /ελεγκτών που θα διενεργήσουν τους ελέγχους και θα στελεχώσουν τα ελεγκτικά κλιµάκια, τα θεµατικά αντικείµενα στα οποία το ελεγκτικό σώµα έχει αποφασίσει να εστιαστούν οι Τακτικοί έλεγχοι το επόµενο έτος, τα δεδοµένα που έχει στη διάθεση του το ελεγκτικό σώµα όσον αφορά στην παραβατικότητα υπηρεσιών ελεγκτικής αρµοδιότητας του, η γεωγραφική διασπορά των προς έλεγχο φορέων /υπηρεσιών, κ.α., ενώ είναι ορθό να ακολουθηθούν τα εξής βήµατα: Α. Εκτίµηση του αριθµού των Τακτικών ελέγχων που θα διενεργηθούν το επόµενο έτος. i. Εκτίµηση του ποσοστού /αριθµού των επιθεωρητών /ελεγκτών του Σώµατος που θα διατεθούν για τη διενέργεια Τακτικών ελέγχων (π.χ. 60%) και αυτών που θα διατεθούν για τη διενέργεια Εκτάκτων ελέγχων (π.χ. 40%) την ίδια χρονική περίοδο. ii. Εκτίµηση του µέσου όρου του αριθµού των επιθεωρητών /ελεγκτών από τα οποία θα απαρτίζονται τα ελεγκτικά κλιµάκια. iii. Εκτίµηση του µέσου χρόνου που απαιτείται για τη διενέργεια /ολοκλήρωση ενός Τακτικού ελέγχου. iv. Εκτίµηση / προσδιορισµός, µε βάση τα παραπάνω, του µέγιστου δυνατού αριθµού των Υπηρεσιών/ Φορέων που (δυνητικά) θα ενταχθούν στο Πρόγραµµα Τακτικών ελέγχων και θα διενεργηθούν στη διάρκεια του επόµενου έτους. Παράδειγµα: Έστω 80 ελεγκτές είναι η δύναµη του ελεγκτικού σώµατος. Έστω ότι το 60% αυτών διατίθενται για τακτικούς ελέγχους δηλ: διατίθενται 60%χ80 = 48 επιθεωρητές. Έστω ότι ο µέσος αριθµός των ελεγκτών ανά ελεγκτικό κλιµάκιο είναι 2 ελεγκτές. Εποµένως 48/2 = 24 ελεγκτικά κλιµάκια µπορούν να ευρίσκονται ταυτόχρονα σε έλεγχο, δηλ. να έχουµε ταυτόχρονα 24 τακτικούς ελέγχους. Έστω ότι ο µέσος χρόνος για τη διενέργεια και ολοκλήρωση ενός τακτικού ελέγχου είναι 40 ηµέρες. Εποµένως σε 40 ηµέρες θα µπορούν να δραστηριοποιηθούν 24 ελεγκτικά κλιµάκια. και συνεπώς να έχουµε ολοκληρώσει 24 τακτικούς ελέγχους σε ένα µήνα. ηλαδή µέγιστος αριθµός τακτικών ελέγχων το χρόνο (360/40)=9 : 24χ9 = 216 τακτικοί έλεγχοι. Β. Κατάρτιση του Πίνακα των υπηρεσιών που µπορούν να ενταχθούν στο πρόγραµµα Τακτικών ελέγχων. 21