Μετάβαση σε ΕΛΠ Εάν αποφασιστεί η αλλαγή στο προτεινόμενο από τα ΕΛΠ λογιστικό σχέδιο, το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. παρέχει αυτόματες εργασίες μετάβασης οι οποίες πρέπει να γίνουν αφού προηγηθεί το άνοιγμα χρήσης και σε κάθε περίπτωση πριν από την καταχώρηση άρθρων λογιστικής. Για την ορθή μετάβαση στο νέο λογιστικό σχέδιο, πρέπει να γίνουν τα εξής: Βήμα 1 ο - Άνοιγμα νέας χρήσης Το άνοιγμα της νέας χρήσης 2016 γίνεται από την επιλογή [Οργάνωση-Γενικές Εργασίες-Κλείσιμο Χρήσης-Άνοιγμα νέας χρήσης]. Βήμα 2 ο - Αλλαγή λογιστικού σχεδίου Το ΚΕΦΑΛΑΙΟ έχει ενσωματωμένο το νέο λογιστικό σχέδιο, πλήρως παραμετροποιημένο για την αυτόματη παραγωγή των νέων λογιστικών καταστάσεων. Η μετάβαση στο νέο λογιστικό σχέδιο επιτυγχάνεται από Εργασίες - Αλλαγή Σχεδίου ΕΓΛΣ σε ΕΛΠ: Με την εργασία, το υπάρχον λογιστικό σχέδιο αντικαθίσταται με το προτεινόμενο των ΕΛΠ στον επιθυμητό βαθμό ανάλυσης (3 ο ή 4 ο ). Παράλληλα, παρέχει δυνατότητα για αντιγραφή των συναλλασσόμενων (ομάδες 3 & 5 με ΑΦΜ) από το παλαιό λογιστικό σχέδιο, κάτι ιδιαίτερα χρήσιμο για τα λογιστικά γραφεία, δυνατότητα εισαγωγής των λογαριασμών 00-Τάξεως για τη παρακολούθηση των διαφορών φορολογικής βάσης ενώ τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι η αλλαγή λογιστικού σχεδίου σε ΕΛΠ, δε επηρεάζει τυχόν υπάρχοντες λογαριασμούς Τάξεως & Αναλυτικής Λογιστικής εφόσον υπήρχαν στο παλαιό λογιστικό σχέδιο. Μετά την ολοκλήρωση της εργασίας, το νέο λογιστικό σχέδιο έχει εισαχθεί στην εταιρία πλήρως παραμετροποιημένο με τα κονδύλια των λογιστικών καταστάσεων. Βήμα 3 ο - Συμπλήρωση λογιστικού σχεδίου Εάν επιλεγεί η εισαγωγή του νέου λογιστικού σχεδίου σε 3 ο βαθμό, το ΚΕΦΑΛΑΙΟ E.R.P. σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε μαζικά τους 4 ο βάθμιους λογαριασμούς από το προηγούμενο λογιστικό σχέδιο. Αυτό επιτυγχάνεται Εργασίες- Μαζική αντιγραφή λογαριασμών: Η εργασία μεταφέρει επιλεγμένους λογαριασμούς από την εταιρία της προηγούμενης χρήσης (με ΕΓΛΣ) ή οποιαδήποτε άλλη εταιρία επιλεγεί, και τους τοποθετεί κάτω από λογαριασμούς της τρέχουσας εταιρίας χρήσης, κάτι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν θέλουμε να μεταφέρουμε τους λογαριασμούς της τελευταίας βαθμίδας (πχ. Αγορών πωλήσεων, ΦΠΑ, κλπ) κάτω από τους αντίστοιχους νέους λογαριασμούς.
Βήμα 4 ο - Μεταβολή λογαριασμών εμπορικού Εφόσον έχετε μεταβεί σε νέο λογιστικό σχέδιο, οι λογαριασμοί λογιστικής που υπάρχουν καταχωρημένοι στο εμπορικό κύκλωμα, είναι λανθασμένοι καθώς δεν υπάρχουν στο νέο και πρέπει να αλλάξουν. Αυτό επιτυγχάνεται Εργασίες - Αλλαγή λογαριασμών εμπορικού: Η συγκεκριμένη εργασία δίνει τη δυνατότητα να αλλαχθούν μαζικά οι λογαριασμοί γενικής λογιστικής στα βασικότερα κυκλώματα της εμπορικής διαχείρισης όπως είδη αποθήκης, πελάτες, προμηθευτές, πάγια, αξιόγραφα, κλπ Βήμα 5 ο - Σχεδιασμός μεταφοράς υπολοίπων Στους λογαριασμούς «Αποθέματα Λήξης» της ομάδας 2 που το υπόλοιπό τους πρέπει να μεταφέρεται στη νέα χρήση σε αντίστοιχους λογαριασμούς «Αποθέματα Έναρξης», πρέπει να συμπληρωθούν από το χρήστη οι αντίστοιχοι λογαριασμοί ανοίγματος. Αυτό επιτυγχάνεται Λογαριασμοί: Σε κάθε λογαριασμό της ομάδας 2 που το υπόλοιπό του μεταφέρεται στη νέα χρήση σε διαφορετικό λογαριασμό, πρέπει να συμπληρωθεί από το χρήστη ο αντίστοιχος λογαριασμός ανοίγματος.
Βήμα 6 ο - Σχεδιασμός κίνησης Ισολογισμού Καθώς οι αποτελεσματικοί λογαριασμοί με τις εργασίες κλεισίματος θα μηδενιστούν, για την ορθή παραγωγή των λογιστικών καταστάσεων πρέπει να σχεδιαστεί μια νέα κίνηση κλεισίματος ισολογισμού (ή να τροποποιηθεί η υπάρχουσα) η οποία θα έχει συμπληρωμένο το Flag 36 Κλεισίματος (εξαίρεση από έντυπα) ώστε η παραγωγή των λογιστικών καταστάσεων να τις αγνοεί. Αυτό επιτυγχάνεται από Σχεδιασμός κινήσεων λογιστικής: Νέα κίνηση με ενεργοποιημένο το Flag 36 Βήμα 7 ο - Παραμετροποίηση για την παρακολούθηση της Φορολογικής Βάσης λογαριασμών Η ALTEC SOFTWARE προτείνει την πρωτογενή καταχώρηση και τήρηση των αρχείων με τις λογιστικές τους αξίες (Λογιστική Βάση) ώστε να είναι δυνατή η αυτόματη παραγωγή των λογιστικών καταστάσεων. Καταχωρούνται δηλαδή αρχικά τα ποσά στη λογιστική βάση των συναλλαγών και στη συνέχεια, όπου οι δύο βάσεις διαφοροποιούνται, παρακολουθείται η διαφορά των δύο βάσεων σε λογαριασμούς της ομάδας 10 - Τάξεως. Αναλυτικές οδηγίες για την παραμετροποίηση της παρακολούθησης της φορολογικής βάσης των λογαριασμών λογιστικής θα βρείτε στο έντυπο «Φορολογική Βάση λογαριασμών». Βήμα 8 ο - Επικοινωνία Εμπορικού - Λογιστικής Μετά την ολοκλήρωση όλων των ανωτέρω εργασιών, θα πρέπει να ελεγχθούν όλες οι γέφυρες σύνδεσης εμπορικού λογιστικής από την εργασία Συσχετισμός με Γενική Λογιστική. Βήμα 9 ο - Μεταφορά Υπολοίπων Απογραφής Tα υπόλοιπα των λογαριασμών από την προηγούμενη χρήση θα εισαχθούν με καταχώρηση άρθρου ανοίγματος χρήσης από τον χρήστη και όχι αυτόματα με την εργασία μεταφοράς υπολοίπων καθώς δεν υπάρχει αντιστοίχιση μεταξύ παλαιών και νέων λογαριασμών. Βήμα 10 ο - Παραμετροποίηση για Λογιστικά Γραφεία Ειδικά για τα λογιστικά γραφεία δίνεται η δυνατότητα να προσαρμόσουν σε μία μόνο εταιρία τους λογαριασμούς με τα κονδύλια τους για την παραγωγή των νέων λογιστικών καταστάσεων και στη συνέχεια να τα μεταφέρουν και σε όσες άλλες εταιρίες επιθυμούν. Αυτό επιτυγχάνεται Εργασίες: Έντυπα σε άλλες εταιρίες όπου μεταφέρει τα κονδύλια της συγκεκριμένης εταιρίας σε ίδιους λογαριασμούς των εταιριών που θα επιλέξω
Βήμα 11 ο - Έλεγχος λογιστικών καταστάσεων Ο έλεγχος των λογαριασμών που μετέχουν στις λογιστικές καταστάσεις μπορεί να γίνει με 2 διαφορετικούς τρόπους, Συγκεκριμένα: Εργασίες - Λογαριασμοί εντύπων: Με τη χρήση της συγκεκριμένης εργασίας, ελέγχουμε μαζικά για κάθε έντυπο τους λογαριασμούς που ενημερώνουν κάθε κονδύλι Εκτυπώσεις-Στατιστικές - Λογαριασμοί εντύπων: Με τη συγκεκριμένη εκτύπωση, ελέγχουμε την ορθή συμπλήρωση των λογαριασμών που μετέχουν στις λογιστικές καταστάσεις
Εκτύπωση λογιστικών καταστάσεων Όλες οι απαιτούμενες λογιστικές καταστάσεις (Ισολογισμοί & αποτελέσματα χρήσης σε 1 η φάση) μπορούν να παραχθούν και να εκτυπωθούν από την επιλογή Εκτυπώσεις-Λογιστικές-Έντυπα Λογιστικής (new). Επιλέγετε αρχικά την κατάσταση που θέλετε να εκτυπώσετε και στη συνέχεια καταχωρείτε τυχόν σημειώσεις επί των κονδυλίων της οι οποίες θα εμφανιστούν κατά την εκτύπωση και πιέζετε το πλήκτρο επόμενο
ώστε να εμφανιστούν αναλυτικά τα στοιχεία που θα εκτυπωθούν και να κάνετε τυχόν μεταβολές που επιθυμείτε. Τέλος, πιέζετε το πλήκτρο αποθήκευση ώστε να αποθηκευτούν οι επιλογές σας και το πλήκτρο οθόνη ή εκτυπωτής ώστε να το προβάλετε ή να το εκτυπώσετε αντίστοιχα
Εκτύπωση προσαρτήματος Τα προσαρτήματα των χρηματοοικονομικών καταστάσεων (πολύ μικρών και μικρών οντοτήτων) μπορούν να παραχθούν και να εκτυπωθούν από την επιλογή Εκτυπώσεις-Λογιστικές-Έντυπα Λογιστικής (new). Επιλέγετε αρχικά το προσάρτημα που αφορά στην εταιρία σας και τις καταστάσεις που έχετε συντάξει γι αυτή. Στη συνέχεια καταχωρείτε τα τυχόν επιπλέον στοιχεία που απαιτούνται ανάλογα με τον τύπο του προσαρτήματος και πιέζετε το πλήκτρο επόμενο
ώστε να εμφανιστούν αναλυτικά τα στοιχεία που θα εκτυπωθούν και να κάνετε τυχόν μεταβολές που επιθυμείτε. Τέλος, πιέζετε το πλήκτρο αποθήκευση ώστε να αποθηκευτούν οι επιλογές σας και το πλήκτρο οθόνη ή εκτυπωτής ώστε να το προβάλετε ή να το εκτυπώσετε αντίστοιχα.