ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΟΜΕΑΣ ΔΙΚΤΥΩΝ ΚΑΙ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ Οδηγός ενεργοποίησης, χρήσης και διαμόρφωσης της υπηρεσίας φωνοκιβωτίου ΥΠΣ ΕΔ/58 Τελευταία ημερομηνία αναθεώρησης: 06 Αυγούστου 2013
Η ενεργοποίηση, διαμόρφωση και χρήση της υπηρεσίας του φωνοκιβωτίου μπορεί να γίνει είτε από την τηλεφωνική συσκευή είτε μέσω διαδικτυακής διεπιφάνειας. Επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο επιθυμείτε να διαμορφώσετε την υπηρεσία φωνοκιβωτίου σας για να μεταφερθείτε στις αναλυτικές οδηγίες: Α. Μέσω τηλεφωνικής συσκευής Β. Μέσω διαδικτυακής διεπιφάνειας 2
Α. ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ, ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΦΩΝΟΚΙΒΩΤΙΟΥ ΜΕΣΩ ΤΗΣ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΗΣ ΣΥΣΚΕΥΗΣ 1. Ενεργοποίηση της Υπηρεσίας Φωνοκιβωτίου Κατά την πρώτη φορά που θα επιχειρήσετε πρόσβαση στο φωνοκιβώτιό σας, ένας φωνητικός οδηγός θα σας καθοδηγήσει ούτως ώστε να ηχογραφήσετε το όνομά σας, να ηχογραφήσετε τον χαιρετισμό σας και να καθορίσετε τον προσωπικό σας κωδικό πρόσβασης. Ο προκαθορισμένος κωδικός πρόσβασης είναι 125634 Για να ενεργοποιηθεί το φωνοκιβώτιό σας θα πρέπει να ολοκληρώσετε τα βήματα που αναφέρονται στο πιο πάνω σημείο. 2. Πρόσβαση στο φωνοκιβώτιο ΑΠΟ ΤΗΝ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΗ ΣΑΣ ΣΥΣΚΕΥΗ ΤΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΥΠΡΟΥ: Πιέστε το κουμπί Messages είτε καλέστε το 4001 και μόλις σας ζητηθεί εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης σας. ΑΠΟ ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ ΑΛΛΗ ΣΥΣΚΕΥΗ ΤΟΥ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥ ΚΥΠΡΟΥ: Πιέστε το κουμπί Messages και έπειτα πιέστε το πλήκτρο του αστερίσκου (*). Εισάγετε τον αριθμό ταυτοποίησής του φωνοκιβωτίου σας (είναι συνήθως ο ίδιος αριθμός με τα τέσσερα τελευταία ψηφία του τηλεφωνικού σας αριθμού) και ακολούθως εισάγετε τον κωδικό πρόσβασή σας. ΑΠΟ ΟΠΟΙΑΔΗΠΟΤΕ ΑΛΛΗ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΗ ΣΥΣΚΕΥΗ: Καλέστε τον αριθμό 22894001 και ακολούθως πατήστε τον αστερίσκο (*). Θα σας ζητηθεί να εισάγετε τον εσωτερικό τετραψήφιο αριθμό της συσκευής σας, ακολουθούμενο από το πλήκτρο δίεσης (#) και ακολούθως να εισάγετε τον κωδικό σας, επίσης ακολουθούμενο από το πλήκτρο δίεσης (#). 3. Κυρίως μενού - Επιλογές Από το κυρίως μενού πιέστε: ΠΛΗΚΤΡΟ ΕΝΕΡΓΕΙΑ 1 Ακρόαση ενός Νέου Μηνύματος 2 Αποστολή Μηνύματος 3 Ακρόαση Παλαιών Μηνυμάτων 4 Αλλαγή Επιλογών Διαμόρφωσης Ενόσω ακούγεται το Κυρίως Μενού, μπορείτε να πιέσετε: ΠΛΗΚΤΡΟ ΕΝΕΡΓΕΙΑ 4 1 Αλλαγή Χαιρετισμού 4 1 2 Ενεργοποίηση / Απενεργοποίηση Εναλλακτικού Χαιρετισμού 4 2 1 Αλλαγή Μηνύματος Ειδοποίησης 4 3 1 Αλλαγή Κωδικού Πρόσβασης 4 3 2 Αλλαγή Ηχογραφημένου Ονόματος 3
Κατά τη διάρκεια του Μενού Μηνυμάτων (Message Menu), ενώ ακούγετε κάποιο μήνυμα, μπορείτε να πιέσετε: ΠΛΗΚΤΡΟ ΕΝΕΡΓΕΙΑ 1 Επανεκκίνηση Μηνύματος 2 Αποθήκευση 3 Διαγραφή 4 Αργή Αναπαραγωγή (Slow playback) 5 Μεταβολή της Έντασης της Φωνής 6 Γρήγορη Αναπαραγωγή (Fast playback) 7 Επιστροφή σε προηγούμενο σημείο του μηνύματος (rewind) 8 Παύση / Επαναφορά 9 Μετάβαση σε επόμενο σημείο του μηνύματος (fast-forward) Μετά το Μενού Μηνυμάτων, αφότου έχετε ακούσει ένα μήνυμα, μπορείτε να πιέσετε: ΠΛΗΚΤΡΟ ΕΝΕΡΓΕΙΑ 1 Αναπαραγωγή Μηνύματος 2 Αποθήκευση 3 Διαγραφή 42 Απάντηση σε Όλους 44 Επιστροφή του Τηλεφωνήματος (ισχύει μόνο για εσωτερικούς αριθμούς) 5 Προώθηση Μηνύματος 6 Αποθήκευση ως Καινούριο 7 Επιστροφή σε προηγούμενο σημείο του μηνύματος (Rewind) 9 Ακρόαση Ιδιοτήτων του Μηνύματος 4
B. ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ, ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΦΩΝΟΚΙΒΩΤΙΟΥ ΜΕΣΩ ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΗΣ ΔΙΕΠΙΦΑΝΕΙΑΣ 1. Είσοδος στη διαδικτυακή εφαρμογή Μεταβείτε από τον φυλλομετρητή ιστού στην ακόλουθη διεύθυνση (Η διαδικτυακή εφαρμογή λειτουργεί ομαλά με Internet Explorer και Mozilla Firefox). https://voicemail.ucy.ac.cy/inbox/ Εισάγετε το όνομα χρήστη (User Name) και το συνθηματικό πρόσβασης (Password) στα αντίστοιχα πεδία. Το όνομα χρήστη και ο κωδικός είναι τα ίδια με αυτά που χρησιμοποιείτε για να έχετε πρόσβαση στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Πανεπιστημίου Κύπρου. Ακολούθως επιλέξετε Sign in για να συνδεθείτε στον προσωπικό σας λογαριασμό.
2. Λειτουργίες Φωνοκιβωτίου 2.1 Messages Επεξηγείται πιο κάτω η λειτουργικότητα των επιλογών που εμφανίζονται στην πρώτη οθόνη [Messages] μετά από την επιτυχή σύνδεση του χρήστη στο λογαριασμό φωνοκιβωτίου του: 7 1 2 3 4 5 6 1. Messages: Η τρέχουσα οθόνη στην οποία προβάλλονται τα εισερχόμενα μηνύματα και οι διαθέσιμες επιλογές. Για κάθε αποθηκευμένο ή νεοεισερχόμενο (μη διαβασμένο) φωνομήνυμα εμφανίζεται ο αποστολέας, το θέμα, η ημερομηνία αποστολής, η διάρκεια του και η επιλογή αναπαραγωγής του. Settings: Μετάβαση στις προχωρημένες ρυθμίσεις φωνοκιβωτίου (αναλυτική επεξήγηση στην ενότητα 2.2 Settings) 2. Inbox: Επιλογή μετάβασης στα αποθηκευμένα και νεοεισερχόμενα φωνομηνύματα του χρήστη. Deleted: Επιλογή μετάβασης στα διεγραμμένα φωνομηνύματα Sent: Επιλογή μετάβασης στα φωνομηνύματα που έχουν αποσταλεί 3. New Message: Επιλογή για σύνθεση και αποστολή νέου φωνομηνύματος. Εάν θέλετε η σύνθεση να γίνει από τον υπολογιστή σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Computer στο σημείο 6. Διαφορετικά, εάν έχετε επιλέξει Phone και έχετε καθορίσει τον αριθμό της τηλεφωνικής συσκευής από την οποία επιθυμείτε να συνθέσετε το νέο φωνομήνυμα, θα λάβετε κλήση στη συσκευή σας για να ηχογραφήσετε το φωνομήνυμα σας. Refresh: Ανανέωση της λίστας εισερχόμενων φωνομηνυμάτων. 2
Πιο κάτω παρατίθενται και επεξηγούνται οι επιλογές που εμφανίζονται όταν ο χρήστης επιλέξει σύνθεση νέου φωνομηνύματος: Καταχωρήστε εδώ το email του παραλήπτη του φωνομηνύματος σας. Καταχωρήστε το θέμα του φωνομηνύματος σας. Διαθέσιμες επιλογές χαρακτηρισμού του μηνύματος. Επιλέξετε Send για αποστολή του φωνομηνύματος είτε Cancel για ακύρωση της σύνθεσης. Για να ξεκινήσει η ηχογράφηση του νέου φωνομηνύματος (είτε από τον υπολογιστή είτε από την τηλεφωνική συσκευή, ανάλογα με το τι έχετε επιλέξει στο σημείο 6) Record: Για να ηχογραφήσετε το μήνυμα από τον υπολογιστή σας. Upload: Για την περίπτωση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε κάποιο ήδη ηχογραφημένο μήνυμα. Η εφαρμογή θα σας παραπέμψει να επιλέξετε αρχείο από τον υπολογιστή σας. 4. Αναπαραγωγή φωνομηνύματος: Επιλέγοντας αναπαραγωγή κάποιου φωνομηνύματος θα ακούσετε το φωνομήνυμα στον υπολογιστή σας (εάν έχετε επιλέξει Computer στο πεδίο 6). Σε περίπτωση που έχετε επιλέξει Phone, θα λάβετε κλήση στο τηλεφωνικό αριθμό που έχετε καθορίσει για να ακούσετε το μήνυμα. Κατά την αναπαραγωγή ενός φωνομηνύματος σας δίνονται οι επιλογές Απάντησης (Reply), Απάντησης σε Όλους (Reply all), Προώθησης (Forward), Σήμανσης ως αδιάβαστο (Mark Unread) και Διαγραφής (Delete). Σημειώστε ότι σε περίπτωση που έχετε επιλέξει αναπαραγωγή του φωνομηνύματος σε τηλεφωνική συσκευή, οι επιλογές Reply και Reply all δεν θα είναι διαθέσιμες. 5. Αυξομείωση έντασης ήχου αναπαραγωγής φωνομηνύματος: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αυτή για να αυξήσετε / μειώσετε την ένταση του ήχου κατά την αναπαραγωγή ενός φωνομηνύματος από τον υπολογιστή σας. 3
6. Eπιλογή συσκευής για σύνθεση και ακρόαση φωνομηνυμάτων: Εάν επιλέξετε ακρόαση των φωνομηνυμάτων σε τηλεφωνική συσκευή [Phone] θα πρέπει να καθορίσετε τον τηλεφωνικό της αριθμό εισάγοντας τον τετραψήφιο αριθμό της εσωτερικής τηλεφωνικής σας γραμμής: 7. <user>: Το όνομα χρήστη (username) με το οποίο έχει επιτευχθεί σύνδεση στην εφαρμογή. Sign Out: Επιλογή για αποσύνδεση από το λογαριασμό φωνοκιβωτίου About: Γενικές πληροφορίες για την διαδικτυακή εφαρμογή του φωνοκιβωτίου 2.2 Settings Μεταβαίνοντας στην καρτέλα Ρυθμίσεων (Settings), μπορείτε να δείτε και να ρυθμίσετε διάφορες παραμέτρους του λογαριασμού φωνοκιβωτίου σας, με κυριότερες αυτές που αφορούν αλλαγή του PIN και διευθέτηση αποστολής ειδοποίησης για τη λήψη νέου φωνομηνύματος στην ηλεκτρονική σας διεύθυνση. Ακολουθεί επεξήγηση των λειτουργιών αυτών. 2.2.1 Αλλαγή PIN Μεταβείτε στην καρτέλα Passwords και ακολούθως επιλέξετε Change PIN. Θα σας ζητηθεί να καταχωρήσετε το νέο PIN και να το επιβεβαιώσετε εισάγοντας το ξανά στο πεδίο Confirm New Pin. Ακολούθως επιλέξετε Save για να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας. 4
2.2.2 Λήψη ειδοποίησης νέου φωνομηνύματος στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Η υπηρεσία φωνοκιβωτίου περιλαμβάνει τη δυνατότητα λήψης ειδοποίησης στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο όποτε γίνεται λήψη ενός νέου φωνομηνύματος. Για να ενεργοποιήσετε την υπηρεσία αυτή, μεταβείτε στην καρτέλα Notification Devices και ακολούθως επιλέξετε View Notification Devices. Ενεργοποιήστε το Device SMPT εισάγετε στο πεδίο Notifies την ηλεκτρονική διεύθυνση στην οποία επιθυμείτε να αποστέλλονται οι ειδοποιήσεις. Ακολούθως επιλέξετε Save για να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας. 5