OPEN TEXT edocs DOCUMENT MANAGEMENT Η λύση Αρχειοθέτησης & ιαχείρισης εγγράφων Open Text edocs Document Management, ανήκει στον ευρύτερο χώρο των Λύσεων ιαχείρισης Επιχειρησιακής Πληροφορίας (ECM Enterprise Content Management Solutions) και αποτελεί τον πυρήνα της λύσης Open Text edocs Suite. Η συνολική λύση Open Text edocs Suite, παρέχει ένα ολοκληρωµένο περιβάλλον διαχείρισης της επιχειρησιακής πληροφορίας, καθ όλη την διάρκεια της ζωής της, εστιάζοντας στην διαχείριση δοµηµένων & αδόµητων δεδοµένων, στην αυτοµατοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών, καθώς και στην διατήρηση χαµηλού κόστους κτήσης. Μετασχηµατίζει την υπάρχουσα πληροφορία µιας επιχείρησης σε γνώση, δίνοντας την δυνατότητα στους χρήστες να εισάγουν, οργανώσουν, αναζητήσουν και µοιραστούν την γνώση αυτή στο σύνολο της επιχείρησης. Μέσα από ασφαλές, ολοκληρωµένο, ενιαίο, απόλυτα λειτουργικό και φιλικό στον χρήστη περιβάλλον, το οποίο αναδεικνύει και αξιοποιεί τον πλούτο της τράπεζας πληροφοριών µιας επιχείρησης θέτει τα θεµέλια υλοποίησης λύσεων αυτοµατοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών. Η λύση Open Text edocs DM, βασίζεται σε αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική και προσφέρει τον µεγαλύτερο δυνατό βαθµό παραµετρικότητας τόσο σε επίπεδο ασφάλειας και διαχείρισης, όσο και σε επίπεδο λειτουργίας. ιαθέτει πολλαπλά επίπεδα ασφάλειας, γεγονός που διασφαλίζει την εµπιστευτικότητα και τήρηση των εξουσιοδοτήσεων, την ακεραιότητα και την διαθεσιµότητα των δεδοµένων. ΣΗΜΑΝΤΙΚΑ ΟΦΕΛΗ δραµατική βελτίωση στην διαχείριση του πληροφοριακού επιχειρησιακού περιεχοµένου (βάζει τάξη δοµώντας την διάχυτη πληροφορία) ασφαλές, ευέλικτο και κλιµακωτό περιβάλλον στο οποίο οι χρήστες (εντός και εκτός της επιχείρησης) έχουν την δυνατότητα να αποθηκεύουν, να χαρακτηρίζουν, να αναζητούν και να µοιράζονται την πληροφορία. Αρχειοθέτηση & διαχείριση όλων των τύπων εγγράφων. Αύξηση Παραγωγικότητας: γρηγορότερη προσπέλαση στο περιεχόµενο της επιχειρηµατικής γνώσης πολύ γρήγορη παραγωγή εγγράφων µε ταυτόχρονη ελαχιστοποίηση του χρόνου αναζήτησης και αναπαραγωγής της πληροφορίας. Εκµετάλλευση της υπάρχουσας πληροφορικής υποδοµής και συγχώνευσής της στο περιβάλλον του συστήµατος αρχειοθέτησης. Ολοκλήρωση µε τα περισσότερα δηµοφιλή προγράµµατα επεξεργασίας κειµένου, ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, λογιστικών φύλλων, κλπ. Έτσι οι χρήστες σπαταλούν λιγότερο χρόνο στην εκµάθηση του Open Text edocs DM και περισσότερο χρόνο στην εκµετάλλευση της κοινής επιχειρηµατικής γνώσης. 15/9/2011 1/7
Αποτελεσµατικότερη Λήψη Αποφάσεων: Η πληροφορία, είτε είναι έγγραφα, είτε εικόνες, είτε σχέδια, είτε ηλεκτρονικές εγγραφές είναι ενοποιηµένη σε µία βάση γνώσης του οργανισµού καταργώντας την αποσπασµατική συσσώρευση, κάτι που ισχύει στους οργανισµούς που δεν επενδύουν σε µια τέτοια λύση. Αποτελεσµατικότερη ιάχυση της Γνώσης: Η καταχώρηση και δεικτοδότηση των στοιχείων χαρακτηρισµού και του περιεχοµένου των εγγράφων, δίνει την δυνατότητα, στις οµάδες εργασίας, να εντοπίζουν την κατάλληλη πληροφορία όποτε και όπου την χρειάζονται. Ο οργανισµός κερδίζει το ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα αποτελεσµατικότερων και δραστικότερων επιχειρηµατικών αποφάσεων. ΠΡΟΙΟΝΤΑ ΠΟΥ ΣΥΝΘΕΤΟΥΝ ΤΗΝ ΛΥΣΗ Τα προϊόντα που συνθέτουν την λύση Open Text edocs DM είναι τα παρακάτω: Open Text edocs DM Server: Αποτελεί την καρδιά του συστήµατος, όσον αφορά την διαχείριση των εγγράφων. Η συγκεκριµένη εφαρµογή είναι υπεύθυνη για την σύνδεση των χρηστών και τα δικαιώµατά τους, για την καταχώρηση των εγγράφων, για την ανάκτησή τους, για την καταγραφή των ενεργειών πάνω στα έγγραφα, για την διαχείριση των βιβλιοθηκών του οργανισµού και για την υψηλή διαθεσιµότητα και απόδοση του συστήµατος (failover and load balancing). Open Text edocs DM Web Server: Προσφέρει την δυνατότητα χρήσης του συστήµατος µέσα στο περιβάλλον του διαδυκτίου, είτε πρόκειται για intranet, extranet ή και internet αποµακρυσµένους χρήστες. Ουσιαστικά, µεσολαβεί µεταξύ του DM Server και των σταθµών εργασίας των χρηστών, µεταφράζοντας την πληροφορία στην κατάλληλη µορφή και προς τις δύο κατευθύνσεις. Η χρήση ενός δηµοφιλούς προγράµµατος πλοήγησης (web browser) και µόνο, είναι αρκετή για την πρόσβαση στο σύστηµα. Το περιβάλλον αυτό, είναι διαθέσιµο και στους διαχειριστές του συστήµατος έτσι ώστε να διαχειρίζονται όλες τις λειτουργίες ανεξάρτητα από την τοποθεσία που βρίσκονται. Open Text edocs DM Extensions: Πέρα από την δυνατότητα χρήσης ενός προγράµµατος πλοήγησης, υπάρχει και η δυνατότητα ενσωµάτωσης των λειτουργιών του συστήµατος µέσα σε δηµοφιλείς εφαρµογές όπως το Microsoft Outlook, Windows Explorer και εφαρµογές γραφείου όπως το Microsoft Word, Microsoft Excel και άλλες. Ο χρήστης µπορεί, για παράδειγµα, να χρησιµοποιεί το Word και αφού τελειώσει την συγγραφή του εγγράφου, να χρησιµοποιήσει, την ενσωµατωµένη στο µενού του Word, εντολή αποθήκευσης στο σύστηµα (ECM). Επίσης, µέσα από το περιβάλλον Windows Explorer να επιλέγει ένα φάκελο του συστήµατος και να βλέπει όλα τα περιεχόµενά του. Open Text edocs Search Server: Το προϊόν αυτό είναι υπεύθυνο για την δεικτοδότηση του περιεχοµένου των εγγράφων, έτσι ώστε οι χρήστες να µπορούν να εκτελούν αναζητήσεις περιεχοµένου (full text) µέσα στις βιβλιοθήκες του οργανισµού. Το υποσύστηµα DM Indexer του DM Server φροντίζει για την επικοινωνία µε το Search Server. 15/9/2011 2/7
Open Text edocs Imaging (προαιρετικό): ίνει την δυνατότητα εισαγωγής εγγράφων, που βρίσκονται σε µορφή χαρτιού, στο σύστηµα µέσω της διαδικασίας σάρωσης και ψηφιοποίησής τους. Επίσης, έχει λειτουργίες, µε τις οποίες είναι δυνατή η βελτίωση της εικόνας των εγγράφων καθώς και η µετατροπή τους σε µορφή κειµένου (Optical Character Recognition). Παράλληλα, ο χρήστης µπορεί να αποθηκεύσει τοπικά τα έγγραφα, να προσθέσει σχόλια πάνω στις εικόνες και να τα αποστείλει µέσω fax ή ηλεκτρονικού ταχυδροµείου σε κάποιο συνεργάτη του. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ Μετά από την γενική παρουσίαση του προσφερόµενου συστήµατος που έγινε στην πρώτη παράγραφο, στην ενότητα που ακολουθεί θα γίνει µία προσπάθεια καταγραφής των σηµαντικότερων λειτουργικών χαρακτηριστικών, έτσι ώστε να διαµορφώσετε µία όσον το δυνατόν πιο ξεκάθαρη άποψη για το σύστηµα, καθώς και κατά πόσο είναι σε θέση να ικανοποιήσει τις ανάγκες του οργανισµού σας. Αρχιτεκτονική 15/9/2011 3/7
Γενικά Χαρακτηριστικά Ανοικτή αρχιτεκτονική Επεκτασιµότητα Υψηλή διαθεσιµότητα (FOLB) υνατότητα χρήσης πολλαπλών εξυπηρετητών (servers) Ολοκλήρωση µε δηµοφιλείς εφαρµογές υνατότητα ολοκλήρωσης µε οποιαδήποτε εφαρµογή (παροχή API) Ολοκλήρωση µε ένα σύνολο εφαρµογών από τον ίδιο κατασκευαστή οι οποίες καλύπτουν ένα ευρύ φάσµα αναγκών ενός οργανισµού Ασφάλεια ευέλικτη και εφαρµόσιµη σε πολλά επίπεδα Πολύ µικρό χρόνο υλοποίησης και παράδοσης Κεντρική διαχείριση Αποτελεσµατική εκµετάλλευση του διαδυκτίου (και για την διαχείριση) Deployment packages Παραµετρικότητα προσαρµόζεται στις ανάγκες του οργανισµού Λειτουργίες υνατότητα εισαγωγής εγγράφων από διαφορετικές πηγές όπως σαρωτές, faxes καθώς και υποστήριξη οποιασδήποτε µορφής ηλεκτρονικών αρχείων. Όσον αφορά τα τελευταία, για τις πιο δηµοφιλείς εφαρµογές (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Corel WordPerfect, Lotus Notes, κλπ.) προσφέρεται έτοιµη ολοκλήρωση, ενώ για οποιοδήποτε άλλο τύπο εγγράφου υπάρχει η λειτουργία directory monitoring για την εισαγωγή τους στο σύστηµα. υνατότητα µαζικής εισαγωγής εγγράφων υνατότητα διαχείρισης ψηφιοποιηµένων εγγράφων (εικόνες από σαρωτές): Βελτίωση των εικόνων (deskew, deskpeck, διάφορα επίπεδα του γκρι), επεξεργασία των εικόνων (copy, paste, cut, delete), συµπίεση των εικόνων (tiff group4 ), αποθήκευση στις βιβλιοθήκες του συστήµατος υνατότητα αποθήκευσης της προβολής των εγγράφων (document previews) σε µορφή HTML, έτσι ώστε να γίνεται οικονοµικότερη η ανάκτηση των εγγράφων, και οι χρήστες να µπορούν να αποφασίζουν ευκολότερα και γρηγορότερα για το έγγραφο που τους ενδιαφέρει. υνατότητα δηµιουργίας εκδόσεων και υπο-εκδόσεων των εγγράφων Καταγραφή των ενεργειών πάνω στα έγγραφα και συντήρηση ιστορικού για κάθε έγγραφο (log activity) υνατότητα αναζητήσεων περιεχοµένου (full text) Αυστηρός έλεγχος πρόσβασης πάνω στα έγγραφα του συστήµατος Εργαλεία του Συστήµατος 15/9/2011 4/7
Το προσφερόµενο σύστηµα περιέχει όλα τα εργαλεία, τα οποία είναι απαραίτητα για την οµαλή λειτουργία του. Για µερικά από αυτά, αξίζει να δοθεί µία σύντοµη περιγραφή της χρήσης τους. DM Designer: Παρέχει την δυνατότητα σχεδίασης των φορµών αρχειοθέτησης, αναζήτησης, αποτελεσµάτων αναζήτησης, lookup, maintenance σε απόλυτα γραφικό περιβάλλον. Ο χρήστης του συγκεκριµένου εργαλείου δεν χρειάζεται να έχει γνώσεις προγραµµατισµού απλά κάποιες βασικές γνώσεις για σχεσιακές βάσεις δεδοµένων. Το εργαλείο δηµιουργεί, µε αυτόµατο τρόπο, την απαραίτητη υποδοµή στην βάση δεδοµένων του συστήµατος και ταυτόχρονα, το γραφικό περιβάλλον εργασίας για τους χρήστες. Document Import: Με το εργαλείο αυτό, µπορεί ο διαχειριστής του συστήµατος να εισάγει µαζικά, έγγραφα στο σύστηµα. Είναι ιδιαίτερα χρήσιµο για την εισαγωγή παλιών εγγράφων ή εγγράφων που εξάγονται από κάποιο άλλο σύστηµα. Database Import: Με το εργαλείο αυτό, µπορεί ο διαχειριστής του συστήµατος να εισάγει µαζικά, δεδοµένα στην βάση δεδοµένων του συστήµατος. Library Maintenance: Παρέχει την δυνατότητα, στους διαχειριστές ή και σε εξουσιοδοτηµένους χρήστες, να διαχειρίζονται την πληροφορία, που αφορά κάθε βιβλιοθήκη του συστήµατος (εφαρµογές που αναγνωρίζει το σύστηµα, εξυπηρετητές για την αποθήκευση των εγγράφων, χρήστες, οµάδες χρηστών, αποµακρυσµένες βιβλιοθήκες,). Επεκτασιµότητα Το προσφερόµενο σύστηµα έχει την δυνατότητα επέκτασης σε διάφορα επίπεδα: Πολλαπλοί εξυπηρετητές εγγράφων (document servers) Πολλαπλές βιβλιοθήκες (libraries) Πολλαπλοί εξυπηρετητές βάσεων δεδοµένων (database servers) Απεριόριστο όγκο δεδοµένων που µπορεί να διαχειριστεί Εκµετάλλευση της τεχνολογίας του διαδυκτίου Υψηλή ιαθεσιµότητα Η υψηλή διαθεσιµότητα του συστήµατος επιτυγχάνεται σε δύο άξονες: Failover στην περίπτωση βλάβης και load balancing στην περίπτωση υπερφόρτωσης ενός εξυπηρετητή του συστήµατος. Για την επίτευξη λειτουργιών υψηλής διαθεσιµότητας, προφανώς πρέπει να έχουµε στο δίκτυο του οργανισµού παραπάνω από ένα εξυπηρετητές οι οποίοι θα διαχειρίζονται το ίδιο σύνολο βιβλιοθηκών. Failover: Στην περίπτωση βλάβης ενός εξυπηρετητή, το σύστηµα, µε αυτόµατο τρόπο, δροµολογεί τις αιτήσεις των σταθµών εργασίας σε κάποιον άλλο εξυπηρετητή στο δίκτυο. Load Balancing: Το σύστηµα φροντίζει, µε αυτόµατο τρόπο, να µοιράζει τον φόρτο ανάµεσα στους διαθέσιµους εξυπηρετητές στο δίκτυο του οργανισµού. Για αυτό υπάρχουν δύο µέθοδοι υλοποίησης: 1. εκ περιτροπής δροµολόγηση των αιτήσεων (round robin method) ή 2. αποστολή της αίτησης στον εξυπηρετητή που ο επεξεργαστής του χρησιµοποιείται λιγότερο από 75% (CPU utilization method). 15/9/2011 5/7
Ασφάλεια Έλεγχος εισόδου του χρήστη στο σύστηµα. Έλεγχος λειτουργιών που έχει δικαίωµα ο χρήστης. Όπως: allow auto login, allow modify user settings, can create/remove public folders, can show related items, allow document checkout, create/edit template documents, can create new document, can see unsecured objects. Έλεγχος δικαιωµάτων του χρήστη πάνω στο κάθε έγγραφο και σε πολλαπλά επίπεδα: view profile, edit profile, view document, view published only, retrieve document, edit document, copy, delete, control access. Ασφάλεια σε επίπεδο βάσης δεδοµένων: common logon account, SQL administrator accounts. Ασφάλεια σε επίπεδο εξυπηρετητή εγγράφων (document server). Για κάποια λειτουργικά συστήµατα, η ασφάλεια των εγγράφων επεκτείνεται και στο επίπεδο του λειτουργικού δικτύου, εκτός του επιπέδου βιβλιοθήκης του συστήµατος. OPEN TEXT edocs - ΠΡΟΣΒΑΣΗ Ο σχεδιασµός του Open Text edocs, έχει πειθαρχήσει στην αρχή ότι η επιχειρησιακή γνώση θα πρέπει να είναι διαφανώς προσβάσηµη από ευρύτατο πλήθος διεπιφανειών χρηστών (user interfaces). Πρέπει να είναι διαθέσιµη σε διαφορετικές οµάδες εργαζοµένων µιας επιχείρησης, καθώς και σε εξωτερικούς πελάτες ή συνεργάτες αυτής. ιαφορετικοί χρήστες χρειάζονται πρόσβαση στην επιχειρησιακή πληροφορία, µέσα από διαφορετικούς «δρόµους». Webtop Συνδυάζει την καλύτερη τεχνολογία portal περιβάλλοντος, προκειµένου να παρέχει δυνατότητα διαµόρφωσης προσωποποιηµένου εργασιακού περιβάλλοντος µε συνολική παρουσίαση πληροφοριών µέσω δυναµικών επισκοπήσεων. Η εισαγωγή του χρήστη στο σύστηµα γίνεται µια φορά και είναι ενιαία για όλα τα περιβάλλοντα εργασίας του, ισχυροποιώντας την ευκολία & ασφάλεια στη χρήση, αλλά και την εύκολη πρόσβαση σε οποιαδήποτε εφαρµογή. Desktop Παρέχει εκτενή ολοκλήρωση µε το MS Office και άλλες δηµοφιλείς desktop εφαρµογές. Πληροφορίες που δηµιουργούνται στα περιβάλλοντα MS Office, AutoCAD & Adobe, ευκολότατα χαρακτηρίζονται και αποθηκεύονται στις αποθήκες πληροφοριών του Open Text edocs, συµπεριλαµβανοµένων και όλων των στοιχείων χαρακτηρισµού τους (metadata). E-mail Clients Παρέχει διαφανή πρόσβαση στην διαχειριζόµενη από το περιβάλλον Open Text edocs, πληροφορία, µέσα από το περιβάλλον MS Outlook ή Lotus Notes. Προσφέρει εύκολο χαρακτηρισµό των εγγράφων και των e-mails, κατηγοριοποίηση των e-mails, αυτοµατοποιηµένη µεταφορά των δικαιωµάτων πρόσβασης & των στοιχείων χαρακτηρισµού, καθώς και διατήρηση δοµών. 15/9/2011 6/7
Mobility Παρέχει έτοιµη υποστήριξη για πολλαπλές ασύρµατες συσκευές, όπως PDAs, Blackberry & SmartPhones, µέσα από ευπροσάρµοστη αρχιτεκτονική, που ενεργοποιεί πρόσβαση 24χ7 σε οποιοδήποτε στάδιο του κύκλου ζωής της πληροφορίας. Third Party Portals Οι πύλες (portals), ολοκληρώνουν ανόµοιες τεχνολογίες σε ένα ενιαίο Web περιβάλλον. Το Open Text edocs, προσφέρει πολλαπλές επιλογές παροχής λειτουργικών χαρακτηριστικών σε τρίτα περιβάλλοντα portals, συµπεριλαµβανοµένης αυτής των Web Services. 15/9/2011 7/7