Ηλεκτρονικά έγγραφα - επεξεργασία

Transcript

1 ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Ηλεκτρονικά έγγραφα - επεξεργασία Το υλικό παραχωρήθηκε από τον Δρ Σπυρίδων Σαλαμούρα (ssalamouras@gmail.com) και προσαρμόστηκε για χρήση στο μάθημα

2 Έγγραφο «Ενεργοποιήστε την αναθεώρηση κειμένου..» Συντάσσω Ηλεκτρονικό έγγραφο ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων Υπογράφω

3 Σκοπός της ενότητας Η παρουσίαση των «παραδοσιακών» διαδικασιών συνεργασίας ομάδων. Η αξιοποίηση των ειδικών λειτουργιών (παρακολούθησης αλλαγών κλπ) που παρέχουν οι μοντέρνοι επεξεργαστές κειμένου. Η παρουσίαση των δυνατοτήτων και η αξιοποίηση των σχετικών υπηρεσιών των παρόχων μέσω διαδικτύου.

4 Επεξεργασία κειμένου Βασικές διαδικασίες δημιουργίας ψηφιακού εγγράφου

5 Με μια ματιά. Βασικές διαδικασίες δημιουργίας ψηφιακού εγγράφου Word: Ενημέρωση με τα στοιχεία του συντάκτη Πηγαίνουμε στην κορδέλα «Αναθεώρηση» και κάνουμε κλικ στο βέλος που βρίσκεται κάτω δεξιά του κουμπιού «Παρακολούθηση Αλλαγών». Επιλέγουμε αλλαγή ονόματος χρήστη. Εισάγουμε το ονοματεπώνυμό και τα αρχικά μας (θα χρησιμοποιηθούν για να δείχνουν ποιος έκανε τα σχόλια και τις διορθώσεις). Πατάμε ΟΚ.

6 Εικόνα : 1 Ενημέρωση στοιχείων συντάκτη Word

7 Με μια ματιά. Βασικές διαδικασίες δημιουργίας ψηφιακού εγγράφου Libre Office Writer: Ενημέρωση στοιχείων συντάκτη Ενημερώνουμε το πρόγραμμα με το όνομα και τα αρχικά του συντάκτη/χρήστη του Writer μέσα από την επιλογή Tools/Options/User

8 Εικόνα : 2 Ενημέρωση στοιχείων συντάκτη Writer

9 Αναθεώρηση κειμένου στο Word Ενεργοποίηση/Απενεργοποίηση παρακολούθησης αλλαγών Εισαγωγή σχολίου Εισαγωγή αλλαγών, διορθώσεων ή συμπληρώσεων στο κείμενο Αποδοχή Απόρριψη αλλαγών Διαγραφή σχολίου

10 Εικόνα : 3 Αλλαγές και σχόλια στο Word

11 Συνεργατική έκδοση εγγράφων Ενεργοποίηση/Απενεργοποίηση παρακολούθησης αλλαγών Εισαγωγή σχολίου Εισαγωγή αλλαγών, διορθώσεων ή συμπληρώσεων στο κείμενο Αποδοχή Απόρριψη αλλαγών Διαγραφή σχολίου

12 Εικόνα : 4 Αλλαγές και σχόλια στο Libre Office Writer

13 Συνεργατική έκδοση εγγράφων Συντάκτης Ηλεκτρονικού Εγγράφου: Ο δημιουργός του αρχικού σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου μέσω χρήσης ψηφιακών εφαρμογών γραφείου. Πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο: το έγγραφο που φέρει την ηλεκτρονική υπογραφή του έχοντος την αρμοδιότητα για την τελική υπογραφή του. Εσωτερικοί κανονισμοί υπηρεσιών

14 Συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word 1/2 Αρχείο προέλευσης δεδομένων (Data Source), Κύριο έγγραφο (Main Document) Συγχωνευμένο έγγραφο

15 Συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word 2/2 Δημιουργούμε το Κύριο έγγραφο Δημιουργούμε το έγγραφο δεδομένων Στοιχεία αλληλογραφίας/έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας/οδηγός βήμα προς βήμα Επιλογή τρέχοντος εγγράφου, εύρεση αρχείου δεδομένων Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης Ολοκλήρωση & Συγχώνευση

16 Αποθήκευση εγγράφων στο «νέφος» (cloud storage) 1/2 Αποθήκες δεδομένων στο νέφος (Cloud storage)

17 Εικόνα : 1 Κυριότεροι πάροχοι υπηρεσιών στο cloud

18 Εγγραφή στους παρόχους υπηρεσιών φιλοξενίας εγγράφων 1/2 Για να χρησιμοποιηθούν οι υπηρεσίες φιλοξενίας των παρόχων ώστε να αποθηκεύετε με ασφάλεια και να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας από το διαδίκτυο αλλά να μπορείτε να τα προσπελάσετε και από το σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας, αλλά και στην «έξυπνη» κινητή συσκευής (smartphone), απαιτείται: η εγγραφή και η πιστοποίηση του χρήστη στο μητρώο του παρόχου η λήψη (download) και εγκατάσταση του αντίστοιχου λογισμικού (application για smart phone) στον Η/Υ ή σε άλλη συσκευή στην πλευρά του χρήστη.

19 Εγγραφή στους παρόχους υπηρεσιών φιλοξενίας εγγράφων 2/2 Η εγγραφή απαιτεί ένα λογαριασμό που αποτελείται από δύο κατ ελάχιστον χαρακτηριστικά: όνομα χρήστη (user name) και κωδικό χρήστη (password).

20 Μορφές εγγράφων, σύνδεση εφαρμογών με έγγραφα 1/2 Κάθε έγγραφο ανήκει σε έναν τύπο εγγράφων που στον Η/Υ συνδέεται με αντίστοιχες εφαρμογές. Για παράδειγμα Έγγραφο κειμένου / Microsoft Word-LibreOffice writer Λογιστικό φύλλο / Microsoft excel LibreOffice calc Κάθε φορά που κάνουμε διπλό κλικ (απ τον εξερευνητή αρχείων file explorer) σε ένα έγγραφο αντίστοιχου τύπου ξεκινάει η συνδεδεμένη εφαρμογή με τον αντίστοιχο τύπο εγγράφων.

21 Μορφές εγγράφων, σύνδεση εφαρμογών με έγγραφα 2/2

22 Ανάρτηση εγγράφων στο διαδίκτυο 1/2 Πάροχος υπηρεσιών: Dropbox Υπηρεσίες φιλοξενίας: 2Gb Κατεβάστε (download) και εγκατασστήστε την εφαρμογή Dropbox στον υπολογιστή σας. Δημιουργείτε έναν λογαριασμό στο Dropbox και στον υπολογιστή σας δημιουργείται αυτόματα ένας φάκελος Dropbox. Όσα αρχεία προσθέσετε ή αφαιρέσετε από το φάκελο Dropbox του υπολογιστή σας, συγχρονίζονται και αντιγράφονται αυτομάτως στο εικονικό χώρο σας στο Dropbox και μπορείτε να τα διαχειριστείτε από οπουδήποτε υπολογιστή ή άλλη συσκευή.

23 Ανάρτηση εγγράφων στο διαδίκτυο 2/2 Πάροχος υπηρεσιών: SkyDrive Υπηρεσίες φιλοξενίας (SkyDrive.com) Μεταβείτε στην τοποθεσία web του SkyDrive. Εισέλθετε με το λογαριασμό Microsoft που διαθέτετε (φτιάξτε έναν αν δεν έχετε). Επιλέξτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε, επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου στην επάνω δεξιά γωνία του στοιχείου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλά στοιχεία, για να τα μοιραστείτε ταυτόχρονα. Πατήστε ή κάντε κλικ στο στοιχείο Κοινή χρήση στη γραμμή στο επάνω μέρος της σελίδας.

24 Εγγραφή στις υπηρεσίες της Google 1/2 Βήμα 1. Δημιουργία λογαριασμού Google

25 Εγγραφή στις υπηρεσίες της Google 2/2 Βήμα 2. Εγγραφή στις υπηρεσίες Google

26 Διαχείριση εγγράφων στην πλατφόρμα Google 1/3 Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες φιλοξενίας Google είτε μέσω του browser είτε με το λογισμικό Drive που θα χρειαστεί να το κατεβάσετε (download) για τον ανάλογο τύπο συσκευής (PC, iphone, android κλπ)

27 Διαχείριση εγγράφων στην πλατφόρμα Google 2/3 Το περιβάλλον διαχείρισης του Google Drive Σύνδεση εγγράφων με εφαρμογές

28 Διαχείριση εγγράφων στην πλατφόρμα Google 3/3 Το περιβάλλον διαχείρισης του Google Drive Κοινή χρήση εγγράφων

29 Κοινή χρήση εγγράφων 1/2 Κάθε έγγραφο ανήκει στον δημιουργό του. Ο κάτοχος μπορεί να εκχωρήσει τα προνόμιά του ή μέρος αυτών σε έναν ή περισσότερους χρήστες. Επίσης μπορεί να άρει τα προνόμια.

30 Κοινή χρήση εγγράφων 2/2 Κάθε έγγραφο ανήκει στον δημιουργό του. Ο κάτοχος μπορεί να εκχωρήσει τα δικαιώματα του ή μέρος αυτών σε έναν ή περισσότερους χρήστες. Επίσης μπορεί να άρει τα δικαιώματα

31 Αναθεώρηση κειμένου 1/3 Οι λειτουργίες της αναθεώρησης επιτρέπουν τη διαχείριση και την ενσωμάτωση των τροποποιήσεων - συμπληρώσεων στο τελικό έγγραφο.

32 Αναθεώρηση κειμένου 2/3 Επισκόπηση αναθεωρήσεων, επαναφορά διαφορετικής έκδοσης.

33 Αναθεώρηση κειμένου 3/3 Τι γίνεται αν δεν έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο; Εγκαταστήστε την εφαρμογή Google Drive Οργανώστε την «εκτός σύνδεσης» (off line) δυνατότητα επεξεργασίας εγγράφων Συγχρονίστε τις διαφορετικές εκδόσεις όταν αποκτήσετε σύνδεση.

34 Εργασία σε ομάδες 1/3 Με τις Ομάδες Google μπορείτε να δημιουργήσετε ηλεκτρονικές ομάδες ή ομάδες με βάση το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να μπορείτε : Να συμμετέχετε σε συζητήσεις για ένα συγκεκριμένο θέμα. Να δημιουργήσετε μια ομάδα υποστήριξης με ερωτήσεις και απαντήσεις για ένα λογισμικό κλπ. Να οργανώσετε συσκέψεις, συνέδρια ή κοινωνικές εκδηλώσεις μεταξύ των μελών μιας ομάδας. Να βρείτε άτομα με τα ίδια χόμπι, ενδιαφέροντα ή κοινή καταγωγή. Να διαβάσετε τις αναρτήσεις της ομάδας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, από την ηλεκτρονική διεπαφή χρήστη ή και από τα δύο.

35 Αναζητήστε ομάδες Εργασία σε ομάδες 2/3

36 Δημιουργήστε ομάδες Εργασία σε ομάδες 3/3