Η Αυτοματοποίηση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας Στην OLYMPIA ELECTRONICS Οφέλη και Δυσκολίες κατά το Μήκος της Ζ. Μπέγου OLYMPIA ELECTRONICS S.A. Περίληψη Επιδίωξη του παρόντος Κειμένου είναι να εκθέσει όλα τα βήματα, τις δυσκολίες και τις ευεργετικές δράσεις που προέκυψαν τελικά από την αυτοματοποίηση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας στην Εταιρεία OLYMPIA ELECTRONICS S.A. Αφορμή για το γράψιμο έδωσε, όπως συνήθως γίνεται, η πραγματικότητα και φυσικά το 1 ο Διεθνές Συνέδριο Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Αναφέρονται οι Εταιρείες Πληροφοριακού Λογισμικού που βοήθησαν και αυτές στην αυτοματοποίηση, αλλά πριν εξετάσουμε λεπτομερώς πως πραγματοποιήθηκε τελικά η αυτοματοποίηση, καλό είναι να αναφέρουμε κάποιες πληροφορίες για την επιχείρηση. Η Εταιρεία Η Olympia Electronics ιδρύθηκε το 1979. Από το 1979 έως σήμερα παραμένει αμιγώς ελληνική επιχείρηση με κυρίους μετόχους τον Νικόλαο Λακασά και τον Παναγιώτη Αρβανιτίδη. Η Olympia Electronics στεγάζεται σε ιδιόκτητες υπερσύγχρονες εγκαταστάσεις στην Μεθώνη Πιερίας (δίπλα στην Εθνική οδό) συνολικής έκτασης 4.000 τ.μ. Επίσης διατηρεί υποκατάστημα πωλήσεων στην Αθήνα. Η Olympia Electronics απασχολεί περισσότερους από 100 εργαζόμενους. Η δραστηριότητα της εταιρείας είναι η ανάπτυξη και παραγωγή ηλεκτρονικών συστημάτων ασφαλείας τεχνολογίας αιχμής προσανατολισμένα στην καινοτομία. Η Olympia Electronics διαθέτει εσωτερικό Τμήμα Έρευνας και Ανάπτυξης με μια ιδιαίτερα δυναμική ομάδα έμπειρων Ηλεκτρολόγων Μηχανικών, όπου πραγματοποιούνται εξ ολοκλήρου η έρευνα, ο σχεδιασμός και η ανάπτυξη των προϊόντων της. Διαθέτει επίσης προηγμένο τεχνολογικό εξοπλισμό κατά μήκος ολόκληρης της Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Η ανάγκη Στις αρχές του 2002 ξεκίνησε η παραγωγική λειτουργία του συστήματος ενδοεπιχειρησιακής οργάνωσης SEN (Singular Enterprise) στην Olympia Electronics και στα τέλη του 2003 προέβη στην αναδιοργάνωση της λειτουργίας των αποθηκευτικών της χώρων. Στην εταιρεία λειτουργούν τρεις βασικοί αποθηκευτικοί χώροι: η αποθήκη των ετοίμων προϊόντων για PROCEEDINGS 1
πωλήσεις εσωτερικού και εξωτερικού, η αποθήκη των πρώτων υλών και η αποθήκη της παραγωγής. Λόγω της φύσης των υλικών οι διαδικασίες λειτουργίας διαφέρουν σημαντικά από αποθήκη σε αποθήκη. Ο μεγάλος διακινούμενος όγκος υλικών απαιτεί ταχύτατη και αξιόπιστη εκτέλεση των κινήσεων των αποθηκών με τη μέγιστη δυνατή εκμετάλλευση των χώρων αποθήκευσης. Στους αποθηκευτικούς χώρους της Olympia Electronics περιλαμβάνονται διάφοροι τύποι αποθήκευσης, όπως, back to back, flow storage, bulk, push back, γεγονός που οδηγεί σε πολλαπλές διαδικασίες τοποθέτησης και συλλογής. Βασικά κριτήρια για τη λειτουργία της αποθήκης αποτελούν η πληρότητα των ραφιών και σε ορισμένα προϊόντα η διασφάλιση τήρησης της μεθόδου FIFO. Επιπλέον κατά την τοποθέτηση λαμβάνονται υπόψη κριτήρια όπως: κυκλοφοριακή ταχύτητα εμπορευμάτων, συμβατότητα μονάδας αποθήκευσης με τύπο ραφιών, ημερομηνία παραγωγής, κατηγορία προϊόντων. Λόγω της πολυπλοκότητας λοιπόν χρειαζόμασταν ένα WMS : που να υποστηρίζει παραμετροποιήσιμα workflows και όχι απλά να δίνει κάποιες εναλλακτικές διαδικασίες picking. Χρειαζόμασταν έξυπνους αλγορίθμους για τη δρομολόγηση όλων των ενδοαποθηκευτικών λειτουργιών και όχι απλά να παράγονται εντολές εργασιών όπως βόλευε τη μηχανογράφηση. Να χρησιμοποιούνται έξυπνοι αλγόριθμοι για τη βέλτιστη τακτοποίηση των υλικών στα συστήματα αποθήκευσης και όχι απλά να προτείνονται οι πρώτες κενές θέσεις στα ράφια. Συνδυάζοντας λοιπόν τις ανάγκες μας και τα εφόδια που διαθέταμε, προχωρήσαμε στην υιοθέτηση το 2003 ενός Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας, που ήταν ενσωματωμένο στο ERP SEN. Μπορεί τελικά να μην μας ικανοποιούσε πλήρως και να το αντικαταστήσαμε τελικά, αλλά ήταν η αρχή, η οποία αποτέλεσε και τη βάση για το μετέπειτα σύστημα που εγκαταστάθηκε ΜΟΜΕΝΤUM & NEMO / LOGISMOS και λειτουργεί επιτυχώς έως και σήμερα. Η Εφοδιαστική Διαχείριση της Singular άλλαξε, με αρκετές αντιδράσεις βέβαια, την κουλτούρα στην οποία είχαν συνηθίσει να εργάζονται τόσο η αποθήκη όσο και οι υπόλοιποι κρίκοι της αλυσίδας. Η συνεχής παρακολούθηση από άτομο εξειδικευμένο στα Logistics ήταν απαραίτητη. Το κλειδί της επιτυχίας για μια επιτυχημένη αυτοματοποιημένη Εφοδιαστική Αλυσίδα είναι καταρχήν να αποτυπωθούν όλες οι διαδικασίες που PROCEEDINGS 2
ακολουθούνται σε αυτήν και στη συνέχεια να αυτοματοποιηθούν. Η συνεχής παρακολούθηση τόσο για την τήρηση των διαδικασιών όσο και για τη βελτίωση αυτών κρίνεται απολύτως απαραίτητη, και καλύτερα βέβαια να γίνεται από ένα άτομο που να συνδυάζει και την επιστημονική πλευρά αλλά και την εμπειρία. Γιατί μόνο ένα τέτοιο άτομο είναι σε θέση να αντλήσει αυτή την τεχνογνωσία και τη μεταφράσει σε προδιαγραφές για το WMS. Διαφορετικά η εταιρεία απλά θα κληθεί να προσαρμόσει τη λειτουργία της στις όποιες δυνατότητες του εκάστοτε λογισμικού και τα αποτελέσματα θα είναι αμφίβολης προστιθέμενης αξίας. Κάθε μέρα προέκυπταν προβλήματα και αντιδράσεις για περίπου ένα διάστημα 6 μηνών. Η νοοτροπία εργασίας είχε αλλάξει ολοκληρωτικά. Ο εφοδιασμός της παραγωγής γινόταν και γίνεται αυτοματοποιημένα. Η Διαδικασία Εξαγωγής Υλικών από τις Αποθήκες (Picking) Κάθε εργαζόμενος από τον χώρο της παραγωγής ήταν και είναι υποχρεωμένος να συντάσσει μία αίτηση υλικών στην οποία αναγράφονται οι κωδικοί και οι ποσότητες των υλικών που πρόκειται να χρειαστεί για τις ανάγκες της καθημερινής παραγωγής του. Η αίτηση αυτή παραγγελία - στη συνέχεια καταχωρείται στο ERP, η οποία αυτόματα εμφανίζεται και στο WMS, το οποίο κάνει κατευθείαν έλεγχο επάρκειας παραγγελιών. Τη στιγμή που καταχωρούνται οι αιτήσεις γίνονται virtual δεσμεύσεις, γεγονός που σημαίνει ότι αφενός μειώνεται αντίστοιχα το διαθέσιμο stock που βλέπουν όλοι οι χρήστες και αφετέρου δεν μεταβάλλεται κατ ουσία το διαθέσιμο stock στο WMS. Μόλις παραληφθεί το αρχείο παραγγελιών, αυτές εισάγονται στο WMS, διεκπεραιώνονται και μεταβάλλουν τα διαθέσιμα υπόλοιπα μέσω RF-Terminal, τα οποία οδηγούν τους χρήστες σε συγκεκριμένες θέσεις για την εξαγωγή των υλικών. Σε εκείνο το χρονικό σημείο γίνεται εκ νέου η ενημέρωση της βάσης, κατά την οποία μεταφέρονται οι νέες διαθέσιμες ποσότητες και ταυτόχρονα ακυρώνονται όλες οι virtual δεσμεύσεις που αφορούν στο προηγούμενο διάστημα από την τελευταία ενημέρωση. O κάθε εργαζόμενος, δηλαδή στην παραγωγή θεωρείται ως πελάτης και περιμένει την εκτέλεση της παραγγελίας του. Ακριβώς η ίδια διαδικασία ακολουθείται και στην αποθήκη που διαχειρίζεται τα προϊόντα προς πώληση. Παρακάτω απεικονίζεται σχηματικά η πιο πάνω διαδικασία Λήψη Συλλογή Παραλαβή Αναχώρηση Για Παράδοση/ Παραγγελίας Παραγγελίας παραγγελίας Παράδοση ΜηΠαράδοση Σχήμα 1: Απεικόνιση Διαδικασίας PROCEEDINGS 3
Η διαδικασία της δημιουργίας και εκτύπωσης packing lists, δηλαδή πλήρης καταγραφή αποστολής σε παραλήπτες απεικονίζεται μέσα από το WMS παρακάτω στο Σχ.2 Σχήμα 2.Έκδοση Καταλόγου Συλλογής Στον παραπάνω κατάλογο συλλογής διακρίνουμε τον αριθμό παραγγελίας Α/Α: 11453 και τον πελάτη :99018 ΕΝΤΟΜΟΚΤΟΝΑ, από τον χώρο της παραγωγής, είναι το Τμήμα που ασχολείται με τα εντομοκτόνα, και φαίνονται οι θέσεις από τις οποίες πρέπει να κάνει τη συλλογή (το picking) ο αποθηκάριος. Τα δύο τελευταία υλικά σημαίνονται ως μη εκτελέσιμα, το οποίο σημαίνει ότι δεν υπάρχουν. Η Διαδικασία Παραλαβής Υλικών στις Αποθήκες Οι παραγγελίες αγοράς προς τους προμηθευτές καταχωρούνται στο κεντρικό ERP MOMENTUM και μέσω interface αποστέλλονται ως αναμενόμενες παραλαβές στο WMS- NEMO. Κατά την παραλαβή της παραγγελίας αγοράς, τα τεμάχια καταμετρούνται και ελέγχονται ως προς την ορθότητα των κωδικών και της κατάστασής τους. Κατόπιν εκδίδονται οι αντίστοιχες ετικέτες είδους με το γραμμωτό κώδικα (bar-code). Έπειτα τα προϊόντα αναμένουν στη ράμπα παραλαβής για την εναποθέτησή τους σε συγκεκριμένες θέσεις αποθήκευσης. Σε περίπτωση μερικής παραλαβής προιόντων, ο φάκελος παραμένει μέχρι την ολική παραλαβή των προιόντων. Η επιβεβαίωση της αποστολής προς το κέντρο διανομής δημιουργεί αυτόματα (με ηλεκτρονικό τρόπο), στο κέντρο διανομής που πρόκειται να παραλάβει, PROCEEDINGS 4
αναμενόμενες εισαγωγές με όλα τα απαιτούμενα στοιχεία. Οι χειρστές που παραλαμβάνουν δεν χρειάζεται να κάνουν τίποτα άλλο πέρα από το να σαρώσουν την ετικέτα του είδους με τα φορητά τερματικά για να επιβεβαιώσουν τις παραληφθείσες ποσότητες και τον κωδικό είδους. Οι κινήσεις παραλαβής μεταφέρονται αυτόματα μέσω interface στο ERP. Η αποθήκευση γίνεται είτε με αυτόματη πρόταση, βάσει των σεναρίων αποθήκευσης, είτε με manual μετακίνηση. Η αποθήκευση γίνεται με γρήγορες διαδικασίες, σαρώνοντας την ετικέτα του είδους και τη θέση αποθήκευσης και πληκτρολογώντας την ποσότητα. Κάτι ανάλογο συμβαίνει και κατά την παραλαβή Ετοίμων προϊόντων από το χώρο της Παραγωγής. Σε αυτή την περίπτωση, πρώτα καταχωρείται στο ERP ένα παραστατικό εσωτερικής διακίνησης το οποίο ξεχρεώνει τα προϊόντα από το χώρο της παραγωγής και τα χρεώνει στην Αποθήκη των Ετοίμων προϊόντων. Συγχρόνως στο WMS τα είδη καταμετρούνται, ελέγχονται ως προς τους κωδικούς και τοποθετούνται στις κατάλληλες θέσεις. Όλα τα παραπάνω γίνονται σκανάροντας κωδικό είδους και θέση, και πληκτρολογώντας την ποσότητα. Τακτοποίηση των αποθηκών Καθημερινά γίνονται διάφορες μετακινήσεις ειδών από μία θέση σε κάποια άλλη, οι οποίες έχουν ως σκοπό την καλύτερη διευθέτηση του χώρου της αποθήκης. Οι μετακινήσεις τακτοποιήσεις γίνονται κατόπιν εντολής του υπεύθυνου Logistics και ακολουθεί γεωγραφικά η ενημέρωση του συστήματος με τη διεκπεραίωσή της. Οι χειριστές ενημερώνουν το σύστημα με τα ασύρματα τερματικά ότι έκαναν τη συγκεκριμένη μετακίνηση αποθέματος. Κυκλικές απογραφές & Ετήσια απογραφή Στην τακτοποίηση των αποθηκών συμπεριλαμβάνονται και οι κυκλικές απογραφές των ειδών. Σε μηνιαία βάση επιλέγονται από κάθε αποθήκη γύρω στους 100 κωδικούς, είτε με βάση την κίνησή τους είτε με βάση την αξία τους, και γίνεται διασταύρωση φυσικού αποθέματος με απόθεμα συστήματος. Είναι πολύ χρήσιμος αυτός ο έλεγχος γιατί αν η αποθήκη είναι λάθος ενημερωμένη, τότε και όλες οι υπόλοιπες λειτουργίες θα είναι λανθασμένες. Επίσης γίνεται και κλασσικά και κάθε τέλος του έτους η γενική απογραφή. Διάφορες αναφορές / Εκτυπώσεις Οι διάφορες αναφορές (reports) / εκτυπώσεις που είναι σε θέση να δώσει το σύστημα, είναι πολύ χρήσιμες και μας ενημερώνουν για διάφορα κομμάτια της εφοδιαστικής αλυσίδας. PROCEEDINGS 5
Όπως π.χ. μία αναφορά που να δείχνει τα είδη που βρίσκονται κάτω από τα όρια ασφαλείας τους, τα οποία όρια ασφαλείας ορίζονται από τον χρήστη. Επίσης μπορούμε να έχουμε καθημερινή αναφορά ως προς τις κινήσεις είτε ανα κωδικό είδους, είτε ανά κωδικό κίνησης, είτε ανά χειριστή τερματικού. Παρακάτω απεικονίζεται σχηματικά για τις 15/06/2010 οι κινήσεις που πραγματοποιήθηκαν από τον χειριστή «ΒΑΒΥΛΑ». Οι οποίες όπως διακρίνεται είναι είτε Εξαγωγές Υλικών προς παραγωγή είτε καταμέτρηση υλικών από παραγγελίες αγορών. Παρατηρούμε ότι κατά την παραλαβή δηλώνεται η θέση και η ποσότητα του είδους και αυτόματα συνδέεται με την παραγγελία αγοράς στο ERP. Π.Χ. 01/605 είναι ο αριθμός παραγγελίας στον προμηθευτή. PROCEEDINGS 6
Ωφέλη Η αποτελεσματικότητα των αποθηκευτικών διαδικασιών είναι ο κρίσιμος παράγοντας διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας για την επίτευξη υψηλής επιχειρηματικής απόδοσης. Η χρήση των σύγχρονων τεχνολογιών μπόρεσε να βελτιώσει σημαντικά τις διαδικασίες αποθήκευσης, να ελέγχει αποτελεσματικά την παραγωγικότητα των εργαζομένων, να αυξάνει το επίπεδο ικανοποίησης των πελατών. Χρησιμοποιώντας το κατάλληλο σύστημα WMS και επανασχεδιάζοντας τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδρά η αποθήκη με τους εργαζομένους σε αυτήν, τους πελάτες και τους προμηθευτές, μπορέσαμε τελικά να δώσουμε μετρήσιμη προστιθέμενη αξία (value added) στις αποθηκευτικές διαδικασίες. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορούμε επίσης να επιτύχουμε υψηλό return on investment, όχι μόνο στην επένδυση για WMS αλλά στη συνολική του επένδυση για σύγχρονη οργάνωση των αποθηκευτικών χώρων. Διαπιστώθηκαν σημαντικά οφέλη που βελτιστοποιούν την εφοδιαστική αλυσίδα και ενισχύουν την ανταγωνιστικότητα μας στην αγορά. Συγκεκριμένα η εφαρμογή του συστήματος έδωσε τη δυνατότητα στον κάθε χρήστη της άμεσης πρόσβασης οποιαδήποτε στιγμή στα αποθέματα προϊόντων, πραγματικών και διαθέσιμων, διευκολύνοντας έτσι τις πωλήσεις, την καταχώρηση των παραγγελιών και την άμεση δέσμευση της απαιτούμενης ποσότητας. Επιπρόσθετα, προσφέρεται πλέον ένα από τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα που αφορά στην πραγματοποίηση επιτυχημένων πωλήσεων : η δυνατότητα να παρέχονται απαντήσεις στους πελάτες σε κάθε τους ερώτηση σχετικά με το προϊόν που τους ενδιαφέρει. Αυτό επιτυγχάνεται με το report που αφορά το status των παραγγελιών, μέσω του οποίου PROCEEDINGS 7
υπάρχει ενημέρωση ανά πάσα στιγμή για το στάδιο που βρίσκεται κάθε παραγγελία, από την καταχώρησή της στο σύστημα εώς και την παράδοση στον τελικό παραλήπτη. Επίσης διαχειρίζεται με μεγάλη επιτυχία και τις επιστροφές των προϊόντων από τους πελάτες. Αναμφίβολα οι νέες τεχνολογίες μας έχουν βοηθήσει σημαντικά στη βελτίωση της λειτουργίας μας και την επίτευξη κάποιων από τους στόχους μας. Τα συστήματα που έχουμε επιλέξει αποτελούν πλέον βασικά εργαλεία της δουλειάς μας, έχοντας αποδείξει ότι παρέχουν σημαντικά οφέλη. Έχουν συμβάλλει στην αύξηση της αποδοτικότητας, στην καλύτερη εκμετάλλευση πόρων, στην αρτιότερη διαχείριση αποθεμάτων και αναπλήρωσης τους, στη διαχείριση και συντήρηση του εξοπλισμού με αποτέλεσμα τη διασφάλιση ποιότητας του προιόντος. Ενδεικτικά θα μπορούσαμε να αναφέρουμε ότι μέσω της εφαρμογής του WMS έχει μειωθεί ο χρόνος λειτουργιών των κέντρων διανομής με παράλληλη ελαχιστοποίηση των καταχωρίσεων και σφαλμάτων. Μας δίνεται πλέον η δυνατότητα ανεπτυγμένης ιχνηλασιμότητας των προϊόντων μας. Έχουμε βέλτιστη αξιοποίηση των αποθηκευτικών μας χώρων. Γενικά, έχει γίνει εφικτή η συγκέντρωση, ανάλυση και αξιοποίηση πολύ μεγαλύτερου όγκου πληροφορίας, αναγκαίας στη λήψη αποφάσεων. Βέβαια υπάρχει ακόμη αρκετός χώρος βελτίωσης, και η επίτευξη αυτή εξαρτάται από το εξειδικευμένο ανθρώπινο δυναμικό και τη θέλησή του. PROCEEDINGS 8