ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΙΙΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΠΕΙΡΑΙΑ U1/Σ.,,, ΣΧΟΛΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΤΜΗΜΑΗ.Υ.Σ Τίτλος Εργασίας: Υπηρεσίες cloud computing με Office 365: Μια μελέτη περίπτωσης στο ΤΕΙΠΕΙΡΑΙΑ Microsoft _ ο φ Office365 Πτυχιακή εργασία των: Κωνσταντίνος Τσάμης Μιχάλης Μαριέττος 37945 38620 Επιβλέπων Καθηγητής: Ιωάννης Ψαρομήλιγκος Αιγάλεω, 121612014 ΤΕΙ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ ΠΕΙΡΑΙΑ
Περιεχόμενα Περίληψη... 5 1. Εισαγωγή... 6 1.1. Τι είναι το c\oud computing;... 6 1.2. Υπηρεσίες της Microsoft στο c\oud computing...... 7 1.3. Microsoft Office 365 και cloud computing... 8 2. Microsoft Office 365... 9 2.1.1. Δυνατότητες... 9 2.1.2. Συμβατότητα......... 9 2.1.3. Ασφάλεια......... 10 2.2.1. Εκδόσεις Microsoft Office 365... 10 2.2.2. Microsoft Office 365 και ομάδες... 11 2.3.1. Εταιρίες και cloud computing... 13 2.3.2. Microsoft Office 365 και επιχειρηματικέ ς ανάγκες... 14 2.4. Εισαγωγή στο Microsoft Office 365...... 15 2.4.1. Δημιουργία λογαριασμού στο Offi ce 365...... 15 2.4.2. Διαμόρφωση προφίλ... 16 2.4.3. Αλλαγή κωδικού...... 16 2.4.4. Αλλαγή εικόνας προφίλ... 17 2.4.5. Ρύθμιση προτιμήσεων......... 18 2.5. Προετοιμασία για χρήση του Mίcrosoft Office 365... 20 2.5.1. Εγκατάσταση Microsoft Lync...... 20 2.5.2. Προετοιμασία χρήσης ήδη υπαρχόντων προγραμμάτων Office... 23 2.5.3. Εγκατάσταση του Office 365 Desktop... 23 2.5.4. Διαμόρφωση του Outlook 2010...... 24 2.5.5. Ρύθμιση κινητού για να λειτουργεί με το Office 365... 24 2.6. Mίcrosoft Office 365 και ανάγκες μικρών επιχειρήσεων... 26 2.6.1. Emaίl, Ημερολόγια, Συναντήσεις... 26 2.6.2. Δημιουργία ομαδικού χώρου εργασίας... 27 2.6.3. Κοινή χρήση εγγράφων με την ομάδα σας... 28 2.6.4. Άμεσα μηνύματα, κλήσεις και συναντήσεις με το Microsoft Lync... 28 2.6.5. Υποστήριξη: Ασφάλεια και Αξιοπιστία... 29 3. Διαχείριση Microsoft Office 365...... 29 3.1. Επισκόπηση των καθηκόντων σας ως διαχειριστή ς... 30 1
3.2. Προσθήκη και διαχείριση χρηστών του Office 365... 31 3.2.1. Προσθήκη ενός χρήστη κάθε φορά... 31 3.2.2. Προσθήκη πολλαπλών χρηστών... 32 3.2.3. Ρύθμιση Δικαιωμάτων και Εκχώρηση Αδειών... 32 3.3. Ιδιότητες τοποθεσιών... 33 3.3.1. Προσθήκη τοποθεσίας στο office 365... 34 3.4. Λήψη βοήθειας στο Office 365... 35 3.4.1. Δημιουργία αιτήσεων τεχνικής υποστήριξης... 35 3.4.2. Έλεγχος κατάστασης συστήματος... 36 4. Δημιουργία ενός κοινόχρηστου χώρου... 37 4.1. Εμφάνιση της τοποθεσίας ομάδας... 37 4.2. Εργασία με βιβλιοθήκες εγγράφων... 38 4.3. Δημιουργία χώρου ανακοινώσεων......... 39 4.4. Ασφαλής διαμοφασμός ημερολογίων... 40 5. Δημιουργία και διαμόρφωση τοποθεσίας ομάδας... 40 5.1.1. Επιλογή θέματος... 41 5.1.2. Αλλαγή διάταξης κειμένου... 42 5. 1.3. Προσθήκη και διαμόρφωση εικόνων... 42 5.2. Προσθήκη καινούργιας σελίδας... 44 5.3. Εισαγωγή και επεξεργασία κειμένου... 44 5.3.1. Μορφοποίηση κειμένου... 44 5.3.2. Προσθήκη στυλ κειμένου... 45 5.3.3. Προσθήκη τμημάτων Web... 46 5.4. Δημιουργία βιβλιοθήκης εγγράφων... 47 5.4.1. Ανάρτηση εγγράφων... 47 5.4.2. Οργάνωση βιβλιοθηκών εγγράφων... 48 5.4.3. Δημιουργία/ Τροποποίηση της τρέχουσας προβολής... 49 5.4.4. Προσθήκη νέου φακέλου βιβλιοθήκης... 54 5.4.5. Εισαγωγή νέου έγγραφου... 54 5.4.6. Check Out και Check Ιη αρχείων... 55 6. Εργασία με Office 2010 Web Apps... 56 6.1. Δημιουργία και αποθήκευση ενός νέου αρχείου... 56 6.2. Εργασία με υπάρχων αρχείο... 57 7. Office 365 εν κινήσει...... 58 7.1. Παραλαβή και αποστολή email στο κινητό σας τηλέφωνο... 58 2
7.2. Επεξεργασία αρχείων Word στη φορητή σας συσκευή... 61 7.2.1. Προσθήκη σχόλιων... 63 7.2.2. Δ ιαμόρφωση... 63 7.2.3. Αποθήκευση και αποστολή επεξεργασμένου εγγράφου... 64 7.3. Επεξεργασία αρχείων Excel στη φορητή σας συσκευή... 65 7.3.1. Διαμόρφωση... 65 7.3.2. Αποθήκευση και αποστολή αλλαγών στο φύλλο εργασίας... 66 7.4. Επεξεργασία παρουσίασης PowerPoint στη φορητή σας συσκευή...... 66 7.4.1. Διαμόρφωση........ 68 7.4.2. Αποθήκευση και αποστολή παρουσίασης... 68 8. Email και οργάνωση στο Office 365... 69 8. 1. Έλεγχος και διαχείριση email μέσω του Outlook Web App... 69 8.1. 1. Έλεγχος, διάβασμα και απάντηση αλληλογραφίας... 70 8.1.2. Δημιουργία νέου μηνύματος...... 70 8. 1.3. Α λλαγή της προβολής της αλληλογραφία ς...... 71 8.1.4. Δημιουργία νέων φακέλων αλληλογραφίας........ 73 8. 1.5. Μετακίνηση αλληλογραφίας............. 74 8. 1.6. Αναζήτηση μηνυμάτων...... 74 8.1.7. Φιλτράρισμα της αλληλογραφίας...... 75 8.2. Επεξεργασία του ημερολόγιου......... 75 8.2. 1. Προσθήκη ενός συμβάντος... 76 8.2.2. Αλλαγή της προβολής του ημερολόγιου... 77 8.2.3. Διαμοιρασμός ημερολόγιου................ 77 8.3. Προσθήκη και διαχείριση των επαφών σας... 78 8.3.1. Προσθήκη επαφών......... 78 9. Microsoft Lync......... 80 9. 1. Σύνδεση στο Lync...... 81 9.2. Ξεκινώντας με το Lync...... 82 9.2. 1. Προσθήκη ενός προσωπικού μηνύματος... 83 9.2.2. Ρύθμιση της τοποθεσίας σας... 84 9.2.3. Ρύθμιση ήχου και μικροφώνου... 84 9.3. Εργασία με επαφές στο Lync...... 85 9.3. 1. Δημιουργία ενός γκρουπ επαφών......... 86 9.3.2. Αποδοχή αιτήματος για προσθήκη επαφής... 86 9.3.3. Ρύθμιση απορρήτου μεταξύ επαφών...... 87 3
9.3.4. Επισήμανση επαφών........... 88 9.3.5. Αλλαγή της προβολής επαφών... 89 9.4. Άμεσα μηνύματα...... 89 9.5. Πραγματοποίηση κλήσης...... 90 9.6. Διαμοιρασμός προγραμμάτων και αρχείων... 91 9.6. 1. Διαμοιρασμός της επιφάνειας εργασίας... 91 9.6.2. Διαμοιρασμός προγραμμάτων.............. 92 9.6.3. Χρήση Whiteboard......... 92 1 Ο. Σχεδιασμός δημόσιας ιστοσελίδας... 93 10.1. Διαμόρφωση ιστοσελίδας...... 93 10. 1.1. Επιλογή θέματος σελίδας... 93 1Ο.1.2. Αλλαγή επικεφαλίδας της ιστοσελίδας και προσθήκη λογότυπου... 94 10.2. Προσθήκη και διαμόρφωση περιεχομένου... 95 10.2. 1. Διαμόρφωση επικεφαλίδων... 96 10.3. Δημιουργία λιστών... 97 10.4. Προσθήκη υπερσυνδέσμων... 97 10.5. Εισαγωγή και δ ιαμόρφωση εικόνων... 98 10.6. Προσθήκη και οργάνωση σελίδων......... 100 10.7. Προεπισκόπηση και δημοσίευση ιστοσελίδας... 102 11. Πρακτικό μέρος - Μελέτη περίπτωσης για την αξιοποίηση του Office 365... 103 11. 1. Περιγραφή της μελέτης... 103 11.2. Υπηρεσίες του Τμήματος...... 103 11.2. 1. Υπηρεσίες για Φοιτητές... 103 11.2.2. Υπηρεσίες για Καθηγητές............... 110 11.2.3. Υπηρεσίες Γραμματείας... 114 11.3. Περιγραφή ανάπτυξης των υπηρεσιών... 115 11.3.1. Δημόσια Ιστοσελίδα... 115 11.3.2. Ιδιωτική σελίδα γραμματείας... 117 11.3.3. Πρότυπο σελίδας βιογραφικών...... 120 11.3.4. Πρότυπο σελίδας μαθημάτων............... 123 11.4. Συμπεράσματα - Προτάσεις... 125 Βιβλιογραφία... 127 4
Περίληψη Η χρησιμότητα του cloud computing είναι αδιαμφισβήτητη καθώς αποτελεί την ικανότητα κάλυψης αναγκών οποιουδήποτε σε πόρους, μέσω του διαδικτύου, ευέλικτα και οικονομικά. Αξιοποιώντας το, η Microsoft προσφέρει αρκετές υπηρεσίες, με το Office 365 να είναι η πιο πρόσφατη και ολοκληρωμένη. Το Office 365 παρέχει επικοινωνία και συνεργασία σε απευθείας σύνδεση με εγγυημένη πρόσβαση παγκοσμίως, οικονομικά και με ασφάλεια. Αξιοποιεί υπάρχουσες υπηρεσίες του office, καθώς και υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, άμεσων μηνυμάτων και κοινής χρήσης αρχείων σε cloud περιβάλλον, από οποιαδήποτε συσκευή ακόμα και εν κινήσει. Προσφέρει τα απαραίτητα μέσα για δημόσια προβολή αλλά και ένα κοινόχρηστο χώρο ομάδας, με υπηρεσίες βιβλιοθήκης δεδομένων, μετάφρασης, ημερολογίων, οργάνωσης και ανάθεσης καθηκόντων με δυνατότητα ελέγχου διαθεσιμότητας για προγραμματισμό συναντήσεων εξαλείφοντας σπατάλες χρόνου και χρημάτων. Εν τέλει, εφοδιάζει τους χρήστες με άμεση και εύκολη τεχνική υποστήριξη ανάλογα πάντα με τις ανάγκες τους, διαθέτοντας εκδόσεις για την εκπαίδευση, για μικρές και για μεγάλες επιχειρήσεις. Πολλές εταιρείες ήδη χρησιμοποιούσαν το cloud computing για ανάκτηση και μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση κυρίως μεγάλου όγκου δεδομένων καθώς και για έλεγχο της περιβαλλοντικής υποδομής. Οι σύγχρονες επιχειρηματικές ανάγκες καλύπτονται πλήρως από το Office 365 μέσω των τεχνολογιών Exchange, SharePoint, Lync και Office Web Apps. Το πρώτο βήμα για τη χρήση του Office 365 είναι η δημιουργία ενός λογαριασμού και στη συνέχεια η διαμόρφωση του προφίλ σας ορίζοντας τις πληροφορίες και τις προτιμήσεις σας. Επιπλέον, για να λειτουργήσει απρόσκοπτα θα χρειαστεί να γίνει λήψη και εγκατάσταση του Microsoft Lync και του Office 365 desk:top καθώς και ρύθμιση των desk:top office εφαρμογών και του κινητού σας τηλεφώνου. Πλέον είστε σε θέση να χρησιμοποιήσετε το Office 365 πλήρως και ανάλογα με τα δικαιώματα σας μπορείτε να διαμορφώσετε κάποια σελίδα ή να έχετε απλά πρόσβαση σε αυτή. Ενώ αν είστε διαχειριστής, μπορείτε να προσθέσετε και να διαχειριστείτε χρήστες και φυσικά τοποθεσίες. Έκτος από την θεωρητική ανάλυση των δυνατοτήτων του office 365 προσπαθήσαμε να αναδείξουμε και πρακτικά την χρησιμότητα τους για έναν οργανισμό ή μια επιχείρηση επιλέγοντας να αξιοποιήσουμε τις υπηρεσίες του για την αποτελεσματική οργάνωση ενός εκπαιδευτικού ιδρύματος και πιο συγκεκριμένα του τμήματος Διοίκησης Επιχειρήσεων του ΤΕΙ Πειραιά. Ο ακριβής τρόπος χρήσης των υπηρεσιών του office 365 καθώς και ο τρόπος οργάνωσης του τμήματος διοίκησης επιχειρήσεων, χρησιμοποιώντας όλες αυτές τις υπηρεσίες, αναπτύσσεται αναλυτικά στα επόμενα κεφάλαια. 5
1. Εισαγωγή 1.1. Τι είναι το cloud computing; Όπως κοιτώντας τα σύννεφα, βλέπουμε να διαμορφώνονται διάφορα σχήματα, έτσι και το cloud cornputing έχει μέρος αυτής της ιδιότητας. Έχ;ουμε δηλαδή την ικανότητα να διαμορφώσουμε το «σχήμα» των τεχνολογικών μας αναγκών, σε αυτό που χρειαζόμαστε για να φέρουμε μια εργασία εις πέρας. Οι υπηρεσίες cloud λέγονται έτσι επειδή το λογισμικό τους και τα κέντρα δεδομένων εμφανίζονται όταν τα χρειάζεστε και εξατμίζονται, όταν δεν το κάνετε, όπως τα σύννεφα. Οι πόροι δηλαδή που χρειάζεστε για να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές, αποθηκεύουν δεδομένα και επιτρέπουν στις ομάδες να συνδεθούν, υπάρχουν όταν τους χρειάζεστε και χρησιμοποιούνται αλλού όταν δεν τους χρειάζεστε. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα εργασίας στο cloud, και έτσι άτομα από ολόκληρο τον κόσμο να μπορούν να συνεργάζονται και να επικοινωνούν πολύ εύκολα. Όπως επίσης μπορείτε δημιουργήσετε ένα χώρο συναντήσεων δημιουργώντας ένα ομαδικό site στο cloud χρησιμοποιώντας web servers και λογισμικό, επιτρέποντας σε όποια άτομα θέλετε να συνδεθούν από οπουδήποτε έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο. Cloud cornputing είναι δηλαδή η ικανότητα πρόσβασης αρχείων και εφαρμογών μέσω του διαδικτύου, χρησιμοποιώντας πολλούς υπολογιστές που είναι συνδεδεμένοι σε αυτό, έχοντας πρόσβαση από διάφορες συσκευές. Είναι συνώνυμο της έννοιας των κατανεμημένων συστημάτων πληροφορικής (distributed computing), δηλαδή η ικανότητα να εκτελέσεις ένα πρόγραμμα ή μια εφαρμογή σε πολλούς υπολογιστές την ίδια χρονική στιγμή. Έτσι ο τελικός χρήστης έχει την ευελιξία να χρησιμοποιεί διάφορες υπηρεσίες χωρίς να χρειάζεται να επενδύσει επιπλέον σε υλικό και λογισμικό, απλά χρησιμοποιώντας την σύνδεση του στο διαδίκτυο. Οι επιχειρήσεις μπορούν κατά αυτό τον τρόπο να επεκτείνουν τις υπηρεσίες που παρέχουν σε προσωπικό και πελάτες χωρίς να προσθέσουν στο υπάρχων υλικό. Αυτό επιτρέπει σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών να αποκτήσουν πρόσβαση σε προγράμματα και υπηρεσίες μέσα από ένα μοντέλο web-based υπηρεσίας. Και αυτό σημαίνει ότι οι μικρές επιχειρήσεις, που έχουν την ανάγκη για αξώπιστη τεχνολογία, αλλά δεν μπορούν να έχουν ένα ισχυρό προσωπικό για τεχνική υποστήριξη μπορούν να επωφεληθούν με εγγυημένη πρόσβαση σε τεχνολογία που φιλοξενείται, υποστηρίζεται και αναπτύσσεται από το φορέα παροχής υπηρεσιών. Επίσης, έχουν την δυνατότητα να κάνουν εύκολη την συνεργασία υπαλλήλων από όλο τον κόσμο χωρίς να προσθέτουν servers ή datacenters. Έχουν δηλαδή ένα ασφαλές, ευέλικτο και επεκτάσιμο περιβάλλον για να φιλοξενήσουν όσους χρήστες χρειάζεται και να καλύψουν τις ανάγκες τους. 6
Μια από τις καλύτερες πτυχές του cloud computing είναι ο τρόπος που χρησιμοποιεί και εξοικονομεί πόρους. Αντί να χρησιμοποιεί εκατομμύρια επιτραπέζιους υπολογιστές, συνδεδεμένους σε εκατοντάδες χιλιάδες servers που έχουν αγοραστεί, συντηρούνται και επισκευάζονται από χιλιάδες μεμονωμένες επιχειρήσεις, το cloud computing προσφέρει μια επεκτάσιμη εναλλακτική λύση. Επειδή οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται στο cloud computing είναι web-based, ο αριθμός των servers που _χρησιμοποιούνται αυξάνεται καθώς αυξάνονται οι απαιτήσεις για να υποστηρίξουν τη ζήτηση. Οι επιπλέον servers έπειτα απενεργοποιούνται όταν πλέον δεν χρειάζονται. Αυτή η προσέγγιση διαμοιρασμού του υπολογιστικού φόρτου σε μεγάλη κλίμακα, βοηθάει στην εξοικονόμηση ηλεκτρικής ενέργειας, μειώνει την ανάγκη για είδη υλικού και αυξάνει την αποδοτική χρήση των πόρων που χρησιμοποιούνται για την παροχή των υπηρεσιών. Ως μέρος μιας πράσινης στρατηγικής, οι εταιρείες μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν το cloud computing για να: Μειώσουν το μέγεθος του γραφείου τους ή να ελευθερώσουν χώρο Αναπτύξουν την ικανότητά τους να εργάζονται σε παγκόσμιο επίπεδο Στηρίξουν ένα κινούμενο εργατικό δυναμικό Μειώσουν τη χρήση των αναλώσιμων ειδών γραφείου (χαρτί, μελάνι, αποθηκευμένα αρχεία) Μειώσουν το υπολογιστικό υλικό (επιτραπέζιους υπολογιστές και συστήματα server) 1.2.Υπηρεσίες της Microsoft στο cloud computing Η Microsoft προσφέρει ήδη υπηρεσίες στο cloud μέσω του διαδικτύου, όπως το Microsoft OneDrive το οποίο επιτρέπει να αποθηκεύεις, να οργανώνεις, να διαμοιράζεις εύκολα αρχεία και τα Microsoft Office Web Apps που δίνει την δυνατότητα αποθήκευσης και επεξεργασίας των αρχείων του office μέσω του διαδικτύου και σε συνεργασία με άλλους συγγραφείς. Επίσης, το Microsoft Office Lίνe Small Business το οποίο είναι ένα σύνολο υπηρεσιών που επιτρέπουν την δημιουργία ενός εμπορικού site, την επικοινωνία με άλλους μέσω email ή μέσω άμεσων μηνυμάτων καθώς και την αποθήκευση/διαμοιρασμό αρχείων online. Ενώ το Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) είναι ένα σύνολο από προγράμματα ανταλλαγής μηνυμάτων και επικοινωνίας σχεδιασμένα για να παρέχουν το είδος της συνεργατικής υποστήριξης που χρειάζονται οι επιχειρήσεις. 7
1.3.Microsoft Office 365 και cloud computing Το Microsoft Office 365 είναι το τελευταίο εγχείρημα της Microsoft στο cloud computing, με το οποίο έφερε μαζί προγράμματα που κάνουν εφικτή την επικοινωνία και την συνεργασία σε απευθείας σύνδεση. Το Office 365 περιλαμβάνει το Microsoft Exchange Online γw. το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τον προγραμματισμό, το Microsoft SharePoint -Online για τη κοινή χρήση αρχείων και τη δημιουργία χώρων της ομάδας και το Microsoft Lync Online γw. την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και τις συναντήσεις σε απευθείας σύνδεση. Επίσης, το Office 365 συνδυάζει τις δυνατότητες αυτών των προγραμμάτων με cloud εκδόσεις των προγραμμάτων του Office Professional Plus. Το Offιce 365 κάνει εφικτή τη χρήση του Office σε cloud περιβάλλον με έναν απλό, φυσικό και οικονομικά προσιτό τρόπο έτσι ώστε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις περισσότερες υπηρεσίες που ήδη είστε εξοικειωμένοι, με τρόπους που επεκτείνουν εύκολα την τεχνολογία που πιθανώς ήδη χρησιμοποιείτε. Το office 365 σας επιτρέπει εύκολα τα εξής: Την συνεργασία σε παγκόσμιο επίπεδο σε πραγματικό χρόνο. Να χρησιμοποιήσετε τα προγράμματα που ήδη γνωρίζετε. Να δημιουργήσετε ένα εικονικό office, όπου μπορείτε να εργαστείτε με πληροφορίες και πάντα με ασφάλεw. ενώ βρίσκεστε εν κινήσει. Να χρησιμοποιήσετε το PC σας ή εναλλακτικά το τηλέφωνο. Να δw.τηρήσετε τις πληροφορίες σας ασφαλείς. Να κρατήσετε τα υλικά σας σε χαμηλό κόστος. Να κάνετε χρήση πολλαπλών συσκευών γw. πρόσβαση και εργασία με αρχεία. Να δημιουργήσετε έναν κοινόχρηστο χώρο της ομάδας. Να ενισχύσετε την παραγωγικότητα, καθιστώντας εύκολο για τους ανθρώπους να εργάζονται από κοινού. Να κάνετε ενσωμάτωση της κοινωνικής δικτύωσης στην επικοινωνία της ομάδας σας. 8
2. Microsoft Office 365 2.1.1. Δυνατότητες Το Office 365 καθιστά πολύ εύκολο για σας να χρησιμοποιήσετε τις εφαρμογές και τα προγράμματα που είστε εξοικειωμένοι με την εύκολη πρόσβαση που σας προσφέρει, πάντα στον κόσμο του διαδικτύου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Office 365 για: Να δημιουργήσετε έναν κοινόχρηστο χώρο της ομάδας, όπου μπορείτε να έχετε βιβλιοθήκες δεδομένων, ανάθεση εργασιών και ημερολόγια. Να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα του καθενός και να προγραμματίσετε συναντήσεις σε απευθείας σύνδεση. Να συνδεθείτε άμεσα από την υπηρεσία άμεσων μηνυμάτων, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από τις κλήσεις βίντεο. Να διατηρήσετε τα αρχεία και τους λογαριασμούς χρηστών ασφαλή όπως και τα email ασφαλή από spam και απάτες. Να δημιουργήσετε έγγραφα, φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και σημειωματάρια δίνοντας σας την δυνατότητα να τα μοιραστείτε απρόσκοπτα. Να δημιουργήσετε blogs, wikis για την ομάδα σας και για δημόσια προβολή. 2.1.2. Συμβατότητα Μία από τις μεγάλες δυνατότητες του Office 365 είναι η δυνατότητα του λογισμικού να συνεργαστούν ανεξάρτητα από την συσκευή που χρησιμοποιείτε αυτή τη στιγμή όπως desktop PC ή Mac, laptop, Android τηλέφωνο ή iphone ή Windows Phone. Μπορείτε να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Office 365 και να εργάζεστε σε αρχεία, να μοιράζεστε έγγραφα, να ενημερώνετε τις εργασίες σας, να βγάζετε ανακοινώσεις στο φόρουμ συζήτησης σας, να συμμετέχετε σε μια σύσκεψη, να πραγματοποιήσετε αποστολή άμεσων μηνυμάτων και άλλα πολλά από όπου κι αν βρίσκεστε με ότι συσκευή έχετε. 9
2.1.3. Ασφάλεια Το Office 365 επένδυσε σημαντικά στην ασφάλεια, στην αξιοπιστία και στην τεχνολογία ανάκτησης έτσι ώστε να εξασφαλιστεί ότι τα αρχεία σας, τα μηνύματά σας, τα δεδομένα σας θα είναι ασφαλή και ότι θα είστε πάντα σε θέση να έχετε πρόσβαση και να εργάζεστε με τα στοιχεία σας. Πιο αναλυτικά: Μια εγγυημένη συμφωνία επιπέδου διαθεσιμότητας υπηρεσιών 99,9%. Κέντρα δεδομένων με SAS 70 και ISO 27001 πιστοποίηση. Επιχειρηματική αξιοπιστία και αποκατάσταση από καταστροφές ανεξαρτήτως τοποθεσίας. Πολλαπλά κέντρα δεδομένων και αυτόματη εναλλαγή σε περίπτωση σφάλματος για την διασφάλιση της προστασίας των δεδομένων σας. Πλήρως ενημερωμένη antiνirus και anti-spam προστασία. 2.2.1. Εκδόσεις Microsoft Office 365 Επειδή υπάρχουν διάφορα είδη οργανισμών και επιχειρήσεων που έχουν διαφορετικές ανάγκες, τρεις διαφορετικές εκδόσεις του Office 365 είναι διαθέσιμες για τους τελικούς χρήστες: Το Office 365 για μικρές επιχειρήσεις. Οι μικρές επιχειρήσεις πληροφορικής θα βρουν ακριβώς το στο Office 365 για μικρές επιχειρήσεις. και επαγγελματίες που δεν έχουν μεγάλες απαιτήσεις σύνολο των εργαλείων που χρειάζονται Αυτή η έκδοση είναι εύκολο να την δοκιμάσει κανείς (δωρεάν για 30 ημέρες) και στη συνέχεια με χαμηλό κόστος προσφέροντας στις επιχειρήσεις Office Web Apps, το Microsoft SharePoint Online, το Microsoft Exchange Online και το Microsoft Lync για ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και online συναντήσεις. Τέλος, αυτή η έκδοση του office 365 δέχεται μέχρι 50 λογαριασμούς χρηστών, έχει ελεύθερο χώρο 25GB για την αλληλογραφία κάθε χρήστη, σας δίνει την δυνατότητα να μένετε σε επαφή συνέχεια με την υπηρεσία άμεσων μηνυμάτων αλλά και με την βοήθεια του ήχου και του βίντεο. 10
Το Office 365 για επιχειρήσεις. Οι επιχειρήσεις έχουν μεγαλύτερη κλίμακα ΙΤ από ό, τι χρειάζονται οι μικρές επιχειρήσεις ή οι ιδιώτες, διότι απαιτούν λογισμικό που μπορεί να χειριστεί έναν αρκετά μεγάλο αριθμό λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματα και συνημμένα, προσφέρουν την- δυνατότητα υποβολής εκθέσεων και επιλογής υποστήριξης. Το office 365 για επιχειρήσεις προσφέρει όλα αυτά τα χαρακτηριστικά και προσθέτει με σχετικά τυποποιημένες υπηρεσίες BPOS διευρύνοντας έτσι τη συνεργασία και τις δυνατότητες ηλεκτρονικών συσκέψεων. Επίσης, το Office 365 για επιχειρήσεις προσφέρει ευέλικτα σχέδια, έτσι ώστε οι επιχειρήσεις διαφόρων μεγεθών να μπορούν να προσαρμόσουν τα χαρακτηριστικά για να πάρουν ακριβώς το είδος υποστήριξης στο cloud που χρειάζονται. Το Office 365 για την εκπαίδευση. Στην εκπαίδευση οι χρήστες αντιμετωπίζουν ένα μοναδικό σύνολο από προκλήσεις, αφού πρέπει να παρέχεται στους φοιτητές πρόσβαση στις τελευταίες εκδόσεις λογισμικού όπου είναι δυνατόν, αλλά και να γίνεται με ελάχιστα κεφάλαια του προϋπολογισμού. Cloud-based υπηρεσίες μπορούν να βοηθήσουν τους χρήστες στον τομέα της εκπαίδευσης έτσι ώστε να εξοικονομήσουν χρήματα και να δώσουν στους μαθητές τα εργαλεία που χρειάζονται για να δημιουργήσουν έργα, να συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο και να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν το λογισμικό ίη cloud. Τέλος, οι εκπαιδευτικοί και το προσωπικό υποχρεούνται να πληρώνουν ένα ποσό κάθε μήνα για τις υπηρεσίες του Office 365, ενώ οι φοιτητές μπορούν εντελώς δωρεάν. 2.2.2. Microsoft Office 365 και ομάδες Οι ομάδες επιτρέπουν σε ανεξάρτητους εργαζόμενους να συνεργαστούν στο όνομα ενός κοινού στόχου και να ενώσουν τα ταλέντα τους. Έρευνες δείχνουν ότι η εργασία σε ομάδες με συνοχή, ενισχύει τη δημιουργικότητα και την παραγωγικότητα και οι άνθρωποι φαίνεται να είναι πιο ευτυχισμένοι στη δουλειά όταν είναι μέρος μιας επιτυχημένης ομάδας. Όμως στην εποχή μας, εργαζόμενοι βρίσκονται συχνά στο δρόμο, ταξιδεύουν από περιοχή σε περιοχή ή μένουν στο εξωτερικό και συνδέονται σε ένα εταιρικό δίκτυο από μια άλλη ήπειρο. Η ανάπτυξη νέων επιλογών στο υλικό, όπως πιο ισχυρούς και προσιτούς φορητούς υπολογιστές και smartphones, τα βελτιωμένα εργαλεία νideo conferencing, η ανάπτυξη της διαδεδομένης και συνεχούς πρόσβασης στο διαδίκτυο καθώς και η έξαρση των τεχνολογιών των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης, βοηθούν στο να γίνει πιο εύκολο από ποτέ το να μείνετε σε επαφή με όλα τα μέλη της ομάδας σας. 11
Αυτός ο τρόπος εργασίας έχει ακόμη μεγαλύτερα οφέλη, καθώς όταν μια ομάδα λειτουργεί με επιτυχία από απομακρυσμένες περιοχές, υπάρχει μειωμένη ανάγκη για ένα κεντρικό χώρο εργασίας, το οποίο σημαίνει ότι το κόστος της μίσθωσης για την επιχείρησή μειώνεται δραστικά. Επίσης κατά αυτό τον τρόπο δεν σπαταλάτε χρόνος σε μετακινήσεις, καθώς η εργασία μπορεί να γίνει από τον χώρο που ήδη βρίσκεται ο καθένας ενώ εξοικονομεί καύσιμα και μειώνει την ρύπανση που προκαλείτε από την χρήση των οχημάτων. Και αυτά είναι μόνο μερικά από τα μεγάλης κλίμακας οφέλη, που καθώς πολλαπλασιάζονται σε ολόκληρο το πλανήτη, βελτιώνουν την ζωή μας. Σε αυτό το ευέλικτο ωράριο χωρίς περιορισμούς όμως είναι δύσκολο να υπάρχει συγκέντρωση στους στόχους της ομάδας ώστε να ολοκληρωθεί αυτό το έργο που της έχει ανατεθεί. Χρειάζεται να οργανωθεί η εργασία, να δημιουργηθούν βιβλιοθήκες των αρχείων που χρειάζονται, να δημιουργηθεί ένας κοινός χώρος συνάντησης και να ελέγχονται όλα τα κομμάτια του έργου. Εάν η ομάδα σας περιλαμβάνει ένα ή περισσότερα άτομα που φαίνεται να είναι πάντα εν κινήσει, χρειάζεστε: Ένα τρόπο για να είναι τα αρχεία προσβάσιμα στον απομακρυσμένο εργαζόμενο Ένα μέσο για την οργάνωση καθηκόντων, συναντήσεων και σημειώσεων Έναν online χώρο συναντήσεων για την πραγματοποίηση κλήσεων και συγκεντρώσεων Ένα κοινόχρηστο χώρο που μπορεί να προσπελαστεί από πολλαπλές τεχνολογίες, όπως φορητούς υπολογιστές και smartphones Εργαλεία μετάφρασης, εφόσον η κύρια γλώσσα δεν είναι γνώστη από όλα τα μέλη της ομάδας ή εργάζεστε σε πολύγλωσσα έγγραφα Το Microsoft Office 365 προσφέρει όλα τα παραπάνω καθώς προσφέρει έναν κοινόχρηστο χώρο για την ομάδα, πάντα διαθέσιμο στο διαδίκτυο, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε βιβλωθήκες εγγράφων, να αναθέσετε αρμοδιότητες και εργασίες και να υπάρξει συνεργασία σε όλα τα είδη εργασιών στο Office. Το Office 365 ενώνει τέσσερις βασικές τεχνολογίες: το Microsoft Exchange, το Microsoft Lync, το Microsoft SharePoίnt και το Office Web Apps για να σας παρέχει όλα τα εργαλεία και τις δυνατότητες που χρειάζεστε ως ομάδα για να είστε επιτυχής, χωρίς να έχει σημασία το πότε ή το που εργάζεστε. 12
2.3.1. Εταιρίες και cloud computing Τι κάνουν οι επιχειρήσεις στο cloud σήμερα; Η ΙΒΜ διεξήγαγε μια έρευνα τον Ιούλιο του 2009 από την οποία προέκυψε ότι πολλές ομάδες εξετάζουν το cloud computing σε διάφορες μορφές. Η έρευνα περιλάμβανε άτομα που εργάζονται στον τομέα των επικοινωνιών, των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, του βιομηχανικού τομέα και των δημόσιων υπηρεσιών. Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει την κατανομή των ερωτηθέντων ανά χώρα: Country Percentage Canada S China 10 France 10 ------------- - ------------------ 10 lndia 15 11 υκ USA 30 9 Πολλές εταιρείες ήδη χρησιμοποιούν ή είναι ανοικτές στη μελλοντική χρήση ιδιωτικού cloud computing για τις ακόλουθες λειτουργίες: Ανάκτηση δεδομένων Αποθηκευτικό χώρο δεδομένων Μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση δεδομένων Ασφάλεια Έλεγχος της περιβαλλοντικής υποδομής Ένα μικρό ποσοστό εταιρειών έχουν υιοθετήσει μια προσέγγιση σε δημόσιο cloud περιβάλλον το οποίο περιλαμβάνει τις εξής δυνατότητες: Ήχου και βίντεο ( διαδικτυακή τηλεδιάσκεψη) Χωρητικότητα στο κέντρο δεδομένων του δικτύου Αποθήκευση αρχείων Διακομιστή Γραφείο υποστήριξης υπηρεσίας Έλεγχος της περιβαλλοντικής υποδομής Εκπαίδευση και επίδειξη Voice over Internet (VoIP) υποδομές Παροχή δικτύου ευρείας περιοχής (W ΑΝ) 13
2.3.2. Microsoft Office 365 και επιχειρηματικές ανάγκες Το Office 365 μας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε μια προσέγγιση του cloud computing που προσφέρει ακριβώς ότι χρειαζόμαστε για τις επιχειρηματικές μας ανάγκες. Οι τέσσερις κύριες τεχνολογίες Exchange, SharePoint, Office Web Apps και Lync μας βοηθούν να μείνουμε σε επαφή μέσω e-mail, στον προγραμματισμό κάποιων γεγονότων, τη δημιουργία ενός κοινόχρηστου χώρου της ομάδας, να συνεργαζόμαστε σε όλα τα είδη των έργων χρησιμοποιώντας γνώριμες εφαρμογές του Office και να παραμένουμε σε επαφή με το instant messaging και βίντεο conferencing. 14
2.4.Εισαγωγή στο Microsoft Office 365 2.4.1. Δημwυργία λογαριασμού στο Office 365 Το πρώτο βήμα για την πρόσβαση στο Office 365 περtλαμβάνει τη δημιουργία του δικού σας λογαριασμού. Αρχίστε με τη μετάβαση στο http://office.microsoft.com/ για να εγγραφείτε. Αφού επιλέξετε την έκδοση που θέλετε, καθώς και το πρόγραμμα (πατώντας Σύγκριση προγραμμάτων) το Office 365 σας παρουσιάζει μια απλή φόρμα για να συμπληρώσετε. Θα δώσετε το όνομά σας και το Windows Liνe ID (μπορείτε να αποκτήσετε ένα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αν δεν έχετε ήδη) και στη συνέχεια πληκτρολογείτε το validation key. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Συνέχεια, το Offιce 365 σας ενημερώνει ότι θα στείλει το νέο όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης σας στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ορίσει. Στη συνέχεια εμφανίζεται η αρχική σελίδα Office 365 με τις διάφορες υπηρεσίες που αποτελούν μέρος του Offιce 365. Office365 ρυθμ ίσπ το λοyαριασμό σαζ "λωpα η lttlxo'l/\: [w.c5o Η ο ~).0)' 11 δ~v :l ιν rη δ"j, ιπη μηο cητο τφ :γγαο.:φη οσι. ιq."tίcχ~ ' Οvο μα:.ι.υτη η δ:.ιu'θt...ιcη χρησψ.οτιοtιηc. ι )'Lα VQ σο.ς στ~~i.οu μι:: οημ Αυτη η δννθ-u.ι n η Χι... τρc'11.r-v λqvaριο:σμο οnς, τ~δρ<ψι::ισυ ϊ. ρησψ.οπ.αιπαι γ...α * Ετιw-~vμ.iο. αργα ~ ισμσυ : οrι;.:οντt.r~ς ηsa'πc<ιηοης uπnρ~ο~ο.ς. για --- - --- --- πnναδηγμο v 11tνθuμιο:ι ς χρfι...wης,. δ μιουpγια τ ου έου ID χρήστ.. σας,αυτα τcι στο-η:~ι-ο θ α χ_ρηο:ψ:οπcιf ι..π για τη σ u. διση CD:<. στο Off r t 3ό) r.~ποp ώ "'σ αφαψtcω TC'> 'Τμη μ!:ι c-nmtt:ro':ioft.ι:om; ~ Κωδικό,. n.p.cσβcσης_: 15
2.4.2. Διαμόρφωση προφίλ Το πρώτο σας βήμα μετά τη δημιουργία του Offιce 365 λογαριασμού σας, είναι να δώσεrε κάποια στοιχεία στο πρόγραμμα σχετικά με τις προτιμήσεις και τα ενδιαφέροντά σας, ποιος είστε, πού μένετε και τι γλώσσα χρησιμοποιείτε. Το προφίλ σας πρέπει να είναι παρόμοιο με αυτό που ίσως έχετε δημιουργήσει στα social media sites. Ωστόσο, έχετε υπόψη σας ότι οι βασικές πληροφορίες για σας δηλαδή το όνομα και η διεύθυνση, δεν είναι επεξεργάσιμα στην οθόνη προφίλ. Αυτό συμβαίνει γιατί ο διαχειριστής σας είναι μοναδικός υπεύθυνος για την πραγματοποίηση αλλαγών σε λογαριασμούς χρηστών. 2.4.3. Αλλαγή κωδικού Εάν ο λογαριασμός σας στο Offιce 365 έχει δημιουργηθεί για εσάς (δηλαδή αντί να έχετε εγγραφεί μόνος σας στην υπηρεσία και να εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την πρόσβαση στο λογαριασμό σας, ένας διαχειριστής το έκανε αυτό για εσάς) θα πρέπει να λάβατε έναν κωδικό πρόσβασης που πιθανότατα θα θέλετε να αλλάξετε όταν συνδέεστε στο Office 365. Πιο αναλυτικά ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες: 1. Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις Offιce 365. 2. Κάντε κλικ στην επιλογή κωδικός πρόσβασης. 4. Στο παράθυρο, πληκτρολογήστε τον παλιό κωδικό πρόσβασης σας. 5. Πληκτρολογήστε ένα νέο κωδικό πρόσβασης για το λογαριασμό σας. 6. Πληκτρολογήστε το νέο κωδικό για δεύτερη φορά. 7. Κάντε κλικ στην επιλογή αποθήκευση. 16
Ρυθμίσει ζ Office 365 ττοοσωπικο. στ οιχεία λογισμικό κ ωδ ι κ ός πρόσ βαση ς πpστωησπ; t. πtκαvωvίαc, [;,J :'\lφ!ί,π;"ϊπ 1'C"' 't:pt!1t ι:,,"ι; 't(} ~~.. γ(; t'!τίiξ~\;ι_.,., ;,.<'1-C. n.;v ;;--π.;-;p.;,~\ω-, f..-~ :-e ;c~σft ( rh " f.' ~~.....:t::<j.l~ί,tζ,1(. νσnyσpα αποτελ σμο:τα 2.4.4. Αλλαγή εικόνας προφίλ Το Office 365 σας δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε τη δική σας φωτογραφία στο προφίλ σας, έτσι ώστε άλλοι θα είναι σε θέση να δουν την εικόνα σας. Για να αλλάξετε την εικόνα του προφίλ, ακολουθήστε τα εξής βήματα: 1. Στη σελίδα του προφίλ σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αλλάξτε τη φωτογραφία σας. 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επtλογή αρχείου και μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει την εικόνα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. 3. Κάντε κλικ στην εικόνα και έπειτα στο κουμπί Άνοιγμα. 4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. 17
/ Αλλάξτε τη φωτογραφία σαι; Αλλαγή φωτογραφiας - Μιχάλης Μαριέπος Βοήθεια Χρησιμοποιή<::rη ~:α κουμn ια γι α α.λ' αγ η η κα;άpγ η ση της φωτογραφ ίας σας, 1 Επιλογή αρχείου. Δεν έ χ ει επ ι λεγε ί κανένα ακυρο 2.4.5. Ρύθμιση προτιμήσεων Μπορείτε να αλλάξετε κάποιες από τις προτιμήσεις σας πατώντας " επεξεργαστείτε το προφiλ σας" στο πάνω μέρος της οθόνης. Μπορείτε να αλλάξετε τη γλώσσα στην οποία εμφανίζεται το Office 365, να πληκτρολογήστε τον αριθμό του τηλεφώνου σας, να ενημερώσετε τη διεύθυνση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου και να εγγραφτείτε για να λάβετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με διάφορα θέματα που σχετίζονται προφανώς με το Office 365. 18
Εάν θέλετε να αλλάξετε τη γλώσσα της οθόνης κάντε κλικ στο"... ", έπειτα Γλώσσα και περιοχή και επιλέξτε τη γλώσσα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, καθώς και πληροφορίες για τη περιοχή που βρίσκεστε. Στις Πληροφορίες επαφής, μπορείτε να εισάγετε τα τηλέφωνα σας και αριθμούς κινητών τηλεφώνων αν θέλετε. Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε τα e-mail σας ή να πληκτρολογήσετε μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στον τομέα Βασικές πληροφορίες, μπορείτε να αναφέρετε πληροφορίες σχετικά με εσάς, καθώς και θέματα στα οποία μπορείτε να βοηθήσετε άλλα άτομα. Για να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές στο προφiλ σας, _κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση όλων και κλείσιμο στο κάτω μέρος της σελίδας. Επεξεpyασία λtπτομερειώv Προοωπικiς παηροφορiι< f:. :";:1,:~ t~ '"' i f""'~,,...--"'w-.,.., ; ;,;O:':J"!) '!':":"~' ; ~.:.'<f, - i &~ ~,c-- :,._.,... :ν~ ~,~> ':'!, 1:{.ς: Εuιόν α Ό\Όι Ναιρωτηθώ 07.ιτιιι«μι t.,.,,.ι:,...,..... "' ::;'.;::::,.11:. c.. ι:, '.:;... ; -..;... q. ~....;,,ι... r.;-... :;-~ :""::) f!"ζ'>1:' μ~:::;::ur..: ~i:i;.ι!';..,~t~~q.jc'r ζ, ~ C"t,..;:":1'.._ ': t1,"" C;μ!.:t,t\ : ~,,.: Ι"! ;.5.,,-~..;.:::... ~ 'Ο;~(,. 19