Θέμα: «Διοίκηση μέσω στόχων» θεωρείται η διαδικασία προσδιορισμού σαφών επιδιώξεων και αναμενόμενων επιδόσεων σε όλα τα ιεραρχικά επίπεδα και η παρακολούθηση της εφαρμογής τους. α) Περιγράψτε την δομή και λειτουργία της, με αναφορά σε πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. β) Πώς συνδέεται η «διοίκηση μέσω στόχων» με τη διαδικασία του προγραμματισμού; Τι μορφή πρέπει να έχει η διαδικασία αυτή ώστε να ενεργοποιούνται και να υποκινούνται καλύτερα όλα τα στελέχη της ιεραρχίας; Επιμέλεια κειμένου: Τσιρώνης Γ. (BSc, MSc) Απάντηση: Management by Objectives. (Διοίκηση μέσω/βάση Στόχων) καλείται η διοικητική τεχνική/πρακτική κατά την οποία όλα τα επίπεδα του ανθρώπινου δυναμικού και κατά επέκταση όλοι οι συντελεστές της παραγωγής ενθαρρύνονται να συγκεκριμενοποιήσουν και να συμφωνήσουν ειδικά ποιοτικά και ποσοτικά κριτήρια ή/και στόχους ή/και Στρατηγικές μέσα σε ένα συγκεκριμένο πλαίσιο (χρονικό, θεσμικό, λειτουργικό, οικονομικό, οργανωτικό) καθώς και τα εργαλεία για να τελεστούν τα ανωτέρω. Βασική αρχή του Management by Objectives είναι η απευθείας αναφορά στην ανώτερη διοικητική βαθμίδα για την πραγματική απόδοση συνεκρινόμενη με την προβλεπόμενη. (Χαρακτηριστικό παράδειγμα η Δημοσιονομική πολιτική της κυβέρνησης και οι προβλεπόμενοι στόχοι βαθμός συμμόρφωσης στις απαιτήσεις του εγχώριου συστήματος και του Διεθνούς Νομισματικού ταμείου). Δομή της Διοίκησης μέσω στόχων: Προδιαγεγραμμένη κατάσταση με σχέση αντικειμενικούς στόχους, βαθμός εφικτότητας του έργου, προβλήματα που περιέχει αλλά και πιθανά εναλλακτικά σχέδια. Οι αντικειμενικοί στόχοι μπορούμε να επιλέξουμε αξιοκρατικά με γνώμονα κριτήρια συγκεκριμένα και απτά πχ Net Present Value, βαθμός επιτυχίας μίας καμπάνιας Δημοσίων Σχέσεων του Υπουργείου Τουρισμού, περιορισμός των τροχαίων ατυχημάτων ή ποσοστό ατόμων που φοράνε ζώνη ασφαλείας. Η λήψη της απόφασης αφορά προσεκτικό Σχεδιασμό του Project, τεκμηρίωση της απόφασης, μοντέλο λήψης αποφάσεων (Monte Carlo, Critical Path Management, Standard Operating Procedures, ISO models).
Ιδανικά αυτό το μοντέλο αποδίδει τα μέγιστα σε συγκεκριμένες περιπτώσεις που ο Ηγέτης ή ο Υπεύθυνος Ομάδας γνωρίζουν καλά την εταιρική κουλτούρα, τις ιδιαιτερότητες του κάθε στόχου, πιθανούς Κινδύνους του εξωτερικού περιβάλλοντος. Για παράδειγμα είναι ανέφικτο να δημιουργήσουμε στην Ελλάδα βαριά βιομηχανία κατασκευής αυτοκινήτων για πολλούς λόγους. Ιστορικά κάτι τέτοιο δεν έχει ξανασυμβεί, οι εγχώριες πρώτες ύλες δεν επαρκούν, έλλειψη υποδομής, έλλειψη απόλυτου αλλά και συγκριτικού πλεονεκτήματος σε σχέση με την Νότιο Κορέα επί παραδείγματι. Αντίθετα καλή κίνηση Επιχειρησιακής Στρατηγικής και Α ποτελεσματικότητας επί της Επένδυσης (ROI, Productivity) θα μπορούσε να χαρακτηριστεί το νέο Μουσείο της Ακρόπολης [αν και πρέπει να δούμε τον μακροπρόθεσμο ορίζοντα που θα έχει]. Επιπρόσθετα στοιχεία βασικοί παράγοντες και δομές, λειτουργίες του MBO: Σαφήνεια αποδεκτών διαδικασιών, προβλεπόμενες ενέργειες, έντονα γραφειοκρατικό σύστημα, εκτεταμένη μηχανογράφηση ειδικά στον κλάδο των υπηρεσιών (ad hoc report, data analysis, brainstorming, Strategic Evaluation). Καλό είναι κάθε τμήμα να έχει ξεχωριστές αρμοδιότητες σε κάθε τομέα και πλαίσιο λειτουργίας. Ο λόγος είναι προφανής αν ένα τμήμα αποτύχει δεν θα συμπαρασύρει και τα υπόλοιπα εκτός και αν η εργασία του τμήματος Α είναι προαπαιτούμενη για το Β, Γ Θεωρητικά η παραγωγική διαδικασία ελέγχεται από εσωτερικούς ή εξωτερικούς μηχανισμούς. Οι τελευταίοι είναι συνήθως πιο αντικειμενικοί αν και αποκομμένοι σε ένα βαθμό από την καθημερινότητα της εργασίας. Τα πλεονεκτήματα μπορούν να συνοψιστούν σε μία κατηγορία: Αφοσίωση σε κάτι πάρα πολύ συγκεκριμένο Υποκίνηση σε όλο το εύρος υπό κάποιες συνθήκες Αυτοέλεγχος και πειθαρχία στον στόχο [αν υπάρχει επαρκές εύρος διοικητικής εποπτείας, ομοιομορφίας αλλά και εφικτότητας εγχειρήματος] Αν επιτευχθεί ο στόχος τότε κτίζεται θετική Εργασιακή Κουλτούρα Επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων με έμφαση στην γραπτή αναφορά, memos, πίνακας ανακοινώσεων Σε περίπτωση επίτευξης ή μη κάποιο στόχου ο καταλογισμός της επιτυχίας είναι άμεσος και σαφής Μειονεκτήματα:
Η χρήση μαθηματικών προτύπων, πινάκων και στόχων προκαλεί φόβο στους εργαζόμενους για πιθανή επικείμενη τιμωρία τους Η δημιουργία των στόχων συνήθως έχει μικρή χρονική διάρκεια άρα δεν κτίζει θεσμούς όσο η κουλτούρα ή η Επιχειρησιακή Στρατηγική ή η Διοίκηση Ολικής Ποιότητας. Η συναδελφικότητα μεταξύ ανταγωνιστικών τμημάτων συνήθως χάνεται και δημιουργείται ένας τοίχος μεταξύ τους Αν ο στόχος επιτευχθεί λίγη προσπάθεια καταβάλλεται για περαιτέρω αύξηση της παραγωγής (τυπικό παράδειγμα η κεντρικά κατευθυνόμενη πολιτική της Σοβιετικής Ένωσης όπου όταν πιανόταν ο στόχος για παραγωγή πορτοκαλιών δεν υπήρχε αποθεματοποίηση του υ περβάλλοντος αγαθού και σάπιζε πάνω στα δέντρα Ελλιπής έμφαση στην ποιότητα (ειδικά σε τομείς όπου η ποιότητα δεν συνάδει με χρόνο ή βαριά αυτοματοποίηση. Τυπικό παράδειγμα οι υπηρεσίες του Κράτους: Υγεία, Ασφάλεια, Παιδεία. Μπορούμε να απαιτήσουμε ελάχιστο 10 εγχειρήσεων την ημέρα από έναν γιατρό του ΕΣΥ και με ποιες επιπτώσεις; Οι στόχοι είναι ένα καλό εργαλείο του Μάνατζμεντ αλλά χωρίς τα εργαλεία και τις τεχνικές μοιάζει με ουτοπία. Αύξηση 10% των πωλήσεων είναι ένας καταπληκτικός στόχος για μια Α.Ε. αλλά χωρίς ενέργειες Μάρκετινγκ, Πωλήσεων, Παραγωγής και Διανομής μάλλον θα μείνει ανεκπλήρωτος. Συχνά τέτοιες καταστάσεις οδηγούν το ανθρώπινο δυναμικό σε απογοήτευση και απελπισία. Οι εξωτερικές μεταβλητές είναι αμέτρητες και ακόμη και μια κρατική υπηρεσία δεν μπορεί να τις ελέγξει. Για παράδειγμα οι καιρικές συνθήκες, απεργίες, πόλεμοι, κοινωνικές αναταραχές, αλλαγές στην εθνο δημογραφία αλλά και στην συμπεριφορά καταναλωτή αλλάζουν άμεσα όποιους στόχους είχαν τεθεί πριν 3 χρόνια. Ευθυνοφοβία ακόμα και για απλά καθημερινά έργα οδηγεί σε μεγάλους χρόνους αναμονής του κοινού αλλά και ενδιαφερόμενων μελών (άδεια ευρεσιτεχνίας απαιτούνται δεκάδες έγγραφα αλλά και χρονικό διάστημα μέχρι την έκδοση της) Β) Ο Προγραμματισμός αποτελεί την πρώτη και βασικότερη διοικητική λειτουργία κάθε οργανισμού (Δημόσιου και μη). Περιλαμβάνει την πρόβλεψη, την λήψη απόφασης, τον σχεδιασμό και την υλοποίηση αλλά και φυσικά τον επανέλεγχο και την διαδικασία Επανασχεδιασμού της Στρατηγικής και της Αποστολής.
Βασικά στοιχεία του Προγραμματισμού: Σκοποί Τεχνικές Πολιτική Action Plan Business Plan Contingency Plan (εφεδρικό σχέδιο) Χρηματοοικονομική Διοίκηση Κατάρτιση προγράμματος εργαζομένων δεξαμενή υποψηφίων αξιολόγηση βιογραφικών για τακτικές ανάπτυξης Παραδείγματα προγραμματισμού στην δημιουργία Διοίκησης διαδικασιών (πχ Κτηματολόγιο ΑΕ) Σχεδιασμός, έλεγχος, βελτίωση βασικών επιχειρησιακών διαδικασιών. Οι διαδικασίες πρέπει να είναι επαναλαμβανόμενες και μετρήσιμες (αποστολή ειδοποιητηρίου στους κατόχους δικαιώματος επί οριζοντίου ή/ και κάθετης ιδιοκτησίας) Πελατοκεντρική νοοτροπία σε σχέση με το προϊόν ή υπηρεσία (δυνατότητα για τους εργαζόμενους να υποβάλλουν την δήλωση απογευματινές ώρες ή ηλεκτρονικά) Εισαγωγή σταδιακά στην αγορά, εύρεση λαθών του συστήματος και επίλυση τους (μείωση της ουράς αναμονής, βελτίωση της εξωτερικής εικόνας στα Μέσα Μαζικής Ενημέρωσης) Στόχευση σε ποιοτικά κριτήρια (επιλογή προσωπικού βάση αξιοκρατικών διαδικασιών, πχ πτυχίο Νομικής για επανέλεγχο των δικαιολογητικών) Κτίσιμο οικονομιών συγκέντρωσης κεφαλαίου και ανθρώπων (οικονομίες κλίμακος ), ό ντως σε ένα χώρο 1000 τετραγωνικών μέτρων εξυπηρετήθηκαν χιλιάδες δικαιώματα Έλεγχος, οργανωμένη ηλεκτρονική, χειρόγραφη και απτή καταγραφή στοιχείων (Management Information Systems) Η μορφή του προγραμματισμού πρέπει να είναι επιτελική, λειτουργική, εργονομική αλλά και σαφής και ορθά σχεδιασμένη ώστε να υποκινήσει από τον Διευθυντή μέχρι τον πιο χαμηλόβαθμο υπάλληλο. Ο προγραμματισμός θα πρέπει να είναι σχεδιασμένος ώστε να αποδίδει σε όλο τα εύρος της ιεραρχίας έχοντας λάβει υπόψη του τον Σχεδιασμό του Προγράμματος και της ειδικές συνθήκες που τυχόν επικρατούν. Είναι προφανές ότι η εφαρμογή των σταδίων του Προγραμματισμού πρέπει να είναι σε συμφωνία με την Καμπύλη των Παραγωγικών Δυνατοτήτων των συντελεστών της παραγωγής, της καμπύλης μάθησης των εργαζομένων και τα όρια της οικονομίας κάθε κράτος σε κάθε δεδομένη χρονική στιγμή.
Ενεργοποίηση και παρακίνηση όλων των στελεχών της Διοίκησης υπάρχει όταν: 1. Η αξία της ανταμοιβής είναι σημαντική (τα χρήματα δεν είναι η μοναδική ανταμοιβή, υπάρχουν η αίσθηση της επιτυχίας, η χαρά της εργασίας, δημιουργικότητα) 2. Πιθανότητα επίτευξης του στόχου (ανεδαφικοί στόχοι οδηγούν σε απαξίωση του Project) 3. Προσπάθεια από όλο το προσωπικό (ιδανικά δημιουργία συνελεύσεων, σεμιναρίων, διαρκούς επιμόρφωσης, εξουσιοδότησης, επιμόρφωσης και εκπαίδευσης ατόμων) 4. Ύπαρξη επαρκούς υλικοτεχνικού εξοπλισμού και πόρων, υλών 5. Δυνατότητες και έμφυτα, επίκτητα προσόντα των υπαλλήλων (αν δεν γίνει σωστό Job design, job description η επιλογή ατόμων θα είναι ελαττωματική) 6. Αντίληψη κάθε ατόμου για την σπουδαιότητα της θέσης και του ρόλου του (βέβαια έγκειται και στην προσωπικότητα κάθε ανθρώπου) 7. Απόδοση τελική και επόμενη (σαφής επανέλεγχος του τι πήγε σωστά και λάθος) 8. Εσωτερικές/ εξωτερικές αμοιβές, απολαύσεις πρέπει η Συνολική Ωφελιμότητα του υπαλλήλου να είναι μεγαλύτερη του κόστους ευκαιρίας του για να είναι παρακινημένος 9. Ισότητα στην κρίση, ανέλιξη επιτυχόντων υπαλλήλων, αξιοκρατία στον εργασιακό χώρο 10. Ικανοποίηση μιας και τα στελέχη είναι άνθρωποι με αισθήματα, προσωπικότητα και μεταβολές, πιθανή έλλειψη ολικής ικανοποίησης οδηγεί σε έλλειψη παρακίνησης 11. Τέλος εννοείται πως η διαδικασία του Προγραμματισμού λαμβάνει χώρα από άτομα με ευαισθησία στις ειδικές απαιτήσεις ανταγωνιστικών συνθηκών, ευμετάβλητων καταστάσεων και πολυποίκιλων αποτελεσμάτων. Ακολουθεί διάγραμμα ροής πληροφορίας ενεργειών χαρακτηριστικό της Διοίκησης βάση στόχων