ΤΕΙ ΘΕΣΣΑΛΙΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Εργασία Συστήματα Βάσεων Δεδομένων Θέμα.. Σπουδαστής Σειρά / Έτος Εισαγωγής : Επιβλέπων Καθηγητής Γιώργος Σαμαράς Μάιος 2014
Περιεχόμενα 1
1. Εισαγωγή Η βάση δεδομένων ονομάζεται Εμπορική Εφαρμογή. Έχει σκοπό τη λογιστική παρακολούθηση μιας μικρομεσαίας επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, θα παρακολουθούνται οι πελάτες, τα προϊόντα και τα τιμολόγια της επιχείρησης, ώστε να είναι σε θέση, ανά πάσα στιγμή, να έχει πλήρη και αξιόπιστη εικόνα, για τους πελάτες της, τα προϊόντα τα οποία διακινεί, αλλά και τα τιμολόγια που είναι προς πληρωμή. Επιπλέον, υπάρχει μέριμνα, για τους καλούς πελάτες της επιχείρησης, να δίδεται κάποια έκπτωση. Για λόγους απλούστευσης, η παρούσα εφαρμογή αποτελεί ένα μέρος, μόνο, μιας ολοκληρωμένης εφαρμογής συνολικής λογιστικής παρακολούθησης της επιχείρησης, η οποία θα μπορούσε να περιλάβει, ακόμη, προμηθευτές, τιμολόγια προμηθευτών, κλπ. Η ενημέρωση της ΒΔ θα γίνεται σε καθημερινή βάση, καθώς θα υπάρχουν κινήσεις καθημερινά, τουλάχιστο σε επίπεδο τιμολογίων. Η ενημέρωση θα πραγματοποιείται από το αντίστοιχο προσωπικό του λογιστηρίου της επιχείρησης και τον έλεγχο και διαχείριση της ΒΔ θα έχει ο υπεύθυνος πληροφοριακών συστημάτων της επιχείρησης. 2. Περιγραφή της ΒΔ Οντότητα είναι ένα ξεχωριστό αντικείμενο (ένα πρόσωπο, ένας τόπος, ένα αντικείμενο, μια έννοια ή ένα γεγονός) στον οργανισμό, το οποίο πρόκειται να απεικονισθεί στη ΒΔ. Με βάση τις παραπάνω απαιτήσεις, έχει σχεδιασθεί η ΒΔ να περιλαμβάνει τις παρακάτω Οντότητες: Πελάτες Εκπτώσεις Προϊόντα Τιμολόγια 2
α. Οντότητα: Πελάτες Έχει σκοπό τη διαχείριση των πελατών της επιχείρησης. Περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία των πελατών της, τόσο για θέματα επικοινωνίας (στοιχεία διεύθυνσης, ), όσο και λογιστικής παρακολούθησης (ΑΦΜ, ) Τα απαραίτητα χαρακτηριστικά γνωρίσματα της οντότητας Πελάτες είναι: Κωδικός Πελάτη Κατηγορία Πελάτη Επωνυμία Διεύθυνση Πόλη Ταχυδρομικός Κώδικας Περιφέρεια Τηλέφωνο ΑΦΜ β. Οντότητα: Εκπτώσεις γ. Οντότητα: Προϊόντα δ. Οντότητα: Τιμολόγια Εκτιμάται ότι, με την παραπάνω σύνθεση της ΒΔ και δομή των οντοτήτων καλύπτονται πλήρως οι πληροφοριακές ανάγκες της επιχείρησης, τουλάχιστον, σε σχέση με το σκοπό για τον οποίο δημιουργείται η συγκεκριμένη ΒΔ. 3. Διάγραμμα Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΔΟΣ) Το Διάγραμμα Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΔΟΣ) είναι μια συνοπτική παρουσίαση της ΒΔ και περιλαμβάνει όλες τις Οντότητες της ΒΔ, καθώς και τις μεταξύ τους Συσχετίσεις. Το ΔΟΣ αποτελεί το θεμέλιο λίθο για τη σχεδίαση και δημιουργία μιας ΒΔ. Όσο πληρέστερο είναι το ΔΟΣ, σε σχέση με τις ανάγκες και του στόχους της ΒΔ, τόσο πιο λειτουργική θα είναι η ΒΔ, στη δαχείρισή της και χωρίς μελλοντικά προβλήματα. 3
Αντίθετα, ένα ελλειμματικό ΔΟΣ, είναι βέβαιο ότι θα δημιουργήσει πολλά προβλήματα στη λειτουργία της ΒΔ. Το ΔΟΣ της παρούσας ΒΔ περιγράφεται στο παρακάτω σχήμα: 4. Πίνακες Η δόμηση των πινάκων είναι το σημαντικότερο, ίσως, στάδιο, στη διαδικασία δημιουργίας μιας βάσης δεδομένων. Απαιτεί φαντασία, δημιουργικότητα και μεγάλη προσοχή. Τυχόν σφάλματα στο στάδιο αυτό, θα έχει ως αποτέλεσμα την προβληματική λειτουργία των πινάκων και, κατ επέκταση της βάσης δεδομένων. Τα στοιχεία που απαιτούνται είναι τα ακόλουθα: Όνομα πίνακα. Το όνομα του πίνακα πρέπει να έχει μνημονική αξία, να αντιπροσωπεύει δηλαδή το περιεχόμενό του. Ένα όνομα πίνακα, μπορεί να γραφεί με ελληνικούς ή αγγλικούς χαρακτήρες, με πεζά ή κεφαλαία γράμματα, με μήκος μέχρι 64 χαρακτήρες. Ονόματα πεδίων. Αφού καταλήξουμε στο ποιά πεδία θα περιληφθούν στον πίνακα, πρέπει να τους δώσουμε και ονόματα, που θα είναι μοναδικά για κάθε πεδίο. Τα ονόματα αυτά, πρέπει να έχουν μνημονική αξία, να αντιπροσωπεύουν δηλαδή το περιεχόμενό τους. Ένα όνομα πεδίου, μπορεί να γραφεί με ελληνικούς ή αγγλικούς χαρακτήρες, με πεζά ή κεφαλαία γράμματα, με μήκος μέχρι 64 χαρακτήρες. Μπορεί ακόμη να περιέχει και κενά, τα οποία όμως πρέπει να α 4
ποφεύγονται, όταν σκοπεύουμε να χρησιμοποιήσουμε με τη ΒΔ και κώδικα προγράμματος. Τύπος Δεδομένων. Εδώ πρέπει να επιλεγεί ο τύπος δεδομένων, για κάθε πεδίο, ανάλογα με τα δεδομένα που πρόκειται να περιέχει. Ο σπουδαστής μπορεί να συμβουλευτεί τον πίνακα Οι Τύποι Δεδομένων της Access, για αναλυτική περιγραφή του κάθε τύπου δεδομένων. Περιγραφή. Η περιγραφή του πεδίου είναι προαιρετική και όταν δίνεται, είναι αποκλειστικά προς χρήση του χρήστη. Δεν επηρεάζει τη λειτουργικότητα του πίνακα. Ιδιότητες πεδίου. Οι ιδιότητες αυτές ορίζονται ξεχωριστά για κάθε πεδίο, προκειμένου να κάνουν πιο λειτουργική την εισαγωγή και την εμφάνιση των δεδομένων, αλλά και ολόκληρου του πίνακα. Κάθε τύπος δεδομένων έχει τις δικές του Ιδιότητες Πεδίου. Τις ιδιότητες πεδίου, θα τις δούμε αναλυτικά σε επόμενη εργαστηριακή άσκηση. Στη συγκεκριμένη ΒΔ, σε καθεμία από τις παραπάνω οντότητες, αντιστοιχείται και ένας πίνακας. Οντότητα: Πελάτες Πίνακας: Πελάτες Οντότητα: Εκπτώσεις Πίνακας: Εκπτώσεις Οντότητα: Προϊόντα Πίνακας: Προϊόντα Οντότητα: Τιμολόγια Πίνακας: Τιμολόγια 4.1 Περιγραφή Ένα γνώρισμα είναι μια ιδιότητα, που περιγράφει κάποια πλευρά της οντότητας. Προφανώς, μια οντότητα έχει μια πληθώρα γνωρισμάτων. Από τα γνωρίσματα αυτά, εμείς πρέπει να επιλέξουμε τα πιό σημαντικά, εκείνα δηλαδή, που είναι απαραίτητα για μια αξιόπιστη περιγραφή της εν λόγω οντότητας. Έτσι, λοιπόν, οδηγούμαστε σε μια επιλογή των γνωρισμάτων που θα λάβουμε υπόψη. Τα γνωρίσματα αυτά, θα αποτελέσουν τα πεδία του υπό δόμηση πίνακα. α. Πίνακας: Πελάτες Σκοπός : διαχείριση των πελατών της επιχείρησης, τόσο για θέματα επικοινωνίας (στοιχεία διεύθυνσης, ), όσο και λογιστικής παρακολούθησης (ΑΦΜ, ) 5
Δομή Σχεδίαση Πίνακα β. Πίνακας: Εκπτώσεις.. γ. Πίνακας: Προϊόντα.. δ. Πίνακας: Τιμολόγια.. 4.2 Ιδιότητες Πεδίων α. Πίνακας: Πελάτες Ιδιότητες : Κωδικός Πελάτη 6
Μέγεθος πεδίου: Ακέραιος, καλύπτει ένα πλήθος πελατών που υπερβαίνει τις 32.000. Μορφή: Γενικός αριθμός, είναι η πλέον κατάλληλη μορφή. Δεκαδικές θέσεις: 0, δεν απαιτούνται. Μάσκα εισαγωγής:, δεν κρίνεται απαραίτητο να εισαχθεί. Λεζάντα: Κωδ. Πελ., θα μπορούσε να επιλεγεί οποιαδήποτε λεζάντα, ή καμία. Προεπιλεγμένη τιμή:, δεν υπάρχει. Κανόνας επικύρωσης: >999 And <9999, οι επιτρεπόμενες τιμές, για τον Κωδικό Πελάτη, επιλέγουμε να είναι από 1000 έως 9999. Κείμενο επικύρωσης: Δώστε αριθμό από 1000 έως 9999, είναι το βοηθητικό κείμενο για το χρήστη, ώστε να καταχωρεί τις σωστές τιμές. Απαιτείται: Ναι, πρέπει να απαιτείται γιατί προορίζεται να αποτελέσει πρωτεύον κλειδί. Με ευρετήριο: Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα), διότι, ως πρωτεύον κλειδί, δεν επιτρέπεται δύο εγγραφές να έχουν τον ίδιο Κωδικό Πελάτη. Ιδιότητες : Κατηγορία Πελάτη.. 7
β. Πίνακας: Εκπτώσεις.. γ. Πίνακας: Προϊόντα.. δ. Πίνακας: Τιμολόγια.. 4.3 Κλειδιά Υποψήφια Κλειδιά Τα Υποψήφια Κλειδιά είναι εκείνα που έχουν την ιδιότητα της μοναδικής τιμής. α. Πίνακας: Πελάτες Τα υποψήφια κλειδιά του πίνακα πελάτες, τα πεδία: Κωδικός Πελάτη Τηλέφωνο ΑΦΜ β. Πίνακας: Εκπτώσεις.. γ. Πίνακας: Προϊόντα.. δ. Πίνακας: Τιμολόγια.. Πρωτεύοντα Κλειδιά Πρωτεύον Κλειδί, είναι εκείνο, μεταξύ των υποψηφίων κλειδιών, που έχει επιλεγεί, για να προσδιορίζει μοναδικά μια εγγραφή. α. Πίνακας: Πελάτες Έχει επιλεγεί ως Πρωτεύον Κλειδί, για τον πίνακα πελάτες, ο Κωδικός Πελάτη. β. Πίνακας: Εκπτώσεις.. γ. Πίνακας: Προϊόντα 8
.. δ. Πίνακας: Τιμολόγια.. Ξένα Κλειδιά Το Ξένο Κλειδί εξασφαλίζει τη σύνδεση του συγκεκριμένου πίνακα, με το πρωτεύον κλειδί ενός άλλου πίνακα. α. Πίνακας: Πελάτες Το πεδίο Κατηγορία Πελάτη, αποτελεί ξένο κλειδί του πίνακα Πελάτες, στη σύνδεσή του με τον πίνακα Εκπτώσεις, μέσω του αντίστοιχου πρωτεύοντος κλειδιού Κατηγορία Πελάτη, του πίνακα αυτού. β. Πίνακας: Εκπτώσεις.. γ. Πίνακας: Προϊόντα.. δ. Πίνακας: Τιμολόγια.. 4.4 Εισαγωγή Εγγραφών Προσοχή!!! Στα πεδία Ημερομηνία των πινάκων, θα δοθούν τιμές Μαίου 2014, ενώ τα ποσά θα εκφράζονται σε. Επίσης, μετά την τελευταία εγγραφή του κάθε πίνακα, θα εμφανίζεται η ένδειξη: Μάιος 2014, όπως στο παρακάτω υπόδειγμα. α. Πίνακας: Πελάτες 9
β. Πίνακας: Εκπτώσεις.. γ. Πίνακας: Προϊόντα.. δ. Πίνακας: Τιμολόγια.. 5. Σχέσεις/Συσχετίσεις Πινάκων Το διάγραμμα σχέσεων/συσχετίσεων είναι το ακόλουθο: α. Συσχέτιση: [Πίνακας: Εκπτώσεις Πίνακας: Πελάτες] Σχέση: 1 Ν (1 ) Συνδεόμενα πεδία: Πίνακας Ένα : [Πίνακας: Εκπτώσεις] Κατηγορία Πελάτη Πρωτεύον κλειδί (1) Πίνακας Πολλά : [Πίνακας: Πελάτες] Κατηγορία Πελάτη Ξένο κλειδί ( ) Αιτιολόγηση : Επιλέχθηκε αυτός ο τύπος σχέσης, διότι σε κάθε κατηγορία πελάτη (πχ. Β ), μπορούν να αντιστοιχούν πολλοί πελάτες, ενώ αντίθετα, κάθε πελάτης μπορεί να ανήκει σε μόνο μία κατηγορία πελάτη (πχ. Β ). 10
β. Συσχέτιση: [Πίνακας: Πελάτες Πίνακας: Τιμολόγια].. γ. Συσχέτιση: [Πίνακας: Προϊόντα Πίνακας: Τιμολόγια].. 6. Ακεραιότητα Αναφορών α. Συσχέτιση: [Πίνακας: Πελάτες Πίνακας: Τιμολόγια] Η κατάσταση της συγκεκριμένης συσχέτισης φαίνεται στο παρακάτω σχήμα. Τα δεδομένα των αντίστοιχων πινάκων είναι τα ακόλουθα: 11
Η σχέση/συσχέτιση Πελάτες Τιμολόγια είναι: 1 Ν (1 ) Πίνακας Ένα : [Πίνακας: Πελάτες] Κωδικός Πελάτη Πρωτεύον κλειδί (1) Πίνακας Πολλά : [Πίνακας: Τιμολόγια] Κωδικός Πελάτη Ξένο κλειδί ( ) Παραδείγματα Ποιες από τις παρακάτω ενέργειες είναι επιτρεπτές και ποιες όχι. Απαιτείται τεκμηα1. Ενέργειες στον Πίνακα : Ένα [Πελάτες] ρίωση των απαντήσεων. Οι ενέργειες της κατηγορίας αυτής έχουν επιπτώσεις μόνο στο πεδίο πρωτεύον κλειδί Κωδικός Πελάτη (Κ.Πε) του πίνακα Πελάτες. Οι επιπτώσεις αυτές αφορούν: τόσο στην Ακεραιότητα Αναφορών η οποία ελέγχει τη συμβατότητα των δεδομένων, μεταξύ του πρωτεύοντος κλειδιού του πίνακα Ένα [Πελάτες] και του ξένου κλειδιού του πίνακα Πολλά [Τιμολόγια], όσο και στη Διαδοχική Ενημέρωση και Διαδοχική Διαγραφή, σε σχέση με τις σχετιζόμενες εγγραφές (τιμολόγια). Τροποποίηση του Πελάτη, από Κ.Πε=1876 σε Κ.Πε=2000 ΝΑΙ, διότι: είναι ενεργοποιημένη η επιλογή: Διαδοχική ενημέρωση των σχετικών εγγραφών 12
ο νέος Κ.Πε=2000 δεν είναι δεσμευμένος, οπότε δεν υπάρχει περίπτωση διπλοεγγραφής. Επίπτωση στον Πίνακα: Τιμολόγια Στα τιμολόγια Γ6458, Κ6459 και Ρ6384, ο Κ.Πε θα τροποποιηθεί από Κ.Πε=1876 σε Κ.Πε=2000. Τροποποίηση του Πελάτη, από Κ.Πε=7465 σε Κ.Πε=7466 ΝΑΙ, διότι: δεν υπάρχουν σχετιζόμενες εγγραφές (τιμολόγια) για τον πελάτη αυτόν. ο νέος Κ.Πε=7466 δεν είναι δεσμευμένος, οπότε δεν υπάρχει περίπτωση διπλοεγγραφής. Επίπτωση στον Πίνακα: Τιμολόγια Καμία, εφόσον δεν υπάρχουν σχετιζόμενα τιμολόγια. Τροποποίηση του Πελάτη, από Κ.Πε=7465 σε Κ.Πε=2896 ΟΧΙ, διότι: ο νέος Κ.Πε=2896 είναι, ήδη, δεσμευμένος (υπάρχει αντίστοιχος πελάτης), οπότε υπάρχει διπλοεγγραφή, η οποία δεν επιτρέπεται σε πρωτεύον κλειδί. Επίπτωση στον Πίνακα: Τιμολόγια Καμία, εφόσον δεν έχει επιτραπεί η τροποποίηση. Διαγραφή του Πελάτη, με Κ.Πε=5469 ΟΧΙ, διότι: δεν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή: Διαδοχική διαγραφή των σχετικών εγγραφών και υπάρχουν 3 σχετιζόμενες εγγραφές (τιμολόγια: Λ8648, Ρ3965 και Σ8648). Επίπτωση στον Πίνακα: Τιμολόγια Καμία, εφόσον δεν έχει επιτραπεί η τροποποίηση. Προσθήκη του Πελάτη, με Κ.Πε=3000 ΝΑΙ, διότι: 13
δεν υπάρχει καταχωρημένος άλλος πελάτης με τον ίδιο Κ.Πε=3000, άρα δεν υπάρχει περίπτωση διπλοεγγραφής. Επίπτωση στον Πίνακα: Τιμολόγια Καμία, εφόσον δεν υπάρχει ακόμη σχετιζόμενο τιμολόγιο, για το νέο αυτόν πελάτη. Τροποποίηση του Πελάτη, από Κ.Πε=1876 από Πόλη=Καρδίτσα σε Πόλη=Λάρισα ΝΑΙ, διότι: το πεδίο Πόλη δεν συμμετέχει στη συσχέτιση Πελάτες Τιμολόγια, οπότε δεν υπάρχουν περιορισμοί σε οποιαδήποτε τροποποίηση. Επίπτωση στον Πίνακα: Τιμολόγια Καμία, εφόσον, δεν σχετιζόμενα τιμολόγια, δεν υπάρχει το πεδίο αυτό. α2. Ενέργειες στον Πίνακα : Πολλά [Τιμολόγια] Αν υποθέσουμε ότι ο πίνακας Τιμολόγια συσχετίζεται μόνο με τον πίνακα Πελάτες και όχι με τον πίνακα Προϊόντα, τότε οι όποιοι περιορισμοί θα ισχύουν μόνο για το πεδίο ξένο κλειδί Κωδικός Πελάτη (Κ.Πε) του πίνακα Τιμολόγια. Οι περιορισμοί αυτοί, για τον πίνακα Πολλά [Τιμολόγια] δεν αφορούν τις λειτουργίες Διαδοχικής Ενημέρωσης και Διαδοχικής Διαγραφής, διότι οι λειτουργίες αυτές είναι μονόδρομες, από τον πίνακα Ένα [Πελάτες] προς τον πίνακα Πολλά [Τιμολόγια]. Αφορούν αποκλειστικά και μόνο την Ακεραιότητα Αναφορών, η οποία ελέγχει τη συμβατότητα των δεδομένων, μεταξύ του πρωτεύοντος κλειδιού του πίνακα Ένα [Πελάτες] και του ξένου κλειδιού του πίνακα Πολλά [Τιμολόγια]. Τροποποίηση του Τιμολογίου Δ8263, από Κ.Πε=5634 σε Κ.Πε=2896 ΝΑΙ, διότι: ο Κ.Πε=2896 υπάρχει στον πίνακα Πελάτες, οπότε πρόκειται για υπαρκτό πελάτη και άρα μπορεί να χρεωθεί σε αυτόν τιμολόγιο (ισχύει η συμβατότητα δεδομένων). Επίπτωση στον Πίνακα: Πελάτες 14
Καμία, καθώς δεν ισχύει η φορά μεταβολής (τροποποίηση ή διαγραφή), από τον πίνακα Πολλά προς τον πίνακα Ένα. Τροποποίηση του Τιμολογίου Ρ6384, από Κ.Πε=1876 σε Κ.Πε=3678 ΟΧΙ, διότι: ο νέος Κ.Πε=3678 δεν υπάρχει στον πίνακα Πελάτες, οπότε δεν είναι δυνατόν να χρεωθεί το τιμολόγιο σε ανύπαρκτο πελάτη (δεν ισχύει η συμβατότητα δεδομένων). Επίπτωση στον Πίνακα: Πελάτες Καμία, διότι: δεν έγινε καμία τροποποίηση. και να γινόταν τροποποίηση, δεν ισχύει η φορά μεταβολής (τροποποίηση ή διαγραφή), από τον πίνακα Πολλά προς τον πίνακα Ένα. Τροποποίηση του Τιμολογίου Τ1426, από Κ.Πρ=Δ738 σε Κ.Πρ=Φ3546 ΝΑΙ, διότι: το πεδίο Κωδικός Προϊόντος (Κ.Πρ) δεν συμμετέχει στη συσχέτιση Πελάτες Τιμολόγια, οπότε δεν υπάρχει κανένας περιορισμός. Επίπτωση στον Πίνακα: Πελάτες Καμία, διότι δεν αφορά πεδίο που συμμετέχει στη συσχέτιση. Επίπτωση στον Πίνακα: Προϊόντα Καμία, διότι δεν υπάρχει συσχέτιση Προϊόντα Τιμολόγια και να υπήρχε, δεν ισχύει η φορά μεταβολής (τροποποίηση ή διαγραφή), από τον πίνακα Πολλά προς τον πίνακα Ένα. Τροποποίηση του Τιμολογίου από Α.Τιμ=Δ6357 σε Α.Τιμ=Δ6458 ΝΑΙ, διότι: ο νέος Α.Τιμ=Δ6458 δεν υπάρχει καταχωρημένος στον πίνακα Τιμολόγια, οπότε δεν υπάρχει περίπτωση διπλοεγγραφής. Επίπτωση στον Πίνακα: Πελάτες Καμία, διότι δεν αφορά πεδίο που συμμετέχει στη συσχέτιση. 15
Τροποποίηση του Τιμολογίου από Α.Τιμ=Ρ3965 σε Α.Τιμ=Λ8648 ΟΧΙ, διότι: ο Α.Τιμ=Λ8648 είναι ήδη καταχωρημένος στον πίνακα Τιμολόγια, οπότε προκύπτει πρόβλημα διπλοεγγραφής, καθώς το πεδίο Α.Τιμ είναι πρωτεύον κλειδί στον πίνακα Τιμολόγια. Επίπτωση στον Πίνακα: Πελάτες Καμία, διότι δεν ισχύει η φορά μεταβολής (τροποποίηση ή διαγραφή), από τον πίνακα Πολλά προς τον πίνακα Ένα. Διαγραφή του Τιμολογίου με Α.Τιμ=Σ7498 ΝΑΙ, διότι: επιτρέπονται διαγραφές στον πίνακα Πολλά, χωρίς κανένα πρόβλημα, καθώς δεν περιορίζονται από καμία από τις επιλογές της Ακεραιότητας Αναφορών. Επίπτωση στον Πίνακα: Πελάτες Καμία, διότι δεν ισχύει η φορά μεταβολής (τροποποίηση ή διαγραφή), από τον πίνακα Πολλά προς τον πίνακα Ένα. Προσθήκη του Τιμολογίου με Α.Τιμ=Χ3000 και Κ.Πε=5469 ΝΑΙ, διότι: ο Α.Τιμ=Χ3000 δεν υπάρχει καταχωρημένος στον πίνακα Τιμολόγια, οπότε δεν υπάρχει περίπτωση διπλοεγγραφής. ο Κ.Πε=5469 υπάρχει στον πίνακα Πελάτες, οπότε πρόκειται για υπαρκτό πελάτη και άρα μπορεί να χρεωθεί σε αυτόν τιμολόγιο (ισχύει η συμβατότητα δεδομένων). Επίπτωση στον Πίνακα: Πελάτες Καμία, διότι δεν επηρεάζεται με κανένα τρόπο ο πίνακας Ένα. Προσθήκη του Τιμολογίου με Α.Τιμ=Υ5200 και Κ.Πε=9513 ΟΧΙ, διότι: ναι μεν, ο Α.Τιμ=Υ5200 δεν υπάρχει καταχωρημένος στον πίνακα Τιμολόγια, οπότε δεν υπάρχει περίπτωση διπλοεγγραφής. 16
όμως, ο Κ.Πε=9514 δεν υπάρχει στον πίνακα Πελάτες, οπότε δεν είναι δυνατόν να χρεωθεί το τιμολόγιο σε ανύπαρκτο πελάτη (δεν ισχύει η συμβατότητα δεδομένων). Επίπτωση στον Πίνακα: Πελάτες Καμία, διότι δεν επηρεάζεται με κανένα τρόπο ο πίνακας Ένα. β. Συσχέτιση: [Πίνακας: Προϊόντα Πίνακας: Τιμολόγια] Η σχέση/συσχέτιση Προϊόντα Τιμολόγια είναι: 1 Ν (1 ) Πίνακας Ένα : [Πίνακας: Προϊόντα] Κωδικός Προϊόντος Πρωτεύον κλειδί (1) Πίνακας Πολλά : [Πίνακας: Τιμολόγια] Κωδικός Προϊόντος Ξένο κλειδί ( ) Η κατάσταση της συγκεκριμένης συσχέτισης φαίνεται στο παρακάτω σχήμα. Τα δεδομένα των αντίστοιχων πινάκων είναι τα ακόλουθα: 17
Παραδείγματα Ποιες από τις παρακάτω ενέργειες είναι επιτρεπτές και ποιες όχι. Απαιτείται τεκμηρίωση των απαντήσεων. β1. Ενέργειες στον Πίνακα : Ένα [Προϊόντα] Οι ενέργειες της κατηγορίας αυτής έχουν επιπτώσεις μόνο στο πεδίο πρωτεύον κλειδί Κωδικός Προϊόντος (Κ.Πρ) του πίνακα Προϊόντα. Οι επιπτώσεις αυτές αφορούν: τόσο στην Ακεραιότητα Αναφορών η οποία ελέγχει τη συμβατότητα των δεδομένων, μεταξύ του πρωτεύοντος κλειδιού του πίνακα Ένα [Προϊόντα] και του ξένου κλειδιού του πίνακα Πολλά [Τιμολόγια], όσο και στη Διαδοχική Ενημέρωση και Διαδοχική Διαγραφή, σε σχέση με τις σχετιζόμενες εγγραφές (τιμολόγια). Ακολουθούν 6 παραδείγματα β2. Ενέργειες στον Πίνακα : Πολλά [Τιμολόγια] Αν υποθέσουμε ότι ο πίνακας Τιμολόγια συσχετίζεται όχι μόνο με τον πίνακα Προϊόντα, αλλά και με τον πίνακα Πελάτες, τότε οι όποιοι περιορισμοί θα ισχύουν όχι μόνο για το πεδίο ξένο κλειδί Κωδικός Προϊόντος (Κ.Πρ), αλλά και για το πεδίο ξένο κλειδί Κωδικός Πελάτη (Κ.Πε) του πίνακα Τιμολόγια. 18
Οι περιορισμοί αυτοί, για τον πίνακα Πολλά [Τιμολόγια] δεν αφορούν τις λειτουργίες Διαδοχικής Ενημέρωσης και Διαδοχικής Διαγραφής, διότι οι λειτουργίες αυτές είναι μονόδρομες, από τον πίνακα Ένα προς τον πίνακα Πολλά. Αφορούν αποκλειστικά και μόνο την Ακεραιότητα Αναφορών, η οποία ελέγχει τη συμβατότητα των δεδομένων, μεταξύ του πρωτεύοντος κλειδιού του πίνακα Ένα και του ξένου κλειδιού του πίνακα Πολλά. Ακολουθούν 6 παραδείγματα 7. Σημασιολογικά Δίκτυα Το Σημασιολογικό Δίκτυο (ΣΔ) είναι ένα διάγραμμα σε επίπεδο μιας συγκεκριμένης συσχέτισης, όπου το σύμβολο ο αντιπροσωπεύει οντότητες και το σύμβολο αντιπροσωπεύει συσχετίσεις. α. Συσχέτιση: [Πίνακας: Εκπτώσεις Πίνακας: Πελάτες] Το σημασιολογικό δίκτυο (ΣΔ) της συσχέτισης αυτής φαίνεται στο παρακάτω σχήμα. β. Συσχέτιση: [Πίνακας: Πελάτες Πίνακας: Τιμολόγια] ΣΔ της συσχέτισης β 19
γ. Συσχέτιση: [Πίνακας: Προϊόντα Πίνακας: Τιμολόγια] ΣΔ της συσχέτισης γ 8. Προβολή Φόρμας & Δευτερεύοντα Φύλλα Δεδομένων Προβολή Φόρμας είναι η εμφάνιση, όπου μπορούμε να βλέπουμε μόνο μία εγγραφή τη φορά, σε μορφή που μοιάζει με εκείνη των έντυπων φορμών. Τα δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων επιτρέπουν να εμφανίζονται οι σχετιζόμενες εγγραφές ενός πίνακα από την προβολή φύλλου δεδομένων. Η εμφάνιση/απόκρυψη των δευτερευόντων φύλλων είναι μια πολύ χρήσιμη δυνατότητα, γιατί μας επιτρέπει την άμεση εμφάνιση των σχετιζόμενων εγγραφών, υπό μορφή θυγατρικών πινάκων, ενώ ο κύριος (γονικός) πίνακας εμφανίζεται στο κανονικό φύλλο δεδομένων. α. Προβολή Φόρμας του Πίνακα: Πελάτες Στην παραπάνω φόρμα, η πλοήγηση για την εμφάνιση των εγγραφών γίνεται με τα αντίστοιχα βέλη, που βρίσκονται στο κάτω μέρος της οθόνης. Η προβολή φόρμας χρησιμοποιείται, όταν 8έλουμε να εστιασθούμε ξεχωριστά σε κάθε εγγραφή του πίνακα. 20
β. Δευτερεύοντα Φύλλα Πίνακα: Πελάτες Στο παραπάνω σχήμα βλέπουμε τα σχετιζόμενα τιμολόγια του πελάτη με Κ.Πε=1876. γ. Δευτερεύοντα Φύλλα Πίνακα: Πελάτες Πλήρης Ανάπτυξη 9. Λίστες Αναζήτησης Οι Λίστες Αναζήτησηςεπιταχύνουν και απλοποιούν την καταχώρηση δεδομένων στο φύλλο δεδομένων ενός πίνακα, ή σε μία φόρμα. Τα πεδία αναζήτη 21
σης αναζητούν τιμές οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε ένα άλλο σημείο και, από μια αναδιπλούμενη λίστα, εισάγουν αυτόματα την τιμή που επιλέγουμε. α. Δημιουργία Λίστας Αναζήτησης: Πελάτες Περιφέρεια β. Λειτουργία Λίστας Αναζήτησης: Πελάτες Περιφέρεια 22
γ. Σύνθετη Λίστα Αναζήτησης: Προϊόντα ΚωδικόςΠροϊόντος/ΌνομαΠροϊόντος 23
δ. Λειτουργία Σύνθετης Λίστας Αναζήτησης 10. Ταξινόμηση Ταξινόμηση των δεδομένων είναι η τοποθέτησή τους με κάποια λογική σειρά και μπορεί να γίνεται είτε σε προβολή φύλλου δεδομένων, είτε σε προβολή φόρμας. Η ταξινόμηση μπορεί να είναι : Αύξουσα Ταξινόμηση Φθίνουσα Ταξινόμηση Ακόμη, η ταξινόμηση μπορεί να γίνεται : ως προς Ένα Πεδίο (απλή ταξινόμηση) ως προς Πολλαπλά Πεδία (σύνθετη ταξινόμηση) α. Ταξινόμηση Πελάτες Επωνυμία 24
β. Σύνθετη Ταξινόμηση Πελάτες Περιφέρεια/Πόλη/Διεύθυνση 11. Εύρεση & Αντικατάσταση Δεδομένων Η Εύρεση δεδομένων συνίσταται στον εντοπισμό συγκεκριμένων δεδομένων. Η Α ντικατάσταση δεδομένων, πέραν του εντοπισμού των συγκεκριμένων δεδομένων, προχωρά και στην αντικατάστασή τους από άλλα επιθυμητά δεδομένα. Για την Εύρεση δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν και χαρακτήρες ομαδοποίησης (μπαλαντέρ). Στην παραπάνω οθόνη, γίνεται αντικατάσταση του πελάτη με Κ.Πε=3764 σε νέο Κ.Πε=4000, στον πίνακα Τιμολόγια. 25
12. Φίλτρα Τα φίλτρα χρησιμοποιούνται για προσωρινή απομόνωση ή επιλογή των εγγραφών που θα εμφανίζονται σε προβολή φύλλου δεδομένων ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος. α. Απλό Φίλτρο. β. Σύνθετο Φίλτρο Στις παραπάνω οθόνες, εμφανίζονται, με αύξουσα ημερομηνία, όλα τα τιμολόγια των πελατών 5469 και 5634, που εκδόθηκαν μεταξύ 20 05 2001 και 26 05 2001, για τα προϊόντα των οποίων ο Κωδικός Προϊόντος έχει τιμές που αρχίζουν από Δ έως Λ. Στην πρώτη οθόνη εμφανίζεται η σύνταξη του φίλτρου, ενώ στη δεύτερη το αποτέλεσμα του φίλτρου. 13. Ερωτήματα Τα Ερωτήματα μας επιτρέπουν να βλέπουμε τα δεδομένα που επιθυμούμε, με τη σειρά που επιθυμούμε. Μας δίνουν τη δυνατότητα να εκτελούμε υπολογισμούς στα δεδομένα, να δημιουργούμε πηγές δεδομένων για φόρμες, εκθέσεις, γραφήματα και άλλα ερωτήματα, να κάνουμε αλλαγές γενικής φύσης στους πίνακες με τα δεδομένα και να δημιουργούμε νέους πίνακες. 26
Οι τύποι ερωτημάτων που μπορούμε να δημιουργήσουμε είναι : Ερώτημα Επιλογής Ερώτημα Διασταύρωσης Ερώτημα Δημιουργίας Πίνακα Ερώτημα Ενημέρωσης Ερώτημα Προσάρτησης Ερώτημα Διαγραφής Α. Ερωτήματα Επιλογής Είναι ο πιο κοινός τύπος ερωτήματος και μας επιτρέπει να επιλέγουμε εγγραφές, να δημιουργούμε νέα υπολογιζόμενα πεδία και να συνοψίζουμε τα δεδομένα μας. Τα Ερωτήματα Επιλογής μοιάζουν με τα φίλτρα που εξετάσαμε στο προηγούμενο κεφάλαιο. Ωστόσο, παρέχουν και τις εξής επιπλέον δυνατότητες : Εκτέλεση ερωτημάτων σε περισσότερους από έναν πίνακες δεδομένων. Δημιουργία νέων, υπολογιζόμενων πεδίων. Επιλογή των πεδίων που θα εμφανίζονται στο αποτέλεσμα του ερωτήματος. α. Πελάτες Πόλη 27
Στις παραπάνω οθόνες, δημιουργείται ερώτημα επιλογής που εμφανίζει τα επιλεγμένα πεδία των πελατών Λάρισας, με αύξουσα σειρά κωδικού πελάτη. Η πρώτη οθόνη εμφανίζει τη σύνταξη του ερωτήματος, ενώ η δεύτερη τα αποτελέσματα. β. Πελάτες Εκπτώσεις Στις παραπάνω οθόνες, δημιουργείται ερώτημα επιλογής που βασίζεται σε δύο πίνακες και εμφανίζει τα επιλεγμένα πεδία, με αύξουσα σειρά κατηγορίας πελάτη και φθίνουσα σειρά επωνυμίας. Η πρώτη οθόνη εμφανίζει τη σύνταξη του ερωτήματος, ενώ η δεύτερη τα αποτελέσματα. γ. Πελάτες Εκπτώσεις Τιμολόγια Το ερώτημα που ακολουθεί βασίζεται σε τρεις πίνακες και εμφανίζει τα επιλεγμένα πεδία, με αύξοντα κωδικό πελάτη και αύξουσα ημερομηνίας έκδοσης τιμολογίου. 28
δ. Πελάτες Εκπτώσεις Τιμολόγια Προϊόντα 29
Το παραπάνω ερώτημα βασίζεται σε τέσσερις πίνακες και εμφανίζει τα επιλεγμένα πεδία, με αύξουσα επωνυμία. Έχει γίνει επίσης, μετονομασία πεδίων, η οποία λειτουργεί μόνο όταν το αντίστοιχο πεδίο δεν έχει λεζάντα. Τέλος, έχουν προστεθεί δύο υπολογιζόμενα πεδία Αξία και Πληρωτέο, τα οποία δεν υπήρχαν στους αρχικούς πίνακες. ε. Ερώτημα μέσα σε Ερώτημα Εάν το ερώτημα γίνεται ιδιαίτερα πολύπλοκο, μπορούμε να το σπάσουμε σε δύο ερωτήματα. Δημιουργούμε το πρώτο ερώτημα και το αποθηκεύουμε. Κατόπιν, με το πρώτο ερώτημα ανοικτό σε ένα παράθυρο σχεδίασης ερωτημάτων ή φύλλου δεδομένων, επιλέγουμε Ερώτημα, από την αναδιπλούμενη λίστα του κουμπιού Δημιουργία αντικειμένου της γραμμής εργαλείων και κατόπιν διπλό κλικ στο Προβολή σχεδίασης. Σχεδιάζουμε το δεύτερο ερώτημα (που βασίζεται στο πρώτο) και το α ποθηκεύουμε. Στο μέλλον, μπορούμε να τρέχουμε το δεύτερο ερώτημα και να παίρνουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Πρώτο Ερώτημα 30
Δεύτερο Ερώτημα Σε ορισμένα πεδία, παρόλο που έχει ζητηθεί μετονομασία, αυτή δεν έχει λειτουργήσεις, λόγω υπάρχουσας λεζάντας στο αντίστοιχο πεδίο. 31
στ. Ερώτημα Αναζήτησης Η Αυτόματη Αναζήτηση λειτουργεί σε ερωτήματα, στα οποία δύο πίνακες έχουν σχέση ένα προς πολλά και το πεδίο ένωσης που βρίσκεται στον πίνακα ένα έχει ευρετήριο με μοναδικές τιμές (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα). Δηλαδή, το πεδίο έ νωσης στον πίνακα ένα πρέπει να είναι είτε το πρωτεύον κλειδί, είτε να έχει τη ιδιότητα Με ευρετήριο σε τιμή Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα). Το ερώτημα Αυτόματης Αναζήτησης είναι ένα ειδικό ερώτημα Επιλογής και εισάγει αυτόματα τα κατάλληλα δεδομένα στην πλευρά του ενός μιας σχέσης ένα προς πολλά, όταν εισάγουμε νέα δεδομένα στο πεδίο ένωσης στην πλευρά των πολλών. Για τη σχεδίαση ενός ερωτήματος Αυτόματης Αναζήτησης, τοποθετούμε πρώτο στο πλέγμα QBE το πεδίο ένωσης του πίνακα πολλά. Αυτό θα είναι το πεδίο αυτόματης αναζήτησης. Β. Παραμετρικά Ερωτήματα Επιλογής Σε ορισμένες περιπτώσεις, στο σχεδιασμό ενός ερωτήματος, είναι πιο χρήσιμο να χρησιμοποιήσουμε στα κριτήρια παραμέτρους, αντί για συγκεκριμένες τιμές. Η χρή 32
ση παραμέτρων κάνει το ερώτημα πιο ευέλικτο και μας δίνει τη δυνατότητα να αλλάζουμε τα κριτήρια, κάθε φορά που τρέχουμε το ερώτημα. α. Παραμετρικό Ερώτημα με μία Παράμετρο Το κριτήριο παράμετρος είναι ο Κωδικός Πελάτη. Η λειτουργία και το αποτέλεσμα φαίνονται στις οθόνες που ακολουθούν. β. Παραμετρικό Ερώτημα με δύο Παραμέτρους 33
Στο ερώτημα αυτό, έχουν επιλεγεί δύο κριτήρια παράμετροι: ο Κωδικός Πελάτη και η Ημερομηνία Έκδοσης από έως. Η σύνταξη, λειτουργία και το αποτέλεσμα φαίνονται στις παραπάνω οθόνες. Γ. Παραμετρικά Ερωτήματα με Υπολογιζόμενα Πεδία Τα Υπολογιζόμενα Πεδία είναι στήλες που εμφανίζονται στις προβολές των Ερωτημάτων, χωρίς να υπάρχουν στη δομή των σχετικών πινάκων. Είναι παραγόμενα πεδία και υπολογίζονται με βάση τα πεδία που υπάρχουν στους σχετικούς πίνακες. Σε ένα υπολογιζόμενο πεδίο, μπορούμε να δώσουμε ένα δικό μας όνομα, ακολουθώντας τη σύνταξη :ΌνομαΥπολογιζόμενουΠεδίου : Έκφραση Υπολογισμού Το αυτό ερώτημα που ακολουθεί, είναι ένα παραμετρικό ερώτημα, με δύο κριτήρια παράμετρους: Κωδικός Πελάτη και Ημερομηνία Έκδοσης από έως. Επίσης, έ χουν προστεθεί τα υπολογιζόμενα πεδία Αξία και Πληρωτέο, τα οποία δεν υπάρχουν στους αρχικούς πίνακες, αλλά υπολογίζονται. Η λειτουργία και το αποτέλεσμα φαίνονται στις οθόνες που ακολουθούν. 34
Δ. Ερωτήματα Συνόλων Τα Ερωτήματα Συνόλων διαφέρουν από τα υπολογισμένα πεδία, στο ότι υπολογίζουν κάποια τιμή για πολλαπλές εγγραφές ενός πίνακα (ενώ το υπολογιζόμενο πεδίο αναφέρεται, κάθε φορά, σε μία εγγραφή του πίνακα). α. Πλήθος Πελατών ανά Πόλη Στο ερώτημα που ακολουθεί, ζητούμε το πλήθος πελατών ανά πόλη, με αύξουσα σειρά. 35
β. Σύνολα Τιμολογίων ανά Πόλη Στο ερώτημα που ακολουθεί εμφανίζονται οι πωλήσεις ανά πόλη, σε αύξουσα σειρά, με τα ακόλουθα στοιχεία : πλήθος τιμολογίων ανά πόλη, αξία ανά πόλη, καθώς και το ελάχιστο ποσό τιμολογίου, η μέγιστο ποσό τιμολογίου και μέσος όρος ποσού τιμολογίων, ανά πόλη. Η σύνταξη και το αποτέλεσμα του ερωτήματος φαίνονται στις οθόνες που ακολουθούν. 36
γ. Πλήθος Σύνολα %Ποσοστά ανά Πόλη Στο ερώτημα που ακολουθεί, εμφανίζται το πλήθος των τιμολογίων που έχουν εκδοθεί, η Συνολική Πωληθείσα Ποσότητα και Συνολική Αξία ανά πόλη, καθώς επίσης και τα αντίστοιχα % ποσοστά. Το ερώτημα βασίζεται σε προηγούμενο ερώτημα Ποσοστά. Η σύνταξη και το αποτέλεσμα του ερωτήματος φαίνονται στις οθόνες που ακολουθούν. 37
Ε. Ερωτήματα Διασταύρωσης Τα ερωτήματα Διασταύρωσης επιτρέπουν τη διασταύρωση των δεδομένων σε γραμμές και στήλες. Είναι δηλαδή, ερωτήματα που μας επιτρέπουν να εμφανίζουμε υπολογιζόμενες τιμές σε μορφή λογιστικού φύλλου. Είναι συνοπτικά ερωτήματα, με τα οποία μπορούμε να προσδιορίσουμε ακριβώς πώς θα εμφανίζονται τα συνοπτικά δεδομένα στην οθόνη. α. Διασταύρωση Κατηγορία Πόλη Το ερώτημα που ακολουθεί, εμφανίζει τις Κατηγορίες Πελατών, ανά πόλη. Παρακάτω φαίνεται η σύνταξη και το αποτέλεσμα του ερωτήματος. 38
β. Διασταύρωση Πόλη Κατηγορία Το ερώτημα που ακολουθεί, εμφανίζει τα ίδια δεδομένα, με το παραπάνω ερώτημα, αλλά με αντίστροφη διάταξη: τις Πόλεις, ανά κατηγορία πελάτη. Παρακάτω φαίνεται η σύνταξη και το αποτέλεσμα του ερωτήματος. 39
γ. Διασταύρωση Ημερομηνία Προϊόντα Το ερώτημα που ακολουθεί, εμφανίζει τις Ημερομηνίες Έκδοσης τιμολογίων, ανά προϊόν. Παρακάτω φαίνεται η σύνταξη και το αποτέλεσμα του ερωτήματος. 40
41