Ασφαλές Εργαλείο Διαχείρησης Προμηθευτή Οδηγίες για δημιουργία HP προμηθευτή: Πως να εγγράψετε την εταιρεία σας στην λίστα προμηθευτών της ΗΡ Global Procurement Last Updated: 3 February 2012
Περιεχόμενα Ενότητα 1 Γιατί η ΗΡ χρειάζεται τα στοιχεία της εταιρείας σας?... 3 Ενότητα 2 Αποστολή - Ειδοποίηση με ηλεκτρονικό μήνυμα από το Ασφαλές Εργαλείο Διαχείρησης Προμηθευτή... 4 Τί να κάνετε αν η ειδοποίηση πάει στο φάκελο με τα «junk» μυνήματα... 4 Ενότητα 3 Πρόσβαση στο Ασφαλές Εργαλείο Διαχείρησης Προμηθευτή (SVAT)... 5 Ενότητα 4 Συμπλήρωση Φόρμας Προμηθευτή... 6 Στοιχεία Φορολογικής Έδρας... 6 Διεύθυνση αποστολής/διεύθυνση Κεντρικών Γραφείων... 7 Στοιχεία Τράπεζας και Λογιστικά Στοιχεία Προμηθευτή... 8 Λεπτομέρειες Ταξινόμησης Προμηθευτή... 10 Πρόσθετες Πληροφορίες, Σημειώσεις, Σχόλια... 10 Επισυνάψεις... 11 Global Procurement Page 2 Last Updated: 2/3/2012
Ενότητα 1 Γιατί η ΗΡ χρειάζεται τα στοιχεία της εταιρείας σας? Η Hewlett Packard (HP) χρειάζεται πληροφορίες για την επιχείρησή σας με σκοπό να συνεργαστεί με την εταιρεία σας και να διασφαλίσει ακριβείς πληρωμές για μελλοντικές παραγγελίες. Οι παρεχόμενες πληροφορίες διασφαλίζονται με κρυπτογράφηση δεδομένων μέσα από το Ασφαλές Εργαλείο Διαχείρησης Προμηθευτή (SVAT). Όλες οι πληροφορίες θα είναι εμπιστευτικές και θα χρησιμοποιούνται μόνο για να διευκολύνουν τη συνεργασία μεταξύ της ΗΡ και της εταιρείας σας. Global Procurement Page 3 Last Updated: 2/3/2012
Ενότητα 2 Αποστολή - Ειδοποίηση με ηλεκτρονικό μήνυμα από το Ασφαλές Εργαλείο Διαχείρησης Προμηθευτή Για να προσθέσετε ή να ανανεώσετε τα στοιχεία της επιχείρησής σας στη Λίστα Προμηθευτών της ΗΡ, θα λάβετε μια αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική ειδοποίηση από το Ασφαλές Εργαλείο Διαχείρησης Προμηθευτή. Το ηλεκτρονικό μύνημα θα σταλεί απο ΗΡ ηλεκτρονική διεύθυνση: SupplierSetup@hp.com. Σημείωση: Αυτό το μήνυμα χρησιμοποιείται μόνο για την έναρξη της διαδικασίας εγγραφής προμηθευτών της ΗΡ. Η ηλεκτρονική θυρίδα δεν παρακολουθείται, γι αυτό σας παρακαλούμε να μην απαντάτε σε αυτή την ηλεκτρονική διεύθυνση 1. Μέσα στο ηλετρονικό μήνυμα υπάρχει μια σύντομη εξήγηση, για το λόγο που χρειάζονται οι πληροφορίες της επιχείρησής σας και πως αυτές οι ασφαλείς πληροφορίες θα χρησιμοποιούνται και θα μεταδίδονται. 2. Επίσης θα έχετε και μια σύντομη περιγραφή για της ενέργειες που χρειάζεται να κάνετε για να υποβάλετε τα στοιχεία της επιχείρησής σας. 1 2 Τί ν α κ άν ετε αν η ειδοποίηση πάει στο φ άκ ελο με τα «junk» μυνήματα Σε κάποιες περιπτώσεις η ηλεκτρονική ειδοποίηση μπορεί να πάει στο φάκελο με τα «junk» μηνύματα, για να αποφύγετε αυτό να συμβεί, παρακαλούμε βεβαιωθείτε οτι η διεύθυνση SupplierSetup@hp.com δεν μπλοκάρεται από τους κανόνες σας για Ανεπιθύμητα (Spam). Global Procurement Page 4 Last Updated: 2/3/2012
Ενότητα 3 Πρόσβαση στο Ασφαλές Εργαλείο Διαχείρησης Προμηθευτή (SVAT) Το ασφαλές Εργαλείο Διαχείρησης Προμηθευτή, είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή που χρησιμοποιείται για να συλλέξει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες και εγκρίσεις, με σκοπό να συσταθεί ένας προμηθευτής μέσα στη Λίστα Προμηθευτών της ΗΡ. Όλες οι μεταδιδόμενες πληροφορίες διασφαλίζονται με αποκρυπτογράφηση δεδομένων. Υπάρχει ένας σύνδεσμος για το (SVAT) και ένας κλειδάριθμος (Supplier Setup Request Key) μέσα στην ηλεκτρονική ειδοποίηση που θα λάβετε από την ΗΡ. 1. Πατήστε πάνω στο σύνδεσμο SVAT μέσα στην ηλεκτρονική ειδοποίηση που έχετε λάβει. 1 2. Πληκτρολογήστε τον κλειδάριθμο (Supplier Setup Request Key) που αναφέρεται στην ηλεκτρονική ειδοποίηση. Σημείωση: Ο κλειδάριθμος χρησιμοποιείται μόνο για μια φορά. Αν χρειαστείτε πρόσθετες ή μελλοντικές ανανεώσεις, θα χρειαστεί να ζητήσετε ένα νέο κλειδάριθμο επικοινωνώντας στο: SupplierSetupSupport@hp.com 3. Πατήστε στο κουμπί Go>> και θα μεταφερθείτε στη Φόρμα Προμηθευτή (Supplier Update Form) 2 3 Global Procurement Page 5 Last Updated: 2/3/2012
Ενότητα 4 Συμπλήρωση Φόρμας Προμηθευτή Σε αυτή την ενότητα περιέχονται έξι υποενότητες: Στοιχεία Φορολογικής Έδρας, Διεύθυνση αποστολής/διεύθυνση Κεντρικών Γραφείων, Στοιχεία Τράπεζας και Λογιστικά Στοιχεία Προμηθευτή, Λεπτομέρειες Ταξινόμησης Προμηθευτή, Πρόσθετες Πληροφορίες, Σημειώσεις, Σχόλια και Επισυνάψεις. Τα πεδία σημειωμένα με αστερίσκο (*) είναι υποχρεωτικά και δεν θα μπορέσετε να υποβάλετε τη φόρμα μέχρι να συμπληρώσετε τις πληροφορίες σε αυτά τα πεδία. Στοιχεία Φορολογικής Έδρας Η πρώτη υποενότητα της Φόρμας Προμηθευτή, περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη νόμιμη φορολογική έδρα της εταιρείας σας. 1. Εισάγετε το νόμιμο όνομα της εταιρείας σας στο πεδίο: Legal Vendor Name (Νόμιμο όνομα Προμηθευτή) 2. Συμπληρώστε τη νόμιμη φορολογική διεύθυνση της εταιρείας στο πεδίο: Vendor Address (Διευθυνση Προμηθευτή) 3. Εισάγετε το όνομα της πόλης στο πεδίο: City(Πόλη) 4. Εισάγετε Περιοχη (Region), Συνοικία (District), Πολιτεία (State) ή Επαρχία (Province), αν υπάρχουν 5. Συμπληρώστε ταχυδρομικό κώδικα (Zip or Postal Code) 6. Συμπληρώστε Ταχυδρομική Θυρίδα (PO Box) αν χρησιμοποιείται 7. Διαλέξτε τη Χώρα (Country) από το μενού (με το βελάκι) 8. Συμπληρώστε το τηλέφωνο της εταιρείας στο πεδίο: Τηλέφωνο Προμηθευτή (Vendor Phone Number) 1 2 3 4 5 6 8 7 Global Procurement Page 6 Last Updated: 2/3/2012
Τα παρακάτω τέσσερα πεδία είναι απαραίτητα σε περίπτωση που εκπρόσωπος της ΗΡ χρειάζεται να επικοινωνήσει με την εταιρεία σας με φαξ, τηλέφωνο ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. 9. Συμπληρώστε στο Νούμερο Φάξ Προμηθευτή (Vendor Fax Number), αν υπάρχει 10. Συμπληρώστε στο Όνομα Επικοινωνίας Προμηθευτή (Vendor Contact Name), τον άνθρωπο της εταιρεία σας με τον οποίο θα έρθουμε σε επαφή σε μελλοντική επικοινωνία. 11. Τηλέφωνο Επικοινωνίας (Vendor Contact Number) το νούμερο τηλεφώνου του ανθρώπου με τον οποίο θα πρέπει να επικοινωνεί η ΗΡ. 12. Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο Προμηθευτή (Vendor Contact Email) είναι η διεύθυνση ηλ. Ταχυδρομείου που θα αντιστοιχεί στον άνθρωπο επικοινωνίας. Διεύθυνση αποστολής/διεύθυνση Κεντρικών Γραφείων 9 10 11 12 Η δεύτερη υποενότητα της Φόρμας Προμηθευτή περιέχει πληροφορίες σχετικά με την Διέυθυνση Αποστολής/Διεύθυνση Κεντρικών Γραφείων. Αυτές είναι πληροφορίες που θα χρησιμοποιηθούν από την ΗΡ στην περίπτωση πληρωμών προς την εταιρεία σας. 13. Αν η Διευθυνση Αποστολής/Κεντρικών Γραφείων είναι ίδια με εκείνη που δώσατε στην προηγούμενη υποενότητα, πατήστε πάνω στο κουτάκι που λέει Ίδια (Same). Θα εμφανιστούν αυτόματα τα στοιχεία που είχατε συμπληρώσει για τη Νόμιμη Φορολογική Έδρα. 14. Αν όμως είναι διαφορετική, θα πρέπει να συμπληρωσετετα στοιχεία της της Διεύθυνσης Αποστολής/Κεντρικών Γραφείων μαζί με στοιχεία επικοινωνίας σε αυτή την υποενότητα. Οι απαιτούμενες πληροφορίες είναι ίδιες με εκείνες στην προηγούμενη υποενότητα. 13 14 Global Procurement Page 7 Last Updated: 2/3/2012
Στοιχεία Τράπεζας και Λογιστικά Στοιχεία Προμηθευτή Τα πεδία σε αυτή την υποενότητα έιναι απαραίτητο να συμπληρωθούν, για να περαστούν τα λογιστικά σας στοιχεία στη λίστα προμηθευτών μας και για να διασφαλιστούν οι πληρωμές σε μελλοντικές παραγγελίες. Η ΗΡ θα διασταυρώσει μαζί σας αυτά τα στοιχεία αν χρειαστεί, για να τα αποθηκεύσει πριν ολοκληρωθεί η διαδικασία καταχώρησης στη Λίστα Προμηθευτών της ΗΡ, επομένως είναι σημαντικό να καταχωρήσετε αυτές τις πληροφορίες την ώρα υποβολής έτσι ώστε να επισπέυσουμε τη σύσταση Προμηθευτή. Ο υπεύθυνος λογιστηρίου ή το τμήμα εισπράξεων, θα έχει τις παρακάτω πληροφορίες. 15. Το πεδίο Όνομα Τράπεζας (Bank Name) πρέπει να περιέχει το όνομα της τράπεζας που θέλετε να γίνει η πληρωμή. 16. Στο πεδίο Υποκατάστημα (Sucursal), θα πρέπει να βάλετε πληροφορίες σχετικά με το υποκατάστημα αν χρειάζεται αυτό μπορεί να έιναι κάποιος κωδικός/αριθμός υποκαταστήματος κ.λ.π. Αν όμως είναι σημαντική αυτή η πληροφορία για σωστές πληρωμές, παρακαλούμε προσθέστε την σε αυτό το πεδίο. 15 16 17 Τα επόμενα τέσσερα πεδία είναι η διεύθυνση της τράπεζας που χρησιμοποιείτε. 17. Διεύθυνση (Address) της τράπεζας, Πόλη (City), Πολιτεία (State), Περιοχη (Region), Άλλο (Other) και Χώρα (Country), διαλέξτε τη χώρα από το μενού με το βελάκι. 18. Υποκατάστημα Τράπεζας (Bank Branch) αν εφαρμόζεται 19. (Bank Key) Αυτός ο αριθμός είναι διαφορετικός (μόνο αριθμοί, συνδυασμός αριθμών και γραμμάτων) και το μέγεθος του εξαρτάται από τη χώρα. Αν δεν είστε σίγουροι για το ποιος είναι, επικοινωνήστε με τη τράπεζά σας 20. Αριθμός Λογαριασμού Τράπεζας (Bank Account Number)- Ο αριθμός λογαριασμού που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε περίπτωση πληρωμών προς την εταιρεία σας. 21. Κάτοχος Λογαριασμού (Account Holder) στις περισσότερες περιπτώσεις ο κάτοχος λογαριασμού είναι η εταιρεία σας 22. Control Key συμπληρώστε αυτη την πληροφορία αν εφαρμόζεται Global Procurement Page 8 Last Updated: 2/3/2012 18 19 20 21 22 23 24
23. Swift code - Συμπληρώστε τον κωδικό SWIFT ή (Bank Identification Code - ΒΙC) που προσδιορίζει μοναδικά μια Τράπεζα, οπουδήποτε στον κόσμο. Χρησιμοποιείται για να αναγνωρίζονται οι τράπεζες σε διεθνείς συναλλαγές. 24. Κωδικός IBAN - Διεθνής Αριθμός Τραπεζικού Λογαριασμού. Απαιτείται σε συναλλάγες από χώρα σε χώρα και είναι υποχρεωτικός στις τράπεζες ευρωπαϊκών χωρών. Τα τελευταία πεδία στην υποενότητα Στοιχεία Τράπεζας και Λογιστικά Στοιχεία Προμηθευτή είναι αποκλειστικά για φορολογικές πληροφορίες της εταιρείας. Αυτά τα πεδία είναι ένας συνδυασμός λιστών επιλογής όπου θα πρέπει να διαλέξετε τους κατάλληλους αριθμούς για τη χώρα σας κι ένα ελεύθερο πεδίο όπου θα πρέπει να βάλετε το αριθμό με τον οποίο έιναι καταχωρημένη η εταιρεία σας. Για παράδειγμα Α.Φ.Μ. 25. Tax/VAT#1 από τη λίστα με το βελάκι πρέπει να επιλέξετε το συγκεκριμένο αριθμό που αντιστοιχεί στη χώρα σας. 25 26. Συγκεκριμένοι αριθμοί Χωρών στη λίστα θα μπορέσετε να διαλέξετε ανάμεσα σε διαφορετικές χώρες, συγκεκριμένο αριθμό για κάθε χώρα. Η επιλογή θα βασίζεται στη χώρα στην οποία έχει νόμιμη φορολογική έδρα η εταιρεία και τους φορολογικούς αριθμούς που χρησιμοποιούνται σε αυτή. 26 Global Procurement Page 9 Last Updated: 2/3/2012
27. Στο Tax/VAT#1/2/3/4 θα πρέπει να επιλέξετε το συγκεκριμένο αριθμό χώρας και στο πεδίο διπλα να βάλετε τον ΑΦΜ με τον οποίο είναι εγγεγραμένη η εταιρεία σας. Έχετε στη διάθεσή σας τέσσερα πεδία για τις φορολογικές πληροφορίες της εταιρείας σας. 27 Λεπτομέρειες Ταξινόμησης Προμηθευτή Αυτή η υποενότητα απαιτεί κάποιες επιπλέον πληροφορίες για την εταιρεία σας. 28. Επιλέξτε τον Κωδικό Ταξινόμησης της εταιρείας /Φορολογικό Προφίλ Προμηθευτή/Κατάσταση Προμηθευτή, Προφίλ Αποδέκτηκ.λ.π υπάρχουν προκαθορισμένοι κωδικοί κι επιλογές στη λίστα με το βελάκι. Για παράδειγμα αν η εταιρεία σας βρίσκεται εκτός Ηνωμένων Πολιτειών, θα πρέπει να διαλέξετε A01 Foreign Owned. 29. Στην επόμενη λίστα επιλογής να απαντήσετε αν η εταιρεία σας είναι Ανώνυμη. 28 29 Πρόσθετες Πληροφ ορίες, Σημειώ σεις, Σχ όλια 30. Στο πεδίο Σχόλια (Comments), μπορείτε να εισάγετε οποιαδήποτε πληροφορία θέλετε να ληφθεί υπ όψη όταν η εταιρεία σας θα είναι καταχωρημένη στη λίστα προμηθευτών της ΗΡ. 30 Global Procurement Page 10 Last Updated: 2/3/2012
Επισυνάψεις Σε αυτή την υποενότητα μπορείτε να επισυνάψετε οποιοδήποτε έγγραφο απαιτείται για την σωστή καταχώρηση της εταιρείας σας στη λίστα προμηθευτών της ΗΡ ή που απαιτείται νόμιμα από τους νόμους και τους κανονισμούς της χώρας. 31. Πατήστε πάνω στο φυλλομετρητή (browse) και ανατρέξτε στο αρχείο που είναι αποθηκευμένο στον υπολογιστή σας 32. Γράψτε μια σύντομη περιγραφή (Description)για το έγγραφο που επισυνάπτεται 33. Πατήστε Επισύναψη αρχείου (Attach file) Σημείωση: Το μέγεθος κάθε αρχείου περιορίζεται στα 10ΜΒ. Αν ανεβάσετε αρχείο μεγαλύτερο των 10ΜΒ θα καταλήξει σε λάθος συστήματος και το αρχεί δεν θα επισυναφθεί ή σωθεί.. 34. Μόλις το αρχείο επισυναφθεί θα εμφανιστεί σε έναν πίνακ από πάνω 35. Αν θέλετε να διαγράψετε κάποιο από τα ήδη υπάρχοντα αρχεία, μπορείτε να πατήσετε στην επιλογή διαγραφή (Delete) στα αριστερά 36. Πατήστε Υποβολή (Submit) όταν θα έχετε ολοκληρώσει. 34 35 31 36 32 33 Global Procurement Page 11 Last Updated: 2/3/2012