Η Έννοια και το Περιεχόμενο της Οργάνωσης και Διοίκησης

Η Έννοια και το Περιεχόμενο της Οργάνωσης και Διοίκησης Αθανασία Καρακίτσιου, PhD e-mail:atkar@otenet.gr

Μάνατζεμεντ είναι......μια κοινωνική διαδικασία η οποία συνεπάγεται υπευθυνότητα για την αποτελεσματικότητα και την οικονομική επιτυχία του προγραμματισμού και της οργ'ανωσης των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης... (E.F.L Brech)... η τέχνη να φέρνεις εις πέρας κάθε έργο με τη στήριξη και την συμμετοχή ατόμων οργανωμένων σε ομάδες...(h. Koontz)...ένα εργαλείο που έχει αναλάβει να μετατρέψει για λογαρισμό της κοινωνίας έναν δεδομένο αριθμό πόρων σε παραγωγικούς... (P. Drucker)...να αποφασίζεις ποίες εργασίες πρέπει να γίνουν και στην συνέχεια να αναθέτεις στους άλλους την εκτέλεση τους... (R. Stewart)... η δραστηριότητα κατά την οποία εργάζεται κανείς μαζί και μέσω άλλων ανθρώπων, για την ολοκλήρωση τόσο των στόχων της επιχείρησης, όσο και των στόχων των ατόμων που εργάζονται σε αυτήν... ( American Management Association)

Μια κοινή συνισταμένη ενώνει όλες αυτές της θεωρήσεις η οποία περιλαμβάνει τα κάτωθι: Το μάνατζμεντ περιλαμβάνει την δημιουργία προγραμμάτων δράσης και την λήψη αποφάσεων για τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης Το μάνατζμεντ είναι η αποδοτική ως προς το κόστος χρήση των πόρων μέσω των αποτελεσματικών μηχανισμού οργάνωσης και ελέγχου Το μάνατζμεντ συνεπάγεται την ενεργοποίηση των μέγιστων ικανοτήτων των εργαζομένων για την επίτευξη των τεθέντων στόχων

Μάναζεμεντ Επιστήμη...αλλά και Τέχνη Η διοίκηση συνδυάζει Επιστήμη και Τέχνη. Ως επιστήμη στηρίζεται σε ποσοτικές μεθόδους (επιχειρησιακή έρευνα, τεχνολογική οικονομική, θεωρία αποφάσεων, προσομοίωση κλπ.), μεθόδους επεξεργασίας πληροφοριών (δομές δεδομένων, συστήματα στήριξης αποφάσεων, κλπ.), κανόνες οργάνωσης (δομή εξουσίας, ροή εργασίας, κ.λ.π.), τεχνολογία της παραγωγής, ψυχολογία, κοινωνιολογία, οικονομική θεωρία κ.λ.π. Ως τέχνη στηρίζεται στην ικανότητα αντίληψης καταστάσεων, στην ικανότητα ενεργοποίησης του προσωπικού, στην ικανότητα επικοινωνίας, τη συναισθηματική επιδεξιότητα κ.λ.π. Συνοπτικά η διάσταση της επιστήμης περιλαμβάνει όλες τις επιστημονικές μεθόδους που στηρίζουν τη διοίκηση, ενώ η διάσταση της τέχνης περιλαμβάνει τις [διοικητικές] ικανότητες η ανάπτυξη των οποίων αποτελεί αναγκαία προϋπόθεση όσον αφορά την αποτελεσματική εφαρμογή των

Η σημασία του Μάνατζμεντ για την αποτελεσματικότητα των επιχειρήσεων... ο Μάνατζερ είναι υπηρέτης. Το αφεντικό του είναι ο οργανισμός που διοικεί, απέναντι στον οποίο είναι υπεύθυνος και τον οποίον πρέπει να κάνει αποδοτικό... P. Drucker Δύο είναι τα βασικά στοιχεία που χαρακτηρίζουν το μάνατζμεντ Η Αποτελεσματικότητα Είναι η σχέση μεταξύ των μέσων που διατίθενται και του αποτελέσματος του επιτυγχάνεται με αυτά Η αποδοτικότητα Αναφέρεται στην επίτευξη των στόχων με το ελάχιστο κόστος Το κατάλληλο μάνατζμεντ σε συνδυασμό με το χειρισμό του ανθρώπινου παράγοντα είναι δυνατόν να αυξήσει την παραγωγικότητα της εργασίας του προσωπικού μπορεί να ελαττώσει το κόστος για την επίτευξη των στόχων

Ο ρόλος των μάνατζερς στα επίπεδα διοίκησης Όσοι εργάζονται σε μια επιχείρηση κατατάσσονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες: εργάτες (ή υπάλληλοι) και διοικητικά στελέχη Εργάτες = τους έχει ανατεθεί η εκτέλεση συγκεκριμένης εργασίας χωρίς να έχουν καμία ευθύνη επίβλεψης άλλων εργαζομένων Διοικητικό στέλεχος = κατευθύνει τις δραστηριότητες άλλων μελών της επιχειρήσης Διάφορα επίπεδα διοικητικής ιεραρχίας Πρώτο επίπεδο (επόπτες) Δεύτερο επίπεδο (προϊστάμενοι) Τρίτο επίπεδο (διευθυντές) Τέταρτο επίπεδο (Γενικός Διευθυντής)

Επίπεδα Διοίκησης Οι επιχειρήσεις έχουν συνήθως 3 επίπεδα Διοίκησης: Κατώτερα Στελέχη (First-line Managers): υπεύθυνα για την καθημερινή λειτουργία. Επιβλέπουν τους υπαλλήλους κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους ώστε να παραχθεί το αγαθό ή η υπηρεσία Μεσαία Στελέχη (Middle Managers): Επιβλέπουν τα κατώτερα στελέχη. Είναι επίσης υπεύθυνοι για να βρούν τον καταλληλότερο τρόπο χρήσης των επιχειρησιακών πόρων για να επιτευχθούν οι επιχειρησιακοί στόχοι. Ανώτερα Στελέχη(Top Managers): Υπεύθυνοι για την απόδοση όλων των τμημάτων, επίσης έχουν διατμηματική ευθύνη.καθορίζουν τους επιχειρησιακούς στόχους και επιβλέπουν τα μεσαία στελέχη.

Εμπειρικό παράδειγμα Ο Γιώργος διαχειρίζεται τις αποστολές μιας μικρής εταιρείας χονδρεμπορίου γραφικών ειδών. Κάθε μέρα αναλύει τις παραγγελίες που πρέπει να παραδοθούν, φροντίζει για την μεταφορά αποθεμάτων από την αποθήκη και για την παραλαβή τους από τους οδηγούς μιας τοπικής εταιρείας με την οποία συνεργάζεται η επιχείρησή του. Είναι ο Γιώργος μάνατζερ;

ΟΧΙ ΑΝ Οι ενέργειες του προγραμματισμού και της λήψης αποφάσεων περιορίζεται στις εντολές που δέχεται Αν έχει πρόσβαση στους πόρους της επιχείρησης που απορρέουν από την φύση της εργασίας του Οι οδηγοί ελέγχονται από την μεταφορική εταιρεία ΝΑΙ ΑΝ Ο Γιώργος προγραμματίζει την εργασία του ΚΑΙ Είναι υπεύθυνος για την οργάνωση και την τοποθέτηση των εμπορευμάτων στην αποθήκη ΚΑΙ Είναι στην αρμοδιότητα του να δίνει εντολές στους οδήγους ΤΌΤΕ νομιμοποιείται να φέρει τον τίτλο του μάνατζερ

1-8 Οι Λειτουργίες της Διοίκησης Η δραστηριότητα κάθε στελέχους είναι πολύπλευρη, πολύπλοκη και αδιαίρετη (καθοδήγηση, έλεγχος, προγραμματισμός, οργάνωση) Υποδιαίρεση δραστηριοτήτων διοίκησης (Κoantz, Weihrich) Προγραμματισμός-λήψη αποφάσεων Οργάνωση Στελέχωση Διεύθυνση Ανθρωπίνων πόρων Έλεγχος

Προγραμματισμός και Λήψη Αποφάσεων Διαδικασία καθορισμού των στόχων της επιχείρησης, και η επιλογή μιας μελλοντικής πορείας δράσης για την επίτευξή τους Διατύπωση προτάσεων μελλοντικής επιχειρησιακής δράσης (Δυνατότητες επ/σης, περιβάλλον και επιχείρηση) Καθορισμός στόχων/ προβλημάτων επιχείρησης Καθορισμός/ ανάλυση πιθανών εναλλακτικών λύσεων Επιλογή λύσης Σχέδιο δράσης για υλοποίηση αποφάσεις (καθορισμός υποστόχων, συντονισμός δραστηριοτήτων)

Οργάνωση Στην Οργάνωση, τα διοικητικά στελέχη σχηματίζουν την δομή των εργασιακών σχέσεων ανάμεσα στα μέλη της επιχείρησης που τους επιτρέπει να δουλεύουν μαζί και να επιτυγχάνουν τους στόχους της επιχείρησης. οργανώνουν τους εργαζομένους σε τμήματα ανάλογα με τις αρμοδιότητές τους. καθορίζουν τις δομές ευθύνης και τις αρμοδιότητες των μελών. Μια Οργανωσιακή Δομή (organizational structure) είναι το αποτέλεσμα της οργάνωσης Η δομή αυτή συντονίζει και ολοκληρώνει τις δραστηριότητες των εργαζομένων ούτως ώστε να λειτουργεί ομαλά η επιχείρηση

Στελέχωση Διαδικασία εξασφάλισης επιλογής του κατάλληλου προσωπικού, εκπαίδευση, και ενεργοποίηση του. Η δραστηριότητα θα δημιουργήσει στην επιχείρηση το κατάλληλο κλίμα για ένα ικανοποιημένο προσωπικό.

Διεύθυνση ανθρώπινου παράγοντα Τα διοικητικά στελέχη καθορίζουν το όραμα που πρέπει να ακολουθήσουν οι υπάλληλοι και τους βοηθούν να κατανοήσουν τον ρόλο τους στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. Απαιτεί από το διοικητικό στέλεχος να χρησιμοποιεί εξουσία, επιρροή, όραμα, πειθώ και να διαθέτει επικοινωνιακές ικανότητες. Το αποτέλεσμα της λειτουργία είναι υψηλό επίπεδο υποκίνησης (motivation) και δέσμευσης/αφοσίωσης (commitment) από τους υπαλλήλους προς την επιχείρηση.

Έλεγχος Στον Έλεγχο,τα διοικητικά στελέχη αξιολογούν σε ποιο βαθμό έχουν επιτευχθεί οι επιχειρησιακοί στόχοι και αποφασίζονται διορθωτικές κινήσεις για να βελτιωθεί η απόδοση. Τα διοικητικά στελέχη παρακολουθούν τα άτομα, τα τμήματα και συνολικά την επιχείρηση για να εξετάσουν αν η επιθυμητή απόδοση έχει επιτευχθεί. Τα διοικητικά στελέχη είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή μέτρων που θα αυξήσουν την απόδοση της επιχείρησης. Το αποτέλεσμα της λειτουργίας του Ελέγχου είναι η ακριβής παρακολούθηση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας της επιχείρησης.

Η Εξέλιξη στην Επιστήμη της Οργάνωσης και Διοίκησης Η εποχή του επιστημονικού Μάνατζεμεντ ξεκινά το 1911 με την εργασία του F.W. Taylor : «Αρχές Επιστημονικής Διοίκησης» Ο Taylor υποστήριξε την επιστημονική οργάνωση της εργασίας η οποία θα στηρίζεται σε 4 βασικές αρχές: Την επιστημονική ανάλυση (κατάτμηση της εργασίας σε επιμέρους τμήματα με στόχο την εξεύρεση της άριστης μεθόδου εργασίας στην επιλογή του κατάλληλου προσωπικού,( με τρόπο ώστε τα προσόντα του να αντοποκρίνονται στις απαιτήσεις της Την εφαρμογή στην πράξη Την δημιουργία κλίματος συνεργασίας Για να αυξηθεί η παραγωγικότητα εισήγαγε την αμοιβή με το κομμάτι

Η Εξέλιξη της Επιστήμης της Οργάνωσης και Διοίκησης Η. Fayol 1929: «Γενική και Βιομηχανική Διοίκηση» Η διοίκηση παρουσιάζεται σαν ένα ξεχωριστό σώμα γνώσεων που εφαρμόζεται σε όλες τις ομαδικές δραστηριότητες. Η θεωρία του Μάνατζμεντ αναπτύσσετε σε 4 βασικά σημεία Διαχώρισε το επίπεδο επίβλεψης του απλού στελέχους από το υψηλό διευθυντικό επίπεδο Θεώρησε ως διευθυντικές λειτουργίες και όχι εκτελεστικές την άσκηση προγραμματισμού, οργάνωσης, διεύθυνσης, και ελέγχου Διατύπωσε 14 γενικές αρχές του Μάνατζμεντ Υποστήριξε ότι τα νέα στελέχη μπορούν να μάθουν να διευθύνουν

Η Εξέλιξη της Επιστήμης της Οργάνωσης και Διοίκησης Εμπειρική σχολή (ή μελέτη παρελθούσας εμπειρίας) Διοίκηση τέχνη, λιγότερο επιστήμη Μελέτη περιπτώσεων που αντιμετωπίστηκαν στο παρελθόν Εντοπισμός λαθών/ επιτυχιών Εφαρμογή αποτελεσματικών τεχνικών σε παρόμοιες περιπτώσεις Μειωνεκτήματα Προβολική τεχνική (απλοϊκές/ απλουστευμένες παραδοχές. υποθέσεις) Συχνά υπάρχει διαφορετικός τρόπος αντιμετώπισης σε φαινομενικά όμοιες περιπτώσεις Συνήθως το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον είναι διαφορετικό σε κάθε περίπτωση

Η Εξέλιξη της Επιστήμης της Οργάνωσης και Διοίκησης Σχολή της ανθρώπινης συμπεριφοράς Έμφαση στις διαπροσωπικές σχέσεις Επίτευξη στόχων μέσω ανθρώπου Αναγωγή ανθρώπινου παράγοντα σε κορυφαίο Ανάπτυξη θεωριών σχετικές με Ανθρώπινες Σχέσεις, Ηγεσία, Υποκίνηση, Ψυχολογίας ατόμου Μειωνεκτήματα Αγνοούνται δραστηριότητες προγραμματισμού-λήψης αποφάσεων, οργάνωσης, ελέγχου

Η Εξέλιξη της Επιστήμης της Οργάνωσης και Διοίκησης Σχολή Θεωρίας Αποφάσεων Έμφαση στην λήψη αποφάσεων από άτομα ή ομάδες Έμφαση στην ανάλυση διαδικασίας Μειωνεκτήματα Μονομερής έμφαση στην λήψη αποφάσεων, παραγκωνισμός άλλων δραστηριοτήτων επιχ/σης Σχολή συστημάτων Το όλο ισούται με το άθροισμα των μερών του Τα συστήματα και επηρεάζουν και επηρεάζονται από το περιβάλλον. Σχολή της μαθηματικής προσέγγισης Η διοίκηση είναι μια λογική διαδικασία που μπορεί να διατυπωθεί με μαθηματικούς συμβολισμούς και σχέσεις Σχολή λειτουργικής προσέγγισης Ανάπτυξη θεωρητικού πλαισίου με πρακτική εφαρμογή Προσδιορισμός του τι ανήκει/ δεν ανήκει στην σφαίρα της διοίκησης Δημιουργία συστήματος ταξινόμησης τ

Σύγχρονες Τάσεις της Οργάνωσης και Διοίκησης Το Μάνατζμεντ του κινδύνου Ως κίνδυνος ορίζεται η πιθανότητα να υποστεί η επιχείρηση ζημία Κερδοσκοπικός κίνδυνος. Όσο μεγαλύτερος είναι ο αναλαμβανόμενος κίνδυνος τόσο μεγαλύτερα είναι τα κέρδη ή η ζημία Καθαρός κίνδυνος Μέθοδοι αντιμετώπισης κινδύνων Αποφυγή του κινδύνου Μείωση του κινδύνου Ασφάλιση του κινδύνου

Σύγχρονες Τάσεις της Οργάνωσης και Διοίκησης Το Ιαπωνικό Μάνατζμεντ Διαφορετικός τρόπος προσέγγισης της οργάνωσης και διοίκησης. Θεωρία Ζ Τρόπος ζωής για συλλογική προσπάθεια με κεντρικό άξονα την ομάδα εργασίας Συναινετικός Τρόπος λήψης αποφάσεων Μια ομάδα έχει περισσότερες πληροφορίες και πείρα από ότι έχει ένα μεμονωμένο άτομο Τα μέλη της ομάδας είναι πρόθυμα να εκτελέσουν την απόφαση που πήραν όλοι μαζί Στηρίζεται Στα ιαπωνικά Ιδανικά περί απασχόλησης που εξασφαλίζουν ταθερό εργατικό δυναμικό, αφοσιωμένο στην επιχείρηση και στους στόχους της. Μακρoxρόνια στρατηγική πλήρους χρησιμοποίησης για πλήρη ανάπτυξη ανθρώπινων πόρων. Η εκτίμηση της απόδοσης βασίζεται στην εκπλήρωση μακροπρόθεσμων στόχων. Κύκλοι ποιότητας Διατύπωση προβλημάτων (παρατηρήσεις) Απαντήσεις σε ερωτήματα διοίκησης Διατύπωση πιθανών λύσεων Επίσημες υποδείξεις Μηχανισμός ανάδρασης για την ένισχυση της πίστης και της αφοσίωσης

Επιχειρηματικός Επανασχεδιασμός Επιχειρηματικός επανασχεδιασμός Ο Επιχειρηματικός Επανασχεδιασμός (Business Re-engineering) επικεντρώνεται στην οργάνωση της επιχείρησης μέσω διαδικασιών και όχι εργασιών Επιχειρεί επανασχεδιασμό των διαδικασιών για την επίτευξη των στόχων μιας επιχείρησης Έχει μεγαλύτερη εφαρμογή στην λειτουργία της παραγωγής