ΜΑΘΗΜΑ 5 Ο. Η Λειτουργία της Οργάνωσης. Ι. Η Έννοια και η Φύση της Οργάνωσης 05/04/2016

Transcript

1 ΜΑΘΗΜΑ 5 Ο Η Λειτουργία της Οργάνωσης Ι. Η Έννοια και η Φύση της Οργάνωσης Με τον όρο οργάνωση εννοούµε την εξεύρεση τρόπων και µεθόδων που θα συνενώσουν τα διαφορετικά ενδιαφέροντα των µελών ενός οργανισµού για την επίτευξη του κοινού σκοπού που έχει θέσει ο οργανισµός. Oργάνωση είναι η οµαδοποίηση των εργασιακών δραστηριοτήτων σε τµήµατα, η εκχώρηση εξουσίας & ο συντονισµός των δραστηριοτήτων των διαφορετικών τµηµάτων, για να επιτυγχάνονται οι στόχοι της επιχείρησης και να ελαχιστοποιούνται οι συγκρούσεις 2 1

2 Ι. Η Έννοια και η Φύση της Οργάνωσης Στάδια για µια αποτελεσµατική οργάνωση: Ø Καθορισµός του σκοπού της οµάδας, δηλ του έργου που πρέπει να εκτελεστεί. Ø Καταµερισµός εργασιών: αποφάσεις σχετικά µε το τι ενέργειες πρέπει να γίνουν ποιος θα τις κάνει, τι εξουσία απαιτείται για να τις κάνει. Ø Στελέχωση: προσδιορισµός του είδους των ατόµων, της εµπειρίας τους και του αριθµού των ατόµων που απαιτούνται για το συγκεκριµένο έργο. 3 Ι. Η Έννοια και η Φύση της Οργάνωσης Ø Η διοίκηση θα πρέπει να προσδιορίσει τη δοµή της οργάνωσης που περιλαµβάνει και τις απαραίτητες θέσεις εργασίας. Ø Η δοµή της οργάνωσης µιας επιχείρησης απεικονίζεται στο οργανόγραµµα που: αποτελεί µια στατική απεικόνιση των επιθυµητών σχέσεων και δείχνει την κατανοµή αρµοδιοτήτων της εξουσίας αλλά και τα κανάλια επικοινωνίας. 4 2

3 ΙI. Τύποι Οργάνωσης: Τυπική & Άτυπη Οργάνωση Τυπική οργάνωση Ø Καθορίζεται από την οργανωτική δοµή της επιχείρησης (οργανόγραµµα). Ø Έχει σχέση µε τον καταµερισµό της εργασίας µεταξύ των µελών και των οµάδων της επιχείρησης. Ø Μεταβίβαση της εξουσίας και της ευθύνης στα διάφορα επίπεδα της διοικητικής ιεραρχίας. Ø Δεν είναι στατική, αλλάζει κάθε φορά που αλλάζει και η οργανωτική δοµή. Άτυπη οργάνωση Ø Συνυπάρχει µε την τυπική Ø Αναφέρεται στις σχέσεις µε µεταξύ των ατόµων της επιχ/σης. Ø Αποτελείται από οµάδες που δηµιουργούνται για να καλύψουν διάφορες ανάγκες των µελών. Ø Πρέπει να ενθαρρύνονται από την διοίκηση γιατί συµβάλλουν στην ολοκλήρωση των στόχων. 5 Παράδειγµα Τυπικής & Άτυπης Οργάνωσης 6 Οργάνωση & Διοίκηση Επιχειρήσεων Ι 3

4 Πλεονεκτήµατα 'Ατυπης Οργάνωσης Η άτυπη οργάνωση µπορεί να συµβάλει και να ωφελήσει στην άσκηση καλύτερου µάνατζµεντ στην επιχείρηση, διότι, µε ορισµένες προϋποθέσεις: ü ü ü βελτιώνει τις σχέσεις µεταξύ των εργαζοµένων και την επικοινωνία µεταξύ τους βοηθά συχνά στη µετάδοση µηνυµάτων, τα οποία, κρίνεται σκόπιµο, ότι δε θα πρέπει να µεταδοθούν µέσα από τα τυπικά κανάλια επικοινωνίας. βοηθά τα άτοµα να κάνουν καλύτερα την εργασία τους ΙΙΙ. Το Οργανόγραµµα της Επιχείρησης Το οργανόγραµµα αποτελεί την βάση κάθε οργανωτικής προσπάθειας. Με το οργανόγραµµα επιτυγχάνεται η εποπτική αναπαράσταση της οργανωτικής δοµής κάθε επιχείρησης. Βασικοί λόγοι που καθιστούν απαραίτητο το οργανογράµµα: Δεν υπάρχει σύγχυση ως προς την θέση κάθε εργαζόµενου στην επιχείρηση Εξασφαλίζεται η οµαλή συνεργασία Βοηθούν τις επιχειρήσεις να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές προκειµένου να προσαρµοστούν στις µεταβαλλόµενες συνθήκες του περιβάλλοντος. Κάθε στέλεχος που έχει φιλοδοξίες και θέλει να σταδιοδροµήσει µέσα στην επιχείρηση γνωρίζει τι πρέπει να κάνει για να φτάσει στην θέση που επιθυµεί. 8 4

5 Σχεδιασµός Εργασίας Απαιτεί ανάλυση της εργασίας (job analysis), δηλαδή µελέτη για το τι γίνεται, πότε, πού, πώς, γιατί και από ποιον σε υπάρχουσες ή πιθανές νέες εργασίες. Περιλαµβάνει δύο στάδια: 1. Περιγραφή της θέσης εργασίας: δραστηριότητες, καθήκοντα, ευθύνες, τις συνθήκες κάτω από τις οποίες διεξάγεται η εργασία, τις σχέσεις µε άλλες θέσεις εργασίας και τις ατοµικές απαιτήσεις της εργασίας. 2. Προδιαγραφές της θέσης: προσόντων - µόρφωση, εµπειρία και δεξιότητες- που θα πρέπει να συγκεντρώνει το άτοµο το οποίο προορίζεται για τη συγκεκριµένη εργασία. 5

6 ΙV. Επίπεδα Διοικητικής Ιεραρχίας Μετά τον καταµερισµό των εργασιών, ακολουθεί η ανάθεση έργου σε συγκεκριµένα άτοµα: Εάν δεν υπάρχουν µέσα στην επιχείρηση τα κατάλληλα άτοµα αυτά πρέπει να προσληφθούν Έτσι δηµιουργούνται νέες θέσεις εργασίας αλλά και νέα τµήµατα Στο σηµείο αυτό αρχίζει η διάκριση των θέσεων σε ανώτερες και κατώτερες και η διάκριση των στελεχών σε ανώτερα, µεσαία και κατώτερα. Ως ιεραρχία νοείται το σύνολο των κάθετων επιπέδων που διαθέτει µια επιχείρηση. 11 V. Η Οργανωτική Δοµή της Επιχείρησης Αποτελεί µια από τις πιο σηµαντικές αποφάσεις οργάνωσης τελικό επιδιωκόµενο στόχο. Οι διευθύνσεις, τα τµήµατα, και οι θέσεις εργασίας αποτελούν τις δοµές στις οποίες κατανέµεται το συνολικό έργο που απαιτείται, προκειµένου να επιτευχθεί ο στόχος. Πώς θα οργανωθούν αποτελεσµατικά οι εργασίες στις παραπάνω οργανωτικές µονάδες? 12 6

7 VI. Τµηµατοποίηση Τµηµατοποίηση είναι η οµαδοποίηση των εξειδικευµένων ή συγγενών δραστηριοτήτων σε λειτουργικές οργανωτικές µονάδες προκειµένου να επιτευχθούν κατά τρόπο αποτελεσµατικό οι στόχοι της επιχείρησης. Δεν υπάρχει καµία αποκλειστική µορφή τµηµατοποίησης που να είναι εφαρµόσιµη από όλες τις επιχείρησης σε όλες τις καταστάσεις. Η µορφή τµηµατοποίησης που θα χρησιµοποιηθεί θα εξαρτηθεί από: ü την υπάρχουσα κατάσταση ü το τι πιστεύουν τα διοικητικά στελέχη ότι αποτελεί την καλύτερη µορφή τµηµατοποίησης για την αντιµετώπιση της συγκεκριµένης κατάστασης. 13 Βασικές Μορφές Τµηµατοποίησης 1. Τµηµατοποίηση βάσει Λειτουργιών 2. Τµηµατοποίηση βάσει Σταδίων Επεξεργασίας του προϊόντος 3. Τµηµατοποίηση βάσει Προϊόντων 4. Τµηµατοποίηση βάσει Πελατών 5. Τµηµατοποίηση βάσει Γεωγραφικών περιοχών 14 7

8 1. Τµηµατοποίηση βάσει λειτουργιών The image cannot be displayed. Your computer may not have enough memory to open the image, or the image may have been corrupted. Restart your computer, and then open the file again. If the red x still appears, you may have to delete the image and then insert it again Τµηµατοποίηση βάσει Σταδίων Επεξεργασίας του Προϊόντος 16 8

9 05/04/ Τµηµατοποίηση βάσει Προϊόντων Τµηµατοποίηση βάσει Πελατών 18 9

10 5. Τµηµατοποίηση βάσει Γεωγραφικών Περιοχών 19 Εξουσία VI. Ανάθεση Δραστηριοτήτων Μεταβίβαση Εξουσίας και Ευθύνης το δικαίωµα που έχει κάποιος να απαιτεί δράση από άλλους. Μεταβίβαση εξουσίας η διαδικασία µε την οποία περνάει εξουσία από το ένα επίπεδο ιεραρχίας στο άλλο. Ευθύνη η υποχρέωση η οποία δηµιουργείται µε την αποδοχή της µεταβιβαζόµενης εξουσίας. Η µεταβίβαση εξουσίας δεν συνεπάγεται µείωση της ευθύνης

11 VI. Ανάθεση Δραστηριοτήτων Συγκεντρωτικό και Αποκεντρωτικό Σύστηµα Συγκεντρωτικό σύστηµα: ο βαθµός της µεταβιβαζόµενης εξουσίας και ευθύνης είναι µικρός. Σε αυτό το σύστηµα διοίκησης τα κατώτερα στελέχη δεν έχουν σχεδόν καµία εξουσία. Πλεονεκτήµατα: Άµεσος έλεγχος εργασιών Οµοιοµορφία στις πολιτικές και τον τρόπο προσέγγισης προβληµάτων Καλύτερη χρησιµοποίηση εξειδικευµένων στελεχών 21 VI. Ανάθεση Δραστηριοτήτων Συγκεντρωτικό και Αποκεντρωτικό Σύστηµα (2) Αποκεντρωτικό σύστηµα: ο βαθµός της µεταβιβαζόµενης εξουσίας και ευθύνης είναι µεγάλος. Τα κατώτερα στελέχη σε ένα αποκεντρωτικό σύστηµα διοίκησης έχουν περισσότερη εξουσία και λαµβάνουν µέρος στην διαδικασία λήψης αποφάσεων. Πλεονεκτήµατα Ταχύτητα στην λήψη αποφάσεων Δηµιουργία έµπειρων στελεχών Λήψη καλύτερων αποφάσεων προσαρµοσµένων στις τοπικές συνθήκες 22 11