ΘΕΜΑ: «Καθαρισμός Οικημάτων Στέγασης Υπηρεσιών ΙΚΑ, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 20 παρ. 14 του Ν. 2556/97». Σας κοινοποιούμε τις διατάξεις του άρθρου 20 παρ. 14 του Ν. 2556/97 (ΦΕΚ 270/τ.Α /24-12-97) και οδηγίες για την εφαρμογή τους. Σύμφωνα με τις διατάξεις αυτές τα Ν.Π.Δ.Δ. (π.χ. ΙΚΑ) αρμοδιότητας Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων επιτρέπεται να αναθέτουν με σύμβαση έργου, κατά τις διατάξεις του Αστικού Κώδικα, την εκτέλεση του έργου της καθαριότητας των κτιρίων σε συνεργεία καθαρισμού και αν δεν εκδηλωθεί ενδιαφέρον από εταιρείες ή επιχειρήσεις, επιτρέπεται η ανάθεση με σύμβαση έργου σε ιδιώτες επαγγελματίες. Το πρόβλημα του καθαρισμού των οικημάτων στα οποία στεγάζονται υπηρεσίες Ασφάλισης και Υγείας του ΙΚΑ είναι ιδιαίτερα έντονο εξαιτίας της αναντιστοιχίας του αριθμού των οργανικών θέσεων που προβλέπει ο Οργανισμός του Ιδρύματος, του αριθμού του προσωπικού που υπηρετεί και της συνολικής ωφέλιμης επιφάνειας για καθαρισμό. Το πρόβλημα επιτείνεται από τη συνεχή αύξηση της ωφέλιμης επιφάνειας για καθαρισμό εξαιτίας της λειτουργίας νέων υπηρεσιών, της μεταστέγασης άλλων υπηρεσιών, της εγκατάστασης του Ο.Π.Σ. ΙΚΑ κ.α. παραγόντων και της συνεχούς μείωσης του προσωπικού καθαριότητας που υπηρετεί εξαιτίας συνταξιοδότησης του ή άλλων αιτιών. Έχοντας υπόψη της τους παράγοντες αυτούς η Διοίκηση του ΙΚΑ και με στόχο την οριστική αντιμετώπιση του προβλήματος του καθαρισμού των οικημάτων που στεγάζουν υπηρεσίες μας καθιερώνει εφεξής διαφορετικό λειτουργικό πλαίσιο, σύμφωνα με τις παραπάνω διατάξεις και στη βάση της αποκέντρωσης του όλου συστήματος και συγκεκριμένα. ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α' Α' Περιφερειακές Υπηρεσίες Ασφάλισης (Π.Υ. & Τ.Υ. ΙΚΑ). Οι Περιφερειακές Υπηρεσίες Ασφάλισης σύμφωνα με το άρθρο 4 του Π.Δ. 266/89, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, έχουν στις ευθύνες τους και τη λειτουργική υποστήριξη των Υπηρεσιών Υγείας.
-2- Αναλαμβάνουν γι' αυτό τη συνολική ευθύνη καθαρισμού των οικημάτων ιδιόκτητων και μισθωμένων στα οποία στεγάζονται κάθε είδους υπηρεσίες του Ιδρύματος που υπάγονται στη διοικητική τους αρμοδιότητα και προσδιορίζουν τον τρόπο καθαρισμού και την απαιτούμενη προς τούτο δαπάνη με τους παρακάτω τρόπους και υπολογισμούς. 1. Τρόπος υπολογισμού της ωφέλιμης για καθαρισμό επιφάνειας. α) Γίνεται επιμέτρηση του συνόλου της ωφέλιμης επιφάνειας του χώρου στέγασης υπηρεσιών του Ιδρύματος και έστω ότι είναι 3.500 τ.μ. β) Γνωρίζει η κάθε οργανική μονάδα (Π.Υ. ή Τ.Υ. ΙΚΑ) τον αριθμό προσωπικού καθαριότητας που υπηρετεί και έστω ότι υπηρετούν επτά (7) καθαρίστριες. γ) Στην κάθε καθαρίστρια, αποφασίστηκε να αναλογεί κατά μέσο όρο 200 τ.μ. ωφέλιμης επιφάνειας για καθαρισμό στις υπηρεσίες Ασφάλισης και Υγείας είτε αυτές συστεγάζονται είτε στεγάζονται σε χωριστά οικήματα. Συνεπώς το σύνολο της επιφάνειας που μπορούν να καθαρίζουν οι καθαρίστριες που υπηρετούν είναι 7 Χ 200 = 1.400 τ.μ. την ημέρα. δ) Ο χώρος τελικά που απομένει για καθαρισμό από ιδιώτες είναι 3.500-1.400 = 2.100 τ.μ. 2. Τρόπος υπολογισμού της απαιτούμενης δαπάνης. α) Υπολογίστηκε ότι για το έτος 2000, η ημερήσια δαπάνη καθαρισμού ανά τ.μ. στις υπηρεσίες Ασφάλισης και Υγείας είναι, κατά μέσο όρο, 25 δραχμές (25 δρχ./τ.μ.), η μηνιαία (22 ημέρες Χ 25 δρχ.) είναι 550 δρχ. και η ετήσια (550 δρχ. Χ 12 μήνες) είναι 6.600 δρχ. β) Η συνολική συνεπώς ετήσια δαπάνη που απαιτείται για τον καθαρισμό της επιφάνειας των 2.100 τ.μ. (παρ. 1-δ) είναι 2.100 τ.μ. Χ 6.600 δρχ. = 13.860.000 δρχ. Σημειώνουμε ιδιαίτερα ότι το ποσό των «13.860.000» είναι αυτό και μόνο που μπορεί να διαθέσει ο Διευθυντής για την ανάθεση του καθαρισμού σε ιδιώτες. Με τον ίδιο τρόπο υπολογίζεται η δαπάνη που απαιτείται και για μικρότερα χρονικά διαστήματα στις περιπτώσεις μεταβολών ή της επιφάνειας για καθαρισμό ή του αριθμού του προσωπικού καθαριότητας που υπηρετεί. Β. Κεντρικές και Λοιπές Υπηρεσίες Διοίκησης ΙΚΑ (Περιπτώσεις συστεγάσεων). Στην ενότητα αυτή για τα θέματα καθαρισμού και μόνο υπάγονται οι Δ/νσεις της Διοίκησης ΙΚΑ, τα Ταμεία Είσπραξης Εσόδων ΙΚΑ που συστεγάζονται και υπηρεσίες άλλες που συστεγάζονται σε διάφορα οικήματα ιδιόκτητα ή μισθωμένα, ανεξάρτητα από το που υπάγονται διοικητικά και ειδικότερα : α) Σε κάθε οίκημα στο οποίο συστεγάζονται Δ/νσεις της Διοίκησης του ΙΚΑ, ανατίθεται σε μια Δ/νση η ΕΠΟΠΤΕΙΑ του κτιρίου. Στις ευθύνες της Δ/νσης αυτής ανήκει η καθαριότητα όλης της ωφέλιμης επιφάνειας του οικήματος καθώς και τα θέματα συντήρησης του κτιρίου, οι μικροεπισκευές υδραυλικών και ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων και λοιπών θεμάτων για τους κοινόχρηστους χώρους σύμφωνα με τις οδηγίες της εγκ. 56/99 της Δ/νσης Τεχνικής & Στέγασης. Ρ) Υπάρχουν οικήματα τα οποία συστεγάζουν διάφορες άλλες επιμέρους υπηρεσίες του Ιδρύματος όπως στην οδό Πειραιώς 181, Πατησίων 12, Αγησιλάου 48, Γερανίου 31 κ.α. Η ΕΠΟΠΤΕΙΑ των οικημάτων αυτών ανατίθεται σε συγκεκριμένη Δ/νση της Διοίκησης του ΙΚΑ ή Περιφερειακής Υπηρεσίας (Π. Υ. ή Τ. Υ. ΙΚΑ). Οι υπηρεσιακές μονάδες στις οποίες ανατίθεται η ΕΠΟΠΤΕΙΑ των οικημάτων συστέγασης υπηρεσιών του Ιδρύματος ενεργούν για τα θέματα καθαριότητας, σύμφωνα με όσα υποδείχνονται στην ενότητα «Α» (1. Τρόπος υπολογισμού του χώρου για καθαρισμό και 2. Τρόπος υπολογισμού της απαιτούμενης δαπάνης). Το σύνολο των καθαριστριών που υπηρετούν στο οίκημα διατίθεται στη Δ/νση που τις ανατίθεται η εποπτεία.
-3- Γ. Νοσοκομεία ΙΚΑ. Τα Νοσοκομεία του ΙΚΑ αποτελούν ιδιαίτερη ενότητα εξαιτίας της λειτουργίας τους σε 24ωρη βάση και για το λόγο αυτό η επιφάνεια καθαρισμού από κάθε καθαρίστρια υπολογίστηκε σε 150 τ.μ. ενώ η απαιτούμενη δαπάνη καθαρισμού ενός (1) τ.μ. υπολογίστηκε προς 40 δρχ., την ημέρα. Ο υπολογισμός της ωφέλιμης επιφάνειας και της απαιτούμενης δαπάνης, συναρτημένα με τον αριθμό καθαριότητας που υπηρετεί θα γίνεται και στην περίπτωση των Νοσοκομείων του ΙΚΑ, όπως υποδείχνεται διαδικαστικά στην ενότητα «Α». Έστω για παράδειγμα το 1 Νοσοκομείο ΙΚΑ. 1. Υπολογισμός της ωφέλιμης για καθαρισμό επιφάνειας, α) Ωφέλιμη επιφάνεια κτιρίου 6.573 τ.μ. β) Προσωπικό καθαριότητας που υπηρετεί 16 υπάλληλοι (καθαρίστριες). γ) Επιφάνεια καθαρισμού ανά καθαρίστρια 150 τ.μ. και συνολικά (150 Χ 16) = 2.400 τ.μ. την ημέρα. δ) Υπόλοιπο επιφάνειας για καθαρισμό 6.573-2.400 = 4.173 τ.μ. 2. Υπολογισμός της απαιτούμενης δαπάνης. α) Χώρος για καθαρισμό 4.173 τ.μ. (παρ. 1-δ). β) Κόστος ανά τ.μ. 40 δρχ. την ημέρα, το μήνα (40 Χ 30) = 1.200 δρχ./τ.μ. και ετήσια (1.200 Χ 12 μήνες) = 14.400 δρχ./τ.μ. γ) Άρα το σύνολο της δαπάνης σε ετήσια βάση είναι (4.173 τ.μ. Χ 14.400 δρχ/τ.μ.) = 60.091.200 δρχ. Με τον ίδιο τρόπο υπολογίζεται η απαιτούμενη δαπάνη και για μικρότερα χρονικά διαστήματα στις περιπτώσεις μεταβολών ή της επιφάνειας για καθαρισμό ή του αριθμού του προσωπικού καθαριότητας που υπηρετεί. ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β' 1. Έγκριση απαιτούμενης δαπάνης. Κάθε χρόνο η Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών (Τμήμα Πρ/σμού & Παρ/σης Λογ/σμών) μετά από συνεργασία με τις Δ/νσεις Δ/κού Προσ/κού και Τεχνικής και Στέγασης, για την επικαιροποίηση του αριθμού προσωπικού καθαριότητας που απασχολείται σε κάθε μονάδα και της επιφάνειας για καθαρισμό, θα σας διαβιβάζει την πίστωση για την πιθανή δαπάνη καθαρισμού των μονάδων σας. Με στόχο τον έγκαιρο προγραμματισμό της απαιτούμενης δαπάνης σε ετήσια βάση από τις συναρμόδιες Δ/νσεις (χώρος στέγασης για καθαρισμό - έρευνα αγοράς - υπολογισμός δαπανών - σύνταξη προϋπολογισμού επόμενου έτους κ.τ.λ.), της έγκρισης του σχετικού κονδυλίου από το Δ.Σ. του ΙΚΑ, της διάθεσης στη συνέχεια των πιστώσεων στις αρμόδιες υπηρεσιακές μονάδες και την ολοκλήρωση των διαδικασιών των διαγωνισμών, απαιτείται συντονισμός δραστηριοτήτων απ' όλες τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες. Στην κατεύθυνση αυτή, επόμενα από την πρώτη εφαρμογή του νέου αυτού συστήματος, είναι βέβαιο ότι θα συμβάλλει θετικά και αποτελεσματικά η ολοκλήρωση του ειδικού προγράμματος για τη δημιουργία Μητρώου Ακινήτων ΙΚΑ. 2. Προκήρυξη Διαγωνισμού - Ανάθεση με Σύμβαση Έργου. Συνοδευτικά με την εγκύκλιο αυτή σας αποστέλλεται «Σχέδιο Προκήρυξης» και «Σχέδιο Ανάθεσης με Σύμβαση Έργου» για διευκόλυνση του έργου σας. Τα δύο αυτά έγγραφα που επεξεργάστηκε η Δ/νση Προμηθειών & Χημικών Υπηρεσιών αποτελούν σώμα της εγκυκλίου αυτής. Με διαφορετική εγκύκλιο, από τη Δ/νση Οργάνωσης & Απλ/σης Διαδικασιών, μεταβιβάζονται από το Διοικητή του ΙΚΑ στους Προϊσταμένους των οργανικών μονάδων οι απαραίτητες αρμοδιότητες για την άσκηση των καθηκόντων αυτών.
-4- Αυτό που επισημαίνουμε είναι ότι στα πλαίσια της χρηστής διοίκησης τα καθήκοντα αυτά ασκούνται με αυστηρή δεοντολογία, ασκούνται για το συμφέρον της υπηρεσίας και προς όφελος των συνθηκών εργασίας του προσωπικού του Ιδρύματος. ΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ' 1. Αξιοποίηση του προσωπικού καθαριότητας του Ιδρύματος. Με βάση την αρ. Φ21/1102/30-12-97 (ΦΕΚ 27/23-1-98 τ.β') απόφαση του υπουργού Εργασίας & Κοινωνικών Ασφαλίσεων έγινε η κατανομή των οργανικών θέσεων που προέβλεπε ο Οργανισμός του Ιδρύματος στις διάφορες υπηρεσιακές μονάδες του ΙΚΑ. Οι οργανικές θέσεις του προσωπικού καθαριότητας έχουν κατανεμηθεί στις κεντρικές και περιφερειακές Υπηρεσίες Ασφάλισης του Ιδρύματος. Την ευθύνη αξιοποίησης γι' αυτό του προσωπικού καθαριότητας έχουν οι Προϊστάμενοι των οργανικών αυτών μονάδων. Για την ευκολότερη και αποτελεσματικότερη εφαρμογή του νέου συστήματος καθαρισμού των οικημάτων συστήνεται η εσωτερική ανακατανομή του προσωπικού καθαριότητας που υπηρετεί σε κάθε υπηρεσιακή μονάδα με τρόπο ώστε ο χώρος για καθαρισμό από ιδιώτες να είναι συγκεκριμένος. Προτεραιότητα στην ανακατανομή αυτή έχουν ευαίσθητοι χώροι των υπηρεσιών υγείας οι οποίοι επιβάλλεται να καθαρίζονται -κατά το δυνατόν- από το προσωπικό καθαριότητας του Ιδρύματος. Το προσωπικό καθαριότητας που υπηρετεί σε κάθε υπηρεσιακή μονάδα να αξιοποιείται πλήρως και καθολικά στα κύρια καθήκοντα του. Επισημαίνεται με έμφαση, ότι ο επιμερισμός και η διάθεση των δαπανών για καθαριότητα των οικημάτων, θα γίνεται στη βάση του προσωπικού καθαριότητας που υπηρετεί, του χώρου καθαρισμού που του αναλογεί και του χώρου που τελικά απομένει για καθαρισμό από τους ιδιώτες. 2. Μεταβολές στο προσωπικό ή στο χώρο στέγασης των υπηρεσιών. Τόσο η συνολική δαπάνη από την Κεντρική Διοίκηση όσο και ο υπολογισμός και η χρήση των επιμέρους δαπανών από τις υπηρεσιακές μονάδες θα γίνεται σε ετήσια βάση. Ενδέχεται όμως στη διάρκεια του έτους να επέλθουν μεταβολές τόσο στο προσωπικό που υπηρετεί (συνταξιοδοτήσεις - μεταθέσεις - άδειες ασθένειας κ.τ.λ.) όσο και στην ωφέλιμη επιφάνεια για καθαρισμό (λειτουργία νέας υπηρεσίας - μεταστέγαση υπηρεσίας - ενοικίαση πρόσθετου χώρου κ,τ.λ.). Στις περιπτώσεις αυτές ο Προϊστάμενος της κάθε οργανικής μονάδας θα υπολογίζει το πρόσθετο κόστος και έγκαιρα θα απευθύνεται στη Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών για την έγκριση πρόσθετης πίστωσης (βλέπε Κεφάλαιο Β'-1). Τα αιτήματα αυτά, εφόσον οι μεταβολές αφορούν το προσωπικό, θα κοινοποιούνται και στη Δ/νση Διοικητικού Προσωπικού. Αν οι μεταβολές αναφέρονται στην ωφέλιμη επιφάνεια (χώρος στέγασης) θα κοινοποιούνται και στη Δ/νση Τεχνικής & Στέγασης. Ιδιάζουσα είναι η περίπτωση της μεταβολής του αριθμού του προσωπικού καθαριότητας που υπηρετεί για λόγους ασθενείας. Με συνεκτίμηση όλων των παραμέτρων ως ουσιαστική μεταβολή θα θεωρείται η «προγραμματισμένη» αναρρωτική άδεια συνεχούς διάρκειας πάνω από δύο μήνες. Είναι ωστόσο βέβαιο ότι στην πράξη θα παρουσιαστούν και άλλες ιδιαιτερότητες. Οι περιπτώσεις αυτές θα αντιμετωπίζονται επίκαιρα από τις συναρμόδιες Δ/νσεις. 3. Παραρτήματα ΙΚΑ Για τις μικρές αποκεντρωμένες περιφερειακές μονάδες του ΙΚΑ που στεγάζονται σε χώρους μικρής επιφάνειας, για τον καθαρισμό των οποίων δε δικαιολογείται η απασχόληση
-5- καθαρίστριας με πλήρες ωράριο, εφαρμόζεται το καθεστώς που ισχύει μέχρι σήμερα.(παρ.35 άρθρου 23 του Ν. 1735/1987 - ΦΕΚ 195/τ.Α' και άρθρο 43 παρ. 2 του Π.Δ. 266/1989, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει). Η αρμοδιότητα αυτή ασκείται από τη Δ/νση Οργάνωσης & Απλ/σης Διαδ/σιών. Το νέο αυτό σύστημα, το οποίο πιστεύουμε ότι λύνει οριστικά το πρόβλημα καθαρισμού των οικημάτων στα οποία στεγάζονται υπηρεσίες του Ιδρύματος, στηρίζεται για την επιτυχία του στον έγκαιρο προγραμματισμό αναγκών - δαπανών, στο συντονισμό δραστηριοτήτων κεντρικών και περιφερειακών υπηρεσιών και ιδιαίτερα βέβαια στην υπευθυνότητα των Προϊσταμένων των υπηρεσιακών μονάδων του Ιδρύματος. Παραγγέλουμε, για τους λόγους αυτούς, στις συναρμόδιες Γενικές Δ/νσεις και Δ/νσεις της Διοίκησης ΙΚΑ να εποπτεύουν και να παρακολουθούν την πορεία του έργου αυτού και να παρεμβαίνουν δίνοντας λύσεις στα προβλήματα που θα παρουσιάζονται. Στους Προϊσταμένους των Υπηρεσιών Ασφάλισης να επιδείξουν συνέπεια και υπευθυνότητα για την επιτυχή εφαρμογή του νέου αυτού συστήματος. Η καθαριότητα των χώρων στέγασης των υπηρεσιών μας, αποτελεί βασικό παράγοντα για τη βελτίωση των συνθηκών δουλειάς του προσωπικού, στοιχείο αξιοπρέπειας για την υπηρεσία και κριτήριο σεβασμού του πολίτη που καθημερινά συναλλάσσεται με τις υπηρεσίες του Ιδρύματος. ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΚΑΙ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ Ο ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ Ε. ΠΟΥΛΙΟΥ ΜΙΛΤΙΑΔΗΣ ΝΕΚΤΑΡΙΟΣ