ΦΟΡΕΑΣ: ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟ ΔΙΑΡΚΟΥΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ ΕΝΗΛΙΚΩΝ ΕΡΓΟ: «Υλοποίηση Πληροφοριακού συστήματος για την Υποστήριξη του Έργου Διαχείρισης των Δημοσίων Ι.Ε.Κ.» Εγχειρίδιο Χρήστη Φάση 1: Καταχώρηση Ειδικοτήτων
Πίνακας Περιεχομένων 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ...3 2. ΕΙΣΟΔΟΣ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ...4 3. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΩΝ...6 4. ΈΛΕΓΧΟΣ...12 5. ΈΞΟΔΟΣ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΗ ΚΩΔΙΚΟΥ...14 Έκδοση 1.0 Σελίδα 2/14
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν έγγραφο αποτελεί το Εγχειρίδιο Χρήστη του «Πληροφοριακού Συστήματος για την Υποστήριξη των Δημοσίων Ι.Ε.Κ.» για τη «Φάση 1 Καταχώρηση Ειδικοτήτων Εξαμήνου» και απευθύνεται στους χρήστες των ΙΕΚ. Στο έγγραφο παρουσιάζεται η διαδικασία με την οποία οι χρήστες των ΙΕΚ καταχωρούν τις ειδικότητες που διδάσκουν τα ΙΕΚ σε κάθε Εξάμηνο Κατάρτισης Έκδοση 1.0 Σελίδα 3/14
2. ΕΙΣΟΔΟΣ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Για να εισέλθει ο χρήστης στην εφαρμογή στην εφαρμογή, ανοίγει το πρόγραμμα πλοήγησης στο internet (Internet Explorer ή Mozilla Firefox) και επιλέγει τη διεύθυνση που έχει κοινοποιηθεί από το ΙΔΕΚΕ. Η οθόνη σύνδεσης στην εφαρμογή εμφανίζεται στην Εικόνα 1. Εικόνα 1: Οθόνη Εισόδου στην Εφαρμογή Ο χρήστης εισάγει το username και password που του έχουν δοθεί και πατάει το κουμπί «Είσοδος». Εφόσον τα στοιχεία είναι σωστά, ανοίγει η αρχική οθόνη της εφαρμογής. Εμφανίζεται μήνυμα που πληροφορεί το χρήστη για το ΙΕΚ, το Εξάμηνο Κατάρτισης και τη φάση του εξαμήνου. Την πρώτη φορά που συνδέεται στην εφαρμογή, ο χρήστης πρέπει να ελέγξει ότι εμφανίζεται το σωστό ΙΕΚ. Έκδοση 1.0 Σελίδα 4/14
Εικόνα 2: Αρχική Οθόνη - Ελέγξτε το ΙΕΚ Στο αριστερό τμήμα της οθόνης εμφανίζεται το βασικό μενού της εφαρμογής, με τις διαθέσιμες επιλογές του χρήστη. Ο χρήστης πατάει με το ποντίκι σε μια επιλογή του μενού και ανοίγει το αντίστοιχο παράθυρο. Έκδοση 1.0 Σελίδα 5/14
3. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΩΝ Η πρώτη εργασία που πρέπει να εκτελέσουν τα ΙΕΚ είναι η καταχώρηση των ειδικοτήτων που θα διδαχτούν στο τρέχον εξάμηνο κατάρτισης. Για το σκοπό αυτό ο χρήστης επιλέγει «Ειδικότητες Εξαμήνου» από το μενού (Εικόνα 3). Εικόνα 3: Ο χρήστης επιλέγει "Ειδικότητες Εξαμήνου" Ανοίγει η οθόνη των Ειδικοτήτων Εξαμήνου (Εικόνα 4). Για να προσθέσει μια νέα εγγραφή ο χρήστης επιλέγει το κουμπί κουμπί με το μολύβι στο επάνω μέρος της οθόνης. Για να διορθώσει μια εγγραφή, ο χρήστης επιλέγει το στο επάνω μέρος της οθόνης. Για να διαγράψει μια εγγραφή, ο χρήστης επιλέγει το κουμπί στο επάνω μέρος της οθόνης. Ακριβώς από κάτω βρίσκονται τα Κριτήρια Αναζήτησης. Αν ο χρήστης επιθυμεί να αναζητήσει μια συγκεκριμένη καταχώρηση μπορεί να εισάγει τα επιθυμητά κριτήρια και να πατήσει «Αναζήτηση». Π.χ. επιλέγοντας στο κριτήριο ειδικότητα «Οδηγός Ταξί» και πατώντας αναζήτηση θα εμφανιστούν μόνο οι εγγραφές που αφορούν αυτή την ειδικότητα. Από κάτω εμφανίζεται η λίστα των εγγραφών Ειδικότητα Εξάμηνο Αριθμός Τμημάτων που έχουν καταχωρηθεί. Προσοχή: η εφαρμογή επιτρέπει στο χρήστη να έχει ανοιχτά ταυτόχρονα πολλά παράθυρα. Κάθε παράθυρο εμφανίζεται ως διαφορετική καρτέλα (tab) στο επάνω μέρος της οθόνης. Ο χρήστης μπορεί να μεταβαίνει μεταξύ των ανοιχτών παραθύρων πατώντας πάνω στην αντίστοιχη κεφαλίδα. Έκδοση 1.0 Σελίδα 6/14
Προσθήκη, επεξεργασία, διαγραφή Αναζήτηση Ειδικότητες Μαθήματα επιλεγμένης Εικόνα 4: Ειδικότητες Εξαμήνου Πατώντας το κουμπί συμπληρώσει: ανοίγει η οθόνη καταχώρησης νέας ειδικότητας (Εικόνα 5). Ο χρήστης καλείται να Την Ειδικότητα (επιλέγεται από τη λίστα των ειδικοτήτων που έχει ήδη καταχωρηθεί στη βάση δεδομένων του συστήματος) Το Εξάμηνο που θα διδαχτεί (π.χ. Α, Β, Γ) Τον αριθμό των Τμημάτων που θα γίνουν για αυτό το εξάμηνο. Σημειώνεται ότι αν για μια ειδικότητα θα διδαχτούν δύο εξάμηνα, π.χ. το Α και το Β, τότε πρέπει να γίνουν δύο διαφορετικές καταχωρήσεις, μία για κάθε εξάμηνο. Έκδοση 1.0 Σελίδα 7/14
Εικόνα 5: Οθόνη Καταχώρησης νέας Ειδικότητας Για να επιλέξει ειδικότητα ο χρήστης πατάει το κουμπί με τις τρεις τελείες και επιλέγει από την οθόνη επιλογής ειδικοτήτων (Εικόνα 6). Ο χρήστης βρίσκει την ειδικότητα που επιθυμεί, πατάει στην αντίστοιχη γραμμή (η γραμμή γίνεται μπλε) και στη συνέχεια πατάει του κουμπί «Επιλογή». Εικόνα 6: Οθόνη επιλογής Ειδικοτήτων Έκδοση 1.0 Σελίδα 8/14
Για την ευκολότερη εύρεση μιας ειδικότητας, προτείνεται ο χρήστης να πληκτρολογήσει τα πρώτα γράμματα της ονομασίας της ειδικότητας και μετά να πατήσει «Enter». Σε αυτή την περίπτωση η οθόνη επιλογής εμφανίζει μόνο τις επιλογές που αρχίζουν από το λεκτικό που πληκτρολόγησε ο χρήστης (Εικόνα 7). Εικόνα 7: Ο χρήστης πληκτρολογεί "οδ" στην ειδικότητα και πατάει Enter Οι οθόνη έχει πολλαπλές σελίδες αν η ειδικότητα που ψάχνετε δε βρεθεί στην πρώτη σελίδα, πηγαίνετε στην επόμενη με τα κουμπιά στο κάτω μέρος (Εικόνα 8). Εικόνα 8: Κουμπιά Αλλαγής Σελίδας Έκδοση 1.0 Σελίδα 9/14
Στη συνέχεια ο χρήστης επιλέγει το Εξάμηνο και συμπληρώνει τον Αριθμό Τμημάτων. Στην Εικόνα 9 παρουσιάζεται ένα παράδειγμα όπου ο χρήστης έχει καταχωρήσει την ειδικότητα «Οδηγός Ταξί», Εξάμηνο Α, Αριθμός Τμημάτων 1 (δηλαδή το ΙΕΚ θα διδάξει 1 τμήμα για την ειδικότητα Οδηγός Ταξί Α Εξάμηνο). Εικόνα 9: Παράδειγμα Ειδικότητας Εξαμήνου Μόλις ο χρήστης συμπληρώσει τα στοιχεία, πατάει «Αποδοχή» για να αποθηκευτεί η ειδικότητα. Στην Εικόνα 10 το ΙΕΚ έχει καταχωρήσει 3 ειδικότητες. Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζονται τα Μαθήματα της Ειδικότητας που έχει επιλεγεί (είναι με μπλε φόντο). Έκδοση 1.0 Σελίδα 10/14
Εικόνα 10: Συμπληρωμένες Ειδικότητες Εξαμήνου Αν γίνει κάποιο λάθος, ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει μια εγγραφή επιλέγοντάς την (πατάει επάνω να γίνει μπλε) και πατώντας το κουμπί με το μολύβι. Επίσης, ο χρήστης μπορεί να διαγράψει μια εγγραφή επιλέγοντάς την (πατάει επάνω να γίνει μπλε) και πατώντας το κουμπί. Έκδοση 1.0 Σελίδα 11/14
4. ΈΛΕΓΧΟΣ Μόλις ο χρήστης καταχωρήσει όλες τις ειδικότητες του εξαμήνου, πρέπει να ελέγξει τα στοιχεία. Αυτό γίνεται ως εξής: Επιλέγει την επιλογή «Αναφορές» «Κατάσταση Αναθέσεων» από το μενού στα αριστερά και ανοίγει η Κατάσταση Αναθέσεων (Εικόνα 11). Η οθόνη αυτή εμφανίζει μια γραμμή για κάθε Τμήμα και Μάθημα που θα διδαχτεί το τρέχον εξάμηνο. Ο χρήστης πατάει «Επιλογές» «Εξαγωγή σε Excel» και ανοίγει ένα αρχείο excel με όλα τα στοιχεία των μαθημάτων του τρέχοντος εξαμήνου. Θα πρέπει οι χρήστες να ελέγξουν προσεκτικά αυτό το αρχείο και να βεβαιωθούν ότι εμφανίζονται όλα τα τμήματα και όλα τα μαθήματα. Εικόνα 11: Κατάσταση Αναθέσεων Έκδοση 1.0 Σελίδα 12/14
Μόλις ο χρήστης βεβαιωθεί ότι έχουν καταχωρηθεί σωστά όλες οι ειδικότητες του εξαμήνου, τότε πρέπει: 1. Να κλείσει όλα τα ανοιχτά παράθυρα της εφαρμογής (με το κουμπί «Χ» στο πάνω δεξιά μέρος κάθε οθόνης) Κλείσιμο οθόνης 2. Να πατήσει την επιλογή «Αλλαγή Φάσης Εξαμήνου» στο μενού. Με τη λειτουργία αυτή ο χρήστης Οριστικοποιεί τα στοιχεία των Ειδικοτήτων (δε μπορούν να γίνουν πλέον αλλαγές) και προχωράει στην επόμενη φάση που είναι η καταχώρηση Συμβάσεων. Έκδοση 1.0 Σελίδα 13/14
5. ΈΞΟΔΟΣ ΚΑΙ ΑΛΛΑΓΗ ΚΩΔΙΚΟΥ Για να εξέλθει από την εφαρμογή, ο χρήστης πατάει «Επιλογές» στο κάτω μέρος της οθόνης και μετά «Έξοδος». Για να αλλάξει τον κωδικό του (password), ο χρήστης πατάει «Επιλογές» στο κάτω μέρος της οθόνης και μετά «Αλλαγή Κωδικού Χρήστη». Για να αλλάξει τον κωδικό του, ο χρήστης πρέπει να εισάγει τον παλιό κωδικό και το νέο κωδικό δύο φορές. Εικόνα 12: Έξοδος και Αλλαγή Κωδικού Έκδοση 1.0 Σελίδα 14/14