Διακήρυξη Διαγωνισμού για την

Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υλοποίηση Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών» του Υποέργου 2 Υλοποίηση Π.Σ. Λειτουργικών Υπηρεσιών της Πράξης «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» {Κ.Ε. 2095 (80800)} Αναθέτουσα Αρχή: {Ειδικός Λογαριασμός Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης} Προϋπολογισμός: 170.040,65 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 12 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Ανοικτός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ: [304239] Σελ. 1 από 63

Σελ. 2 από 63

Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 3 Α1. Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 5 Α2. ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 6 Α3. Περιβάλλον του Έργου... 8 Α3.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 8 Α3.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης... 8 Α3.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 11 Α3.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 12 Α3.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 12 Α3.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 13 Α3.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 14 Α3.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 15 Α3.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 16 Α4. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 19 Α4.1 Αντικείμενο του Έργου... 19 Α4.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 20 Α4.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 20 Α4.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 21 Α5. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου... 24 Α5.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 24 Α5.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 27 Α5.2.1 Γενικές αρχές... 28 Α5.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, σύστημα Ερμή και Εύδοξο.... 29 Α5.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 30 Α5.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 31 Α5.4.1 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Χρηστών»... 31 Α5.4.2 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προσωπικού»... 32 Α5.4.3 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων»... 33 Α5.4.4 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων»... 36 Σελ. 3 από 63

Α5.4.5 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Έργων»... 37 Α5.4.6 Λειτουργική Ενότητα «Διαχείριση Προμηθειών»... 39 Α5.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 41 Α5.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού... 41 Α5.7 Διαλειτουργικότητα... 42 Α5.8 Πολυκαναλική προσέγγιση... 43 Α5.9 Ανοιχτά δεδομένα... 44 Α5.10 Απαιτήσεις Ασφάλειας... 44 Α5.11 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 45 Α5.12 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 46 Α5.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 46 Α5.14 Πίνακας Παραδοτέων... 48 Α5.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 49 Α6. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 50 Α6.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου... 50 Α6.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων... 50 Α6.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 51 Α6.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 53 Α6.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»... 54 Α6.6 Υπηρεσίες Συντήρησης... 55 Α7. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 55 Α7.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 55 Α7.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου... 57 Α7.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων... 57 Α7.2.2 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης... 58 Α7.2.3 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης... 59 Α7.2.4 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης... 60 Α7.2.5 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης... 60 Α7.2.6 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης... 61 Α7.2.7 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης... 61 Α7.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας... 61 Α7.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 62 Σελ. 4 από 63

Α1. Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το παρόν έργο αποτελεί το υποέργο 2 της ενταγμένης στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» Πράξης με τίτλο «Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» και αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Πανεπιστήμιο, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών που είναι απαραίτητες για την κάλυψη των άμεσων καθημερινών αναγκών. Στόχος είναι να προσφέρονται όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες για όλους τους φοιτητές, τους καθηγητές, τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συναλλασσόμενους με το Πανεπιστήμιο, αλλά και να διασφαλισθεί η δυνατότητα διασύνδεσης του ΟΠΣ με την κεντρική υποδομή που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος με την εγκατάσταση, παραμετροποίησης και θέσης σε λειτουργία πρόσθετων υποσυστημάτων λογισμικού στις παρακάτω περιοχές: 1. ιαχείριση Προσωπικού 2. ιαχείριση Οικονοµικών Υποθέσεων 3. ιαχείριση Ερευνητικών Προγραµµάτων 4. ιαχείριση Τεχνικών Έργων 5. ιαχείριση Προµηθειών Σελ. 5 από 63

Α2. ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες Συντομογραφίες γενικά ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση ISO International Organization for Standarization HTML Hyper Text Markup Language SMS Short Message Service ΔΕΠ Διδακτικό Ερευνητικό Προσωπικό ΕΕΕΚ Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν. ΕΛ Ειδικός Λογαριασμός ΕΠ ΨΣ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση» ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου ΕΤΕΠ Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό ΙΚΥ Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών Π.Σ. Πληροφοριακό Σύστημα ΥΠΔΒΜΘ Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Συντομογραφίες έργου ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή ΑΕΙ Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα ΔΕΠ Μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού ΔΕΣΕ Διεύθυνση Εκτέλεσης & Συντήρησης Έργων ΕΔΙΠ Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό ΕΕΔΙΠ Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ ΕΛ Ειδικός Λογαριασμός ΕΣΡ Εθνικό Συμβούλιο Ραδιοτηλεόρασης ΕΣ Ελεγκτικό Συνέδριο ΕΤΕΠ Μέλη Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού ΕΤΠ Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό ΛΕ Λειτουργική Ενότητα Σελ. 6 από 63

ΛΣ ΟΠΣ ΕΔΔΑΠ ΠΔΕ ΠΔΗΔ ΠΕΣ ΣΔΠΕ ΣΗΔΕ-ΡΕ ΤΕΙ ΦΕΚ ΠΕΣ AS ΒΔ ή DΒ ECTS DS Λειτουργικό Σύστημα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου Application Server Βάση Δεδομένων / Data Base European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://ec.europa.eu/education/lifelong-learningpolicy/doc48_en.htm Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://ec.europa.eu/education/lifelong-learningpolicy/doc1239_en.htm Σελ. 7 από 63

Α3. Περιβάλλον του Έργου Α3.1 Εµπλεκόµενοι στην υλοποίηση του αντικειµένου του Έργου Για την υλοποίηση του Έργου της παρούσας Διακήρυξης εμπλέκονται οι ακόλουθοι: ΦΟΡΕΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΕΠ ΨΣ ΕΥΔ ΨΣ www.digitalplan.gov.gr ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΕΔΔΑΠ (Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών) ΕΠΠΕ (Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του Έργου) Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης- Ειδικός Λογαριασμός Δ.Π.Θ. Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων Βλ. παρ. Α3.1.3 Βλ. παρ. Α3.1.3 www.duth.gr www.rescom.duth.gr www.minedu.gov.gr Α3.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας & Υλοποίησης Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης ιδρύθηκε τον Ιούλιο του 1973 και ξεκίνησε την λειτουργία του το ακαδημαϊκό έτος 1974-1975 με την εισαγωγή φοιτητών στα τμήματα των Πολιτικών Μηχανικών στην Ξάνθη και Νομικής στην Κομοτηνή. Ονομάστηκε «Δημοκρίτειο» προς τιμήν του αρχαίου Έλληνα φιλοσόφου Δημόκριτου, ο οποίος καταγόταν από την πόλη Άβδηρα του Νομού Ξάνθης. Η διοικητική έδρα του Πανεπιστημίου είναι στην πόλη της Κομοτηνής, η οποία αποτελεί και την πρωτεύουσα της Διοικητικής Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης, όμως διοικητικές υπηρεσίες παρέχονται και στις τέσσερις πόλεις έδρες του. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης υπήρξε από την ίδρυση του το πρώτο Ελληνικό περιφερειακό πολυεδρικό πανεπιστήμιο η αναγκαιότητα του οποίου δεν αφορούσε αποκλειστικά εκπαιδευτικούς στόχους. Η λειτουργία του μέσα από την πολυεδρικότητα του (αρχικά στις πόλεις Ξάνθη και Κομοτηνή και στη συνέχεια σε Αλεξανδρούπολη και Ορεστιάδα), πλέον της εκπαιδευτικής και ερευνητικής του δραστηριότητας, απετέλεσε ουσιαστική παρέμβαση στην οικονομική ανάπτυξη και Σελ. 8 από 63

συνέβαλε σημαντικότατα στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της ευρύτερης περιοχής της Θράκης, αλλά και στην αναβάθμιση του βιοτικού και κοινωνικού επιπέδου με άμεσες και έμμεσες δράσεις προσφοράς. Η λειτουργία του κατά πρώτα έτη ήταν εστιασμένη κυρίως στην παροχή προπτυχιακών σπουδών και μη ανταγωνιστικής έρευνας λόγω της έλλειψης οργανωμένων συνθηκών υποστήριξης μεταπτυχιακών σπουδών και ολοκληρωμένων υποδομών. Κατά την αρχική φάση της λειτουργίας του, εκτός από την διασπορά του σε διαφορετικές πόλεις, εξ αιτίας της παντελούς έλλειψης υποδομών, υπήρχε και αντίστοιχη διασπορά σε επίπεδο πόλης ακόμα και υποδομών του ιδίου τμήματος. Η διασπορά αυτή η οποία εν μέρει συνεχίζεται μέχρι σήμερα (σε μικρότερο βαθμό) και η μη ύπαρξη ακόμη πλήρους και ενιαίας οργανωμένης Πανεπιστημιούπολης ανά πόλη (campus) δημιουργεί σημαντικό μειονέκτημα στην λειτουργία του Πανεπιστημίου αφού εκτός από το ότι απαιτεί σημαντικά αυξημένους οικονομικούς πόρους, παράλληλα διασπά την εκπαιδευτική και ερευνητική δραστηριότητα. Τις τελευταίες δεκαετίες έχουν ήδη αναπτυχθεί σε σημαντικό βαθμό (και αναπτύσσονται) οι πανεπιστημιουπόλεις στις πόλεις έδρες οι οποίες με την ολοκλήρωση τους θα άρουν σε σημαντικό βαθμό το μειονέκτημα αυτό. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο παίζει σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της περιοχής της Θράκης και συμβάλλει στο υψηλό επίπεδο των σπουδών ανώτατης εκπαίδευσης στην Ελλάδα. Με την ποιότητα διδασκαλίας και το επίπεδο έρευνάς του έχει εξασφαλίσει μια θέση μεταξύ των καλύτερων Ελληνικών Α.Ε.Ι., ενώ ως προς το μέγεθός του κατέχει την τρίτη θέση μεταξύ όλων των Πανεπιστημίων της χώρας. Σήμερα περιλαμβάνει συνολικά 20 Τμήματα με έδρες τις πόλεις Ξάνθη, Κομοτηνή, Αλεξανδρούπολη και Ορεστιάδα και αριθμεί συνολικά 23.671 φοιτητές, (20.007 προπτυχιακούς και 3.664 μεταπτυχιακούς, από τους οποίους οι 1.666 είναι υποψήφιοι διδάκτορες), καθώς και 572 μέλη Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.). Με συνεχείς προσπάθειες επιστημονικής και τεχνολογικής αναβάθμισης τα Τμήματά του έχουν γίνει πόλος έλξης για επιστήμονες κύρους από την Ελλάδα και το εξωτερικό. Σήμερα οι συνεργασίες με ερευνητικά και ακαδημαϊκά ιδρύματα του εσωτερικού και του εξωτερικού αυξάνονται συνεχώς, όπως και η συμμετοχή σε χρηματοδοτούμενα ερευνητικά και αναπτυξιακά προγράμματα, ενώ οργανώνονται και μεταπτυχιακά προγράμματα εξειδίκευσης. Επιπλέον τα Τμήματα διοργανώνουν σημαντικό αριθμό συνεδρίων και ημερίδων με συμβολή στην επιστημονική έρευνα και εκπαίδευση αλλά και στην πολιτιστική ζωή της τοπικής κοινωνίας. ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΡΕΥΝΩΝ Τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού είναι : 1. Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού (καλούμενη Επιτροπή Ερευνών) 2. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Σκοπός του Ε.Λ. είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, οι οποίες είναι απαραίτητες για τις ανάγκες Σελ. 9 από 63

ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιµορφωτικών, αναπτυξιακών, καθώς και έργων συνεχιζόµενης κατάρτισης, έργων παροχής επιστηµονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών µελετών, την εκτέλεση δοκιµών, µετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωµοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασµό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων, που συµβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας µε την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από τα µέλη του επιστηµονικού προσωπικού του Πανεπιστηµίου και µε τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστηµόνων, σύµφωνα µε το άρθρο 1 παρ.2 της ΚΥΑ/679/22.8.1996. Η Επιτροπή Ερευνών έχει τις παρακάτω αρµοδιότητες : 1. Επεξεργάζεται προτάσεις των Σχολών ή/και των Τμημάτων του Πανεπιστημίου που αφορούν θέματα ερευνητικής πολιτικής και εισηγείται σχετικά προς τη Σύγκλητο. 2. Επικουρεί τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης στο συντονισμό των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και εισηγείται τη λήψη μέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Ειδικού Λογαριασμού. 3. Προτείνει στη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης, πληρωμής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσμάτων των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. 4. Εγκρίνει προτάσεις για τη χρηματοδότηση έργων, που εκτελούνται εντός του Πανεπιστημίου, με τη συνεργασία των Τμημάτων ή/και των Σχολών του, σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται στον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης. 5. Καταρτίζει ετήσιο επιστημονικό και οικονομικό προϋπολογισμό και απολογισμό κίνησης του Ειδικού Λογαριασμού και παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρύτανη, τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης, το ΥπΕΠΘ, άλλα Υπουργεία και λοιπούς αρμόδιους φορείς της Πολιτείας. 6. Συντάσσει και υποβάλλει για έγκριση στη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού, όπου περιγράφονται οι διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου της λειτουργίας και των πεπραγμένων του Ειδικού Λογαριασμού. 7. Αναθέτει μελέτες με αμοιβή για την εξυπηρέτηση των σκοπών της στο προσωπικό του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης ή τρίτους, μετά από τεκμηρίωση της σκοπιμότητας και με τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον «Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης». 8. Αποδέχεται κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων προς τον Ειδικό Λογαριασμό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους. Σελ. 10 από 63

9. Αναζητεί πηγές χρηματοδότησης του Ειδικού Λογαριασμού και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηματικών πόρων. 10. Φροντίζει για την ενημέρωση της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για τις διάφορες ευκαιρίες χρηματοδότησης έργων. 11. Χορηγεί υποτροφίες σύμφωνα με ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Σύγκλητος του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης στο πλαίσιο του Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης. 12. Προσλαμβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού 13. Εποπτεύει το έργο της Γραμματείας, ορίζει τον Προϊστάμενό της και τον Αναπληρωτή του 14. Διατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων όλων των έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. 15. Καταρτίζει, κάθε έτος, προϋπολογισμό διαχείρισης του χρηματικού πλεονάσματος του Ειδικού Λογαριασμού που προκύπτει, είτε από τις κρατήσεις που επιβάλλονται σε εκτελούμενα έργα, είτε από άλλα έσοδα που προέρχονται από τη διαχείριση των πόρων του. Η Επιτροπή Ερευνών έχει ιδιαίτερη ευθύνη ως προς τον προσδιορισμό του σκέλους των εξόδων του ετήσιου προϋπολογισμού, τα οποία πρέπει να εκτιμώνται τουλάχιστον με βάση το πλεόνασμά της μέχρι και την προηγούμενη του έτους, της κατάρτισης του προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός αυτός, ο οποίος συντάσσεται με τη σύμφωνη γνώμη του Πρυτανικού Συμβουλίου, δύναται να περιλαμβάνει και τα έξοδα που προβλέπονται να διατεθούν για τις ανάγκες του Ιδρύματος που συνάδουν με το σκοπό ίδρυσης του Ειδικού Λογαριασμού και εγκρίνεται από τη Σύγκλητο του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης. 16. Ιδρύει / καταργεί συμπτύσσει, μετά από εισήγηση του Προέδρου της Επιτροπής Ερευνών, νέες / υπάρχουσες Διοικητικές Μονάδες της Γραμματείας τόσο σε οργανωτικό όσο και σε χωροταξικό επίπεδο. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» με κωδικό ΟΠΣ 304239, με Φορέα Λειτουργίας/Υλοποίησης το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης Ειδικός Λογαριασμός. (ΕΛ) Στα πλαίσια του έργου έχει οριστεί ως Επιστημονικός Υπεύθυνος και Υπεύθυνος Υλοποίησης ο κ. Γεωργίου Δημήτριος, Αν. Καθηγητής του Τμήματος Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών. Α3.1.2 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Δεν εμπλέκονται άλλοι φορείς για την επιτυχή έκβαση του έργου. Σελ. 11 από 63

Α3.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί από το Πανεπιστήμιο η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Α3.2 Υφιστάµενη κατάσταση (σε σχέση µε τις απαιτήσεις του Έργου) Η υλοποίηση του έργου περιλαμβάνει τη δημιουργία και παροχή ψηφιακών υπηρεσιών προς όλους όσους συναλλάσσονται με το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης. Αντικείμενο είναι η ανάπτυξη ενός καινοτόμου, ασφαλούς και ενοποιημένου ψηφιακού πανεπιστημιακού χώρου (Unified Digital Campus), με στόχο την επίλυση των προβλημάτων που αντιμετωπίζει ο φοιτητής και κάθε πολίτης στην καθημερινή πραγματικότητα. Ο ενοποιημένος ψηφιακός πανεπιστημιακός χώρος θα παρέχει νέες, χρήσιμες, καινοτόμες και ολοκληρωμένες ψηφιακές υπηρεσίες προς όλα τα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας και όσους συναλλάσσονται με αυτή, στα πλαίσια ενός συγχρόνου e-university βασισμένου στα διεθνή πρότυπα. Η υλοποίηση του έργου, αφορά στην αναβάθμιση και επέκταση των παρεχόμενων ολοκληρωμένων ψηφιακών υπηρεσιών του ιδρύματος προς τους φοιτητές, εκπαιδευτικό και διοικητικό προσωπικό και τους πολίτες έτσι ώστε οι περισσότερες από αυτές τις ψηφιακές υπηρεσίες να φτάσουν στα Στάδια 4 και 5 της εξέλιξης των δημόσιων ψηφιακών υπηρεσιών και συγκεκριμένα αυτά της Συναλλαγής (διεκπεραίωσης αιτημάτων, ολοκλήρωση συναλλαγών) και Προσωποποίησης (προληπτική, στοχευμένη παροχή υπηρεσιών). Το έργο στοχεύει στην αξιοποίηση καινοτόμων Τεχνολογιών Πληροφορικής και Διαδικτύου, για την αυτοματοποίηση και τον εκσυγχρονισμό του συνόλου των διαδικασιών και δραστηριοτήτων του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, με ψηφιακά μέσα και απευθείας σύνδεση (on-line) και την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των εμπλεκομένων, μέσω της παροχής υπηρεσιών υψηλής ποιότητας, ταχύτερα και με μικρότερο κόστος. Ειδικά στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης η ανάγκη ανάπτυξης τέτοιου είδους υπηρεσιών είναι ακόμη μεγαλύτερη, λόγω της πολυεδρικότητας και της μεγάλης διασποράς του Πανεπιστημίου σε τρείς Νομούς και τέσσερις πόλεις. Σελ. 12 από 63

Το αποτέλεσμα θα διευκολύνει την απομακρυσμένη πρόσβαση, θα βελτιώσει την καθημερινή ζωή των φοιτητών και πολιτών που συναλλάσσονται με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα. Θα ενισχύσει και θα βελτιώσει την εικόνα του Πανεπιστημίου και θα επιτρέψει την προσαρμογή του εκπαιδευτικού συστήματος στο δυναμικά μεταβαλλόμενο σημερινό ακαδημαϊκό περιβάλλον. Η πρόσβαση στις υπηρεσίες αυτές θα είναι ευκολότερη αφού θα παρέχονται από πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας (διαδίκτυο, τηλέφωνο κινητό και σταθερό και PDAs) και θα υποστηρίζονται ηλεκτρονικά με ένα σύνολο ηλεκτρονικών διαδικασιών και ενός συστήματος διαχείρισης ροής εργασίας (paperless administration). Το έργο θα επιτρέψει επίσης, τη συνολική διαχείριση των Τμημάτων του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης, την ομογενοποίηση των Πληροφοριακών Συστημάτων του μέσω της διαλειτουργικότητας με την υπάρχουσα υποδομή λογισμικού, αλλά και την βελτιστοποίηση της απόδοσης και της ποιότητας των διαδικασιών. Α3.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η οργάνωση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δομείται ιεραρχικά σε Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή/ διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Το προσωπικό μπορεί να ανήκει σε Σχολή ή και σε άλλες διοικητικές μονάδες/υπηρεσίες της Πανεπιστημιακής κοινότητας. Τα Τμήματα χωρίζονται σε Τομείς που αντιστοιχούν σε μικρότερα και διακριτά μέρη του ευρύτερου γνωστικού αντικειμένου του Τμήματος. Το προσωπικό του Πανεπιστημίου διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό εργαστηριακό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Διδακτικό και Ερευνητικό Προσωπικό ΔΕΠ (Καθηγητές, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές, Λέκτορες), (β) τους Επισκέπτες καθηγητές, (γ) του Ειδικούς Επιστήμονες και τους Εντεταλμένους Επίκουρους Καθηγητές (οι οποίοι καλύπτουν ειδικές εκπαιδευτικές ανάγκες), (δ) τους διδάσκοντες βάσει του ΠΔ407/80 (προσλαμβάνονται με σύμβαση ορισμένου χρόνου), και (ε) το Ειδικό και Εργαστηριακό Διδακτικό Προσωπικό (ΕΕΔΙΠ). Σελ. 13 από 63

Το Ειδικό Τεχνικό Εργαστηριακό Προσωπικό (ΕΤΕΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων του Τμήματος. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του Πανεπιστημίου. Α3.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Τα όργανα διοίκησης του Πανεπιστημίου είναι η Σύγκλητος, το Πρυτανικό Συμβούλιο και η Πρυτανεία. Ο Πρύτανης εκπροσωπεί το Α.Ε.Ι., το διευθύνει και συγκαλεί τη Σύγκλητο και το Πρυτανικό Συμβούλιο. Κατά την άσκηση των καθηκόντων του επικουρείται από τους Αντιπρυτάνεις, δηλαδή τον Αντιπρύτανη Ακαδημαϊκών Υποθέσεων και Προσωπικού, τον Αντιπρύτανη Φοιτητικών Θεμάτων και Εξωτερικών Υποθέσεων και τον Αντιπρύτανη Οικονομικού Προγραμματισμού και Ανάπτυξης. Οι αρμοδιότητες έχουν καθοριστεί και ανατεθεί από το Πρυτανικό Συμβούλιο. Ο Πρύτανης και οι Αντιπρυτάνεις εκλέγονται για τετραετή θητεία από ειδικό σώμα εκλεκτόρων. Η Σύγκλητος αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, τους Κοσμήτορες των Σχολών, τους Προέδρους των Τμημάτων, μέλη του Διδακτικού Ερευνητικού Προσωπικού (Δ.Ε.Π.), έναν εκπρόσωπο των φοιτητών από κάθε Τμήμα, δύο εκπροσώπους των μεταπτυχιακών φοιτητών και ειδικών μεταπτυχιακών υποτρόφων (Ε.Μ.Υ.), έναν εκπρόσωπο των βοηθών - επιμελητών - επιστημονικών συνεργατών, έναν εκπρόσωπο του Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού (Ε.Ε.ΔΙ.Π.), έναν εκπρόσωπο του Ειδικού Τεχνικού Εργαστηριακού Προσωπικού (Ε.Τ.Ε.Π.) και έναν εκπρόσωπο του διοικητικού προσωπικού. Το Πρυτανικό Συμβούλιο αποτελείται από τον Πρύτανη, τους Αντιπρυτάνεις, έναν εκπρόσωπο των φοιτητών, που υποδεικνύεται από το σύνολο και μεταξύ των φοιτητών που μετέχουν στη Σύγκλητο, έναν εκπρόσωπο των διοικητικών υπαλλήλων και τον Προϊστάμενο της Γραμματείας. Το Πρυτανικό Συμβούλιο έχει αρμοδιότητα να αποφασίζει ως σύνολο για κάθε θέμα του Δ.Π.Θ., που δεν περιλαμβάνεται στις αρμοδιότητες της Συγκλήτου. Επίσης έχει την ευθύνη της εφαρμογής των αποφάσεων της Συγκλήτου, αποφασίζει για τις αρμοδιότητες των Αντιπρυτάνεων και εισηγείται στη Σύγκλητο τον προϋπολογισμό και το πρόγραμμα έργων του Δ.Π.Θ. Στο ΔΠΘ λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέσσερις πόλεις της Θράκης: Ξάνθη Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών Τμήμα Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών Σελ. 14 από 63

Τμήμα Μηχανικών Περιβάλλοντος Τμήμα Αρχιτεκτόνων Μηχανικών Τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης Κομοτηνή Τμήμα Νομικής Τμήμα Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού Τμήμα Ιστορίας και Εθνολογίας Τμήμα Ελληνικής Φιλολογίας Τμήμα Κοινωνικής Διοίκησης Τμήμα Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης Τμήμα Γλωσσών, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών Τμήμα Πολιτικών Επιστημών Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων Αλεξανδρούπολη Τμήμα Ιατρικής Τμήμα Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής Σχολή Επιστημών Αγωγής Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης Τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία Ορεστιάδα Τμήμα Αγροτικής Ανάπτυξης Τμήμα Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων Α3.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι επιχειρησιακές διαδικασίες που αφορούν τις περιοχές του παρόντος έργου αναφέρονται στην στις λειτουργικές απαιτήσεις του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος των Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου: Για την αποτελεσματική διεκπεραίωση του συνόλου των οικονομικών και διαχειριστικών δοσοληψιών Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των οικονομικών πόρων Για την εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των κάθε είδους υλικών (παγίων και αναλωσίμων) που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία όλων των Υπηρεσιών. Για την υποστήριξη της άσκησης της εν γένει οικονομικής διοικήσεως. Για τη σύνταξη, τήρηση, παρακολούθηση και διαχείριση του προϋπολογισμού Σελ. 15 από 63

Για την διαχείριση των εσόδων και των εξόδων Για την διαχείριση και παρακολούθηση του ταμείου και των διαθεσίμων, των λογαριασμών και την απόδοση των κρατήσεων Για την λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, με ταυτόχρονη λειτουργία του Δημόσιου Λογιστικού και του διπλογραφικού βάση του (Π.Δ. 205/1998). Για την τήρηση του μητρώου εργαζομένων και την παρακολούθηση της μισθολογικής κατάστασης και εξέλιξης. Για τον υπολογισμό και την εκκαθάριση των αποδοχών πάσης φύσεως Για την τήρηση του μητρώου έργων, την διαχείριση και την παρακολούθησή τους τόσο ως προς το φυσικό όσο και ως προς το οικονομικό αντικείμενο. Για την τήρηση μητρώου προμηθειών, την διαχείριση και την παρακολούθησή τους ως προς τις διαδικασίες έγκρισης, υλοποίησης διαγωνιστικών διαδικασιών, και ανάθεσης. Για την παραγωγή των απαιτούμενων στατιστικών στοιχείων και καταστάσεων με σκοπό την ενημέρωση διαφόρων κεντρικών και προϊστάμενων φορέων. Για την εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων με τις Υπηρεσίες. Α3.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν δύο δομές στήριξης λειτουργίας πληροφοριακών συστημάτων, το Υπολογιστικό Κέντρο - Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων και η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης. Αναλυτικότερα, το Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων (ΥΚ-ΚΔΔ) του Δ.Π.Θ. έχει αναλάβει την εποπτεία της λειτουργίας του δικτύου επικοινωνιών, την τυποποίηση και την τεκμηρίωση των διαδικασιών, τη συνεχή παρακολούθηση των συναφών αναγκών του Ιδρύματος και την ικανοποίηση των χρηστών του δικτύου επικοινωνιών. Επίσης, το ΥΚ-ΚΔΔ έχει την ευθύνη της ορθής λειτουργίας του DUTHNet και της πρόσβασης στο Πανεπιστημιακό Διαδίκτυο (GUNet). Η οργάνωση & λειτουργία του ΥΚ-ΚΔΔ του Δ.Π.Θ. βασίζεται στον Εσωτερικό Κανονισμό, ο οποίος εγκρίθηκε στη Συνεδρίαση του Πρυτανικού Συμβουλίου του Δ.Π.Θ. (Αριθμ. 425/17-10-2001) και στη Συνεδρίαση της Συγκλήτου του Δ.Π.Θ.(Αριθμ. 563/30-10-2001 Αριθμ. απόφασης Α 565/1-11/2001). Οι κανόνες οργάνωσης και λειτουργίας του ΥΚ-ΚΔΔ αλλά και οι διαδικασίες που ακολουθούνται εσωτερικά, έχουν ως κύριους στόχους τη διασφάλιση: Σελ. 16 από 63

1. της πληρότητας και ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών, σύμφωνα με τους εθνικούς και διεθνείς κανόνες τυποποίησης ποιότητας και 2. της προστασίας της ιδιωτικής ζωής στον τηλεπικοινωνιακό τομέα (απόρρητο επικοινωνιών και δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα), σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, την ακαδημαϊκή δεοντολογία και τις αποφάσεις της Συγκλήτου. Το ΥΚ-ΚΔΔ του Δ.Π.Θ. αναλαμβάνει το σύνολο των υποχρεώσεων που αφορούν στην οργάνωση και λειτουργία του δικτύου επικοινωνιών του Δ.Π.Θ., δηλαδή την τήρηση των προδιαγραφών ενιαίας δομημένης καλωδιακής υποδομής, την εγκατάσταση και λειτουργία του ενεργού εξοπλισμού και την ανάπτυξη, εγκατάσταση και συντήρηση των υπηρεσιών του τηλεφωνικού δικτύου και του δικτύου δεδομένων. Είναι υπεύθυνο για το συνεχή ανασχεδιασμό και αναβάθμιση του δικτύου τηλεματικής, σύμφωνα με τις τεχνολογικές εξελίξεις και τις τεχνικοοικονομικές δυνατότητες, στα πλαίσια της γενικότερης πολιτικής που χαράσσει η Σύγκλητος του Ιδρύματος. Ειδικότερα οι αρμοδιότητες του ΥΚ-ΚΔΔ περιλαμβάνουν τα εξής: i. Εγκατάσταση και λειτουργία δικτυακών υπηρεσιών καθώς και ενσωμάτωση νέων. ii. Σχεδιασμό της βέλτιστης τοπολογίας και διάρθρωσης του εξοπλισμού. iii. Προγραμματισμό και πραγματοποίηση αναβαθμίσεων του δικτύου. iv. Επίβλεψη της λειτουργίας του δικτύου. v. Εγκατάσταση νέων συνδέσεων και αλλαγή των χαρακτηριστικών των ήδη ενεργών. vi. Αποκατάσταση βλαβών και έκτακτων περιστατικών, που αφορούν τον παθητικό και ενεργό εξοπλισμό του τηλεφωνικού δικτύου και του δικτύου δεδομένων σε συνεργασία με τη Δ.Τ.Ε. του Πανεπιστημίου. vii. Σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών για τις δικτυακές επεκτάσεις και αναβαθμίσεις. viii. Ενημέρωση, εκπαίδευση και τεχνική υποστήριξη των χρηστών. ix. Πλήρη και συνεχή τεκμηρίωση της υποδομής του δικτύου τηλεματικής και των υπηρεσιών του. x. Διασφάλιση του απορρήτου των επικοινωνιών και των προσωπικών δεδομένων. xi. Συνεργασία και επικοινωνία με αντίστοιχες υπηρεσίες άλλων Ακαδημαϊκών δικτύων. Παροχή υπηρεσιών τηλεματικής σε τρίτους (Ερευνητικούς και Πανεπιστημιακούς Φορείς, Δημόσιες Υπηρεσίες και Οργανισμούς) στα πλαίσια εξωτερικά χρηματοδοτούμενων προγραμμάτων. Επίσης, στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργεί η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης, που είναι αρμόδια για την υποστήριξη της λειτουργίας, της συντήρησης και της διαρκούς αναβάθμισης της υπολογιστικής υποδομής των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης διαρθρώνεται, σύμφωνα με το ΠΔ 96/2006 Οργανισμός των Διοικητικών υπηρεσιών του ΔΠΘ, στα ακόλουθα τμήματα: α) Τμήμα Λειτουργίας και Συντήρησης Υπολογιστικών Συστημάτων. Είναι αρμόδιο για την τεχνική κάλυψη και υποστήριξη των Υπολογιστικών Συστημάτων των Διοικητικών Υπηρεσιών. Είναι υπεύθυνο για την εν γένει καλή λειτουργία των Υπολογιστικών Συστημάτων, τη βασική συντήρηση μηχανημάτων (υποστήριξη όχι υψηλού επιπέδου), την ικανοποιητική λειτουργία των Η/Υ από άποψη λογισμικού και υλικού, με συνεχή έλεγχο απόδοσης, την παρακολούθηση, βελτίωση και συνεχή ενημέρωση του Σελ. 17 από 63

λειτουργικού και των λογισμικών προϊόντων του συστήματος, τη σύνταξη Προδιαγραφών Υπολογιστικών Συστημάτων και την ενημέρωση και εκπαίδευση των χρηστών των διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. β) Τμήμα Μηχανογράφησης. Είναι αρμόδιο και υπεύθυνο για τη μηχανογραφική υποστήριξη των διοικητικής φύσης εργασιών του Ιδρύματος (Διοικητικών, Οικονομικών, Φοιτητικών Γραμματειών και άλλων). Έχει την φροντίδα για τη συνεχή βελτίωση της μηχανογραφικής υποστήριξης και την κάλυψη των λοιπών δραστηριοτήτων του Πανεπιστημίου με την ανάπτυξη νέων εφαρμογών. Προπαρασκευάζει τα απαιτούμενα στοιχεία, εκτελεί και συντηρεί τις τρέχουσες μηχανογραφικές εφαρμογές. Εκπονεί προτάσεις για νέο μηχανογραφικό εξοπλισμό (Υλικό και Λογισμικό). Μελετά, σχεδιάζει και υλοποιεί νέες εφαρμογές. Παραλαμβάνει προϊόντα και σχετικές τεκμηριώσεις εφαρμογών που αναπτύσσονται εκτός Πανεπιστημίου. γ) Τμήμα Γραμματείας Είναι αρμόδιο για τη Γραμματειακή Υποστήριξη της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης, την τήρηση Πρωτοκόλλου και Αρχείου Εισερχομένων - Εξερχομένων, την τήρηση βιβλίου απογραφής και χρέωσης υλικού, παρακολούθηση Αναλωσίμων και Παγίων της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης και τη Γραμματειακή εξυπηρέτηση των υπηρεσιών της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης εν γένει. δ) Αυτοτελή Γραφεία Μηχανοργάνωσης Ξάνθης- Αλεξανδρούπολης- Ορεστιάδας με σκοπό την υποβοήθηση του έργου της Διεύθυνσης κυρίως την μηχανογραφική υποστήριξη της λειτουργίας (εκπαιδευτικής και διοικητικής) των μονάδων του πανεπιστημίου που εδρεύουν στις πόλεις της Ξάνθης, Αλεξανδρούπολης και Ορεστιάδας και την κάλυψη των λοιπών δραστηριοτήτων τους. Η σημερινή της σύνθεση αριθμεί (2) αποκλειστικούς υπαλλήλους ΠΕ και (2) ακόμη υπαλλήλους με παράλληλη απασχόληση και σε άλλη υπηρεσία Σε σχέση με τις περιοχές του e-university, το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης διαθέτει ήδη τα παρακάτω υποσυστήματα τα οποία καλύπτουν τις ανάγκες του και επιθυμεί να ολοκληρώσει με πρόσθετα υποσυστήματα και λειτουργίες σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος. Διαχείριση Προσωπικού Το υλοποίησε µε ίδιους πόρους αλλά δεν βρίσκεται σε παραγωγική λειτουργία. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων Το υλοποίησε µε ίδιους πόρους και λειτουργεί 5 έτη. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων Το υλοποίησε µε ίδιους πόρους και λειτουργεί 8 έτη. Διαχείριση Έργων Παραχωρήθηκε στο Πανεπιστήµιο, από το έργο του e-university και τέθηκε σε λειτουργία στα πλαίσια της πιλοτικής και παραγωγικής του λειτουργίας, λόγω του ότι το Πανεπιστήµιο συµµετείχε στην υλοποίηση και είναι και αποδέκτης των αποτελεσµάτων του έργου Διαχείριση Προμηθειών Το υλοποίησε µε ίδιους πόρους αλλά δεν βρίσκεται σε παραγωγική λειτουργία. Σελ. 18 από 63

Α4. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α4.1 Αντικείµενο του Έργου Το έργο αναφέρεται στην αναβάθμιση και επέκταση των λειτουργικοτήτων του Πληροφοριακού Συστήματος που διαθέτει το Πανεπιστήμιο, με την υιοθέτηση νέων πρωτοπόρων και καινοτόμων τεχνολογιών για την κάλυψη των καθημερινών αναγκών τόσο για την λειτουργία των υπηρεσιών του, όσο και για την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση όλων των συναλλασσομένων. Θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα αφορούν την υποστήριξη της διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το έργο του σε σύνδεση με την εκπαιδευτική κοινότητα αλλά και την κοινωνία. Τα μέλη της εκπαιδευτικής κοινότητας, εξωτερικοί συνεργάτες, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, από οποιοδήποτε μέρος της χώρας ή και το εξωτερικό, θα έχουν ένα σημείο επαφής με το Πανεπιστήμιο, από το οποίο θα λαμβάνουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν θα καλύψουν με πρόσθετες - εξωστρεφείς, ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν ώστε να ολοκληρώσουν τα υφιστάμενα συστήματα, τους τομείς: Διοικητικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση διοικητικών διαδικασιών του Πανεπιστημίου, όπως παρακολούθηση προσωπικού, προκήρυξη νέων θέσεων, παροχή στατιστικών κλπ. Τεχνικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης τεχνικών έργων του Πανεπιστημίου, όπως διενέργειες διαγωνισμών, παρακολούθηση εξέλιξης έργων κλπ. Οικονομικές Υπηρεσίες, με υπηρεσίες που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση των οικονομικών διαδικασιών και συγκεκριμένα των διαδικασιών που αφορούν τη λογιστική αποτύπωση των οικονομικών γεγονότων, τη σύνταξη και διαχείριση του προϋπολογισμού, τη διαχείριση των εσόδων και εξόδων, την παρακολούθηση των παγίων και των αποθηκών, τη διαχείριση των κεφαλαίων, τη διαχείριση των προμηθειών, την εκκαθάριση της μισθοδοσίας, τη διαχείριση των έργων κτλ. Συγκεκριμένα, στοχεύει στην ολοκλήρωση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του Ιδρύματος στις παρακάτω περιοχές οι οποίες καθορίστηκαν στο έργο «e-university»: 1. Διαχείριση Προσωπικού Σελ. 19 από 63

2. Διαχείριση Οικονομικών Υποθέσεων 3. Διαχείριση Ερευνητικών Προγραμμάτων 4. Διαχείριση Τεχνικών Έργων 5. Διαχείριση Προμηθειών Η ολοκλήρωση θα γίνει με την ανάπτυξη, την εγκατάσταση, την παραμετροποίηση και την θέση σε λειτουργία πρόσθετων λειτουργικοτήτων κυρίως σε ότι αφορά: 1) Τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το Πανεπιστήμιο. 2) Τις δυνατότητες διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, όπως π.χ. η διασύνδεση με τις κεντρικές υποδομές που θα αναπτυχθεί μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21-1 (βλέπε Α5.2.2 παρακάτω στη σελίδα 29 «Θέματα συνάφειας με το Υποέργο της οριζόντιας δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1, σύστημα Ερμή και Εύδοξο.») Α4.2 Σκοπιµότητα και αναµενόµενα οφέλη Η υλοποίηση των υποσυστημάτων θα έχει τα ακόλουθα οφέλη: Βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Ιδρύματος προς τους εργαζόμενους του και τους συναλλασσόμενους του. Καλύτερη αξιοποίηση των μέχρι τώρα σχετικών επενδύσεων. Μετεξέλιξη του Ιδρύματος σε e-university. Σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του Πανεπιστημίου στο νέο περιβάλλον. Αξιοποίηση της μέχρι τώρα σημαντική εμπειρίας του Πανεπιστημίου σε σχετικά θέματα και συμβολή στην απόκτηση πολύτιμης τεχνογνωσίας. Μείωση του φόρτου εργασίας του προσωπικού των διοικητικών και οικονομικών τμημάτων. Βελτίωση της εξυπηρέτησης των ενδιαφερόμενων για διαγωνισμούς. Βελτίωση της ενημέρωσης των συναλλασσόμενων. Α4.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους 250 εργαζόμενους του Ιδρύματος τους 24.000 φοιτητές τους 572 καθηγητές του Ιδρύματος και τους περίπου 300 εξωτερικούς συναλλασσόμενους (προμηθευτές, εργολήπτες, μελετητές, σύμβουλου κλπ). Οι στόχοι του έργου είναι οι εξής: Σελ. 20 από 63