ΝΕΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ BUSINESS ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ / PYLON PAYROLL & HRM EMPLOYEE SELF SERVICE

ΝΕΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ BUSINESS ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ / PYLON PAYROLL & HRM EMPLOYEE SELF SERVICE

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Περίληψη... 3 2. Θεωρία... 3 2.1. Βασική Δομή... 3 2.2. Θέσεις Απασχόλησης... 4 2.2.1 Ορισμός... 4 2.2.2. Χαρακτηριστικά... 4 2.2.3 Ιεραρχία... 5 3. Εισαγωγή και Χρήση Νέας Οργανωτικής Δομης... 6 3.1. Ενεργοποίηση Νέας Οργανωτικής Δομής... 6 3.1.1. Migration Οργανογράμματος... 7 3.2. Σχεδιασμός Οργανογράμματος... 8 3.2.1. Καταχώρηση Διεύθυνσης... 10 3.2.2. Καταχώρηση Υποδιεύθυνσης... 11 3.2.3. Καταχώρηση Τμήματος... 11 3.2.4. Καταχώρηση Θέσεων Εργασίας... 12 3.2.4. Καταχώρηση Θέσης Απασχόλησης... 13 3.3. Ενημέρωση Εγγραφών... 15 3.4. Επιλογές Προβολής Οργανογράμματος... 15 3.4.1 Εμφάνιση Βρόγχων... 16 3.4.2. Χρωματισμός Βρόγχων... 16 3.5. Λίστα Θέσεων Απασχόλησης... 17 3.6. Αντικαταστάτες... 18 3.7 Ενέργειες... 18 4. Καρτέλα Εργαζομένου... 20 4.1. Καταχώρηση Θέσης Απασχόλησης... 20 4.2. Στοιχεία Διαβάθμισης... 21 5. Χρήση της Οργανωτικής Δομής στο Employee Self Service... 23 5.1. Συγχρονισμός Δεδομένων... 23 5.2. Οθόνη Οργανογράμματος... 23 5.3. Οθόνες Υφισταμένων... 24 5.4. Πεδίο «Τμήμα» με λογική Οργανωτικής Δομής... 25 5.5. Χρήση ιεραρχίας στις ροές εγκρίσεων... 25 Σελίδα 2 από 25

1. ΠΕΡΙΛΗΨΗ Οι εφαρμογές Business Μισθοδοσία και Pylon HRM έχουν υλοποιήσει νέο κύκλωμα Οργανωτικής Δομής. Στο παρόν έγγραφο, περιγράφεται η θεωρία πίσω από τη λογική της δομής, και επεξηγούνται όλες οι λειτουργίες μέσα στην εφαρμογή. 2. ΘΕΩΡΙΑ Παρακάτω περιγράφεται σε θεωρητικό επίπεδο η λογική πίσω από τη νέα οργανωτική δομή καθώς και ορισμοί εννοιών οι οποίες θα χρησιμοποιούνται στο παρόν έγγραφο καθώς και σε οδηγίες χρήσεως κυκλωμάτων που σχετίζονται με τη νέα οργανωτική δομή. 2.1. ΒΑΣΙΚΗ ΔΟΜΗ Η δομή του οργανογράμματος μπορεί να απεικονιστεί ως δένδρο, και αποτελείται από «βρόγχους» (nodes), με τους εξής βασικούς κανόνες: ο κάθε βρόγχος έχει ένα «πατέρα» (parent) μπορεί να υπάρχουν 1 ή περισσότερες «ρίζες» (root - βρόγχοι χωρίς πατέρα). Παράδειγμα t1 t2 t1.1 t1.2 t2.1 t.2.2 t1.1.1 t1.1.2 t1.2.1 t1.2.2 t2.1.1 t2.1.2 t2.2.1 t2.2.2 Ο κάθε βρόγχος μπορεί να χαρακτηριστεί με μία από τις παρακάτω διαβαθμίσεις: Διεύθυνση Υποδιεύθυνση Τμήμα Απασχόλησης Με την παραπάνω βασική δομή υπάρχει πλήρης ευελιξία στο στήσιμο του οργανογράμματος, δίνοντας τη δυνατότητα να υπάρχει τμήμα κάτω από άλλο τμήμα, διεύθυνση κάτω από τμήμα, υποδιεύθυνση κάτω από τμήμα κ.ο.κ.. Η νέα οργανωτική δομή χρησιμοποιείται σε διάφορα Σελίδα 3 από 25

υποσυστήματα της εφαρμογής, όπως το Employee Self Service, τις ροές εγκρίσεων, την ωρομέτρηση, κλπ. Παράδειγμα Παρακάτω χρωματίζονται οι «Διευθύνσεις» με μαύρο, οι «Υποδιευθύνσεις» με πορτοκαλί, ενώ τα Τμήματα με γκρι. Δ1 Δ2 Υ1.1 Τ.1.2 Δ2.1 Τ.2.2 Τ1.1.1 Τ1.1.2 Υ1.2.1 Τ1.2.2 Τ2.1.1 Τ2.1.2 Τ2.2.1 Δ2.2.2 2.2. ΘΕΣΕΙΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ 2.2.1 ΟΡΙΣΜΟΣ Ως «Θέση Απασχόλησης» ορίζεται ως η συγκεκριμενοποίηση μιας Θέσης Εργασίας σε ένα βρόγχο της οργανωτικής δομής για 1 εργαζόμενο. Παράδειγμα Για μια Θέση Εργασίας «Υπεύθυνος Ταμείων» μπορεί να υπάρχει μια Θέση Απασχόλησης «Υπεύθυνος Ταμείων στο Κατάστημα Τσιμισκή». 2.2.2. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ Κάτω από κάθε βρόγχο μπορεί να ανήκουν 1 ή περισσότερες Θέσεις Απασχόλησης. Παράδειγμα Για τη Θέση Εργασίας «Ταμίας» υπάρχουν 10 Θέσεις Απασχόλησης «Ταμίας στο Κατάστημα Τσιμισκή», οι οποίες βρίσκονται κάτω από τον βρόγχο «Κατάστημα Τσιμισκή» 5 Θέσεις Απασχόλησης «Ταμίας στο Κατάστημα Τούμπας», οι οποίες βρίσκονται κάτω από τον βρόχο «Κατάστημα Τούμπας». Σελίδα 4 από 25

Μια Θέση Απασχόλησης μπορεί να είναι: Κατειλημμένη από 1 συγκεκριμένο άτομο -ή- Κενή Ορισμένη ως Ανοιχτή, και επιπλέον εφόσον είναι ανοιχτή ως Δημοσιευμένη στο Employee Self Service. Η Θέση Απασχόλησης απεικονίζεται ως «Head Count», ενώ η Θέση Εργασίας περιέχει τα γενικά χαρακτηριστικά για τις διαδικασίες Recruitment, Αξιολόγησης, κλπ. Παράδειγμα Η Θέση Εργασίας «Ταμίας» έχει συγκεκριμένα καθήκοντα και ικανότητες / γνώσεις τις οποίες πρέπει να έχει ένας εργαζόμενος, καθώς επίσης και συγκεκριμένο ωράριο. Για τις 15 Θέσεις Απασχόλησης που αντιστοιχούν σε αυτή τη θέση εργασίας στους βρόγχους Τσιμισκή και Τούμπας, οι 12 είναι κατειλημμένες από άτομα ενώ οι 3 είναι κενές. Από τις 15 Θέσεις Απασχόλησης, οι 4 είναι ανοιχτές γιατί υπάρχει η ανάγκη κάλυψής τους οι 3 κενές καθώς και 1 ακόμα για την οποία ο εργαζόμενος που την καταλαμβάνει έχει δηλώσει παραίτηση για τον επόμενο μήνα. 2.2.3 ΙΕΡΑΡΧΙΑ Η ιεραρχία στην οργανωτική δομή δημιουργείται ορίζοντας μια από τις Θέσεις Απασχόλησης κάτω από ένα βρόγχο ως «Θέση Προϊσταμένου». Όλοι οι εργαζόμενοι στις υπόλοιπες Θέσεις Απασχόλησης του βρόγχου έχουν ως προϊστάμενο τον εργαζόμενο σε αυτή τη θέση. Παράδειγμα t Θέση Προϊσταμένου Θέση Θέση Θέση Εφόσον δεν έχει οριστεί θέση προϊσταμένου για κάποιο βρόγχο, effective προϊστάμενος για τους εργαζόμενους στις Θέσεις Απασχόλησης του βρόγχου ορίζεται ο προϊστάμενος στον πρώτο βρόγχο πάνω από το συγκεκριμένο βρόγχο στον οποίο υπάρχει ορισμένη Θέση Απασχόλησης Προϊσταμένου. Παράδειγμα Σελίδα 5 από 25

Το τμήμα t δεν έχει προϊστάμενο διότι δεν υπάρχει θέση απασχόλησης η οποία να έχει οριστεί ως θέση προϊσταμένου. Το τμήμα t όμως ανήκει στο τμήμα t, το οποίο έχει ορισμένη θέση προϊσταμένου. Άρα, ο effective manager των εργαζομένων στο τμήμα t είναι ο προϊστάμενος των εργαζομένων στο τμήμα t (με κίτρινο) t Θέση Προϊσταμένου t' Θέση Θέση Θέση Θέση Θέση Θέση 3. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΝΕΑΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ Παρακάτω δίνονται οι οδηγίες δημιουργίας της οργανωτικής δομής μέσα στην εφαρμογή Business Μισθοδοσία / Pylon Payroll & HRM. 3.1. ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΣΗ ΝΕΑΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ Από το μενού Παράμετροι Payroll / HR, επιλέγουμε «Ορισμός Παραμέτρων Εφαρμογής» και τσεκάρουμε την επιλογή «Χρήση Νέας Οργανωτικής Δομής». Σημείωση Υπάρχει και η επιλογή «Έλεγχος αλλαγών διαβαθμίσεων για ενημέρωση οργανογράμματος», για να διασφαλίζει ότι οι χρήστες θα καταχωρούν το ίδιο τμήμα και στα στοιχεία διαβάθμισης και στις Θέσεις Εργασίας του tab «Εργασιακά» της καρτέλας των εργαζομένων. Σελίδα 6 από 25

Στην περίπτωση που δεν θέλουμε να ενημερώνεται το τμήμα απασχόλησης στα στοιχεία διαβάθμισης αυτόματα με την επιλογή που γίνεται στο τμήμα της θέσης εργασίας και αντίστροφα, θα πρέπει να μην έχουμε τσεκάρει το συγκεκριμένο check box στις παραμέτρους εφαρμογής. Σε περίπτωση ενεργοποίησης αυτής της επιλογής, εμφανίζεται ερώτηση στο χρήστη αν επιθυμεί να ενημερωθεί αυτόματα και το άλλο πεδίο. 3.1.1. MIGRATION ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Αμέσως μετά από την παραπάνω ενεργοποίηση της χρήσης νέας οργανωτικής δομής, από το μενού HRM Διαχείριση Οργανογράμματος επιλέγουμε «Σχεδιασμός Οργανογράμματος» και βγαίνει το παρακάτω μήνυμα, σύμφωνα με το οποίο πρέπει να τρέξει η διαδικασία του migration από το παλιό στο νέο οργανόγραμμα, κάτι το οποίο θα γίνει για μια και μοναδική φορά. Εφόσον είχαμε στήσει οργανόγραμμα με την παλιά δομή μέσω των θέσεων εργασίας, επιλέγουμε την αντίστοιχη επιλογή για να δημιουργηθούν αυτόματα τμήματα που αντιστοιχούν στις θέσεις, και έτσι το δένδρο της νέας οργανωτικής δομής, βασισμένο πλέον σε τμήματα, να εμφανίζεται όμοιο με το δένδρο της παλιάς οργανωτικής δομής (βασισμένο σε θέσεις εργασίας). Σημείωση Όλα τα Τμήματα Απασχόλησης, οι Διευθύνσεις και οι Υποδιευθύνσεις που ήταν ήδη δημιουργημένα από πριν στις Παραμέτρους θα είναι διαθέσιμα πλέον στη νέα οργανωτική δομή και συγκεκριμένα στο σχεδιασμό οργανογράμματος. Αν δεν θέλουμε κάποια από αυτά να εμφανίζονται στην οργανωτική δομή (πχ τμήματα που χρησιμοποιούνται μόνο για δέσιμο με κέντρο κόστους ή λογιστικό άρθρο), μπορούμε να μπούμε με μεταβολή σε αυτά και να αποτσεκάρουμε την επιλογή «Εμφάνιση στο Οργανόγραμμα» και να αποθηκεύσουμε. Μπορούμε να διαγράψουμε αν θέλουμε κάποιο από αυτά τα τμήματα, διευθύνσεις ή υποδιευθύνσεις που δεν θέλουμε να εμφανίζονται στο οργανόγραμμα, αρκεί να μην είναι καταχωρημένα στις καρτέλες των εργαζομένων. Σελίδα 7 από 25

3.2. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Από το μενού HRM > Διαχείριση Οργανογράμματος επιλέγουμε «Σχεδιασμός Οργανογράμματος». Στα αριστερά εμφανίζεται το δένδρο της οργανωτικής δομής. Στα δεξιά εμφανίζονται οι βρόγχοι του δένδρου, διαχωρισμένοι σε Διευθύνσεις, Υποδιευθύνσεις, Τμήματα, και Θέσεις Απασχόλησης. Προτείνεται να στήσουμε πρώτα η δομή των Διευθύνσεων / Υποδιευθύνσεων / Τμημάτων μέσα από αυτή την καρτέλα και μετά να καταχωρήσουμε τους εργαζόμενους σε Θέσεις Απασχόλησης μέσω της Καρτέλας Εργαζομένου. Σελίδα 8 από 25

Σημειώνεται ότι δεν είναι υποχρεωτική η καταχώρηση Διευθύνσεων ή Υποδιευθύνσεων στο σχεδιασμό του οργανογράμματος, παρόλα αυτά μπορεί να φανεί χρήσιμο στη χρήση να υπάρχουν Διευθύνσεις έτσι ώστε να υπάρχουν λογικές του τύπου «όλα τα τμήματα κάτω από αυτή τη διεύθυνση». Παράδειγμα Μια εταιρία έχει 3 καταστήματα στο δίκτυο καταστημάτων της, και κάτω από κάθε κατάστημα υπάρχουν τα εξής τμήματα: Τμήμα Ταμείων, Τμήμα Πωλήσεων, Τμήμα Διαχείρισης. Οι βρόχοι καταστημάτων μπορούν να οριστούν ως Διεύθυνση έτσι ώστε εύκολα σε διαδικασίες ή εκτυπώσεις να μπορούμε να πάρουμε «όλα τα τμήματα του Χ καταστήματος». Σελίδα 9 από 25

ΔΙΟΙΚΗΣΗ Λογιστήριο Μηχανογράφηση Δίκτυο Καταστημάτων Κατάστημα 1 Κατάστημα 2 Κατάστημα 3 Ταμεία Ταμεία Ταμεία Πωλήσεις Πωλήσεις Πωλήσεις Διαχείριση Διαχείριση Διαχείριση 3.2.1. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΜΗΜΑΤΟΣ Στην οθόνη σχεδιασμού οργανογράμματος, επιλέξτε το tab «Τμήματα». Πατήστε «+» για να προσθέσετε νέο τμήμα. Συμπληρώστε κωδικό - θα πρέπει να είναι διαφορετικός από όλους τους κωδικούς που είναι ήδη μέσα στη βάση, αν δεν είναι θα εμφανιστεί μήνυμα αδυναμίας καταχώρησης. Συμπληρώστε την περιγραφή του τμήματος. Επιλέξτε κάτω από ποιο βρόγχο βρίσκεται το συγκεκριμένο τμήμα. Αν είναι στο πρώτο επίπεδο (root node), αφήστε το πεδίο κενό. Εφόσον θέλετε να εμφανίζεται στο οργανόγραμμα ο συγκεκριμένος βρόγχος, τσεκάρετε το πεδίο «Εμφάνιση στο Οργανόγραμμα». Αποθηκεύστε τη φόρμα. Σελίδα 10 από 25

ΠΡΟΣΟΧΗ: Από τη Διαχείριση Χρηστών θα πρέπει να προσθέσετε τα αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης (ακόμα και για τον χρήστη admin) για το τμήμα που μόλις δημιουργήσατε. Σημειώνεται ότι στο μενού Παράμετροι > Ορισμός Υπολοίπων Αρχείων > Τμήματα Απασχόλησης μπορείτε μεν να καταχωρείτε κωδικό και περιγραφή τμήματος, δεν μπορείτε όμως να καταχωρήσετε τις πληροφορίες της οργανωτικής δομής. 3.2.2. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ Στην οθόνη σχεδιασμού οργανογράμματος, επιλέξτε το tab «Διεύθυνση». προσθέσετε νέα διεύθυνση (βρόγχο). Πατήστε «+» για να Συμπληρώστε κωδικό - θα πρέπει να είναι διαφορετικός από όλους τους κωδικούς που είναι ήδη μέσα στη βάση, αν δεν είναι θα εμφανιστεί μήνυμα αδυναμίας καταχώρησης. Συμπληρώστε την περιγραφή της Διεύθυνσης. Επιλέξτε κάτω από ποιο βρόγχο βρίσκεται η συγκεκριμένη Διεύθυνση. Αν είναι στο πρώτο επίπεδο (root node), αφήστε το πεδίο κενό. Εφόσον θέλετε να εμφανίζεται στο οργανόγραμμα ο συγκεκριμένος βρόγχος, αφήστε το πεδίο «Εμφάνιση στο Οργανόγραμμα» τσεκαρισμένο. Αποθηκεύστε τη φόρμα. ΠΡΟΣΟΧΗ: Από τη Διαχείριση Χρηστών θα πρέπει να προσθέσετε τα αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης (ακόμα και για τον χρήστη admin) για τη Διεύθυνση που μόλις δημιουργήσατε. 3.2.3. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΥΠΟΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ Στην οθόνη σχεδιασμού οργανογράμματος, επιλέξτε το tab «Υποδιεύθυνση». Πατήστε «+» για να προσθέσετε νέα υποδιεύθυνση (βρόγχο). Σελίδα 11 από 25

Συμπληρώστε κωδικό - θα πρέπει να είναι διαφορετικός από όλους τους κωδικούς που είναι ήδη μέσα στη βάση, αν δεν είναι θα εμφανιστεί μήνυμα αδυναμίας καταχώρησης Συμπληρώστε την περιγραφή της Υποδιεύθυνσης Επιλέξτε κάτω από ποιο βρόγχο βρίσκεται η συγκεκριμένη Υποδιεύθυνση. Αν είναι στο πρώτο επίπεδο (root node), αφήστε το πεδίο κενό Εφόσον θέλετε να εμφανίζεται στο οργανόγραμμα ο συγκεκριμένος βρόγχος, αφήστε το πεδίο «Εμφάνιση στο Οργανόγραμμα» τσεκαρισμένο. Αποθηκεύστε τη φόρμα ΠΡΟΣΟΧΗ: Από τη Διαχείριση Χρηστών θα πρέπει να προσθέσετε τα αντίστοιχα δικαιώματα πρόσβασης (ακόμα και για τον χρήστη admin) για την Υποδιεύθυνση που μόλις δημιουργήσατε. 3.2.4. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΘΕΣΕΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Στο μενού HRM > Περιγραφή Θέσης Εργασίας > Οργάνωση επιλέξτε «Επεξεργασία Θέσης Εργασίας». Οι Θέσεις Εργασίας είναι ομαδοποιημένες ανά εταιρία, και εμφανίζονται στατιστικά στοιχεία (σύνολο ενεργών θέσεων, κενές θέσεις, ανοιχτές θέσεις). Πατήστε «+» για να προσθέσετε νέα θέση εργασίας. Σελίδα 12 από 25

Υποχρεωτική για το στήσιμο της οργανωτικής δομής είναι η καταχώρηση Κωδικού Θέσης, Τίτλου, και Εταιρίας, αλλά μπορείτε ταυτόχρονα να εισάγετε και διάφορα άλλα στοιχεία / χαρακτηριστικά της συγκεκριμένης θέσης εργασίας, όπως η περιγραφή των καθηκόντων και των αρμοδιοτήτων της συγκεκριμένης θέσης, η εκπαίδευση που απαιτείται για να τοποθετηθεί κάποιος σε αυτή τη θέση κ.α. 3.2.4. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΘΕΣΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ Η καταχώρηση Θέσης Απασχόλησης προτείνεται να γίνεται μέσα από την Καρτέλα του Εργαζομένου (βλέπε σχετική ενότητα 4.1. παρακάτω), όπου καταχωρούνται και τα υπόλοιπα στοιχεία διαβάθμισης του εργαζομένου. Παρόλα αυτά, μπορεί να γίνεται και μέσα από τη συγκεκριμένη οθόνη, η οποία ενδείκνυται όταν θέλουμε να ορίσουμε μια κενή θέση απασχόλησης. Στην οθόνη σχεδιασμού οργανογράμματος, επιλέξτε το tab «Θέσεις Απασχόλησης». Πατήστε «+» για να προσθέσετε νέο τμήμα. Σελίδα 13 από 25

Επιλέξτε τη Θέση Εργασίας. Συμπληρώστε την ημερομηνία έναρξης στο πεδίο «Έναρξη» της Θέσης. Σημείωση: Αν η καταχώρηση γίνει από την καρτέλα του Εργαζομένου, όπως περιγράφεται στην ενότητα 4.1. παρακάτω, θα συμπληρωθεί αυτόματα η ημερομηνία πρόσληψης του εργαζομένου Αν η θέση πρόκειται για θέση ορισμένου χρόνου, συμπληρώστε και τη Λήξη της Θέσης με την αντίστοιχη ημερομηνία. Εφόσον η θέση αφορά τον προϊστάμενο ενός τμήματος, επιλέξτε το «Θέση Προϊσταμένου». Ο τίτλος εργασίας συμπληρώνεται αυτόματα με το λεκτικό της περιγραφής της θέσης Εργασίας (πχ ΠΩΛΗΤΗΣ). Εφόσον θέλετε, μπορείτε να το αλλάξετε (πχ Πωλητής Συνδρομητικών Προϊόντων). Στο πεδίο «Ανήκει στο τμήμα» καταχωρείστε το τμήμα / διεύθυνση / υποδιεύθυνση (το βρόγχο δηλαδή) που ανήκει η προς δημιουργία θέση απασχόλησης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν δεν συμπληρωθεί τμήμα, ο εργαζόμενος που καλύπτει αυτή τη θέση δεν θα εμφανίζεται στο οργανόγραμμα! Εφόσον θέλετε αυτή η θέση να εμφανίζεται στο οργανόγραμμα, αφήστε τσεκαρισμένη την επιλογή «Εμφάνιση στο Οργανόγραμμα». Επιλέξτε τον Εργαζόμενο που καλύπτει αυτή τη θέση (εκτός αν είναι κενή η θέση αυτή τη στιγμή, οπότε το συγκεκριμένο πεδίο μένει κενό). Τσεκάρετε το «Ορισμός ως Ανοιχτή» εφόσον η θέση είτε είναι κενή είτε θα μείνει κενή στο άμεσο μέλλον και θέλετε να κινήσετε διαδικασίες Recruitment. Εφόσον μία θέση είναι Ανοιχτή, μπορείτε να ορίσετε να τη Δημοσιεύσετε στο Employee Self Service (ESS) έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να δηλώσουν ενδιαφέρον για εσωτερική μετακίνηση σε αυτή τη θέση. Σελίδα 14 από 25

3.3. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Για να ενημερώσετε οποιαδήποτε εγγραφή Τμήματος Υποδιεύθυνσης Διεύθυνσης Θέσης Απασχόλησης, μπορείτε στην αντίστοιχη λίστα να εφαρμόσετε φίλτρα. Η επιλογή πάνω δεξιά «Μόνο Ασύνδετα» σημαίνει ότι η εγγραφή δεν έχει συνδεθεί με άλλο βρόγχο στην οργανωτική δομή, ενώ στο tab «Θέσεις Απασχόλησης» υπάρχουν και τα επιπλέον φίλτρα για προβολή μόνο των Ενεργών Θέσεων ή μόνο των Ανοιχτών Θέσεων για ευκολότερη διαχείριση. Επίσης μπορείτε στο δένδρο της οργανωτικής δομής να κάνετε δεξί κλικ στην εγγραφή που σας ενδιαφέρει και επιλέγοντας Ενημέρωση ανοίγει η αντίστοιχη φόρμα. ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν είναι ήδη ανοιχτή άλλη φόρμα, η επιλογή Ενημέρωση θα είναι απενεργοποιημένη. 3.4. ΕΠΙΛΟΓΕΣ ΠΡΟΒΟΛΗΣ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Στο μενού «Ρυθμίσεις Προβολής» στην οθόνη διαχείρισης της οργανωτικής δομής, επιλέγοντας «Προβολή Πληροφοριών» εμφανίζεται επιπλέον στήλη στο δένδρο της οργανωτικής δομής, η οποία Σελίδα 15 από 25

περιέχει πληροφορίες ανάλογα με το βρόγχο που αφορά. Πχ αν είναι βρόγχος τμήματος πόσες θέσεις περιέχει και ποιος είναι ο προϊστάμενος, αν είναι βρόγχος θέσης ποιος είναι ο εργαζόμενος που καλύπτει τη θέση κλπ. Σημειώνεται ότι οι επιλογές προβολής αποθηκεύονται για κάθε χρήστη της εφαρμογής Business Μισθοδοσίας / Pylon, έτσι ώστε την επόμενη φορά που θα ανοίξει την οθόνη να υπάρχουν προεπιλεγμένες οι συγκεκριμένες ρυθμίσεις. 3.4.1 ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΒΡΟΓΧΩΝ Στο μενού Θέσεις Απασχόλησης > Εμφάνιση στην οθόνη διαχείρισης της οργανωτικής δομής, υπάρχουν οι εξής επιλογές: Εμφάνιση Βρόγχων εμφανίζει όλες τις Θέσεις Απασχόλησης που είναι δεμένες με κάποιο βρόγχο (τμήμα ή υποδιεύθυνση ή διεύθυνση) ως ξεχωριστούς βρόγχους στο οργανόγραμμα Εμφάνιση Κενών Θέσεων (ενεργή μόνο αν έχει επιλεχτεί «Εμφάνιση Βρόγχων). Εμφανίζει και τις θέσεις απασχόλησης που δεν έχουν καταχωρημένο εργαζόμενο ως βρόγχους. Εμφάνιση Θέσεων Προϊσταμένων (ενεργή μόνο αν έχει επιλεχτεί «Εμφάνιση Βρόγχων). Εμφανίζει και τις θέσεις απασχόλησης που έχουν οριστεί «θέσεις προϊσταμένων» ως βρόγχους. Η επιλογή δεν είναι τσεκαρισμένη ως προεπιλογή διότι ο προϊστάμενος του τμήματος ήδη εμφανίζεται στις «Πληροφορίες» του βρόγχου του τμήματος. Ομαδοποίηση ανά Θέση Εργασίας - (ενεργή μόνο αν έχει επιλεχτεί «Εμφάνιση Βρόγχων). Αν τσεκαριστεί αυτή η επιλογή, απενεργοποιούνται οι επιλογές για κενές θέσεις και θέσεις προϊσταμένου. Εμφανίζεται μόνο 1 βρόγχος ανά θέση εργασίας που αντιστοιχούν στις θέσεις απασχόλησης κάτω από το συγκεκριμένο τμήμα, με την πληροφορία πόσες θέσεις απασχόλησης υπάρχουν. 3.4.2. ΧΡΩΜΑΤΙΣΜΟΣ ΒΡΟΓΧΩΝ Στο μενού «Ρυθμίσεις Προβολής» στην οθόνη διαχείρισης της οργανωτικής δομής, υπάρχουν επιλογές για «Χρωματισμό Οργανογράμματος». Σελίδα 16 από 25

Επιλέγοντας «Χρωματισμό ανά node type», εφαρμόζονται τα χρώματα που ορίζονται στον «Ορισμό Χρωματισμών». Δεν εφαρμόζονται τα χρώματα για τις «Ανοιχτές Θέσεις». Επιλέγοντας «Ανοιχτές Θέσεις Απασχόλησης», εφαρμόζονται και τα χρώματα που ορίζονται συγκεκριμένα για τις Ανοιχτές Θέσεις στον «Ορισμό Χρωματισμών». Επιλέγοντας «Ορισμός Χρωματισμών», ορίζετε τα χρώματα για κάθε τύπου βρόγχου: 3.5. ΛΙΣΤΑ ΘΕΣΕΩΝ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ Στο menu «Θέσεις Απασχόλησης» στην οθόνη διαχείρισης της οργανωτικής δομής, επιλέξτε «Λίστα» για να εμφανίσετε οθόνη με όλες τις θέσεις απασχόλησης. Σελίδα 17 από 25

Μπορείτε να ορίσετε διάφορα φίλτρα για να περιορίσετε τις εγγραφές Ενεργές Μη Ενεργές Όλες Κενές Κατειλημμένες Όλες Ανοιχτές Κλειστές Όλες Θέσεις Προϊσταμένου Απλές Θέσεις Όλες Με Αντικαταστάτη Χωρίς Αντικαταστάτη Όλες Μπορείτε να προσθέσετε και νέα θέση απασχόλησης, καθώς επίσης και επιλέγοντας μία θέση, μπορείτε να την ενημερώσετε. 3.6. ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΤΕΣ Στο menu «Θέσεις Απασχόλησης» στην οθόνη διαχείρισης της οργανωτικής δομής, επιλέξτε «Αντικαταστάτες» για να εμφανίσετε οθόνη με όλες τους αντικαταστάτες θέσεων απασχόλησης. Πατήστε «+» για να προσθέσετε νέο αντικαταστάτη. Επιλέξτε τη Θέση απασχόλησης για την οποία θέλετε να γίνει η αντικατάσταση Επιλέξτε τον εργαζόμενο που θα οριστεί ως αντικαταστάτης Επιλέξτε ημερομηνία Έναρξης και Λήξης αυτής της αντικατάστασης Καταχωρήστε προαιρετικά σχόλια για αυτή την αντικατάσταση 3.7 ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ Μέσα από το μενού «Ενέργειες» στην οθόνη διαχείρισης της οργανωτικής δομής, μπορείτε να εκτυπώσετε ή να εξάγετε σε Excel το οργανόγραμμα. Σελίδα 18 από 25

Σελίδα 19 από 25

4. ΚΑΡΤΕΛΑ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΥ Παρακάτω περιγράφονται τα πεδία μέσα στην Καρτέλα Εργαζομένου τα οποία σχετίζονται με την οργανωτική δομή. 4.1. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΘΕΣΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ Στο tab 3 Εργασιακά στην καρτέλα του εργαζομένου, στην οθόνη δεξιά «Θέσεις Εργασίας» καταχωρείται η Θέση Απασχόλησης του εργαζομένου Καταχωρήστε τη Θέση εργασίας Την Ημερομηνία Έναρξης (ως προεπιλογή έρχεται η ημερομηνία πρόσληψης) Αν η θέση είναι ορισμένου χρόνου καταχωρήστε την ημερομηνία λήξης Τσεκάρετε το «υπεύθυνος» αν η θέση αυτή ορίζεται ως η θέση προϊσταμένου στο τμήμα στο οποίο ανήκει Καταχωρήστε κάτω από ποιο βρόχο («Τμήμα Οργανωτικής Δομής») ανήκει αυτή η θέση απασχόλησης. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Για έναν εργαζόμενο, υπάρχει πάντοτε μόνο μία τρέχουσα θέση απασχόλησης, και ως συνέπεια ένας εργαζόμενος ΔΕΝ μπορεί να ανήκει σε περισσότερους από ένα βρόγχους (τμήματα οργανωτικής δομής) Σελίδα 20 από 25

4.2. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΔΙΑΒΑΘΜΙΣΗΣ Στο tab 3 Εργασιακά στην καρτέλα του εργαζομένου, πάνω αριστερά υπάρχουν τα στοιχεία διαβαθμίσεων. Τα στοιχεία αυτά είναι στοιχεία κατηγοριοποίησης του εργαζομένου, και μπορεί να είναι διαφορετικά από αυτά στην οργανωτική δομή. Παράδειγμα Ως «Τμήματα Απασχόλησης» ορίζουμε «τμήματα» τα οποία χρησιμοποιούμε π.χ. για να τα χρησιμοποιήσουμε ως φίλτρα των εργαζομένων στο λογιστικό άρθρο, στη μισθοδοτική κατάσταση. Ένας εργαζόμενος εμφανίζεται σε τμήμα απασχόλησης «ΠΑΡΑΓΩΓΗ» ενώ εμφανίζεται σε θέση απασχόλησης στον βρόγχο (τμήμα οργανωτικής δομής) «ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΤΕΣ SOFTWARE». Σημείωση Εφόσον είναι ήδη καταχωρημένο το τμήμα απασχόλησης στα Στοιχεία Διαβαθμίσεων, κατά την καταχώρηση της Θέσης Απασχόλησης θα συμπληρωθεί αυτόματα το ίδιο τμήμα ως βρόχος (τμήμα οργανωτικής δομής). Σελίδα 21 από 25

Σελίδα 22 από 25

5. ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ ΣΤΟ EMPLOYEE SELF SERVICE Παρακάτω περιγράφεται η οργανωτική δομή μέσα από την εφαρμογή Employee Self Service. Η καταχώρηση του οργανογράμματος γίνεται ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΑ μέσα από την εφαρμογή Business Μισθοδοσία ή Pylon HRM, και τα δεδομένα της οργανωτικής δομής στο ESS συγχρονίζονται αυτόματα από αυτή τη δομή, χωρίς κάποια ανάγκη παραμετροποίησης μέσα στο ESS. 5.1. ΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Ο συγχρονισμός του οργανογράμματος γίνεται περιοδικά στο χρονικό διάστημα στο οποίο έχει ορίσει ο μηχανογράφος. Το χρονικό διάστημα εμφανίζεται στην οθόνη «Στοιχεία Συστήματος», εφόσον ο χρήστης στο ESS έχει ρόλο admin. 5.2. ΟΘΟΝΗ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Στο μενού Υφιστάμενοι, επιλέξτε «Εταιρικό Οργανόγραμμα». Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη μόνο αν ο εργαζόμενος έχει δικαίωμα HR Viewer. Σελίδα 23 από 25

Δεν υπάρχει κανένα δικαίωμα ενημέρωσης του οργανογράμματος στο ESS. Η διαχείριση του οργανογράμματος γίνεται αποκλειστικά από την εφαρμογή Business Μισθοδοσία / Pylon. Μπορείτε να εκτυπώσετε το οργανόγραμμα και σε μορφή δένδρου (orgchart): 5.3. ΟΘΟΝΕΣ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ Στο μενού «Υφιστάμενοι», υπάρχουν επιλογές για διάφορες οθόνες οι οποίες εμφανίζονται μόνο όταν ένας εργαζόμενος είναι προϊστάμενος, δηλαδή έχει δικαίωμα Manager: Λίστα Υφισταμένων Οικογενειακή Κατάσταση Στοιχεία Επικοινωνίας Προϋπηρεσία Στοιχεία Βιογραφικού Στοιχεία Εργασιακής Σχέσης Στοιχεία Πρόσληψης Σε όλες αυτές τις οθόνες, ως «υφιστάμενος» ορίζεται οποιοσδήποτε εργαζόμενος βρίσκεται στο τμήμα του χρήστη ή σε οποιοδήποτε βρόγχο κάτω από το τμήμα του χρήστη. Σελίδα 24 από 25

5.4. ΠΕΔΙΟ «ΤΜΗΜΑ» ΜΕ ΛΟΓΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ Σε διάφορες οθόνες (Ωρομέτρησης, Recruitment, Αξιολόγηση, κλπ), υπάρχει φίλτρο «Τμήμα». Το πεδίο αυτό γεμίζει ως εξής: Αν πρόκειται για απλό εργαζόμενο, περιέχει μόνο το τμήμα του εργαζομένου Αν πρόκειται για προϊστάμενο, περιέχει το τμήμα του και όλα τα τμήματα κάτω από αυτό Αν πρόκειται για χρήστη με δικαιώματα HR Editor ή Admin, περιέχει όλη την οργανωτική δομή 5.5. ΧΡΗΣΗ ΙΕΡΑΡΧΙΑΣ ΣΤΙΣ ΡΟΕΣ ΕΓΚΡΙΣΕΩΝ Στις ροές υπάρχει η έννοια του manager, manager του manager κλπ. 1. Ως manager κάποιου εργαζόμενου ορίζεται το άτομο μέσα στο τμήμα του εργαζομένου του οποίου η θέση απασχόλησης που καταλαμβάνει έχει οριστεί ως θέση προϊσταμένου 2. Εφόσον δεν υπάρχει τέτοιο άτομο, το άτομο στη θέση προϊσταμένου στο τμήμα πάνω από το τρέχον τμήμα. 3. Εφόσον δεν υπάρχει προϊστάμενος ούτε σε αυτό το τμήμα, συνεχίζουμε να «ανεβαίνουμε» το δένδρο της οργανωτικής δομής μέχρι που να βρούμε θέση προϊσταμένου 4. Εφόσον φτάσουμε στο ανώτατο επίπεδο (root node) χωρίς να έχουμε βρει θέση προϊσταμένου, έγκριση πρέπει να δώσει ο default approver που έχει οριστεί κατά την παραμετροποίηση της εφαρμογής. Σελίδα 25 από 25