Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στη Microsoft Access 2003...7 Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια...9 Λήψη βοήθειας για το βιβλίο και το CD του...9 Λήψη βοήθειας για τη Microsoft Office Access 2003...9 Περισσότερες πληροφορίες... 12 Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου...13 Τι υπάρχει στο CD-ROM;... 13 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος... 13 Εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης... 14 Χρήση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης... 15 Απεγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης... 18 Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου...19 Εξετάσεις πιστοποίησης Microsoft Office Specialist...21 Σχετικά με το πρόγραμμα Microsoft Office Specialist... 21 Τι σημαίνει αυτό το λογότυπο;... 21 Επιλογή επιπέδου πιστοποίησης Microsoft Office Specialist... 21 Δεξιότητες Microsoft Office Specialist... 22 Η εμπειρία της εξέτασης... 22 Η διασύνδεση και τα χειριστήρια της εξέτασης... 23 Συμβουλές για την εξέταση... 24 Πιστοποίηση... 24 Για περισσότερες πληροφορίες... 24 Δεξιότητες Microsoft Office Specialist...25 Σχετικά με τους συγγραφείς...27 Online Training Solutions, Inc. (OTSI)... 27 Γρήγορη αναφορά...29 Κεφάλαιο 1 Γνωριμία με τη Microsoft Access 2003... 29 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων... 30 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή και εξαγωγή πληροφοριών από βάσεις δεδομένων... 31 Κεφάλαιο 4 Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες... 33 Κεφάλαιο 5 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών... 35 Κεφάλαιο 6 Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών... 37
4 Ελληνική Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Κεφάλαιο 7 Εκθέσεις... 39 Κεφάλαιο 8 Εύκολη χρήση της βάσης δεδομένων σας από άλλα άτομα... 42 Κεφάλαιο 9 Προστασία των πληροφοριών... 43 Κεφάλαιο 10 Εργασία με σελίδες και υπομονάδες... 46 Κεφάλαιο 1 Γνωριμία με τη Microsoft Access 2003...49 Κατανόηση των βάσεων δεδομένων... 50 Τι το σπουδαίο έχει η Access;... 51 Άνοιγμα υπάρχουσας βάσης δεδομένων... 52 Εξερεύνηση των πινάκων... 54 Εξερεύνηση των ερωτημάτων... 58 Εξερεύνηση των φορμών... 62 Εξερεύνηση των εκθέσεων... 66 Εξερεύνηση άλλων αντικειμένων της Access... 69 Προεπισκόπηση και εκτύπωση αντικειμένων της Access... 70 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων...79 Δημιουργία δομής βάσης δεδομένων με απλό τρόπο... 80 Έλεγχος της εργασίας του Οδηγού... 84 Δημιουργία πινάκων με απλό τρόπο... 89 Τελειοποίηση του τρόπου εμφάνισης των δεδομένων... 92 Χειρισμός στηλών και γραμμών πινάκων... 99 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή και εξαγωγή πληροφοριών από βάσεις δεδομένων... 105 Εισαγωγή πληροφοριών από το Excel... 106 Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο οριοθετημένου κειμένου... 109 Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο κειμένου σταθερού πλάτους... 111 Εισαγωγή πληροφοριών από βάση δεδομένων της Access... 114 Εισαγωγή πληροφοριών από άλλες βάσεις δεδομένων... 116 Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο HTML... 117 Εισαγωγή πληροφοριών από αρχεία ΧML... 119 Εξαγωγή πληροφοριών σε άλλα προγράμματα... 121 Σύνδεση βάσης δεδομένων με πληροφορίες άλλης βάσης δεδομένων... 124 Άλλοι τρόποι κοινής χρήσης δεδομένων της Access... 126 Κεφάλαιο 4 Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες... 131 Δημιουργία φόρμας με τη χρήση Οδηγού... 132 Ρύθμιση των ιδιοτήτων των φορμών... 134 Βελτίωση της διάταξης των φορμών... 140 Προσθήκη χειριστηρίων σε φόρμες... 143
Περιεχόμενα 5 Χρήση της γλώσσας Visual Basic for Applications για την εισαγωγή δεδομένων σε φόρμες... 148 Δημιουργία φόρμας με τη λειτουργία Αυτόματης Φόρμας... 152 Προσθήκη δευτερεύουσας φόρμας σε φόρμα... 154 Κεφάλαιο 5 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών... 165 Ταξινόμηση πληροφοριών... 166 Φιλτράρισμα πληροφοριών ενός πίνακα... 169 Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα... 171 Εντοπισμός πληροφοριών που πληρούν πολλά κριτήρια... 174 Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης... 177 Δημιουργία ερωτήματος με Οδηγό... 186 Εκτέλεση υπολογισμών σε ένα ερώτημα... 188 Κεφάλαιο 6 Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών... 193 Χρήση των ρυθμίσεων τύπου δεδομένων για τον περιορισμό των πληροφοριών... 194 Χρήση των ιδιοτήτων μεγέθους πεδίων για τον περιορισμό δεδομένων... 198 Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση μασκών εισαγωγής... 200 Χρήση κανόνων επικύρωσης για περιορισμό των δεδομένων... 205 Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση λίστας αναζήτησης... 208 Ενημέρωση πληροφοριών σε έναν πίνακα... 214 Διαγραφή πληροφοριών από έναν πίνακα... 218 Κεφάλαιο 7 Εκθέσεις... 223 Δημιουργία έκθεσης με Οδηγό... 224 Τροποποίηση μιας έκθεσης... 228 Δημιουργία έκθεσης από το μηδέν... 234 Προσθήκη δευτερεύουσας έκθεσης σε μια έκθεση... 239 Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης... 245 Κεφάλαιο 8 Εύκολη χρήση της βάσης δεδομένων σας από άλλα άτομα... 249 Δημιουργία πίνακα επιλογών με τη Διαχείριση Πινάκων Επιλογών... 250 Δημιουργία αρχικής οθόνης... 255 Ορισμός επιλογών εκκίνησης... 260 Διατήρηση της εφαρμογής σας σε καλή κατάσταση... 265 Κεφάλαιο 9 Προστασία των πληροφοριών... 273 Κρυπτογράφηση και αποκρυπτογράφηση βάσεων δεδομένων... 274 Ορισμός κωδικού πρόσβασης σε βάση δεδομένων... 276 Κοινή χρήση βάσης δεδομένων... 279 Αναπαραγωγή μιας βάσης δεδομένων... 281
6 Ελληνική Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Διαίρεση βάσης δεδομένων... 286 Δημιουργία ομάδας εργασίας... 288 Συντήρηση ομάδας εργασίας... 295 Προστασία βάσεων δεδομένων από αλλαγές... 301 Προστασία βάσης δεδομένων που προορίζεται για διανομή... 302 Κεφάλαιο 10 Εργασία με σελίδες και υπομονάδες... 307 Δημιουργία στατικών ιστοσελίδων... 309 Εξερεύνηση της Visual Basic for Applications (VBA)... 311 Χρήση της VBA για τη δημιουργία ιστοσελίδων... 316 Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων με τη λειτουργία Αυτόματων Σελίδων... 324 Δημιουργία σελίδων προσπέλασης δεδομένων με τον Οδηγό Σελίδας... 331 Δυνατότητα ανάλυσης δεδομένων στον Ιστό από άλλα άτομα... 335 Γλωσσάρι... 341 Ευρετήριο... 351
Κεφάλαιο 2 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε: Να δημιουργείτε με απλό τρόπο μια δομή βάσης δεδομένων. Να ελέγχετε την εργασία ενός Οδηγού. Να δημιουργείτε πίνακες με απλό τρόπο. Να τελειοποιείτε τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων. Να χειρίζεστε τις στήλες και τις γραμμές πινάκων. Η δημιουργία της δομής μιας βάσης δεδομένων είναι εύκολη υπόθεση. Μια κενή βάση δεδομένων, όμως, είναι τόσο χρήσιμη όσο και ένα κενό έγγραφο του Word ή ένα κενό φύλλο εργασίας του Excel. Μόνο όταν μια βάση δεδομένων συμπληρωθεί με δεδομένα πινάκων αρχίζει να εξυπηρετεί κάποιο σκοπό. Καθώς προσθέτετε ερωτήματα, φόρμες, και εκθέσεις, η βάση δεδομένων σας θα γίνεται όλο και πιο εύχρηστη. Αν μάλιστα την προσαρμόσετε ώστε να διαθέτει έναν πίνακα επιλογών και κάποια εργαλεία, τότε μετατρέπεται σε εφαρμογή βάσης δεδομένων. Δεν είναι απαραίτητο να προσαρμόζετε κάθε βάση δεδομένων μέχρι το σημείο που να μπορεί να θεωρηθεί ως εφαρμογή. Οι βάσεις δεδομένων που θα χρησιμοποιείτε μόνο εσείς, ή λίγοι, έμπειροι χρήστες, μπορούν να παραμείνουν μέχρι κάποιο σημείο "ακατέργαστες". Αν όμως κάποιος υπάλληλος του διοικητικού τμήματος πρόκειται να καταχωρίζει δεδομένα ή αν τα διοικητικά στελέχη της εταιρείας θέλουν να δημιουργούν τις δικές τους εκθέσεις, αξίζει να αφιερώσετε λίγο περισσότερο χρόνο στην αρχή για να δημιουργήσετε μια σταθερή εφαρμογή βάσης δεδομένων που θα σας βοηθήσει να γλιτώσετε πολύ δουλειά στο μέλλον. Διαφορετικά, θα βρεθείτε στη θέση να επισκευάζετε συνεχώς κατεστραμμένα αρχεία ή να εξηγείτε βήμα προς βήμα διάφορες απλές διαδικασίες. Η Microsoft Access 2003 σάς απαλλάσσει από πολλές δύσκολες και άχαρες εργασίες που σχετίζονται με τη δημιουργία και την προσαρμογή μιας βάσης δεδομένων, παρέχοντάς σας Οδηγούς τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιείτε για να δημιουργείτε ολόκληρες βάσεις δεδομένων ή μεμονωμένους πίνακες, φόρμες, και άλλα αντικείμενα. Συνήθως είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε έναν Οδηγό για να δημιουργήσετε κάτι κοντά σε αυτό που θέλετε και μετά να το τροποποιήσετε, παρά να το δημιουργήσετε ξεκινώντας από το μηδέν. Στο κεφάλαιο αυτό θα δημιουργήσετε δύο βάσεις δεδομένων από το μηδέν, χρησιμοποιώντας καταρχήν έναν Οδηγό για να δημιουργήσετε γρήγορα τη δομή μιας σύνθετης βάσης δεδομένων για τη διαχείριση επαφών, με τους πίνακες, τα ερωτήματα, τις φόρμες, και τις εκθέσεις της. Αφού εξερευνήσετε αυτή τη βάση δεδομένων και καταχωρίσετε μερικές εγγραφές ώστε να πάρετε μια ιδέα του τι μπορεί να προσφέρει ένας Οδηγός ως αφετηρία, θα την εγκαταλείψετε και θα αρχίσετε να δουλεύετε σε μια απλούστερη βάση δεδομένων επαφών για την εται-
80 Ελληνική Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα ρεία Garden Company. Μέχρι το τέλος του κεφαλαίου θα έχετε μια βάση δεδομένων GardenCo, η οποία θα περιέχει τρεις πίνακες που θα αποτελέσουν την αφετηρία πολλών α- σκήσεων αυτού του βιβλίου. δείτε επίσης Θέλετε να ρίξετε μια γρήγορη ματιά στα θέματα αυτού του κεφαλαίου; Δείτε τη γρήγορη αναφορά στις σελίδες 30-31. σημαντικό Για να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει πρώτα να τα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD στην προεπιλεγμένη τους θέση. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε την ενότητα "Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου" στη σελίδα 13. Δημιουργία δομής βάσης δεδομένων με απλό τρόπο Πριν λίγα χρόνια (δηλαδή την αρχαία εποχή, σε χρόνο πληροφορικής), η δημιουργία της δομής μιας βάσης δεδομένων από το μηδέν προϋπέθετε πρώτα ανάλυση των αναγκών και κατόπιν κατάστρωση και σχεδιασμό της βάσης δεδομένων σε χαρτί. Έπρεπε να αποφασίσετε ποιες πληροφορίες χρειαζόταν να παρακολουθείτε και πώς θα τις αποθηκεύατε στη βάση δεδομένων. Η δημιουργία της δομής μιας βάσης δεδομένων είχε πολύ δουλειά, ενώ η πραγματοποίηση αλλαγών μετά τη δημιουργία της δομής και την καταχώριση δεδομένων μπορεί να ήταν δύσκολη υπόθεση. Οι Οδηγοί άλλαξαν αυτή την κατάσταση. Η υιοθέτηση μιας συγκεκριμένης δομής δεν αποτελεί πια τη σημαντική απόφαση που αποτελούσε στο παρελθόν. Με τη βοήθεια του Οδηγού Βάσης Δεδομένων μπορείτε να δημιουργήσετε δέκα εφαρμογές βάσεων δεδομένων σε λιγότερο χρόνο από όσο χρειαζόταν για να σχεδιάσετε τη διάταξη μιας βάσης δεδομένων στο χαρτί. Μπορεί οι Οδηγοί της Access να μη δημιουργούν ακριβώς την εφαρμογή που θέλετε, αλλά κατασκευάζουν σε ελάχιστο χρόνο κάτι που να μοιάζει πολύ με αυτή. Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό Βάσης Δεδομένων για να δημιουργήσετε τη δομή μιας νέας βάσης δεδομένων, η οποία θα είναι κατάλληλη για διαχείριση επαφών. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ότι έχετε ξεκινήσει την Access πριν ξεκινήσετε την άσκηση. Δημιουργία 1 Αν το παράθυρο εργασιών Δημιουργία αρχείου δεν είναι ορατό, πατήστε στο κουμπί Δημιουργία της γραμμής εργαλείων Βάσης Δεδομένων για να το εμφανίσετε. 2 Στην περιοχή Πρότυπα του παραθύρου εργασιών πατήστε στην επιλογή Στον υπολογιστή μου και μετά ανοίξτε την καρτέλα Βάσεις δεδομένων για να εμφανιστούν τα διαθέσιμα πρότυπα.
Κεφάλαιο 2: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 81 συμβουλή Ο Οδηγός Βάσης Δεδομένων χρησιμοποιεί προκαθορισμένα πρότυπα για τη δημιουργία αρκετά πολύπλοκων εφαρμογών βάσεων δεδομένων. Εκτός των προτύπων που παρέχει η Access, περισσότερα πρότυπα και πόρους θα βρείτε διαθέσιμα στο Internet (αν βέβαια διαθέτετε σύνδεση) μέσω του συνδέσμου Πρότυπα στο Office Online του παράθυρου εργασιών Δημιουργία αρχείου. 3 Διπλοπατήστε στο πρότυπο Διαχείριση επαφών. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία βάσης δεδομένων, στο οποίο μπορείτε να ονομάσετε τη νέα βάση δεδομένων και να ορίσετε πού θα αποθηκευτεί.
82 Ελληνική Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα συμβουλή Ο προεπιλεγμένος φάκελος για την αποθήκευση αρχείων βάσεων δεδομένων της Access είναι ο Τα έγγραφά μου. Μπορείτε να αλλάξετε αυτή την επιλογή και να ορίσετε όποιον άλλο φάκελο θέλετε με την ακόλουθη διαδικασία: Έχοντας ανοιχτό ένα αρχείο βάσης δεδομένων επιλέξτε τη διαταγή Επιλογές από το μενού Εργαλεία, καταχωρίστε μια νέα διαδρομή στο πλαίσιο Προεπιλεγμένος φάκελος βάσης δεδομένων της καρτέλας Γενικές, και πατήστε στο OK. συμβουλή 4 Περάστε στο φάκελο Τα έγγραφά μου\microsoft Press\Access 2003 ΒΒ\ΔημιουργίαΒΔ\ΔημιουργίαΒάσης, αντικαταστήστε το όνομα Διαχείριση Επαφών 1 με Επαφές στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, και πατήστε στο κουμπί Δημιουργία. Οι συμβάσεις ονομασίας των αρχείων βάσεων δεδομένων της Access είναι ίδιες με αυτές των αρχείων των Microsoft Windows. Το όνομα ενός αρχείου μπορεί να περιέχει μέχρι 215 χαρακτήρες, μαζί με τα κενά διαστήματα, αλλά δε συνιστούμε να χρησιμοποιείτε τόσο μεγάλα ονόματα αρχείων. Τα ονόματα αρχείων δεν επιτρέπεται να περιέχουν τους παρακάτω χαρακτήρες: \ / : *? < >. Η προέκταση των αρχείων για τις βάσεις δεδομένων της Access είναι.mdb. Θα εμφανιστεί το παράθυρο βάσης δεδομένων και μετά θα δείτε την πρώτη σελίδα του Οδηγού Βάσης Δεδομένων, η οποία περιγράφει τον τύπο των πληροφοριών που θα αποθηκευτούν σε αυτή τη βάση. 5 Στη σελίδα αυτή δε χρειάζεται να καταχωρίσετε κάτι, οπότε πατήστε στο κουμπί Επόμενο για να περάσετε στη δεύτερη σελίδα του Οδηγού Βάσης Δεδομένων.
Κεφάλαιο 2: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 83 Στη σελίδα αυτή αναφέρονται οι τρεις πίνακες που θα συμπεριληφθούν στη βάση δεδομένων Επαφές. Το δεξιό πλαίσιο περιέχει έναν κατάλογο με τα πεδία που μπορείτε να συμπεριλάβετε στον πίνακα ο οποίος έχει επιλεγεί στο αριστερό πλαίσιο. Τα απαραίτητα πεδία έχουν ένα σημάδι ελέγχου στα πλαίσια ελέγχου τους, ενώ τα προαιρετικά πεδία εμφανίζονται με πλάγιους χαρακτήρες. Για να συμπεριλάβετε ένα προαιρετικό πεδίο στον επιλεγμένο πίνακα, πατήστε στο πλαίσιο ελέγχου του. 6 Πατήστε στο όνομα κάθε πίνακα και εξερευνήστε τη λίστα των πεδίων του για να δείτε τι υ- πάρχει. 7 Πατήστε στο κουμπί Επόμενο ώστε να συμπεριληφθούν όλα τα επιλεγμένα πεδία στους τρεις πίνακες και να προχωρήσετε στην επόμενη σελίδα του Οδηγού. συμβουλή Εμφανίζεται η επόμενη σελίδα του Οδηγού, με μια λίστα των προκαθορισμένων στυλ τα οποία ορίζουν τη μορφή που θα έχουν τα στοιχεία της βάσης δεδομένων. Όταν είναι ενεργό το κουμπί Προηγούμενο στο κάτω μέρος της σελίδας του Οδηγού, (δηλαδή, δεν είναι αμυδρό), μπορείτε να πατήσετε σε αυτό για να επιστρέψετε σε προηγούμενες σελίδες και να αλλάξετε τις επιλογές σας. Αν πάλι είναι ενεργό το κουμπί Τέλος, μπορείτε να πατήσετε σε αυτό για να ζητήσετε από τον Οδηγό να ολοκληρώσει την εργασία του χωρίς να του καταχωρίσετε επιπλέον στοιχεία. Επειδή οι περισσότερες επιλογές που κάνει ο Οδηγός μπορούν να τροποποιηθούν αργότερα, το πάτημα στο κουμπί Τέλος δε σημαίνει ότι αυτό που θα δημιουργήσει ο Οδηγός είναι οριστικό και αμετάκλητο. 8 Πατήστε σε καθένα από τα στυλ για να ελέγξετε την εμφάνισή τους. 9 Πατήστε στο στυλ Πολυχρωμία και κατόπιν στο κουμπί Επόμενο. 10 Ρίξτε μια ματιά σε καθένα από τα στυλ των εκθέσεων. 11 Πατήστε στο στυλ Έντονη γραφή και κατόπιν στο κουμπί Επόμενο. 12 Αλλάξτε το προτεινόμενο όνομα της βάσης δεδομένων σε Επαφές, αφήστε κενό το πλαίσιο ελέγχου Ναι, να περιλαμβάνεται εικόνα, και πατήστε στο κουμπί Επόμενο. Το κουμπί Επόμενο δεν είναι διαθέσιμο σε αυτή τη σελίδα, κάτι που υποδηλώνει ότι πρόκειται για την τελευταία σελίδα του Οδηγού. Εξ ορισμού, το πλαίσιο ελέγχου Ναι, να ξεκινήσει η βάση δεδομένων είναι ενεργό, ενώ το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση βοήθειας σχετικά με τη χρήση βάσεων δεδομένων είναι απενεργοποιημένο. 13 Αφήστε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ως έχουν και πατήστε στο κουμπί Τέλος. Για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων μπορεί να χρειαστούν από λίγα δευτερόλεπτα έως μερικά λεπτά. Ενώ ο Οδηγός δημιουργεί τη βάση δεδομένων, ένα ενημερωτικό πλαίσιο σας πληροφορεί για το τι γίνεται και πόσο έχει προχωρήσει η διαδικασία. Όταν ο Οδηγός τελειώσει την εργασία του, θα ανοίξει τη νέα βάση δεδομένων Επαφές εμφανίζοντας ταυτόχρονα και τον πίνακα επιλογών της.
84 Ελληνική Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα Κλείσιμο Γραμμή τίτλου παραθύρου βάσης δεδομένων Επαφές Πίνακας επιλογών Ο πίνακας επιλογών ανοίγει, και το παράθυρο της βάσης δεδομένων Επαφές ελαχιστοποιείται. (Μπορείτε να δείτε τη γραμμή τίτλου του στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου της Access.) 14 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου του παραθύρου Κύριος πίνακας επιλογών. 15 Για να κλείσετε τη βάση δεδομένων, πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος στο δεξιό άκρο της γραμμής τίτλου του παραθύρου της. Έλεγχος της εργασίας του Οδηγού Η χρήση Οδηγού για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων είναι μια γρήγορη και ανώδυνη διαδικασία, αλλά ποιο είναι άραγε το αποτέλεσμα που δίνει; Ο Οδηγός Βάσης Δεδομένων δημιουργεί ολοκληρωμένες εφαρμογές, με πίνακα επιλογών, αρκετούς πίνακες, και μερικά άλλα αντικείμενα. Σε πολλές περιπτώσεις το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να δημιουργήσετε μια λειτουργική εφαρμογή βάσης δεδομένων είναι να καταχωρίσετε τα δεδομένα. Αν η δουλειά του Οδηγού δεν καλύπτει εντελώς τις ανάγκες σας, μπορείτε να τροποποιήσετε οποιοδήποτε από τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων ή να χρησιμοποιήσετε άλλον τύπο Οδηγού και να προσθέσετε περισσότερα αντικείμενα. Για παράδειγμα, αν ζητήσετε από τον Οδηγό Βάσης Δεδομένων να δημιουργήσει μια βάση διαχείρισης επαφών, εκείνος θα δημιουργήσει τρεις πίνακες. Για το συγκεκριμένο τύπο βάσης δεδομένων δε δημιουργεί ερωτήματα, όμως το κάνει για μερικούς άλλους τύπους. Επίσης, δημιουργεί φόρμες για να καταχωρίζετε ή να εξετάζετε δεδομένα, καθώς και δύο εκθέσεις με τις οποίες μπορείτε να παρουσιάζετε λίστες επαφών ή να συνοψίζετε τα τηλεφωνήματα που κάνατε ή δεχθήκατε μέσα στην εβδομάδα. Τέλος, δημιουργεί ένα πίνακα επιλογών ώστε να έχουν οι χρήστες άμεση πρόσβαση στα τμήματα της βάσης δεδομένων που τους είναι αναγκαία για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών.
Κεφάλαιο 2: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 85 Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τον πίνακα επιλογών για να κάνετε μια γρήγορη περιήγηση στη βάση δεδομένων Επαφές που δημιούργησε ο Οδηγός Βάσης Δεδομένων. Επειδή η πρόσβαση σε μερικά αντικείμενα είναι δυνατή μόνο όταν η βάση δεδομένων περιέχει δεδομένα, θα χρειαστεί καθοδόν να καταχωρίσετε πληροφορίες σε αρκετούς πίνακες. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδομένων Επαφές η οποία βρίσκεται στο φάκελο με τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης για τη συγκεκριμένη ενότητα. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο Τα έγγραφά μου\microsoft Press\Access 2003 ΒΒ\ΔημιουργίαΒΔ\ΈλεγχοςΒΔ, ενώ μπορείτε και να το προσπελάσετε επιλέγοντας Έναρξη/Όλα τα προγράμματα/microsoft Press/Access 2003 Βήμα Βήμα. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδομένων Επαφές και, αν χρειάζεται, αποδεχθείτε την προειδοποίηση ασφαλείας. 1 Πατήστε στο κουμπί Ορισμός/Προβολή άλλων πληροφοριών του κύριου πίνακα επιλογών, ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο Πίνακας επιλογών για φόρμες. Αυτός ο πίνακας επιλογών έχει δύο κουμπιά: το πρώτο ανοίγει μια φόρμα με την οποία μπορείτε να καταχωρίζετε ή να βλέπετε τύπους επαφών, ενώ το δεύτερο σας επαναφέρει στο παράθυρο του κύριου πίνακα επιλογών. 2 Πατήστε στο κουμπί Ορισμός/Προβολή "Τύποι επαφών" για να εμφανίσετε τη φόρμα Τύποι επαφών. Κλείσιμο Αν ο υποκείμενος πίνακας Τύποι επαφών περιείχε εγγραφές, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη φόρμα για να τις δείτε. Η μοναδική ενέργεια που μπορείτε να κάνετε προς το παρόν είναι να προσθέσετε μια νέα εγγραφή. 3 Πληκτρολογήστε Προμηθευτής στο πλαίσιο Τύπος επαφής και πατήστε ENTER. Η Access θα συμπληρώσει αυτόματα το πεδίο Κωδ τύπου. Η Access παρακολουθεί αυτόν τον αριθμό, και κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα εγγραφή καταχωρίζει τον επόμενο διαθέσιμο στο πεδίο. 4 Επαναλάβετε το προηγούμενο βήμα για να καταχωρίσετε τις εγγραφές Πελάτης και Μεταφορέας. 5 Χρησιμοποιήστε τα χειριστήρια πλοήγησης, στο κάτω μέρος της φόρμας, για να δείτε μερικές από τις εγγραφές του πίνακα Τύποι επαφών. Μετά πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος της φόρμας για να την κλείσετε. σημαντικό Στις περισσότερες εφαρμογές για υπολογιστές είναι σημαντικό να αποθηκεύετε συχνά την εργασία σας για να μην τη χάσετε σε περίπτωση που ο υπολογιστής σας καταρρεύσει ή γίνει διακοπή του ηλεκτρικού ρεύματος. Με την Access, όχι μόνο δεν είναι σημαντικό να αποθηκεύετε τα δεδομένα σας, αλλά δεν είναι καν δυνατόν να κάνετε κάτι τέτοιο μόνοι σας. Μόλις μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής έξω από μια εγγραφή μετά από καταχώριση ή επεξεργασία πληροφοριών, η Access αποθηκεύει την εγγραφή αυτή αυτόματα. Αυτό σημαίνει ότι δε χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως χαθούν κάποιες αλλαγές που κάνατε, αλλά πρέπει να θυμάστε ότι όποιες αλλαγές κάνετε πληκτρολογώντας είναι μόνιμες, και ο μοναδικός τρόπος για να τις αναιρέσετε είναι να επεξεργαστείτε ξανά τη συγκεκριμένη εγγραφή.
86 Ελληνική Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα 6 Πατήστε στο κουμπί Επιστροφή στον κύριο πίνακα επιλογών. 7 Πατήστε στο κουμπί Ορισμός/Προβολή "Επαφές". Θα εμφανιστεί η φόρμα Επαφές. Αυτή η δισέλιδη φόρμα χρησιμοποιείται για την καταχώριση δεδομένων στον υποκείμενο πίνακα Επαφές ή για την εμφάνιση επαφών που βρίσκονται ήδη στον πίνακα αυτόν. Η φόρμα έχει στο κάτω μέρος της κουμπιά εναλλαγής σελίδων και κουμπιά για το άνοιγμα άλλων φορμών, από τις οποίες μπορείτε να κάνετε τηλεφωνήματα (κουμπί Κλήση) ή να καταγράφετε πληροφορίες σχετικά με επικοινωνίες που είχατε με τη συγκεκριμένη επαφή (κουμπί Κλήσεις). 8 Καταχωρίστε μερικές πληροφορίες στη φόρμα αυτή αρκεί το όνομα και το επώνυμό σας και παρατηρήστε ότι, μόλις αρχίσετε να πληκτρολογείτε το όνομά σας, η Access ενημερώνει αυτόματα τον κωδικό επαφής (Κωδ επαφής). 9 Πατήστε στο κουμπί 2 στο κάτω μέρος της φόρμας για να περάσετε στη σελίδα 2, και μετά ανοίξτε τον πτυσσόμενο κατάλογο με τους τύπους επαφών (Τύπος επαφής). Η λίστα περιέχει τους τρεις τύπους που μόλις καταχωρίσατε στον πίνακα Τύποι επαφών με τη βοήθεια της ομώνυμης φόρμας. 10 Επιλέξτε έναν τύπο επαφής. 11 Επιστρέψτε στην αρχική σελίδα, πατήστε στο πλαίσιο Τηλ εργασίας για να τοποθετήσετε εκεί το σημείο εισαγωγής, πληκτρολογήστε 555-0100, και πατήστε ENTER. 12 Πατήστε ξανά στο πλαίσιο Τηλ εργασίας και μετά στο κουμπί Κλήση. συμβουλή Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Κλήση, με τα περιεχόμενα του επιλεγμένου πλαισίου της φόρμας ως τον αριθμό που πιθανόν θέλετε να καλέσετε. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου δεν είναι τμήμα της Access. είναι ένα βοηθητικό πρόγραμμα των Windows. Όταν πατάτε στο κουμπί Κλήση, ο κώδικας VBA που είναι συνδεδεμένος με αυτό καλεί το βοηθητικό πρόγραμμα. Αν πατήσετε στο κουμπί Διαμόρφωση θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές Τηλεφώνου και Μόντεμ των Windows. (Αν δεν έχετε εγκαταστήσει μόντεμ, θα εμφανιστεί στη θέση του το πλαίσιο διαλόγου εγκατάστασης νέου μόντεμ.)
Κεφάλαιο 2: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 87 13 Πατήστε στο κουμπί Άκυρο για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Κλήση και μετά πατήστε στο κουμπί Κλήσεις. Δευτερεύουσα φόρμα λίστας κλήσεων Δευτερεύουσα φόρμα λεπτομερειών κλήσης Εμφανίζεται η φόρμα Κλήσεις. Η φόρμα αυτή περιέχει τη δευτερεύουσα φόρμα λίστας κλήσεων, η οποία παρουσιάζει τη λίστα με όποιες προηγούμενες κλήσεις έχετε καταγράψει, και τη δευτερεύουσα φόρμα λεπτομερειών κλήσης, η οποία περιέχει λεπτομέρειες της επιλεγμένης κλήσης. Με τις φόρμες αυτές μπορείτε να καταγράφετε πληροφορίες για τις επικοινωνίες (τηλεφωνήματα, ανταλλαγές ηλεκτρονικών μηνυμάτων κ.ο.κ.) που είχατε με τη συγκεκριμένη ε- παφή. 14 Πατήστε στο κελί Σενάριο της νέας εγγραφής και καταχωρίστε ως θέμα τη φράση Πληροφορίες παραγγελίας. Η Access προσθέτει μια γραμμή νέας εγγραφής, όπου στα πεδία Ημ κλήσης και Ώρα κλήσης έχουν προεπιλεγεί η τρέχουσα ημερομηνία και ώρα. Γραμμή νέας εγγραφής
88 Ελληνική Microsoft Office Access 2003 Βήμα Βήμα 15 Πατήστε στο πλαίσιο Σημειώσεις και πληκτρολογήστε μια σύντομη σημείωση. 16 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος της φόρμας Κλήσεις για να την κλείσετε και, στη συνέχεια, κλείστε τη φόρμα Επαφές. 17 Πατήστε στο κουμπί Προεπισκόπηση εκθέσεων για να εμφανιστεί το παράθυρο Πίνακας επιλογών για εκθέσεις. 18 Εξετάστε σε προεπισκόπηση τις δύο σύντομες εκθέσεις πατώντας στο κουμπί κάθε μίας από αυτές, διαβάστε τις, και στη συνέχεια κλείστε τις. Όταν εξετάζετε σε προεπισκόπηση την έκθεση Σύνοψη εβδομαδιαίων κλήσεων έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε το ημερολογιακό εύρος που θέλετε να συμπεριλάβετε σε αυτή. Αν αποδεχθείτε το προεπιλεγμένο εύρος (της τρέχουσας εβδομάδας), στην έκθεση θα συμπεριληφθεί και η σύνοψη της κλήσης που μόλις δοκιμάσατε. 19 Επιλέξτε Επιστροφή στον κύριο πίνακα επιλογών και έπειτα πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος του παραθύρου του κύριου πίνακα επιλογών για να το κλείσετε χωρίς να κλείσετε και τη βάση δεδομένων. 20 Διπλοπατήστε στη γραμμή τίτλου του παραθύρου βάσης δεδομένων για να επαναφέρετε το παράθυρο. 21 Εξερευνήστε όλους τους πίνακες, τις φόρμες, και τις εκθέσεις της βάσης δεδομένων: πατήστε διαδοχικά στα κουμπιά κάθε τύπου της γραμμής Αντικειμένων και ανοίξτε κάθε αντικείμενο ξεχωριστά. Δε θα μπορέσετε να ανοίξετε τη φόρμα Περιοχή ημερομηνιών έκθεσης απευθείας, επειδή είναι σχεδιασμένη να ανοίγει από κώδικα VBA που την τροφοδοτεί με τις πληροφορίες που χρειάζεται. ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδομένων Επαφές.