Δημιουργία Υποκαταστήματος στην Γενική Λογιστική

Δημιουργία Υποκαταστήματος στην Γενική Λογιστική

Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της διαδικασίας δημιουργίας υποκαταστημάτων στην Γενική Λογιστική. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.

Δημιουργία υποκαταστήματος στη Γενική Λογιστική Εισαγωγή Στην Γενική Λογιστική η τήρηση των υποκαταστημάτων μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: 1 η περίπτωση) Διαδικασία δημιουργίας υποκαταστήματος σε περίπτωση κατά την οποία το υποκατάστημα τηρείται σαν ξεχωριστή εταιρία. 2 η περίπτωση ) Διαδικασία τήρησης του υποκαταστήματος με Ημερήσιο Διπλότυπο Φύλλο Συναλλαγών. 1 η περίπτωση) Βήμα 1 ο ) Παραμετροποίηση Υποκαταστήματος και σύνδεση με το Κεντρικό. Η παρακολούθηση των υποκαταστημάτων μέσα από την εφαρμογή Business Λογιστική Διαχείριση γίνεται με την δημιουργία κάθε υποκαταστήματος ως ξεχωριστή εταιρεία. (βλ. «Διαδικασία Δημιουργίας Εταιρίας με Αντιγραφή» ή «Διαδικασία Δημιουργίας Εταιρίας με Ίδρυση») και στην συνέχεια συνδέουμε το Κεντρικό με το Υποκατάστημα. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Και οι δύο εταιρίες θα πρέπει να έχουν το ίδιο ΑΦΜ, διαφορετικό κωδικό εγκατάστασης ΔΟΥ Μητρώου (στα στοιχεία της εταιρίας στην καρτέλα Κ.Β.Σ) και την ίδια μορφή Λογιστικού Σχεδίου. Δεν δημιουργούμε δηλαδή ένα υποκατάστημα μέσα σε μία εταιρία, αλλά πραγματοποιούμε μόνο την σύνδεση του κεντρικού με ένα υποκατάστημα που έχουμε ήδη δημιουργήσει από την «Διαχείριση εταιριών». Η προσθήκη ενός υποκαταστήματος πραγματοποιείται ακολουθώντας την εξής διαδικασία.

Μέσα από το «Κεντρικό» ακολουθούμε την διαδρομή Παράμετροι Εταιρεία - Υποκαταστήματα. Επιλέγουμε το πλήκτρο ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο «Επιλογή εταιριών ως υποκαταστήματα της Χ Εταιρίας». Εδώ η εφαρμογή θα εμφανίσει προς σύνδεση όσες εταιρίες εντοπίσει με το ίδιο ΑΦΜ και την ίδια μορφή λογιστικού σχεδίου αλλά διαφορετικό κωδικό εγκατάστασης ΔΟΥ Μητρώου. Εφόσον μαρκάρουμε το υποκατάστημα που επιθυμούμε, επιλέγουμε το πλήκτρο «Επιλογή» και ολοκληρώνουμε την σύνδεση. Βήμα 2 ο ) Καταχώριση Παραστατικών Η εισαγωγή των δεδομένων πραγματοποιείται σε κάθε εταιρεία χωριστά. Δηλαδή ο χρήστης καταχωρεί κανονικά τις κινήσεις που αφορούν το κεντρικό στην εταιρεία που έχει ορίσει ως κεντρικό και αντίστοιχα τα παραστατικά του υποκαταστήματος στο υποκατάστημα. Βήμα 3 ο ) Μεταφορά παραστατικών από το υποκατάστημα στο κεντρικό. Επόμενο βήμα αφού έχει πραγματοποιηθεί η εισαγωγή των άρθρων στο υποκατάστημα, είναι να μεταφέρουμε τα δεδομένα του υποκαταστήματος στο κεντρικό με συγκεντρωτικά άρθρα. Τα βήματα που ακολουθούμε για την περίπτωση αυτή είναι τα εξής:

Μέσα από το Κεντρικό την επιλογή Δεδομένα Άρθρα εμφανίζεται το παράθυρο «Διαχείριση Άρθρων». Χρησιμοποιώντας το πλήκτρο «Από Υποκατάστημα» εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα επιλογών για την μεταφορά των άρθρων από το υποκατάστημα. Στο σημείο αυτό επιλέγουμε το είδος που θέλουμε να μεταφέρουμε, δηλαδή αν θέλουμε να μεταφέρουμε τις συμψηφιστικές, ταμειακές κινήσεις κτλ. του υποκαταστήματος στο κεντρικό, ορίζουμε το χρονικό διάστημα για το οποίο επιθυμούμε να πραγματοποιηθεί η μεταφορά των δεδομένων και επιλέγουμε το υποκατάστημα από το οποίο επιθυμούμε να μεταφέρουμε τις εγγραφές στο κεντρικό. Επιλέγοντας πχ ως είδος «Συμψηφιστική» και αφού έχουμε ορίσει το χρονικό διάστημα και το υποκατάστημα που επιθυμούμε πατάμε «Επιλογή», και εμφανίζεται το παρακάτω άρθρο:

Στο συγκεκριμένο άρθρο έχουν μεταφερθεί συγκεντρωτικά όλες οι συμψηφιστικές κινήσεις από το υποκατάστημα στο κεντρικό για το διάστημα που είχαμε ορίσει. Πλέον μπορούμε επιλέγοντας το «Ο.Κ.» να καταχωρήσουμε το άρθρο. Η ίδια διαδικασία θα πρέπει να ακολουθηθεί και για την μεταφορά των υπολοίπων ειδών κίνησης που έχουν χρησιμοποιηθεί στο υποκατάστημα. 2 η περίπτωση) Τήρηση Υποκαταστήματος με ΗΔΦΣ Βήμα 1 ο ) Παραμετροποίηση Υποκαταστήματος με ΗΔΦΣ. Για βιβλία Γ κατηγορίας και στην περίπτωση που το υποκατάστημα δεν εξάγει αυτοτελές αποτέλεσμα και πρέπει να τηρεί Ημερήσιο Διπλότυπο Φύλλο Συναλλαγών η διαδικασία δημιουργίας υποκαταστήματος είναι η εξής: Μέσα από το Κεντρικό, επιλέγοντας από το Βασικό Μενού Παράμετροι Εταιρία - Υποκαταστήματα και επιλέγοντας το tab «Υποκαταστήματα με τήρηση Η.Δ.Φ.Σ» και

στη συνέχεια εισαγωγή εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα στην οποία καταχωρούμε τα στοιχεία του υποκαταστήματος. Αφού καταχωρήσουμε τα στοιχεία του υποκαταστήματος επιλέγουμε «Ο.Κ.» για να πραγματοποιηθεί η καταχώρηση.. Βήμα 2 ο ) Δημιουργία Παραμέτρων Γενικής Λογιστικής για το Υποκατάστημα Στη συνέχεια επιλέγοντας από το βασικό μενού Δεδομένα - Παράμετροι - Γενικής Λογιστικής θα πρέπει να δημιουργήσουμε παραμέτρους Γενικής Λογιστικής τους οποίους θα χρησιμοποιούμε για την καταχώριση των άρθρων του υποκαταστήματος που έχουμε δημιουργήσει. Τα βήματα που ακολουθούμε είναι τα εξής:

Επιλέγοντας την διαδρομή Δεδομένα - Παράμετροι - Γενικής Λογιστικής και «Εισαγωγή» δημιουργούμε την παράμετρο Γενικής Λογιστικής την οποία θα συνδέσουμε με το υποκατάστημα. Η δημιουργία της παραμέτρου θα γίνει ως εξής: Αρχικά επιλέγουμε την παράμετρο του κεντρικού που είναι ίδια με αυτή που θέλουμε να δημιουργήσουμε για το υποκατάστημα και στην συνέχεια επιλέγουμε το πλήκτρο «Αντιγραφή». Στην κάτωθι φόρμα αλλάζουμε τον κωδικό δίνοντας οποιονδήποτε ελεύθερο κωδικό επιθυμούμε και αλλάζουμε την Περιγραφή ώστε να ξεχωρίζει από αυτή του Κεντρικού. Τέλος στο πλαίσιο «Κίνηση Υποκαταστήματος» επιλέγουμε το είδος της κίνησης και το υποκατάστημα που επιθυμούμε να συνδέσουμε με την συγκεκριμένη παράμετρο.

Βήμα 3 ο ) Καταχώριση παραστατικών Στην συνέχεια από την διαχείριση άρθρων για να εκτυπώσουμε το Η.Δ.Φ.Σ θα πρέπει να πραγματοποιήσουμε την εισαγωγή των άρθρων χρησιμοποιώντας την παράμετρο Γενικής Λογιστικής που έχουμε δημιουργήσει για τα υποκαταστήματα, όπως φαίνεται παρακάτω.

Βήμα 4 ο ) Εκτύπωση Η.Δ.Φ.Σ. Για να εκτυπώσουμε το Η.Δ.Φ.Σ τα βήματα που ακολουθούμε είναι τα εξής: Επιλέγοντας λοιπόν από το Βασικό μενού Βιβλία-Έλεγχος- Επίσημα - Εκτυπώσεις Υποκαταστήματος Ημερήσιο Διπλότυπο Φύλλο Συναλλαγών

εμφανίζεται η παρακάτω μάσκα όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το υποκατάστημα που επιθυμούμε, τα είδη κίνησης του υποκαταστήματος και να ορίσουμε την ημερομηνία εκτύπωσης καθώς επίσης και τον αριθμό του Η.Δ.Φ.Σ. Αφού λοιπόν έχει πραγματοποιηθεί όλη η παραπάνω παραμετροποίηση επιλέγοντας «Ο.Κ.» εμφανίζεται στην οθόνη το Η.Δ.Φ.Σ και στο σημείο αυτό επιλέγοντας «εκτύπωση» μπορούμε να το εκτυπώσουμε.