Interchange of Data between Administrations ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΕΝΙΚΗ ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ INTERCHANGE OF DATA BETWEEN ADMINISTRATIONS PROGRAMME Κατάλογος ΚΟΙΝΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ και ΤΕΧΝΙΚΩΝ του IDA
Interchange of Data between Administrations 2 Κατάλογος κοινών εργαλείων και τεχνικών του IDA Το άρθρο 5 της απόφασης 1720/1999/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του (tm)υµβουλίου της 12ης Ιουλίου 1999 για τη θέσπιση µιας σειράς δράσεων και µέτρων µε σκοπό την εξασφάλιση της διαλειτουργικότητας των διευρωπαϊκών δικτύων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδοµένων µεταξύ διοικήσεων (IDA) και της πρόσβασης σ αυτά αφορά τα κοινά εργαλεία και τεχνικές: Η Κοινότητα εξασφαλίζει την απόκτηση από την αγορά ή, αν η αγορά δεν µπορεί ν ανταποκριθεί προσηκόντως στις απαιτήσεις, την ανάπτυξη κοινών εργαλείων και τεχνικών για εφαρµογές τοµεακών δικτύων µε σκοπό τη µείωση του συνολικού κόστους που συνδέεται µε την ανάπτυξη εφαρµογών, τον εξορθολογισµό και τη βελτίωση των τεχνικών λύσεων, τη µείωση του χρόνου που απαιτείται για την εγκατάσταση λειτουργικών συστηµάτων και τον εκσυγχρονισµό της συντήρησης των συστηµάτων. Για το σκοπό αυτό, η Κοινότητα εντοπίζει και καθορίζει, εντός των τοµεακών δικτύων, θεµελιώδεις και επαναλαµβανόµενες λειτουργικότητες οι οποίες µπορεί να σχηµατίσουν τη βάση κοινών εργαλείων και τεχνικών ή ενοτήτων. Ενθαρρύνει, επίσης, την ανάπτυξη και τη χρήση παροµοίων κοινών εργαλείων και τεχνικών και ενοτήτων από τα τοµεακά δίκτυα ειδικότερα, εξασφαλίζεται η διάδοση καταλλήλων λύσεων, που αναπτύσσονται εντός ενός τοµεακού δικτύου. Εκτός από τα στοιχεία που αντλούνται απευθείας από τα τοµεακά δίκτυα του IDA, στην ανάπτυξη κοινών εργαλείων και τεχνικών συµβάλλουν και οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται από τα άλλα µέτρα στο πλαίσιο των δράσεων διαλειτουργικότητας του IDA (ασφάλεια, διαλειτουργικότητα περιεχοµένου και διασφάλιση της ποιότητας). ΒΑΣΙΚΕΣ ΝΟΜΙΚΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΟΜΕΑΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΕΘΝΙΚΕΣ/ΠΕΡΙΦΕ ΡΕΙΑΚΕΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΕΣ ΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ- ΤΗΤΑ ΤΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ ΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΙΑ ΟΣΗ ΤΩΝ ΒΕΛΤΙΣΤΩΝ ΠΡΑΚΤΙΚΩΝ ΚΟΙΝΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΧΡΗΣΗΣ
3 Κατάλογος ΚΟΙΝΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ και ΤΕΧΝΙΚΩΝ του IDA Εργαλεία και τεχνικές τουida Συλλογή δεδοµένων ιάδοση δεδοµένων Από κοινού χρήση δεδοµένων Σύστηµα έγκαιρης προειδοποίησης Υπηρεσίες εφαρµογών CIRCA Υπηρεσίες ροής εργασίας IDA-MT E-procurement Συνολική αναζήτηση Nat Lex IEIP IDA-QA Πιστοποίηση RAPEX ιαλειτουργικότητα του περιεχοµένου της πληροφορίας MoReq MIReG Υπηρεσίες εξυπηρέτησης Πύλη της κοινοτικής διοίκησης Portal toolkit Υπηρεσίες υποστήριξης STATEL E-Link Υπηρεσίες καταλόγου Το παρόν έγγραφο παρουσιάζει τον κατάλογο κοινών εργαλείων και τεχνικών του IDA και περιγράφει τα λειτουργικά εργαλεία και τεχνικές, καθώς και άλλα εργαλεία και τεχνικές που βρίσκονται στο στάδιο της ανάλυσης και/ή της ανάπτυξης. Το IDA παρέχει τα εξής λειτουργικά εργαλεία και τεχνικές: εργαλείο συνεργασίας / CIRCAα διαλογική χάραξη πολιτικής / IPMα διασφάλιση ποιότητας / IDA QAα διαλειτουργικότητα του περιεχοµένου της πληροφορίας / MoReqα εργαλείο συνεργασίας / Portal toolkitα εργαλείο συλλογής δεδοµένων / STATEL. Το IDA εξετάζει επίσης εργαλεία και τεχνικές σε επιπλέον τοµείς (βλ. παράπλευρο πίνακα): Λογισµικό Χρήση λογισµικού ανοικτής πηγής
Interchange of Data between Administrations 4 CIRCA Τι είναι το CIRCA; Το CIRCA (Κέντρο επικοινωνίας και πληροφόρησης για τις διοικήσεις) συνιστά περιβάλλον διαδικτυακής βάσης το οποίο παρέχει υπηρεσίες σε απευθείας σύνδεση και προσφέρει κοινό εικονικό χώρο για οµάδες εργασίας και δίκτυα, καθιστώντας εφικτή την αποτελεσµατική και ασφαλή από κοινού χρήση πόρων και εγγράφων. Το CIRCA είναι διαρθρωµένο γύρω από οµάδες συµφερόντων κοινώς, αποτελεί ιδιωτικό χώρο εργασίας για µια οµάδα ατόµων που πρέπει να συνεργάζονται προκειµένου να επιτύχουν κοινούς στόχους και να διεκπεραιώσουν κοινά καθήκοντα. Αν και όλες οι οµάδες έχουν πρόσβαση στην ίδια σειρά χαρακτηριστικών, το περιβάλλον µπορεί να προσαρµοστεί πλήρως στις ανάγκες µιας δεδοµένης οµάδας συµφερόντων και η πρόσβαση στις πληροφορίες δύναται να περιοριστεί στα µέλη της συγκεκριµένης οµάδας. Το CIRCA συνιστά εργαλείο που αναπτύχθηκε από την Επιτροπή στο πλαίσιο του προγράµµατος IDA. Άδειες εκµετάλλευσης δύνανται να χορηγηθούν δωρεάν σε ευρωπαϊκά θεσµικά όργανα, οργανισµούς και εθνικές διοικήσεις για εγκατάσταση στους δικούς τους εξυπηρετητές. Το CIRCA βασίζεται σε λογισµικό ανοικτής πηγής. Ποιες υπηρεσίες µπορεί να προσφέρει το CIRCA; Το CIRCA παρέχει υπηρεσίες διαχείρισης και οµαδικής εργασίας. Υπηρεσίες διαχείρισης Οµάδες συµφερόντων: Το CIRCA είναι διαρθρωµένο γύρω από οµάδες συµφερόντων. Συνιστά, δηλαδή, ιδιωτικό χώρο εργασίας που προορίζεται για µια οµάδα ατόµων τα οποία πρέπει να συνεργάζονται προκειµένου να επιτύχουν κοινούς στόχους και να διεκπεραιώσουν κοινά καθήκοντα. Το περιβάλλον µπορεί να προσαρµοστεί πλήρως στις ανάγκες µιας δεδοµένης οµάδας συµφερόντων και η πρόσβαση στις πληροφορίες µπορεί να περιοριστεί στα µέλη της συγκεκριµένης οµάδας. Κατηγορία πρόσβασης: Συνήθως τα µέλη µιας οµάδας εργασίας αναλαµβάνουν διαφορετικούς ρόλους, όπως του προέδρου, του συνεργάτη, του γραµµατέα ή του µέλους. Το CIRCA προσφέρει τη δυνατότητα αναπαραγωγής των ρόλων αυτών µε την παροχή διαφόρων κατηγοριών πρόσβασης, εξατοµικεύοντας τα δικαιώµατα πρόσβασης των χρηστών σε ειδικά τµήµατα δεδοµένων, λειτουργίες και ενέργειες στο πλαίσιο της οµάδας συµφερόντων. Μια ειδική κατηγορία πρόσβασης, η Leader, παρέχει πρόσθετα προνόµια διοίκησης, διαχείρισης και προσαρµογής της οµάδας συµφερόντων. ιοίκηση: Το CIRCA παρέχει τη δυνατότητα πλήρους εξ αποστάσεως ελέγχου όσον αφορά την εκχώρηση δικαιωµάτων πρόσβασης, τη διαµόρφωση και την προσαρµογή των οµάδων συµφερόντων. Υπηρεσίες οµαδικής εργασίας Βιβλιοθήκη: Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε πλήρως προσαρ- µόσιµες ενότητες και υποενότητες, µε παράλληλη υποστήριξη της πολυγλωσσίας, δυνατότητα ελέγχου των διαφόρων εκδόσεων και ενηµέρωσης µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου για τη διαθεσιµότητα εγγράφων. Τα έγγραφα µπορούν να φορτωθούν, να προβληθούν και να ληφθούν σε απευθείας σύνδεση ή να αποσταλούν µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Κατάλογος: ιαχείριση του καταλόγου των µελών και των αρµοδίων επαφής. Χώρος συνάντησης: Για ανακοινώσεις, συνεδριάσεις, ηµερήσιες διατάξεις και κατάλογο συµµετεχόντων, καθώς και λειτουργικότητα εικονικού φόρουµ (π.χ. χώρος συνοµιλίας). Οµάδες συζήτησης: Φόρουµ συζήτησης µεταξύ µελών των οµάδων συµφερόντων. Ηλεκτρονικό ταχυδροµείο: ιεπαφή ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, συµπεριλαµβανοµένης της λειτουργίας ειδοποίησης µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Ασφάλεια: Ενσωµατωµένα χαρακτηριστικά ασφάλειας ευθυγραµµισµένα προς τους κανονισµούς ασφάλειας της Επιτροπής και του Συµβουλίου. Αναζήτηση: Πολύγλωσση αναζήτηση οποιουδήποτε εγγράφου το οποίο περιλαµβάνεται στο χώρο µιας οµάδας συµφερόντων. για τους χρήστες βρίσκονται στη διεύθυνση: http://forum.europa.eu.int/public/irc/ida/ircforum/ home
5 Κατάλογος ΚΟΙΝΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ και ΤΕΧΝΙΚΩΝ του IDA IPM Τι είναι το IPM; Η πρωτοβουλία διαλογική χάραξη πολιτικής (IPM) αποβλέπει στη βελτίωση της διακυβέρνησης µέσω της χρήσης του ιαδικτύου για τη συλλογή και την ανάλυση των αντιδράσεων της αγοράς µε σκοπό την αξιοποίησή τους κατά τη διαδικασία χάραξης των πολιτικών της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Αυτό το εργαλείο διαδικτυακής βάσης παρέχει τη δυνατότητα στα κοινοτικά όργανα και στις δηµόσιες διοικήσεις τοπικού, περιφερειακού και εθνικού επιπέδου, να συγκεντρώνουν αυθόρµητες αντιδράσεις στην αγορά (µηχανισµός ανατροφοδότησης) και να κινούν διαδικασίες διαβούλευσης για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις (µηχανισµός διαβούλευσης), ώστε να ανταποκρίνονται ταχύτερα και ακριβέστερα στα αιτήµατα των πολιτών, των καταναλωτών και των επιχειρήσεων.τούτο θα επιτρέψει στη διαδικασία χάραξης πολιτικής να προσλάβει περισσότερη διαφάνεια, να καλύψει περισσότερους τοµείς και να αποκτήσει µεγαλύτερη αποτελεσµατικότητα. Ποιες υπηρεσίες µπορεί να προσφέρει το IPM; Τόσο ο µηχανισµός ανατροφοδότησης όσο και ο µηχανισµός διαβούλευσης συνίστανται σε ερωτηµατολόγια/βάσεις δεδοµένων σε απευθείας σύνδεση τα οποία περιλαµβάνουν κυρίως ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής, καθώς και δυνατότητα σύνταξης κειµένου για πιο πολύπλοκες ερωτήσεις. Οι υπηρεσίες αυτές µπορούν να παρέχονται στις 11 επίσηµες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι ανοικτές διαβουλεύσεις απευθύνονται πάντα άµεσα στους ενδιαφεροµένους. Ανάλογα µε το θέµα, µπορούν να απευθύνονται σε περιορισµένη οµάδα ενδιαφεροµένων (µε κωδικό σύνδεσης και πρόσβασης) ή να είναι ανοικτές στο ευρύ κοινό. Η παροχή στοιχείων στο µηχανισµό ανατροφοδότησης δεν πραγµατοποιείται από τους ενδιαφεροµένους αλλά από επιλεγµένους ενδιάµεσους φορείς. Οι φορείς αυτοί κωδικοποιούν τις περιπτώσεις που γνωστοποιούν ιδιώτες στη βάση δεδοµένων ανατροφοδότησης. Τα αποτελέσµατα, µόλις υποβληθούν, τροφοδοτούνται αυτοµάτως σε βάση δεδοµένων απευθείας σύνδεσης. Η εν λόγω βάση δεδοµένων διαθέτει ενσωµατωµένα εργαλεία για την αναζήτηση στατιστικών στοιχείων και κειµένων, τα οποία παρέχουν τη δυνατότητα εντοπισµού και επιλογής πεδίων που απαιτούν ανάλυση. Ποια είναι τα επαναχρησιµοποιήσιµα στοιχεία του IPM; Τα επαναχρησιµοποιήσιµα στοιχεία είναι δύο: τα αποτελέσµατα που συγκεντρώνονται στη βάση δεδοµένων ανατροφοδότησης και τα εργαλεία που µπορούν να χρησιµοποιηθούν. Τα αποτελέσµατα που συγκεντρώνονται µέσω του µηχανισµού ανατροφοδότησης του IPM αναλύονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και, στη συνέχεια, εξετάζονται από τα κράτη µέλη. Τα εν λόγω αποτελέσµατα µπορούν να παρουσιαστούν µε διάφορους τρόπους ώστε να επισηµανθούν τα προβλήµατα και ο τοµέας ή ο κλάδος πολιτικής µε τον οποίο σχετίζονται. Τούτο επιτρέπει στις δηµόσιες διοικήσεις να ξεπερνούν τις πρακτικές δυσκολίες και να προτείνουν νέες πρωτοβουλίες πολιτικής, βάσει της εµπειρίας που έχουν αποκοµίσει από την αγορά, καθώς και να παρακολουθούν τα αποτελέσµατα των πρωτοβουλιών. Η ανατροφοδότηση θα παράσχει συγκεκριµένα παραδείγµατα προβληµάτων τα οποία έχουν αντιµετωπίσει εκπρόσωποι επιχειρήσεων, καταναλωτές, φοιτητές κ.λπ. κατά την άσκηση των δικαιωµάτων τους. Το πρωτότυπο του µηχανισµού ανατροφοδότησης χρησιµοποιείται ήδη από τοπικούς ενδιάµεσους φορείς (δηλαδή, τα εµπορικά επιµελητήρια), καθώς και από τις διοικήσεις των κρατών µελών για τη χάραξη πολιτικής σε τοπικό επίπεδο. Στις διαβουλεύσεις σε απευθείας σύνδεση µπορούν να συµµετάσχουν πολίτες, καταναλωτές και επιχειρήσεις που καλούνται να διατυπώσουν την άποψή τους σχετικά µε νέες πρωτοβουλίες µέσω του ιαδικτύου. Τα εργαλεία µπορούν να χρησιµοποιηθούν από τα κράτη µέλη και τις δηµόσιες διοικήσεις προκειµένου τα τελευταία να διενεργήσουν τις δικές τους διαβουλεύσεις ή να εφαρµόσουν µηχανισµούς ανατροφοδότησης σε εθνικό ή τοπικό επίπεδο. Ποιοι µπορούν να χρησιµοποιήσουν την προδιαγραφή IPM; Τα ευρωπαϊκά όργανα και οι δηµόσιες διοικήσεις για να προτείνουν νέες πρωτοβουλίες πολιτικής βάσει της πρακτικής εµπειρίας που έχουν αποκοµίσει από την αγορά (µε την εισαγωγή νέας νοµοθεσίας ή την τροποποίηση της ήδη υπάρχουσας). Οι πολίτες, οι καταναλωτές και οι επιχειρήσεις για να συµµετέχουν εντονότερα στη διαδικασία χάραξης πολιτικής, καθώς έχουν τη δυνατότητα να συµβάλλουν σε νέες πρωτοβουλίες (µε τη συµµετοχή σε ανοικτές διαβουλεύσεις) και να παρέχουν ανατροφοδότηση για την εφαρµογή της ισχύουσας νοµοθεσίας. για τους χρήστες βρίσκονται στη διεύθυνση http://europa.eu.int/yourvoice.
Interchange of Data between Administrations 6 IDA QA Τι είναι το IDA QA; Το IDA QA (διασφάλιση της ποιότητας) συνιστά πρωτοβουλία για τη βελτίωση, αφενός, του τρόπου µε τον οποίο καθορίζονται οι στόχοι και οι απαιτήσεις του προγράµµατος και, αφετέρου, της ποιότητας της διαχείρισης του προγράµµατος και των παραδοτέων στο πλαίσιο του προγράµµατος. Η ενδεικνυόµενη ενέργεια µε τον ενδεικνυόµενο τρόπο Το IDA QA αποτελεί αναπτυξιακή στρατηγική/µεθοδολογία που πρέπει να εφαρµόζεται σε όλα τα στάδια του προγράµµατος IDA. Ο στόχος του εν λόγω προγράµµατος ποιότητας για όλη τη σειρά τοµεακών προγραµµάτων και οριζόντιων δράσεων του IDA είναι να διευκολύνει την κάλυψη των επιχειρηµατικών αναγκών µε τον καθορισµό κατευθυντήριων γραµµών για τη διασφάλιση της ποιότητας και εργαλείων αυτοαξιολόγησης γενικής χρήσης. Οι υπηρεσίες διασφάλισης της ποιότητας µπορούν να παρέχονται σε προγράµµατα του IDA κατόπιν σχετικού αιτήµατος. Αφορούν ειδικότερα την καθοδήγηση σχετικά µε τις µετρήσεις, την ανάλυση κόστους-οφέλους και την αξιολόγηση των κινδύνων. Ποια είναι τα επαναχρησιµοποιήσιµα στοιχεία του IDA QA; Στρατηγική και µεθοδολογία του IDA QA Η στρατηγική και η µεθοδολογία του IDA QA αποτελούν ουσιαστικά διαρκή και συγκεντρωτική δραστηριότητα ελέγχου της ποιότητας η οποία διευκολύνει την κοινή κατανόηση και συµφωνία σχετικά µε καίρια ζητήµατα του προγράµµατος, όπως η διατύπωση των απαιτήσεων των χρηστών, ο καθορισµός των στόχων του προγράµµατος, καθώς και των ρόλων και των υποχρεώσεων που αναλαµβάνονται στο πλαίσιο αυτού, των καθοριστικών παραγόντων επιτυχίας, των κινδύνων, των περιορισµών και του οργανωτικού αντικτύπου. Τούτο ισχύει για όλο τον κύκλο ζωής ενός προγράµµατος IDA και ιδίως κατά το στάδιο εφικτότητας. Βάσει του προγράµµατος IDA QA έχει διαµορφωθεί πλαίσιο για την παροχή υποστήριξης στη κοινότητα IDA σε θέµατα διασφάλισης της ποιότητας κατά τα τέσσερα διαφορετικά επίπεδα του συστήµατος διαχείρισης: τη στρατηγική, τη λειτουργία, το πρόγραµµα και το προϊόν.
7 Κατάλογος ΚΟΙΝΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ και ΤΕΧΝΙΚΩΝ του IDA ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗ- ΡΙΕΣ ΑΡΧΕΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΠΕ Ο ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ ΕΠΙΠΕ Ο Εργαλεία ποιότητας IDA Έχουν αναπτυχθεί κοινά εργαλεία ποιότητας στο επίπεδο του προγράµµατος µέσω µιας σειράς οδηγών, προτύπων και καταλόγων ελέγχου, λαµβάνοντας υπόψη τα κατάλληλα πρότυπα για τη διασφάλιση της ποιότητας τα οποία διατίθενται στην αγορά και τις µεθοδολογίες που έχουν ήδη καταρτιστεί στα κράτη µέλη. Η σειρά αυτή αποτελείται από τα ακόλουθα στοιχεία που σχετίζονται µε τον κύκλο ζωής ενός προγράµµατος: Στάδιο εφικτότητας: Συνολική εφαρµογή ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΠΙΠΕ Ο ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ Στάδια ανάπτυξης / εφαρµογής: Σχέδιο διαχείρισης και ποιότητας του προγράµµατος (PMQP) Σχέδιο διαχείρισης της διάρθρωσης Σχέδιο διαχείρισης των δοκιµών Προδιαγραφές των δοκιµών Απαιτήσεις χρήστη Απαιτήσεις λογισµικού/συστήµατος Τεχνική σχεδίαση Οδηγός χρήστη Στάδιο µετά την εφαρµογή / λειτουργίας: Οδηγός αξιολόγησης του προγράµµατος Σχέδιο ποιότητας της λειτουργίας Συµφωνία για το επίπεδο υπηρεσιών Για περισσότερες πληροφορίες, απευθυνθείτε στον ιστοχώρο του IDA (http://europa.eu.int/ispo/ida)
Interchange of Data between Administrations 8 MoReq 000101110010 111101011110 000101110010 000101110010 100101110010 Τι είναι το MoReq; Το MoReq (Model Requirements for the management of electronic records - απαιτήσεις υποδειγµάτων για τη διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων) συνιστά εκτενή προδιαγραφή των λειτουργικών απαιτήσεων για τη διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων. Το εργαλείο αυτό περιγράφει υπόδειγµα του τρόπου µε τον οποίο σχέδια αρχείων, αρχεία και εγγραφές σχετίζονται µεταξύ τους, και εφαρµόζεται τόσο στα ηλεκτρονικά όσο και στα υβριδικά αρχεία (δηλαδή, στα αρχεία που περιέχουν εγγραφές τόσο σε ηλεκτρονική όσο και σε έντυπη µορφή). Το MoReq θεωρεί ότι το συγκεκριµένο υπόδειγµα και οι λειτουργικές απαιτήσεις θα εφαρµοστούν από το ERMS (σύστηµα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγραφών). Ωστόσο, δεν διευκρινίζει το ERMS - µόνο τις εργασίες που πρέπει να επιτελεί. Ο καθορισµός του τρόπου εφαρµογής του ERMS αποτελεί αρµοδιότητα του χρήστη. Το MoReq περιλαµβάνει επίσης αναλυτικό υπόδειγµα µεταδεδοµένων για τη διαχείριση εγγραφών. Το MoReq είναι δοµοστοιχειωτή προδιαγραφή γενικής χρήσης. Αυτό σηµαίνει ότι µπορούν να προστεθούν επιπλέον λειτουργίες συναφείς µε την εκάστοτε περίπτωση ή να αφαιρεθούν, όπου ενδείκνυται, οι προαιρετικές πτυχές του MoReq. Επιπροσθέτως, καλύπτονται και άλλες ανάγκες, όπως η ηλεκτρονική υπογραφή, η ψηφιακή διατήρηση και τα υβριδικά αρχεία. Η εν λόγω προδιαγραφή συνδυάζει τα πλεονεκτήµατα των ηλεκτρονικών τρόπων εργασίας µε τη θεωρία διαχείρισης εγγραφών, καλύπτοντας, π.χ., την ταξινόµηση, τη διαχείριση εγγράφων, τη ροή εργασίας, τα µεταδεδοµένα και άλλες συναφείς τεχνολογίες. Επιπλέον, το έγγραφο καλύπτει µεγάλο εύρος αναγκών - για διάφορες χώρες, διάφορες βιοµηχανίες και διάφορους τύπους εγγραφών. Η προδιαγραφή αυτή προορίζεται να λειτουργήσει ως υπόδειγµα και όχι ως κανόνας για όλες τις πιθανές εφαρµογές του ERMS. ιάφοροι τοµείς επιχειρήσεων, διάφορες κλίµακες, διάφοροι τύποι οργανώσεων και άλλοι παράγοντες δύνανται να εισαγάγουν πρόσθετες ειδικές προδιαγραφές. Επιπροσθέτως, η προδιαγραφή είναι γραµµένη κατά τέτοιον τρόπο ώστε να µπορεί να εφαρµόζεται σε φορείς τόσο του δηµόσιου όσο και του ιδιωτικού χώρου οι οποίοι επιθυµούν να εφαρµόσουν ένα σύστηµα ERMS, ή οι οποίοι επιθυµούν να αξιολογήσουν την ικανότητα του ERMS που ήδη χρησιµοποιούν. Ποιοι µπορούν να χρησιµοποιήσουν την προδιαγραφή MoReq; υνητικοί χρήστες ERMS: ως βάση για την κατάρτιση πρόσκλησης υποβολής προσφορών. Χρήστες ERMS: ως βάση για τον λογιστικό ή άλλο έλεγχο ενός υφιστάµενου ERMS. Φορείς κατάρτισης: ως έγγραφο αναφοράς για την προετοιµασία κατάρτισης σχετικά µε τη διαχείριση εγγραφών, και ως υλικό µαθηµάτων. Πανεπιστηµιακά ιδρύµατα: ως διδακτικό µέσο. Φορείς παροχής και ανάπτυξης ERMS: για την καθοδήγηση της ανάπτυξης του προϊόντος µε την επισήµανση της απαιτούµενης λειτουργικότητας. Πάροχοι υπηρεσιών διαχείρισης εγγραφών: για την καθοδήγηση όσον αφορά τη φύση των προς παροχή υπηρεσιών. υνητικοί χρήστες υπηρεσιών διαχείρισης εγγραφών από εξωτερικούς φορείς: ως βοήθεια για τον καθορισµό των προς παροχή υπηρεσιών. Το MoReq µπορεί να τηλεφορτωθεί δωρεάν από τον ιστοχώρο του IDA (http://europa.eu.int/ispo/ida)
9 Κατάλογος ΚΟΙΝΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ και ΤΕΧΝΙΚΩΝ του IDA IDA Portal toolkit Τι είναι το IDA Portal toolkit; Οι πύλες είναι κόµβοι µετάβασης σε πληροφορίες σχετικά µε διαδικτυακά, διεπιχειρησιακά και εταιρικά περιβάλλοντα. εδοµένου ότι η πύλη συνιστά διεπαφή µε πολλαπλά συστήµατα, όπως βάσεις δεδοµένων και διαδικτυακές υπηρεσίες, αποτελεί σηµαντικό µέσο ενσωµάτωσης. Το IDA portal toolkit σχεδιάστηκε αρχικώς από τον Ευρωπαϊκό Οργανισµό Περιβάλλοντος για να καλυφθούν οι ανάγκες του δικτύου EIONET σε πυλαίες υπηρεσίες αναπτύχθηκε, δε, περαιτέρω από την Επιτροπή στο πλαίσιο του προγράµµατος IDA. Το IDA portal toolkit βασίζεται σε λογισµικό ανοικτής πηγής και µπορεί να χρησιµοποιηθεί σε συνδυασµό µε το CIRCA. Άδειες εκµετάλλευσης µπορούν να αποκτηθούν δωρεάν από ευρωπαϊκά θεσµικά όργανα, οργανισµούς και εθνικές διοικήσεις για εγκατάσταση στους δικούς τους εξυπηρετητές. Ποιες υπηρεσίες µπορεί να παράσχει το IDA portal toolkit; Βάσεις δεδοµένων µε συνδέσµους Πρόκειται για βάση δεδοµένων URL, όπου οι σύνδεσµοι είναι ιεραρχικώς ταξινοµηµένοι σε κατηγορίες. Ανακοινώσεις και νέα Ο δίαυλος νέων για ανακοινώσεις είναι ενσωµατωµένος στη βάση δεδοµένων µε συνδέσµους ώστε τα νέα να µπορούν να κατηγοριοποιηθούν µεταξύ άλλων συνδέσµων. Όλα τα νέα διαδίδονται µέσω του µορφοτύπου RSS 0.91. Εκχώρηση της αρµοδιότητας διαχείρισης του περιεχοµένου Εκχώρηση της αρµοδιότητας για τη διαχείριση των URL και των νέων σε άτοµα άλλα από το διαχειριστή. ελτία ύφους Όλες οι σελίδες αποκτούν αυτοµάτως οµοιόµορφη εµφάνιση και λειτουργία καθώς χρησιµοποιούν τα παρεχόµενα δελτία ύφους. Ο διαχωρισµός του περιεχοµένου και της µορφής επιτρέπει την άµεση ενσωµάτωση των αλλαγών. Συχνότερες ερωτήσεις Έχει σχεδιαστεί ειδική ενότητα για την εξέταση των συχνότερων ερωτήσεων και για την ευχερέστερη ανταπόκριση στα αιτήµατα που υποβάλλουν οι χρήστες. Τα στοιχεία αυτά διαδίδονται επίσης µε RSS. ιαχείριση γνώσεων και ενσωµάτωση του CIRCA Το CIRCA παρέχει στις οµάδες συµφερόντων του τις περισσότερες από τις απαιτούµενες λειτουργίες διαχείρισης βασικών γνώσεων. Η πύλη προσδίδει εταιρική διάσταση. Μια γέφυρα επιτρέπει τη µετάθεση των αποθηκευτικών χώρων εγγράφων του CIRCA και τη συγχώνευσή τους µε την πύλη. Τούτο καθίσταται εφικτό επειδή όλες οι υπηρεσίες και οµάδες συµφερόντων του CIRCA παρέχουν ανοικτές µεταπληροφορίες σε µορφότυπο RSS. Ως εκ τούτου, οι οµάδες συµφερόντων του CIRCA µπορούν να εµφανίζονται σαν δίαυλοι στην πύλη. Μπορούν να παρασχεθούν διάφορες προβολές ανά και µεταξύ κατηγοριών και οµάδων συµφερόντων στο περιεχόµενο, και µπορεί να δηµιουργηθεί υπηρεσία Τι νέα;. Ευρετήριο συνεργαζόµενων πυλών Η λειτουργία αυτή συνδέεται µε την προηγούµενη και την επόµενη. Εκφεύγει των ορίων των παραδοσιακών καταλόγων, ικανοποιώντας την ανάγκη καθορισµού των διαδικασιών σχετικά µε τον τρόπο της από κοινού χρήσης πληροφοριών εκ µέρους των εταίρων, των πληροφοριών που πρέπει να προσφέρουν, και της περιγραφής των υπηρεσιών τους και των επιχειρήσεών τους. Η εν λόγω λειτουργία αποβλέπει στη δηµιουργία αρχιτεκτονικής αρχείου υπηρεσιών που να παρέχει πρότυπο τρόπο για την οικοδόµηση αρχείου, την υποβολή ερωτηµάτων σε άλλα και την παροχή της δυνατότητας σε αυτά που έχουν καταχωρηθεί να διαλειτουργούν και να χρησιµοποιούν από κοινού πληροφορίες συνολικά και µε κατανεµηµένο τρόπο. Αναζήτηση Η πύλη καθιστά εφικτή την αναζήτηση στις δηµόσιες διαδικτυακές υπηρεσίες όλων των ιστοχώρων, καθώς και στους εξυπηρετητές του CIRCA. Εξατοµίκευση Όλες οι παραπάνω λειτουργικότητες δεν µπορούν εύκολα να εφαρµοστούν σε µία µόνο οθόνη χρήστη. Μπορεί ακόµα να υπάρξουν πολλές περιπτώσεις κατά τις οποίες ο κάθε δίαυλος θα προέρχεται από διαφορετικούς εξυπηρετητές. Για το λόγο αυτό, η πύλη, στις προσεχείς εκδόσεις της, θα παρέχει τη δυνατότητα προσαρµογής: ο χρήστης θα µπορεί να επιλέξει τους διαύλους που επιθυµεί να δει σε εξατοµικευµένη σελίδα. Για περισσότερες πληροφορίες, απευθυνθείτε στις ακόλουθες διευθύνσεις: www.eionet.eu.int/software/ptk www.eionet.eu.int/eionet_tech/natport11 www.zope.org/members/eionet
Interchange of Data between Administrations 10 STATEL Τι είναι το STATEL; Το STATEL προσφέρει τηλεπικοινωνιακό περιβάλλον διαφάνειας για τη διαβίβαση αρχείων σε φορείς ανάπτυξης εφαρµογών και παρέχει λειτουργικότητα προστιθεµένης αξίας, όπως διαφανή κρυπτογράφηση και προσαρµογή του µεγέθους του αρχείου στα χαρακτηριστικά του δικτύου µέσω κατάτµησης. Πρόκειται για εργαλείο που αναπτύχθηκε από την EUROSTAT στο πλαίσιο του προγράµµατος IDA και το οποίο λειτουργεί σε Η/Υ και σε πλατφόρµα UNIX. Ποιες υπηρεσίες µπορεί να προσφέρει το STATEL; Υπηρεσίες εφαρµογών: Υπηρεσίες αµφίδροµης διαβίβασης αρχείων µεταξύ εφαρµογών. Βιβλιοθήκη API και διεπαφή εντολών που επιτρέπουν υπηρεσίες διαφάνειας όσον αφορά τη διαβίβαση αρχείων µεταξύ εφαρµογών εγκατεστηµένων σε διαφορετικά περιβάλλοντα, ανεξάρτητα από τον βασικό µηχανισµό διαβίβασης. Υπηρεσίες διαβίβασης αρχείων: Εγγυηµένη παράδοση χωρίς µεσολάβηση του χρήστη. Τα δεδοµένα που διαβιβάζονται µέσω της συγκεκριµένης υπηρεσίας πρέπει να τηρούνται µε διαφάνεια σε εφεδρικό αρχείο και αναδιαβιβάζονται αυτοµάτως όταν το αποµακρυσµένο µέρος επισηµαίνει την απώλεια όλων ή µέρους των δεδοµένων που αποτελούσαν αντικείµενο της διαβίβασης. Περιβάλλον συστήµατος ιαφανής κατάτµηση αρχείων, που καθιστά εφικτή τη διαβίβαση πολύ µεγάλων αρχείων ακόµη και όταν το µέσο διαβίβασης επιβάλλει περιορισµούς ως προς το µέγεθος του αρχείου ή του µηνύµατος (Fr. X400, SMTP). Παροχή ονοµάτων αρχείων ανεξάρτητα από το ξένιο λειτουργικό σύστηµα. Παροχή πληροφοριών σχετικά µε το καθεστώς των αρχείων που παραλαµβάνονται και διαβιβάζονται (διαβιβάζονται, παραλήφθηκαν, χρησιµοποιούνται) µέσω του API. υνατότητα υποστήριξης πολλαπλών εφαρµογών µέσω της ίδιας εγκατάστασης, παρέχοντας ξεχωριστές ροές δεδοµένων και ένα µηχανισµό για την αποφυγή ακούσιας χρήσης ή διαγραφής αρχείων από άλλες τέτοιες εφαρµογές. Τα αρχεία που έχουν διαβιβαστεί µπορούν να χρησιµοποιηθούν µόνο µέσω της συγκεκριµένης υπηρεσίας, διασφαλίζοντας µε αυτόν τον τρόπο τη σωστή πληροφόρηση ως προς το καθεστώς και τη χρήση τους. για τους χρήστες βρίσκονται στη διεύθυνση http://www.statel.com/ Περιβάλλον συστήµατος Εφαρµογή ιεπαφή API / Cmd Υπηρεσία διαβίβασης αρχείων Κρυφό τµήµα στις εφαρµογές Εφαρµογή ιεπαφή API / Cmd Φ υ σ Τοπικό δίκτυο ι κ ή π ο Τείχη προστασίας / εξυπηρετητές µεσολάβησης ρ ε ί Περιβάλλον δικτύου α τ η ς δ ι α β WAN ιαδίκτυο / TESTA ί β α σ η ς Τείχη προστασίας / εξυπηρετητές µεσολάβησης α ρ ί ο χ ε υ Τοπικό δίκτυο Εργαλεία σύνδεσης, παρακολούθησης και υποστήριξης
11 Κατάλογος ΚΟΙΝΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ και ΤΕΧΝΙΚΩΝ του IDA Προσεχώς... Υπηρεσίες ροής εργασίας για επιτροπές Σειρά υπηρεσιών ροής εργασίας οι οποίες υποστηρίζουν τα τυπικά γραµµατειακά καθήκοντα των επιτροπών, όπως των πολυάριθµων επιτροπών τις οποίες διαχειρίζεται η Επιτροπή. Αυτόµατη µετάφραση για τα δίκτυα IDA Επέκταση του συστήµατος αυτόµατης µετάφρασης που χρησιµοποιείται από την Επιτροπή και άλλα θεσµικά όργανα µε σκοπό την παροχή υπηρεσιών στα δίκτυα IDA και στις διοικήσεις των κρατών µελών. eprocurement Μηχανισµοί διαλειτουργικότητας για τη διασφάλιση διοικητικής συνεργασίας σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Συνολική αναζήτηση στον τοµέα eu.int Εργαλεία που επιτρέπουν στα αιτήµατα αναζήτησης να καλύπτουν το περιεχόµενο όλων των διαδικτυακών εξυπηρετητών των θεσµικών οργάνων, των οργανισµών και των φορέων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Nat Lex Ενιαία σηµείο πρόσβασης, µε τυποποιηµένη διεπαφή αναζήτησης, σε υπηρεσίες παροχής νοµικών πληροφοριών σε απευθείας σύνδεση στα κράτη µέλη. Πιστοποίηση και χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής Γέφυρα ΑΠ: παροχή λύσεων για τη διαµόρφωση κλίµατος εµπιστοσύνης µεταξύ των εθνικών αρχών πιστοποίησης (ΑΠ) των ευρωπαϊκών δηµόσιων διοικήσεων. Χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής: βελτίωση της εφαρµοσιµότητας και της διαλειτουργικότητας της χρήσης S/MIME παράλληλα µε τη χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών για την υπογραφή ηλεκτρονικών εγγράφων. Πύλη της κοινοτικής διοίκησης (πύλη κινητικότητας) Παροχή πληροφοριών και υπηρεσιών σε απευθείας σύνδεση για την υποστήριξη της ελεύθερης κυκλοφορίας, ιδίως όσον αφορά τους πολίτες και τις επιχειρήσεις της ΕΕ που επιθυµούν να εγκατασταθούν σε άλλο κράτος µέλος. Ενιαία εφαρµογή: elink Ανάπτυξη υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης για πολίτες και επιχειρήσεις, και παροχή ασφαλούς επικοινωνίας µεταξύ των διοικήσεων. Υπηρεσίες καταλόγου Συντονισµένη χρήση υπηρεσιών καταλόγου στο πλαίσιο των δικτύων IDAα συστάσεις σχετικά µε τους µηχανισµούς συντονισµού, τις διεπαφές, τα εργαλεία και τις υπηρεσίες. Χρήση λογισµικού ανοικτής πηγής Παροχή πληροφοριών σχετικά µε τη χρήση λογισµικού ανοικτής πηγής σε δηµόσιες διοικήσεις και διευκόλυνση της ανταλλαγής εµπειριών και βέλτιστων πρακτικών. σχετικά µε το IDA και τις υπηρεσίες που περιγράφονται στον παρόντα κατάλογο βρίσκονται στην ακόλουθη διεύθυνση: http://europa.eu.int/ispo/ida. Περαιτέρω ερωτήσεις µπορούν να αποστέλλονται απευθείας στο IDA, στην εξής διεύθυνση: entr-ida@cec.eu.int Σύστηµα έγκαιρης προειδοποίησης - RAPEX Εντοπισµός κοινών απαιτήσεων ως προς την υποδοµή και τη λειτουργικότηταα καθορισµός γενικού πλαισίου γύρω από το οποίο µπορούν να δηµιουργηθούν συστήµατα έγκαιρης προειδοποίησης. MIReG (Managing Information Resources for egovernment - ιαχείριση πληροφοριακών πόρων για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση) Τυποποίηση της χρήσης µεταδεδοµένων από τις ευρωπαϊκές κυβερνήσεις και κοινοβούλια, και ανάπτυξη κατάλληλων εργαλείων διαχείρισης µεταδεδοµένων για την υποστήριξη της συγκεκριµένης δραστηριότητας.
Το IDA είναι µια στρατηγική πρωτοβουλία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής που αξιοποιεί τις προηγµένες τεχνολογίες της πληροφορίας και της επικοινωνίας ως µέσο στήριξης της γρήγορης ηλεκτρονικής ανταλλαγής πληροφοριών µεταξύ των διοικήσεων των κρατών µελών. Στόχος είναι η υποστήριξη των κοινοτικών διαδικασιών λήψης αποφάσεων, η διευκόλυνση της λειτουργίας της εσωτερικής αγοράς και η επιτάχυνση του ρυθµού υλοποίησης της εκάστοτε πολιτικής. Κατάλογος ΚΟΙΝΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ και ΤΕΧΝΙΚΩΝ του IDA Περισσότερες σχετικές πληροφορίες βρίσκονται στον ιστοχώρο του IDA: http://europa.eu.int/ispo/ida Το χειρόγραφο ολοκληρώθηκε τον Ιούνιο του 2002. (c) Ευρωπαϊκές Κοινότητες, 2002 Παρά το γεγονός ότι το παρόν έγγραφο συντάχθηκε µε ιδιαίτερη προσοχή, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν εγγυάται την ακρίβεια των παρατιθέµενων σε αυτό στοιχείων, ούτε αναλαµβάνει την ευθύνη για οποιαδήποτε χρήση τους. Η αναπαραγωγή επιτρέπεται µε τον όρο ότι θα γίνεται µνεία της πηγής.