ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΓΕΝΙΚΑ... 2 2. ΠΡΟΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ... 2 3. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ YajHFC... 3 4. ΑΠΟΣΤΟΛΗ... 5 5. ΛΗΨΗ... 9 Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 1 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 1. ΓΕΝΙΚΑ Σκοπός της παρούσας οδηγίας είναι η λεπτομερής καταγραφή της λειτουργίας του fax, αποστολή και λήψη, έτσι ώστε να επιτευχθούν η εύρυθμη λειτουργία των Γραφείων Κτηματογράφησης και η βέλτιστοποίηση της εξυπηρέτησης των πολιτών. Αποδέκτης της οδηγίας είναι το σύνολο των μελών των Γραφείων Κτηματογράφησης. 2. ΠΡΟΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ Το λειτουργεί με ηλεκτρονικό τρόπο, μέσω της χρήσης μίας εφαρμογής και ενός λογαριασμού email. Αρχικά, για τη λειτουργία του απαιτείται η δημιουργία ενός λογαριασμού mail ο οποίος θα λειτουργεί αποκλειστικά για τις ανάγκες λήψης των εισερχόμενων εγγράφων. Μέσω κατάλληλης επεξεργασίας από τον διαχειριστή του τηλεφωνικού κέντρου, ο λογαριασμός mail, που δημιουργούμε συνδέεται με τον τηλεφωνικό αριθμό που αντιστοιχεί στο fax. Έτσι, για το Γραφείο Κτηματογράφησης Πέλλας με αριθμό fax 2382024777 έχει δημιουργηθεί ο λογαριασμός mail ktimatognomon.pella@gmail.com, Και για το Γραφείο Κτηματογράφησης Σκύδρας με αριθμό fax 2381052400 έχει δημιουργηθεί ο λογαριασμός mail ktimatognomon.skidra@gmail.com. Τα άτομα που θα διαχειρίζονται το fax, θα ενημερωθούν σχετικά με τους αντίστοιχους κωδικούς. Ο παραπάνω λογαριασμός mail, καλό είναι να προστεθεί στο πρόγραμμα διαχείρισης mail (Outlook, Thunderbird κ.α.) που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή του ατόμου που πρόκειται για να ελέγχει τα fax, ώστε η ενημέρωση να είναι άμεση. Η σύνδεση του λογαριασμού γίνεται με τη γνωστή διαδικασία προσθήκης νέου λογαριασμού. Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 2 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Αφού δημιουργηθεί ο λογαριασμός mail, επόμενο στάδιο είναι η εγκατάσταση της ειδικής εφαρμογής για τη λειτουργία του fax. Στους υπολογιστές έχει εγκατασταθεί η εφαρμογή YajHFC. 3. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ YajHFC Η εφαρμογή μας επιτρέπει την εύκολη αποστολή fax και παράλληλα τον έλεγχο της κατάστασης όλως των εξερχομένων και εισερχόμενων εγγράφων. Την εφαρμογή μπορούμε να την ανοίξουμε εύκολα από την εργαλειοθήκη στο κάτω δεξί μέρος της επιφάνειας εργασίας (βλ. εικόνα 3.1). Εικόνα 3.1 Μόλις ανοίξουμε την εφαμοργή εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου στην επιφάνεια εργασίας μας, (βλ. εικόνα 3.2), στο οποίο μας παρέχονται όλες οι σχετικές πληροφορίες για τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα μέσω του fax. Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 3 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Εικόνα 3.2 Όπως γίνεται αντιληπτό και από την παραπάνω εικόνα, στην κεντρική επιφάνεια εργασίας της εφαρμογής υπάρχουν τρεις διαφορετικές καρτέλες. Στην πρώτη καρτέλα βλέπουμε τα στοιχεία που αφορούν στα εισερχόμενα έγγραφα που έχουμε λάβει, Ημερομηνία και ώρα, Αποστολέας, Αν υπήρξε κάποιο σφάλμα, Χρόνος που απαιτήθηκε για τη λήψη του αρχείου, Πλήθος σελίδων και το Όνομα που έχει λάβει αυτόματα το αρχείο από την εφαρμογή. Στη δευτερη καρτέλα βλέπουμε τα στοιχεία που αφορούν στα εξερχόμενα έγγραφα, τα έγγραφα δηλαδή ποτυ έχουμε στείλει. Ειδικότερα βλέπουμε τις εξής πληροφορίες: - Από ποιον εσωτερικό χρήστη έφυγε το fax - Σε ποιον αριθμό στάλθηκε - Ποια είναι η κατάστασή του - Πόσες προσπάθειες χριεάστηκαν για να σταλεί - Ο κωδικός που έλαβε το αποστελλόμενο έγγραφο από την εφαρμογή - Ποια είναι η τελική κατάσταση - Ποια είναι η προγραμματισμένη ημερομηνία και ώρα αποστολής Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 4 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Εικόνα 3.3 Στην τρίτη, και τελευταία καρτέλα, ενημερωνόμαστε για την κατάσταση των υπό αποστολή εγγράφων. Αν έχουν φτάσει όλα τα έγγραφα στον προορισμό τους, η συγκεκριμένη καρτέλα είναι άδεια. 4. ΑΠΟΣΤΟΛΗ Αφού έχει γίνει εγκατάσταση της εφαρμογής και γνωρίζουμε τις βασικές τις λειτουργίες, μπορούμε εύκολα και γρήγορα να στείλουμε fax εκεί που επιθυμούμε. Τα fax όπως είναι γνωστό είναι συνήθως έγγραφα. Fax μπορούμε να στείλουμε, επομένως, από κάθε πρόγμαμμα το οποίο έχει τη δυνάτοτητα να εξάγει κάποιο έγγραφο, για παράδειγμα word, excel, pdf κ.α. Η αποστολή fax γίνεται μέσω της λειτουργίας ενός εικονικού εκτυπωτή, τον οποίο δημιουργεί η εφαρμογή που περιγράψαμε παραπάνω. Έτσι, για την αποστολή, χρειάζεται να κάνουμε εκτύπωση του εγγάφου που πρέπει να σταλεί, με τη διαφορά ότι στον εκτυπωτή θα επιλέξουμε την εφαρμογή του fax, YajHFC fax (βλέπε Εικόνα 4.1). Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 5 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Εικόνα 4.1 Αφού επιλέξουμε το σωστό εκτυπωτή, επιλέγουμε «Εκτύπωση» («Print»). Μόλις επιλέξουμε εκτύπωση, ανοίγει η εφαρμογή αποστολής fax (βλέπε Εικόνα 4.2). Στην εφαρμογή αυτή το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να πληκτρολογήσουμε τον αριθμό fax στον οποίο επιθυμούμε να στείλουμε στο έγγραφο και στη συνέχεια να επιλέξουμε «Αποστολή» («Send»). Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 6 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Εικόνα 4.2 Εικόνα 4.3 Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 7 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ Εικόνα 4.4 Αμέσως μόλις επιλέξουμε αποστολή, το έγγραφο μπαίνει σε κατάσταση αποστολής και μέχρι να σταλεί θα το βλέπουμε στην τρίτη καρτέλα της εφαρμογής fax, όπως πειγράφηκε παραπάνω (βλέπε εικόνα 4.5). Όταν το έγγραφο σταλεί θα μπορούμε να δούμε όλες τις σχετικές λεπτομέρειες στη δεύτερη καρτέλα, ενώ η τρίτη καρτέλα θα αδειάσει. Εικόνα 4.5 Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 8 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
ΚΤ2-08-ΟΕ-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ 5. ΛΗΨΗ Η λήψη fax, όπως ανάφερθηκε και παραπάνω, επιτυγχάνεται μέσω του λογαριασμού mail που έχει συνδεθεί με τον τηλεφωνικό αριθμό του fax μας. Τα εισερχόμενα fax έρχονται σαν εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, κάθε φορά που λαμβάνουμε νέο fax, ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχεται στο οποίο ως συνημμένο μπορούμε να βρούμε το έγγραφο που μας έχει σταλεί. Στο εισερχόμενο αυτό μήνυμα δεν μπορούμε να απαντήσουμε, καθώς πρόκειται για μια αυτοματοποιημένη διαδικασία της εφαρμογής του fax. Έκδοση: 01 / 01-03-2016 Αναθεωρεί την έκδοση: Σελίδα 9 από 9 Αρχείο: KT2-08-OE-05-ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ