Πρόλογος Με την έκδοση του οδηγού περιγραφής των αρμοδιοτήτων και διαδικασιών του τµήµατος ελέγχου τροφίµων και ποτών, ως συνέχεια του πρώτου οδηγού που αφορούσε την έκδοση µηνιαίων αποτελεσµάτων του τµήµατος Food & Beverage ξενοδοχείου, ολοκληρώνεται µία πρώτη προσέγγιση του θέµατος διοικητικής και οικονοµικής οργάνωσης και παρακολούθησης του εν λόγω τµήµατος ενός ξενοδοχείου. Οι διαδικασίες, τα έντυπα και οι κανόνες διακίνησης αφορούν όλες τις ξενοδοχειακές µονάδες που ανάλογα µε το µέγεθός τους και τον αριθµό επισιτιστικών τµηµάτων που διαθέτουν προσαρµόζουν τον τρόπο λειτουργίας και ελέγχου τους. Θα πρέπει όµως να γίνει κατανοητό ότι οι ενέργειες αυτές και διαδικασίες πρέπει να εφαρµόζονται σε όλες τις ξενοδοχειακές µονάδες που διαθέτουν επισιτιστικά τµήµατα, ανεξαρτήτως µεγέθους, προκειµένου να ελέγχεται η αποθήκη, οι πωλήσεις, η διακίνηση των εµπορευµάτων, το ταµείο, οι προµήθειες κλπ. Τα παραπάνω, παρά το ότι µπορεί αρχικά να προβληµατίσουν ένα µικρό ξενοδόχο, µακροπρόθεσµα βοηθούν στην ορθή και αποτελεσµατική κοστολόγηση και τιµολόγηση, στον έλεγχο των αποθεµάτων, στην πολιτική προµηθειών και διακίνησης εµπορευµάτων. Ο οδηγός συντάχθηκε από το φίλο και συνεργάτη κ. Γιώργο Τριανταφύλλου που αποτελεί υποστηρικτή και αρωγό όλων των προσπαθειών µας και τον ευχαριστούµε ιδιαιτέρως για το πολύτιµο υλικό αλλά και τις γνώσεις που µας προσφέρει. 1
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Τµήµα ελέγχου τροφίµων και ποτών ξενοδοχειακής µονάδας... 3 2. ιαδικασία εισαγωγής ειδών στην Κεντρική Αποθήκη και στα Τµήµατα... 4 3. Εσωτερική διακίνηση... 5 4. Πωλήσεις... 6 5. Έλεγχος Ταµείου... 7 6. Έντυπα Ελέγχου... 7 6.1. Αίτηση Προµήθειας...7 6.2. ελτίο Ενδοτµηµατικής ιακίνησης...9 6.3. ελτίο Φθοράς...10 6.4. Απόδειξη Λιανικής Πώλησης (Λογαριασµοί)...10 6.5. Στοιχείο Αυτοπαράδοσης Αγαθών ή Ιδιοχρησιµοποίησης Υπηρεσιών (Μαιζόν)...10 6.6. ελτίο Παραγγελίας...11 7. Καταχωρήσεις... 12 7.1. Καταχώρηση Τιµολογίων & Πιστωτικών Τιµολογίων...12 7.2. Καταχώρηση Αιτήσεων Προµήθειας Ενδοτµηµατικών Κινήσεων...13 7.3. Καταχώρηση Φθορών...13 7.4. Ενηµέρωση Ειδικού Στοιχείου Αυτοπαράδοσης Αγαθών ή Ιδιοχρησιµοποίησης Υπηρεσιών (Μαιζόν)...13 7.5. Ενηµέρωση Κουβέρ...14 7.6. Έλεγχος Κινήσεων Τµηµάτων ( ιαχωριστικές)...14 8. Απογραφή... 14 8.1. Εκτυπώσεις Αποτελεσµάτων (Αξίες Ποσότητες)...15 8.2. Ανάλυση Μαιζόν...16 8.3. Συµπλήρωση F&B REPORT...16 9. Κόστος πρωινού και γευµάτων... 16 9.1. Πρωινό Πελατών...16 9.2. Πρωινό Γεύµα είπνο Προσωπικού...17 9.3. Κοστολόγιο ειδών BANQUET...18 9.4. ALA CARTE...18 9.5. Κοστολόγιο ειδών BAR...19 9.6. Κοστολόγιο προσφορών φρούτων και γλυκών...19 2
1. Τµήµα ελέγχου τροφίµων και ποτών ξενοδοχειακής μονάδας Το Τµήµα Ελέγχου είναι το τµήµα του ξενοδοχείου το οποίο ελέγχει τον τρόπο που διακινούνται και καταναλώνονται όλα τα αναλώσιµα είδη του. Το τµήµα αυτό ανήκει στην ιεύθυνση Οικονοµικών Υπηρεσιών της επιχείρησης. Το προσωπικό του περιλαµβάνει: τον Προϊστάµενο Ελέγχου, που είναι υπεύθυνος για την εκπαίδευση, ενηµέρωση, παρακολούθηση και έλεγχο του τµήµατος και τις υπηρεσίες των ελεγκτών, και τους Βοηθούς Ελεγκτές. Οι υποχρεώσεις του τµήµατος µπορούν να συνοψιστούν στα ακόλουθα: Φέρει την υποχρέωση της παρακολούθησης των ειδών (τροφίµων, ποτών, αναλωσίµων, ειδών καθαριότητος και εντύπων) από την είσοδο τους στην επιχείρηση (παραλαβές κεντρικής αποθήκης) ως και την δραχµοποίησή τους (διάθεση-πωλήσεις-ανάλωση). Ελέγχει εάν ο τρόπος της εσωτερικής διακίνησης πρώτων υλών και αγαθών είναι αυτός που έχει οριστεί από τη ιοίκηση. Ελέγχει εάν ο τρόπος πώλησης των διαφόρων ειδών είναι σύµφωνος µε όσα έχει ορίσει η ιοίκηση και εκδίδονται όλα τα παραστατικά. Εκτελεί τακτικές και έκτακτες απογραφές όταν και όπου πρέπει. Εκδίδει αποτελέσµατα σύµφωνα µε τον τρόπο που έχει ορίσει η ιοίκηση Μεριµνεί για την ύπαρξη όλων των εντύπων (π.χ. λογαριασµών, θεωρηµένων «ταινιών» ταµειακών µηχανών, θεωρηµένων µπλοκ, χειρόγραφων αποδείξεων σε περίπτωση βλάβης µιας ταµειακής µηχανής κλπ.) και την τήρηση των φορολογικών διατάξεων σύµφωνα µε τις εκδιδόµενες από το Λογιστήριο διατάξεις. Ο στόχος του τµήµατος είναι: Η οµαλή διακίνηση όλων των ειδών και αγαθών σε οποιαδήποτε στιγµή ή σηµείο του ξενοδοχείου µε το ανάλογο παραστατικό (φορολογικό ή µη). Να γίνονται ακριβείς κοστολογήσεις για όλα τα είδη που διακινούνται σε διαφορετική µορφή απ' αυτή που αγοράστηκαν. 3
Να αξιοποιεί όλες τις δυνατότητες των προγραµµάτων F&B και των ταµειακών µηχανών. Να εντοπίζει αδικαιολόγητα ελλείµµατα ή πλεονάσµατα των δυνητικών εισπράξεων στα σηµεία πώλησης, όσο το δυνατόν ταχύτερα, χωρίς να µεγεθύνονται αδικαιολόγητα. 2. ιαδικασία εισαγωγής ειδών στην Κεντρική Αποθήκη και στα Τµήµατα Μία από τις αρµοδιότητες του τµήµατος ελέγχου είναι να παρακολουθεί την εφαρµογή της διαδικασίας εισαγωγής ειδών στην κεντρική αποθήκη (παραγγελίεςπαραλαβές κεντρικής αποθήκης). Στη συνέχεια έχει την υποχρέωση παρακολούθησης των αγαθών µετά την είσοδο τους στην επιχείρηση έως και τη δραχµοποίηση τους (διάθεση- πωλήσεις τµηµάτων- ανάλωση). Η διαδικασία αυτή περιγράφεται στο ακόλουθο διάγραµµα: ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ ΣΤΟΥΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΕΙΣΑΓΩΓΕΣ ΑΠΟ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΑΓΟΡΕΣ (.Α. ή ΤΙΜ..Α.) ΕΠΙΣΤΡΟΦΕΣ (.Α. ΠΙΣΤΩΤΙΚΑ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑ) Κ Ε Ν Τ Ρ Ι Κ Η Α Π Ο Θ Η Κ Η ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΙΑΦΟΡΑ ΕΠΙΣΙΤΙΣΤΙΚΑ ΤΜΗΜΑΤΑ ΑΠΟ ΕΙΞΕΙΣ ΛΙΑΝΙΚΩΝ ΠΩΛΗΣΕΩΝ (ΤΑΜΕΙΑΚΩΝ ΜΗΧΑΝΩΝ ή P.O.S.) ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ-ΑΥΤΟΚΑΤΑΝΑΛΩΣΕΙΣ (ΕΙ ΙΚΟ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΥΤΟΠΑΡΑ ΟΣΗΣ) ΠΩΛΗΣΕΙΣ-ΕΣΟ Α ΜΑΙSON 4
Στο παραπάνω σχεδιάγραµµα παρουσιάζεται η ροή των αγαθών, και συγκεκριµένα των τροφίµων & ποτών (F & B), µέσα στην επιχείρηση κατά τη λειτουργία της. Τα υλικά καθαρισµού, τα αναλώσιµα και τα υλικά πισίνας παρουσιάζουν ιδιοµορφία, γιατί κατά την ανάλωσή τους δεν εµφανίζουν έσοδα, αλλά παίζουν ρόλο λειτουργικών εξόδων εφόσον χρησιµοποιούνται κύρια για κοινόχρηστους σκοπούς. 3. Εσωτερική διακίνηση Ως εσωτερική διακίνηση ορίζεται η πορεία που ακολουθούν τα προϊόντα σε οποιαδήποτε µορφή από την παραλαβή στην αποθήκη έως την τελική κατανάλωση. Οι κανόνες που ακολουθούνται για την εσωτερική διακίνηση είναι οι ακόλουθοι: εν γίνεται καµία εξαγωγή από την κεντρική αποθήκη εάν δεν υπάρχει συµπληρωµένο έντυπο ΑΙΤΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ Οι αιτήσεις προµηθείας συµπληρώνονται από τον τµηµατάρχη από την προηγούµενη ηµέρα και τοποθετούνται στην ειδική θήκη, που βρίσκεται έξω από το γραφείο του αποθηκάριου Τα δελτία αυτά πρέπει να είναι συµπληρωµένα µε ευκρινή γράµµατα (δείγµα εντύπου και οδηγίες για την σωστή συµπλήρωσή του βρίσκεται σε επόµενη σελίδα) Ο αποθηκάριος διαθέτει τα είδη που ζητάνε τα τµήµατα σύµφωνα µε τα ανώτερα όρια αποθεµάτων ανά τµήµα. Οι ποσότητες που δίνει συµπληρώνονται στην στήλη "παραδοθείσα ποσότητα" Αφού ετοιµαστεί η παραγγελία του τµήµατος, τα είδη µεταφέρονται στα τµήµατα από το προσωπικό αποθήκης, υπογράφεται το πρωτότυπο από τον παραλήπτη και στην συνέχεια αφαιρείται η πρώτη σελίδα της παραγγελίας και παραµένει στο τµήµα της αποθήκης Στο τέλος της ηµέρας όλα τα δελτία εξαγωγής παραδίδονται στον ελεγκτή Όλα τα προϊόντα τα οποία διακινούνται µεταξύ των επισιτιστικών πρέπει να συνοδεύονται από έγγραφο δελτίο ενδοτµηµατικής κίνησης, τόσο στην παραλαβή όσο και στην τυχόν επιστροφή (δείγµα του ελτίου Ενδοτµηµατικής κίνησης βρίσκεται σε επόµενη σελίδα). 5
4. Πωλήσεις Οτιδήποτε διακινείται στα σηµεία πώλησης του ξενοδοχείου πρέπει απαραιτήτως να συνοδεύεται από το αντίστοιχο παραστατικό στοιχείο πώλησης. Τέτοιο νοείται η απόδειξη της ταµειακής µηχανής ή το στοιχείο αυτοπαράδοσης αγαθών ιδιοχρησιµοποίησης υπηρεσιών (maizon). Όλες οι ταµειακές µηχανές προγραµµατίζονται σύµφωνα µε τα είδη και τις τιµές που αναγράφονται στους καταλόγους πώλησης των τµηµάτων. Σχετικά µε τις εκπτώσεις ισχύουν τα παρακάτω: - Όλα τα άτοµα που δικαιούνται εκπτώσεις αναφέρονται στο µέµο σχετικά µε τα µαιζόν - Πέρα αυτών των ατόµων κανείς άλλος δεν δικαιούται έκπτωση εάν δεν υπάρχει γραπτή οδηγία της διευθύνσεως - Οι εκπτώσεις γίνονται από τις ταµειακές µηχανές χρησιµοποιώντας το ειδικό πλήκτρο εκπτώσεων - Το ποσό που δεν πληρώνει ο πελάτης λόγω φιλοξενίας, γράφεται στο δελτίο αυτοπαράδοσης και υπογράφεται από τον δικαιούµενο. Σχετικά µε τις ακυρώσεις ισχύουν τα παρακάτω: - Όλες οι ακυρώσεις γίνονται µέσω των ταµειακών µηχανών (αθεώρητων και θεωρηµένων) και πριν το κλείσιµο του λογαριασµού - Σε αντίθετη περίπτωση εκδίδεται δελτίο επιστροφής το οποίο πρέπει να συναφθεί µε την κανονική απόδειξη και να υπογραφεί από τον υπεύθυνο του τµήµατος ή τον ελεγκτή. - Το ακυρωµένο ποσό αφαιρείται από τα έσοδα της ηµέρας. 6
5. Έλεγχος Ταµείου Ο έλεγχος ταµείου κάθε τµήµατος γίνεται από το προσωπικό του Τµήµατος Ελέγχου. Είναι υποχρεωτικό να γίνεται σε όλα τα τµήµατα τουλάχιστον µία φορά εβδοµαδιαίως σε έκτακτες χρονικές στιγµές. Κατά την έναρξη της λειτουργίας του ξενοδοχείου τα επιµέρους τµήµατα χρεώνονται µε ένα πάγιο ποσό για να καλύψουν τις ανάγκες τους σε κέρµατα. Το ποσό αυτό συν τις εισπράξεις της ηµέρας πρέπει να βρίσκονται συνεχώς στις ταµειακές µηχανές των τµηµάτων. Τα φιλοδωρήµατα πρέπει να κρατούνται εκτός µηχανής. Το προσωπικό ελέγχου επισκέπτεται κάθε τµήµα και τυπώνει το αντίστοιχο report που αναφέρει το σύνολο των εισπράξεων και παρουσία του υπευθύνου του τµήµατος καταµετρά τις εισπράξεις. Σε περίπτωση ελλείµµατος, το ποσό αυτό συµπληρώνεται. Σε οποιαδήποτε περίπτωση συµπληρώνεται το βιβλίο ελέγχων τµήµατος. 6. Έντυπα Ελέγχου Σε όλα τα έντυπα που χρησιµοποιούνται από το Tµήµα Ελέγχου αναγράφονται τα εξής στοιχεία: ΛΟΓΟΤΥΠΟ, ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ, ΟΥ, ΑΦΜ, ΙΕΥΘΥΝΣΗ και ΤΗΛΕΦΩΝΟ. Τα έντυπα αυτά είναι τα ακόλουθα: 6.1. Αίτηση Προµήθειας Είναι ένα έντυπο διπλότυπο µε αρίθµηση, σχεδιασµένο έτσι ώστε να συµπληρώνονται µε ακρίβεια από τους υπεύθυνους των τµηµάτων τα στοιχεία του εκδότη (δηλαδή τα στοιχεία του τµήµατος), το είδος, η ποσότητα και η µονάδα µέτρησης και απευθύνεται στον υπεύθυνο της κεντρικής αποθήκης, ο οποίος συµπληρώνει στην ειδική στήλη της Αίτησης Προµήθειας τις παραδοθείσες ποσότητες και υπογράφει βεβαιώνοντας την παράδοση. Το πρωτότυπο παραδίδεται στον έλεγχο όπου καταχωρείται και αρχειοθετείται, ενώ το στέλεχος παραµένει στο αντίστοιχο τµήµα. Ακολούθως παρουσιάζεται µία αίτηση προµήθειας της κεντρικής κουζίνας του ξενοδοχείου: 7
ΑΙΤΗΣΙΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ KΟΥZΙNAΣ...... 1601 Ηµερ:... ΕΙ ΟΣ ΜΟΝΑΣ ΑΙΤΗΘΕΙΣΑ ΠΟΣΟΤΗΣ ΠΟΣΟΤΗΣ ΠΑΡΑ ΟΘ. ΑΛΛΑΝΤΙΚΑ ΑΛΕΒΡΑ - ΖΥΜΑΡΙΚΑ ΑΥΓΑ ΓΑΛΑΚΤΟΚΟΜΙΚΑ ΕΛΑΙΑ ΚΡΕΑΤΑ ΨΑΡΙΑ ΛΑΧΑΝΙΚΑ ΚΑΤΕΨΥΓΜΕΝΑ ΛΑΧΑΝΙΚΑ - ΦΡΕΣΚΑ ΦΡΟΥΤΑ, ΟΣΠΡΙΑ - ΡΥΖΙΑ ΒΙΟΜΗΧΑΝΟΠΟΙΗΜΕΝΑ ΜΠΑΧΑΡΙΚΑ - ΙΑΦΟΡΑ ΤΟΥΡΣΙΑ - ΕΛΙΕΣ ΤΥΡΙΑ ΕΙ Η ΖΑΧΑΡΟΠΛΑΣΤΙΚΗΣ ΙΑΦΟΡΑ Ο ΑΠΟΘΗΚΑΡΙΟΣ ΣΥΝΟΛΟ Ο ΠΑΡΑΛΑΒΩΝ 8
6.2. ελτίο Ενδοτµηµατικής ιακίνησης Είναι ένα έντυπο διπλότυπο, µε αρίθµηση, σχεδιασµένο για την εσωτερική διακίνηση των ειδών µεταξύ των τµηµάτων. Συµπληρώνεται µε ακρίβεια από τους υπεύθυνους το είδος, η µονάδα µέτρησης και η ποσότητα που διακινείται µεταξύ των επισιτιστικών τµηµάτων. Το πρωτότυπο παραδίδεται στον έλεγχο όπου καταχωρείται και αρχειοθετείται ενώ το στέλεχος παραµένει στο τµήµα. Το δελτίο ενδοτµηµατικής κίνησης έχει την παρακάτω µορφή: ΕΛΤIΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ ΕΝ ΟΤΜΗΜΑΤΙΚΗΣ 4351 ΤΜΗΜΑΤΟΣ... ΑΠΟ... ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ... ΚΙΛΑ ΤΕΜ. ΕΙ ΟΣ Τιµή Κόστους ΣΥΝΟΛΟ ΕΛΕΓΧΟΣ.... Ο ΠΑΡΑΛΑΒΩΝ 9
6.3. ελτίο Φθοράς Είναι ένα έντυπο διπλότυπο, µε αρίθµηση σχεδιασµένο έτσι ώστε να συµπληρώνεται µε ακρίβεια το είδος, η ποσότητα και η αιτιολογία, που προκάλεσε την φθορά. Υπογράφεται από τους υπεύθυνους των τµηµάτων. Το πρωτότυπο παραδίδεται στον έλεγχο όπου καταχωρείται και αρχειοθετείται, ενώ το στέλεχος παραµένει στο τµήµα. Το δελτίο φθοράς έχει την ακόλουθη µορφή: ΦΘΟΡΕΣ ΙΑΦΟΡΕΣ ΤΜΗΜΑ.... Nο0134 ΗΜΕΡ.... ΕΙ ΟΣ ΠΟΣΟΤ. ΤΙΜΗ ΑΞΙΑ.................... Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ Ο ΥΠ. ΤΜΗΜΑΤΟΣ 6.4. Απόδειξη Λιανικής Πώλησης (Λογαριασµοί) Η απόδειξη λιανικής πώλησης είναι έντυπο θεωρηµένο, τριπλότυπο µε αρίθµηση και σειρά. Μπορεί να χρησιµοποιηθεί και ως δελτίο παραγγελίας ή ως δελτίο επιστροφής. Το πρωτότυπο προσκοµίζεται στον πελάτη µε την παραγγελία, ενώ το στέλεχος παραδίδεται στο τµήµα ελέγχου όπου ελέγχεται η αρίθµηση και η σειρά και αρχειοθετείται. 6.5. Στοιχείο Αυτοπαράδοσης Αγαθών ή Ιδιοχρησιµοποίησης Υπηρεσιών (Μαιζόν) Είναι ένα έντυπο τριπλότυπο, µε αρίθµηση και επέχει θέση θεωρηµένου εντύπου. Συµπληρώνεται το συγκεκριµένο τµήµα όπου γίνεται η κατανάλωση, η ιδιότητα του δικαιούχου, το ονοµατεπώνυµό του και η αιτιολογία αν πρόκειται για προσφορά, τα είδη που καταναλώθηκαν, και οι τιµές κόστους στις αντίστοιχες στήλες Φ.Π.Α. που υπόκεινται τα είδη βάσει τιµοκαταλόγου που εκδίδεται από το τµήµα ελέγχου (τα αλκοολούχα είδη αναγράφονται σε τιµές πώλησης). 10
Το Στοιχείο Αυτοπαράδοσης Αγαθών ή Ιδιοχρησιµοποίησης Υπηρεσιών έχει την ακόλουθη µορφή: 6.6. ελτίο Παραγγελίας Είναι διπλότυπο έντυπο και σχεδιάσθηκε ώστε να συµπληρώνεται από τους σερβιτόρους η παραγγελία από τον πελάτη (µπορεί να είναι και θεωρηµένο). Το πρωτότυπο µένει στον σερβιτόρο ενώ το δευτερότυπο παραδίδεται στην κουζίνα ή στο µπαρ για την προετοιµασία της παραγγελίας (ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στις απώλειες). Ο υπεύθυνος τµήµατος υποχρεούται µαζί µε τις εισπράξεις, τις διαχωριστικές και ότι άλλο σχετικό έντυπο παραδίδει, να παραδίδει επίσης και τα δελτία παραγγελιών. Αυτά αρχειοθετούνται στο τµήµα ελέγχου σύµφωνα µε την οριζόµενη διαδικασία. 11
Το δελτίο παραγγελίας έχει την ακόλουθη µορφή: ΕΛΤΙΟ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ 1501... ΗΜΕΡ.ΠΑΡΑΓΓ... ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ... ΤΗΛΕΦΩΝΟ.... ΗΜΕΡ. ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ.:.. ΤΡΟΠΟΣ ΕΞΟΦΛ. :.. Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΙ ΟΥΣ ΠΟΣΟΤ. ΤΙΜΗ ΑΞΙΑ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΥΝΟΛΟ ΑΠΟΘΗΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΙΕΥΘΥΝΣΗ 7. Καταχωρήσεις 7.1. Καταχώρηση Τιµολογίων & Πιστωτικών Τιµολογίων Καταχωρούµε τα είδη που αναγράφονται στα τιµολόγια βάσει των κωδικών που τα αντιπροσωπεύει στο πρόγραµµα της αποθήκης. Στη συνέχεια µετατρέπουµε την ποσότητα στη µονάδα µέτρησης που αντιστοιχεί στα συγκεκριµένα είδη. Ελέγχεται αν η αξία των προϊόντων είναι η καθαρή, δηλ. αν έχουν αφαιρεθεί τυχόν εκπτώσεις και φόροι, και αν η τιµή που αναγράφεται στο τιµολόγιο είναι η ίδια µε την τιµή των συµφωνιών των προµηθευτών. Όσον αφορά τα πιστωτικά σηµειώµατα ισχύουν τα εξής: Αν αφορούν επιστροφές προϊόντων καταχωρείται αρνητικά η ποσότητα και η αξία Αν αφορούν έκπτωση για ένα είδος καταχωρείται αρνητικά η αξία χωρίς την ποσότητα Αν αφορούν έκπτωση για ένα αριθµό ειδών τότε επιµερίζοµε την αξία του πιστωτικού στα είδη που αναγράφονται στο τιµολόγιο αναλογικά 12
Τέλος, σε περίπτωση αποστολής δωρεάν εµπορευµάτων ή δειγµάτων καταχωρείται η ποσότητα µε µηδενική αξία. Οι καταχωρήσεις γίνονται από την Αποθήκη µηχανογραφικά. 7.2. Καταχώρηση Αιτήσεων Προµήθειας Ενδοτµηµατικών Κινήσεων Πρόκειται για µια διαδικασία κατά την οποία αφαιρούνται οι ποσότητες και οι αξίες από το τµήµα που παραδίδει τα είδη και χρεώνεται το τµήµα που τα παραλαµβάνει. Η καταχώρηση γίνεται βάσει της παραδοθείσας ποσότητας και σύµφωνα µε την κωδικοποίηση που έχουµε επιλέξει στο πρόγραµµα της αποθήκης. 7.3. Καταχώρηση Φθορών Καταχωρούνται τα είδη, η µονάδα µέτρησης και η ποσότητα, που αναγράφεται στο δελτίο φθοράς. Οι καταχωρήσεις γίνονται από την Αποθήκη µηχανογραφικά. 7.4. Ενηµέρωση Ειδικού Στοιχείου Αυτοπαράδοσης Αγαθών ή Ιδιοχρησιµοποίησης Υπηρεσιών (Μαιζόν) Ως ιδιοκατανάλωση ορίζεται οποιαδήποτε µορφή κατανάλωσης γίνεται στα σηµεία πώλησης του ξενοδοχείου από άτοµα τα οποία δεν χρεώνονται το αντίτιµο της τιµής πώλησης. Τις ιδιοκαταναλώσεις χειρίζεται το τµήµα ελέγχου όπως και τις πωλήσεις. Οι υπεύθυνοι των τµηµάτων είναι υποχρεωµένοι να συµπληρώνουν όλα τα στοιχεία στις αποδείξεις και να ζητούν πάντα υπογραφή από τους δικαιούµενους. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί ώστε τα δελτία µαιζόν να αναφέρουν συγκεκριµένο είδος (π.χ. όχι ένα ουίσκι κόλα αλλά ένα J&B Cola). Είναι σηµαντικό για τα αποτελέσµατα κάθε τµήµατος. Το τµήµα ελέγχου παρακολουθεί ανά άτοµο και ανά τµήµα καθηµερινά όλες τις αποδείξεις ιδιοκατανάλωσης. Στο τέλος του µήνα τα ποσά αυτά εκτυπώνονται σε συγκεντρωτική κατάσταση η οποία αποτελεί µέρος των µηνιαίων Αποτελεσµάτων. 13
7.5. Ενηµέρωση Κουβέρ Πρόκειται για ένα λογιστικό φύλλο, που σε καθηµερινή βάση παρέχει ενηµέρωση από το εκάστοτε ταµειακό σύστηµα του ξενοδοχείου για τον αριθµό των πελατών που επισκέπτονται τα επισιτιστικά τµήµατα. Στο τέλος του µήνα εκτυπώνεται συγκεντρωτική κατάσταση µε τα κουβέρ που έχουν πραγµατοποιηθεί και τα τµήµατα. 7.6. Έλεγχος Κινήσεων Τµηµάτων ( ιαχωριστικές) Καθηµερινά, το τµήµα ελέγχου παραλαµβάνει από την υποδοχή το κλείσιµο της ηµέρας µε τη µορφή ισοζυγίου και το αντιπαραθέτει µε τις διαχωριστικές καταστάσεις των τµηµάτων, όπου εµφανίζονται τα τµήµατα, οι εισπράξεις και οι ανάλογοι φόροι. 8. Απογραφή Απογραφή ονοµάζεται η εργασία µε την οποία µας παρέχεται η εικόνα του πραγµατικού υπολοίπου, που έχει στη διάθεση της η επιχείρηση τη συγκεκριµένη χρονική στιγµή. Σκοπός της απογραφής είναι να εντοπίσει τις διαφορές (αποκλίσεις) από την εσωλογιστική τήρηση της αποθήκης και το λόγο που έχουν προκύψει. Ειδικές λίστες απογραφής µε τους κωδικούς, την περιγραφή και τις µονάδες µέτρησης των ειδών εκτυπώνονται από το τµήµα Ελέγχου. Ζυγίζονται και καταµετρούνται όλα τα είδη σύµφωνα µε τις µονάδες µέτρησης, που παρακολουθούνται στο πρόγραµµα της αποθήκης. Η απογραφή διενεργείται στο τέλος κάθε µήνα από το τµήµα ελέγχου σε όλα τα τµήµατα του ξενοδοχείου ή έκτακτα σε ένα τµήµα όποτε κριθεί αναγκαίο. Κατά την διάρκεια της απογραφής παρίσταται ο υπεύθυνος του τµήµατος. Απαραίτητη προϋπόθεση για τη καταχώρηση των απογραφών στα τµήµατα είναι η συµφωνία της φυσικής απογραφής της Κεντρικής Αποθήκης µε τα υπόλοιπα του προγράµµατος παρακολούθησης της αποθήκης. Η απογραφή, που διενεργείται στο τέλος του έτους, παραδίδεται στο λογιστήριο του ξενοδοχείου. 14
ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΣΥΜΦΩΝΙΑ ΑΠΟΘΗΚΗΣ-ΑΝΑΛΩΘΕΝΤΑ ΕΤΟΥΣ ΥΛΙΚΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ ΕΙ Η ΠΕΛΑΤΩΝ ΤΡΟΦΙΜΑ ΠΟΤΑ ΣΥΝΟΛΟ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΑΡΧΗΣ ΕΤΟΥΣ - - - - - ΑΓΟΡΕΣ ΕΤΟΥΣ 187.061.754 34.456.987 6.436.571 10.265.172 238.220.484 ΤΕΛΙΚΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗ 3.429.742 2.638.193 482.571 2.175.172 8.725.678 ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ 183.632.012 31.818.794 5.954.000 8.090.000 229.494.806 ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗΣ ΤΡΟΦΙΜΑ-ΠΟΤΑ- ΙΑΦΟΡΑ ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ΤΡΟΦΙΜΑ ΠΟΤΑ ΥΛΙΚΑ ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑΣ ΕΙ Η ΠΕΛΑΤΩΝ ΣΥΝΟΛΟ ΠΡΩΙΝΑ 31.020.000 31.020.000 ΓΕΥΜΑΤΑ - - ΕΙΠΝΑ 115.298.000 220.000 115.518.000 ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ ΕΞΤΡΑ ΤΜΗΜ 19.609.012 23.423.794 43.032.806 ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ 7.680.000 150.000 7.830.000 ΦΙΛΟΞΕΝΙΕΣ 8.000.000 6.000.000 14.000.000 ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ 2.025.000 2.025.000 4.050.000 ΙΑΦΟΡΑ ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ 5.954.000 8.090.000 14.044.000 ΣΥΝΟΛΟ 183.632.012 31.818.794 5.954.000 8.090.000 229.494.806 Πίνακας 1: Προϋπολογισµός- Συµφωνία αποθήκης-αναλωθέντα έτους 8.1. Εκτυπώσεις Αποτελεσµάτων (Αξίες Ποσότητες) Μετά την καταχώρηση των απογραφών, εκτυπώνονται καταστάσεις για κάθε τµήµα χωριστά που εµφανίζουν τα είδη και τις καταναλώσεις τροφίµων ποτών σε ποσότητες και αξίες. Οι καταναλώσεις αυτές συγκρίνονται µε τις πωλήσεις των τµηµάτων, που προέρχονται από τις αναφορές των ταµειακών µηχανών για τον εντοπισµό τυχόν αποκλίσεων και τη διερεύνηση τους. 15
8.2. Ανάλυση Μαιζόν Είναι η συγκεντρωτική κατάσταση η οποία απεικονίζει τις καταναλώσεις σε τρόφιµα και ποτά (προσωπικά-προσφορές) ανά δικαιούµενο και προκύπτει από την ηµερήσια παρακολούθηση των στοιχείων αυτοπαράδοσης αγαθών. Αντίγραφο αυτής παραδίδεται στην Γενική και Οικονοµική ιεύθυνση του ξενοδοχείου. 8.3. Συµπλήρωση F&B REPORT Το F&B REPORT είναι ένα πλάνο στο οποίο εµφανίζεται το αποτέλεσµα των δραστηριοτήτων των επισιτιστικών τµηµάτων σε τρόφιµα και ποτά. Αντίγραφο του F&B REPORT παραδίδεται στην Γενική, Οικονοµική ιεύθυνση και στην ιεύθυνση των Επισιτιστικών τµηµάτων. Για τη συµπλήρωσή του χρειαζόµαστε τα εξής στοιχεία: ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ Α: Προκύπτει αν από το σύνολο των εισαγωγών (απόθεµα προηγούµενου µήνα και εισαγωγές από την κεντρική Αποθήκη του τρέχοντος µήνα) αφαιρέσουµε το σύνολο των εξαγωγών (ενδοτµηµατικές, επιστροφές, φθορές) και το απόθεµα του τρέχοντος µήνα. ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗ Β : Αφού γίνουν κάποιες προσαρµογές στην κατανάλωση, δηλ. αφαιρεθούν σε τιµές κόστους το φαγητό προσωπικού και οι καταναλώσεις για φιλοξενίες, λαµβάνουµε την κατανάλωση των πωληθέντων τροφίµων και ποτών. 9. Κόστος πρωινού και γευµάτων 9.1. Πρωινό Πελατών Ως κοστολόγιο πρωινού θεωρείται η αξία κατανάλωσης των πρωινών ανά πελάτη. Παράλληλα δίδεται η δυνατότητα στον ιευθυντή Επισιτιστικών Τµηµάτων να ελέγξει τις καταναλώσεις και να προβεί σε τυχόν αλλαγές στη σύνθεση των πρωινών. Για το κοστολόγιο αυτό χρειάζεται η συνεργασία των CHEF, MAITRE, ΜΠΟΥΦΕ, τους οποίους ενηµερώνουµε µε ΜΕΜΟ τουλάχιστον 3 ηµέρες νωρίτερα. Η διαδικασία εκτέλεσης είναι η ακόλουθη: Ο Μπουφετζής παρουσία του ελεγκτή ζυγίζει - καταµετρά όλα τα είδη που βγαίνουν στο µπουφέ των πρωινών από την προηγούµενη µέρα. Την επόµενη µέρα καταγράφεται οτιδήποτε άλλο συµπληρωµατικό προσφερθεί ως το τέλος των πρωινών. Στο τέλος µετρά τις ποσότητες από τα είδη που επέστρεψαν. Πολλαπλασιάζοντας τις ποσότητες µε τη τιµή µονάδος του κάθε είδους λαµβάνουµε το συνολικό κόστος των πρωινών. 16
ιαιρώντας το συνολικό κόστος µε τον αριθµό των ληφθέντων πρωινών (πελάτες συν δικαιούµενοι) της προηγούµενης µέρας υπολογίζεται το πραγµατικό κόστος πρωινού ανά άτοµο. 9.2. Πρωινό Γεύµα είπνο Προσωπικού Ο υπολογισµός των εξόδων που προκύπτουν από τα γεύµατα του προσωπικού αποτελεί απαραίτητο στοιχείο για την εξαγωγή των µηνιαίων αποτελεσµάτων. Πραγµατοποιείται στην αρχή της περιόδου και δεν επαναλαµβάνεται εκτός αν προκύψουν αλλαγές στη σύνθεση των µενού. Η διαδικασία και οι εµπλεκόµενοι σε αυτήν είναι οι ακόλουθοι: - Ο ελεγκτής σε συνεργασία µε το ΜΠΟΥΦΕ ενηµερώνεται για τις καταναλώσεις του προσωπικού στα πρωινά - Στη συνέχεια µε τη βοήθεια του Α ΜΑΓΕΙΡΑ καταγράφει τα υλικά που χρησιµοποιήθηκαν για τη παρασκευή των φαγητών και ότι άλλο προσφέρεται στους εργαζόµενους (ψωµιά, φρούτα, γλυκά, σαλάτες) - Στο τέλος του φαγητού καταγράφει τυχόν επιστροφές. Αυτό επαναλαµβάνεται και στο βραδινό φαγητό. - Στο τέλος της ηµέρας λαµβάνονται ποσοτικά οι καταναλώσεις των εργαζοµένων - Κοστολογώντας τις ποσότητες βάσει της τιµής µονάδος του κάθε είδους από το ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ λαµβάνεται η αξία των καταναλώσεων. - ιαιρώντας την αξία µε τον αριθµό των ατόµων που εργάσθηκαν τη συγκεκριµένη ηµέρα προκύπτει το δραχµικό κόστος ανά άτοµο. Πολλαπλασιάζοντας το νούµερο αυτό µε τα δεδουλευµένα ηµεροµίσθια του µήνα λαµβάνεται το συνολικό ΚΟΣΤΟΣ ΓΕΥΜΑΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ. - Η διαδικασία αυτή επαναλαµβάνεται για όλο τον κύκλο των µενού ( 7 ή 15 ηµέρες). - Στο τέλος του µήνα συγκεντρωτική κατάσταση µε το κόστος των ληφθέντων γευµάτων παραδίδεται στο λογιστήριο. 17
9.3. Κοστολόγιο ειδών BANQUET Κοστολογούµε τα προσφερόµενα είδη βάσει της συµφωνίας, που έχει υπογραφεί µε το πελάτη. Η κοστολόγηση γίνεται σύµφωνα µε τη διαδικασία που περιγράψαµε παραπάνω. Επειδή σε όλα τα συµφωνητικά προβλέπεται ελάχιστη κατανάλωση, θεωρούµε ότι η παραχθείσα ποσότητα, η οποία και κοστολογήθηκε µε τον παραπάνω τρόπο είναι και αναλωθείσα, ανεξαρτήτως αν η κατανάλωση υπολείπεται της minimum εγγυηµένης συµφωνίας. 9.4. ALA CARTE Ο F.& B. CONTROLER σε συνεργασία µε το µάγειρα του αντίστοιχου τµήµατος ζυγίζουν και καταγράφουν τις πρώτες ύλες που χρησιµοποιούνται για τη παρασκευή του πιάτου. Στη συνέχεια δραχµοποιούµε τις ποσότητες και λαµβάνουµε τη συνολική αξία της παρασκευής. Τα υλικά ζυγίζονται στην πρωτογενή τους µορφή (νωπά, ακαθάριστα κ.λ.π) ΠΡΟΤΥΠΗ ΣΥΝΤΑΓΗ Α/Α: 039 ΕΙ ΟΣ: ΜΟΣΧΑΡΙΣΙΟ ΦΙΛΕΤΟ ΣΧΑΡΑΣ ΜΕΡΙ ΕΣ: 1 ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΑΠΌ: ΠΩΛΗΣΗ ΑΠΌ: PLU: 186 GROUP: ΦΩΤΟ- ΓΡΑΦΙΑ ΚΩ ΙΚΟΣ ΑΠΟΘΗΚ. ΕΙ ΟΣ Μ/Μ ΠΟΣΟΤΗΣ ΤΙΜΗ ΜΟΝΑ ΟΣ ΦΙΛΕΤΟ ΜΟΣΧΟΥ 180g 1,95 ΠΑΤΑΤΕΣ 100g 0,04 ΚΑΡΟΤΟ 50g 0,03 ΜΠΡΟΚΟΛΙ 70g 0,14 ΤΙΜΗ ΚΟΣΤΟΥΣ ΤΙΜΗ ΠΩΛΗΣΗΣ ΣΥΝΟΛΟ 2,2 ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ: ΤΕΛΙΚΗ ΤΙΜΗ ΠΩΛΗΣΗΣ: 10 ΚΟΣΤΟΣ ΕΠΙ % 21,60% ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΑΠΌ: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: Πίνακας 2: Πρότυπη συνταγή κυρίως πιάτου 18
9.5. Κοστολόγιο ειδών BAR H µεριδοποίηση των αλκοολούχων και µη ποτών προδιαγράφεται από την ιεύθυνση των Επισιτιστικών Τµηµάτων και σύµφωνα µε τα στάνταρτς του ξενοδοχείου. ΠΡΟΤΥΠΗ ΣΥΝΤΑΓΗ Α/Α: 093 ΕΙ ΟΣ: GIN FIZZ ΦΩΤ Ο ΓΡΑ ΜΕΡΙ ΕΣ: ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΑΠΌ: PLU: 443 GROUP: ΚΩ ΙΚΟΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΕΙ ΟΣ Μ/Μ ΠΟΣΟΤΗΣ ΠΩΛΗΣΗ ΑΠΌ: ΤΙΜΗ ΜΟΝΑ ΟΣ GORDON' S 4cl 0,38 ΦΡΕΣΚΟ ΧΥΜΟ ΛΕΜΟΝΙΟ Υ 4cl 0,23 ΣΙΡΟΠΙ ΖΑΧΑΡΗ 2 κουταλ. SODA 12cl 0,04 ΤΙΜΗ ΚΟΣΤΟΥΣ ΤΙΜΗ ΠΩΛΗΣΗΣ ΤΕΛΙΚΗ ΤΙΜΗ ΠΩΛΗΣΗΣ: 5,5 ΚΟΣΤΟΣ ΕΠΙ % 11,80% ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΑΠΌ: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: ΣΥΝΟΛΟ: 0,65 ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ: ΣΤΟ SHAKER ΧΤΥΠΑΜΕ ΤΑ ΤΡΙΑ ΠΡΩΤΑ ΥΛΙΚΑ -GIN-ΧΥΜΟ ΛΕΜΟΝΙΟΥ-ΣΙΡΟΠΙ ΖΑΧΑΡΗ. ΣΟΥΡΩΝΟΥΜΕ ΤΟΝ ΠΑΓΟ ΣΕ ΠΟΤΗΡΙ HIGHBALL ΚΑΙ ΓΑΡΝΙΡΟΥΜΕ ΜΕ ΦΕΤΑ ΛΕΜΟΝΙΟΥ. ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΗ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΑ ΕΊΝΑΙ Η ΖΑΧΑΡΗ ΣΤΑ ΧΕΙΛΗ ΤΟΥ ΠΟΤΗΡΙΟΥ. ΡΩΤΑΜΕ ΑΝ Ο ΠΕΛΑΤΗΣ 9.6. Κοστολόγιο προσφορών φρούτων και γλυκών Καταγράφουµε και υπολογίζουµε τις προσφερόµενες ποσότητες σε φρούτα και γλυκά όπως έχει περιγραφεί παραπάνω. Οι προσφορές διακρίνονται σε: α) µονές (για µονόκλινα δωµάτια) β) διπλές (για δίκλινα δωµάτια) γ) VIP (για διακεκριµένους πελάτες) 19