Οδηγός προετοιμασίας. για την αλλαγή. των συντελεστών ΦΠΑ

Μελίσσια, 10 Ιουνίου 2010 Οδηγός προετοιμασίας για την αλλαγή των συντελεστών ΦΠΑ

Εισαγωγή... 1 Δημιουργία εγγραφών... 2 1. Δημιουργία Ομάδων Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ... 2 2. Δημιουργία Γενικής Ομάδας Καταχώρησης Ειδών... 2 3. Δημιουργία Λογαριασμών ΓΛ... 2 4. Δημιουργία Λογαριασμών Εντύπων ΦΠΑ... 3 5. Παραμετροποίηση Ομάδων Καταχώρησης... 3 6. Παραμετροποίηση Καταχώρησης ΦΠΑ... 3 7. Δημιουργία Ομάδων Καταχώρησης Παγίων... 4 8. Δημιουργία Επιβαρύνσεων... 4 Ενημερώσεις... 4 9. Αντικατάσταση Ομάδων σε αρχείο Ειδών... 4 10. Αντικατάσταση Ομάδων σε αρχείο Οικονομικών Κατηγοριών... 5 11. Αντικατάσταση Ομάδων σε αρχείο Πόρων... 5 12. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Προκαθορισμένες Εγγραφές Γ/Λ... 5 13. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Προκαθορισμένων Εγγραφών Ειδών... 8 14. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Ομάδες Καταχωρήσεων Έργων... 11 15. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Ομάδες Καταχώρησης Συμβολαίων ΤΥ... 11 16. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Κόστος Τεχνικής Υποστήριξης... 11 17. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Διεταιρικές Καταχωρήσεις... 11 18. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Παραγγελιών Πωλήσεων... 11 19. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Παραγγελιών Αγορών... 13 20. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Εντολών Διακίνησης... 13 21. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Τεχνικής Υποστήριξης... 13 22. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Τιμολογίων Αγορών... 14 23. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Πιστωτικών Τιμολογίων Αγορών... 14 24. Διαχείριση Ανοικτών Φακέλων Εισαγωγής... 14 Καταχώρηση παραστατικών μετά την αλλαγή του ΦΠΑ... 15 25. Παραγγελίες Πωλήσεων & Αγορών... 15 26. Τιμολόγια Πωλήσεων & Αγορών... 15 27. Πλήκτρο F9... 15 28. Ιστορικό Καταχ. Παραστατικών... 15

Εισαγωγή Με σκοπό την έγκαιρη και ασφαλή προετοιμασία της InnovEra/ NAV εγκατάστασης σας στην αναπροσαρμογή των συντελεστών του ΦΠΑ, ετοιμάσαμε για εσάς το παρόν κείμενο οδηγιών. Θα θέλαμε να σας παρακαλέσουμε για την τήρηση της σειράς εκτέλεσης των εργασιών, ώστε να διασφαλισθεί το βέλτιστο αποτέλεσμα. Οι αλλαγές μπορούν να πραγματοποιηθούν σε δύο φάσεις. Η πρώτη φάση, η υλοποίηση της οποίας μπορεί να ξεκινήσει άμεσα, αφορά στην εισαγωγή εγγραφών, όπως κατηγορίες ΦΠΑ, λογαριασμοί λογιστικής, κλπ. Η δεύτερη φάση, που αφορά στην ενημέρωση/ αντικατάσταση εγγραφών, θα πρέπει να διεξαχθεί την τελευταία στιγμή, αφότου έχουν ολοκληρωθεί όλες οι εγγραφές με τα παλιά ποσοστά. Στον πίνακα που ακολουθεί αποτυπώνονται οι παλιοί (με βάση τα ποσοστά που ισχύουν από 15 μαρτίου 2010) και οι νέοι συντελεστές ΦΠΑ α/α Παλιό % Νέο % 1. 4 4 2. 5 5,5 3. 7 8 4. 10 11 5. 15 16 6. 21 23 Ακολουθεί λίστα με τους τομείς στους οποίους πρέπει να πραγματοποιηθούν αλλαγές Δημιουργία Εγγραφών 1. Ομάδες Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ 2. Γενική Ομάδα Καταχώρησης Ειδών 3. Λογιστικό Σχέδιο Γενικής Λογιστικής 4. Παραμετροποίηση Ομάδων Καταχώρησης 5. Παραμετροποίηση Καταχώρησης ΦΠΑ 6. Ομάδα Καταχώρησης Παγίων 7. Επιβαρύνσεις 8. Λογαριασμοί Εντύπων ΦΠΑ Ενημέρωση/ αντικατάσταση εγγραφών 9. Είδη 10. Οικονομικές Κατηγορίες 11. Πόροι 12. Γραμμή Προκαθορισμένων Εγγραφών Γ/Λ 13. Γραμμή Προκαθορισμένων Εγγραφών Ειδών 14. Ομάδα Καταχωρήσεων Έργων 15. Ομάδα Καταχώρησης Συμβολαίων Τεχνικής Υποστήριξης 16. Κόστος Τεχνικής Υποστήριξης 17. Διεταιρικοί Λογαριασμοί Γ/Λ 18. Γραμμές Παραγγελιών Πωλήσεων 19. Γραμμές Παραγγελιών Αγορών 20. Γραμμές Εντολών Διακίνησης 21. Γραμμές Τεχνικής Υποστήριξης copyright DATA COMMUNICATION 1

Στη συνέχεια, αναλύονται εκτενώς οι επιμέρους αλλαγές που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Δημιουργία εγγραφών 1. Δημιουργία Ομάδων Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ Πρόκειται στην ουσία για τις κατηγορίες ΦΠΑ των ειδών σας. Για παράδειγμα, ενώ υπήρχε η κατηγορία ΦΠΑ21(ΕΜΠ)/ ΦΠΑ 21% ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ θα πρέπει να δημιουργηθεί και η κατηγορία ΦΠΑ23(ΕΜΠ)/ ΦΠΑ 23% ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ Θα πρέπει πρώτα να δημιουργηθούν οι νέες ομάδες και σε επόμενο στάδιο να γίνει η σύνδεση τους με τις Ομάδες Καταχώρησης ΦΠΑ Συμβαλλομένων και τους αντίστοιχους λογαριασμούς λογιστικής Διαχείριση/ Παραμετροποίηση Εφαρμογών/ Οικονομική Διαχείριση/ Ομάδα Καταχωρήσεων ΦΠΑ/ Ειδών 2. Δημιουργία Γενικής Ομάδας Καταχώρησης Ειδών Στη γενική ομάδα καταχώρησης ορίζονται οι φορολογικές κατηγορίες των ειδών σας (π.χ. α ύλες, προϊόντα, εμπορεύματα ). Καθώς οι ομάδες καταχώρησης ειδών συνδέονται με τις ομάδες καταχώρησης ΦΠΑ, δημιουργούνται ανά κατηγορία είδους, τόσες γενικές ομάδες καταχώρησης όσες και οι διαφορετικές κατηγορίες ΦΠΑ. Για παράδειγμα, ενώ υπήρχε η κατηγορία ΕΜΠ-21%/ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ 21% πρέπει να δημιουργηθεί και η κατηγορία ΕΜΠ- 23%/ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΑ 23%. Κάθε νέα Ομάδα Καταχώρησης Ειδών πρέπει να συνδεθεί με την αντίστοιχη Ομάδα Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ που ήδη έχετε ανοίξει, μέσω του πεδίου «Προεπιλεγμένη Ομ. Καταχ. Ειδών ΦΠΑ». Έτσι κάθε φορά που θα αλλάζετε την Ομάδα Καταχώρησης Ειδών σε ένα είδος ή σε μια γραμμή παραγγελίας για παράδειγμα, θα αλλάζει αυτόματα και η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ. Σε επόμενο στάδιο να γίνει η σύνδεση τους με τις Ομάδες Καταχώρησης Συμβαλλομένων και τους αντίστοιχους λογαριασμούς λογιστικής Διαχείριση/ Παραμετροποίηση Εφαρμογών/ Οικονομική Διαχείριση/ Ομάδες Καταχωρήσεων/ Γενικά/ Ειδών 3. Δημιουργία Λογαριασμών ΓΛ Θα πρέπει να δημιουργηθούν οι νέοι λογαριασμοί λογιστικής και, εφόσον απαιτείται, να συνδεθούν με τις Ομάδες Καταχώρησης Ειδών & Ομάδες Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ. Για παράδειγμα, ενώ υπήρχε ο λογαριασμός 24.00.01.0021/ ΑΓΟΡΕΣ ΧΡΗΣΕΩΣ ΒΟΗΘ.ΥΛ. ΕΣΩΤ. ΜΕ ΦΠΑ 21% θα πρέπει να δημιουργηθεί και ο λογαριασμός 24.00.01.0023/ ΑΓΟΡΕΣ ΧΡΗΣΕΩΣ ΒΟΗΘ.ΥΛ. ΕΣΩΤ. ΜΕ ΦΠΑ 23%. Οι ομάδες καταχώρησης περιλαμβάνονται στη φόρμα Καταχώρηση της καρτέλας του λογαριασμού. Οικονομική Διαχείριση/ Γενική Λογιστική/ Λογιστικό Σχέδιο copyright DATA COMMUNICATION 2

4. Δημιουργία Λογαριασμών Εντύπων ΦΠΑ Ανεξαρτήτως αν εκδίδετε τις καταστάσεις ΦΠΑ (περιοδικές και εκκαθαριστική) από το InnovEra/ NAV, θα πρέπει να δημιουργήσετε και τους νέους λογαριασμούς στο λογιστικό σχέδιο των εντύπων ΦΠΑ και μόνο γι αυτούς που έχουν ανάλυση ανά ΦΠΑ.(φαίνεται από τα 2 τελευταία ψηφία του λογαριασμού) Για να το κάνετε αυτό θα πρέπει : Να προσθέσετε τους νέους λογαριασμούς λογιστικής στη λίστα των λογαριασμών που περιλαμβάνονται στα έντυπα. Οικονομική Διαχείριση/ Γενική Λογιστική/ Έντυπα/ Διαχείριση Στοιχείων Εντύπων/ Λογαριασμοί Εντύπων ΦΠΑ. Μπορείτε να δημιουργήσετε τους νέους λογαριασμούς πηγαίνοντας στην προβολή των λογαριασμών σε μορφή λίστας όπου μπορείτε για εξοικονόμηση χρόνου να εκμεταλλευτείτε και τη λειτουργία F8 σε κάθε πεδίο του νέου λογαριασμού με την οποία αντιγράφετε την τιμή του ακριβώς από πάνω πεδίου. Κατά πάσα πιθανότητα δε θα μπορείτε να συμπληρώσετε το πεδίο «% ΦΠΑ» με τους νέους συντελεστές γιατί αυτοί δε θα έχουν ενημερωθεί ακόμα. Αφήστε το κενό προς το παρόν και το συμπληρώνετε στο μέλλον. Να αντιγράψετε τις γραμμές σχετικά με τις Κατηγ. Εκκαθ. Δήλωσης από τους αντίστοιχους παλαιούς λογαριασμούς. (Οι γραμμές υποδηλώνουν τη θέση που θα τυπωθούν τα ποσά στο προσομοιωμένο έντυπο). Η διαδικασία αυτή γίνεται υποχρεωτικά σε προβολή μορφής καρτέλας. Π.χ. για να αντιγράψουμε τις γραμμές στο λογαριασμό νέο λογαριασμό 70.00.0023, πάμε στο λογαριασμό 70.00.0021 (ή 70.00.0019) μαρκάρουμε (κάνουμε «μπλε») όλες τις γραμμές του για όλα τα έτη, και τα κάνουμε αντιγραφή στις γραμμές του νέου λαγαριασμού Να προσθέσετε τους νέους λογαριασμούς εντύπων στη φόρμα Παραμετροποίηση Καταχώρησης ΦΠΑ που θα βρίσκεται στο Διαχείριση / Παραμετροποίηση Εφαρμογών / Οικονομική Διαχείριση / Ομάδες Καταχωρήσεων ΦΠΑ / Παραμετροποίηση Ομάδων Καταχώρησης. 5. Παραμετροποίηση Ομάδων Καταχώρησης Στη φόρμα αυτή γίνεται η σύνδεση της ομάδας που ανήκει ο πελάτης ή ο προμηθευτής μας και της ομάδας που ανήκουν τα είδη, με τους αντίστοιχους λογαριασμούς, ώστε να επιτευχθεί η σωστή ενημέρωση της λογιστικής. Για παράδειγμα, ενώ υπάρχει παραμετροποιημένο το ότι όταν από προμηθευτή ΧΟΝΔΡΙΚΗΣ γίνεται αγορά κατηγορίας «Α'ΥΛΕΣ-21%», θα πρέπει να ενημερωθεί ο λογαριασμός 24.00.01.0021, αντίστοιχα θα πρέπει να δηλωθεί ότι όταν από προμηθευτή ΧΟΝΔΡΙΚΗΣ γίνεται αγορά κατηγορίας «Α'ΥΛΕΣ-23%», θα πρέπει να ενημερωθεί ο λογαριασμός 24.00.01.0023. Διαχείριση/ Παραμετροποίηση Εφαρμογών/ Οικονομική Διαχείριση/ Ομάδες Καταχωρήσεων/ Γενικά/ Παραμετροποίηση Ομάδων Καταχώρησης 6. Παραμετροποίηση Καταχώρησης ΦΠΑ Στη φόρμα αυτή γίνεται η σύνδεση της ομάδας που ανήκει ο πελάτης ή ο προμηθευτής μας και της ομάδας ΦΠΑ που ανήκουν τα είδη, με τους αντίστοιχους λογαριασμούς ΦΠΑ, ώστε να επιτευχθεί η σωστή ενημέρωση της λογιστικής. Για παράδειγμα, ενώ υπάρχει παραμετροποιημένο το ότι όταν σε πελάτη ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ γίνει πώληση κατηγορίας ΦΠΑ «ΦΠΑ21(ΕΜΠ)» ενημερώνεται σαν Λογαριασμός ΦΠΑ Πωλήσεων ο 54.00.70.0021, αντίστοιχα θα πρέπει να δηλωθεί ότι σε πελάτη ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ γίνει πώληση κατηγορίας ΦΠΑ «ΦΠΑ23(ΕΜΠ)» ενημερώνεται σαν Λογαριασμός ΦΠΑ Πωλήσεων ο 54.00.70.0023. Επίσης copyright DATA COMMUNICATION 3

για το νέο συνδυασμό που θα φτιάξετε, θα πρέπει να συμπληρώσετε και τα πεδία «Λογ/σμός ΦΠΑ Εντ. Πωλήσεων» & «Λογ/σμός ΦΠΑ Εντ. Αγορών» με τους νέου λογαριασμούς των εντύπων που δημιουργήσατε. Π.χ. στο παραπάνω παράδειγμα θα πρέπει να συμπληρώσετε τα πεδία αυτά με τους λογαριασμούς 70.00.0023 & 20.01.0023 αντίστοιχα. Διαχείριση/ Παραμετροποίηση Εφαρμογών/ Οικονομική Διαχείριση/ Ομάδα Καταχωρήσεων ΦΠΑ/ Παραμετροποίηση Ομάδων Καταχώρησης 7. Δημιουργία Ομάδων Καταχώρησης Παγίων Στην ομάδα καταχώρησης παγίων ορίζονται οι λογαριασμοί λογιστικής που ενημερώνονται από τις επιμέρους κινήσεις των παγίων (αγορά, πώληση ). Για παράδειγμα, ενώ έχει δηλωθεί ότι η αγορά παγίου που ανήκει στην ομάδα καταχώρησης 12.00.21 ενημερώνει το λογαριασμό 12.00.00.0021/ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ ΜΕ ΦΠΑ 21%, θα πρέπει να δημιουργηθεί και η ομάδα 12.00.23 και να δηλωθεί ότι ενημερώνει το λογαριασμό 12.00.00.0023/ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ ΜΕ ΦΠΑ 23% Διαχείριση/ Παραμετροποίηση Εφαρμογών/ Οικονομική Διαχείριση/ Ομάδες Καταχωρήσεων/ Παγίων 8. Δημιουργία Επιβαρύνσεων Καθώς οι επιβαρύνσεις συνδέονται με ομάδες καταχώρησης, ώστε να είναι γνωστοί οι λογαριασμοί εσόδων, δαπανών και ΦΠΑ στους οποίους θα πρέπει να στείλουν αξίες, θα πρέπει να δημιουργηθούν νέες επιβαρύνσεις με τα καινούργιους συντελεστές ΦΠΑ και να συνδεθούν με τις νέες ομάδες ( Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ και Καταχώρησης Ειδών). Για παράδειγμα ενώ υπήρχαν τα ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΑ 21% θα πρέπει να δημιουργηθούν και τα ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΑ 23%. Διαχείριση/ Παραμετροποίηση Εφαρμογών/ Πωλήσεις & Marketing/ Επιβαρύνσεις Ενημερώσεις Υπενθυμίζεται ότι οι ενημερώσεις θα πρέπει να διεξαχθούν αφότου έχουν ολοκληρωθεί όλες οι εγγραφές με τους παλιούς συντελεστές ΦΠΑ. Όσοι έχετε την έκδοση InnovEra 2.0 (NAV 5.0) μπορείτε να εκμεταλλευτείτε τη νέα λειτουργία της «Μαζικής Ενημέρωσης Πινάκων» για να ενημερώσετε για παράδειγμα γρήγορα τα νέα Ο.Κ στο αρχείο των ειδών σας 9. Αντικατάσταση Ομάδων σε αρχείο Ειδών Η ενημέρωση αφορά στα ακόλουθα πεδία: ΟΚ Ειδών ΟΚ Ειδών ΦΠΑ που βρίσκονται στο tab «Τιμολόγηση» της καρτέλας του είδους Για παράδειγμα ενώ το είδος 00001170200/ FAX-5 15M /PRE-AMP UNIT STAF. Ήταν συνδεδεμένο με την ομάδα ειδών «ΕΜΠ-21%» και την ομάδα ΦΠΑ «ΦΠΑ21(ΕΜΠ)», θα πρέπει πλέον να συνδεθεί με τα αντίστοιχα «ΕΜΠ-23%»/ «ΦΠΑ23(ΕΜΠ)». Όταν αλλάξει το ΟΚ Ειδών, αλλάζει αυτόματα και το ΟΚ Ειδών ΦΠΑ, εφόσον υπάρχει μεταξύ τους σύνδεση. Η καρτέλα των ειδών καλείται: copyright DATA COMMUNICATION 4

Για το InnovEra2.00/ NAV5.0 από Αποθήκη/ Προγραμματισμός & Εκτέλεση/ Είδη Πωλήσεις & Marketing/ Απόθεμα & Τιμολόγηση/ Είδη Αγορές/ Απόθεμα & Τιμολόγηση/ Είδη Για InnovEra1/ NAV4 από Αποθήκη/ Διαχείριση Ειδών/ Είδη 10. Αντικατάσταση Ομάδων σε αρχείο Οικονομικών Κατηγοριών Οι ομάδες Ειδών και Ειδών ΦΠΑ στο αρχείο ειδών μπορούν να ενημερώνονται αυτόματα αν ενταχθούν σε μία κατηγορία είδους, η οποία είναι συνδεδεμένη με τις αντίστοιχες ομάδες. Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να γίνει αντικατάσταση των συνδεδεμένων στην κατηγορία ομάδων με τις νέες ομάδες. Η ενημέρωση αφορά πεδία Προεπιλ. Γεν. Ομάδα Καταχώρησης Ειδών και Προεπιλεγμένη Ομ. Καταχ. Ειδών ΦΠΑ. Για παράδειγμα, η κατηγορία ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ που ήταν συνδεδεμένη με τις ομάδες «ΠΡΟΙΝ-21%»/ «ΦΠΑ21(ΠΡ)» θα πρέπει να συνδεθεί με τις ομάδες «ΠΡΟΙΝ-23%»/ «ΦΠΑ23(ΠΡ)». Για το InnovEra2.00/ NAV5.0 από Οικονομική Διαχείριση/ Αποθέματα/ Παραμετροποίηση/ Κατηγορίες Ειδών Για το InnovEra1.00/ NAV4.0 από Διαχείριση/ Παραμετροποίηση Εφαρμογών/ Αποθήκη/ Κατηγορίες Ειδών 11. Αντικατάσταση Ομάδων σε αρχείο Πόρων Αν χρησιμοποιείτε πόρους σε τιμολογήσεις πωλήσεων, τεχνικής υποστήριξης ή έργων, θα πρέπει να αντικαταστήσετε τις συνδεδεμένες ομάδες καταχώρησης, ώστε να είναι σωστός ο υπολογισμός του ΦΠΑ και η ενημέρωση της λογιστικής. Η ενημέρωση, όπως και στα είδη, αφορά στα ακόλουθα πεδία: ΟΚ Ειδών ΟΚ Ειδών ΦΠΑ που βρίσκονται στο tab «Τιμολόγηση» της καρτέλας του Πόρου Σχεδιασμός Πόρων/ Πόροι 12. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Προκαθορισμένες Εγγραφές Γ/Λ Στην περίπτωση που χρησιμοποιούνται πρότυπα λογιστικά άρθρα, τα οποία περιλαμβάνουν εγγραφές για λογαριασμούς που σχετίζονται με την κατηγορία του ΦΠΑ, θα πρέπει να γίνει αντικατάστασή των παλιών λογαριασμών από τους νέους. Η αλλαγή μπορεί να πραγματοποιηθεί από: Οικονομική Διαχείριση/ Γενική/ Κινήσεις Λογιστικής και αφού επιλεχθεί η κατάλληλη δέσμη Λειτουργίες/ Αντιγραφή Προκαθορισμένων Εγγραφών Επιλέγεται η συγκεκριμένη προκαθορισμένη εγγραφή και πραγματοποιούνται οι όποιες τροποποιήσεις copyright DATA COMMUNICATION 5

Για το InnovEra2.00/ NAV5.0 από Προκαθορισμένη/ Εμφάνιση Εγγραφών Για το InnovEra1.00/ NAV4.0 από Τυπικές/ Εμφάνιση Εγγραφών copyright DATA COMMUNICATION 6

copyright DATA COMMUNICATION 7

13. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Προκαθορισμένων Εγγραφών Ειδών Στην περίπτωση που χρησιμοποιούνται πρότυπες εγγραφές ειδών, θα πρέπει να γίνει αντικατάστασή των νέων Ομάδων Καταχώρησης Ειδών, αφού προστεθεί η αντίστοιχη στήλη. Η αλλαγή μπορεί να πραγματοποιηθεί: Για το InnovEra2.00/ NAV5.0 από: Αποθήκη/ Αποθέματα/ Εγγραφές Ειδών/ Λειτουργίες/ Αντιγραφή Προκαθορισμένων Εγγραφών Για το InnovEra1.00/ NAV4.0 Αποθήκη/ Κινήσεις Αποθεμάτων/ Εγγραφές Ειδών copyright DATA COMMUNICATION 8

14. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Ομάδες Καταχωρήσεων Έργων Στην περίπτωση που απαιτείται, θα πρέπει να γίνει σύνδεση των ομάδων καταχώρησης έργων με τους νέους λογαριασμούς λογιστικής Για το InnovEra2.00/ NAV5.0 από Έργα/ Παραμετροποίηση/ Ομάδες Καταχώρησης Έργων Για το InnovEra1.00/ NAV4.0 Σχεδιασμός Πόρων/ Έργα/ Παραμετροποίηση/ Ομάδες Καταχωρήσεων 15. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Ομάδες Καταχώρησης Συμβολαίων ΤΥ Στην περίπτωση που πραγματοποιείτε περιοδικές τιμολογήσεις βάσει σχετικών συμβολαίων Τεχνικής Υποστήριξης, θα πρέπει στις ομάδες καταχώρησης να γίνει αντικατάσταση των αντίστοιχων λογαριασμών λογιστικής. Για παράδειγμα ενώ η ομάδα συμβολαίων «Συντήρηση Δικτύων» είναι συνδεδεμένη με το λογαριασμό Προπληρωμένων Συμβολαίων «75.00.03.0021/ ΕΣΟΔΑ ΑΠΟ ΕΠΙΣΚΕΥΕΣ ΑΓΑΘΩΝ ΤΡΙΤΩΝ 21%» θα πρέπει να συνδεθεί με το λογαριασμό «75.00.03.0023/ ΕΣΟΔΑ ΑΠΟ ΕΠΙΣΚΕΥΕΣ ΑΓΑΘΩΝ ΤΡΙΤΩΝ 23%» Τεχνική Υποστήριξη/ Διαχείριση Συμβολαίου/ Παραμετροποίηση/ Συμβόλαιο/ Ομάδες Λογαριασμών 16. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Κόστος Τεχνικής Υποστήριξης Στην περίπτωση που τιμολογείτε εντολές Τεχνικής Υποστήριξης, κάνοντας χρήση γραμμών κόστους, θα πρέπει να προβείτε στην αντικατάσταση των συνδεδεμένων με το κόστος λογαριασμών λογιστικής. Για παράδειγμα ενώ τα «Οδοιπορικά» είναι συνδεδεμένα με το λογαριασμό «75.00.03.0021/ ΕΣΟΔΑ ΑΠΟ ΕΠΙΣΚΕΥΕΣ ΑΓΑΘΩΝ ΤΡΙΤΩΝ 21%» θα πρέπει να συνδεθούν με το λογαριασμό «75.00.03.0023/ ΕΣΟΔΑ ΑΠΟ ΕΠΙΣΚΕΥΕΣ ΑΓΑΘΩΝ ΤΡΙΤΩΝ 23%» Τεχνική Υποστήριξη/ Επεξεργασία Εντολής/ Παραμετροποίηση/ Κόστος 17. Αντικατάσταση Λογαριασμών σε Διεταιρικές Καταχωρήσεις Στην περίπτωση που ανήκετε σε όμιλο επιχειρήσεων και ανταλλάσετε εγγραφές λογιστικής με τις υπόλοιπες εταιρείες του ομίλου, θα πρέπει να προβείτε σε τροποποιήσεις στο διεταιρικό Λογιστικό Σχέδιο. Οικονομική Διαχείριση/ Παραμετροποίηση/ Διεταιρικές Καταχωρήσεις/ Λογιστικό Σχέδιο 18. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Παραγγελιών Πωλήσεων Στην περίπτωση που υπάρχουν ανοικτές, μερικώς απεσταλθείσες παραγγελίες πωλήσεων (έχετε πελάτες στους οποίους αποστέλλετε τμηματικά), αφού τιμολογηθούν τα είδη που απεστάλησαν με το παλιό ΦΠΑ, θα πρέπει να τροποποιηθεί η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών στις γραμμές παραγγελιών που απαιτείται, ώστε να είναι σωστός ο υπολογισμός του ΦΠΑ και η ενημέρωση της λογιστικής. Αρκεί να αλλάξετε μόνο το πεδίο «Ομάδα Καταχώρησης Ειδών» σε κάθε γραμμή γιατί έτσι αλλάζει αυτόματα και η τιμή του πεδίου «Ομάδα Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ». (αν υπάρχει βέβαια η μεταξύ τους σύνδεση) Η αλλαγή θα πρέπει να γίνει σε κάθε γραμμή της παραγγελίας που πρόκειται να τιμολογηθεί ή και να αποσταλεί μετά την copyright DATA COMMUNICATION 11

αλλαγή του ΦΠΑ. Αν δε βλέπετε τα πεδία αυτά στις γραμμές μπορείτε να τα εμφανίσετε με δεξί κλικ πάνω στην ονομασία των στηλών. Για να μπορέσουν να τροποποιηθούν οι γραμμές, θα πρέπει πρώτα να γίνει αλλαγή της κατάστασης της παραγγελίας, από το εικονίδιο: Λειτουργίες/ Εκ νέου Άνοιγμα Για να μπορέσει να τροποποιηθεί η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών, θα πρέπει να γίνει προσθήκη της σχετικής στήλης στη φόρμα της παραγγελίας. copyright DATA COMMUNICATION 12

19. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Παραγγελιών Αγορών Παρόμοια με τις πωλήσεις, αν υπάρχουν ανοικτές μερικώς παραληφθείσες παραγγελίες αγορών (έχετε προμηθευτές από τους οποίους παραλαμβάνεται τμηματικά), αφού τιμολογηθούν τα εμπορεύματα που παρελήφθησαν με το παλιό ΦΠΑ, θα πρέπει να τροποποιηθεί η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών στις γραμμές παραγγελιών που απαιτείται, ώστε να είναι σωστός ο υπολογισμός του ΦΠΑ και η ενημέρωση της λογιστικής. Η διαδικασία είναι ακριβώς η ίδια όπως στις παραγγελίες πωλήσεων που περιγράφεται ακριβώς παραπάνω. Για να μπορέσουν να τροποποιηθούν οι γραμμές, θα πρέπει πρώτα να γίνει αλλαγή της κατάστασης της παραγγελίας, από το εικονίδιο: Λειτουργίες/ Εκ νέου Άνοιγμα Για να μπορέσει να τροποποιηθεί η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών, θα πρέπει να γίνει προσθήκη της σχετικής στήλης στη φόρμα της παραγγελίας. 20. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Εντολών Διακίνησης Στην περίπτωση που διατηρείτε απομακρυσμένους αποθηκευτικούς χώρους και η παραλαβή πραγματοποιηθεί με το νέο συντελεστή ΦΠΑ ενώ η αποστολή με τον παλιό, παρόμοια με τις παραγγελίες αγορών και πωλήσεων, θα πρέπει να τροποποιηθεί η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών, αφού πρώτα αλλάξει η κατάσταση της εντολής και προστεθεί η σχετική στήλη. 21. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Τεχνικής Υποστήριξης Στην περίπτωση που τιμολογείτε μερικώς τις εντολές Τεχνικής Υποστήριξης που παρέχετε στους πελάτες σας, θα πρέπει να τροποποιήσετε την Ομάδα Καταχώρησης Ειδών για το copyright DATA COMMUNICATION 13

είδος, τον πόρο ή το κόστος που χρεώνετε, αφού πρώτα εμφανίσετε τη σχετική στήλη στη φόρμα καταχώρησης. 22. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Τιμολογίων Αγορών Στην περίπτωση που θα πρέπει να καταχωρηθεί τιμολόγιο αγορών με το νέο καθεστώς ΦΠΑ το οποίο να αναφέρεται σε παραλαβή που πραγματοποιήθηκε με το παλιό καθεστώς, θα πρέπει να γίνουν τα ακόλουθα: Η δημιουργία του Τιμολογίου να γίνει από τη φόρμα των Τιμολογίων Αγορών (και όχι από μετασχηματισμό της παραγγελίας) Στις γραμμές του τιμολογίου να τροποποιηθούν οι Ομάδες Καταχώρησης Ειδών και Ομάδες Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ. (Αλλάζοντας την Ομάδα Καταχώρησης Ειδών αλλάζει αυτόματα και η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ στην αντίστοιχη τιμή) Να εκτελεστεί η διαδικασία «Κλείσιμο Ανοικτών Δελτίων Παραγγελίας» μέσα από τη φόρμα της παραγγελίας και το εικονίδιο Λειτουργίες 23. Αντικατάσταση Ομάδων σε Γραμμές Πιστωτικών Τιμολογίων Αγορών Στην περίπτωση που θα πρέπει να καταχωρηθεί πιστωτικό τιμολόγιο με το νέο καθεστώς ΦΠΑ το οποίο να αναφέρεται σε επιστροφή που πραγματοποιήθηκε με το παλιό καθεστώς, θα πρέπει να γίνουν τα ακόλουθα: Η δημιουργία του Πιστωτικού να γίνει από τη φόρμα των Πιστωτικών Τιμολογίων Αγορών (και όχι από μετασχηματισμό της επιστροφής) Στις γραμμές του πιστωτικού να τροποποιηθούν οι Ομάδες Καταχώρησης Ειδών και Ομάδες Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ. (Αλλάζοντας την Ομάδα Καταχώρησης Ειδών αλλάζει αυτόματα και η Ομάδα Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ στην αντίστοιχη τιμή) Να εκτελεστεί η διαδικασία «Κλείσιμο Ανοικτών Δελτίων Επιστροφής» μέσα από τη φόρμα της επιστροφής και το εικονίδιο Λειτουργίες 24. Διαχείριση Ανοικτών Φακέλων Εισαγωγής Στην περίπτωση όπου υπάρχουν ανοικτοί φάκελοι εισαγωγών, θα συνεχίσετε τις καταχωρήσεις χωρίς καμία τροποποίηση και μετά το κλείσιμο του φακέλου εισαγωγής θα πρέπει να καταχωρήσετε τις απαραίτητες τακτοποιητικές εγγραφές γενικής λογιστικής. Σα βοήθεια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εκτύπωση Ανάλυση Φακέλου Εισαγωγής με φίλτρο την ημερομηνία. Οικονομική Διαχείριση/ Αποθέματα/ Εκτυπώσεις* copyright DATA COMMUNICATION 14

Καταχώρηση παραστατικών μετά την αλλαγή του ΦΠΑ Παρακάτω ακολουθούν κάποιες χρήσιμες συμβουλές για την καταχώρηση των παραστατικών σας κατά την ημερομηνία ισχύος των νέων συντελεστών ΦΠΑ και μετά. 25. Παραγγελίες Πωλήσεων & Αγορών Στις παραγγελίες πωλήσεων ή αγορών, που είναι ανοικτές και είναι μερικώς εκτελεσμένες, (πχ σε μια παραγγελία πώλησης έχει εκδοθεί Δ. Αποστολής), στις γραμμές μετά την αλλαγή του ΦΠΑ που έχει πραγματοποιηθεί στο σύστημά σας, θα έχουν αλλάξει και οι ομάδες καταχώρησης ειδών και ειδών ΦΠΑ με τα νέα ποσοστά. Τα πεδία που έχουν μεταβληθεί είναι: Ομάδα Καταχώρησης Ειδών Gen. Prod. Posting Group και Ομάδα Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ VAT Prod. Posting Group. Σε περίπτωση που δεν έχετε αλλάξει τις ομάδες καταχώρησης (Ο.Κ.) στις γραμμές των ανοικτών παραγγελιών τότε, πριν εκδώσετε τιμολόγιο, θα πρέπει να τις αλλάξετε με βάση τις νέες Ο.Κ. σύμφωνα με τις οδηγίες που παρατίθενται παραπάνω για τις πωλήσεις και για τις αγορές 26. Τιμολόγια Πωλήσεων & Αγορών Όταν επιχειρήσετε με τη διαδικασία της αντιγραφής γραμμών Δ.Α. (ή Αναζήτηση Γραμμών Παραλαβών για τις αγορές) να τιμολογήσετε Δ. Αποστολής το οποίο είχε εκδοθεί με τους παλιούς συντελεστές ΦΠΑ, τότε οι Ο.Κ. Ειδών & Ειδών ΦΠΑ των γραμμών θα είναι αυτές του δελτίου, δηλαδή οι παλιές. Θα πρέπει λοιπόν να τις αλλάξετε στις νέες τιμές σε κάθε γραμμή του τιμολογίου. Όταν πατήσετε καταχώρηση το σύστημα θα σας βγάλει μήνυμα ότι τα καταχωρημένα ΔΑ είναι με διαφορετικό ΦΠΑ και θα σας ζητήσει να κάνει συγχρονισμό των ομάδων καταχώρησης με τα νέα ΦΠΑ. Εσείς επιλέγετε ΝΑΙ για να προχωρήσει το σύστημα. Σε διαφορετική περίπτωση θα σας βγάλει μήνυμα λάθους. 27. Πλήκτρο F9 Προτού καταχωρήσετε ένα παραστατικό στις πωλήσεις ή στις αγορές, τουλάχιστον τις πρώτες μέρες, με την επιλογή F9 καλό θα είναι να ελέγχετε από τα στατιστικά τα ποσά στο tab Τιμολόγηση και τα ποσοστά ΦΠΑ. 28. Ιστορικό Καταχ. Παραστατικών Όταν έχετε κάνει καταχώρηση από το Εμπορικό Παραστατικού Αγορών ή Πωλήσεων καλό θα είναι να ανατρέχετε στο ιστορικό και από την περιήγηση να ελέγχετε το Λογιστικό άρθρο που έχει δημιουργηθεί. Τέλος, επιθυμητό είναι να γίνει και ένας έλεγχος όσον αφορά το λογιστικό σχέδιο και κυρίως των λογαριασμών που σας ενδιαφέρουν και κινείτε πιο συχνά copyright DATA COMMUNICATION 15