Διαχείριση Πληροφοριακών Συστημάτων Διάλεξη 6: Συστήματα Διαχείρισης Διαδικασιών (Business Process Management Systems) Διδάσκουσα: Αδαμαντία Πατέλη (pateli@ionio.gr) Κέρκυρα, 30 Απριλίου 2014 1
Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο Ιόνιο Πανεπιστήμιο» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 1
Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons 2
Διοίκηση Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business Process Management) Το BPM είναι μια προσέγγιση διοίκησης Λογική προσανατολισμένη στις διαδικασίες Υλοποίηση στρατηγικής μέσω διαδικασιών Οι διαδικασίες αποτελούν το στρατηγικό κεφάλαιο της επιχείρησης, και η σωστή διαχείριση και βελτίωση τους οδηγεί σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Ενσωματώνει την τεχνολογία πληροφορικής και επιχειρηματικής λογικής 2
Χρήσιμοι Ορισμοί (1/5) Διαδικασία Ορίζεται το σύνολο των δομημένων και μετρήσιμων ενεργειών που έχουν σχεδιαστεί με βάση συγκεκριμένες εισροές για την παραγωγή καθορισμένης εκροής (output), η οποία απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο πελάτη ή αγορά. 3
Επιχειρησιακή Διαδικασία Παραδείγματα Επιχειρησιακών Διαδικασιών Κατασκευή και Παραγωγή: Συναρμολόγηση του προϊόντος Έλεγχος ποιότητας Κατάρτιση καταστάσεων υλικών Πωλήσεις και Μάρκετινγκ: Εντοπισμός πελατών Ενημέρωση πελατών για το προϊόν Πώληση του προϊόντος 4
Επιχειρησιακή Διαδικασία Παραδείγματα Επιχειρησιακών Διαδικασιών Χρηματοοικονομικά και Λογιστήριο: Πληρωμή πιστωτών Εκπόνηση χρηματοοικονομικών καταστάσεων Ανθρώπινοι Πόροι: Πρόσληψη εργαζομένων Αξιολόγηση εργασιακής απόδοσης εργαζομένων Διαχείριση προγραμμάτων παροχών 5
Χρήσιμοι Ορισμοί (2/5) Ροή Διαδικασίας (Workflow) Είναι η αυτοματοποίηση του συνόλου ή μέρους μιας επιχειρηματικής διαδικασίας κατά την διάρκεια της οποίας έγγραφα, πληροφορίες ή και αναθέσεις εργασιών περνούν από έναν συμμετέχοντα στον άλλο σύμφωνα με ένα σύνολο προαποφασισμένων κανόνων. Σύμφωνα με το Workflow Management Coalition [WfMC] 6
Παράδειγμα Ροής Διαδικασίας 7
Χρήσιμοι Ορισμοί (3/5) Μία δραστηριότητα (activity) είναι ένα από τα βήματα σε μία διαδικασία, είναι δηλαδή ένα σύνολο εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν από ένα άτομο ή μια εφαρμογή, που έχει ένα συγκεκριμένο ρόλο (role) σε κάποια εργασία. Σχεδιασμός επιχειρηματικής διαδικασίας πρόκειται για μια δραστηριότητα έντασης γνώσης η οποία υποστηρίζεται από εργαλεία λογισμικού μοντελοποίησης και προσομοίωσης. στενά συνδεδεμένη με το επιχειρηματικό πρόγραμμα, τον ίδιο τον οργανισμό, την κουλτούρα, κλπ. 8
Χρήσιμοι Ορισμοί (4/5) Στιγμιότυπα επιχειρηματικής διαδικασίας: δημιουργούνται για την παράδοση μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας περιλαμβάνει κατανομή πόρων και ορισμό χρόνων αρχής και ολοκλήρωσης Δια-οργανωτικές ροές εργασίας (Inter-organizational workflows) είναι ροές εργασίας που ξεπερνούν τα όρια ενός οργανισμού 9
Χρήσιμοι Ορισμοί (5/5) Διαχείριση Ροών Εργασίας (Workflow Management): είναι ο αυτοματοποιημένος συντονισμός έλεγχος και εκτέλεση διαδικασιών, που περιλαμβάνουν συνδυασμούς από δραστηριότητες, οι οποίες εκτελούνται από άνθρωπο ή από μηχανές και ειδικότερα εκείνες, που περιλαμβάνουν αλληλεπίδραση με εφαρμογές και εργαλεία πληροφορικής. 10
Απαιτήσεις από τα Π.Σ. CRM Customer BW Headquarter SCM/APO Production Supplier SRM/EBP Distributor Legacy System Warehouse WMS Subcontractor Legacy System 11
Απαιτήσεις από τα Π.Σ. Business expectations and CIO strategies a continued focus on business process improvement, cost reduction and analytics (Source: Gartner 2010 CIO Agenda Exec Summary) 12
Πλεονεκτήματα υιοθέτησης BPM Μείωση ανθρώπινου σφάλματος Αντικατάσταση χειρωνακτικών διαδικασιών με αυτοματοποιημένες Μεγαλύτερος έλεγχος κατάστασης διαδικασιών Μείωση χρόνου μεταξύ δραστηριοτήτων Πιο εύκολη ενσωμάτωση διαδικασιών ενδο-επιχειρησιακά και δια-επιχειρησιακά Ενισχύει την επιχειρησιακή ευελιξία 13
Ο κύκλος του BPM Οι διοικητικές ενέργειες που σχετίζονται με το BPM μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε 5 κατηγορίες: Σχεδιασμός Μοντελοποίηση Εκτέλεση Παρακολούθηση Βελτιστοποίηση 14
Απεικόνιση Επιχειρησιακών Διαδικασιών Τάσεις Μοντελοποίησης Γραφικές Περιγραφές Ροών Εργασιών BPMN (Business Process Modeling Notation) UML Petri-Nets Γλώσσες Εκτέλεσης Business Process Modeling Language (BPML) XML Process Definition Language (XPDL) Business Process Execution Language for Web Services (BPEL4WS) ebxml Business Process Specification Schema (BPSS) PSL (Process Specification Language) 15
Μοντελοποίηση & Εκτέλεση Επιχειρησιακών Διαδικασιών BPMN BPEL4WS 16
Business Process Model and Notation (BPMN) Είναι ένα νέο πρότυπο για την αναπαράσταση επιχειρηματικών διαδικασιών και διαδικασιών υπηρεσιών ιστού με τη βοήθεια συμβόλων, το οποίο αναπτύχθηκε από τον οργανισμό Business Process Management Initiative Κάθε στοιχείο του διαγράμματος ονομάζεται αντικείμενο ροής και έχει ένα συγκεκριμένο νόημα το οποίο ορίζεται στις προδιαγραφές της BPMN Το BPMN παρέχει τρία βασικά σύμβολα (αντικείμενα ροής): 17
Δραστηριότητες (BPMN) Οι ενέργειες ή οι εργασίες που γίνονται μέσα σε μια διαδικασία ονομάζονται δραστηριότητες. Υπάρχουν δύο τύποι δραστηριοτήτων: Οι δράσεις και οι υπό-διαδικασίες. Μια δράση είναι μια δραστηριότητα η οποία είναι ατομική, δηλαδή δεν αναλύεται περαιτέρω. Μια υπό-διαδικασία αναλύεται σε μια δομή συνιστωσών. 18
Πύλες (BPMN) Οι πύλες είναι τα στοιχεία που ελέγχουν την ροή μιας διαδικασίας. Κάθε πύλη έχει ροές εισόδου και ροές εξόδου. Υπάρχουν πύλες απόφασης και πύλες συγχώνευσης. Μια πύλη απόφασης έχει μια ακολουθία ροής εισόδου και πολλές ακολουθίες ροής εξόδου Μια πύλη συγχώνευσης ή συνένωσης έχει πολλές ακολουθίες ροής εισόδου 19
Πύλες (BPMN) Αποκλειστικό με βάση δεδομένα Αποκλειστικό με βάση ένα γεγονός Πύλη μη αποκλειστικού (Η) Παράλληλη πύλη 20
Γεγονότα (BPMN) Το γεγονός αναπαριστά ένα σήμα ότι συνέβη κάτι το οποίο σχετίζεται με την εξέλιξη της διαδικασίας. Ένα γεγονός χρησιμοποιείται για να περιγράψει ότι μια διαδικασία περιμένει ένα σήμα ή ότι αντιδρά σε ένα σήμα. 21
Ροή Συνδέσεων (BPMN) Ροή Διαδικασιών (Sequence Flow) Υποδεικνύει την σειρά εκτέλεσης των δραστηριοτήτων Ροή Μηνυμάτων (Message Flow) Χρησιμοποιείται για να δείξει τι μηνύματα ανταλλάσσονται μεταξύ των συνόρων της επιχείρησης Συσχέτιση (Association) Χρησιμοποιείται για να δείξει την συσχέτιση ενός σχήματος δραστηριότητας με ένα αντικείμενο πληροφορίας ή ένα σχόλιο 22
Αντικείμενα Πληροφορίας (BPMN) Data Object Data Store Αντικείμενο Δεδομένων (Data Objects): Πρόκειται για συμβολισμό που δείχνει ότι χρειάζονται ή παράγονται πληροφορίες για μια δραστηριότητα. Αποθήκες Δεδομένων (Data Store): Πρόκειται για βάσεις δεδομένων που περιέχουν ένα σύνολο από αντικείμενα δεδομένων. Οι αποθήκες εξακολουθούν να υπάρχουν και μετά το πέρας μιας διαδικασίας Σχόλιο (Annotation): Χρησιμοποιείται ώστε να παρέχει περισσότερη πληροφορία σε αυτόν που διαβάζει το διάγραμμα 23
Πλαίσια Εκτέλεσης (BPMN) Pool: Χρησιμοποιείται για να δείξει μια διαδικασία και του συμμετέχοντες που βρίσκονται στα πλαίσια ενός οργανισμού Swimlane: Βοηθάνε ώστε να διαχωριστούν οι δραστηριότητες του κάθε δρώντα 24
Παράδειγμα Παραγγελίας (BPMN) Customer Place purchase order Make payment Invoice Purchase order Order Rejection Notification Order confirmation notification Shipment notification Send invoice Confirm order Supplier Check stock availability Ship goods Reject order 25
Business Process Execution Language for Web Services (BPEL4WS) Η BPEL4WS είναι ένα πρότυπο βασισμένο στην XML για τον προσδιορισμό επιχειρησιακών διαδικασιών μέσω Web Services. Προσδιορίζει τον τρόπο με τον οποίο ανταλλάσσονται μηνύματα μεταξύ συστημάτων. Purchase Order porttype Invoice Services porttype Production Scheduling porttype operation message <porttype name= schedulingpt <operation name= requestproductionscheduling > <input message= pos:pomessage /> </operation> <operation name= sendshippingschedule > <input message= pos:schedulemessage /> </operation> </porttype> Shippin g Services porttype operation Initiate Production Scheduling operation Complete Production Scheduling operation 26
Business Process Management Systems Τα BPMS είναι μια κατηγορία πληροφοριακών συστημάτων που επιτρέπουν την διαχείριση διαδικασιών με αυτοματοποιημένο ψηφιακό τρόπο Σκοπός είναι η ευκολότερη ενσωμάτωση διαδικασιών μεταξύ μονάδων μιας επιχείρησης καθώς και μεταξύ επιχειρήσεων Επιτρέπουν την ευκολότερη διαχείριση και τον ανασχεδιασμό των επιχειρησιακών διαδικασιών. Παρέχουν την δυνατότητα παρακολούθησης και προσομοίωσης διαδικασιών (Business Activity Monitoring) 27
Back end \ Systems Layer Business Rules Layer Process Layer Interface Layer Business Process Management Systems TQM BPRGeneral Workflow Management Concepts BPM Presentation Presentation Web Service An y Process Calculation Inv oices Business Lev el Obj ects General Workflow BPMS AFE s Production Business Level Business Level Objects Objects Business Level Objects System and User Interactions Anything Business Level Objects IT Innovations WFM EAI API Web Service API XML Self-Generating Integration API API API SAP using MSMQ using Excel using java com or java com API Databases using jdbc ERP Databases 85 90 95 98 00 05 time 28
Business Process Management Systems (SOA) Business computing Distribution technology Programming language Mainframe Batch processing Assembler COBOL Databases VT3270 VT100 SIMULA SQL Visicalc R/2 Pascal IBM PC Client/Server RPC TCP/IP sockets CORBA NFS Modula2 Smalltalk Ada EAI 1950 1960 1970 1980 1990 2000 R/3 Data Warehouse PROLOG C++ WWW EAI MQ WWW Java BPM EJB.NET C# WSDL SOAP Content: data & Business logic Remote access & infrastructure Implementation Platform, interfacing Techniques interaction patterns Service Oriented Architecture 29
Back end \ Systems Layer Business Rules Layer Process Layer Interface Layer Business Process Management Systems Architecture Web Work Portal/ Forms/ WSDL Presentation Presentation Web Service Process Designer Any Process Calculation General Workflow System and User Interactions Component Manager Inv oices Business Lev el Obj ects AFE s Production Business Level Business Level Objects Objects Business Level Objects Anything Business Level Objects Self-Generating Integration Existing Systems API API API API API API Web Service XML SAP using java MSMQ using com or java Excel using com Databases using jdbc 30
Βασικά Στοιχεία BPMS Μοντελοποίηση και Προσομοίωση Διαδικασιών Υποστηρίζουν τη σχεδίαση και προσομοίωση επιχειρησιακών διαδικασιών Κάνουν χρήση γραφικών εργαλείων (BPMN) και προτυποποιημένων γλωσσών (BPEL4WS) για τον ορισμό διαδικασιών Παρακολούθηση Επιτρέπουν την παρακολούθηση της ροής των επιχειρησιακών διαδικασιών, του χρόνου, και των σφαλμάτων τους. Βελτιστοποίηση Διαδικασιών Εκτέλεση των επιχειρησιακών διαδικασιών Τροποποίηση ροής εκτέλεσης για αύξηση της αποδοτικότητας 31
Βασικά Στοιχεία BPMS Role Based Presentation + Applications (CAF) Business Activity Monitoring (BAM) Business Process Management (BPM) Enterprise Service Bus (ESB) Enterprise Applications (ERP + others) 32
Business Process Modeling (BPMS) 33
Business Process Execution (BPMS) 34
Business Activity Monitoring (BAM) 35