Σχεδίαση Περιβάλλοντος εργασίας ενός Οργανισμού και Σχεδίαση Χάρτη διαδικασιών ενός Οργανισμού και

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "Σχεδίαση Περιβάλλοντος εργασίας ενός Οργανισμού και Σχεδίαση Χάρτη διαδικασιών ενός Οργανισμού και"

Ήρα Παπαγεωργίου
7 χρόνια πριν
Προβολές:

1 ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ ΒΕΛΤΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Σχεδίαση Περιβάλλοντος εργασίας ενός Οργανισμού και Σχεδίαση Χάρτη διαδικασιών ενός Οργανισμού και ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ

2 Περιεχόμενα 1. Βελτιστοποίηση διαδικασιών 2.Εργαλεία και Σημειολογία 3.Σχεδίαση Περιβάλλοντος εργασίας και Χάρτη Διαδικασιών 4.Μελέτη περίπτωσης (case study) 5.Εξαγωγή τεκμηρίωσης (Documentation)

4 Ανασχεδιασμός διαδικασιών: Ξεκινώντας απ την αρχή Ο ριζικός ανασχεδιασμός μιας διαδικασίας έτσι ώστε να φέρει θεαματικές αλλαγές στην απόδοση. (M.Hammer) Διαλειτουργικός, ριζικός ανασχεδιασμός Φέρνει 10πλάσια βελτίωση Συχνά επικουρείται από ΤΠΕ Το να βελτιώνεσαι είναι να αλλάζεις. Το να είσαι τέλειος είναι να αλλάζεις συχνά. (T.H.Davenport) (W. Churchill)

5 Ανασχεδιασμός διαδικασιών Απλοποίηση διαδικασιών:

6 Πώς αντιμετωπίζουμε τον ανασχεδιασμό των διαδικασιών?? Με τη μοντελοποίηση καταγραφή μιας διατεταγμένης αλληλουχίας επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και των πληροφοριών που τις υποστηρίζουν εκφράζει πληροφορία είτε στα άτομα που διαβάζουν το μοντέλο ή ανάμεσα στα άτομα που το δημιουργούν εξωτερικεύει την επιχειρησιακή γνώση με απώτερο στόχο τη συμφωνία και τη δέσμευση σε μια αναπαράσταση της που θα διαμοιράζεται μέσα στον οργανισμό και θα απεικονίζεται στα πληροφοριακά του συστήματα Παρουσιάζει διάφορα επίπεδα ανάλυσης από απλή απεικόνιση της ροής μιας διαδικασίας μέχρι προσομοίωση και εκτέλεση της

7 Τρόποι προσέγγισης μοντελοποίησης Από το γενικό επίπεδο στο ειδικό επίπεδο (βαθμιαία έκθεση της λεπτομέρειας) αλλά και Από το ειδικό επίπεδο στο γενικό επίπεδο (σύνθεση των επιμέρους δραστηριοτήτων σταδιακά σε υπο-διαδικασίες, διαδικασίες, υπερ-διαδικασίες)

8 Βασικές ερωτήσεις μοντελοποίησης Ποιός κάνει τί και πώς? Μήπως μπορώ να το κάνω καλύτερα???

9 Βασικές Όψεις Μοντελοποίησης Δραστηριότητες Πληροφορία Ροές εργασίας Πόροι Κάθε Φορέας αναπαρίσταται σε επίπεδο οργανισμού και λειτουργιών που αναλύουν: Νομικό πλαίσιο Επιχειρησιακοί Κανόνες Συμπεριφορά Πληροφοριακές υποδομές

Διαγραμματική Επιχειρηματική Διαδικασία Αναπαριστά τις

διαδικασίας εσωτερικά σε κάθε εμπλεκόμενο φορέα Συντελεί

10 Διαγραμματική Επιχειρηματική Διαδικασία Αναπαριστά τις αλληλεπιδράσεις ανάμεσα σε όλους τους φορείς που εμπλέκονται στη διαδικασία. Δεν μπαίνει σε λεπτομέρειες σχετικά με τη διεξαγωγή της διαδικασίας εσωτερικά σε κάθε εμπλεκόμενο φορέα Συντελεί στην αναγνώριση των διαδικτυακών υπηρεσιών (web services) που απαιτούνται για την ηλεκτρονική διεξαγωγή της διαδικασίας

11 Τι ΔΕΝ πρέπει να συμβεί τελικά στον ανασχεδιασμό διαδικασιών:

13 Μοντελοποίηση διοικητικών διαδικασιών Εφαρμογές: Bizagi Process modeler

τους χρήστες είτε: Δημιουργούν προσχέδια των διαδικασιών Υλοποιούν τις διαδικασίες Διαχειρίζονται τις διαδικασίες Προσφέρει

14 BPMN Business Process Management Notation Oρίστηκε αρχικά από το Business Process Management Initiative (BPMI) το 2004 και υιοθετήθηκε από το Object Management Group (OMG) το 2006 Παρέχει μια σημειογραφία (notation) που είναι εύκολα κατανοητή σε όλους τους χρήστες είτε: Δημιουργούν προσχέδια των διαδικασιών Υλοποιούν τις διαδικασίες Διαχειρίζονται τις διαδικασίες Προσφέρει διασύνδεση και απεικόνιση των επιχειρηματικών μοντέλων σε γλώσσες εκτέλεσης των διαδικασιών, όπως η BPEL (Business Process Execution Language)

15 Μοντελοποίηση(1) Η μοντελοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών και του περιβάλλοντος εργασίας επέχουν τον κεντρικό ρόλο στο εργαλείο ADONIS H μοντελοποίηση είναι η βάση για περαιτέρω επεξεργασία και εξαγωγή συμπερασμάτων

16 Μοντελοποίηση (2) Σύμφωνα με ADONIS υπάρχουν οι εξής βασικοί τύποι μοντελοποίησης (class) με την αντίστοιχη σημειολογία (class panel): Company map (Χάρτης Οργανισμού) Business process model (χάρτης Διαδικασιών) Working environment model (Περιβάλλον Εργασίας) Document model (Έγγραφα) Use case diagram (διάγραμμα σεναρίου χρήσης) (Business process diagram (διάγραμμα επιχειρησιακών διαδικασιών) (Bizagi)

17 Μοντελοποίηση (3) Χάρτης διαδικασιών Πρότυπα Λειτουργικών διαδικασιών Πρότυπα Περιβάλλοντος Εργασίας Πρότυπα Εγγράφων Διάγραμμα Σεναρίου Χρήσης 17

18 Μοντελοποίηση (4) Company map (Χάρτης Οργανισμού) Business process model (χάρτης Διαδικασιών) Working environment model (Περιβάλλον Εργασίας) Document model (Έγγραφα) Use case diagram (Διάγραμμα σεναρίου χρήσης) Business process diagram (Διάγραμμα επιχειρησιακών διαδικασιών

19 Σημειολογία αντικειμένων Χάρτη οργανισμού (company map) Μια ενότητα (swimlane) αναπαριστά έναν Φορέα που συμμετέχει σε μια υπηρεσία/διαδικασία. Διαδικασία (process) Εκτέλεση (performance) Υπάλληλος (Actor) Εξωτερικός Συνεργάτης (External partner) Αφορά πολλούς (cross reference) Συγκέντρωση (aggregation) Σημείωση (note) Έχει διαδικασία (Has process) Έχει αξία ροής (Value flow) Έχει πολλούς (has cross-reference) Έχει σημείωση (Note)

20 Σημειολογία αντικειμένων Χάρτη Διαδικασιών (Business process model) Έναυσμα (Τrigger) Αρχή/Έναρξη (process start) Υποδιαδικασία (Subprocess) Δραστηριότητα (Activity) Απόφαση(Decision) Παραλληλία (parallelity) Συγχώνευση (Merging) Τέλος (End)

21 Σημειολογία αντικειμένων Περιβάλλοντος εργασίας (working environment model) και Eγγράφων (Document model) Οργανική Μονάδα (organizational unit) Αρμόδιος (performer) Ρόλος (role) Έγγραφο (document) Υπαγωγή (is subordinated) Aνήκει (belongs to) Δ/ντής (is manager) Έχει ρόλο ( Has role)

23 Συστηματική Αποτύπωση Λειτουργιών Οργανισμού Οργανωτική όψη (Organization View) Οργανόγραμμα, Διάγραμμα πόρων κλπ Πληροφοριακή όψη (Data View) Διαγράμματα οντοτήτων σχέσεων, δομές δεδομένων Λειτουργική Όψη (Function View) Δέντρα δραστηριοτήτων, διαγράμματα επιχειρησιακών στόχων Συνδυαστική όψη (Control View) Συνδυασμός διαγραμμάτων π.χ. Event process chain

24 House of Business Engineering (HOBE) Οργανωτική Όψη Πληροφοριακή Όψη Συνδυαστική Όψη Λειτουργική Όψη

25 Οργανωτική όψη Αρμοδιότητες Κεντρική Διεύθυνση Πωλήσεις - Προωθηση Παραγωγή Προμήθειες Σχεδιασμός Πωλήσεων Έρευτνα Αγορας Σχεδιασμός Παραγωγής Αποθήκη Αγορές Σχεδιασμός & Προγραμ/μός

26 Οργανωτική όψη Οργανωτικές μονάδες Is superior to Is technically superior to Is disciplinary superior to Is responsible for Is composed of Θέσεις εργασίας Is technically superior to Is disciplinary superior to Substitutes for Is organizational manager for

27 Οργανωτική όψη/ρόλοι Κεντρική Διεύθυνση Παραγωγή Σχεδιασμός Παραγωγής Αποθήκη Διευθυντής Γιώργος Μυλωνάς Υπο- Διευθυντής Άννα Μήτρου Υπεύθυνος Παραλαβών Πέτρος Χωματάς Εργασία - Θέση Πρόσωπο - Εργαζόμενος

Παραγωγή Πωλήσεις Σχεδιασμός Παραγωγής Πληροφόρηση

28 Λειτουργική Όψη/ Χάρτης διαδικασιών Επιχειρησιακή λειτουργία Δέντρο Λειτουργιών Αποθήκη Προμήθειες Παραγωγή Πωλήσεις Σχεδιασμός Παραγωγής Πληροφόρηση πελάτη Έλεγχος παραγωγής Προσφορά Επιβεβαίωση παραγγελίας

29 Λειτουργική Όψη Ενίσχυση Αποδοτικότητας Διαγράμματα Επιχειρησιακών Στόχων Μείωση κόστους Αύξηση εσόδων Αύξηση Mεριδίου στην αγορά Άνοιγμα σε νέες αγορές Βελτίωση εξυπηρέτησης πελατών Δημιουργία νέων προϊόντων Βελτίωση προϊόντων

Συνδυαστική Όψη Value Added Chain Diagram Is predecessor of Event-Driven Process Chain Προγραμματισμός Πωλήσεων Προγραμματισμός Παραγωγής Παραγωγή Is process-oriented superior Πωλήσεις Γεγονότα

30 Συνδυαστική Όψη Value Added Chain Diagram Is predecessor of Event-Driven Process Chain Προγραμματισμός Πωλήσεων Προγραμματισμός Παραγωγής Παραγωγή Is process-oriented superior Πωλήσεις Γεγονότα (Events) Λειτουργίες (Function) Πόροι (Προσωπικό, Υλικό, Συστήματα) Λογικοί τελεστές (Rules) Επεξεργασία Προσφοράς Επεξεργασία Παραγγελίας Διανομή Προϊόντος Αποστολή Τιμολογίου Διαδικασία Πληρωμής

32 Περιβάλλον εργασίας (διοικητική/οργανωτική δομή ΙΝΕΠ) ΕΚΔΔΑ ΙΝΕΠ Τμήμα Εφαρμογής Προγραμμάτων Τμήμα Πιστοποίησης Τμήμα Διοικητικής και Οικονομικής Υποστήριξης Εκπαιδευτικό/ερευνητικό έργο 32

33 Οργανωτική όψη/διοικητική δομή ΕΚΔΔΑ (company map/working environment)

34 Περιβάλλον εργασίας (Οργανόγραμμα ΙΝΕΠ) (working environment model) 34

35 Τμήμα Εφαρμογής Προγραμμάτων (working environment model) 35

36 Τμήμα Πιστοποίησης (working environment model 36

37 Τμήμα Εκπαιδευτικού Ερευνητικού Έργου (working environment model) 37

38 Τμήμα Διοικητικής και Οικονομικής Υποστήριξης (working environment model) 38

39 Οργανόγραμμα και Χάρτης διαδικασιών (Company map model) 39

40 Χάρτης επιχειρησιακών Διαδικασιών ΙΝΕΠ (Company map model)

41 Λειτουργικές διαδικασίες (Business process model) Ανίχνευση εκπαιδευτικών αναγκών Προγραμματισμός Σχεδιασμός Προετοιμασία Υλοποίηση Προγράμματος Διαχείριση ενεργειών συνεχιζόμενης επιμόρφωσης Αξιολόγηση/απολογισμός Δημιουργία Μητρώου εκπαιδευτών

42 Λειτουργικές διαδικασίες ΙΝΕΠ (διαγραμματικά)

43 Διαχείριση εγγράφων Μοντέλο εγγράφων «Προγραμματισμός» 43

45 Τεκμηρίωση μοντέλου εξαγωγή σε μορφές adl, html και word (export) Σε μορφή word Εισαγωγή/Εξαγωγή αρχείου Σε μορφή html Σε μορφή doc και ρυθμίσεις για το documentation 45

46 Βήματα τεκμηρίωσης σε word 46

47 Συνοπτικά συμπεράσματα Με τη χρησιμοποίηση εργαλείων μοντελοποίησης, βελτιστοποιούμε τις διαδικασίες μέσω: της αποτύπωσης του οργανογράμματος ενός φορέα μέσω διαγραμματικής απεικόνισης της παρουσίασης του περιβάλλοντος εργασίας ενός φορέα της καταγραφής των επιχειρησιακών διαδικασιών ενός φορέα και της διασύνδεσής τους με το οργανόγραμμα του και το περιβάλλον εργασίας της παρακολούθησης της ροής των επιχειρησιακών διαδικασιών της εξαγωγής τεκμηρίωσης (documentation) ΕΣΔΔ 2014

48 Ευχαριστώ για την προσοχή σας

Σχετικά έγγραφα

Διοίκηση, Μεθοδολογίες Μοντελοποίησης Διαδικασιών και σχετικά εργαλεία

ΑΠΟΤΥΠΩΣΗ, ΜΟΝΤΕΛΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ Διοίκηση, Μεθοδολογίες Μοντελοποίησης Διαδικασιών και σχετικά εργαλεία ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΕΣ ΚΑΙ