Διοίκηση και Μοντελοποίηση Διαδικασιών

ΒΕΛΤΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Διοίκηση και Μοντελοποίηση Διαδικασιών ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ

ΒΕΛΤΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 1. Διοίκηση και Μοντελοποίηση Διαδικασιών 2. Μεθοδολογίες και Εργαλεία για την Υποστήριξη Βελτιστοποίησης Διαδικασιών 3. Μοντελοποίηση Ροών Εργασίας (1) 4. Ενδιάμεση αξιολόγηση 5. Μοντελοποίηση Ροών Εργασίας (2) 6. Ανάλυση Προσομοίωση 7. Βελτιστοποίηση διαδικασιών 2

Οργάνωση Λειτουργιών 3

Οργάνωση Αρμοδιοτήτων Ο Πολίτης ακολουθεί τη Διοίκηση 4

Η ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΑΛΛΑΖΕΙ ΑΠΌ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ ΠΡΟΣ THN ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ 5

Διαδικασία - Ορισμοί «Μια σειρά λογικά συσχετιζόμενων καθηκόντων που εκτελούνται με σκοπό την υλοποίηση ενός καθορισμένου στόχου» Davenport και Short, 1990 «Ένα δομημένο, μετρημένο σύνολο από δραστηριότητες σχεδιασμένες να παράγουν μια καθορισμένη έξοδο για έναν συγκεκριμένο πελάτη ή αγορά» Hammer και Champy, (1993) 6

Η Συστημική Προσέγγιση Διαδικασία ( ή Διεργασία) είναι ένα σύνολο από αλληλοεξαρτώμενες δραστηριότητες, οι οποίες από ένα σύνολο συγκεκριμένων εισόδων και εργασιών προστιθέμενης αξίας παράγουν ένα σύνολο συγκεκριμένων εξόδων 7

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Αξία διαδικασίας= Αξία Εισόδων + Προστιθέμενη αξία Π Ρ Ο Μ Η Θ Ε Υ Τ Ε Σ ΕΙΣΟΔΟΙ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ 1 ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ 2. Άνθρωποι Μηχανές Ενέργεια κτλ ΕΞΟΔΟΙ Π Ε Λ Α Τ Ε Σ 8

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΓΑΛΑ ΖΑΧΑΡΗ ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΠΑΓΩΤΟΥ ΠΑΓΩΤΟ Αξία διαδικασίας= Αξία Εισόδων + Προστιθέμενη αξία 9

ΠΡΟΤΥΠΟ IDEF0 ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ( CONTROL) ΕΙΣΟΔΟΣ INPUT ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΞΟΔΟΣ OUTPUT ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΙ (MECHANISM) 10

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 11

Η ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΩΤΑΤΗ ΑΡΧΗ Π Ο Λ Ι Τ Η Σ ΕΙΣΟΔΟΣ Δικ/κό Άδεια Χρήματα Κανόνες ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ Δημόσιοι Υπάλληλοι ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΙ ΕΞΟΔΟΣ Πιστ/κό Άδεια Σύνταξη Π Ο Λ Ι Τ Η Σ ΠΑΡΟΧΟΣ ΠΟΡΩΝ 12

ΔΟΜΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΕΙΣΟΔΟΙ (ΕΙΣΡΟΕΣ) ΕΞΟΔΟΙ (ΕΚΡΟΕΣ) ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΟΙ Προμηθευτές Πελάτες Πάροχοι Πόρων Ανωτάτη Αρχή ΙΔΙΟΚΤΗΤΗΣ 13

ΟΙ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΟΙ ΜΙΑΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Ενδιαφερόμενος ΑΝΩΤΑΤΗ ΑΡΧΗ Ενδιαφερόμενος ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΙΔΙΟΚΤΗΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΠΕΛΑΤΕΣ Ενδιαφερόμενος ΠΑΡΟΧΟΣ ΠΟΡΩΝ 14

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ «ΑΝΟΙΓΜΑ ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΑΚΗΣ ΜΕΡΙΔΑΣ ΛΟΓΩ ΓΑΜΟΥ» ΑΝΩΤΑΤΗ ΑΡΧΗ: ΥΠΕΣ (Νομοθεσία, κανονιστικές διατάξεις) ΠΑΡΟΧΟΣ ΠΟΡΩΝ: ΔΗΜΟΣ (Υπάλληλοι, υπολογιστές κτλ) ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ: ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ, ΕΦΟΡΙΑ (Δικαιολογητικά) ΠΕΛΑΤΗΣ: Ο ΠΟΛΙΤΗΣ ΙΔΙΟΚΤΗΤΗΣ: Ο ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΟΣ της αρμόδιας οργανωτικής μονάδας του δήμου 15

ΧΡΟΝΟΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Χρόνος ανταπόκρισης Χρόνος Κύκλου (Περίοδος) Χρόνοι Προστιθέμενης αξίας Χρόνοι Αναμονής Χρόνοι Διόρθωσης ποιότητας Χρόνοι Επιθεωρήσεων 16

ΚΟΣΤΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ACTIVITY BASED COSTING Κοστολόγηση βασισμένη στις δραστηριότητες 17

Κοστολόγηση Διοικητικών Διαδικασιών Κάθε δραστηριότητα καταναλώνει πόρους. Στις διοικητικές διαδικασίες ο βασικός παράγων κόστους είναι η υπαλληλική εργασία (90%) Πρότυπο κόστος Κόστος= ώρες εργασίας χ υπαλληλικό κόστος/ώρα 18

Κοστολόγηση Διοικητικών Διαδικασιών Μέση υπαλληλική εργατοώρα Περίπου 18 ΕΥΡΩ Μέσο υπαλληλικό εργατολεπτό Περίπου, 0.3 ΕΥΡΩ 19

ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ (1/2) 1. Ως προς την συνεισφορά της διαδικασίας στον οργανισμό Άμεσες ή πυρήνα Έμμεσές ή υποστηρικτικές 2. Ως προς των τον αποδέκτη των αποτελεσμάτων / εξόδων της διαδικασίας: Εσωτερικές Εξωτερικές 20

ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ (2/2) 3. Ως προς τον αριθμό των εισόδων που δέχονται: Μονο-εισοδικές Πολύ-εισοδικές 4. Ως προς το επιχειρησιακό εύρος που καλύπτει η διαδικασία: Ατομικές διαδικασίες Λειτουργικές ή τμηματικές ή κάθετες διαδικασίες Επιχειρησιακές ή οριζόντιες διαδικασίες 21

Μονο-εισοδικές διαδικασίες ΑΙΤΗΣΗ ΜΟΝΟΕΙΣΟΔΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΒΕΒΑΙΩΣΗ 22

Πολύ-εισοδικές διαδικασίες Αίτηση 3 Δικαιολογητικό 1 Αίτηση 1 Αίτηση 2 Δημ. Υπηρεσία Δημ. Υπηρεσία Δικαιολογητικό 2 Αρμόδια Υπηρεσία για την τελική πράξη Τελικό προϊόν 23

ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟ ΣΥΝΟΡΟ ΤΜΗΜΑ Α ΤΜΗΜΑ Β ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Εξωτερικός Προμηθευτής ΥΠΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Α ΥΠΟ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Β Εξωτερικός Πελάτης ΠΟΡΟΙ ΠΟΡΟΙ ΔΙΑΔΙΚAΣΙΑ ΑΒ 24

Διοίκηση Επιχειρησιακών Διαδικασιών (ΔΕΔ) Η ΔΕΔ αποτελεί μία ολιστική προσέγγιση διοίκησης η οποία αποβλέπει στη διακυβέρνηση του περιβάλλοντος των επιχειρησιακών («από άκρη σε άκρη») διαδικασιών με σκοπό την βελτίωση της ευελιξίας και της επιχειρησιακής απόδοσης 25

Χαρακτηριστικά της ΔΕΔ Ολιστική προσέγγιση που κατευθύνει όλη την δομή και τις δραστηριότητες του οργανισμού σύμφωνα με τις ανάγκες των πελατών. Συνεχής βελτίωση των υφιστάμενων διαδικασιών άρα και των προσφερόμενων υπηρεσιών. Κατάργηση της κλασσικής ιεραρχικής δομής των οργανισμών ώστε να γίνουν πιο ευέλικτοι και ευπροσάρμοστοι στις προκλήσεις ενός μεταβαλλόμενου του περιβάλλοντος. 26

ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΣΤΗΝ Δ.Δ Π ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Α ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Β ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ Ο Λ Ι Τ Η Σ ΦΟΡΕΑΣ Α ΦΟΡΕΑΣ Β ΦΟΡΕΑΣ Γ 27

Κύκλος ζωής των διαδικασιών μέσα από την ΔΕΔ 28

Μοντελοποίηση Διαδικασιών (1/2) Είναι η λεπτομερής καταγραφή, η ανάλυση και ο σχεδιασμός της δομής των διαδικασιών, ο καθορισμός των συσχετίσεων και των πόρων που απαιτούνται για την εκτέλεση τους καθώς και η περιγραφή του περιβάλλοντος μέσα στο οποίο ενεργοποιούνται, εκτελούνται και «πεθαίνουν». 29

Μοντελοποίηση Διαδικασιών (2/2) Αποσκοπεί: Στην αναδιοργάνωση ή στην βελτιστοποίησή των διαδικασιών (BPR: Business Process Reengineering, BPI: Business Process Improvement) Ανάλυση και σχεδιασμό Πληροφοριακών Συστημάτων 30

Βασικές Όψεις Μοντελοποίησης Διαδικασιών 31

Πλεονεκτήματα της Μοντελοποίησης (1/2) Κατανόηση εισροών / εκροών της διαδικασίας και διασυνδέσεων με άλλες διαδικασίες Κατανόηση, συμφωνία και δέσμευση από κάθε συμμετέχοντα Αποθήκευση της γνώσης σε μοντέλα αναφοράς και τεκμηρίωσης Προσδιορισμός και εστίαση στο απαιτούμενο επίπεδο ανάλυσης 32

Πλεονεκτήματα της Μοντελοποίησης (2/2) Αναγνώριση των πληροφοριακών συστημάτων, των απαιτούμενων διασυνδέσεων τους και του απαιτούμενου βαθμού διαλειτουργικότητας μεταξύ τους. Βελτιστοποίηση των μηχανισμών λήψης αποφάσεων Βελτιστοποίηση των δράσεων οργανωσιακών αλλαγών 33

Πρότυπα Μοντελοποίησης Τα πρότυπα που χρησιμοποιούνται έχουν σαν βάση τα διαγράμματα ροής δεδομένων (Data Flow Diagrams) : Business Process Modeling Notation (BMPN) Unified Modeling Language (UML), επεκτάσεις για επιχειρηματικές διεργασίες. Event-driven process chain (EPC) ICAM DEFinition (IDEF) Cognition enhanced Natural language Information Analysis Method (CogNIAM) Extended Business Modeling Language(xBML) 34

Ελληνικό Πλαίσιο Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης ή (Πλαίσιο Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης-ΠΗΔ) Ορίζει κανόνες, θέτει προδιαγραφές και πρότυπα...... Για την ανάπτυξη διαδικτυακών τόπων και πληροφοριακών συστημάτων από τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης...... που θα επιτρέπουν τη συνεργασία μεταξύ των φορέων για την παροχή ολοκληρωμένων και ασφαλών Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Συναλλαγών μιας στάσης προς Πολίτες, Επιχειρήσεις και άλλους φορείς του δημόσιου ή ιδιωτικού τομέα 35

Π.Η.Δ. - ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας & Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Συναλλαγών (ΠΔ&ΥΗΣ) Πλαίσιο Πιστοποίησης Δημόσιων Διαδικτυακών Τόπων (ΠΠ-ΔΔΤ) ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΗΔ & ΠΡΟΤΥΠΑ ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑΣ Πλαίσιο Ψηφιακής Αυθεντικοποίησης (ΠΨΑ) Μοντέλο Τεκμηρίωσης ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ Μοντέλα Διαδικασιών Κατάλογοι Μεταδεδομένων & XML Σχημάτων Διαδικτυακές Υπηρεσίες (Web Services) Π Ρ Ο Τ Υ Π 36 Α

Μοντέλο Τεκμηρίωσης Διαδικασιών του ΠΗΔ (1/2) Περιλαμβάνει κανόνες και πρότυπα για τη μοντελοποίηση διαδικασιών με τρόπο ομοιογενή και συνεπή για όλους τους φορείς του Δημοσίου με σκοπό την καλύτερη κατανόηση των διαδικασιών και των πληροφοριών που ανταλλάσσονται κάτω από ένα ενιαίο πρίσμα, την επαναχρησιμοποίηση της πληροφορίας και την ομογενοποίηση της μοντελοποίησης διαδικασιών για ολόκληρο τον ελληνικό Δημόσιο Τομέα. 37

Μοντέλο Τεκμηρίωσης Διαδικασιών του ΠΗΔ (2/2) Τρία επίπεδα κατάταξης των απαιτήσεων συμμόρφωσης με τα πρότυπα: Κανόνες Υποχρεωτικοί (KY), Κανόνες Προαιρετικό (ΚΠ) και Κανόνες υπό Διαμόρφωση / Μελέτη (ΚΜ) 38

Τι είναι μεταδεδομένα (1/2) Φανταστείτε ένα supermarket Με προϊόντα χωρίς ετικέτες Χωρίς σήματα και κατευθύνσεις Χωρίς προωθητικές προβολές Φανταστείτε μια βιβλιοθήκη Χωρίς τίτλους στα βιβλία Χωρίς ράφια ταξινομημένα ανά θέμα φανταστείτε τώρα την πληροφορία στον Παγκόσμιο Ιστό 39

Τι είναι μεταδεδομένα (2/2) Τα μεταδεδομένα είναι: δομημένη πληροφορία που περιγράφει, εξηγεί, εντοπίζει ή διευκολύνει την ανάκτηση, τη χρήση ή την διαχείριση μιας ηλεκτρονικής πληροφορίας ή υπηρεσίας δεδομένα για άλλα δεδομένα ή πληροφορία για άλλη πληροφορία είναι πληροφορία κατανοητή από ηλεκτρονικές μηχανές του διαδικτύου δύναται να περιγράφουν δομή ή περιεχόμενο ηλεκτρονικής πληροφορίας ή υπηρεσίας 40

Μεταδεδομένα Περιγραφής Διαδικασιών του ΠΗΔ (Φύλλο Καταγραφής Υπηρεσιών) [ΚΥ.19] Στη Μοντελοποίηση Διαδικασιών ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ χρησιμοποιείται ένα σύνολο μεταδεδομένων (Φύλλο Καταγραφής Υπηρεσιών), σε αντιστοιχία με το πρότυπο Dublin Core και το οποίο περιλαμβάνει: Γενικά στοιχεία, στοιχεία συμβατικού τρόπου διεκπεραίωσης, σημαντικότητας, καταγραφής ηλεκτρονικής διαθεσιμότητας, και εκτέλεσης υπηρεσίας. 41

Ενδεικτικά Μεταδεδομένα Καταγραφής Υπηρεσιών- Διαδικασιών (1/2) Το όνομα της υπηρεσίας Εμπλεκόμενοι Φορείς - Ρόλοι: Λίστα των εμπλεκόμενων Φορέων, Οργανικών Τμημάτων και Ρόλων που εμπλέκονται στη διαδικασία Γεγονός εκκίνησης υπηρεσίας: Ο τρόπος έναρξης της υπηρεσίας (π.χ. με τη συμπλήρωση αίτησης, με την παρέλευση κάποιου χρονικού διαστήματος, κλπ.) Βήματα Διαδικασίας: Αναλυτική περιγραφή του βήματος που εκτελείται, του αρμόδιου Οργανωτικού Τμήματος και Ρόλου που εκτελεί το συγκεκριμένο βήμα. 42

Ενδεικτικά Μεταδεδομένα Καταγραφής Υπηρεσιών- Διαδικασιών (2/2) Γεγονός τερματισμού υπηρεσίας: Ο τρόπος τερματισμού της υπηρεσίας (π.χ. με την παραλαβή κάποιου εγγράφου) Τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για την παροχή της υπηρεσίας, συμπεριλαμβανομένης και της αίτησης Εάν το δικαιολογητικό αντικαθιστά κάποιο άλλο Εάν μπορεί να αναζητηθεί υπηρεσιακά Το αποτέλεσμα της υπηρεσίας Το νομικό πλαίσιο που διέπει την παροχή της υπηρεσίας 43

Μοντελοποίηση Διαδικασιών με χρήση της σημειογραφίας BPMN [ΚΥ.1] Η απεικόνιση, η προδιαγραφή και η τεκμηρίωση των διαδικασιών του Δημόσιου Τομέα ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ πραγματοποιείται με βάση το πρότυπο BPMN (Business Process Modeling Notation) v1.0, όπως ορίστηκε αρχικά από το Business Process Management Initiative (BPMI) και συντηρείται από το Object Management Group (OMG) [ΚΥ.2] Η Μοντελοποίηση Διαδικασιών ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ χρησιμοποιεί τις έννοιες μοντελοποίησης που αφορούν τις ίδιες τις διαδικασίες ή την εκτέλεσή τους και να περιλαμβάνει επιπλέον αποτύπωση των ακόλουθων εννοιών: επιχειρησιακοί κανόνες (business rules), θεσμικό πλαίσιο, οργανωτικές δομές, δεδομένα πληροφορίες εισόδου/εξόδου κάθε βήματος εκτέλεσης και εμπλεκόμενα πληροφοριακά συστήματα. 44

Business Process Model and Notation (BPMN) Πρότυπο απεικόνισης κατανοητό από όλους τους εμπλεκόμενους σε μια επιχείρηση (επιχειρησιακούς αναλυτές, τεχνικούς, managers). Παρέχει μια σημειογραφία (notation) εύκολα κατανοητή σε όλους τους χρήστες και προχωρημένες δυνατότητες έκφρασης εννοιών όπως ο χειρισμός εξαιρέσεων (exception handling), οι δοσοληψίες (transactions) και η αναδρομή (compensation). Προσφέρει διασύνδεση και απεικόνιση των επιχειρηματικών μοντέλων σε γλώσσες εκτέλεσης των διαδικασιών, όπως η BPEL (Business Process Execution Language) και την εφαρμογή αυτών σε Συστήματα Διαχείρισης Ροής Εργασιών (Workflow Management Systems). Δεν είναι διάγραμμα ροής δεδομένων και χρησιμοποιείται μόνο για την απεικόνιση διαδικασιών και όχι για την απεικόνιση της δομής ή των δεδομένων του οργανισμού. 45

Αντικείμενα BPMN Βασικά Αντικείμενα Ροής (Flow Objects) Γεγονός (Event) Δραστηριότητα (Activity) Πύλη (Gateway) Αντικείμενα Σύνδεσης (Connecting Objects). Ροή (Sequence Flow) Ροή Μηνυμάτων (Message Flow) Σύνδεσμος (Association) Δεξαμενές (Swimlanes) : Ενότητες (Pools) Υπο-ενότητες (Lanes) Συμπληρωματικά Αντικείμενα (Artifacts) : Αντικείμενο Δεδομένων (Data Object) Ομάδα (Group) Σχόλια (Annotation) 46

Σημειογραφία Αντικειμένων Ροής Ένα Γεγονός Αρχής υποδεικνύει πότε μια συγκεκριμένη διαδικασία θα ξεκινήσει. Ένα Ενδιάμεσο Γεγονός συμβαίνει ανάμεσα σε ένα Γεγονός Αρχής και ένα Γεγονός Τέλους. Ένα Γεγονός Τέλους ή τελικό γεγονός υποδεικνύει πότε μια διαδικασία θα τελειώσει. Εργασία, Δραστηριότητα (Υπο)/Διαδικασία Εργασία είναι μια απλή δραστηριότητα που δεν μπορεί να αναλυθεί περαιτέρω Μια δραστηριότητα μπορεί να είναι απλή ή σύνθετη. Μια (Υπο)/διαδικασία μπορεί να αναλυθεί σε δραστηριότητες και να εμπλέκει και άλλους φορείς Πύλη Μια πύλη χρησιμοποιείται για να ελέγχει τη ροή εργασιών. (and, or, xor, σύνθετες) 47

Σημειογραφία Αντικειμένων Σύνδεσης Ροή (Sequence Flow) Η ροή δείχνει τη σειρά εκτέλεσης των βημάτων της διαδικασίας. Ροή Μηνυμάτων (Message Flow) Η ροή μηνυμάτων χρησιμοποιείται για να δείξει τη ροή των μηνυμάτων/εγγράφων ανάμεσα σε δύο Φορείς. Σύνδεσμος (Association) Ένας σύνδεσμος χρησιμοποιείται για να συσχετίζει πληροφορία (π.χ. Σχόλια) με Αντικείμενα Ροής 48

Σημειογραφία Δεξαμενών Ενότητα (Pool) Μια ενότητα (pool) αναπαριστά έναν Φορέα που συμμετέχει σε μια υπηρεσία/διαδικασία και χρησιμοποιείται για το διαχωρισμό των δραστηριοτήτων κάθε Φορέα. Υπο Ενότητα (Lane) Μια υπο-ενότητα αναγνωρίζει τα οργανωτικά τμήματα κάθε Φορέα. Τοποθετείται είτε κάθετα ή οριζόντια. Οι υπο-ενότητες χρησιμοποιούνται για να οργανώνουν και να κατηγοριοποιούν τις δραστηριότητες ανά αρμόδιο τμήμα του Φορέα. 49

Σημειογραφία Συμπληρωματικών Αντικειμένων Αντικείμενο δεδομένων (Data Object) Τα αντικείμενα δεδομένων συνήθως αναφέρονται σε έγγραφα που ανταλλάσσονται στο πλαίσιο μιας διαδικασίας. Ομάδα (Group) Mια ομάδα συγκεντρώνει δραστηριότητες και δεν επηρεάζει τη ροή εργασιών. Η ομαδοποίηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για λόγους τεκμηρίωσης ή ανάλυσης. Σχόλια (Text Annotation) Τα σχόλια παρέχουν επιπρόσθετες πληροφορίες, π.χ. όσον αφορά την υποστήριξη από πληροφοριακά συστήματα ή το νομικό πλαίσιο που διέπει το συγκεκριμένο βήμα της διαδικασίας. 50

Βασικές Όψεις Αναπαράστασης διαδικασίας [ΚΠ.1] Μια διαδικασία συνίσταται να ορίζεται μέσω των ακόλουθων όψεων: Εσωτερική Επιχειρηματική Διαδικασία (Private Business Process) Εξωτερική Δημόσια Επιχειρηματική Διαδικασία (Public Business Process) Συνεργατική Επιχειρηματική Διαδικασία (Collaboration Business Process) 51

Εσωτερική Επιχειρησιακή Διαδικασία Απεικονίζει λεπτομερώς τις δραστηριότητες που συμβαίνουν μέσα στον Φορέα, τα οργανωτικά τμήματα που είναι αρμόδια για κάθε δραστηριότητα, τα πληροφοριακά συστήματα που υποστηρίζουν τις δραστηριότητες, τους επιχειρησιακούς νομικούς κανόνες τα έγγραφα που ανταλλάσσονται 52

Εξωτερική Επιχειρησιακή Διαδικασία Επικεντρώνεται στην αναπαράσταση της επικοινωνίας και των αλληλεπιδράσεων ανάμεσα σε μια εσωτερική διαδικασία ενός Φορέα και άλλες διαδικασίες ή συμμετέχοντες Φορείς Δεν περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με πληροφοριακά συστήματα, οργανωτικά ή επιχειρησιακά- νομικά ζητήματα Βοηθά στην αναγνώριση των διαδικτυακών υπηρεσιών (web services) που απαιτούνται για την ηλεκτρονική διεξαγωγή της διαδικασίας. 53

Συνεργατική Επιχειρησιακή Διαδικασία Αναπαριστά τις αλληλεπιδράσεις ανάμεσα σε όλους τους φορείς που εμπλέκονται στη διαδικασία. Δεν μπαίνει σε λεπτομέρειες σχετικά με τη διεξαγωγή της διαδικασίας εσωτερικά σε κάθε εμπλεκόμενο φορέα Συντελεί στην αναγνώριση των διαδικτυακών υπηρεσιών (webservices) που απαιτούνται για την ηλεκτρονική διεξαγωγή της διαδικασίας 54

Ηλεκτρονικός κατάλογος υπηρεσιών (Ληξιαρχείο Διαλειτουργικότητας ΕΡΜΗ) 55

Οι Σημαντικότερες Συμβάσεις Ονοματολογίας και Απεικόνισης (1/2) [ΚΥ.8] [ΚΥ.9] [ΚΥ.11] Όλα τα ονόματα και οι περιγραφές ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ συνίστανται από λέξεις στην ελληνική γλώσσα Τα ονόματα των στοιχείων μοντελοποίησης ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ περιέχουν ακρωνύμια και συντομεύσεις Οι βασικές έννοιες μοντελοποίησης (Γεγονότα, Δραστηριότητες, Πύλες, Ροή και Ροή Μηνυμάτων) ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ τροποποιούνται με οποιοδήποτε τρόπο [ΚΥ.12] ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ χρησιμοποιείται μόνο ένα Γεγονός Έναρξης και ένα Γεγονός Τέλους για κάθε εναλλακτική ροή κάθε εμπλεκόμενου στη διαδικασία. [ΚΥ.13] Η κατεύθυνση των διαγραμμάτων ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ είναι πάντα από πάνω προς τα κάτω ή από αριστερά προς τα δεξιά με εξαίρεση τους βρόχους που ενδέχεται να πηγαίνουν αντίθετα 56

Οι Σημαντικότερες Συμβάσεις Ονοματολογίας και Απεικόνισης (2/2) [ΚΥ.14] [ΚΥ.15] [ΚΥ.16] [ΚΥ.17] [ΚΠ.2] Η βασική ροή μιας διαδικασίας ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ μοντελοποιείται με ευθεία γραμμή (σύμβολο Ομαλής Ροής). Οι εναλλακτικές διαδρομές που ξεκινούν από έναν κόμβο απόφασης ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ απεικονίζονται σε παράλληλα μονοπάτια με λογικό τρόπο (το ένα παράλληλα στο άλλο) ή ανάλογα με την πιθανότητα εμφάνισής τους (το μονοπάτι που είναι πιο πιθανό να εκτελεστεί στην ευθεία σε σχέση με τη ροή της υπόλοιπης διαδικασίας). Για την ευκρίνεια των διαγραμμάτων, ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε οι σύνδεσμοι να μην διασταυρώνονται μεταξύ τους. Οι Φορείς και τα Οργανωτικά Τμήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ εμφανίζονται ευκρινώς ως swimlanes στα διαγράμματα, ενώ τα έγγραφα που ανταλλάσσονται ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ τοποθετούνται σε κενό διάστημα ανάμεσα στα swimlanes των εμπλεκόμενων Φορέων. Πριν από κάθε κόμβο απόφασης ΣΥΝΙΣΤΑΤΑΙ ΝΑ προηγείται μια δραστηριότητα που εν μέρει περιγράφει τη διαδικασία απόφασης. Επομένως, μια απόφαση ΔΕΝ ΠΡΟΤΕΙΝΕΤΑΙ ΝΑ τοποθετείται αμέσως μετά το γεγονός έναρξης της διαδικασίας 57

Διαστάσεις & Επίπεδα Διαλειτουργικότητας 58

Κανόνες για την διαλειτουργικότητα σε οργανωτικό επίπεδο (1/2) [ΚΥ.6] Οι φορείς της Δημόσιας Διοίκησης ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ διαθέτουν λεπτομερή αποτύπωση των υπηρεσιών που παρέχουν σε πολίτες, επιχειρήσεις και άλλους φορείς. Η τεκμηρίωση των υπηρεσιών ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ συνοδεύεται από διαγραμματική απεικόνισή τους και από περιγραφή των εγγράφων που χρησιμοποιούν. [ΚΥ.8] Οι φορείς της Δημόσιας Διοίκησης ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ορίσουν ένα στέλεχος ως «Επιχειρησιακό Υπεύθυνο» για κάθε υπηρεσία που παρέχουν προς πολίτες, επιχειρήσεις και άλλους φορείς. [ΚΠ.2] Ο ρόλος του «Επιχειρησιακού Υπεύθυνου» μιας υπηρεσίας ΠΡΟΤΕΙΝΕΤΑΙ ΝΑ αποδίδεται στον προϊστάμενο της οργανωτικής μονάδας του φορέα (Τμήματος ή Διεύθυνσης) που έχει την κύρια ευθύνη για την παροχή της υπηρεσίας Αρμοδιότητες επιχειρησιακού υπεύθυνου: Η τεκμηρίωση (και η συντήρηση της τεκμηρίωσης) της υπηρεσίας. Η ανάθεση καθηκόντων σχετικά με την εκτέλεση βημάτων παροχής της υπηρεσίας σε στελέχη του φορέα. Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση του τρόπου και των διαδικασιών παροχής της υπηρεσίας. Η εισήγηση σημείων βελτίωσης της υπηρεσίας προς τη Διοίκηση του φορέα. 59

Κανόνες για την διαλειτουργικότητα σε οργανωτικό επίπεδο (2/2) [ΚΥ.9] Οι οργανωτικές μονάδες και οι ρόλοι που εμπλέκονται στην παροχή μιας υπηρεσίας ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ αναφέρονται σαφώς στην τεκμηρίωση της υπηρεσίας [ΚΥ.10] Για κάθε υπηρεσία που παρέχουν προς πολίτες, επιχειρήσεις και άλλους φορείς, οι φορείς της Δημόσιας Διοίκησης ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ γνωρίζουν με ποιους φορείς επικοινωνούν, το σκοπό της επικοινωνίας και τις πληροφορίες που ανταλλάσσουν. Tα επιχειρησιακά σημεία επαφής μεταξύ φορέων ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ορίζονται σε επίπεδο οργανωτικών μονάδων των φορέων [ΚΥ.12] Οι φορείς της Δημόσιας Διοίκησης που παρέχουν τελικές υπηρεσίες σε πολίτες, επιχειρήσεις και άλλους φορείς ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ μεριμνούν για την απεμπλοκή των αιτούντων από την ολοκλήρωση ενδιάμεσων υπηρεσιών που απαιτούνται για την παροχή των τελικών υπηρεσιών 60

Μοντέλο Περιβάλλοντος Εργασίας - Οργανόγραμμα ΙΝΕΠ 61

Μοντέλο Περιβάλλοντος Εργασίας - Τμήμα Εφαρμογής Προγραμμάτων 62

Χάρτης Οργανισμού για το ΙΝΕΠ 63

Χάρτης Διαδικασιών για το ΙΝΕΠ 64

Ευχαριστώ για την προσοχή σας 65