Διαχείριση απλών έργων

Περιεχόμενα Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιμοποιούν Windows XP... 13 Χαρακτηριστικά και συμβάσεις του βιβλίου... 19 Βοήθεια... 21 Χρήση του CD του βιβλίου... 23 Γρήγορη αναφορά... 29 Κεφάλαιο 1 Εκκίνηση του Project... 29 Κεφάλαιο 2 Δημιουργία λίστας εργασιών... 30 Κεφάλαιο 3 Διευθέτηση πόρων... 31 Κεφάλαιο 4 Ανάθεση εργασιών σε πόρους... 33 Κεφάλαιο 5 Μορφοποίηση και εκτύπωση του προγράμματος έργου σας... 34 Κεφάλαιο 6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών... 35 Κεφάλαιο 7 Ρύθμιση των λεπτομερειών των εργασιών... 36 Κεφάλαιο 8 Ρύθμιση των λεπτομερειών πόρων και αναθέσεων... 38 Κεφάλαιο 9 Ρύθμιση του προγράμματος έργου... 40 Κεφάλαιο 10 Οργάνωση και μορφοποίηση λεπτομερειών έργου... 41 Κεφάλαιο 11 Εκτύπωση πληροφοριών έργου... 42 Κεφάλαιο 12 Κοινή χρήση πληροφοριών του Project με άλλα προγράμματα... 43 Κεφάλαιο 13 Παρακολούθηση της προόδου εργασιών και αναθέσεων... 44 Κεφάλαιο 14 Εξέταση και αναφορά της κατάστασης του έργου... 45 Κεφάλαιο 15 Επαναφορά του έργου στο σωστό δρόμο... 46 Κεφάλαιο 16 Εφαρμογή σύνθετων μορφοποιήσεων... 47 Κεφάλαιο 17 Προσαρμογή του Project... 48 Κεφάλαιο 18 Μέτρηση της απόδοσης με την ανάλυση δεδουλευμένης αξίας... 49 Κεφάλαιο 19 Συγχώνευση έργων και πόρων... 50

6 Περιεχόμενα Μέρος 1: Διαχείριση απλών έργων 1 Εκκίνηση του Project 55 Διαχείριση έργων με το Project...57 Εκκίνηση του Project Standard... 58 Εκκίνηση του Project Professional... 63 Εξερεύνηση των προβολών... 70 Εξερεύνηση των αναφορών... 76 Δημιουργία ενός νέου προγράμματος έργου... 80 Καθορισμός των μη εργάσιμων ημερών... 82 Καταχώριση ιδιοτήτων έργου... 84 Κύρια σημεία... 86 2 Δημιουργία λίστας εργασιών 89 Καταχώριση εργασιών... 89 Εκτίμηση διάρκειας... 92 Προσθήκη ορόσημου... 96 Οργάνωση εργασιών σε φάσεις... 97 Σύνδεση εργασιών... 100 Τεκμηρίωση εργασιών... 104 Έλεγχος της διάρκειας του έργου... 107 Κύρια σημεία... 109 3 Διευθέτηση πόρων 111 Διευθέτηση ανθρώπινων πόρων... 112 Διευθέτηση πόρων εξοπλισμού... 116 Διευθέτηση υλικών πόρων... 118 Διευθέτηση οικονομικών πόρων... 119 Καταχώριση αμοιβών πόρων... 120 Ρύθμιση του εργάσιμου χρόνου για μεμονωμένους πόρους... 122 Τεκμηρίωση των πόρων... 126 Κύρια σημεία... 127 4 Ανάθεση εργασιών σε πόρους 129 Ανάθεση εργασιών σε πόρους απασχόλησης... 130 Ανάθεση εργασίας σε πρόσθετους πόρους... 135 Αντιστοίχιση υλικών πόρων σε εργασίες... 142 Ανάθεση οικονομικών πόρων σε εργασίες... 143 Κύρια σημεία... 147

Περιεχόμενα 7 5 Μορφοποίηση και εκτύπωση του προγράμματος έργου σας 149 Δημιουργία προσαρμοσμένης προβολής Διαγράμματος Gantt... 150 Σχεδίαση σε διάγραμμα Gantt... 157 Μορφοποίηση κειμένου σε μια προβολή... 160 Μορφοποίηση και εκτύπωση αναφορών... 164 Κύρια σημεία... 171 6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών 173 Μέρος 2: Αποθήκευση γραμμής βάσης έργου... 174 Παρακολούθηση έργου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμά του... 177 Καταχώριση του ποσοστού ολοκλήρωσης μιας εργασίας... 179 Καταχώριση πραγματικών τιμών για τις εργασίες... 181 Κύρια σημεία... 186 Εμβάθυνση στο χρονοπρογραμματισμό έργων 7 Ρύθμιση των λεπτομερειών των εργασιών 189 Προσαρμογή σχέσεων μεταξύ εργασιών... 189 Καθορισμός περιορισμών εργασιών... 194 Εμφάνιση της κρίσιμης διαδρομής του έργου... 199 Διακοπή εργασίας... 202 Ρύθμιση του εργάσιμου χρόνου για μεμονωμένες εργασίες... 204 Αλλαγή τύπου εργασιών... 208 Καταχώριση ημερομηνιών προθεσμιών... 212 Καταχώριση σταθερού κόστους... 214 Διευθέτηση περιοδικής εργασίας... 216 Κύρια σημεία... 219 8 Ρύθμιση των λεπτομερειών πόρων και αναθέσεων 223 Καταχώριση πολλών διαφορετικών αμοιβών για έναν πόρο... 224 Καθορισμός αμοιβών για διαφορετικές χρονικές περιόδους... 226 Διαμόρφωση διαθεσιμότητας πόρων για διαφορετικές χρονικές περιόδους... 228 Καθυστέρηση έναρξης των αναθέσεων... 230 Εφαρμογή καμπυλών σε αναθέσεις... 232 Εφαρμογή διαφορετικών αμοιβών σε αναθέσεις... 236 Καταχώριση ρυθμών κατανάλωσης για υλικούς πόρους... 237 Κύρια σημεία... 241

8 Περιεχόμενα 9 Ρύθμιση του προγράμματος έργου 243 Εξέταση της κατανομής των πόρων σε συνάρτηση με το χρόνο... 243 Μη αυτόματη επίλυση της υπεραπασχόλησης πόρων... 251 Εξισορρόπηση υπεραπασχολούμενων πόρων... 255 Εξέταση του κόστους έργου... 261 Έλεγχος της ημερομηνίας ολοκλήρωσης του έργου... 264 Κύρια σημεία... 267 10 Οργάνωση και μορφοποίηση λεπτομερειών έργου 269 Ταξινόμηση των λεπτομερειών έργου... 270 Ομαδοποίηση των λεπτομερειών έργου... 274 Φιλτράρισμα των λεπτομερειών έργου... 279 Προσαρμογή πινάκων... 283 Προσαρμογή προβολών... 287 Κύρια σημεία... 291 11 Εκτύπωση πληροφοριών έργου 293 Εκτύπωση του προγράμματος έργου σας... 294 Εκτύπωση προβολών... 300 Εκτύπωση αναφορών... 306 Κύρια σημεία... 310 12 Κοινή χρήση πληροφοριών του Project με άλλα προγράμματα 313 Αντιγραφή και επικόλληση με το Project... 314 Άνοιγμα άλλων μορφών αρχείων στο Project... 318 Αποθήκευση σε άλλες μορφές αρχείων από το Project... 323 Δημιουργία αναφοράς σύνοψης έργου για το Word, το PowerPoint, ή το Visio... 327 Δημιουργία οπτικοποιημένων αναφορών με το Excel και το Visio... 331 Κύρια σημεία... 335 13 Παρακολούθηση της προόδου εργασιών και αναθέσεων 337 Ενημέρωση της γραμμής βάσης... 338 Παρακολούθηση πραγματικών και απομενουσών τιμών εργασιών και αναθέσεων... 343 Παρακολούθηση της πραγματικής απασχόλησης εργασιών και αναθέσεων ανά χρονική φάση... 349 Επανέναρξη εργασιών μετά από διακοπή... 354 Κύρια σημεία... 357

Περιεχόμενα 9 14 Εξέταση και αναφορά της κατάστασης του έργου 361 Αναγνώριση εργασιών που παρουσιάζουν απόκλιση... 362 Εξέταση του κόστους εργασιών... 369 Εξέταση του κόστους πόρων... 374 Αναφορά της απόκλισης κόστους του έργου σε προβολή «φωτεινού σηματοδότη»... 377 Κύρια σημεία... 381 15 Επαναφορά του έργου στο σωστό δρόμο 383 Μέρος 3: Αντιμετώπιση προβλημάτων χρόνου και χρονοδιαγράμματος... 384 Αντιμετώπιση προβλημάτων κόστους και πόρων... 389 Αντιμετώπιση προβλημάτων εύρους απασχόλησης... 394 Κύρια σημεία... 399 Ειδικά έργα 16 Εφαρμογή σύνθετων μορφοποιήσεων 403 Μορφοποίηση προβολής Διαγράμματος Gantt... 403 Mορφοποίηση της προβολής Διαγράμματος δικτύου... 410 Μορφοποίηση της προβολής Ημερολογίου... 414 Βασικά σημεία... 417 17 Προσαρμογή του Project 419 Κοινή χρήση προσαρμοσμένων προβολών και άλλων στοιχείων μεταξύ προγραμμάτων έργων... 420 Καταγραφή μακροεντολών... 425 Επεξεργασία μακροεντολών... 429 Προσαρμογή γραμμής εργαλείων... 434 Κύρια σημεία... 439 18 Μέτρηση της απόδοσης με την ανάλυση δεδουλευμένης αξίας 441 Εμφάνιση ενδείξεων δεδουλευμένης αξίας χρονοδιαγράμματος... 442 Εμφάνιση ενδείξεων δεδουλευμένης αξίας κόστους... 446 Δημιουργία οπτικοποιημένης αναφοράς δεδουλευμένης αξίας... 449 Κύρια σημεία... 453 19 Συγχώνευση έργων και πόρων 455 Δημιουργία δεξαμενής πόρων... 456 Εμφάνιση λεπτομερειών αναθέσεων σε μια δεξαμενή πόρων... 462 Ενημέρωση αναθέσεων σε ένα συμμετέχον πρόγραμμα έργου... 464

10 Περιεχόμενα Μέρος 4: Ενημέρωση πληροφοριών πόρου σε μια δεξαμενή πόρων... 465 Ενημέρωση του εργάσιμου χρόνου σε μια δεξαμενή πόρων από όλα τα προγράμματα έργων... 469 Σύνδεση νέων προγραμμάτων έργων σε μια δεξαμενή πόρων... 472 Άνοιγμα συμμετέχοντος προγράμματος έργου και ενημέρωση της δεξαμενής πόρων... 474 Συγχώνευση προγραμμάτων έργων... 477 Δημιουργία εξαρτήσεων μεταξύ έργων... 481 Κύρια σημεία... 485 Εισαγωγή στο Project Server 20 Προγραμματισμός της απασχόλησης με το Project Server 489 Ποια είναι τα κλειδιά της εταιρικής διαχείρισης έργων... 490 Δημιουργία νέου προγράμματος έργου με βάση εταιρικό πρότυπο... 492 Στελέχωση εταιρικού έργου με πόρους... 495 Δημοσίευση προγράμματος έργου στο Project Server... 501 Κύρια σημεία... 501 21 Παρακολούθηση της απασχόλησης με το Project Server 503 Αναφορά της πραγματικής απασχόλησης μέσω του βοηθήματος Project Web Access... 504 Αναφορά της πραγματικής απασχόλησης μέσω του Outlook... 506 Διαχείριση πραγματικών δεδομένων από τους πόρους... 509 Ενημέρωση των συμμετεχόντων στο έργο... 511 Κύρια σημεία... 513 22 Διαχείριση κινδύνων, θεμάτων, και εγγράφων με το Project Server 515 Μέρος 5: Διαχείριση κινδύνων... 516 Διαχείριση θεμάτων... 519 Διαχείριση εγγράφων... 522 Κύρια σημεία... 524 Παραρτήματα Παράρτημα Α Ένα σύντομο μάθημα στη διαχείριση έργων 527 Ποια στοιχεία ορίζουν ένα έργο... 527 Το τρίγωνο έργου: εξέταση των έργων ως συνάρτησης χρόνου, κόστους, και εύρους... 528 Χρόνος, κόστος, και εύρος: διαχείριση περιορισμών έργου... 531 Διαχείριση των έργων σας με το Project... 534

Περιεχόμενα 11 Παράρτημα Β Και μετά τι; 535 Συμμετοχή σε μια κοινότητα εκπαίδευσης στο Project... 535 Συμμετοχή σε μια κοινότητα εκπαίδευσης στη διαχείριση έργων... 537 Δύο λόγια για το τέλος... 537 Γλωσσάρι... 539 Ευρετήριο... 549

6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε: Να αποθηκεύετε τις τρέχουσες τιμές ενός χρονοδιαγράμματος ως γραμμή βάσης. Να καταγράφετε την πρόοδο των εργασιών μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Να καταγράφετε το ποσοστό ολοκλήρωσης μιας εργασίας. Να καταχωρίζετε τις πραγματικές τιμές απασχόλησης και διάρκειας των εργασιών. Συμβουλή Μήπως το μόνο που χρειάζεστε είναι μια γρήγορη ανασκόπηση των θεμάτων του κεφαλαίου αυτού; Δείτε τις καταχωρίσεις της Γρήγορης Αναφοράς στις σελίδες 25 52. Μέχρι τώρα, εστιάσατε στον προγραμματισμό (planning) του έργου την ανάπτυξη και την κοινοποίηση των λεπτομερειών ενός έργου πριν από την έναρξη της πραγματικής δουλειάς. Α- φού ξεκινήσουν οι εργασίες, τότε αρχίζει και η επόμενη φάση της διαχείρισης έργων: η παρακολούθηση της προόδου. Παρακολούθηση (tracking) λέμε την καταγραφή των λεπτομερειών ενός έργου, όπως ποιοι διεκπεραίωσαν ποια δουλειά, πότε ολοκληρώθηκε αυτή, και πόσο κόστισε. Αυτές οι λεπτομέρειες ονομάζονται συχνά πραγματικά δεδομένα (actuals). Η παρακολούθηση των πραγματικών δεδομένων είναι ουσιώδης για τη σωστή διαχείριση ενός έργου, σε αντιδιαστολή με τον απλό σχεδιασμό. Ο διαχειριστής έργου πρέπει να γνωρίζει πόσο αποδοτική είναι η ομάδα ενός έργου και πότε χρειάζεται να πάρει διορθωτικά μέτρα. Η σωστή παρακολούθηση της απόδοσης του έργου και η σύγκρισή της με το αρχικό πρόγραμμα σας επιτρέπει να δίνετε απαντήσεις σε ερωτήσεις όπως αυτές: Οι εργασίες ξεκινούν και ολοκληρώνονται σύμφωνα με το πρόγραμμα; Αν όχι, τι επίπτωση θα έχει αυτό στην ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου; Οι πόροι καταναλώνουν περισσότερο ή λιγότερο χρόνο από τον προγραμματισμένο για να ολοκληρώσουν τις εργασίες; Μήπως το κόστος κάποιων εργασιών είναι υψηλότερο από το αναμενόμενο, με αποτέλεσμα να αυξάνεται το συνολικό κόστος του έργου; Το Microsoft Office Project 2007 υποστηρίζει διάφορους τρόπους για την παρακολούθηση της προόδου του έργου. Η επιλογή της μεθόδου παρακολούθησης εξαρτάται από το βαθμό λεπτομέρειας ή ελέγχου που θέλετε σεις, ο χρηματοδότης του έργου σας, και οι άλλοι συμμετέχοντες. Για την παρακολούθηση των ειδικών λεπτομερειών ενός έργου, απαιτείται επιπλέον δουλειά από εσάς και, πιθανόν, και από τους πόρους που απασχολούνται σε αυτό.

174 Κεφάλαιο 6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών Επομένως, πριν αρχίσετε να παρακολουθείτε την πρόοδο, πρέπει να προσδιορίσετε το βαθμό λεπτομέρειας που χρειάζεστε. Στα διάφορα επίπεδα παρακολούθησης λεπτομερειών συγκαταλέγονται τα παρακάτω: Η καταγραφή της εργασιών του έργου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Το επίπεδο αυτό λειτουργεί με τον καλύτερο τρόπο αν τα πάντα στο έργο προχωρούν ακριβώς σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Ναι, μερικές φορές συμβαίνει και αυτό! Η καταγραφή του ποσοστού ολοκλήρωσης κάθε εργασίας, είτε σε ακριβείς τιμές είτε βηματικά, όπως στο 25%, στο 50%, στο 75%, ή στο 100%. Η καταγραφή της πραγματικής έναρξης και ολοκλήρωσης, της πραγματικής απασχόλησης, και της πραγματικής και απομένουσας διάρκειας κάθε εργασίας ή ανάθεσης. Παρακολούθηση της απασχόλησης για κάθε ανάθεση ανά χρονική περίοδο. Αυτό είναι το πιο λεπτομερές επίπεδο παρακολούθησης. Σε αυτό καταγράφετε τις πραγματικές τιμές απασχόλησης ανά ημέρα, εβδομάδα, ή άλλο χρονικό διάστημα. Επειδή τα διαφορετικά τμήματα ενός έργου ίσως έχουν διαφορετικές ανάγκες παρακολούθησης, μπορεί να χρειαστεί να εφαρμόσετε ένα συνδυασμό των παραπάνω προσεγγίσεων στα πλαίσια ενός έργου. Για παράδειγμα, ίσως χρειάζεται να παρακολουθείτε τις εργασίες υψηλού κινδύνου πιο προσεκτικά σε σχέση με τις εργασίες χαμηλού κινδύνου. Στο κεφάλαιο αυτό, θα εκτελέσετε τις πρώτες τρεις ενέργειες του παραπάνω καταλόγου η τέταρτη (η παρακολούθηση της απασχόλησης για κάθε ανάθεση ανά χρονική περίοδο) αναλύεται στο Μέρος 2 «Εμβάθυνση στο χρονοπρογραμματισμό έργων». Για τους χρήστες των Project Professional και Project Server, η παρακολούθηση σε εταιρικό επίπεδο εξετάζεται στο Μέρος 4, «Εισαγωγή στο Project Server». Σημαντικό Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να τα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD του βιβλίου στην προεπιλεγμένη τους θέση. Δείτε την ενότητα «Χρήση του CD του βιβλίου» στη σελίδα 23 για περισσότερες πληροφορίες. Αποθήκευση γραμμής βάσης έργου Μετά από την ανάπτυξη ενός προγράμματος έργου, μια από τις σημαντικότερες δραστηριότητες του διαχειριστή έργου είναι η καταγραφή των πραγματικών δεδομένων και η αξιολόγηση της πορείας του έργου. Για να κρίνετε την πορεία του έργου σωστά, πρέπει να τη συγκρίνετε με το αρχικό πρόγραμμα. Το αρχικό πρόγραμμα ονομάζεται πρόγραμμα γραμμής βάσης του έργου, ή απλώς γραμμή βάσης. Η γραμμή βάσης (baseline) είναι ένα σύνολο σημαντικών τιμών ενός προγράμματος έργου, όπως οι προγραμματισμένες ημερομηνίες έναρξης και ολοκλήρωσης, και το κόστος των εργασιών, των πόρων, και των αναθέσεών τους. Όταν αποθηκεύετε μια γραμμή βάσης, το Project παίρνει ένα «στιγμιότυπο» των υπαρχουσών τιμών και το αποθηκεύει στο πρόγραμμα έργου σας για μελλοντική σύγκριση. Οι συγκεκριμένες τιμές που αποθηκεύονται σε μια γραμμή βάσης περιλαμβάνουν τα πεδία εργασιών, πόρων, και αναθέσεων, καθώς και τα πεδία χρονικής φάσης που βλέπετε στον παρακάτω πίνακα.

Αποθήκευση γραμμής βάσης έργου 175 Πεδία εργασιών Πεδία πόρων Πεδία αναθέσεων Έναρξη Ολοκλήρωση Διάρκεια Απασχόληση και απασχόληση ανά χρονική φάση Κόστος και κόστος ανά χρονική φάση Απασχόληση και απασχόληση ανά χρονική φάση Κόστος και κόστος ανά χρονική φάση Έναρξη Τέλος Απασχόληση και απασχόληση ανά χρονική φάση Κόστος και κόστος ανά χρονική φάση Συμβουλή Τα πεδία χρονικής φάσης (timephased fields) δείχνουν τη χρονική κατανομή των τιμών εργασιών, πόρων, και αναθέσεων. Για παράδειγμα, μπορείτε να εξετάσετε μια εργασία, για την οποία έχει προγραμματιστεί απασχόληση πέντε ημερών, σε επίπεδο εβδομάδας, ημέρας, ή ώρας, και να δείτε τις συγκεκριμένες τιμές απασχόλησης γραμμής βάσης ανά χρονικό διάστημα. Στο Μέρος 2 θα χρησιμοποιήσετε τις τιμές χρονικής φάσης. Πρέπει να αποθηκεύετε τη γραμμή βάσης στις εξής περιπτώσεις: Όταν έχετε αναπτύξει το πρόγραμμα έργου όσο πιο ολοκληρωμένα γίνεται (αυτό όμως δε σημαίνει ότι δεν έχετε τη δυνατότητα να προσθέτετε εργασίες, πόρους, ή αναθέσεις, αφού έχει ξεκινήσει η δουλειά άλλωστε αυτό συχνά είναι αναπόφευκτο). Όταν δεν έχετε ακόμη αρχίσει να καταχωρίζετε πραγματικές τιμές, όπως το ποσοστό ολοκλήρωσης μιας εργασίας. Το πρόγραμμα έργου της τηλεοπτικής διαφήμισης έχει αναπτυχθεί πλήρως, και σύντομα το έργο θα ξεκινήσει. Στην επόμενη άσκηση, θα αποθηκεύσετε τη γραμμή βάσης για το έργο της τηλεοπτικής διαφήμισης, και θα εμφανίσετε τις τιμές γραμμής βάσης των εργασιών. ΒΕΒΑΙΩΘΕΙΤΕ ότι θα ανοίξετε το Microsoft Office Project 2007, αν δεν είναι ήδη ανοιχτό. Σημαντικό Αν χρησιμοποιείτε το Project Professional, ίσως χρειαστεί να κάνετε μια μόνιμη ρύθμιση ώστε να χρησιμοποιείτε το λογαριασμό Computer και να εργάζεστε χωρίς σύνδεση. Έτσι εξασφαλίζετε ότι τα αρχεία εξάσκησης που θα χρησιμοποιήσετε στο κεφάλαιο αυτό δε θα επηρεάσουν τα δεδομένα σας στο Project Server. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα «Εκκίνηση του Project Professional» στη σελίδα 63. ΑΝΟΙΞΤΕ το αρχείο Wingtip Toys Commercial 6a από το φάκελο \Documents\Microsoft Press\Project 2007 SBS\Chapter 6 Simple Tracking. Επίσης, μπορείτε να προσπελάζετε τα αρχεία ε- ξάσκησης του βιβλίου πατώντας διαδοχικά στο κουμπί Start, στην επιλογή All Programs, στην ομάδα προγραμμάτων Microsoft Press, στο φάκελο Project 2007 Step by Step, και κατόπιν στο φάκελο του κεφαλαίου στο οποίο ανήκει το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε. 1. Στο μενού File, πατήστε στη διαταγή Save As.

176 Κεφάλαιο 6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Save As. 2. Στο πλαίσιο File name, πληκτρολογήστε Wingtip Toys Commercial 6 και έπειτα πατήστε στο κουμπί Save. 3. Στο μενού Tools (Εργαλεία), δείξτε στην επιλογή Tracking (Παρακολούθηση), και μετά πατήστε στη διαταγή Set Baseline (Καθορισμός γραμμής βάσης). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Set Baseline. Θα καθορίσετε τη γραμμή βάσης για ολόκληρο το έργο, χρησιμοποιώντας τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του πλαισίου διαλόγου. 4. Πατήστε στο OK. Το Project θα αποθηκεύσει τη γραμμή βάσης, παρότι δεν υπάρχει καμία ένδειξη στην προβολή Διαγράμματος Gantt ότι κάτι έχει αλλάξει. Τώρα θα δείτε μερικές από τις αλλαγές που προκλήθηκαν από την αποθήκευση της γραμμής βάσης. Συμβουλή Μπορείτε να καθορίσετε μέχρι και 11 γραμμές βάσης σε ένα μεμονωμένο πρόγραμμα έργου. (Η πρώτη λέγεται Baseline και οι υπόλοιπες Baseline 1 έως Baseline 10.) Η αποθήκευση πολλών γραμμών βάσης μπορεί να φανεί χρήσιμη σε έργα με εξαιρετικά μεγάλες φάσεις σχεδιασμού, κατά τις οποίες ίσως θέλετε να συγκρίνετε διαφορετικές σειρές τιμών γραμμής βάσης. Για παράδειγμα, ίσως θελήσετε να αποθηκεύσετε και να συγκρίνετε τα προγράμματα γραμμής βάσης κάθε μήνα, καθώς μεταβάλλονται οι λεπτομέρειες του σχεδιασμού. Για να καταργήσετε μια γραμμή βάσης που έχετε καθορίσει, πατήστε στην επιλογή Clear Baseline (Καθαρισμός γραμμής βάσης) της διαταγής Tracking του μενού Tools. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις γραμμές βάσης, πληκτρολογήστε create baseline στην ηλεκτρονική Βοήθεια του Project. 5. Στο μενού View (Προβολή), επιλέξτε More Views (Περισσότερες προβολές). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου More Views. 6. Στο πλαίσιο Views, επιλέξτε Task Sheet (Φύλλο εργασιών) και πατήστε στο κουμπί Apply (Εφαρμογή). Επειδή η προβολή Φύλλου εργασιών δεν περιλαμβάνει το διάγραμμα Gantt, υπάρχει περισσότερος χώρος για να δείτε τα πεδία του πίνακα. Τώρα θα ενεργοποιήσετε τον πίνακα Variance (Απόκλιση) στην προβολή Φύλλου εργασιών. Ο πίνακας Variance είναι ένας προεπιλεγμένος πίνακας που περιέχει τιμές γραμμής βάσης.

Παρακολούθηση έργου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμά του 177 7. Στο μενού View, δείξτε στην επιλογή Table: Entry και πατήστε στη διαταγή Variance. Συμβουλή Επίσης, για να μεταφερθείτε σε διαφορετικό πίνακα μπορείτε να διπλοπατήσετε στο κουμπί Select All (Επιλογή όλων) στην επάνω αριστερή γωνία του ενεργού πίνακα. Επιλογή όλων Θα εμφανιστεί ο πίνακας Variance. Αυτός ο πίνακας περιλαμβάνει τόσο τις στήλες με τις προγραμματισμένες τιμές έναρξης και λήξης, όσο και αυτές με τις τιμές γραμμής βάσης, τοποθετημένες δίπλα-δίπλα για εύκολη σύγκριση. Επειδή δεν έχει ξεκινήσει ακόμα η πραγματική δουλειά και δεν έχουν γίνει αλλαγές στην προγραμματισμένη απασχόληση, οι τιμές στα πεδία Start (Έναρξη) και Baseline Start (Έναρξης γραμμής βάσης) ταυτίζονται, όπως και οι τιμές των πεδίων Finish (Ολοκλήρωση) και Baseline Finish (Ολοκλήρωση γραμμής βάσης). Όταν αργότερα καταγραφεί η πραγματική απασχόληση ή γίνουν τροποποιήσεις στο χρονοδιάγραμμα, οι προγραμματισμένες τιμές έναρξης και ολοκλήρωσης ίσως διαφέρουν από τις τιμές γραμμής βάσης. Τότε θα δείτε τις διαφορές στις στήλες του πίνακα Variance. Τώρα που είδατε κάποια πεδία γραμμής βάσης, ήλθε η ώρα να καταχωρίσετε μερικά πραγματικά δεδομένα! Παρακολούθηση έργου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμά του Η πιο απλή προσέγγιση της παρακολούθησης της προόδου είναι να αναφέρετε ότι οι πραγματικές εργασίες προχωρούν ακριβώς σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Για παράδειγμα, αν έχει περάσει ο πρώτος μήνας ενός έργου πέντε μηνών και όλες οι εργασίες του έχουν ξεκινήσει και ολοκληρωθεί σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, μπορείτε να καταγράψετε το γεγονός αυτό στο πλαίσιο διαλόγου Update Project (Ενημέρωση έργου). Στο έργο της τηλεοπτικής διαφήμισης, ας υποθέσουμε ότι έχει περάσει κάποιο χρονικό διάστημα από τη στιγμή που αποθηκεύσατε τη γραμμή βάσης. Οι εργασίες ξεκίνησαν και όλα πάνε καλά μέχρι τώρα. Στην επόμενη άσκηση, θα καταγράψετε πραγματικά δεδομένα του έργου ενημερώνοντας τα δεδομένα απασχόλησης μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία. 1. Στο μενού View, επιλέξτε Gantt Chart (Διάγραμμα Gantt). Θα εμφανιστεί η προβολή Διαγράμματος Gantt.

178 Κεφάλαιο 6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών 2. Στο μενού Tools, δείξτε στην επιλογή Tracking (Παρακολούθηση) και μετά πατήστε στη διαταγή Update Project (Ενημέρωση έργου). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Update Project. 3. Βεβαιωθείτε ότι έχει ενεργοποιηθεί η επιλογή Update Work As Complete Through (Ενημέρωση εργασίας ως ολοκληρωμένης μέχρι). Στο διπλανό πλαίσιο ημερομηνίας, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε την ημερομηνία 1/16/08. Συμβουλή Επίσης, μπορείτε να πατήσετε στο κάτω βέλος του πλαισίου ημερομηνίας της επιλογής Update Work As Complete Through και να επιλέξετε τη 16η Ιανουαρίου 2008 από το ημερολόγιο που εμφανίζεται. Υπάρχουν αρκετά πεδία ημερομηνίας στη διασύνδεση του Project που χρησιμοποιούν αυτό το αναδυόμενο ημερολόγιο. 4. Πατήστε στο OK. Το Project θα καταγράψει το ποσοστό ολοκλήρωσης για τις εργασίες που είχαν προγραμματιστεί να ξεκινήσουν πριν από τη 16η Ιανουαρίου. Κατόπιν θα εμφανίσει την πρόοδό τους σχεδιάζοντας ράβδους προόδου (progress bars) στις ράβδους του διαγράμματος Gantt των εργασιών αυτών. Στη στήλη των ενδείξεων εμφανίζονται σημάδια ελέγχου δίπλα στις εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί. Ράβδοι προόδου δείχνουν το ποσοστό της εργασίας που έχει ολοκληρωθεί. Στην προβολή Διαγράμματος Gantt, η ράβδος προόδου δείχνει το ποσοστό που έχει ο- λοκληρωθεί από κάθε εργασία. Επειδή οι εργασίες 2 και 3 έχουν ολοκληρωθεί, στη στήλη ενδείξεων των εργασιών αυτών εμφανίζεται ένα σημάδι ελέγχου και οι ράβδοι προόδου καλύπτουν όλο το μήκος των αντίστοιχων ράβδων του διαγράμματος Gantt.

Καταχώριση του ποσοστού ολοκλήρωσης μιας εργασίας 179 Καταχώριση του ποσοστού ολοκλήρωσης μιας εργασίας Αφού ξεκινήσει μια εργασία, μπορείτε να καταγράφετε την πρόοδό της με τη μορφή ποσοστού. Όταν καταχωρίζετε ένα μη μηδενικό ποσοστό ολοκλήρωσης, το Project αλλάζει την πραγματική ημερομηνία έναρξης της εργασίας ώστε να συμπίπτει με την προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης. Στη συνέχεια, υπολογίζει την πραγματική διάρκεια, την απομένουσα διάρκεια, το πραγματικό κόστος, και άλλες τιμές με βάση το ποσοστό που καταχωρίσατε. Για παράδειγμα, αν καθορίσετε ότι μια εργασία τεσσάρων ημερών έχει ολοκληρωθεί κατά 50%, το Project θα υπολογίσει ότι έχει δύο ημέρες πραγματικής διάρκειας και δύο ημέρες απομένουσας διάρκειας. Μερικοί τρόποι καταχώρισης ποσοστών ολοκλήρωσης είναι οι εξής: Χρησιμοποιήστε τη γραμμή εργαλείων Παρακολούθησης (Tracking) στο μενού View, δείξτε στην επιλογή Toolbars και πατήστε στη διαταγή Tracking. Αυτή η γραμμή εργαλείων περιέχει κουμπιά για τη γρήγορη καταγραφή του ποσοστού ολοκλήρωσης μιας εργασίας κατά 0, 25, 50, 75, ή 100%. Καταχωρίστε όποια ποσοστιαία τιμή θέλετε στο πλαίσιο διαλόγου Update Tasks (Ενημέρωση εργασιών) στο μενού Tools, δείξτε στην επιλογή Tracking και μετά πατήστε στη διαταγή Update Tasks. Συμβουλή Αν μπορείτε να βρείτε την πραγματική ημερομηνία έναρξης μιας εργασίας, είναι καλή τακτική να την καταγράφετε (όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα) και κατόπιν να καταγράφετε το ποσοστό ολοκλήρωσης. Στην επόμενη άσκηση, θα καταγράψετε ποσοστά ολοκλήρωσης εργασιών μέσω της γραμμής εργαλείων Παρακολούθησης. 1. Στο μενού View, δείξτε στην επιλογή Toolbars, και πατήστε στη διαταγή Tracking. Θα εμφανιστεί η γραμμή εργαλείων Παρακολούθησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή εργαλείων Παρακολούθησης για να καθορίσετε γρήγορα την πρόοδο των εργασιών.

180 Κεφάλαιο 6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών 2. Πατήστε στο όνομα της τέταρτης εργασίας, Pick Locations. 3. Στη γραμμή εργαλείων Παρακολούθησης, πατήστε στο κουμπί 100% Complete (Ολοκλήρωση 100%). Το Project θα καταγράψει ότι η πραγματική απασχόληση στην εργασία είναι αυτή που είχε προγραμματιστεί και θα σχεδιάσει μια ράβδο προόδου σε όλο το μήκος της ράβδου Gantt. Στη συνέχεια θα δείτε μια καλύτερη άποψη της ράβδου Gantt της εργασίας. Θα καταχωρίσετε ένα ποσοστό ολοκλήρωσης για μια διαφορετική εργασία. 4. Πατήστε στο όνομα της πέμπτης εργασίας, Hold auditions. 5. Στη γραμμή εργαλείων Παρακολούθησης, πατήστε στο κουμπί 50% Complete (Ολοκλήρωση 50%). Το Project θα καταγράψει ότι η πραγματική απασχόληση στην εργασία είναι αυτή που είχε προγραμματιστεί και θα σχεδιάσει μια ράβδο προόδου που θα καλύπτει ένα τμήμα της ράβδου Gantt. Σημειώστε ότι, αν και έχει ολοκληρωθεί το 50% της πέμπτης εργασίας, η ράβδος προόδου δεν καλύπτει το 50% του μήκους της ράβδου Gantt. Αυτό συμβαίνει επειδή το Project μετράει τη διάρκεια σε εργάσιμο χρόνο, αλλά σχεδιάζει τις ράβδους Gantt ώστε να εκτείνονται και σε μη εργάσιμο χρόνο όπως τα Σαββατοκύριακα. Συμβουλή Το Project εξ ορισμού εμφανίζει τις ράβδους Gantt επάνω από το μη εργάσιμο χρόνο (όπως τα Σαββατοκύριακα), όπως φαίνεται στην ενότητα αυτή. Ωστόσο, ο μη εργάσιμος χρόνος μπορεί να καλύπτει τις ράβδους εργασιών, επισημαίνοντας οπτικά ότι η εργασία δεν προχωρεί στη διάρκεια του χρόνου αυτού. Αν προτιμάτε αυτόν τον τύπο παρουσίασης, πατήστε στη διαταγή Timescale (Χρονική κλίμακα) του μενού Format και ανοίξτε την καρτέλα Non-working time (Μη εργάσιμος χρόνος). Στην περιοχή Draw (Σχεδίαση), ενεργοποιήστε την επιλογή In front of task bars (Εμπρός από τις ράβδους εργασιών). 6. Στο τμήμα γραφήματος στη δεξιά πλευρά της προβολής Διαγράμματος Gantt, κρατήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω στη ράβδο προόδου της ράβδου Gantt της πέμπτης εργασίας. Όταν ο δείκτης μετατραπεί σε σύμβολο ποσοστού και δεξιό βέλος, θα εμφανιστεί μια συμβουλή οθόνης προόδου (Progress). Ανάλογα με τον τύπο της ράβδου ή του συμβόλου στο οποίο δείχνετε, που είναι μια ράβδος προόδου στην περίπτωσή μας, θα αναδυθεί μια συμβουλή οθόνης με πληροφορίες σχετικά με το συγκεκριμένο στοιχείο. Όταν δείχνετε σε μια ράβδο προόδου, ο δείκτης του ποντικιού μετατρέπεται σε σύμβολο ποσοστού με ένα βέλος.

Καταχώριση πραγματικών τιμών για τις εργασίες 181 Η συμβουλή οθόνης προόδου (Progress) σας πληροφορεί για το ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας και για άλλες τιμές παρακολούθησης. Μέχρι τώρα, έχετε καταγράψει την πραγματική απασχόληση που ξεκίνησε και ολοκληρώθηκε σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Αν και αυτό ίσως ισχύει για κάποιες εργασίες, συχνά χρειάζεται να καταγράφετε πραγματικά δεδομένα για εργασίες που διήρκεσαν λιγότερο ή περισσότερο από το προβλεπόμενο, ή εκτελέστηκαν νωρίτερα ή αργότερα από ό,τι είχε προγραμματιστεί. Αυτό είναι το θέμα της επόμενης ενότητας. Καταχώριση πραγματικών τιμών για τις εργασίες Ένας πιο λεπτομερής τρόπος για να ενημερώνετε το χρονοδιάγραμμά σας είναι να καταγράφετε τι πραγματικά συμβαίνει σε κάθε εργασία στο έργο σας. Μπορείτε να καταγράφετε τις πραγματικές τιμές έναρξης, ολοκλήρωσης, απασχόλησης, και διάρκειας κάθε εργασίας. Όταν καταχωρίζετε τις τιμές αυτές, το Project ενημερώνει το χρονοδιάγραμμα και υπολογίζει το ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας. Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί τους παρακάτω κανόνες: Όταν καταχωρίζετε την πραγματική ημερομηνία έναρξης μιας εργασίας, το Project μετακινεί την προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης ώστε να συμπέσει με την πραγματική. Όταν καταχωρίζετε την πραγματική ημερομηνία ολοκλήρωσης μιας εργασίας, το Project μετακινεί την προγραμματισμένη ημερομηνία ολοκλήρωσης ώστε να συμπέσει με την πραγματική και ορίζει ότι η εργασία είναι ολοκληρωμένη κατά 100%. Όταν καταχωρίζετε την πραγματική τιμή απασχόλησης για μια εργασία, το Project υπολογίζει ξανά την τιμή της απασχόλησης που απομένει, αν όντως απομένει. Όταν καταχωρίζετε την πραγματική διάρκεια μιας εργασίας και αυτή η διάρκεια είναι μικρότερη από την προγραμματισμένη, το Project αφαιρεί την πραγματική διάρκεια από την προγραμματισμένη για να βρει την απομένουσα. Όταν καταχωρίζετε την πραγματική διάρκεια μιας εργασίας και αυτή η διάρκεια είναι ίση με την προγραμματισμένη, το Project ορίζει ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί κατά 100%. Όταν καταχωρίζετε την πραγματική διάρκεια μιας εργασίας και αυτή η διάρκεια είναι μεγαλύτερη από την προγραμματισμένη, το Project προσαρμόζει την προγραμματισμένη διάρκεια ώστε να συμπέσει με την πραγματική και ορίζει ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί κατά 100%. Ας υποθέσουμε ότι πέρασαν μερικές ακόμα ημέρες και η δουλειά στην τηλεοπτική διαφήμιση έχει προχωρήσει. Στην επόμενη άσκηση, θα καταγράψετε πραγματικές τιμές απασχόλησης για μερικές εργασίες, καθώς και τις ημερομηνίες έναρξης και τις διάρκειες μερικών άλλων. 1. Αν δεν είναι ήδη επιλεγμένη η πέμπτη εργασία, πατήστε στο όνομά της, Hold auditions. 2. Στο μενού View, δείξτε στην επιλογή Table: Entry και πατήστε στη διαταγή Work (Απασχόληση). Θα εμφανιστεί ο πίνακας Work. Ο πίνακας αυτός περιέχει στήλες τόσο για την προγραμματισμένη απασχόληση (με την επιγραφή «Work»), όσο και για την πραγματική απασχόληση (με την επιγραφή «Actual»). Κατά την ενημέρωση των εργασιών, θα ανατρέξετε σε τιμές και των δύο στηλών.

182 Κεφάλαιο 6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών Στο τμήμα γραφήματος της προβολής Διαγράμματος Gantt, βλέπετε ότι η πέμπτη εργασία είναι ολοκληρωμένη κατά ένα μέρος. Στον πίνακα Work, βλέπετε την πραγματική τιμή απασχόλησης: 32 ώρες. Θέλετε να καταγράψετε ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί, αλλά απαιτήθηκε περισσότερη πραγματική δουλειά από την αναμενόμενη. 3. Στο πεδίο Actual (Πραγματική) της εργασίας 5, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε την τιμή 80 και ύστερα πατήστε το πλήκτρο. Το Project θα καταγράψει ότι έχουν ολοκληρωθεί 80 ώρες απασχόλησης στην εργασία 5. Θα επεκτείνει την αντίστοιχη ράβδο Gantt για να επισημάνει τη μεγαλύτερη διάρκεια, και θα προγραμματίσει ξανά τις εργασίες που ακολουθούν. Η πραγματική απασχόληση αθροίζεται από τις υποεργασίες μέχρι τις εργασίες σύνοψης. Ας υποθέσουμε τώρα ότι πέρασε και άλλος χρόνος. Για να ολοκληρώσετε την άσκηση, θα καταχωρίσετε πραγματικές ημερομηνίες έναρξης και διάρκειες για τις εργασίες της φάσης Παραγωγής (Production). 4. Στη στήλη Task Name (Όνομα εργασίας), πατήστε στην όγδοη εργασία, Rehearse (Πρόβα). Η εργασία αυτή ξεκίνησε μία εργάσιμη ημέρα αργότερα από το αρχικό χρονοδιάγραμμά της (την Τετάρτη μετά από την προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξής της) και χρειάστηκε δύο ημέρες για να ολοκληρωθεί. Θα καταγράψετε τις πληροφορίες αυτές στο πλαίσιο διαλόγου Update Tasks.

Καταχώριση πραγματικών τιμών για τις εργασίες 183 5. Στο μενού Tools, δείξτε στην επιλογή Tracking και μετά πατήστε στη διαταγή Update Tasks. Ενημέρωση εργασιών Συμβουλή Μπορείτε επίσης να πατήσετε στο κουμπί Update Tasks (Ενημέρωση εργασιών) της γραμμής εργαλείων Παρακολούθησης. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Update Tasks. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου παρουσιάζει τόσο τις πραγματικές, όσο και τις προγραμματισμένες τιμές για τη διάρκεια, την έ- ναρξη, και την ολοκλήρωση της εργασίας, καθώς και τη διάρκεια που απομένει. Στο πλαίσιο αυτό, μπορείτε να ενημερώσετε τις πραγματικές και τις απομένουσες τιμές. 6. Στο πεδίο Start (Έναρξη) της περιοχής Actual (Πραγματική) στην αριστερή πλευρά του πλαισίου διαλόγου, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε την ημερομηνία 1/23/08. 7. Στο πεδίο Actual dur (Πραγματική διάρκεια), πληκτρολογήστε ή επιλέξτε 3d (3 ημέρες). 8. Πατήστε στο OK. Το Project θα καταγράψει την πραγματική ημερομηνία έναρξης, την πραγματική διάρκεια, και την προγραμματισμένη και την πραγματική απασχόληση για την εργασία. Οι τιμές αυτές θα συμπεριληφθούν στην εργασία σύνοψης Production (εργασία 7) και στην εργασία σύνοψης του έργου (εργασία 0), όπως δείχνει και η επισήμανση αλλαγών. Για να ολοκληρώσετε την άσκηση, θα καταγράψετε ότι η ένατη εργασία ξεκίνησε στην ώρα της αλλά διήρκεσε περισσότερο από το αναμενόμενο μέχρι να ολοκληρωθεί. 9. Στη στήλη Task Name, πατήστε στην ένατη εργασία, Shoot Video (Γύρισμα).

184 Κεφάλαιο 6 Παρακολούθηση της προόδου των εργασιών Κύλιση στην εργασία 10. Στο μενού Tools, δείξτε στην επιλογή Tracking και μετά πατήστε στη διαταγή Update Tasks. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Update Tasks. 11. Στο πεδίο Actual dur, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε 3d και έπειτα πατήστε στο OK. Το Project θα καταγράψει την πραγματική διάρκεια της εργασίας. 12. Στη Βασική γραμμή εργαλείων, πατήστε στο κουμπί Scroll To Task (Κύλιση στην εργασία). Επειδή δεν καθορίσατε μια πραγματική ημερομηνία έναρξης, το Project θα θεωρήσει ότι η εργασία ξεκίνησε σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα επειδή όμως καταχωρίσατε την πραγματική διάρκεια, το Project θα υπολογίσει την πραγματική ημερομηνία ολοκλήρωσης, η οποία θα είναι μεταγενέστερη από την αρχικά προγραμματισμένη. 13. Στο μενού View, δείξτε στην επιλογή Toolbars, και πατήστε στη διαταγή Tracking. Το Project θα κρύψει τη γραμμή εργαλείων Παρακολούθησης.

Καταχώριση πραγματικών τιμών για τις εργασίες 185 Στόχος της διαχείρισης έργων: προχωρεί το έργο σύμφωνα με το πρόγραμμα; Η σωστή αξιολόγηση της κατάστασης ενός έργου απαιτεί λεπτό χειρισμό. Σκεφθείτε τα παρακάτω ζητήματα: Σε πολλές εργασίες, είναι πολύ δύσκολο να εκτιμήσετε ένα ποσοστό ολοκλήρωσης. Πότε θεωρείται ότι το σχέδιο ενός μηχανικού για μια νέα μηχανή είναι ολοκληρωμένο κατά 50%; Ή, πότε θεωρείται ότι ο κώδικας που γράφει ένας προγραμματιστής για μια υπομονάδα λογισμικού είναι ολοκληρωμένος κατά 50%; Σε πολλές περιπτώσεις, η αναφορά της δουλειάς που βρίσκεται σε εξέλιξη ανάγεται σε προσπάθεια καλής εκτίμησης και ενέχει κινδύνους. Ο παρελθών χρόνος της διάρκειας μιας εργασίας δεν είναι πάντα ίσος με το ποσοστό ολοκλήρωσής της. Για παράδειγμα, μια εργασία ίσως απαιτεί σχετικά μικρή προσπάθεια στην αρχή, αλλά περισσότερη απασχόληση στη συνέχεια (αυτό ονομάζεται οπισθοβαρής εργασία back-loaded task). Όταν έχει περάσει το 50% της διάρκειάς της, θα έχει ολοκληρωθεί πολύ λιγότερο από το 50% της συνολικής απασχόλησης. Οι πόροι που ανατίθενται σε μια εργασία ίσως έχουν κριτήρια σχετικά με το τι συνιστά την ολοκλήρωσή της, τα οποία διαφέρουν από τα κριτήρια που έχει προσδιορίσει ο διαχειριστής έργου ή οι πόροι στους οποίους έχουν ανατεθεί διάδοχες εργασίες. Ο καλός σχεδιασμός του έργου και η επικοινωνία μπορούν να εξαλείψουν ή να μετριάσουν αυτά και άλλα προβλήματα που προκύπτουν στη εκτέλεση των έργων. Για παράδειγμα, ο καθορισμός σωστής διάρκειας εργασιών και κατάλληλων περιόδων αναφοράς κατάστασης σας βοηθούν να προσδιορίζετε τις εργασίες που έχουν διαφοροποιηθεί από τη γραμμή βάσης σε σημαντικό βαθμό, και να κάνετε αναπροσαρμογές. Η ύπαρξη κριτηρίων για την ολοκλήρωση των εργασιών, τα οποία έχουν τεκμηριωθεί σωστά και έχουν γνωστοποιηθεί έγκαιρα, βοηθάει στην αποφυγή εκπλήξεων στην πορεία. Παρόλα αυτά, τα μεγάλα πολύπλοκα έργα σχεδόν πάντα θα αποκλίνουν από τη γραμμή βάσης. ΚΛΕΙΣΤΕ το αρχείο Wingtip Toys Commercial 6.