Δείτε τις Νέες Δυνατότητες της Έκδοσης 5.70 του Academia Financials Γενική Λογιστική Μελίσσια, 22 Μαρτίου 2012 Προκειμένου να ενημερώσετε τον υπολογιστή σας με την έκδοση 5.70 της εφαρμογής Academia Financials Γενική Λογιστική παρακαλούμε διαβάστε τις οδηγίες που ακολουθούν. Περιεχόμενα Φακέλου Ο φάκελος που παραλάβατε περιέχει 1DVD. Αντίγραφα Ασφαλείας Λόγω των μετασχηματισμών που θα γίνουν στα αρχεία σας, θα πρέπει να πάρετε οπωσδήποτε αντίγραφο (Backup) των αρχείων σας. Από το φάκελο που είναι εγκατεστημένη η εφαρμογή \DCWinEra θα αντιγράψετε το φάκελο Datasql. Κατά τη διαδικασία λήψης του Backup, δεν πρέπει να είναι κανένας χρήστης μέσα στην εφαρμογή και πρέπει να σταματήσετε τη λειτουργία του MSSQL SERVER. Προδιαγραφές Hardware και Λειτουργικού Συστήματος Σε περίπτωση νέας εγκατάστασης και χρήσης του SQL SERVER 2008 απαιτούνται: Λειτουργικό σύστημα MICROSOFTWINDOWS XP-SP3 ή μεταγενέστερο(32 ή 64 bit). Ελάχιστη Μνήμη2 Gb για τον Server και 1 Gb για κάθε client. DVD ROM Σε περίπτωση υπάρχουσας εγκατάστασης και χρήσης MS SQL SERVER 2000 απαιτούνται: Ελάχιστη μνήμη1 GB για τον client υπολογιστή Ελάχιστη μνήμη2 GB για τον Server Εγκατάσταση Προγράμματος από το DVD Πριν προχωρήσετε στην εγκατάσταση, βεβαιωθείτε ότι ο χρήστης με τον οποίο έχετε συνδεθεί έχει προνόμια διαχειριστή (administrator) στον συγκεκριμένο Υπολογιστή! Το DVD της εφαρμογής είναι αυτοεκτελούμενο (auto-run). Σε περίπτωση που δεν είναι ενεργοποιημένη η εντολή auto-run στο DVD_ROM drive του υπολογιστή, τότε από την επιλογή των Windows ΕΝΑΡΞΗ (Start) - ΕΚΤΕΛΕΣΗ (Run) πληκτρολογήστε π.χ. D:\setup.exe (όπου D αντιστοιχεί στο DVD-ROM drive). Ανάλογα με την εγκατάσταση που έχετε ακολουθείτε τις παρακάτω οδηγίες:
SINGLE USER ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Τοποθετήστε το DVD της εφαρμογής στον υπολογιστή και πηγαίνετε στην αρχική οθόνη. Πατώντας «Επόμενο» εμφανίζεται η οθόνη με τις απαιτήσεις του προγράμματος σε H/W και S/W και τα χαρακτηριστικά του υπολογιστή σας. Πατώντας «Επόμενο» εμφανίζεται η οθόνη αποδοχής άδειας χρήσης όπου επιλέγετε «Ναι». Όταν φθάσετε στο κεντρικό μενού, επιλέγετε «Academia Γενική Λογιστική» και πατάτε «Επόμενο». Data Communication 2
Ακολουθεί η οθόνη σύνδεσης διακομιστή SQL. Σε αυτό το σημείο, στη θέση «Διακομιστής βάσης», πρέπει να δηλωθεί ο διακομιστής της βάσης δεδομένων στον οποίο θα γίνει η εγκατάσταση των αρχείων της εφαρμογής. Πατάτε «Αναζήτηση» ώστε να επιλέξετε από τον κατάλογο με τους διακομιστές SQL που θα εμφανιστεί. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν δε γνωρίζετε το όνομα του διακομιστή SQL, μπορείτε να το δείτε πηγαίνοντας με το ποντίκι στο εικονίδιο SQL Server της εφαρμογής που βρίσκεται στη γραμμή κατάστασης (status bar) στο κάτω μέρος της οθόνης. (Το όνομα του διακομιστή αποτελείται από τον γενικό τύπο: Όνομα Υπολογιστή\DCDATA) ή Όνομα Υπολογιστή\SQL2008. Data Communication 3
Αφού συμπληρώσετε το διακομιστή SQL ελέγξτε ότι: H «Σύνδεση με χρήση» γίνεται με πιστοποίηση από το διακομιστή (2 η επιλογή). Ως όνομα χρήστη (Αναγνωριστικό) είναι επιλεγμένο το sa, με κενό τον Κωδικό Πρόσβασης. Στην περίπτωση που για τη σύνδεση με το διακομιστή SQL απαιτείται διαφορετικό όνομα χρήστη ή κωδικός πρόσβασης, πρέπει να πληκτρολογήσετε αυτά τα στοιχεία. Αφού δηλώσετε το διακομιστή, πατάτε «Επόμενο». ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Υπάρχει περίπτωση κατά την αναζήτηση του διακομιστή sql να εμφανιστεί η ακόλουθη μορφή:[local]\dcdata ή [local]\sql2008 ή [local]. Στην περίπτωση αυτή αντικαθιστάτε το [local] με το όνομα του υπολογιστή. Ακολουθεί η οθόνη επιλογής δίσκου εγκατάστασης. Επιλέγετε τη μονάδα δίσκου στην οποία θέλετε να εγκατασταθούν τα αρχεία του προγράμματος και πατάτε «OK». Στην περίπτωση που έχετε εγκατεστημένη προηγούμενη έκδοση του προγράμματος, διαλέγετε το δίσκο όπου βρίσκεται εγκατεστημένο το πρόγραμμα. Ακολουθεί η οθόνη τύπου εγκατάστασης με την ερώτηση «Θέλετε να αντικατασταθούν οι πρότυπες βάσεις δεδομένων που ήδη υπάρχουν;» Data Communication 4
Εάν επιλέξετε «Αντικατάσταση Πρότυπων Βάσεων», θα εγκατασταθούν οι Πρότυπες και οι Demo Εταιρίες της εφαρμογή, γεγονός που σημαίνει ότι θα εγκατασταθούν: α) Οι Πρότυπες Εταιρίες της εφαρμογής (900,995, 997, 998, 999) με ενσωματωμένες όλες τις τράπεζες με τα υποκαταστήματά τους, τους λογαριασμούς τάξεως του Ενιαίου Λογιστικού Σχεδίου και ενημερωμένες τις νέες συνδέσεις των Λογ/σμών Λογ/κής με τους Λογ/σμούς ΦΠΑ, τους Λογ/σμούς Εντύπων ΦΠΑ και την κατηγορία εντύπου Ε3. β) Η Πρότυπη Εταιρία 991 η οποία περιέχει όλες τις απαραίτητες παραμέτρους, προκειμένου να υλοποιηθεί η μεταφορά στοιχείων από DOS. γ) Η Demo Εταιρία 950 με παραδείγματα για όλα τα υποσυστήματα της εφαρμογής και η Demo994 χωρίς παραδείγματα αλλά με σταθερά στοιχεία. Εάν επιλέξετε «Διατήρηση Πρότυπων Βάσεων», η εγκατάσταση θα πραγματοποιηθεί χωρίς να ενημερωθείτε με τις παραπάνω αλλαγές. Προτείνεται να επιλέξετε αντικατάσταση των πρότυπων βάσεων, εκτός κι αν ήδη χρησιμοποιείτε κάποια από τις πρότυπες βάσεις για δική σας χρήση. Πατάτε «Επόμενο», ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία της εγκατάστασης. Περιμένετε μέχρι η διαδικασία να ολοκληρωθεί. Μετά την ολοκλήρωση της εγκατάστασης των αρχείων εμφανίζεται η οθόνη τερματισμού. Data Communication 5
Επιλέγετε «Ολοκλήρωση», ώστε η διαδικασία της εγκατάστασης να τερματιστεί. MULTI USER ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΕ ΔΙΚΤΥΟ WINDOWS ΠΡΟΣΟΧΗ: Η εγκατάσταση γίνεται στον Server και σε κάθε τερματικό ξεχωριστά! Για εγκατάσταση στον Server Θα ακολουθήσετε τα ίδια βήματα με την εγκατάσταση σε Single User με τη διαφορά ότι: - Στην επιλογή Διακομιστή επιλέγετε το όνομα του Server - Στην επιλογή Δίσκου Εγκατάστασης επιλέγετε τον τοπικό δίσκο του υπολογιστή ή τον δίσκο που έχετε ήδη εγκατεστημένο το πρόγραμμα, και ΟΧΙ το δίσκο του δικτύου που χρησιμοποιούν τα τερματικά. Για εγκατάσταση στους σταθμούς εργασίας Θα ακολουθήσετε τα ίδια βήματα με την εγκατάσταση σε Single User με τη διαφορά ότι: -Στην οθόνη «Επιλέξτε το στοιχείο που θέλετε να εγκαταστήσετε» θα επιλέξετε «Academia Γενική Λογιστική (Multi user Client)» -Στην επιλογή Δίσκου εγκατάστασης επιλέγετε τη μονάδα δίσκου που αντιστοιχεί στον server στον οποίο έχετε ήδη εγκαταστήσει τα αρχεία του προγράμματος και πατάτε «OK», ώστε να αρχίσει η εγκατάσταση. ΠΡΟΣΟΧΗ Η έκδοση 5.70 Απαιτεί Convert! Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση του προγράμματος, πηγαίνετε στον Server ή σε ένα τερματικό από το οποίο μπορείτε να δουλέψετε το πρόγραμμα και επιλέξτε: Έναρξη Προγράμματα Data Communication Γενική Λογιστική - Convert. Πληκτρολογήστε το χρήστη και τον κωδικό που χρησιμοποιείτε όταν συνδέεστε στο πρόγραμμα. ΠΡΟΣΟΧΗ! Να μην υπάρχουν χρήστες στο σύστημα κατά τη διαδικασία του convert. Μη διακόψετε την εργασία, μέχρι να εμφανιστεί το μήνυμα «Η διαδικασία Ολοκληρώθηκε». Εάν κατά τη διαδικασία του Convert εμφανιστούν μηνύματα, παρακαλούμε επικοινωνήστε με το τμήμα Τ.Υ. της Data Communication. Data Communication 6
Αγαπητοί Συνεργάτες, με την αποστολή της έκδοσης 5.70 του Academia Financials Γενική Λογιστική έχετε στα χέρια σας μια εφαρμογή με μοναδικά χαρακτηριστικά και ιδιότητες, που σας παρέχει τη δυνατότητα ολοκληρωμένης κάλυψης των αναγκών της επιχείρησής σας. Στην έκδοση 5.70 έχουν ενσωματωθεί 18 νέες δυνατότητες. Πολλές από αυτές έχουν προστεθεί μετά από προτάσεις που κατά καιρούς μας έχετε στείλει. Στόχος μας οι προτάσεις σας να ενσωματώνονται συνεχώς στις νέες εκδόσεις, εμπλουτίζοντας την εφαρμογή με γνώμονα την τελειότητα στην ευχρηστία και την υψηλή παραγωγικότητα. Παρακάτω περιγράφονται αναλυτικά οι 18 νέες δυνατότητες της έκδοσης 5.70. ΓΕΝΙΚΑ Γενικά Νέα λειτουργία Απομακρυσμένη Σύνδεση μέσω Team Viewer Νέα λειτουργία Απεικόνιση αποτελεσμάτων όλων των εκτυπώσεων σε μορφή Κύβου Σας επιτρέπει, εφόσον είστε συνδεδεμένοι στο Internet, να συνδεθείτε απομακρυσμένα με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης. Το αρχείο TeamViewer, version 6 εγκαταστάθηκε αυτόματα στο φάκελο της εφαρμογής με την εγκατάσταση της έκδοσης 5.70. Η ενεργοποίηση της νέας λειτουργίας γίνεται από το μενού «Βοήθεια», στη γραμμή εργαλείων. Εμφανίζει τα αποτελέσματα της εκτύπωσης σε μορφή κύβου. Η συγκεκριμένη μορφή σας επιτρέπει να τοποθετήσετε και να ομαδοποιήσετε τα δεδομένα σας με όποιον τρόπο επιθυμείτε. Έχετε έτσι τη δυνατότητα να τα παρακολουθείτε δυναμικά, αλλά και να τα προσαρμόζετε στις διαφορετικές ανάγκες των χρηστών, ή τις διαφορετικές κάθε φορά ανάγκες της επιχείρησης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η απεικόνιση των αποτελεσμάτων σε μορφή κύβου περιέχει τα ίδια ακριβώς δεδομένα. Για να ενεργοποιήσετε τη νέα μορφή, πρέπει πρώτα να εμφανίσετε τα αποτελέσματα της εκτύπωσης και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο νέο εικονίδιο «Μορφή Κύβου» που έχει προστεθεί στη γραμμή εργαλείων της εκτύπωσης. Για περισσότερες πληροφορίες συμβουλευτείτε το online Help της εφαρμογής, στην ενότητα «Γενικές Οδηγίες Εκτυπώσεων/ Διαμόρφωση Αποτελεσμάτων». Data Communication 7
Γενικά 2 Νέες λειτουργίες Αυτόματη ανεύρεση πεδίου προς μορφοποίηση Μετακίνηση πεδίων εκτύπωσης με το ποντίκι Και οι δύο λειτουργίες εφαρμόζονται στη «Μορφοποίηση» των εκτυπώσεων και σας δίνουν τη δυνατότητα να σχεδιάσετε εύκολα το αποτέλεσμα σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Απαραίτητη προϋπόθεση, να έχετε δημιουργήσει αντίγραφο της φόρμας εκτύπωσης από μια πρότυπη της DC. Στη συνέχεια, ενώ έχετε ζητήσει την εκτύπωση στην οθόνη με το συνδυασμό πλήκτρων «Ctrl+F8», πρέπει να επιλέξετε «Μορφοποίηση (Ctrl+P)». Με ανοιχτό το παράθυρο της μορφοποίησης, μπορείτε πλέον να εντοπίσετε αυτόματα το πεδίο της εκτύπωσης που θέλετε να μορφοποιήσετε, κάνοντας απλώς κλικ στη στήλη του συγκεκριμένου πεδίου. Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε τη θέση των πεδίων ή να αυξομειώσετε το μέγεθος τους, σύροντάς τα με το ποντίκι. Πατώντας «Αποθήκευση» στο παράθυρο της μορφοποίησης θα καταχωρηθούν οι αλλαγές. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Γενική Λογιστική Κύριες Εργασίες Κινήσεις Λογιστικής 2 Νέες δυνατότητες Προσθήκη 3 Οριζόμενων Πινάκων Αύξηση του μήκους των πεδίων «Αιτιολογία» και «Σχόλια» Οι οριζόμενοι πίνακες μπορούν να προστεθούν στο header της καταχωρητικής σας φόρμας, αλλά και να εκτυπωθούν στη φόρμα της λογιστικής. Στο header μεγάλωσε, επίσης, το μήκος των πεδίων «Αιτιολογία» και «Σχόλια». Η αιτιολογία δέχεται πλέον 500 χαρακτήρες αντί 100, ενώ τα Σχόλια 1000 χαρακτήρες αντί 40. Εκτυπώσεις Οικονομικές Αναλυτικό Καθολικό 3 Νέα πεδία στο αποτέλεσμα της εκτύπωσης Σχόλια Γραμμής Προοδευτική Χρέωση Προοδευτική Πίστωση Ημερήσια Κίνηση Ταμείου Νέα εκτυπωτική φόρμα Ημερήσια Κίνηση Ταμείου (Επωνυμία) Στη νέα φόρμα δίπλα στον κωδικό του πελάτη/προμηθευτή της κίνησης εμφανίζεται πλέον και η επωνυμία του. Πληροφοριακές Κατάσταση Κινήσεων Λογαριασμών Νέο Κριτήριο Λογ. Άρθρα με Λογ/σμό Εάν επιλέξετε κάποιον λογαριασμό, τότε θα εμφανίζονται στο αποτέλεσμα της εκτύπωσης ολόκληρα τα άρθρα που περιέχουν αυτόν το λογαριασμό. Data Communication 8
Πληροφοριακές 2 Νέα πεδία στο αποτέλεσμα Κωδικός Πελάτη/ Προμηθευτή Επωνυμία Πελάτη/ Προμηθευτή Σας δίνουν τη δυνατότητα να εμφανίσετε τον πελάτη/προμηθευτή της κίνησης και να έχετε έτσι ακόμη μεγαλύτερη ανάλυση των κινήσεων των λογαριασμών σας. ΚΕΠΥΟ Έλεγχος ΚΕΠΥΟ Νέο κριτήριο Μεμονωμένες κινήσεις ΜΟΝΟ Δηλώνοντας την τιμή «Ναι» θα εμφανισθούν στην εκτύπωση ΜΟΝΟ οι εγγραφές που έχουν εισαχθεί μεμονωμένα από την επιλογή «Καταχώριση Κινήσεων ΚΕΠΥΟ». Πελάτες Προμηθευτές Κύριες Εργασίες Διαχείριση Πελατών/ Προμηθευτών Νέα λειτουργία Αυτόματη ανεύρεση και ενημέρωση των στοιχείων Πελατών/ Προμηθευτών μέσω της νέας υπηρεσίας της Γ.Γ.Π.Σ. Αλλαγή θέσης πεδίου E-mail Η νέα δυνατότητα ισχύει μόνο για Πελάτες/Προμηθευτές που είναι Νομικά Πρόσωπα. Απαραίτητη προϋπόθεση ο Η/Υ να είναι συνδεδεμένος στο Internet. Συγκεκριμένα, δίπλα στο πεδίο «ΑΦΜ» έχει προστεθεί ένα νέο εικονίδιο. Εάν πατήσετε το εικονίδιο αυτό μόλις συμπληρώσετε τον ΑΦΜ του πελάτη/προμηθευτή σας, θα εμφανιστούν αυτόματα όλα τα υπόλοιπα στοιχεία του συμπληρωμένα. Εφόσον πρόκειται για καταχώριση νέου πελάτη/προμηθευτή, πρέπει πρώτα να καταχωρήσετε έναν κωδικό πελάτη/προμηθευτή, στη συνέχεια, να καταχωρήσετε τον ΑΦΜ του και, τέλος, να πατήσετε το εικονίδιο ανεύρεσης ΑΦΜ. Σε περίπτωση που ο νέος πελάτης/προμηθευτής ανήκει σε κάποια Δ.Ο.Υ ή Επάγγελμα που δεν είναι καταχωρημένα στη βάση σας, αυτά καταχωρούνται αυτόματα. Επειδή η διεύθυνση e-mail αποτελεί πλέον βασικό στοιχείο των εμπορικών συναλλαγών, το πεδίο «E-mail» μεταφέρθηκε από την υπο-οθόνη (tab) «Διάφορα» στην υπο-οθόνη «Βασικά». Εκτυπώσεις Οικονομικές Εκτυπώσεις Πελατών/ Προμηθευτών Καρτέλες Πελατών και Καρτέλες Προμηθευτών Νέο πεδίο στο αποτέλεσμα Σύνολα Περιόδου Σας επιτρέπει να δείτε σύνολα μόνο για το χρονικό διάστημα που ζητάτε στα κριτήρια, χωρίς το εκ μεταφοράς ποσό. Data Communication 9
ΕΝΤΥΠΑ Έντυπα ΦΠΑ Φ1- Εκκαθαριστική ΦΠΑ Νέο έντυπο 2012 Προστέθηκε το νέο έντυπο για το οικονομικό έτος 2012. Δηλώσεις Φορολογίας Εισοδήματος Φ01-12 Δήλωση για νομικά πρόσωπα ΜΗ κερδοσκοπικού χαρακτήρα Νέο έντυπο 2012 Προστέθηκε το νέο έντυπο για το οικονομικό έτος 2012. ΠΑΓΙΑ Κύριες Εργασίες Αυτόματη Ενημέρωση Κινήσεων Αποσβέσεων Αλλαγή θέσης στο βασικό μενού Η επιλογή μετακινήθηκε από το μενού «Βοηθητικές Εργασίες» στο μενού των «Κύριων Εργασιών». ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ Βοηθήματα -Utilities Ενημερώσεις - Διαγραφές Επανενημέρωση Κινήσεων Εντύπων ΦΠΑ Επανενημέρωση Κινήσεων ΚΕΠΥΟ 2 Νέα Κριτήρια Έκδοση\Λήψη Κωδικός Κίνησης 2 Νέα Κριτήρια Έκδοση\Λήψη Κωδικός Κίνησης Ωράριο Λειτουργίας του τμήματος Τεχνικής Υποστήριξης ΗΜΕΡΑ ΩΡΑΡΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Δευτέρα Παρασκευή 09:00 19:00 Σάββατο 09:00 14:00 ΤΗΛ. ΚΕΝΤΡΟ Τεχνικής Υποστήριξης 801 1000 808 FAX Αθήνα: 210 8040408 Θεσσαλονίκη: 2310-309895 Πάτρα: 2610-622108 - Το μήνα Αύγουστο το ωράριο του Tμήματος Tεχνικής Yποστήριξης είναι 09:00-17:00 (Δευτέρα- Παρασκευή). Το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης της Data Communication είναι πάντα στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή πληροφορία. Με εκτίμηση Χρυσούλα Χαλικιοπούλου Customer Support Manager Data Communication 10