Πρωτ. ΥΕΕΠ: 661 Αθήνα, 22.10. 2014 ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΣΥΜΒΟΥΛΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΤΑΞΗ - ΕΚΠΟΝΗΣΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΥ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΥ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ ΤΗΣ ΒΟΥΛΗΣ ΤΩΝ ΕΛΛΗΝΩΝ Η Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων της Βουλής των Ελλήνων (ΥΕΕΠ) για την επιλογή «Συμβούλου για τη σύνταξη εκπόνηση ολοκληρωμένου Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου της Βουλής των Ελλήνων» και έχοντας υπόψη: Τις διατάξεις των άρθρων 65 παρ. 6 και 103 παρ. 6 του Συντάγματος και 11 παρ. 4 του Κανονισμού της Βουλής (Μέρος Κοινοβουλευτικό, ΦΕΚ 106/Α/1987),όπως ισχύει. Τις διατάξεις των άρθρων 1, 103, 104Α, 106 και 149 του Κανονισμού της Βουλής (Μέρος Β, ΦΕΚ 51/A/1997),όπως ισχύει. Την υπ αριθ. 3873/2619/18.3.2010 απόφαση του Προέδρου της Βουλής «Μεταβίβαση εξουσίας υπογραφής στους Γενικό Γραμματέα, Ειδικό Γραμματέα και Προϊσταμένους Γενικών Δ/νσεων και Τμημάτων και Υπηρεσιών της Βουλής» (ΦΕΚ 289Β/18.03.2010). Την υπ αριθ. 6653/5532/12.9.2006 Απόφαση Προέδρου της Βουλής των Ελλήνων για τη «Θέση σε ισχύ του Ειδικού Κανονισμού Οργάνωσης και Λειτουργίας της Υπηρεσίας Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων» (ΦΕΚ 192/Α/2006), όπως τροποποιήθηκε με την υπ αριθ. 725/522/29-1-2013 Απόφαση του Προέδρου της ΒτΕ (ΦΕΚ 20/Α/29.1.2013) και την υπ αριθ. 8386/5628/18.9.2014 (ΦΕΚ 2491/Β/18.9.2014) απόφαση Προέδρου της Βουλής των Ελλήνων και ισχύει. Την υπ αριθ. 6652/5531/12.9.2006 Απόφαση Προέδρου της Βουλής των Ελλήνων «Έσοδα, τρόπος και διαδικασία τήρησης του Ειδικού Λογαριασμού της Βουλής των Ελλήνων του άρθρου 92 Α του Κανονισμού της Βουλής (Μέρος Β ) και έλεγχος αυτού» (ΦΕΚ 192/Α/2006),όπως ισχύει. Την υπ αριθ. 13157/9067/29.10.2012 Απόφαση Προέδρου της Βουλής των Ελλήνων «Τοποθέτηση και Ανάθεση καθηκόντων Συντονιστή της Υπηρεσίας Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων της Βουλής των Ελλήνων (ΥΕΕΠ)». Το υπ αριθ. 310/20.05.2014 εισηγητικό σημείωμα του Συντονιστή της ΥΕΕΠ σχετικά με την έγκριση προετοιμασίας έργων ΒτΕ για τη νέα προγραμματική περίοδο ΣΕΣ 2014-2020. Την υπ αριθ. 563/17.09.2014 έγκριση από τον Πρόεδρο της Βουλής για την κάλυψη της δαπάνης σχετικά με τη «Μελέτη για το Στρατηγικό και Επιχειρησιακό Σχέδιο της ΒτΕ». Το υπ αριθ. 657/20.10.2014 υπηρεσιακό σημείωμα έγκρισης του Συντονιστή της Υπηρεσίας Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων της Βουλής των Ελλήνων (ΥΕΕΠ) σχετικά με την επιλογή Συμβούλου για τη σύνταξη-εκπόνηση ολοκληρωμένου στρατηγικού και επιχειρησιακού σχεδίου της Βουλής των Ελλήνων. Τις ανάγκες της Βουλής των Ελλήνων για ένα ολοκληρωμένο Στρατηγικό και Επιχειρησιακό Σχέδιο
προσκαλεί την Τετάρτη 5 Νοεμβρίου 2014 τους ενδιαφερόμενους που πληρούν τα κατωτέρω κριτήρια, όπως καταθέσουν προσφορά σε σφραγισμένο φάκελο, σύμφωνα με τους επισυναπτόμενους όρους και προδιαγραφές. Κριτήριο ανάθεσης είναι η χαμηλότερη οικονομική προσφορά. ΟΡΟΙ - ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ Α) ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η Βουλή των Ελλήνων διά της Υπηρεσίας Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων συμμετέχει και υλοποιεί αφενός Συγχρηματοδοτούμενα Προγράμματα του ΕΣΠΑ και αφετέρου Προγράμματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Σκοπός είναι να εξυπηρετήσει αποτελεσματικά τις ανάγκες της, με την συνεχή αναβάθμιση του Ανθρώπινου Δυναμικού της και τον εκσυγχρονισμό των υποδομών και των διοικητικών λειτουργιών της. Παράλληλα συνδράμει στην εθνική προσπάθεια ανάπτυξης με τη συμμετοχή της στα Συγχρηματοδοτούμενα και Ευρωπαϊκά Προγράμματα (πχ ΕΣΠΑ ΙΙ, ΕΟΧ, Horizon 2020) και διευρύνει τους ορίζοντές της προς την Ευρωπαϊκή Ένωση, με την ανάπτυξη περαιτέρω συνεργασιών με τα Κοινοβούλια Ευρωπαϊκών, αλλά και άλλων χωρών, με στόχο να καταστεί πρότυπο οργάνωσης και διαχείρισης για άλλους φορείς σε Εθνικό αλλά και Ευρωπαϊκό επίπεδο. Για τον καλύτερο συντονισμό όλων των παραπάνω ενεργειών, η Βουλή των Ελλήνων προχωρεί στην υλοποίηση ενός ολοκληρωμένου Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου για το διάστημα 2015-2020. Β) ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Το έργο αφορά την παροχή υπηρεσιών Συμβούλου για την σύνταξη του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου της Βουλής των Ελλήνων για την περίοδο 2015-2020 Το Στρατηγικό και Επιχειρησιακό αυτό Σχέδιο θα περιλαμβάνει μεταξύ άλλων, ενότητες όπως, ανάλυση του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος, SWOT ανάλυση, διατύπωση του Οράματος, της Αποστολής και των Αξιών Θεμελιωδών Αρχών που διέπουν τη Βουλή των Ελλήνων, ανάλυση των Στρατηγικών επιλογών και στόχων κατευθύνσεων, ανάλυση των Στρατηγικών τακτικών για την υλοποίηση της Στρατηγικής και τέλος την εκπόνηση του Επιχειρησιακού Σχεδίου. Γ) ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Τα παραδοτέα του έργου θα είναι τα ακόλουθα: Στρατηγικό και Επιχειρησιακό Σχέδιο της Βουλής των Ελλήνων για την περίοδο 2015 2020 (όλη η μελέτη) Σύντομο Στρατηγικό και Επιχειρησιακό σχέδιο σε μορφή handout notes στα Ελληνικά
Σύντομο Στρατηγικό και Επιχειρησιακό σχέδιο σε μορφή παρουσίασης στα Ελληνικά Σύντομο Στρατηγικό και Επιχειρησιακό σχέδιο σε μορφή handout notes στα Αγγλικά Σύντομο Στρατηγικό και Επιχειρησιακό σχέδιο σε μορφή παρουσίασης στα Αγγλικά Αναλυτικότερα, τα ελάχιστα κεφάλαια που πρέπει να περιέχουν τα παραδοτέα περιγράφονται στο κεφάλαιο Δ (οργανωτικό σχήμα και απαιτούμενα προσόντα), στις παραγράφους 1.1 έως και 1.10 Αρμόδιο όργανο της Βουλής των Ελλήνων για την παρακολούθηση και παραλαβή του έργου, θα είναι η Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου η οποία θα συγκροτηθεί με απόφαση του Γενικού Γραμματέα της Βουλής των Ελλήνων. Δ) ΕΛΑΧΙΣΤΕΣ ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ Ο Σύμβουλος θα πρέπει να έχει αποδεδειγμένη εμπειρία σε έργα Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδιασμού, να έχει την ικανότητα να αντιλαμβάνεται σφαιρικά την λειτουργία του Κοινοβουλίου, των συστημάτων του και των διαδικασιών που ακολουθούνται και να μπορεί με την εμπειρία του να προτείνει βέλτιστες πρακτικές και συγκεκριμένες συστάσεις, όπου χρειαστεί. Επίσης θα πρέπει να έχει την ικανότητα να ενεργεί με διακριτικότητα, πλήρη εχεμύθεια και να θέτει συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα και υπό συνθήκες στενών χρονικών περιθωρίων. Παράλληλα θα πρέπει να έχει την ικανότητα να θέτει στόχους και να κινητοποιεί ομάδες εργασίας με σκοπό την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση της εμπειρίας και των γνώσεων του στελεχιακού δυναμικού της Βουλής των Ελλήνων σχετικά με τη σύνταξη του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου. Η ειδική εμπειρία του Συμβούλου σε θέματα δημόσιας διοίκησης είναι απαραίτητη. Ο Σύμβουλος θα πρέπει να συστήσει Ομάδα Έργου, η οποία θα απαρτίζεται από ικανό αριθμό εξειδικευμένων στελεχών για την πλήρη και ποιοτική υλοποίηση του έργου. Τα στελέχη της Ομάδας Έργου του Συμβούλου θα πρέπει να έχουν εμπειρία σε υπηρεσίες ίδιου αντικειμένου µε αυτά που αναφέρονται στην ανωτέρω περιγραφή. Ειδικότερα, για την υλοποίηση του έργου θα πρέπει να συσταθεί Ομάδα Έργου η οποία θα αποτελείται από τουλάχιστον 4 άτομα µε σύνθεση και ελάχιστα προσόντα ως εξής: Έναν Υπεύθυνο Συντονιστή του έργου, πανεπιστημιακής εκπαίδευσης, οικονοµικής ή τεχνικής κατεύθυνσης, µε τουλάχιστον δεκαετή εμπειρία σε θέματα Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδιασμού. Ιδιαίτερη έμφαση στην εμπειρία του Υπευθύνου του Έργου απαιτείται σε ανάλογα έργα του Δημοσίου, επίσης να έχει τις γνώσεις και την εμπειρία για να συντονίσει το σύνολο των προσφερόμενων υπηρεσιών. Η υπόλοιπη ομάδα έργου, συγκροτούμενη τουλάχιστον από τρία άτομα, πανεπιστημιακής εκπαίδευσης (Π.Ε.), με τριετή τουλάχιστον εμπειρία στις ακόλουθες κατηγορίες / αντικείμενα: Εκπόνηση και υλοποίηση Στρατηγικών και Επιχειρησιακών Σχεδίων. Εκπόνηση μελετών σε Δημόσιους Οργανισμούς. Γνώση αναδιοργάνωσης διαδικασιών.
Η προσφορά για την επιλογή του Συμβούλου θα γίνει σύμφωνα με τα κάτωθι: 1. Δέσμευση επί ποινή αποκλεισμού ότι τα παραδοτέα θα περιέχουν κατ ελάχιστον τα παρακάτω κεφάλαια: 1.1. Την αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης ανά Διεύθυνση, (δομή, κουλτούρα, πόροι, ανθρώπινο δυναμικό, βασική υλικοτεχνική υποδομή, κύριες εσωτερικές διαδικασίες). 1.2. Την αποτύπωση των υφιστάμενων Στρατηγικών κατευθύνσεων ανά Διεύθυνση και συνολικά. 1.3. Την ανάλυση του εξωτερικού περιβάλλοντος στο οποίο λειτουργεί και δραστηριοποιείται η Βουλή των Ελλήνων. 1.4. Την ανάλυση των χρηματοδοτικών εργαλείων για την περίοδο 2015 2020 (ΕΣΠΑ ΙΙ, Ευρωπαϊκή Πρωτοβουλία κλπ). 1.5. Την SWOT ανάλυση (ανάλυση των δυνατών σημείων, των αδύνατων σημείων, των ευκαιριών και απειλών). 1.6. Την διατύπωση του Οράματος, της Αποστολής και των Αξιών που διέπουν την Βουλή των Ελλήνων. 1.7. Την διατύπωση της Στρατηγικής (βασικοί στόχοι της Βουλής των Ελλήνων), βάσει της ανάλυσης που έχει γίνει στα προηγούμενα στάδια. Στο τέλος του σταδίου αυτού θα δοθεί και το ενδιάμεσο τριμηνιαίο παραδοτέο. 1.8. Την διατύπωση των Στρατηγικών κατευθύνσεων Άξονες προτεραιοτήτων. 1.9. Την διατύπωση των Στρατηγικών επιλογών τακτικών. 1.10. Την κατάρτιση των Σχεδίων Δράσης Επιχειρησιακό Πρόγραμμα. 2. Υπεύθυνη δήλωση της παρ. 4 του άρθρου 8 του Ν.1599/1986 (A 75), όπως εκάστοτε ισχύει, στην οποία ο υποψήφιος θα δηλώνει επί ποινή αποκλεισμού ότι πληροί τα κάτωθι κριτήρια, η επαλήθευση των οποίων θα γίνει με την υπογραφή της σύμβασης: 2.1. Έχει αποδεδειγμένη εμπειρία σε ένα παρόμοιο έργο στην εκπόνηση Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου Κοινοβουλίων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής, του Καναδά, της Αυστραλίας και του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. 2.2. Έχει αποδεδειγμένη εμπειρία (τουλάχιστον 2 έργα) στην εκπόνηση Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου, σε Υπουργεία, ή σε άλλους μεγάλους Δημόσιους φορείς. 2.3. Έχει αποδεδειγμένη εμπειρία (τουλάχιστον 3 έργα) στην εκπόνηση Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου στον Ιδιωτικό τομέα ανάλογου μεγέθους με αριθμό υπαλλήλων άνω των 1000. 2.4. Ο Συντονιστής του Συμβούλου να έχει αποδεδειγμένη δεκαετή εμπειρία σε παρόμοια έργα. 2.5. Να υπάρχουν πιστοποιητικά καλής εκτέλεσης από πελάτες και σχετικές βεβαιώσεις για την καλή εκτέλεση των έργων για όλα τα ανωτέρω.
Ε) ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΚΑΙ ΤΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται από την ημερομηνία υπογραφής της και για έξι (6) μήνες. ΣΤ) ΣΥΝΤΑΞΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΣΤ1) ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ 1. Η οικονομική προσφορά επί ποινή αποκλεισμού θα γίνει σε ευρώ ( ) και το καθαρό ποσό θα δίνεται ολογράφως και αριθμητικώς, ο δε ΦΠΑ σε ξεχωριστή στήλη ως απόλυτο νούμερο και ως ποσοστό. Για την αξιολόγηση των προσφορών θα ληφθεί υπόψη μόνο το καθαρό ποσό και όχι ο ΦΠΑ. 2. Να ληφθεί υπόψη ότι υπάρχουν δύο επιλογές για την πληρωμή του έργου. 2.1 Τμηματική πληρωμή με δυνατότητα προκαταβολής 20% επί του συμβατικού τιμήματος με την υπογραφή της σύμβασης. Ενδιάμεση πληρωμή 50% με την υποβολή και έγκριση του ενδιάμεσου παραδοτέου στον τρίτο μήνα διάρκειας του έργου, παραδοτέου που περιλαμβάνει τα κεφάλαια που αναφέρονται στην παράγραφο ένα. Αποπληρωμή 30% στο τέλος του έργου. 2.2 Τμηματική πληρωμή με ενδιάμεση πληρωμή 70% με την υποβολή και έγκριση του ενδιάμεσου παραδοτέου στον τρίτο μήνα διάρκειας του έργου, παραδοτέου που περιλαμβάνει τα κεφάλαια που αναφέρονται στην παράγραφο ένα. Αποπληρωμή 30% στο τέλος του έργου. Επίσης θα πρέπει οι ενδιαφερόμενοι να λάβουν υπόψη τους τα κάτωθι: Κρατήσεις υπέρ ΤΑΥΒ και ΜΤΠΥ που αντιστοιχούν στο 7,17% επί της δαπάνης. Παρακράτηση φόρου γίνεται σύμφωνα με το Ν.4172/2013 (άρθρο 64 παρ.1 & 2). ΣΤ2) ΤΟΠΟΣ & ΧΡΟΝΟΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ Όλα τα ανωτέρω θα περιέχονται σε σφραγισμένο φάκελο και θα κατατεθούν στην Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων της Βουλής των Ελλήνων, Αμαλίας 14, 105 57 Αθήνα, 3ος όροφος, γραφείο 308 (Γραμματεία ΥΕΕΠ), μέχρι την 05.11.2014 από 09:30 π.μ. έως 12.00 μ.μ. Η αποσφράγιση των Προσφορών που έχουν έγκαιρα υποβληθεί, θα λάβει χώρα την 05.11.2014 και ώρα 12:30 μμ., στην Υπηρεσία Εφαρμογής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων της Βουλής των Ελλήνων (διεύθυνση: Αμαλίας 14, 3ος όροφος, αίθουσα 305).