Κατανομή κοινοχρήστων πολυκατοικιών απλά και εύκολα Αναλυτικές ο δηγίες χρήσης Ενότητα 1 - Λογαριασμός χρήστη...2 Ενότητα 2 - Δημιουργία πολυκατοικίας...3 Ενότητα 3 - Δημιουργία κοινοχρήστων...4 Περιορισμένη πρόσβαση...17 Διαγραφή της πολυκατοικίας παράδειγμα...18 Σελίδα 1/18
Ενότητα 1 - Λογαριασμός χρήστη Κάντε κλικ στην ενότητα Λογαριασμός χρήστη. Εδώ εμφανίζονται (εικόνα 1) τα προσωπικά σας στοιχεία και τα στοιχεία πρόσβασης τα οποία δώσατε κατά την εγγραφή σας. Όπως καταλαβαίνετε ζητάμε από σας μόνο τα απολύτως απαραίτητα. Στην τελευταία επιλογή Εμφάνιση βοήθειας για τα κουμπιά επεξεργασίας εγγραφών μπορείτε να επιλέξετε αν θα εμφανίζεται η γραμμής βοήθειας η οποία δίνει οδηγίες οπουδήποτε υπάρχουν δεδομένα και εισάγουμε, διορθώνουμε ή διαγράφουμε εγγραφές. Εξ' ορισμού η γραμμή βοήθειας εμφανίζεται. Αν κάνατε αλλαγές πατήστε το κουμπί αποθήκευσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 2). Εικόνα 1 Εικόνα 2 Σελίδα 2/18
Ενότητα 2 - Δημιουργία πολυκατοικίας Πρώτα κάντε κλικ στην ενότητα Πολυκατοικίες. Μετά κάντε κλικ στο κουμπί νέας πολυκατοικίας (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 3). Εικόνα 3 Βλέπετε φόρμα για να εισάγετε τα βασικά δεδομένα για τη νέα πολυκατοικία. Δεν πρέπει να ξεχάσετε να συμπληρώσετε όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης για την περιορισμένη πρόσβαση των κατοίκων της πολυκατοικίας. Αυτό πρέπει να γίνει ακόμη και αν δεν σκοπεύουμε να διανείμετε τα στοιχεία πρόσβασης. Τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί αποθήκευσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 4). Εικόνα 4 Σελίδα 3/18
Ενότητα 3 - Δημιουργία κοινοχρήστων Επιλέξετε την πολυκατοικία που δημιουργήσατε, κάνοντας κλικ στον κωδικό αριθμό της (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 5). Εικόνα 5 Τώρα κάντε κλικ στην ενότητα Κοινόχρηστα (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 6). Εικόνα 6 Στην ενότητα Κοινόχρηστα δεν υπάρχει τίποτα παρά μόνο το κουμπί δημιουργίας. Κάντε λοιπόν κλικ σε αυτό για να δημιουργήσετε τα κοινόχρηστα του πρώτου μήνα (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 7). Εικόνα 7 Σελίδα 4/18
Βλέπετε φόρμα για να εισάγετε τα αρχικά δεδομένα για τα νέα κοινόχρηστα (Εικόνα 8). Δώστε προσοχή στα Έτος και Μήνα γιατί στην συνέχεια δεν αλλάζουν. Η Ημερομηνία έκδοσης και η Επικεφαλίδα χρησιμοποιούνται στις εκτυπώσεις. Τέλος κάντε κλικ στο κουμπί αποθήκευσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 8). Εικόνα 8 Στο σημείο αυτό εμφανίζονται τα αρχικά στοιχεία των κοινοχρήστων που μόλις εισάγατε και οκτώ δευτερεύουσες ενότητες (Εικόνα 9). Ποιο πάνω και σε μια αναδυόμενη λίστα εμφανίζεται ο μήνας κοινοχρήστων (Σεπτέμβριος 2015). Τη στιγμή αυτή η λίστα περιέχει ένα μόνο στοιχείο. Εκεί θα προστίθεται κάθε νέος μήνας τον οποίο εισάγετε και κάνοντας κλικ στη λίστα θα μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε μήνα επιθυμείτε. Διαβάστε το μήνυμα πάνω από τις οκτώ δευτερεύουσες ενότητες. Σύμφωνα με αυτό πρέπει να ασχοληθείτε πρώτα με τις τρεις πρώτες δευτερεύουσα ενότητες. Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί διόρθωσης στην ενότητα 1-Βασικές επιλογές (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 9). Εικόνα 9 Σελίδα 5/18
Βλέπετε φόρμα για να διορθώσετε τα εξορισμού δεδομένα των βασικών επιλογών κοινόχρηστων (Εικόνα 10). Δεν θα μπούμε σε λεπτομέρειες γιατί στη φόρμα αναφέρονται αναλυτικές πληροφορίες. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τα κουμπάκια βοήθειας [?] για να δείτε πληροφορίες για κάθε κατηγορία δαπάνης Α, Β, Γ, Δ, Ε, ΣΤ, Ζ. Τώρα επιλέξτε τις κατηγορίες που βλέπετε στην εικόνα ή καλύτερα κάντε επιλογές που ταιριάζουν στη δική σας πολυκατοικία. Τέλος κάντε κλικ στο κουμπί αποθήκευσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 10). Εικόνα 10 Σελίδα 6/18
Τώρα κάντε κλικ στη δευτερεύουσα ενότητα 2-Διαμερίσματα (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 11). Εικόνα 11 Ήρθε η ώρα για να εισάγετε τα διαμερίσματα της πολυκατοικίας. Κάντε κλικ στο κουμπί εισαγωγής νέων διαμερισμάτων (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 12). Εικόνα 12 Σελίδα 7/18
Βλέπετε φόρμα για να εισάγετε τα διαμερίσματα της πολυκατοικίας (Εικόνα 13). Στο σημείο αυτό πρέπει να πούμε ότι ίσως σας φαίνεται περίεργο που εισάγονται τα διαμερίσματα εδώ στα κοινόχρηστα του μήνα και όχι στην αρχή όταν δημιουργείται η πολυκατοικία. Αυτό γίνεται γιατί οι ιδιοκτήτες ή ενοικιαστές των διαμερισμάτων μπορεί να αλλάξουν και αυτό πρέπει να φαίνεται ιστορικά σε κάθε έκδοση κοινοχρήστων. Η ίδια λογική ισχύει στις τρεις πρώτες δευτερεύουσες ενότητες Βασικές επιλογές, Διαμερίσματα και Χιλιοστά κατανομής. Συμπληρώσετε τα δεδομένα όπως τα βλέπετε στην εικόνα ή καλύτερα συμπληρώστε τα διαμερίσματα της δικής σας πολυκατοικίας. Όπως θα δείτε στη συνέχεια, μπορείτε να τυπώσετε την ανακοίνωση κατανομής δαπανών σε σελίδα Α4 ή Α3. Αν θα τυπώσετε σε Α4, λόγω του περιορισμένου χώρου γράψτε τα ονοματεπώνυμα σε μια σύντομη μορφή. Για παράδειγμα το ΑΝΑΣΤΑΣΙΟΥ ΑΝΑΣΤΑΣΙΟΣ γράψτε το Α. ΑΝΑΣΤΑΣΙΟΥ. Για να δοκιμάσετε την αποστολή μηνυμάτων, γράψτε παντού το δικό σας email και μετά την δοκιμή το αλλάζετε. Τέλος κάντε κλικ στο κουμπί αποθήκευσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 13). Εικόνα 13 Σελίδα 8/18
Κάντε κλικ την δευτερεύουσα ενότητα 3-Χιλιοστά κατανομής και αφού φορτωθεί η σελίδα κάντε μετά κλικ σε ένα (οποιοδήποτε) κουμπί διόρθωσης των χιλιοστών κατανομής (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 14). Εικόνα 14 Βλέπετε φόρμα για να εισάγετε τα χιλιοστά κατανομής της πολυκατοικίας (Εικόνα 15). Οι στήλες (Β) Χιλιοστά κοινοχρήστων και (Δ) Χιλιοστά θέρμανσης είναι απενεργοποιημένες, επειδή στις βασικές επιλογές δεν επιλέξαμε ΘΑ ΓΡΑΨΩ ΕΓΩ ΤΑ ΧΙΛΙΟΣΤΑ και έτσι θα συμπληρωθούν αυτόματα. Τέλος κάντε κλικ στο κουμπί αποθήκευσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 15). Εικόνα 15 Σελίδα 9/18
Παρατηρήσατε μάλλον ότι εμφανίζεται η στήλη (Δ) Υπολογιζόμενα χιλιοστά θέρμανσης (Εικόνα 16). Πρώτα να πούμε ότι τα χιλιοστά όλων των κατηγοριών Α, Β, Γ, Ε, ΣΤ, Ζ είναι σταθερά και αν πολλαπλασιαστούν με τις αντίστοιχες δαπάνες δίνουν το ποσό που βαρύνεται κάθε διαμέρισμα. Αυτό στην περίπτωσή μας για την κατηγορία Δ της θέρμανσης δεν ισχύει, διότι στον υπολογισμό συμμετέχουν και οι μονάδες θέρμανσης και έτσι ο αντίστοιχος συντελεστής δεν μπορεί να είναι σταθερός. Αυτή είναι η χρησιμότητα της στήλης υπολογιζόμενα χιλιοστά θέρμανσης η οποία ανάγεται από τα χιλιοστά θέρμανσης και τις μονάδες θέρμανσης. Τέλος κάντε κλικ στην δευτερεύουσα ενότητα Μονάδες θέρμανσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 16). Εικόνα 16 Σελίδα 10/18
Τώρα κάντε κλικ σε ένα κουμπί διόρθωσης των μονάδων θέρμανσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 17). Εικόνα 17 Βλέπετε φόρμα για να εισάγετε μονάδες θέρμανσης για τον τρέχοντα μήνα. Επειδή είναι η πρώτη εισαγωγή κοινοχρήστων, μπορείτε να γράψετε και τις μονάδες της προηγούμενης μέτρησης. Τις επόμενες φορές η στήλη της προηγούμενης μέτρησης δεν θα είναι διαθέσιμη για εισαγωγή, όμως θα περιέχει τις μονάδες του προηγούμενου λογαριασμού κοινοχρήστων. Συμπληρώστε τις μονάδες όπως τις βλέπετε στην εικόνα ή καλύτερα συμπληρώστε τις δικές σας μονάδες κατανάλωσης. Αν δεν υπάρχουν, για παράδειγμα λόγω καλοκαιριού, γράψτε τις προηγούμενες τιμές έτσι ώστε η διαφορά να ισούται με μηδέν. Τέλος κάντε κλικ στο κουμπί αποθήκευσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 18). Εικόνα 18 Σελίδα 11/18
Κάντε κλικ στην δευτερεύουσα ενότητα 5-Δαπάνες και αφού φορτωθεί η σελίδα κάντε κλικ σε ένα κουμπί διόρθωσης των δαπανών (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 19). Εικόνα 19 Βλέπετε φόρμα για να εισάγετε τις δαπάνες της πολυκατοικίας για τον τρέχοντα μήνα (Εικόνα 20). Διαγράψτε τις περιττές γραμμές και διορθώστε τις άλλες. Δώστε πολύ μεγάλη προσοχή στην επιλογή Κατηγορίας δαπάνης για να υπολογιστούν σωστά τα ποσά που θα βαρύνουν κάθε διαμέρισμα. Τέλος κάντε κλικ στο κουμπί αποθήκευσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 20). Εικόνα 20 Σελίδα 12/18
Σύμφωνα με τη νομοθεσία ο διαχειριστής υποχρεούται, εκτός από τη συγκεντρωτική κατάσταση κατανομής δαπανών, να ανακοινώνει και φωτοτυπίες των παραστατικών δηλαδή των αποδείξεων πληρωμής όλων των δαπανών. Εσείς αφού σκανάρετε τις αποδείξεις πληρωμής των δαπανών, δηλαδή τα παραστατικά, μπορείτε να ανεβάσετε τα αρχεία στον δικτυακό τόπο. Έτσι αυτά θα είναι ορατά σε όλους τους κατοίκους που μπαίνουν στον δικτυακό τόπο με περιορισμένη πρόσβαση (Η περιορισμένη πρόσβαση περιγράφεται παρακάτω). Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί διόρθωσης των παραστατικών (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 21). Εικόνα 21 Βλέπετε φόρμα για να ανεβάσετε όλα τα παραστατικά δαπανών για τον τρέχοντα μήνα (Εικόνα 22). Πρώτα διαβάστε προσεκτικά τους περιορισμούς που υπάρχουν και περιγράφονται στην αρχή της φόρμας. Μετά πατήστε το πρώτο κουμπί Αναζήτηση... για να επιλέξετε τη θέση και το όνομα του πρώτου αρχείου εικόνας. Δεν θα μπούμε σε λεπτομέρειες γιατί καλό είναι να κατανοήσετε πρώτα τις βασικές διαδικασίες και μετά να ασχοληθείτε με το ανέβασμα των παραστατικών. Έτσι κάντε κλικ στο κουμπί ακύρωσης (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 22) για να επιστρέψετε χωρίς αποθήκευση. Εικόνα 22 Σελίδα 13/18
Στο εξής δεν έχετε να κάνετε κάτι άλλο, παρά μόνο να απολαύσετε τους καρπούς των κόπων σας. Κατά την δημιουργία των επόμενων κοινοχρήστων όλες οι ενότητες θα αντιγράφονται αυτόματα και έτσι δεν θα χρειαστεί να ασχοληθείτε ξανά με τις ενότητες 1, 2, 3 εκτός και αν θέλετε να κάνετε αλλαγές. Γενικά ισχύει: Ενότητες όπου ασχολούμαστε μόνο την πρώτη φορά 1-Βασικές επιλογές 2-Διαμερίσματα 3-Χιλιοστά κατανομής Ενότητες όπου εισάγουμε στοιχεία κάθε φορά 4-Μονάδες θέρμανσης 5-Δαπάνες Ενότητες όπου παίρνουμε αποτελέσματα κάθε φορά 6-Κατανομή δαπανών 7-Εκτυπώσεις 8-Μηνύματα Κάντε τώρα κλικ στην δευτερεύουσα ενότητα 6-Κατανομή δαπανών όπου θα δείτε τον λογαριασμό κοινοχρήστων του μήνα (Εικόνα 23). Μετά κάντε κλικ στην δευτερεύουσα ενότητα 7-Εκτυπώσεις (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 23). Εικόνα 23 Σελίδα 14/18
Οι διαθέσιμες εκτυπώσεις είναι τα έντυπα ανακοίνωσης κατανομής δαπανών, τα έντυπα ειδοποιήσεων και τα έντυπα αποδείξεων πληρωμής. Κάντε κλικ σε όλα τα κουμπιά για να δείτε όλες τις εκτυπώσεις (Δες τα κίτρινα βέλη στην εικόνα 24). Εικόνα 24 Κάντε κλικ την δευτερεύουσα ενότητα 8-Μηνύματα. Εδώ μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικά μηνύματα με τον ατομικό λογαριασμό κοινοχρήστων, σε κάθε κάτοικο της πολυκατοικίας (Δες τα κίτρινα βέλη στην εικόνα 25). Προϋπόθεση είναι να έχετε προηγουμένως συμπληρώσει το mail τους στην ενότητα 2-Διαμερίσματα. Εικόνα 25 Σελίδα 15/18
Κάντε τώρα κλικ στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας και στη λέξη αποσύνδεση, όπως φαίνεται παρακάτω: Πλήρη σύνδεση χρήστη: Το όνομά σας (Αποσύνδεση) Με τον τρόπο αυτό αποσυνδέεστε από τον δικτυακό τόπο και έτσι απελευθερώνετε πόρους από τον δικό σας υπολογιστή και κυρίως από τον κεντρικό διακομιστή του δικτυακού τόπου. Σελίδα 16/18
Περιορισμένη πρόσβαση Ο διαχειριστής του δικτυακού τόπου μπορεί να διανέμει τα περιορισμένα στοιχεία πρόσβασης (όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης) που συμπλήρωσε κατά την δημιουργία της πολυκατοικίας, σε όλους τους κατοίκους αυτής. Προσοχή δεν μιλάμε για τα στοιχεία πρόσβασης του διαχειριστή τα οποία βρίσκονται στην ενότητα Λογαριασμός χρήστη (Σελίδα 2), αλλά για τα στοιχεία πρόσβασης κατοίκου (Σελίδα 3). Ο κάθε κάτοικος αφού παραλάβει τα στοιχεία πρόσβασης, γράφει σε μια εφαρμογή διαδικτύου την διεύθυνση του δικτυακού τόπου (katanomi.gr), συμπληρώνει τα στοιχεία και μπαίνει ως περιορισμένος χρήστης (Εικόνα 26). Μπείτε τώρα και εσείς ως περιορισμένος χρήστης. Εικόνα 26 Όπως βλέπετε ο περιορισμένος χρήστης μπορεί να δει μόνο την ενότητα Κοινόχρηστα και όλες τις δευτερεύουσες ενότητες, όμως χωρίς δυνατότητα εισαγωγής, διόρθωσης ή διαγραφής των δεδομένων. Γιαυτό δεν εμφανίζονται πουθενά τα κουμπιά επεξεργασίας εγγραφών (Εικόνα 27). Εικόνα 27 Κάντε τώρα κλικ στο πάνω δεξιά μέρος της σελίδας και στη λέξη αποσύνδεση, όπως φαίνεται παρακάτω: Περιορισμένη σύνδεση χρήστη: Το όνομά σας (Αποσύνδεση) Με τον τρόπο αυτό αποσυνδέεστε από τον δικτυακό τόπο και έτσι απελευθερώνετε πόρους από τον δικό σας υπολογιστή και κυρίως από τον κεντρικό διακομιστή του δικτυακού τόπου. Σελίδα 17/18
Διαγραφή της πολυκατοικίας παράδειγμα Όταν νιώσετε έμπειροι χρήστες, τότε είναι η ώρα να διαγράψετε την πολυκατοικία παράδειγμα. Σας παρακαλούμε μην αμελήσετε το βήμα αυτό διότι το παράδειγμα καταλαμβάνει χώρο και επιβαρύνει άσκοπα τη λειτουργία του δικτυακού τόπου. Για λόγους προστασίας των δεδομένων η διαγραφή της πολυκατοικίας δεν επιτρέπεται όταν υπάρχουν κοινόχρηστα. Έτσι η διαγραφή γίνεται σε τρία βήματα: Βήμα 1, επιλέξτε την πολυκατοικία Βήμα 2, διαγράψτε όλα τα κοινόχρηστα της πολυκατοικίας (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 28) Εικόνα 28 Βήμα 3, διαγράψτε την πολυκατοικία (Δες το κίτρινο βέλος στην εικόνα 29) Εικόνα 29 Σελίδα 18/18