Συντελεστές Υπεύθυνος σχεδιασμού εκδόσεων Aaron Black Επιμελητής έργου Sarah Hellert Τεχνικός επιμελητής Vince Averello Επιμελητής κειμένων Scott Tullis Συντονισμός παραγωγής Barath Kumar Rajasekaran Υπεύθυνη συγκέντρωσης και ανάπτυξης περιεχομένου Mary Beth Wakefield Αντιπρόεδρος για τη στρατηγική επαγγελματικής τεχνολογίας Barry Pruett
Περιεχόμενα Η συγγραφέας Η Elaine Marmel είναι η πρόεδρος της Marmel Enterprises LLC, μιας εξειδικευμένης εταιρείας τεχνικής κειμενογραφίας και εκπαίδευσης σε προγράμματα λογισμικού. Η Elaine είναι κάτοχος μεταπτυχιακού τίτλου σπουδών από το Πανεπιστήμιο Cornell και έχει απασχοληθεί σε έργα δημιουργίας συστημάτων χρηματοοικονομικής διαχείρισης στη Νέα Υόρκη και την Ουάσιγκτον, ενώ παράλληλα ανέλαβε και την εκπαίδευση 600 και πλέον εργαζομένων στη χρήση αυτών των συστημάτων. Με βάση αυτή την επαγγελματική ενασχόληση και πείρα, η Marmel Enterprises LLC απευθύνθηκε σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις παρέχοντας τεχνική βοήθεια στη διαχείριση της υλοποίησης ηλεκτρονικών συστημάτων λογιστικής. Η Elaine ασχολείται ως επί το πλείστον με τη συγγραφή βοηθημάτων: Έχει γράψει, είτε μόνη της είτε σε συνεργασία και με άλλους συγγραφείς, περισσότερα από 90 βιβλία για τα Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Project, QuickBooks, Peachtree, Quicken for Windows, Quicken for DOS, Microsoft Word for Mac, Microsoft Windows, 1-2-3 for Windows και Lotus Notes. Εξάλλου, από το 1994 έως το 2006, αρθρογραφούσε για τα μηνιαία περιοδικά Inside Peachtree και Inside QuickBooks. Η Elaine άφησε τη γενέτειρα πόλη της, το Σικάγο, για να καταλήξει στο πιο θερμό κλίμα της Αριζόνας (με «ενδιάμεσες στάσεις» στο Σινσινάτι του Οχάιο, την Ιερουσαλήμ, την Ίθακα της Νέας Υόρκης, την Ουάσιγκτον και την Τάμπα της Φλόριντα). εκεί απολαμβάνει τον ήλιο δουλεύοντας στο PC της και ασχολείται με εργόχειρα, αλλά και με τον σκύλο της, τον Jack. Ευχαριστίες της συγγραφέως Ένα βιβλίο δεν είναι αποτέλεσμα του κόπου μόνο του συγγραφέα. Γι' αυτό και θα ήθελα να μνημονεύσω και να ευχαριστήσω όλους όσους συνέβαλαν στην παραγωγή του βιβλίου. Ευχαριστώ τον Aaron Black που μου έδωσε την ευκαιρία να το γράψω. Επίσης, ευχαριστώ τον Vince Averello, ο οποίος φρόντισε να μη γράψουμε ανακρίβειες, καθώς και τον Scott Tullis που επιμελήθηκε τα κείμενά μου ώστε να είναι κατανοητά και γραμματικά σωστά είναι πάντα ευχαρίστησή μου να συνεργάζομαι μαζί σου. Και τέλος, ευχαριστώ τη Sarah Hellert, που ανέλαβε τον συντονισμό όλων των συντελεστών και τη διαχείριση των στοιχείων της έκδοσης. πρόκειται για μια πολύ δύσκολη δουλειά, αλλά την έφερε σε πέρας και με το παραπάνω.
Πώς θα χρησιμοποιήσετε το βιβλίο Για ποιον είναι το βιβλίο Το βιβλίο απευθύνεται σε αναγνώστες που δεν έχουν χρησιμοποιήσει ποτέ τη συγκεκριμένη τεχνολογία ή εφαρμογή λογισμικού. Είναι επίσης κατάλληλο για άτομα που θέλουν να διευρύνουν τις γνώσεις τους. Συμβάσεις του βιβλίου 1 Βήματα Το βιβλίο χρησιμοποιεί οδηγίες βήμα προς βήμα για να σας καθοδηγεί με εύκολο τρόπο σε κάθε άσκηση. Τα αριθμημένα βήματα είναι ενέργειες που πρέπει να εκτελείτε. τα βήματα με κουκκίδες διευκρινίζουν μια λεπτομέρεια, ένα βήμα ή ένα προαιρετικό χαρακτηριστικό. και τα βήματα σε εσοχή αναφέρουν το αποτέλεσμα. 2 Σημειώσεις Οι σημειώσεις παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες: ειδικές συνθήκες που ενδέχεται να προκύψουν σε μια λειτουργία, καταστάσεις που καλό είναι να αποφύγετε, ή παραπομπές σε σχετικές ενότητες του βιβλίου. 3 Εικονίδια και κουμπιά Τα εικονίδια και τα κουμπιά σας δείχνουν ακριβώς σε ποια στοιχεία πρέπει να πατήσετε για να εκτελέσετε κάθε βήμα. 4 Συμβουλές Οι συμβουλές παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες, όπως προειδοποιήσεις και συντομεύσεις. 5 Έντονη γραφή Με έντονη γραφή είναι γραμμένα τα ονόματα των διαταγών, οι επιλογές, καθώς και φράσεις κειμένου ή αριθμοί που πρέπει να πληκτρολογήσετε. 6 Πλάγια γραφή Με πλάγια γραφή εισάγονται και ορίζονται οι νέοι όροι. 1 Αλλαγή μεγέθους και μετακίνηση αντικειμένων 6 Ο ι ψηφιακές εικόνες ονομάζονται και αντικείμενα γραφικών. Αν ένα αντικείμενο γραφικών δεν βρίσκεται εκεί όπου το θέλετε ή αν είναι πολύ μεγάλο ή μικρό, μπορείτε να το μετακινήσετε ή να αλλάξετε το μέγεθός του. Κάθε φορά που επιλέγετε ένα αντικείμενο γραφικών, γύρω του εμφανίζονται λαβές χειρισμού. Με αυτές αλλάζετε το μέγεθός του. Καθώς μετακινείτε το αντικείμενο γραφικών, εμφανίζονται οδηγοί ευθυγράμμισης (πράσινες γραμμές) που σας βοηθούν στην ακριβή τοποθέτηση. Μόλις καταλήξετε στο σημείο στο οποίο θα τοποθετήσετε το γραφικό, οι οδηγοί ευθυγράμμισης εξαφανίζονται. Μετακινήστε και αλλάξτε το μέγεθος ενός αντικειμένου Μετακίνηση γραφικού 1 Πατήστε σε ένα αντικείμενο γραφικών. Α Γύρω από το αντικείμενο θα ). Σημείωση: Στο Publisher, γύρω από το. 2 Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω σε ένα αντικείμενο γραφικών ή 3 Σύρετε το αντικείμενο γραφικών σε μια νέα θέση. Β Στο Word, οι πράσινοι οδηγοί στοίχισης θα σας βοηθήσουν να τοποθετήσετε το αντικείμενο γραφικών στη σωστή θέση. 4 Αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού. Το αντικείμενο γραφικών θα εμφανιστεί στη νέα θέση και οι οδηγοί στοίχισης του Word θα εξαφανιστούν. 5 Πατήστε οπουδήποτε εκτός του αντικειμένου γραφικών για να το αποεπιλέξετε. ). 3 A 1 B 3 2 5 2 Αλλαγή του μεγέθους ενός γραφικού 1 Πατήστε σε ένα αντικείμενο γραφικών. Γ Γύρω από το αντικείμενο θα εμφανιστούν ). Σημείωση: Στο Publisher, γύρω από το. 2 Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού επάνω σε κάποια από τις λαβές χειρισμού θα αλλάξει σε,, ). 3 Σύρετε τη λαβή χειρισμού προς τα μέσα ή προς τα έξω μέχρι το αντικείμενο γραφικών να αποκτήσει το επιθυμητό μέγεθος (το,,, ή ). 4 Αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού. Το αντικείμενο γραφικών θα αλλάξει μέγεθος. 5 Πατήστε οπουδήποτε εκτός του αντικειμένου γραφικών για να το αποεπιλέξετε. ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ Μπορώ να ρυθμίσω την αναδίπλωση του κειμένου γύρω από ένα αντικείμενο; Ναι, αν εισαγάγετε το αντικείμενο σε αρχείο του Word ή του Publisher. Επιλέξτε το αντικείμενο, πατήστε στο κουμπί Αναδίπλωση κειμένου της 5καρτέλας Μορφοποίηση και διαλέξτε στυλ αναδίπλωσης. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΟΥ OFFICE Εργαλεία επεξεργασίας γραφικών Γ 1 3 5 2 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Έχει σημασία ποια λαβή χειρισμού χρησιμοποιώ για να αλλάζω το μέγεθος του γραφικού; Ναι. Αν πατήσετε και σύρετε κάποια από τις γωνιακές λαβές, τότε κατά την αλλαγή μεγέθους διατηρούνται οι αναλογίες των διαστάσεων του γραφικού. Με τις λαβές που βρίσκονται στην επάνω, τη δεξιά, την κάτω και την αριστερή πλευρά του γραφικού αλλάζετε μόνο το πλάτος ή το ύψος του γραφικού, το οποίο θα παραμορφωθεί. 4 56 57
Περιεχόμενα Μέρος I Κεφάλαιο 1 Λειτουργίες του Office Τα βασικά του Office Εκκίνηση και τερματισμός εφαρμογών του Office... 20 Περιήγηση στα παράθυρα προγραμμάτων... 22 Χρήση της προβολής Backstage... 23 Αλλαγή του συνδυασμού χρωμάτων... 24 Εύρεση μιας διαταγής στην Κορδέλα... 26 Χρήση της Κορδέλας... 28 Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης... 30 Χρήση προγραμμάτων του Office σε tablet PC... 32 Κεφάλαιο 2 Χρήση αρχείων Δημιουργία νέου αρχείου... 34 Αποθήκευση αρχείου... 36 Άνοιγμα αρχείου... 38 Εκτύπωση αρχείου... 40 Έλεγχος αρχείων για κρυφά ή προσωπικά δεδομένα... 42 Αποστολή αρχείου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 44 Επιλογή δεδομένων... 46 Αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων... 48 Τακτοποίηση παραθύρων στην οθόνη... 50
Κεφάλαιο 3 Εργαλεία επεξεργασίας γραφικών Εισαγωγή εικόνας... 52 Εισαγωγή εικόνας από το Διαδίκτυο... 54 Αλλαγή μεγέθους και μετακίνηση αντικειμένων... 56 Μέθοδοι επεξεργασίας και τροποποίησης γραφικών... 58 Κεφάλαιο 4 Χρήση αρχείων του Office μέσω του Διαδικτύου Το Office στο «νέφος»... 60 Σύνδεση στο Office 365... 62 Κοινή χρήση εγγράφου μέσα από το Office... 64 Λήψη εφαρμογών από το Office Store... 66 Σύνδεση στο OneDrive... 68 Χρήση διαδικτυακών εφαρμογών του Office μέσω του OneDrive... 70 Χρήση προγραμμάτων του Office μέσω του OneDrive... 72 Αποστολή εγγράφων στο OneDrive... 74 Κοινή χρήση εγγράφου μέσα από το OneDrive... 76
Περιεχόμενα Μέρος II Κεφάλαιο 5 Word Προσθήκη κειμένου Αλλαγή της προβολής του Word... 80 Πληκτρολόγηση και επεξεργασία κειμένου... 82 Εισαγωγή Γρήγορων Τμημάτων... 84 Εισαγωγή συμβόλων... 86 Δημιουργία δημοσίευσης ιστολογίου... 88 Κεφάλαιο 6 Μορφοποίηση κειμένου Αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους και χρώματος του κειμένου... 90 Στοίχιση κειμένου... 94 Ρύθμιση διάστιχου και αποστάσεων παραγράφων... 95 Εσοχή κειμένου... 96 Ορισμός στηλοθετών... 98 Ρύθμιση περιθωρίων...100 Δημιουργία λίστας...102 Αντιγραφή μορφοποίησης...104 Απαλοιφή μορφοποίησης...105 Χρήση στυλ μορφοποίησης...106 Χρήση προτύπων...108
Κεφάλαιο 7 Προσθήκη επιπλέον στοιχείων Εισαγωγή βίντεο από το Διαδίκτυο...110 Χρήση θεμάτων...112 Προσθήκη περιγραμμάτων...114 Δημιουργία στηλών...116 Εισαγωγή πίνακα...118 Εφαρμογή στυλ πινάκων...120 Εισαγωγή γραμμών ή στηλών σε πίνακα...121 Προσθήκη κεφαλίδων και υποσέλιδων...122 Εισαγωγή υποσημειώσεων και σημειώσεων τέλους...124 Εισαγωγή αρίθμησης και αλλαγών σελίδων...126 Σημείωση καταχωρίσεων ευρετηρίου...128 Δημιουργία ευρετηρίου...130 Δημιουργία πίνακα περιεχομένων...132 Δημιουργία βιβλιογραφίας...134 Κεφάλαιο 8 Έλεγχος και αναθεώρηση εγγράφων Εργασία στην προβολή της λειτουργίας Ανάγνωσης...136 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου...140 Περιήγηση στο περιεχόμενο ενός εγγράφου...142 Ορθογραφικός έλεγχος...144 Χρήση της Αυτόματης Διόρθωσης...146 Χρήση του Θησαυρού και του Λεξικού του Word...148 Μετάφραση κειμένου...150 Παρακολούθηση και έλεγχος αλλαγών στο έγγραφο...152 Κλείδωμα της Παρακολούθησης αλλαγών...154 Συνδυασμός διορθώσεων και σχολίων από πολλούς αναθεωρητές...156 Χρήση σχολίων...158
Περιεχόμενα Μέρος III Κεφάλαιο 9 Excel Δημιουργία λογιστικών φύλλων Καταχώριση δεδομένων σε κελιά...162 Επιλογή κελιών...164 Καταχώριση δεδομένων με τη λειτουργία Αυτόματης Συμπλήρωσης...166 Ενεργοποίηση αναδίπλωσης κειμένου...168 Κεντρική στοίχιση δεδομένων σε στήλες...169 Ρύθμιση στοίχισης κελιών...170 Αλλαγή γραμματοσειράς και μεγέθους...172 Αλλαγή μορφής αριθμών...174 Αύξηση ή μείωση δεκαδικών ψηφίων...175 Προσθήκη περιγραμμάτων και σκίασης κελιών...176 Στυλ μορφοποίησης δεδομένων...178 Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους...180 Προσθήκη στηλών και γραμμών...182 Αλλαγή μεγέθους στηλών και γραμμών...184 Σταθεροποίηση τίτλων στηλών και γραμμών στην οθόνη...185 Ονομασία περιοχών κελιών...186 Απαλοιφή περιεχομένων και διαγραφή κελιών...188 Διαίρεση και μορφοποίηση στηλών με δεδομένα...190
Κεφάλαιο 10 Τα βασικά των λογιστικών φύλλων Προσθήκη φύλλου εργασίας...192 Ονομασία φύλλων εργασίας...193 Αλλαγή επιλογών διαμόρφωσης σελίδας...194 Μετακίνηση και αντιγραφή φύλλων εργασίας...196 Διαγραφή φύλλων εργασίας...197 Εύρεση και αντικατάσταση δεδομένων...198 Δημιουργία πινάκων...200 Φιλτράρισμα και ταξινόμηση στοιχείων πίνακα...202 Γρήγορη ανάλυση δεδομένων...204 Επιλογές Γρήγορης Ανάλυσης...205 Παρακολούθηση και έλεγχος αλλαγών σε φύλλα εργασίας...206 Εισαγωγή σχολίου...208 Κεφάλαιο 11 Χρήση μαθηματικών τύπων και συναρτήσεων Χρήση μαθηματικών τύπων...210 Δημιουργία μαθηματικών τύπων...212 Χρήση απόλυτων και σχετικών αναφορών κελιών...214 Κατανόηση των συναρτήσεων...216 Χρήση συναρτήσεων...218 Εύρεση αθροίσματος με τη συνάρτηση Αυτόματης Άθροισης...220 Έλεγχος φύλλου εργασίας για σφάλματα...222
Περιεχόμενα Κεφάλαιο 12 Χρήση γραφημάτων Δημιουργία γραφημάτων...224 Μετακίνηση και αλλαγή μεγέθους γραφημάτων...226 Αλλαγή τύπου γραφήματος...228 Αλλαγή στυλ γραφήματος...229 Αλλαγή διάταξης γραφήματος...230 Προσθήκη στοιχείων γραφήματος...231 Μορφοποίηση αντικειμένων γραφημάτων...232 Αλλαγή δεδομένων γραφήματος...233 Προβολή τάσεων δεδομένων με γραφήματα Sparkline...234 Χρήση Συγκεντρωτικών Πινάκων...236 Δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων...238 Δημιουργία Συγκεντρωτικών Γραφημάτων...240 Εισαγωγή Αναλυτών Συγκεντρωτικών Πινάκων...242 Μέρος IV Κεφάλαιο 13 PowerPoint Δημιουργία παρουσιάσεων Δημιουργία νέας παρουσίασης...246 Δημιουργία παρουσίασης άλμπουμ φωτογραφιών...248 Αλλαγή προβολής στο PowerPoint...250 Εισαγωγή διαφανειών...252 Αλλαγή διάταξης διαφανειών...254 Αλλαγή μεγέθους διαφανειών...256
Κεφάλαιο 14 Προσθήκη περιεχομένου στις διαφάνειες Προσθήκη και επεξεργασία κειμένου διαφανειών...258 Αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους και χρώματος του κειμένου...260 Εφαρμογή θεμάτων...264 Ρύθμιση διάστιχου και αποστάσεων...265 Στοίχιση κειμένου...266 Προσθήκη πλαισίου κειμένου σε διαφάνεια...267 Προσθήκη πίνακα σε διαφάνεια...268 Προσθήκη γραφήματος σε διαφάνεια...270 Προσθήκη αποσπάσματος βίντεο σε διαφάνεια...272 Μετακίνηση αντικειμένων μιας διαφάνειας...274 Αλλαγή μεγέθους αντικειμένων μιας διαφάνειας...275 Κεφάλαιο 15 Σύνθεση και παρουσίαση προβολής διαφανειών Αναδιοργάνωση διαφανειών...276 Εκ νέου χρησιμοποίηση διαφανειών...278 Οργάνωση διαφανειών σε ενότητες...280 Εφέ μετάβασης διαφανειών...282 Προσθήκη εφέ κίνησης...284 Δημιουργία προσαρμοσμένων εφέ κίνησης...286 Ηχογράφηση αφήγησης...288 Επιλογή μουσικής επένδυσης...289 Δημιουργία σημειώσεων ομιλητή...290 Πρόβα παρουσίασης...292 Εκτέλεση παρουσίασης...294 Έλεγχος και αναθεώρηση παρουσίασης...298 Δημιουργία πακέτου παρουσίασης σε CD...300 Προβολή παρουσίασης μέσω Διαδικτύου...302
Περιεχόμενα Μέρος V Κεφάλαιο 16 Access Οι κύριες έννοιες των βάσεων δεδομένων Κατανόηση των κύριων εννοιών των βάσεων δεδομένων...306 Δημιουργία βάσης δεδομένων με βάση ένα πρότυπο...308 Δημιουργία κενής βάσης δεδομένων...310 Δημιουργία νέου πίνακα...312 Αλλαγή προβολών πίνακα...314 Προσθήκη πεδίου σε πίνακα...316 Διαγραφή πεδίου από πίνακα...317 Απόκρυψη πεδίου πίνακα...318 Μετακίνηση πεδίου πίνακα...319 Δημιουργία φόρμας...320 Αλλαγή προβολής φόρμας...322 Μετακίνηση πεδίου φόρμας...323 Διαγραφή πεδίου φόρμας...324 Εφαρμογή θέματος βάσης δεδομένων...325 Μορφοποίηση πεδίων φόρμας...326 Προσθήκη εικόνας φόντου...327 Κεφάλαιο 17 Προσθήκη και εύρεση δεδομένων, και δημιουργία ερωτημάτων Προσθήκη εγγραφών μέσω πίνακα...328 Προσθήκη εγγραφών μέσω φόρμας...330 Περιήγηση στις εγγραφές μέσω φόρμας...332 Αναζήτηση εγγραφών μέσω φόρμας...333 Διαγραφή εγγραφών πίνακα...334 Διαγραφή εγγραφών μέσω φόρμας...335 Ταξινόμηση εγγραφών...336 Φιλτράρισμα εγγραφών...338
Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους...340 Δημιουργία απλού ερωτήματος...342 Δημιουργία εκθέσεων...346 Μέρος VII Κεφάλαιο 18 Outlook Οργάνωση με το Outlook Περιήγηση στο Outlook...352 Προγραμματισμός συναντήσεων...354 Δημιουργία νέων επαφών...356 Δημιουργία νέων εργασιών...358 Προσθήκη σημειώσεων...360 Προσαρμογή της γραμμής Περιήγησης...362 Συνοπτική προβολή συναντήσεων και εργασιών...364 Αναζήτηση στα στοιχεία του Outlook...366 Χρήση της Γραμμής εκκρεμών εργασιών...368 Σύνδεση επαφών...369 Κεφάλαιο 19 Ηλεκτρονική αλληλογραφία με το Outlook Σύνταξη και αποστολή μηνυμάτων...370 Αποστολή συνημμένων αρχείων...372 Ανάγνωση εισερχόμενων μηνυμάτων...373 Απάντηση σε μηνύματα ή προώθηση...374 Προσθήκη αποστολέων στις επαφές του Outlook...376 Διαγραφή μηνυμάτων...377 Χρήση συνομιλιών...378 Διαλογή ανεπιθύμητης αλληλογραφίας...380 Δημιουργία κανόνων...382
Περιεχόμενα Μέρος VII Κεφάλαιο 20 Publisher Τα βασικά του Publisher Δημιουργία δημοσιεύσεων...386 Μεγέθυνση και σμίκρυνση...388 Προσθήκη κειμένου...390 Προσθήκη νέου πλαισίου κειμένου...391 Εναλλαγή εικόνων...392 Αποθήκευση δημοσίευσης για ψηφιακή εκτύπωση...394 Κεφάλαιο 21 Προσαρμογή δημοσιεύσεων Αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους και χρώματος του κειμένου...396 Εφαρμογή εφέ κειμένου...400 Αλλαγή στοίχισης κειμένου...401 Προσθήκη περιγραμμάτων...402 Ρύθμιση της αναδίπλωσης κειμένου...403 Σύνδεση πλαισίων κειμένου...404 Επεξεργασία φόντου...406 Προσθήκη μπλοκ δόμησης...408 Δημιουργία μπλοκ δόμησης...410
Μέρος VIII Κεφάλαιο 22 OneNote Δημιουργία σημειώσεων με το OneNote Περιήγηση στο OneNote...414 Εισαγωγή σημειώσεων με το πληκτρολόγιο και δημιουργία χειρόγραφων σημειώσεων...416 Εισαγωγή και μορφοποίηση πινάκων...418 Επισύναψη αρχείων σε σημειώσεις...420 Δημιουργία Γρήγορων Σημειώσεων...421 Εισαγωγή αποσπασμάτων οθόνης...422 Καταγραφή ηχογραφημένων σημειώσεων...424 Κεφάλαιο 23 Οργάνωση και κοινή χρήση σημειώσεων Δημιουργία νέου σημειωματαρίου...426 Δημιουργία νέας ενότητας...427 Δημιουργία νέας σελίδας...428 Μετονομασία ενοτήτων και σελίδων...429 Ομαδοποίηση ενοτήτων...430 Αναζήτηση στις σημειώσεις...432 Αναζήτηση για πρόσφατες τροποποιήσεις...434 Ρύθμιση επιλογών συγχρονισμού...435 Κοινή χρήση σημειώσεων με άτομα που δεν έχουν το OneNote...436 Ευρετήριο... 438
ΜΈΡΟΣ Ι Λειτουργίες του Office Όλες οι εφαρμογές του Office 2016 έχουν κοινή όψη και αίσθηση. Σε κάθε πρόγραμμα θα βρείτε πολλές κοινές λειτουργίες, όπως την Κορδέλα, τη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, τα στοιχεία ελέγχου των παραθύρων και την καρτέλα Αρχείο. Πολλές από τις εργασίες που εκτελείτε, όπως η δημιουργία και η χρήση αρχείων, γίνονται με τις ίδιες διαδικασίες σε όλα τα προγράμματα του Office. Σε αυτό το μέρος του βιβλίου θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τις πιο συνηθισμένες δυνατότητες του Office και πώς να εκτελείτε βασικές εργασίες.
Κεφάλαιο 1: Τα βασικά του Office..................... 20 Κεφάλαιο 2: Χρήση αρχείων........................ 34 Κεφάλαιο 3: Εργαλεία επεξεργασίας γραφικών............ 52 Κεφάλαιο 4: Χρήση αρχείων του Office μέσω του Διαδικτύου... 60
Εκκίνηση και τερματισμός εφαρμογών του Office Το Office 2016 απαιτεί επεξεργαστή αρχιτεκτονικής 32 bit ή 64 bit και ταχύτητας τουλάχιστον 1 GHz, καθώς και 1 ή 2 GB μνήμη RAM, ανάλογα με την ταχύτητα του επεξεργαστή. Στο σύστημά σας πρέπει να είναι εγκατεστημένη κάποια έκδοση των Windows (Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows Server 2008 R2 ή Windows Server 2012). Σε αυτή την ενότητα θα χρησιμοποιήσουμε την Access για να δούμε πώς ανοίγουμε μια εφαρμογή του Office στα Windows 10. Όταν ανοίγει ένα πρόγραμμα του Office, εμφανίζεται η οθόνη έναρξής του, με την οποία μπορείτε είτε να βρείτε ένα έγγραφο που χρησιμοποιήσατε πρόσφατα είτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο. Στο Κεφάλαιο 2 θα δείτε και άλλους τρόπους για να δημιουργείτε και να ανοίγετε έγγραφα. Ξεκινήστε και τερματίστε εφαρμογές του Office 1 Πατήστε στο κουμπί Έναρξη των Windows. A Θα εμφανιστεί το μενού Έναρξη των Windows. 1 Σημείωση: Κατά τον χρόνο έκδοσης του βιβλίου, η ελληνική γλώσσα δεν υποστηρίζεται από το βοήθημα φωνητικής αναζήτησης των Windows 10, Cortana. Σε επόμενες ενημερώσεις του λειτουργικού συστήματος θα προστεθούν και τα ελληνικά, οπότε θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε φωνητικές διαταγές για τις αναζητήσεις σας. A 20
ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΕΣ ΤΟΥ OFFICE Τα βασικά του Office ΚΕΦΆΛΑΙΟ 1 2 Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το όνομα του προγράμματος. Για το παράδειγμά μας, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τα πρώτα γράμματα της λέξης Access. B Θα εμφανιστεί ένας κατάλογος με επιλογές που ταιριάζουν με τη λέξη που πληκτρολογήσατε. 3 Πατήστε στην επιλογή που αντιστοιχεί στο πρόγραμμα το οποίο θέλετε να ανοίξετε. Το πρόγραμμα θα ανοίξει εμφανίζοντας την οθόνη έναρξής του, από την οποία μπορείτε να δημιουργήσετε νέα έγγραφα ή να ανοίξετε ήδη υπάρχοντα. Για άλλους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να ανοίγετε έγγραφα, συμβουλευτείτε το Κεφάλαιο 2. Γ Από αυτό το τμήμα παραθύρου μπορείτε να ανοίξετε ένα υπάρχον έγγραφο. Δ Από αυτό το τμήμα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο. Γ Ε Εδώ φαίνεται αν έχετε συνδεθεί στο Office 365. Σημείωση: Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στο Office 365 δείτε το Κεφάλαιο 4. 3 2 B E Ζ Δ Ζ Για να βγείτε από το πρόγραμμα, πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο ( ). Σημείωση: Αν το κουμπί Κλείσιμο ( ) δεν φαίνεται στην οθόνη, μετακινήστε τον δείκτη του ποντικιού ( ) στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης για να εμφανιστεί. ΣΥΜΒΟΥΛΉ Μπορώ να δημιουργώ συντομεύσεις για να ανοίγω τις εφαρμογές του Office; Μπορείτε, αλλά είναι πιο εύκολο να «καρφιτσώνετε» τις εφαρμογές στη γραμμή εργασιών των Windows ή στο μενού Έναρξη. Ακολουθήστε τα βήματα 1 και 2 αυτής της ενότητας. Μετά πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο όνομα του προγράμματος όπως εμφανίζεται στον κατάλογο. Στο μενού που εμφανίζεται, πατήστε σε κάποια από τις επιλογές Καρφίτσωμα στη γραμμή εργασιών ή Καρφίτσωμα στην Έναρξη. Τα Windows 10 θα «καρφιτσώσουν» το πρόγραμμα στη γραμμή εργασιών ή στο μενού Έναρξη, αντίστοιχα. Για να ανοίξετε το πρόγραμμα, απλώς πατήστε στο αντίστοιχο κουμπί που υπάρχει στη γραμμή εργασιών ή στο μενού Έναρξη. Τα προγράμματα που είναι καρφιτσωμένα στο μενού Έναρξη εμφανίζονται στο δεξιό μέρος του ως πλακίδια. 21
Περιήγηση στα παράθυρα προγραμμάτων Όλα τα προγράμματα του Office έχουν την ίδια εμφάνιση και πολλές ίδιες λειτουργίες. Αν μάθετε πού βρίσκονται τα διάφορα στοιχεία σε μία εφαρμογή του Office, τότε εύκολα μπορείτε να περιηγείστε με τον ίδιο τρόπο και στις υπόλοιπες. Τέτοιες κοινές λειτουργίες είναι, μεταξύ άλλων, οι ράβδοι κύλισης, η Κορδέλα και η γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Η Κορδέλα περιλαμβάνει τις διαταγές που σύμφωνα με τους δημιουργούς του Office θα χρησιμοποιείτε πιο συχνά, ενώ και η γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης περιέχει τις πλέον συνηθισμένες διαταγές. Μπορείτε όμως να προσαρμόσετε και τα δύο στοιχεία στις ανάγκες σας. Α Γραμμή τίτλου Εδώ εμφανίζεται το όνομα του B A E Δ ανοιγμένου αρχείου και του προγράμματος του Office. Γ Β Γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Περιέχει κουμπιά για γρήγορη πρόσβαση σε πολύ συνηθισμένες διαταγές, όπως Αποθήκευση, Αναίρεση και Επανάληψη. Γ Κορδέλα Περιέχει ομάδες σχετικών μεταξύ τους διαταγών, οργανωμένων σε καρτέλες. Κάθε καρτέλα περιλαμβάνει κουμπιά με τα οποία Η Θ εκτελείτε συνήθεις εργασίες. Ζ Δ Χειριστήρια παραθύρου προγράμματος Με αυτά τα κουμπιά μπορείτε να ρυθμίζετε την εμφάνιση του παραθύρου κάθε προγράμματος. Μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε την Κορδέλα και επίσης να ελαχιστοποιήσετε το παράθυρο προγράμματος, να το μεγιστοποιήσετε ή να το κλείσετε. Ε Ένδειξη σύνδεσης στο Office 365 Αν εδώ βλέπετε το όνομά σας, τότε έχετε συνδεθεί στο Office 365. Όταν πατάτε με τον δείκτη του ποντικιού στο όνομά σας, εμφανίζεται ένα μενού από το οποίο μπορείτε να διαχειρίζεστε τις ρυθμίσεις του προσωπικού σας λογαριασμού Microsoft ή να συνδεθείτε σε έναν άλλο λογαριασμό Microsoft. Αν δεν έχετε συνδεθεί στο Office 365, τότε εδώ εμφανίζεται ο σύνδεσμος Είσοδος. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στο Office 365 δείτε το Κεφάλαιο 4. Ζ Γραμμή κατάστασης Εδώ εμφανίζονται πληροφορίες για το τρέχον έγγραφο Office. Η Συντομεύσεις προβολών Με αυτές τις συντομεύσεις μπορείτε να αλλάζετε την προβολή του εγγράφου. Θ Χειριστήρια ζουμ Από εδώ αλλάζετε τον βαθμό μεγέθυνσης του εγγράφου. 22
ΚΕΦΆΛΑΙΟ Χρήση της προβολής Backstage 1 Για να ανοίξετε την προβολή Backstage, πατήστε στην καρτέλα Αρχείο. Στην προβολή Backstage υπάρχουν διάφορες επιλογές με τις οποίες μπορείτε να ανοίγετε, να αποθηκεύετε και να τυπώνετε έγγραφα, να διαγράφετε προσωπικά δεδομένα και να διανέμετε έγγραφα. Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίζετε τις επιλογές που καθορίζουν τη συμπεριφορά των προγραμμάτων του Office. Εξάλλου, από την προβολή Backstage μπορείτε να χειρίζεστε τους φακέλους του σκληρού δίσκου ή του δικτύου στους οποίους αποθηκεύετε έγγραφα, και επίσης να διαχειρίζεστε τον λογαριασμό σας στο Office 365. Χρησιμοποιήστε την προβολή Backstage 1 Για να ανοίξετε την προβολή Backstage, πατήστε στην καρτέλα Αρχείο. 1 Α Εδώ εμφανίζονται οι πιο συνηθισμένες διαταγές διαχείρισης αρχείων και προγραμμάτων. Β Εδώ εμφανίζονται κουμπιά στα οποία μπορείτε να πατάτε. Γ Εδώ εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με το κουμπί στο οποίο έχετε πατήσει. Οι πληροφορίες που εμφανίζονται στο δεξιό τμήμα διαφέρουν ανάλογα με το κουμπί. Σημείωση: Οι διαταγές Νέο, Κλείσιμο και Επιλογές δεν εμφανίζουν επιπλέον κουμπιά ή πληροφορίες, αλλά εκτελούν απευθείας άλλες ενέργειες. 2 Για να επιστρέψετε στο ανοιχτό έγγραφο, πατήστε στο κουμπί Πίσω ( ). A 2 B Γ 23
Αλλαγή του συνδυασμού χρωμάτων Με τα θέματα και τα σχέδια φόντου του Office μπορείτε να αλλάζετε την εμφάνιση της οθόνης των προγραμμάτων. Τα θέματα ρυθμίζουν τον συνδυασμό χρωμάτων κάθε προγράμματος, ενώ τα σχέδια φόντου προσθέτουν μια ιδιαίτερη νότα στην οθόνη εργασίας σας. Με τους συνδυασμούς χρωμάτων μπορείτε να βλέπετε πιο ευκρινώς τα στοιχεία που εμφανίζονται στην οθόνη, αλλά τα σχέδια φόντου ίσως να αποσπούν την προσοχή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα θέματα ακόμα και χωρίς να συνδεθείτε στο Office 365. Δεν ισχύει το ίδιο για τα σχέδια φόντου, τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο αφού συνδεθείτε. Για πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στο Office 365 και την έξοδο από αυτό, δείτε το Κεφάλαιο 4. Αλλάξτε τον συνδυασμό χρωμάτων Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδεθεί στο Office 365. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε το Κεφάλαιο 4. 1 1 Ανοίξτε την προβολή Backstage πατώντας στην καρτέλα Αρχείο. 2 Πατήστε στην επιλογή Λογαριασμός. 3 Πατήστε στο βέλος της επιλογής Θέμα του Office ( ). 4 Επιλέξτε ένα θέμα του Office. Τα χρώματα του προγράμματος θα αλλάξουν. 2 4 3 24
ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΕΣ ΤΟΥ OFFICE Τα βασικά του Office ΚΕΦΆΛΑΙΟ 1 Σημείωση: Μερικές αλλαγές που γίνονται από κάποια θέματα δεν είναι άμεσα εμφανείς. 5 Πατήστε στο βέλος της επιλογής Φόντο του Office ( ). 6 Επισημάνετε με τον δείκτη του ποντικιού ( ) μια επιλογή από το μενού που εμφανίζεται. Α Στο επάνω μέρος του παραθύρου θα εμφανιστεί ένα σχέδιο φόντου. Το σχέδιο παραμένει στην οθόνη καθώς επεξεργάζεστε τα έγγραφα. 7 Επιλέξτε το σχέδιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή πατήστε στην επιλογή Χωρίς φόντο. 8 Για να επιστρέψετε στο έγγραφο, πατήστε στο κουμπί Πίσω ( ). Θα εμφανιστούν το θέμα και η εικόνα φόντου που επιλέξατε. Β Η εικόνα φόντου φαίνεται πίσω από τη γραμμή τίτλου και τις καρτέλες της Κορδέλας. 8 6 5 A B ΣΥΜΒΟΥΛΉ Τι θα συμβεί αν επιλέξω μια εικόνα φόντου του Office και μετά αποσυνδεθώ από το Office 365; Η εικόνα φόντου δεν θα εμφανίζεται πια στο πρόγραμμα, αλλά θα εμφανιστεί ξανά μόλις συνδεθείτε ξανά στο Office 365. Παρόμοια, οι αλλαγές θεμάτων που κάνετε ενώ έχετε συνδεθεί στο Office 365 χάνονται όταν αποσυνδέεστε. Για να επιλέξτε θέμα, όμως, δεν είναι απαραίτητο να έχετε συνδεθεί στο Office 365. Αρκεί απλώς να ολοκληρώσετε τα βήματα 1 έως 4. 25