Η έκδοση 5.50 ΑΠΑΙΤΕΙ Convert μετά την εγκατάσταση.

Μελίσσια, 10 Δεκεμβρίου 2010 Εγκατάσταση της έκδοσης 5.50 Προκειμένου να ενημερώσετε τον υπολογιστή σας με την έκδοση 5.50 της εφαρμογής Academia Financials Γενική Λογιστική παρακαλούμε διαβάστε τις οδηγίες που ακολουθούν. Περιεχόμενα Φακέλου Ο φάκελος που παραλάβατε περιέχει 1 CD. Αντίγραφα Ασφαλείας Λόγω των μετασχηματισμών που θα γίνουν στα αρχεία σας, θα πρέπει να πάρετε οπωσδήποτε αντίγραφο (Backup) των αρχείων σας. Από το φάκελο που είναι εγκατεστημένη η εφαρμογή \DCWinEra θα αντιγράψετε τον φάκελο Datasql. Κατά τη διαδικασία λήψης του Backup, δεν πρέπει να είναι κανένας χρήστης μέσα στην εφαρμογή και πρέπει να σταματήσετε τη λειτουργία του MSSQL SERVER. Προδιαγραφές Hardware και Λειτουργικού Συστήματος Σε περίπτωση νέας εγκατάστασης και χρήσης του SQL SERVER 2008 απαιτούνται: Λειτουργικό σύστημα MICROSOFT WINDOWS XP-SP3 ή μεταγενέστερο. Ελάχιστη Μνήμη 2 Gb για τον Server και 1 Gb για κάθε client. DVD ROM Σε περίπτωση υπάρχουσας εγκατάστασης και χρήσης MS SQL SERVER 2000 απαιτούνται: Ελάχιστη μνήμη 1 GB για το client μηχάνημα Ελάχιστη μνήμη 2 GB για τον Server Εγκατάσταση Προγράμματος από το CD ΠΡΟΣΟΧΗ Η έκδοση 5.50 ΑΠΑΙΤΕΙ Convert μετά την εγκατάσταση. Πριν προχωρήσετε στην εγκατάσταση βεβαιωθείτε ότι ο χρήστης με τον οποίο έχετε συνδεθεί έχει προνόμια διαχειριστή (administrator) στο συγκεκριμένο μηχάνημα! Data Communication 1

Το CD της εφαρμογής είναι αυτοεκτελούμενο (auto-run). Σε περίπτωση που δεν είναι ενεργοποιημένη η εντολή auto-run στο CD_ROM drive του υπολογιστή, τότε από την επιλογή των Windows ΕΝΑΡΞΗ (Start) - ΕΚΤΕΛΕΣΗ (Run) πληκτρολογήστε π.χ. D:\setup.exe (όπου D αντιστοιχεί στο CD-ROM drive). ** Για να μπορεί να λειτουργήσει το auto-run θα πρέπει, κάνοντας δεξί κλικ στον Internet Explorer, στην επιλογή «Ιδιότητες (Properties) \ Για Προχωρημένους (Advanced)», να είναι επιλεγμένη η επιλογή «Να επιτρέπεται η εκτέλεση ενεργού περιεχομένου CD στον Υπολογιστή». Ανάλογα με την εγκατάσταση που έχετε ακολουθείτε τις παρακάτω οδηγίες: SINGLE USER ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Τοποθετήστε το CD της εφαρμογής στον υπολογιστή και πηγαίνετε στην αρχική οθόνη. Πατώντας «Επόμενο» εμφανίζεται η οθόνη με τις απαιτήσεις του προγράμματος σε H/W και S/W και τα χαρακτηριστικά του μηχανήματός σας. Πατώντας «Επόμενο» εμφανίζεται η οθόνη αποδοχής άδειας χρήσης όπου επιλέγετε «Ναι». Όταν φθάσετε στο κεντρικό μενού επιλέγετε «Academia Γενική Λογιστική» και πατάτε «Επόμενο». Ακολουθεί η οθόνη σύνδεσης διακομιστή SQL. Σε αυτό το σημείο, στη θέση «Διακομιστής βάσης», πρέπει να δηλωθεί ο διακομιστής της βάσης δεδομένων στον οποίο θα γίνει η εγκατάσταση των αρχείων της εφαρμογής. Data Communication 2

Πατάτε «Αναζήτηση» ώστε να επιλέξετε από τον κατάλογο με τους διακομιστές SQL που θα εμφανιστεί. ΣΗΜΕΙΩΣΗ 1 Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του διακομιστή SQL, μπορείτε να το δείτε πηγαίνοντας με το mouse στο εικονίδιο SQL Server της εφαρμογής που βρίσκεται στο status bar, στο κάτω μέρος της οθόνης. (Το όνομα του διακομιστή αποτελείται από τον γενικό τύπο: Όνομα Υπολογιστή\DCDATA) ή Όνομα Υπολογιστή\SQL2008. ΣΗΜΕΙΩΣΗ 2 Αφού συμπληρώσετε το διακομιστή SQL, ελέγξτε ότι ο τρόπος σύνδεσης με το χρήστη γίνεται με πιστοποίηση από το διακομιστή (Σύνδεση με Χρήση= 2 η επιλογή). Ως όνομα χρήστη (Αναγνωριστικό) θα πρέπει να είναι επιλεγμένο το sa, με κενό τον Κωδικό Πρόσβασης. Στην περίπτωση που για τη σύνδεση με το διακομιστή SQL απαιτείται διαφορετικό όνομα χρήστη ή κωδικός πρόσβασης, πρέπει να πληκτρολογήσετε αυτά τα στοιχεία. Data Communication 3

Αφού δηλώσετε τον διακομιστή SQL, πατάτε «Επόμενο». Ακολουθεί η οθόνη επιλογής δίσκου εγκατάστασης. Επιλέγετε τη μονάδα δίσκου στην οποία θέλετε να εγκατασταθούν τα αρχεία του προγράμματος και πατάτε «OK». Ακολουθεί η οθόνη τύπου εγκατάστασης με την ερώτηση «Θέλετε να αντικατασταθούν οι πρότυπες βάσεις δεδομένων που ήδη υπάρχουν;» Εάν επιλέξετε «Αντικατάσταση Πρότυπων Βάσεων», θα εγκατασταθούν οι Πρότυπες και οι Demo Εταιρίες της εφαρμογή, γεγονός που σημαίνει ότι θα εγκατασταθούν: α) Οι Πρότυπες Εταιρίες της εφαρμογής (900, 995, 997, 998, 999) με ενσωματωμένες όλες τις τράπεζες με τα υποκαταστήματά τους, τους λογαριασμούς τάξεως του Ενιαίου Λογιστικού Σχεδίου και ενημερωμένες τις νέες συνδέσεις των Λογ/σμών Λογ/κής με τους Λογ/σμούς ΦΠΑ, τους Λογ/σμούς Εντύπων ΦΠΑ και την κατηγορία εντύπου Ε3. Data Communication 4

β) Η νέα Πρότυπη Εταιρία 991 η οποία μπορεί να χρησιμοποιείται στις περιπτώσεις μεταφοράς δεδομένων από DOS. Περιέχει Κωδικούς Καθεστώτος ΦΠΑ όπως εμφανίζονται στο Dos και επιπλέον δεν περιέχει αρχείο ΔΟΥ. γ) Η Demo Εταιρία 950 με παραδείγματα για όλα τα υποσυστήματα της εφαρμογής και η Demo 994 χωρίς παραδείγματα αλλά με σταθερά στοιχεία. Εάν επιλέξετε «Διατήρηση Πρότυπων Βάσεων», η εγκατάσταση θα πραγματοποιηθεί χωρίς να ενημερωθείτε με τις παραπάνω αλλαγές. Προτείνεται να επιλέξετε αντικατάσταση των πρότυπων βάσεων, εκτός κι αν ήδη χρησιμοποιείτε κάποια από τις πρότυπες βάσεις για δική σας χρήση. Πατάτε «Επόμενο», ώστε να ξεκινήσει η διαδικασία της εγκατάστασης. Περιμένετε μέχρι η διαδικασία να ολοκληρωθεί. Επιλέγετε «ΟΚ» και στη συνέχεια «Ολοκλήρωση», ώστε η διαδικασία της εγκατάστασης να τερματιστεί. MULTI USER ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΣΕ ΔΙΚΤΥΟ WINDOWS ΠΡΟΣΟΧΗ: Η εγκατάσταση γίνεται στον Server! Θα ακολουθήσετε τα ίδια βήματα με την εγκατάσταση σε Single User με τη διαφορά ότι: - στην επιλογή Διακομιστή επιλέγετε τον διακομιστή του Server - στην επιλογή Δίσκου Εγκατάστασης επιλέγετε τον τοπικό δίσκο του υπολογιστή και ΟΧΙ το δίσκο του δικτύου. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν απαιτείται η εγκατάσταση της εφαρμογής στους σταθμούς εργασίας! Μετασχηματισμός Αρχείων Εφαρμογής (Convert) Όταν ολοκληρωθεί η εγκατάσταση της εφαρμογής, πηγαίνετε στον Server ή σε ένα σταθμό εργασίας από τον οποίο μπορείτε να δουλέψετε το πρόγραμμα και επιλέξτε: Έναρξη Προγράμματα Data Communication WinEra - Convert. ΠΡΟΣΟΧΗ 1: Πριν προχωρήσετε σε αυτή τη διαδικασία, πρέπει να έχετε πάρει οπωσδήποτε backup τα κοινά αρχεία και τις εταιρίες της εφαρμογής. Πληκτρολογήστε το χρήστη και τον κωδικό που χρησιμοποιείτε όταν μπαίνετε στο πρόγραμμα. Μπαίνοντας στην εφαρμογή πατήστε «Έναρξη». Αμέσως θα ξεκινήσει η διαδικασία του Convert ΠΡΟΣΟΧΗ 2: Να μην υπάρχουν χρήστες στο σύστημα κατά τη διαδικασία του convert. Μη διακόψετε την εργασία μέχρι να εμφανιστεί το μήνυμα «Η Διαδικασία Ολοκληρώθηκε». Εάν κατά τη διαδικασία του convert παρουσιαστούν μηνύματα, παρακαλώ επικοινωνήστε με το τμήμα Τ.Υ. της Data Communication. Data Communication 5

Νέες Δυνατότητες της Έκδοσης 5.50 της Academia Financials Γενική Λογιστική Αγαπητοί Συνεργάτες, με την αποστολή της έκδοσης 5.50 της Academia Financials Γενική Λογιστική, έχετε στα χέρια σας μια εφαρμογή με μοναδικά χαρακτηριστικά και ιδιότητες, που σας παρέχει τη δυνατότητα ολοκληρωμένης κάλυψης των αναγκών της επιχείρησής σας. Στην έκδοση 5.50 έχουν ενσωματωθεί 8 νέες δυνατότητες. Πολλές από αυτές έχουν προστεθεί μετά από προτάσεις που κατά καιρούς μας έχετε στείλει. Στόχος μας οι προτάσεις σας να ενσωματώνονται συνεχώς στις νέες εκδόσεις, εμπλουτίζοντας την εφαρμογή με γνώμονα την τελειότητα στην ευχρηστία και την υψηλή παραγωγικότητα. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Η αποστολή της έκδοσης 5.50 αποσκοπεί στην έγκαιρη προετοιμασία σας για την αλλαγή των συντελεστών του ΦΠΑ από 1ης Ιανουαρίου 2011. ΓΕΝΙΚΑ 1. ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΛΛΑΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ (ΝΕΟ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑ) Νέο υποσύστημα με το οποίο είναι δυνατή η παρακολούθηση του ιστορικού μεταβολών δεδομένων σε επιλεγμένα από το χρήστη πεδία της εφαρμογής, π.χ. «Τιμή Είδους». Σας επιτρέπει να ελέγχετε πλήρως τις μεταβολές (τροποποιήσεις ή διαγραφές) και να γνωρίζετε ποιος χρήστης, πότε και σε ποιο πεδίο, πραγματοποίησε μεταβολή. Τέλος, σας δίνει τη δυνατότητα να γνωρίζετε την τιμή του πεδίου πριν και μετά τη μεταβολή. Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα παρακολούθησης και να επιλέξετε τα πεδία για τα οποία θέλετε να παρακολουθείτε ιστορικό, επιλέξτε από το βασικό μενού «Λοιπά Υποσυστήματα\Ιστορικό Αλλαγής Δεδομένων\Διαχείριση Ιστορικού». Για να δείτε τα αποτελέσματα του ιστορικού παρακολούθησης για ένα πεδίο, πατήστε CTRL+F1 στο συγκεκριμένο πεδίο, ή το εικονίδιο «Ιστορικό» από τη γραμμή εντολών. Για την αποτύπωση των αποτελεσμάτων διατίθεται επίσης η εκτύπωση «Λοιπά Υποσυστήματα\ Ιστορικό Αλλαγής Δεδομένων\Εκτύπωση Ιστορικού». 2. Όλες οι εκτυπώσεις των ετικετών μετριούνται πλέον σε εκατοστά και σε ίντσες, όπου 1in = 2,54 cm. Η μέτρηση σε ίντσες σας επιτρέπει να έχετε πλήρη αντιστοιχία μεταξύ της ετικέτας που θέλετε να φτιάξετε και της αποτύπωσης στην οθόνη. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ 3. Στην επιλογή «Κύριες Εργασίες\Κινήσεις Λογιστικής» η εφαρμογή προβάλλει προειδοποιητικό μήνυμα, στην περίπτωση που καταχωρείτε μία εγγραφή όμοια με κάποια παλαιότερη. Μπορείτε να δείτε την όμοια εγγραφή είτε κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας στη συνέχεια «Hot Keys\Όμοιες Εγγραφές», είτε πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων «Ctrl+ D». Σε περίπτωση που η όμοια εγγραφή είναι παραπάνω από μία, πατώντας τα βελάκια δεξιά/αριστερά μπορείτε να δείτε όλες τις όμοιες εγγραφές. ΕΝΤΥΠΑ 4. Στο βασικό μενού των εντύπων έχει προστεθεί η νέα επιλογή «Περαίωση 2000-2009»που αφορά στην περαίωση 2009. Από την επιλογή «Καταχώριση Περαίωσης» μπορείτε να καταχωρίσετε τα στοιχεία της περαίωσης και από την επιλογή «Εκτύπωση Περαίωσης 2000-2009» μπορείτε να τα εκτυπώσετε. Υποχρεωτικό κριτήριο της εκτύπωσης είναι το «Διαχ. Έτος». Data Communication 6

ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ Κατά το σχεδιασμό των φορμών εκτύπωσης λογιστικής, στην επιλογή «Φόρμες Εκτύπωσης\Φόρμες Λογιστικής» προστέθηκαν: 5. Η δυνατότητα να εισαγάγετε το λογότυπό σας στην εκτυπωτική σας φόρμα. Για να γίνει αυτό, από το «Παράμετροι\Παράμετροι Εταιρίας\Διαχείριση Εταιριών, στην καρτέλα «Οριζόμενα», εισάγετε την εικόνα που επιθυμείτε. Στη συνέχεια, από το «Παράμετροι\Φόρμες Εκτύπωσης\Φόρμες Λογιστικής», στη φόρμα στην οποία θέλετε να εμφανίζεται το λογότυπο, στην υπο-οθόνη «Λογότυπο», επιλέγετε την εικόνα που θέλετε να εμφανίσετε και τσεκάρετε στο checkbox «Λογότυπο». 6. Η δυνατότητα να αλλάξετε μαζικά τη γραμματοσειρά των πεδίων κάποιας φόρμας από «Συμπυκνωμένη» σε «Κανονική» και το αντίστροφο. Για να αλλάξετε όλα τα πεδία της φόρμας, πρέπει αρχικά να επιλέξετε ένα πεδίο πατώντας δεξί κλικ > Επιλογή. Στη συνέχεια, πατώντας ξανά δεξί κλικ, επιλέξτε «Γραμματοσειρά > Αλλαγή Όλων σε Συμπυκνωμένη ή Αλλαγή Όλων σε Κανονική». Αν θέλετε να αλλάξετε μαζικά τη γραμματοσειρά συγκεκριμένων πεδίων που βρίσκονται σε διάφορες γραμμές της φόρμας (αλλά όχι σε όλες), τότε θα πρέπει αρχικά να επιλέξετε ένα πεδίο (δεξί κλικ > Επιλογή) και ύστερα πατώντας το πλήκτρο CTRL να επιλέξετε με τον ίδιο τρόπο όσα πεδία θέλετε. Στη συνέχεια. με Δεξί κλικ > Γραμματοσειρά > Συμπυκνωμένη ή Κανονική επιλέγετε αυτήν που επιθυμείτε και οι αλλαγές γίνονται σε όλα τα επιλεγμένα πεδία. ΠΡΟΣΟΧΗ! Δεν μπορείτε να καταχωρήσετε πεδία με διαφορετική γραμματοσειρά στην ίδια γραμμή της φόρμας. 7. Στην επιλογή «Βοηθήματα-Utilities\Παραμετρικές Εκτυπώσεις\Παραμετρική Εκτύπωση Χρήστη» υπάρχει πλέον η δυνατότητα να εκτυπώσετε την παραμετρική εκτύπωση με θεωρημένη αρίθμηση σε κάθε αναλυτική γραμμή της εκτύπωσης (όχι σε κάθε σελίδα). Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτή πρέπει, στον πίνακα των Παραμέτρων (CTRL+P), αφού επιλέξετε το Αρχείο Select που επιθυμείτε, να τσεκάρετε στο checkbox «Θεωρημένη», ώστε να εμφανίσετε το νέο κριτήριο «Θεωρημένη Εκτύπωση», το οποίο και πρέπει στη συνέχεια να επιλέξετε στη φόρμα σας. Όταν το κριτήριο «Θεωρημένη Εκτύπωση» έχει την τιμή «Ναι», το πρόγραμμα θα εμφανίζει στις αναλυτικές γραμμές της εκτύπωσης την αρίθμηση που έχετε δηλώσει στην επιλογή «Αρίθμηση Ημερολογίων» (Γενική Λογιστική\Βοηθητικές Εργασίες\Λοιπές) για τη συγκεκριμένη φόρμα 8. Τέλος, στην επιλογή «Εκτυπώσεις Εταιρίες» είναι διαθέσιμο το κριτήριο «Ενεργή». Το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης της Data Communication είναι πάντα στη διάθεσή σας για να σας βοηθήσει σε ό,τι τυχόν χρειαστείτε. Με Εκτίμηση Χρυσούλα Χαλικιοπούλου Customer Services Manager Data Communication 7