ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΗΡΗΣΗΣ ΩΡΑΡΙΟΥ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ

ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΗΡΗΣΗΣ ΩΡΑΡΙΟΥ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ

Το «Σύστημα τήρησης ωραρίου εργαζομένων» προσφέρει αναλυτική και αποτελεσματική εποπτεία της εργασιακής κατάστασης. Αναπτύχθηκε με σκοπό την υποβοήθηση και την απλούστευση των σταδίων καταχώρησης και διαχείρισης των δεδομένων εργασίας, καθώς επίσης και την ανάλυση και εποπτεία των στοιχείων προσέλευσης και αποχώρησης του προσωπικού. Αυτό επιτυγχάνεται με συνεργασία μεταξύ του λογισμικού και της συσκευής ανάγνωσης μαγνητικών καρτών. 1. ΣΥΣΚΕΥΗ 1.1 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Η συσκευή βρίσκεται τοποθετημένη σε πλαστικο κουτί το οποίο εξασφαλίζει σε σχετικό βαθμό στεγανοποίηση στα ηλεκτρονικά εξαρτήματα. Στο κουτί υπάρχει βύσμα RJ-45 για δυκτιακή επικοινωνία με ηλεκτρονικό υπολογιστή. Στο μπροστινό τμήμα του κουτιού βρίσκεται η έγχρωμη οθόνη αφής για το χειρισμό της συσκευής. Με τα πλήκτρα Είσοδος και Λήξη γίνεται η προσέλευση και η αποχώρηση του προσωπικού. Αφού πιέσουμε στο αντίστοιχο σημείο στην οθόνη, πλησιάζουμε την κάρτα στο κάτω μέρος της συσκευής, εκεί που μας δείχνει το βέλος. Με το πλήκτρο Ρυθμίσεις μπαίνουμε στο μενού των ρυθμίσεων της συσκεύης, αφού πρώτα πληκτρολογήσουμε τον κωδικό στο αριθμητικό πληκτρολόγιο που εμφανίζεται και πατήσουμε Enter (Ο προεπιλεγμένος κωδικός είναι 1). Οι ρυθμίσεις που μπορούμε να κάνουμε σε αυτό το μενού είναι: Επιλογή γλώσσας: Ελληνικά ή Αγγλικά Φωτεινότητα οθόνης Προγραμματισμός κάρτας τοπικά Δοκιμή κάρτας τοπικά Αλλαγή κωδικού ρυθμίσεων. Για να γίνει αυτό, πληκτρολογούμε 2 φορές σωστά τον επιθυμητό κωδικό στο αριθμητικο πληκτρολόγιο που εμφανίζεται. Προφύλαξη οθόνης: ρυθμίζουμε μετά από πόσα λεπτά θα μπαίνει η οθόνη σε κατάσταση screen saver (1' έως 30'). Αν επιλέξουμε 0' τότε η προφύλαξη οθόνης είναι ανενεργή. Σε κατάσταση προφύλαξης οθόνης, η οθόνη είναι χωρίς καμμία ένδειξη (μαύρη). Για να επανέλθει σε κατάσταση κανονικής λειτουργίας πιέζουμε στο touch. Επιστροφή: επιστρέφουμε στην αρχική οθόνη. Στην αρχική οθόνη της συσκευής φαίνονται επίσης η τρέχουσα ημερομηνία και ώρα και αν αυτή είναι θερινή ή χειμερινή καθώς επίσης και η θερμοκρασία του εσωτερικού της συσκευής. Η αλλαγή της ώρας γίνεται αυτόματα. Σε περίπτωση που έχουμε θερινή ώρα, στην οθόνη κάτω δεξιά εμφανίζεται ένας ήλιος, ενώ όταν έχουμε χειμερινή εμφανίζεται ένα συννεφάκι.

1.2 ΤΕΧΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΣΥΣΚΕΥΗΣ Έγχρωμη οθόνη αφής υγρών κρυστάλλων 5,7'' Αναγνώστης καρτών προσέγγισης: RF-ID Αυτόματη αλλαγή θερινής χειμερινής ώρας Εσωτερική μνήμη RAM για λειτουργία OFF-LINE Θύρα επικοινωνίας: Ethernet Τάση λειτουργίας: 230V AC / 50Hz Διαστάσεις: 200(π) x 45(β) x 210(υ) mm Βάρος: 900 gr. Θερμοκρασία λειτουργίας: 0-55 ο C / Στάθμη υγρασίας: 10-90%

Ξεκινώντας το πρόγραμμα Όταν ξεκινήσετε το πρόγραμμα, εμφανίζεται το παράθυρο που ζητάει τον κωδικό χειριστή του προγράμματος. Αν είναι η πρώτη φορά που τρέχει το πρόγραμμα, και δεν έχουν οριστεί χειριστές-κωδικοί, η είσοδος γίνεται πατώντας ENTER. Στην περίπτωση που έχουν οριστεί χειριστές / κωδικοί, επιλέγουμε χειριστή, γράφουμε στο άδειο κουτάκι τον κωδικό και πατάμε ENTER. Εδώ πρέπει να αναφέρουμε ότι επειδή ο κωδικός είναι μυστικός, όταν γράφουμε στο κουτάκι τον κωδικό, εμφανίζονται *** αντί γραμμάτων-αριθμών που πληκτρολογούμε. Σε περίπτωση που έχουμε ξεχάσει τον κωδικό εισόδου στο πρόγραμμα, μπορούμε να πατήσουμε με το ποντίκι στη φράση Αν ξεχάσατε τον κωδικό και τότε εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο: Θα πρέπει να επικοινωνήσετε με τον προμηθευτή σας, στον οποίο θα δώσετε τον αριθμό που φαίνεται στο Αριθμός εγκατάστασης και αυτός θα σας δώσει τον Κωδικό εγκατάστασης. Δίνοντας τον αριθμό αυτό και πατώντας ENTER, μπορείτε να μπείτε στο πρόγραμμα και να δείτε και να αλλάξετε τον κωδικό εισόδου σας. - 4 -

1. Ρυθμίσεις Επικοινωνία λογισμικού και συσκευής Για να επικοινωνήσει το πρόγραμμα με τη συσκευή ανάγνωσης μαγνητικών καρτών, πρέπει να κάνουμε ορισμένες ρυθμίσεις. Αρχικά ορίσουμε ότι το ρολόι που συνδέουμε στον υπολογιστή είναι δικτυακό. Αυτό γίνεται από το βασικό μενού του προγράμματος, από την επιλογή 3. Ρυθμίσεις όπως φαίνεται στο διπλανό σχήμα, (πατάμε το κουμπί 3 ή κάνουμε κλικ πάνω στη φράση Ρυθμίσεις ). Όταν μπούμε στις Ρυθμίσεις εμφανίζεται το υπομενού της παρακάτω εικόνας. Εδώ πατάμε το πλήκτρο 6 (από το πληκτρολόγιο) ή κάνουμε κλικ στην επιλογή Παράμετροι. Στην καρτέλα Ρολόι επιλέγουμε δικτυακό και πατάμε F9 για αποθήκευση. Στη συνέχεια πηγαίνουμε στην επιλογή 2. Ρολόγια. Πατάμε το κουμπί Ρύθμιση συσκευών, και στο παράθυρο που ανοίγει πατάμε το κουμπί Αναζήτηση συσκευών. Εμφανίζονται οι συσκευές που βρέθηκαν. Σε περίπτωση που η συσκευή μας είναι σε διαφορετικό υποδίκτυο, εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα η διεύθυνση στη στήλη Real or new IP. Κάνουμε διπλό κλικ στη διέυθυνση, δίνουμε το νέο IP και πατάμε εντάξει. Κάνουμε κλικ στο κουτάκι στη στήλη συσκευές, πατάμε το κουμπί reset devices και κατόπιν το κουμπί κλείσιμο. Σε περίπτωση που η συσκευή μας είναι στο ίδιο υποδίκτυο, ακολουθούμε την ίδια διαδικασία, αλλά αφού κάνουμε κλικ στη στήλη συσκευές, πατάμε το κουμπί set devices και κατόπιν το κουμπί κλείσιμο. Στο παράθυρο Λίστα ρολογιών στο δίκτυο, πατάμε το κουμπί Αποθήκευση επιλεγμένου και στη συνέχεια κλείσιμο. Αν θέλουμε να δώσουμε περιγραφή στο ρολόι μας, τότε πατάμε το κουμπί Ονομασία Ρολογιού. Παρακάτω θα εξηγήσουμε όλες τις ρυθμίσεις με τη σειρά που αυτές εμφανίζονται στο παράθυρο των Ρυθμίσεων. - 5 -

1. Έλεγχος κάρτας Στη λειτουργία αυτή μπορούμε να ελέγξουμε τις κάρτες των εργαζομένων, π.χ. αν κατά τον προγραμματισμό τις μπερδέψουμε. Επιλέγοντας την, είτε κάνοντας κλικ με το ποντίκι στη φράση Έλεγχος κάρτας, είτε πατώντας το πλήκτρο 1 από το πληκτρολόγιο, εμφανίζεται το μήνυμα Περάστε την κάρτα από τη συσκευή ανάγνωσης, όπως φαίνεται στη διπλανή εικόνα. Αφού περάσουμε την κάρτα, εμφανίζονται τα στοιχεία που αντιστοιχούν στον εργαζόμενο - κάτοχό της, όπως ονοματεπώνυμο, Α.Μ και φωτογραφία. 3. Ωράρια Το παράθυρο ωραρίων χρησιμοποιείται για να καταχωρήσουμε το ωράριο ή ωράρια της επιχείρησης, να δημιουργήσουμε το πρόγραμμα εργασίας, αλλά και να το εφαρμόσουμε στους εργαζόμενους. Το ωράριο μπορεί να είναι είτε σταθερό, είτε με βάρδιες. Στην περίπτωση που έχουμε βάρδιες, αρχικά πηγαίνουμε από το βασικό μενού στις Ρυθμίσεις και πατάμε την επιλογή Παράμετροι. Στην καρτέλα Γενικές τσεκάρουμε την επιλογή Μη επαναλαμβανόμενα ωράρια (αν δεν επιλεχθεί, τότε τομείς) και πατάμε F9 για αποθήκευση. Εισαγωγή ωραρίου: πατάμε F2 από το πληκτρολόγιο ή το κουμπί από το παράθυρο του προγράμματος, και αφού γράψουμε το όνομα του ωραρίου πατάμε F9 για αποθήκευση. Στη συνέχεια πρέπει να δημιουργήσουμε το πρόγραμμα το οποίο ακολουθείται στην επιχείρησή μας και κατόπιν να εντάξουμε τους αντίστοιχους εργαζόμενους σε αυτό. - 6 -

Στην περίπτωση που έχουμε σταθερό ωράριο, ακολουθούμε την παρακάτω διαδικασία: Δημιουργία προγράμματος εργασίας: πατάμε F10 ή το κουμπί με τη λεζάντα Πρόγραμμα. Στο πάνω μέρος του παραθύρου που ανοίγει, εμφανίζεται ο πίνακας περιοδικότητας όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα, ενώ στο κάτω μέρος πίνακας για την επιλογή των εργαζομένων που ακολουθούν αυτό το ωράριο. Πατάμε F2 Διόρθωση και ανοίγει ένα νέο παράθυρο στο οποίο ορίζουμε τις ημέρες και ώρες εργασίας του προγράμματος. Αφού ολοκληρωθεί η παραπάνω διαδικασία, πρέπει να εφαρμόσουμε το πρόγραμμα στους εργαζόμενους. Επιλέγουμε τους εργαζόμενους που θέλουμε να εντάξουμε και πατάμε F4 ή κάνουμε κλικ στη φράση Εφαρμογή πίνακα σε εργαζόμενους. Στην οθόνη εμφανίζεται ένα παράθυρο που περιέχει το ημερολόγιο του έτους στο οποίο μπορούμε να επιλέξουμε συγκεκριμένη ημερομηνία, μήνα, χρονικό διάστημα ή ολόκληρο το έτος. Αν θέλουμε να επιλέξουμε: μία ημερομηνία, κάνουμε κλικ στο κουτάκι που αυτή αναγράφεται και πατάμε ENTER. ένα μήνα, κάνουμε κλικ στο κουτάκι που αναγράφεται ο μήνας π.χ. Μάιος και πατάμε ENTER. Όλο το έτος, κάνουμε κλικ στην πρώτη ημέρα (1 Ιανουαρίου), σύρουμε το ποντίκι έως την τελευταία ημέρα του χρόνου (31 Δεκεμβρίου) και πατάμε ENTER. - 7 -

Η διαδικασία αυτή ακολουθείται και στην περίπτωση που θέλουμε να επιλέξουμε οποιοδήποτε χρονικό διάστημα. (π.χ. πρόγραμμα για τους μήνες Απρίλιο - Μάιο - Ιούνιο) Διόρθωση: πατάμε F2 από το πληκτρολόγιο ή το κουμπί του προγράμματος. Αλλάζουμε την ονομασία του ωραρίου και πατάμε F9 για αποθήκευση. Διαγραφή: πατάμε F8 από το πληκτρολόγιο ή το κουμπί του προγράμματος. Το πρόγραμμα θα μας ζητήσει επιβεβαίωση της διαγραφής και θα μας ενημερώσει για μεταφορά του προγράμματος, των εργαζομένων και των καταγραφών της συσκευής στο ωράριο ΠΡΟΚΑΘΟΡΙΣΜΕΝΟ. Στην περίπτωση που έχουμε βάρδιες, αφού κάνουμε εισαγωγή ωραρίου, επιστρέφουμε στο βασικό μενού και πηγαίνουμε στο Πρόγραμμα Εργασίας για να δημιουργήσουμε το πρόγραμμα το οποίο ακολουθείται στην επιχείρησή μας και κατόπιν να εντάξουμε τους αντίστοιχους εργαζόμενους σε αυτό. 4. Εντολές συσκευής Για να επιλέξουμε την εντολή που θέλουμε να εκτελεστεί τη μαρκάρουμε, είτε κάνοντας πάνω στην αντίστοιχη φράση κλικ, είτε χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα με τα βέλη ( ή ) από το πληκτρολόγιο και πατάμε ENTER. Εμφάνιση ημερομηνίας / ώρας: εμφανίζεται η τρέχουσα ημερομηνία και ώρα της συσκευής. Ενημέρωση ημερομηνίας / ώρας: ενημερώνεται η ημερομηνία και ώρα της συσκευής σύμφωνα με τις τρέχουσες τιμές του υπολογιστή. Επανεκκίνηση συσκευής: χρήσιμη λειτουργία ιδιαίτερα σε περιπτώσεις που η συσκευή βρίσκεται σε απομακρυσμένο σημείο από τον υπολογιστή. Καθαρισμός κάρτας εργαζομένου: εμφανίζεται πίνακας με τους εργαζόμενους. Επιλέγουμε τον εργαζόμενο που θέλουμε και πατάμε ENTER. Καθαρισμός όλων των καρτών: με την εντολή αυτή διαγράφουμε τις κάρτες όλων των εργαζομένων. Λήψη OFFLINE στοιχείων: εισάγονται στο πρόγραμμα στοιχεία τα οποία έμειναν αποθηκευμένα στη μνήμη της συσκευής. Αυτό συμβαίνει όταν κατά την είσοδο ή και έξοδο των εργαζομένων η συσκευή δεν επικοινωνεί για οποιονδήποτε λόγο με τον υπολογιστή. Καθαρισμός OFFLINE στοιχείων: διαγράφονται τα στοιχεία που έχει στη μνήμη της η συσκευή αποθηκευμένα (δηλαδή αυτά που καταχωρήθηκαν όταν δεν υπήρχε επικοινωνία μεταξύ υπολογιστή και συσκευής). - 8 -

Αναβάθμιση Firmware: κάνουμε αναβάθμιση του λογισμικού της συσκευής Συγχρονισμός ρολογιών: σε περίπτωση που έχουμε περισσότερες από μία συσκευές, μεταφέρουμε τις ήδη καταχωρημένες κάρτες των εργαζομένων από τη μία συσκεύη στις υπόλοιπες. Επιτρεπόμενες ενέργειες: ορίζουμε τις λειτουργίες της συσκευής στις οποίες θα έχουν πρόσβαση οι χρήστες. Επιβράδυνση ρολογιού: αλλάζουμε την ώρα της συσκευής σε περίπτωση που πάει μπροστά. Επιτάχυνση ρολογιού: αλλάζουμε την ώρα της συσκευής σε περίπτωση που πάει πίσω. 5. Χειριστές θέλουμε να έχει. Το πρόγραμμα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας χρηστών με ρυθμιζόμενο επίπεδο πρόσβασης. Ο διαχειριστής έχει όλα τα δικαιώματα (πρόσβαση εισαγωγή διόρθωση διαγραφή), ενώ για κάθε χειριστή μπορούμε να ορίσουμε τα δικαιώματα που Εισαγωγή νέου χειριστή: πατάμε το F3 από το πληκτρολόγιο ή το αντίστοιχο κουμπί του προγράμματος. Γράφουμε το όνομά και τον κωδικό του και ορίζουμε την κατηγορία στην οποία εντάσσεται (διαχειριστής ή χειριστής). για έξοδο χωρίς αποθήκευση πατάμε Esc. Δικαιώματα: επιλέγουμε χειριστή και πατάμε F6 από το πληκτρολόγιο ή κάνουμε κλικ στη φράση Δικαιώματα. Στην οθόνη εμφανίζεται ο πίνακας της διπλανής εικόνας, στον οποίο ορίζουμε τα δικαιώματα που θέλουμε να έχει ο επιλεγμένος χειριστής, κάνοντας κλικ στα αντίστοιχα κουτάκια έτσι ώστε αυτά να περιέχουν το σύμβολο. Για να αποθηκεύσουμε τις ρυθμίσεις που κάναμε πατάμε Αποθήκευση, ενώ - 9 -

6. Παράμετροι Οι παράμετροι του προγράμματος είναι μία από τις λειτουργίες των ρυθμίσεων στις οποίες έχει πρόσβαση μόνο ο διαχειριστής του προγράμματος. Αποτελούνται από δύο καρτέλες: Στην καρτέλα Καταγραφή ώρας ορίζουμε: a) τα λεπτά στρογγυλοποίησης πριν και μετά την έναρξη & λήξη της βάρδιας. b) τις ώρες που θα θεωρούνται νυχτερινές c) τη διάρκεια της ώρας που θεωρείται υπερωρία d) c. Οι εκτυπώσεις θα είναι ασπρόμαυρες. Στην καρτέλα Γενικές ορίζουμε αν: a. Θα εμφανίζεται η κάρτα των εργαζομένων κατά την είσοδο και έξοδό τους στη βασική οθόνη του προγράμματος. b. Τα Σάββατα και οι Κυριακές θα θεωρούνται αργίες. d. Με την είσοδο / έξοδο της κάρτας θα μεταφέρεται στο προσκήνιο το παράθυρο του προγράμματος. e. Θα γίνεται έλεγχος εγκυρότητας του ΑΦΜ και ποιο είναι το πλήθος των ψηφίων του. f. Έχουμε σταθερά ωράρια ή βάρδιες. - 10 -

7. Αργίες Όταν κάποια ημερομηνία έχει δηλωθεί ως αργία, τότε αυτή δεν θα εμφανίζεται σαν απουσία στην καρτέλα του πελάτη. Το πρόγραμμα μας δίνει τη δυνατότητα να εισάγουμε τις γνωστές αργίες αυτόματα, πατώντας το κουμπί. Για να εισάγουμε επιπλέον αργίες, (π.χ. τοπικές) πατάμε F2. Στο παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε την ημερομηνία που θα είναι αργία, συμπληρώνουμε περιγραφή της αργίας π.χ. Αγίου Δημητρίου (τοπική αργία Θεσσαλονίκης) και επιλέγουμε το χρώμα που θέλουμε να έχει η ημερομηνία αυτή στο ημερολόγιο. Για να επιλέξουμε χρώμα κάνουμε 2 κλικ στο πράσινο κουτάκι και εμφανίζεται η παλέτα με τα χρώματα. 8. Καθαρισμός Η λειτουργία αυτή μας επιτρέπει να διαγράψουμε κάποια από τα δεδομένα που υπάρχουν στο πρόγραμμα. Στη διπλανή εικόνα βλέπουμε το παράθυρο στο οποίο μας ζητείται να επιλέξουμε ποια από τα δεδομένα θα διαγραφούν. Προσοχή! Η διαγραφή είναι οριστική και δεν υπάρχει τρόπος επανάκτησης των δεδομένων. - 11 -

9. Αντίγραφα ασφαλείας μικρότερη δυνατή απώλεια. Η λειτουργία αυτή μας επιτρέπει να αποθηκεύσουμε τα δεδομένα του προγράμματος σε κάποιο άλλο αποθηκευτικό μέσο, έτσι ώστε σε περίπτωση καταστροφής του υλικού (δίσκος, υπολογιστής) να έχουμε τη Συνίσταται να παίρνετε αντίγραφα ασφαλείας συχνά π.χ. στο τέλος κάθε εβδομάδας. Όσο πιο πρόσφατα είναι τα δεδομένα που θα βρίσκονται στα αντίγραφα ασφαλείας, τόσο λιγότερα στοιχεία θα χαθούν σε περίπτωση ζημιάς του υλικού. Πατώντας στο εικονίδιο ανοίγει μία λίστα από την οποία επιλέγουμε το μέσο στο οποίο θα αποθηκευτούν τα δεδομένα. Από το πεδίο Backup size επιλέγουμε το μέγεθος που θα έχουν τα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας, ανάλογα με το αποθηκευτικό μέσο που χρησιμοποιούμε. Αν π.χ. χρησιμοποιούμε δισκέτες και υπάρχουν πολλά δεδομένα προς αποθήκευση, επιλέγουμε Backup size 1,457,664 δισκέτα 1,44ΜΒ και το πρόγραμμα σπάει τα αντίγραφα ασφαλείας σε κομμάτια αντίστοιχης χωρητικότητας. Τα αρχεία αντιγράφων που δημιουργούνται έχουν επέκταση.gbk και όνομα day _ ημερομηνία _ ώρα. Στην παραπάνω εικόνα όπου φαίνεται το παράθυρο Αντίγραφα ασφαλείας υπάρχουν δύο κουμπιά. Το κουμπί Έναρξη είναι αυτό που ξεκινά τη διαδικασία. Στο κενό πλαίσιο που υπάρχει πάνω από τα κουμπιά περιγράφεται τα βήματα λήψης αντιγράφων ασφαλείας κατά την εκτέλεσή της διαδικασίας. Το κουμπί Συμπίεση βάσης συμπιέζει τη βάση δεδομένων του προγράμματος. Η διαδικασία αυτή εκτελείται αυτόματα ανά τακτά χρονικά διαστήματα. - 12 -

2. Εργαζόμενοι Στο παράθυρο αυτό του προγράμματος γίνεται η εισαγωγή και διαχείριση των στοιχείων των εργαζομένων, καθώς επίσης και ο προγραμματισμός των καρτών τους. Ταξινόμηση Στο πάνω μέρος του παραθύρου βρίσκεται η λίστα των εργαζομένων, η οποία μπορεί να ταξινομηθεί ως προς οποιαδήποτε στήλη του πίνακα θέλουμε. Για να γίνει αυτό, απλώς κάνουμε κλικ πάνω στον τίτλο της στήλης που θέλουμε. Ο τίτλος της στήλης ως προς την οποία γίνεται ταξινόμηση, εμφανίζεται σε ροζ πλαίσιο και στο δεξί άκρο εμφανίζεται ένα από τα σύμβολα. Το πρώτο από αυτά σημαίνει αύξουσα (από το μικρό στο μεγάλο) ενώ το δεύτερο φθίνουσα (από το μεγάλο στο μικρό). Αναζήτηση Για να μεταβούμε σε συγκεκριμένο εργαζόμενο πατάμε από το πληκτρολόγιο το επώνυμό του ή τα αρχικά του επωνύμου του. Τα γράμματα που πληκτρολογούμε εμφανίζονται δίπλα από τη φράση Πήγαινε στο επίθετο: ταυτόχρονα μαρκάρεται από τη λίστα ο αντίστοιχος εργαζόμενος. και Κουμπιά Στο κάτω μέρος του παραθύρου, εμφανίζονται τα κουμπιά με τα οποία μπορούμε να επέμβουμε στα στοιχεία ενός εργαζομένου. - 13 -

Ανοίγει κενό παράθυρο για την καταχώρηση νέου εργαζομένου. Στην καρτέλα Διεύθυνση καταχωρούμε τα στοιχεία του. Για τη λήψη και εισαγωγή φωτογραφίας του, χρησιμοποιούμε τα κουμπάκια που βρίσκονται αριστερά του παραθύρου. Στην καρτέλα Ταυτότητα / κάρτες εισάγουμε τα στοιχεία που ζητούνται ΑΔΤ, ΑΦΜ και εγκυρότητα του και προγραμματίζουμε την κάρτα του εργαζόμενου. Αυτό γίνεται πατώντας το πλήκτρο καταχώρηση. Στη συνέχεια επιλέγουμε το ωράριο στο οποίο θέλουμε να ενταχθεί ο συγκεκριμένος εργαζόμενος και πατάμε F9 για αποθήκευση. Ανοίγει την καρτέλα του εργαζομένου που έχουμε επιλέξει και μεταφερόμαστε στα πεδία για να αλλάξουμε τα στοιχεία του. Το ημερολόγιο καταγράφει τις σημαντικότερες κινήσεις που κάνει κάποιος χρήστης στο πρόγραμμα. Πιο συγκεκριμένα, κρατάει τις διαγραφές και διορθώσεις των στοιχείων των εργαζομένων. Για κάθε τέτοια καταγραφή, σημειώνεται η ημέρα, η ώρα, ο χρήστης και μια περιγραφή που μας δείχνει τι έγινε. Οι διορθώσεις εκτυπώνονται για κάθε εργαζόμενο ξεχωριστά, γι αυτό και πριν πατήσουμε το κουμπί Ημερολόγιο αλλαγών ή το πλήκτρο F4 από το πληκτρολόγιο, επιλέγουμε εργαζόμενο. Ανοίγει ένα παράθυρο στο οποίο καταχωρούμε τις ημερομηνίες αδειών του επιλεγμένου εργαζόμενου. Για εισαγωγή πατάμε το κουμπί Εισαγωγή ή το πλήκτρο F3 από το πληκτρολόγιο. Αν υπάρχουν ήδη καταχωρημένες άδειες, τότε στο παράθυρο εμφανίζονται και τα κουμπιά F2-Διόρθωση και F8-Διαγραφή. Επιτρέπει τη διαγραφή του επιλεγμένου εργαζόμενου. Διαγράφονται και όλες οι εγγραφές που αφορούν σε αυτόν. Πριν την οριστική διαγραφή, ζητά επιβεβαίωση - 14 -

3. Πρόγραμμα εργασίας Η λειτουργία αυτή του προγράμματος μας επιτρέπει αφενός να δούμε το μηνιαίο πρόγραμμα κάθε εργαζόμενου ξεχωριστά αλλά και να το τροποποιήσουμε, χωρίς να χρειάζονται αλλαγές στο παράθυρο ωραρίων, και αφετέρου να δημιουργήσουμε τα ωράρια της επιχείρησης και να εντάξουμε τους αντίστοιχους υπαλλήλους, στην περίπτωση που έχουμε βάρδιες. Στο κάτω μέρος του παραθύρου υπάρχουν ορισμένα πεδία στα όποια ορίζουμε τον εργαζόμενο, το ωράριο στο οποίο έχει ενταχθεί και το μήνα τον οποίο θέλουμε να δούμε. Όπως φαίνεται και στην παραπάνω εικόνα, στο πρόγραμμα εργασίας εμφανίζονται οι ημέρες και ώρες που πρέπει να εργαστεί ο εργαζόμενος σύμφωνα με το ωράριο στο οποίο τον έχουμε εντάξει. Σε περίπτωση που ο εργαζόμενος εργαστεί κάποια ημέρα εκτός προγράμματος, τότε στο αντίστοιχο κουτάκι του προγράμματος εργασίας εμφανίζονται οι ώρες 00:00 00:00. Για να αλλάξουμε το πρόγραμμα του εργαζομένου, μαρκάρουμε το κουτάκι που θέλουμε και πατάμε ENTER. Το πρόγραμμα μας δίνει επιπλέον τη δυνατότητα να εκτυπώσουμε τον πρόγραμμα εργασίας. Πατώντας το πλήκτρο F10 εμφανίζεται το παράθυρο της προεπισκόπησης, το οποίο μας δείχνει πως θα φαίνονται τα δεδομένα στο χαρτί. Στο πάνω μέρος του παραθύρου αυτού, υπάρχουν επτά κουμπιά: Επιτρέπει την αλλαγή μεγέθους (όσον αφορά την προβολή στην οθόνη) της σελίδας. Φορτώνει την προεπισκόπηση την οποία είχαμε αποθήκευση Αποθηκεύει την προεπισκόπηση Εκτυπώνει την προεπισκόπηση Επιτρέπει να αλλάξουμε ρυθμίσεις που αφορούν την εκτύπωση π.χ. διάταξη σελίδας, περιθώρια - 15 -

Αναζητεί κείμενο στις σελίδες Κλείσιμο της προεπισκόπησης Στην περίπτωση που έχουμε σταθερό ωράριο, ακολουθούμε την παρακάτω διαδικασία: Δημιουργία προγράμματος εργασίας: Επιλέγουμε έναν υπάλληλο και κάνοντας κλικ στο κουτάκι της ημερομηνίας που θέλουμε εισάγουμε την επιθυμητή βάρδια. Ακολουθούμε την ίδια διαδικασία για όλο το μήνα. Για να αντιγράψουμε το ίδιο πρόγραμμα και σε άλλους υπαλλήλους, πατάμε το κουμπί Λειτουργίες και επιλέγουμε Αντιγραφή προγράμματος σε άλλους υπαλλήλους. Εμφανίζεται το παράθυρο με τους εργαζόμενους, κάνουμε διπλό κλικ ή πατάμε το space από το πληκτρολόγιο σε αυτούς που θέλουμε να επιλέξουμε και πατάμε το κουμπί Αντιγραφή. 4. Πίνακας προσέλευσης Η λειτουργία αυτή μας επιτρέπει να δούμε διάφορες εκτυπώσεις σε ότι αφορά την προσέλευση των εργαζομένων, είτε συγκεντρωτικά είτε ξεχωριστά για τον καθένα. - 16 -

Επιλέγουμε ημερολογιακά όρια, εργαζόμενο και τον τύπο της εκτύπωσης που θέλουμε: Αναλυτικά: εμφανίζει πίνακες για κάθε ημέρα ξεχωριστά, τα οποία περιλαμβάνουν τις ώρες εισόδου και εξόδου, πόσες ώρες έπρεπε να εργαστεί και πόσες εργάστηκε και την απόκλιση που υπήρξε. Συνοπτικά: εμφανίζει πίνακα με τις ημερομηνίες, τις ώρες που έπρεπε να εργαστεί, αυτές που εργάστηκε και την απόκλιση μεταξύ τους. Συγκεντρωτικά: εμφανίζει πίνακα με το σύνολο ημερών και ωρών που έπρεπε να εργαστεί και που εργάστηκε, καθώς επίσης και τη συνολική απόκλιση αυτών. Είσοδος / Έξοδος: εμφανίζει λίστα με τις ώρες εισόδου και εξόδου, καθώς επίσης και επιπλέον στοιχεία της προσέλευσης όπως, ακριβή ώρα συσκευής εισόδου και εξόδου, αν τα δεδομένα λήφθηκαν online ή offline κλπ Απουσίες: εμφανίζεται λίστα με τις ημερομηνίες κατά τις οποίες απουσίασε ο εργαζόμενος. Στη λίστα αυτή δεν εμφανίζονται οι ημερομηνίες οι οποίες έχουν δηλωθεί ως αργίες. Πλήρη: εμφανίζει λίστα με τις ώρες εισόδου και εξόδου, πίνακα με τις ώρες που έπρεπε να εργαστεί ο εργαζόμενος, αυτές που εργάστηκε και την απόκλιση μεταξύ τους, καθώς επίσης και γράφημα με τα παραπάνω στοιχεία. Κάνοντας δεξί κλικ στην οθόνη μας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξουμε αν θα εμφανίζεται ή όχι γράφημα και παρατηρήσεις για τον εργαζόμενο και επιπλέον αν οι άδειες θα υπολογίζονται στο σύνολο. 5. Λήψη δεδομένων Η διαδικασία αυτή είναι ίδια με την εντολή Λήψη OFFLINE στοιχείων που βρίσκεται στο υπομενού Εντολές συσκευής των Ρυθμίσεων. Με την διαδικασία αυτή δηλαδή, εισάγονται στο πρόγραμμα στοιχεία τα οποία έμειναν αποθηκευμένα στη μνήμη της συσκευής. Αυτό συμβαίνει όταν κατά την είσοδο ή και έξοδο των εργαζομένων η συσκευή δεν επικοινωνεί για οποιονδήποτε λόγο με τον υπολογιστή. - 17 -