Πληροφοριακά Συστήματα & Δημόσια Διοίκηση

Πληροφοριακά Συστήματα & Δημόσια Διοίκηση Κ. Ταραμπάνης Καθηγητής kat@uom.gr http://islab.uom.gr Οργανωσιακές Διαδικασίες Organizational Processes ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ- Κ. Ταραμπάνης

Εργασία #7: Διαδικασίες 1. Κατασκευάστε το μοντέλο μιας διαδικασίας του οργανισμού σας με βάση τη σημειογραφία της BPMN. Προτιμήστε διαδικασία που θα σχετίζεται με τη πρόκληση για την οποία θα προτείνετε/ προτείνατε το ΣΗΔ (Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης) 2 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ - Κ. ΤΑΡΑΜΠΑΝΗΣ 2015 2/

Παράδειγμα Εργασίας #7 ΕΚΔΟΣΗ ΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΤΑΠ ΣΕ ΗΛΕΚΤΡΟΔΟΤΟΥΜΕΝΑ ΑΚΙΝΗΤΑ. 1. Σχεδίαση (π.χ.στο Visio) του BPMN μοντέλου της διαδικασίας Σημείωση: η περιγραφή αφορά τη διαδικασία AS-IS. Με την τελική μορφή του ΣΗΔ που θα προτείνετε θα κάνετε το ίδιο για την διαδικασία TO-BE 3/42 Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων - 2012

Ομάδες & Συναντήσεις ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ - Κ. ΤΑΡΑΜΠΑΝΗΣ 2015 4/

Οργανωσιακές ή Επιχειρηματικές ή Επιχειρησιακές Διαδικασίες ή Διεργασίες προσοχή: ο όρος διαδικασίες παραπέμπει και σε procedures 5

Οργανωσιακές Διαδικασίες και Πληροφοριακά Συστήματα 6

Οργανωσιακές Διαδικασίες Organizational Processes Οι στόχοι που επιδιώκουν τα ΠΣ σε έναν οργανισμό σχετίζονται στενά με τις διαδικασίες που εκτελούνται σε αυτούς Πίσω από όλους τους στόχους των ΠΣ υπάρχουν οργανωσιακές διαδικασίες Τα ΠΣ υποστηρίζουν την εκτέλεση των οργανωσιακών διαδικασιών Συγκεκριμένα τα ΠΣ χρησιμοποιούνται από δραστηριότητες/ενέργειες μιας διαδικασίας 7

Πληροφοριακό Σύστημα (Laudon επιχειρησιακός ορισμός) Τα ΠΣ υποστηρίζουν 1. τη διεκπεραίωση των λειτουργιών μιας επιχείρησης IS for operation- π.χ. με αυτοματισμό automation ή άλλες βελτιώσεις 2. την παρακολούθηση και έλεγχο των λειτουργιών της επιχείρησης IS for monitoring and control 3. τη λήψη αποφάσεων IS for decision support 4. τη συνεργασία και επικοινωνία IS for collaboration and communication ΣΤΟΧΟΙ ΠΣ 8

Οργανωσιακές Διαδικασίες Organizational Processes Για τη διεκπεραίωση μιας οργανωσιακής διαδικασίας μπορούν να χρησιμοποιούνται περισσότερα του ενός ΠΣ Αλλά και αντίστροφα ένα ΠΣ μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διεκπεραίωση περισσότερων της μιας επιχειρηματικών διαδικασιών Σχέση πολλά-προς-πολλά 9

Οργανωσιακές Διαδικασίες και Οργανισμοί 10

Διαδικασίες και Οργανισμός Οι διαδικασίες (processes) είναι ένας από τους βασικούς πυλώνες ενός οργανισμού Στην ουσία ο τρόπος οργάνωσης και διαχείρισης των διαδικασιών διαφοροποιεί οργανισμούς με ίδιους στόχους και προσδίδει συγκριτικό πλεονέκτημα Έτσι δύο οργανισμοί με το ίδιο αντικείμενο (π.χ. ξενοδοχεία) μπορεί να έχουν διαφορετική απόδοση και αποτελεσματικότητα λόγω διαφορετικών διαδικασιών Προφανώς θέλουμε αποδοτικές, αποτελεσματικές, φθηνές (προσφάτως και ευέλικτες) διαδικασίες Πηγή: http://simplicable.com/new/busine ss-architecture-at-50000-feet

Οργανωσιακές Διαδικασίες Organizational Processes Ορισμοί Με απλά λόγια διαδικασία ή διεργασία - process είναι ο τρόπος με τον οποίο κάνεις κάτι. Οι οργανωσιακές διαδικασίες ή διεργασίες organizational processes είναι ο τρόπος με τον οποίο ο οργανισμός επιτελεί/υλοποιεί τις λειτουργίες του. Processes are the structure by which an organization does what is necessary to produce value for its customers. Davenport. 12

Οργανωσιακή Διαδικασία (Organizational Process) Σύνολο συντονισμένων ενεργειών που οδηγεί σε ένα συγκεκριμένο στόχο ή αποτέλεσμα Π.χ. πώληση Figure 1.2 Order Process Πηγή: Laudon&Laudon, 2009, Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, 8 η Αμερικάνικη Έκδοση, Εκδ. Κλειδάριθμος

Οργανωσιακές Διαδικασίες Organizational Processes Ορισμοί Οργανωσιακή διαδικασία είναι ένα καθορισμένο σύνολο σχετιζόμενων μεταξύ τους ενεργειών (activities) ή συμπεριφορών (behaviors) που εκτελούνται από ανθρώπους ή μηχανές για την επίτευξη ενός ή περισσότερων στόχων. Ενεργοποιούνται από καθορισμένα γεγονότα (events) και έχουν ένα ή περισσότερα αποτελέσματα (outcomes). 14

Επιχειρησιακές Διαδικασίες Business Processes Ορισμοί Ο Davenport (1993) ορίζει την επιχειρηματική διαδικασία ως: a structured, measured set of activities designed to produce a specific output for a particular customer or market. Ένα δομημένο, μετρούμενο σύνολο δραστηριοτήτων που σχεδιάστηκαν για τη παραγωγή μιας συγκεκριμένης εξόδου (αποτελέσματος) για ένα συγκεκριμένο πελάτη ή αγορά. A process is thus a specific ordering of work activities across time and space, with a beginning and an end, and clearly defined inputs and outputs: a structure for action.... It implies a strong emphasis on how work is done within an organization, in contrast to a product focus s emphasis on what. 15

Συστατικά των επιχειρηματικών διαδικασιών Μια Διαδικασία: Έχει έναν σκοπό Έχει συγκεκριμένες εισόδους Έχει συγκεκριμένες εξόδους (αποτελέσματα) Αποτελείται από εργασίες/δραστηριότητες (activities/tasks) που πραγματοποιούνται με κάποια σειρά Χρησιμοποιεί πόρους Ορισμένοι πόροι ονομάζονται δράστες (actors) Άνθρωποι ή μηχανές Οι δράστες υλοποιούν το μέρος της διαδικασίας που καθορίζει ο ρόλος τους Προκαλείται από γεγονότα (events) Πηγή: Enterprise Architect

Παραδείγματα επιχειρηματικών διαδικασιών Επεξεργασία παραγγελιών - order processing Πώς παραλαμβάνονται, καταγράφονται, προετοιμάζονται, αποστέλλονται και τιμολογούνται οι παραγγελίες Επεξεργασία παραπόνων πελατών - customer complaints processing Μηχανισμοί για την διαχείριση παραπόνων πελατών Επεξεργασία δανείων - loan processing Πώς υφίστανται επεξεργασία οι αιτήσεις δανείων, βάσει ποιών κανονισμών και ποιές εγκρίσεις πρέπει να ληφθούν Επιθεώρηση απόδοσης - performance reviews Πώς, πότε και από ποιον, επιθεωρείται η απόδοση των υπαλλήλων Επεξεργασία απαιτήσεων - claims processing Πώς παραλαμβάνονται, εξετάζονται και επεξεργάζονται οι απαιτήσεις (για παράδειγμα σε μία ασφαλιστική για την αποζημίωση)

Παραδείγματα επιχειρηματικών διαδικασιών Επιχειρηματικές Διαδικασίες Ομαδοποιημένες κατά Λειτουργίες στην Αλυσίδα Αξίας του Porter: Κύριες Λειτουργίες Primary Activities, Υποστηρικτικές Λειτουργίες Support Activities Πηγή: David M. Kroenke, 2014, Processes, Systems, and Information: An Introduction to MIS, Pearson 18

Ιεραρχία στις Οργανωσιακές Διαδικασίες Η οργανωσιακή διαδικασία μπορεί να παρουσιαστεί σε διάφορα επίπεδα λεπτομέρειας Μεγα-διαδικασία - Mega Process- Η διαδικασία στο υψηλότερο επίπεδο γενίκευσης, δηλ. λειτουργίες. Δυο τρεις, των περίπου 4-6 mega processes αποτελούν συνήθως τον πυρήνα της αλυσίδας αξίας του οργανισμού. Οι υπόλοιπες είναι υποστηρικτικές διαδικασίες. Κύρια διαδικασία- Major Process Μια ανάλυση σε πρώτο επίπεδο των μεγαδιαδικασιών. Ένα σύνολο από κύριες διαδικασίες αναλύουν τη μεγα-διαδικασία. Υπο-διαδικασία - Sub-processes- Μια ανάλυση σε πρώτο επίπεδο των κύριων διαδικασιών. Ένα σύνολο από υπο-διαδικασίες αναλύουν τη κύρια διαδικασία. Μπορεί να χρειαστεί να γίνει η ανάλυση αυτή σε πολλά επίπεδα μέχρι να φτάσουμε στο επίπεδο των δραστηριοτήτων activities. Δραστηριότητα - Activity Μια δραστηριότητα εκτελείται από έναν ρόλο (job function) κατά μια χρονική στιγμή και με έναν τρόπο mode of operation. Βήμα εργασίας- Task - Ένα βήμα εργασίας που απαιτείται για την εκτέλεση μιας δραστηριότητας. Για την επιτέλεση μιας δραστηριότητας μπορεί να απαιτηθούν περισσότερα του ενός βήματα εργασίας. 19

Οργανωσιακές Λειτουργίες Organizational Functions Στο πολύ υψηλό επίπεδο των mega-processes ουσιαστικά αναφερόμαστε στις βασικές επιχειρηματικές λειτουργίες της επιχείρησης (business functions) Στα παρακάτω επίπεδα αναφερόμαστε στις επιχειρηματικές διαδικασίες που καθεμία περιέχει. Ποιες θα λέγατε ότι είναι οι επιχειρηματικές λειτουργίες του ΟΛΘ; Εξυπηρέτηση πλοίων Εξυπηρέτηση επιβατών Διαχείριση εμπορικής εκμετάλλευσης ακινήτων του λιμανιού Πηγή: Orbus software, The Function Model the Foundation for All Business Models, February 2013 20

Οργανωσιακές Λειτουργίες Organizational Functions ΕΞΩΣΤΡΕΦΕΙΣ Διάχυση και προαγωγή της επιστημονικής γνώσης Οργάνωση, διεξαγωγή, συμμετοχή σε επιμορφωτικές/επιστημονικές δραστηριότητες (σεμινάρια, επιστημονικά συνέδρια, ημερίδες) Παραγωγή επιστημονικού/επιμορφωτικού περιεχομένου(υλικού) Συνεργασία με άλλους φορείς Χρηματοδότηση συνεδρίων που οργανώνονται ή συνδιοργανώνονται με το Πανεπιστήμιο Συνεργασία με εκπαιδευτικούς/ερευνητι κούς φορείς Συνεργασία με μη εκπαιδευτικούς/ερευνητι κούς φορείς Συνεργασία με τριτοβάθμια ιδρύματα της ημεδαπής ή αλλοδαπής Συνεργασία με ιδρύματα άλλων βαθμίδων εκπαίδευσης (π.χ. δευτεροβάθμια- πρότυπα γυμνάσια-λύκεια) Συνεργασία με αυτοδιοικητικούς φορείς Συνεργασία με επαγγελματικούς φορείς ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ - Κ. ΤΑΡΑΜΠΑΝΗΣ 2015 21/

Χαρακτηριστικά των Οργανωσιακών Διαδικασιών 22

Χαρακτηριστικά των Διαδικασιών Ταξινόμηση με βάση 1. το πόσο δομημένες είναι 2. ο ρόλος τους ή αλλιώς το είδος της υποστήριξης που παρέχουν 3. τους στόχους τους 4. τη θέση τους στην αλυσίδα αξίας Πηγή: David M. Kroenke, 2014, Processes, Systems, and Information: An Introduction to MIS, Pearson 23

Δομημένες και Δυναμικές Διαδικασίες Δομημένες Διαδικασίες - Structured Processes επίσημα ορισμένες με σταθερές αλληλουχίες βημάτων τυποποιημένες διαδικασίες - standardized processes υποστηρίζουν τις καθημερινές λειτουργίες του οργανισμού π.χ. η διεκπεραίωση ενός αιτήματος πολίτη, π.χ. η προμήθεια, η διεκπεραίωση παραγγελίας Δυναμικές Διαδικασίες - Dynamic Processes όχι αυστηρά καθορισμένες, λιγότερο εξειδικευμένες τα βήματά τους έχουν γενικευμένους τίτλους π.χ. ανάλυση περσινών πωλήσεων, εκτίμηση του κόστους συντήρησης περισσότερο προσαρμόσιμες διαισθητικές π.χ. ο σχεδιασμός μιας νέας υπηρεσίας, η διαχείριση έργων project management, η συνεργασία collaboration, η επίλυση προβλημάτων

Δομημένες και Δυναμικές Διαδικασίες Διαφορές Πηγή: David M. Kroenke, 2014, Processes, Systems, and Information: An Introduction to MIS, Pearson

Στόχοι Διαδικασιών Συνήθως οι στόχοι εντάσσονται σε δύο κατηγορίες: 1. Αποτελεσματικότητα (effectiveness): η επίτευξη ενός στρατηγικού στόχου, π.χ. η διαδικασία «βελτίωση της ποιότητας του τελικού προϊόντος» π.χ. σε μια pizzeria η διαδικασία πωλήσεων μπορεί να έχει στόχο «πωλήσεις σε πρωτοετείς φοιτητές» 2. Αποδοτικότητα (efficiency): παραγωγή περισσοτέρων αποτελεσμάτων με τους ίδιους πόρους ή παραγωγή ίδιων αποτελεσμάτων με λιγότερους πόρους Π.χ. η διαδικασία διανομής έχει στόχο «μείωση καθυστερήσεων» Πηγή: David M. Kroenke, 2014, Processes, Systems, and Information: An Introduction to MIS, Pearson 26

Ο ρόλος των διαδικασιών στον οργανισμό Είδος υποστήριξης των διαδικασιών (scope of processes) Λειτουργικές διαδικασίες Operational processes Διοικητικές διαδικασίες Managerial processes Στρατηγικές διαδικασίες Strategic processes Πηγή: David M. Kroenke, 2014, Processes, Systems, and Information: An Introduction to MIS, Pearson

Καθορισμός των Οργανωσιακών Διαδικασιών 28

Οργανωσιακές Διαδικασίες Organizational Processes Στο παρακάτω παράδειγμα Εκτελούνται ενέργειες με τη χρήση μάλιστα ΠΣ για την επίτευξη ενός αποτελέσματος αλλά δεν ακολουθείται μια καθορισμένη διαδικασία. Πηγή: IBM Redpaper, The Process Architect: The Smart Role in Business Process Management, Roland Peisl, 2012 29

Οργανωσιακές Διαδικασίες Organizational Processes Στο παρακάτω παράδειγμα Εκτελούνται ενέργειες σύμφωνα με μια καθορισμένη διαδικασία. Ο οργανισμός ακολουθεί κάθε φορά την ίδια διαδικασία που έχει καθορισθεί Και πάλι χρησιμοποιούνται ΠΣ για την εκτέλεση της διαδικασίας Πηγή: IBM Redpaper, The Process Architect: The Smart Role in Business Process Management, Roland Peisl, 2012 30

Καθορισμός των Οργανωσιακών Διαδικασιών Οι οργανωσιακές διαδικασίες πρέπει να καθορίζονται επίσημα. Αυτό επιτρέπει τη καλύτερη λειτουργία του οργανισμού Μπορούν έτσι να επιβληθούν οι επιχειρηματικοί κανόνες business rules του οργανισμού Παράγονται συνεπή αποτελέσματα ασχέτως ποιος εκτελεί τη διαδικασία Μειώνεται το ρίσκο π.χ. λαθών με τη χρήση των ίδιων πάντα διαδικασιών. Εύκολα μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν αλλού στον οργανισμό Ο επίσημος καθορισμός των οργανωσιακών διαδικασιών γίνεται με την επίσημη καταγραφή τους με 1. τη συμπλήρωση πρότυπων φορμών με στοιχεία της διαδικασίας 2. τη δημιουργία μοντέλων διαδικασιών ένα μοντέλο μιας διαδικασίας αποτελεί μια γραφική αναπαράστασή της, μια χαρτογράφησή της. 31

Διαχείριση Επιχειρηματικών Διαδικασιών Business Process Management (BPM) Ο επίσημος καθορισμός των διαδικασιών αποτελεί μέρος μιας γενικότερης προσέγγισης που αφορά την διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών business process management. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες αποτελούν σημαντικό πόρο για τους οργανισμούς Πολλοί οργανισμοί επομένως τις διαχειρίζονται συστηματικά Η Διαχείριση Επιχειρηματικών Διαδικασιών (Business Process Management - BPM) είναι η συστηματική διαδικασία για τη δημιουργία, αξιολόγηση και αλλαγή των επιχειρηματικών διαδικασιών Η μοντελοποίηση παίζει σημαντικό ρόλο σε αυτή την προσπάθεια 32

Μοντελοποίηση Διαδικασιών - Process Modeling Στοχεύει στην καταγραφή μιας διατεταγμένης αλληλουχίας δραστηριοτήτων και των πληροφοριών που τις υποστηρίζουν. Βοηθά στην κατανόηση των διαδικασιών Π.χ. των συνεργασιών μεταξύ των διαφόρων δραστών (π.χ. διοικητικών μονάδων) Εξωτερικεύει την οργανωσιακή γνώση με απώτερο στόχο τη συμφωνία και τη δέσμευση σε μια αναπαράστασή της που θα διαμοιράζεται μέσα στον οργανισμό και θα απεικονίζεται στα πληροφοριακά του συστήματα. Χρησιμοποιείται για να εκφράσει πληροφορία είτε στα άτομα που διαβάζουν το μοντέλο ή ανάμεσα στα άτομα που το δημιουργούν. Παρουσιάζει διάφορα επίπεδα ανάλυσης από απλή απεικόνιση της ροής μιας διαδικασίας μέχρι προσομοίωση και εκτέλεση της. 33/82

Μοντελοποίηση Διαδικασιών - Process Modeling Υπάρχουν όπως και στη μοντελοποίηση δεδομένων πολλοί τρόποι για την μοντελοποίηση διαδικασιών μέσω διαφορετικών γλωσσών και σημειογραφίας μοντελοποίησης, όπως η UML ή η BPMN 1. Στο παρόν παρουσιάζεται η δημιουργία διαγραμμάτων διαδικασιών με το πρότυπο BPMN (business process model and notation) 2. Παρόμοια με τα διαγράμματα δραστηριοτήτων activity diagrams στο πρότυπο UML 34

Business Process Model and Notation - BPMN 35

BPMN Business Process Model and Notation Oρίστηκε αρχικά από το Business Process Management Initiative (BPMI) το 2004 και υιοθετήθηκε από το Object Management Group (OMG) το 2006. Παρέχει μια σημειογραφία (notation) που είναι εύκολα κατανοητή σε όλους τους χρήστες: Business analysts που δημιουργούν προσχέδια των διαδικασιών Technical developers που υλοποιούν τις διαδικασίες Business people που διαχειρίζονται τις διαδικασίες Παρέχει προχωρημένες δυνατότητες έκφρασης εννοιών όπως η διαχείριση εξαιρέσεων (exception handling), οι συναλλαγές (transactions) και η αναδρομή (compensation) Προσφέρει διασύνδεση και απεικόνιση των επιχειρησιακών μοντέλων σε γλώσσες εκτέλεσης των διαδικασιών, όπως η BPEL (Business Process Execution Language) Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Βασικά Στοιχεία της BPMN Βασικά Αντικείμενα Ροής (Flow Objects) Event: Γεγονός Activity: Δραστηριότητα Gateway: Πύλη Αντικείμενα Σύνδεσης (Connecting Objects). Sequence Flow: Ροή Message Flow: Ροή Μηνυμάτων Association: Σύνδεσμος Δεξαμενές ή διάδρομοι (Swimlanes). Pools: Ενότητες Lanes: Υπο-ενότητες Συμπληρωματικά Αντικείμενα (Artifacts). Data Object: Αντικείμενο Δεδομένων Group: Ομάδα Annotation: Σχόλια Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Περιγραφή Βασικών Στοιχείων (1) Γεγονός (event): Είναι κάτι που «συμβαίνει» κατά τη διάρκεια μιας διαδικασίας. Τα γεγονότα έχουν συνήθως μια αιτία (trigger) ή ένα αποτέλεσμα. Γεγονός Αρχής (start event): Υποδεικνύει πότε μια διαδικασία θα ξεκινήσει. Ενδιάμεσο Γεγονός (intermediate event): συμβαίνει ανάμεσα σε ένα Γεγονός Αρχής και ένα Γεγονός Τέλους και επηρεάζει τη ροή της διαδικασίας. Γεγονός Τέλους (end event): Υποδεικνύει πότε μια διαδικασία θα τελειώσει. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Περιγραφή Βασικών Στοιχείων (2) Δραστηριότητα (activity): Είναι ένας γενικός όρος για την εργασία που ένας φορέας επιτελεί. Μια δραστηριότητα μπορεί να είναι απλή ή σύνθετη. Εργασία (task): Μια εργασία είναι μια απλή δραστηριότητα που δεν μπορεί να αναλυθεί περαιτέρω. Διαδικασία/ Υπο-διαδικασία (subprocess): Μια διαδικασία/ υποδιαδικασία είναι μια σύνθετη διαδικασία που μπορεί να αναλυθεί σε υπο-δραστηριότητες και να εμπλέκει επιπλέον Φορείς. Η εργασία και η διαδικασία/υπο-διαδικασία έχουν κοινό σύμβολο. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Περιγραφή Βασικών Στοιχείων (3) Γεγονός Μηνύματος (message event) Ένα μήνυμα φτάνει από κάποιο εμπλεκόμενο στη διαδικασία Φορέα και πυροδοτεί την έναρξη της διαδικασίας. Ένα μήνυμα αποστέλλεται σε κάποιο εμπλεκόμενο στη διαδικασία Φορέα με το πέρας της διαδικασίας. Ένα μήνυμα φτάνει από κάποιο εμπλεκόμενο στη διαδικασία και προκαλεί τη συνέχιση της διαδικασίας εάν περίμενε για το μήνυμα ή αλλάζει τη ροή της για χειρισμό εξαίρεσης. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Περιγραφή Βασικών Στοιχείων (4) Πύλη (gateway): Ελέγχει τη ροή εργασιών. Αποφασίζει για θέματα διακλαδώσεων. Διασταύρωση AND (ΚΑΙ-Διαίρεση): Αναφέρεται στο διαχωρισμό ενός μονοπατιού σε δύο ή περισσότερες παράλληλες διαδρομές που εκτελούνται συγχρόνως. Ένωση (ΚΑΙ-Σύνδεση): Αναφέρεται στο συνδυασμό 2 ή περισσότερων παράλληλων διαδρομών σε ένα μονοπάτι. Συγχώνευση (Η-Ένωση): Αναφέρεται στον συνδυασμό δύο ή περισσότερων μονοπατιών σε ένα. Διαφέρει από την ΚΑΙ-Σύνδεση στο γεγονός ότι τα μονοπάτια που συγχωνεύονται δεν είναι απαραίτητο να εκτελούνται όλα. ΚΑΙ-Διαίρεση ΚΑΙ-Σύνδεση Η-Ένωση Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Περιγραφή Βασικών Στοιχείων (5) Πύλη: Εναλλακτικής Απόφασης (Ή OR): Περιορίζει τη ροή με κριτήρια που μόλις εφαρμοστούν κατά την εκτέλεση επιλέγουν μια ή περισσότερες εναλλακτικές διαδρομές (διασφαλίζει ότι τουλάχιστον ένα μονοπάτι επιλέγεται). Αποκλειστική Απόφαση (Αποκλειστικό Ή XOR): περιορίζει τη ροή με κριτήρια που μόλις εφαρμοστούν επιλέγουν μια εναλλακτική διαδρομή. Ή Αποκλειστικό Ή Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Περιγραφή Βασικών Στοιχείων (6) Ομαλή ροή (sequence flow): Δείχνει τη σειρά με την οποία πραγματοποιούνται οι δραστηριότητες σε μια διαδικασία. Ροή Μηνυμάτων (message flow): Χρησιμοποιείται για να δείξει τη ροή των μηνυμάτων/ εγγράφων ανάμεσα σε δύο Φορείς. Σύνδεσμος (association): Χρησιμοποιείται για να συσχετίζει πληροφορία (π.χ. Σχόλια) με Αντικείμενα Ροής (Flow Objects). Σύνδεσμος Ομαλή ροή Ροή Μηνυμάτων Σύνδεσμος Δεδομένων Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Swimlane Ενότητα (pool): Αναπαριστά έναν Φορέα που συμμετέχει σε μια υπηρεσία/διαδικασία και χρησιμοποιείται για το διαχωρισμό των δραστηριοτήτων του κάθε Φορέα. Υπο-ενότητα (lane): Η υποενότητα αναγνωρίζει τα οργανωτικά τμήματα κάθε Φορέα. Δήμος Καλαμαριάς Δήμος Θεσ/κης Δήμος Θεσ/κης Τμήμα Οικονομικών Τμήμα Πρωτοκόλλου Tip: Καλό είναι πρώτα να δημιουργήσετε τα swimlanes και έπειτα να εισάγετε τα υπόλοιπα στοιχεία του διαγράμματος. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Σενάριο 1 Έστω πως μας ενδιαφέρει να μοντελοποιήσουμε την εργασία ενός δημοτικού υπαλλήλου που ασχολείται με μέρος της υπηρεσίας που αφορά την εγγραφή στο δημοτολόγιο. Η σχετική εργασία περιλαμβάνει τον έλεγχο των δικαιολογητικών και της αίτησης του πολίτη και κατόπιν την πρωτοκόλληση της αίτησης και της απόδοσης αριθμού πρωτοκόλλου. Ζητείται το ΒΡΜΝ διάγραμμα της παραπάνω διαδικασίας. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Εγγραφή στο Δημοτολόγιο. Γεγονός Αρχής, Τέλους και Tasks. Εργασίες (Tasks) Γεγονός Αρχής Γεγονός Λήξης Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Σενάριο 2 Έστω ότι ο δημοτικός υπάλληλος λαμβάνει ταχυδρομικά τα απαιτούμενα έγγραφα. Στην συνέχεια τα έγγραφα ελέγχονται από τον Δήμο και η αίτηση πρωτοκολλείται. Η διαδικασία ολοκληρώνεται και η απάντηση αποστέλλεται ταχυδρομικά. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Εγγραφή στο Δημοτολόγιο. Μηνύματα Μήνυμα που πυροδοτεί την έναρξη της διαδικασίας. Μήνυμα που αποστέλλεται με το πέρας της διαδικασίας. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Σενάριο 3 Έστω πως θέλουμε να δείξουμε πως το περιεχόμενο του προηγούμενου γράμματος αποτελούν η αίτηση και τα δικαιολογητικά. Τα έγγραφα ελέγχονται από τον Δήμο και η αίτηση πρωτοκολλείται. Η διαδικασία ολοκληρώνεται και το πιστοποιητικό αποστέλλεται ταχυδρομικά. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Εγγραφή στο Δημοτολόγιο. Αντικείμενα Αντικείμενα δεδομένων Tip: Η σύνδεση των αντικειμένων με το μήνυμα γίνεται με τη βοήθεια Συνδέσμων. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Σενάριο 4 Έστω πως ο υπάλληλος παραλαμβάνει ταχυδρομικά την αίτηση και τα δικαιολογητικά. Τα έγγραφα ελέγχονται από τον Δήμο και η αίτηση πρωτοκολλείται. Στη συνέχεια, η εγκυρότητα των δικαιολογητικών ελέγχονται από το Τμήμα Α και η νομιμότητα από το Τμήμα Β. Μόλις τελειώσουν και οι δύο έλεγχοι, το πιστοποιητικό αποστέλλεται ταχυδρομικά και η διαδικασία ολοκληρώνεται. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Ένωση (ΚΑΙ-Σύνδεση) Υπο-ενότητες Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Σενάριο 5 Έστω πως ο υπάλληλος παραλαμβάνει ταχυδρομικά την αίτηση και τα δικαιολογητικά. Τα έγγραφα ελέγχονται από τον Δήμο. Εάν η αίτηση και τα δικαιολογητικά είναι πλήρη, η αίτηση πρωτοκολλείται, η διαδικασία ολοκληρώνεται και το πιστοποιητικό αποστέλλεται ταχυδρομικά. Στην αντίθετη περίπτωση που η αίτηση ή τα δικαιολογητικά δεν είναι πλήρη, στέλνεται απόρριψη αίτησης ταχυδρομικά. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Εγγραφή στο Δημοτολόγιο. Αποκλειστική Απόφαση (Αποκλειστικό Ή) Μια από τις δυο διαθέσιμες επιλογές μπορεί να ισχύει. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Σενάριο 6 Έστω πως ο υπάλληλος παραλαμβάνει ταχυδρομικά την αίτηση και τα δικαιολογητικά. Τα έγγραφα ελέγχονται από τον Δήμο. Εάν η αίτηση και τα δικαιολογητικά είναι πλήρη, η αίτηση πρωτοκολλείται. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με ταχυδρομική αποστολή είτε έχει πρωτοκολληθεί η αίτηση είτε όχι. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Εγγραφή στο Δημοτολόγιο. Συγχώνευση (Αποκλειστικό H Ένωση) Συγχωνεύει δύο μονοπάτια που δεν εκτελούνται παράλληλα.. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Σενάριο 7 Θεωρώντας το προηγούμενο σενάριο έστω πως θέλουμε να μοντελοποιήσουμε και την ενέργεια του πολίτη, ότι δηλαδή ο πολίτης συγκεντρώνει τα δικαιολογητικά και τα στέλνει ταχυδρομικά στον Δήμο. Στον Δήμο η διαδικασία συνεχίζεται όπως πριν, δηλαδή ο υπάλληλος παραλαμβάνει ταχυδρομικά την αίτηση και τα δικαιολογητικά. Τα έγγραφα ελέγχονται από τον Δήμο. Εάν η αίτηση και τα δικαιολογητικά είναι πλήρη, η αίτηση πρωτοκολλείται. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με ταχυδρομική αποστολή είτε έχει πρωτοκολληθεί η αίτηση είτε όχι. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Εγγραφή στο Δημοτολόγιο. Ενότητες Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Σενάριο 8 Ο πολίτης συγκεντρώνει τα δικαιολογητικά και είτε τα στέλνει ταχυδρομικά στον Δήμο, είτε τα καταθέτει στο ΚΕΠ, είτε επιλέγει να ακολουθήσει και τις 2 διαδρομές. Στον Δήμο η διαδικασία συνεχίζεται όπως πριν, δηλαδή ο υπάλληλος παραλαμβάνει ταχυδρομικά την αίτηση και τα δικαιολογητικά. Τα έγγραφα ελέγχονται από τον Δήμο. Εάν η αίτηση και τα δικαιολογητικά είναι πλήρη, η αίτηση πρωτοκολλείται. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με ταχυδρομική αποστολή είτε έχει πρωτοκολληθεί η αίτηση είτε όχι. Στο ΚΕΠ εκτελείται μία αντίστοιχη διαδικασία. Ο υπάλληλος παραλαμβάνει την αίτηση και τα δικαιολογητικά και τα ελέγχει. Εάν η αίτηση και τα δικαιολογητικά είναι πλήρη, η αίτηση πρωτοκολλείται. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με ταχυδρομική αποστολή είτε έχει πρωτοκολληθεί η αίτηση είτε όχι. Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Εναλλακτικής Απόφασης (Ή) Μπορεί να επιλεγεί μια ή και περισσότερες διαδρομές Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων

Άλλα Παραδείγματα BPMN 61

BPMN Business Process Model and Notation Παράδειγμα Διαγράμματος Επιχειρηματικής Διαδικασίας στο πρότυπο BPMN Πηγή: Introduction to BPMN, Visual Paradigm 62

BPMN Business Process Model and Notation Παράδειγμα Διαγράμματος Επιχειρηματικής Διαδικασίας στο πρότυπο BPMN 64 Πηγή: Introduction to BPMN, Visual Paradigm

Άλλα Παραδείγματα BPMN 72