Τ.Ε.Ι. ΚΡΗΤΗΣ, Σ.Δ.Ο., Τμήμα Λογιστικής. Business Processes

Transcript

1 Τ.Ε.Ι. ΚΡΗΤΗΣ, Σ.Δ.Ο., Τμήμα Λογιστικής Business Processes

2 Οι οργανισμοί-επιχειρήσεις υπάρχουν για να εξυπηρετούν κάποιο εμπορικό σκοπό ή να προσφέρουν κάποιες κοινωνικές υπηρεσίες. Διαφέρουν είτε στον σκοπό ή στόχο που θέλουν να επιτύχουν, στο καθεστώς ιδιοκτησίας ή διοίκησής τους και στο νομοθετικό περιβάλλον που λειτουργούν. Ανεξάρτητα όμως από το είδος ή το μέγεθος των οργανισμών, χρησιμοποιούν διαδικασίες και επιχειρησιακά συστήματα για να εξυπηρετούν τους τελικούς τους στόχους. Επιχειρησιακές Διαδικασίες

3 Επιχειρησιακή Διαδικασία: ένα σύνολο από εργασίες ή δραστηριότητες που παράγουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Κάθε διαδικασία ξεκινά από ένα trigger (γεγονός) π.χ. Λήψη μιας παραγγελίας ή η αναγνώριση της ανάγκης για αύξηση του αποθέματος σε μία αποθήκη. Για παράδειγμα, όταν ένας πελάτης κάνει μία παραγγελία για ποδήλατο ο κατασκευαστής (πωλητής) χρησιμοποιεί μια συγκεκριμένη διαδικασία για να εξασφαλίσει ότι το σωστό προϊόν θα φτάσει έγκαιρα στον πελάτη και ότι θα εισπραχθεί η πληρωμή για την παραγγελία. Ορισμός

4 Τα βήματα της διαδικασίας αυτής συμπεριλαμβάνουν την επικύρωση της παραγγελίας, την προετοιμασία της αποστολής, την αποστολή της παραγγελίας, την έκδοση τιμολογίου, και την καταγραφή της απόδειξης της πληρωμής. Το τμήμα πωλήσεων λαμβάνει και επικυρώνει την παραγγελία του πελάτη και την περνά στην αποθήκη, η οποία προετοιμάζει αποστέλλει την παραγγελία. Η λογιστική υπηρεσία διαχειρίζεται το τιμολόγιο και τα βήματα της πληρωμής. Παρόλο που αυτό είναι ένα πολύ απλοϊκό παράδειγμα, υπογραμμίζει το γεγονός ότι οι διαδικασίες αποτελούνται από αλληλένδετα βήματα που ολοκληρώνονται σε διάφορα τμήματα της επιχείρησης. Παράδειγμα Επιχειρησιακών Διαδικασιών

5 Επειδή τα διάφορα στάδια μιας διαδικασίας εκτελούνται σε διαφορετικές λειτουργικές περιοχές ή τμήματα, η αποτελεσματική επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των τμημάτων αυτών είναι απαραίτητη για την ομαλή εκτέλεση των διαδικασιών αυτών. Χωρίς την αλληλεπίδραση αυτή, η διαδικασία δεν μπορεί να ολοκληρωθεί επαρκώς και αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, εάν η παραγγελία του πελάτη δεν γνωστοποιηθεί κατάλληλα στην αποθήκη, τότε δεν μπορεί να αποσταλεί εγκαίρως. Ομοίως, εάν οι πληροφορίες για την παραγγελία και την αποστολή αυτής δεν γνωστοποιούνται στο τμήμα λογιστικής, οι διαδικασίες τιμολόγησης και πληρωμής δεν θα ολοκληρωθούν επαρκώς και με ακρίβεια. Σαφώς, πέρα από την διαβίβαση των πληροφοριών είναι απαραίτητος ο στενός συντονισμός του έργου των εμπλεκόμενων ατόμων. Για παράδειγμα, όταν ο πωλητής αποδέχεται την εντολή, αυτός πρέπει να συνεργάζεται με την αποθήκη για να καθορίσει πότε η παραγγελία μπορεί να αποσταλεί. Χωρίς την συνεννόηση αυτή, ο πωλητής μπορεί να δίνει υποσχέσεις που η εταιρεία δεν μπορεί να καλύψει ρεαλιστικά. Εάν συμβεί αυτό, τότε, τα προϊόντα δεν θα είναι διαθέσιμα όταν υποσχέθηκε. Ο πωλητής πρέπει επίσης να συνεργάζεται με το τμήμα λογιστηρίου για να βεβαιώνεται ότι ο πελάτης είναι φερέγγυος. Η αποδοχή παραγγελιών και η αποστολή αγαθών στους πελάτες που δεν έχουν κάνει τις πληρωμές για τις προηγούμενες αποστολές μπορεί να προκαλέσει σημαντικά χρηαμτοδοτικά προβλήματα στην επιχείρηση. Επικοινωνία Διαδικασιών

6 Τρεις διεργασίες έχουν άμεση σχέση με τη δημιουργία και την παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών. Είναι οι: αγορά, παραγωγή και πώληση. Η διαδικασία προμηθειών (buy procurement process) αναφέρεται σε όλες τις δραστηριότητες που εμπλέκονται στην αγορά ή την απόκτηση των υλικών που χρησιμοποιούνται από τον οργανισμό, όπως oi πρώτες ύλες που απαιτούνται για την παραγωγή προϊόντων. Η διαδικασία παραγωγής (make production process) συνεπάγεται την πραγματική δημιουργία των προϊόντων εντός του οργανισμού. Λαμβάνοντας υπόψη ότι η διαδικασία παραγωγής ασχολείται με την απόκτηση των απαραίτητων υλικών στο εσωτερικό (παράγοντάς τα), η διαδικασία προμηθειών ασχολείται με την απόκτηση των αναγκαίων υλικών εξωτερικά (από την αγορά τους). Τέλος, η διαδικασία εκπλήρωσης (sell fulfillment process) αποτελείται από όλα τα βήματα που εμπλέκονται στην πώληση και παράδοση των προϊόντων στους πελάτες της επιχείρησης. Buy, make, sell

7 Άμεσα σχετιζόμενες με τις: αγορά, παραγωγή, πώληση είναι ακόμα τέσσερις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για σχεδιασμό, προγραμματισμό, αποθήκευση, και εξυπηρέτηση. Ο κύκλος ζωής της διαχείρισης δεδομένων (σχεδιασμός - lifecycle data management process) υποστηρίζει τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη των προϊόντων από το αρχικό στάδιο που είναι η ιδέα του προϊόντος μέχρι και την διακοπή του προϊόντος. Ο σχεδιασμός υλικών (προγραμματισμός material planning process) χρησιμοποιεί ιστορικά δεδομένα και προβλέψεις πωλήσεων για να προγραμματιστούν ποια υλικά θα αγοραστούν ή θα παραχθούν και σε ποιες ποσότητες. Η απογραφή και διαχείριση αποθήκης (αποθήκευση inventory and warehouse management process) χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και την παρακολούθηση των υλικών. Η διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων και η εξυπηρέτηση πελατών (εξυπηρέτηση asset management and customer service processes) χρησιμοποιούνται για τη διατήρηση των περιουσιακών στοιχείων όπως είναι τα μηχανήματα αλλά και προσφέρει after-sales υπηρεσίες στους πελάτες, όπως επισκευές. Design, plan, store, service

8 Δύο υποστηρικτικές διαδικασίες σχετίζονται με τους ανθρώπους και τα έργα. Η διαχείριση ανθρωπίνου δυναμικού (άνθρωποι human capital management process) επικεντρώνεται στους ανθρώπους εντός του οργανισμού και περιλαμβάνει λειτουργίες όπως πρόσληψη, μίσθωση, κατάρτιση, και διαχείριση παροχών. Η διαχείριση έργων (έργα project management process) χρησιμοποιείται για τον σχεδιασμό και την εκτέλεση μεγάλων έργων όπως η κατασκευή ενός νέου εργοστασίου ή η παραγωγή σύνθετων προϊόντων, όπως τα αεροπλάνα. People, projects

9 Όλες οι παραπάνω διαδικασίες έχουν επιπτώσεις στη χρηματοδότηση ενός οργανισμού. Αυτό μας φέρνει στις τελευταίες δύο διαδικασίες, οι οποίες παρακολουθούν τις οικονομικές επιπτώσεις των διαδικασιών. Χρηματοοικονομική Λογιστική (track-external: financial accounting): παρακολουθεί τις οικονομικές επιπτώσεις των διαδικασιών με στόχο την εκπλήρωση των νομικών απαιτήσεων για την υποβολή εκθέσεων, κτλ. π.χ. για την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς (SEC). Διοικητική Λογιστική ή Έλεγχος (track-internal: management accounting or controlling process): επικεντρώνεται στην εσωτερική αναφορά για τη διαχείριση του κόστους και των εσόδων. Track-external, track-internal

10 Βασικές Επιχειρησιακές Διαδικασίες

11 Kάθε διαδικασία μπορεί να επηρεάσει άλλες διαδικασίες, όπως φαίνεται από τα βέλη ανάμεσα στις διεργασίες. Αυτά τα βέλη αντιπροσωπεύουν την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Για παράδειγμα, η προμήθεια των πρώτων υλών έχει επιπτώσεις σε ό,τι μπορεί να παραχθεί και στο πότε. Ομοίως, η διαδικασία παραγωγής έχει αντίκτυπο στα αγαθά που είναι διαθέσιμα για την πώληση και στο πότε. Ακολούθως, τα βέλη δείχνουν ότι όλες οι διαδικασίες έχουν αντίκτυπο στην οικονομική κατάσταση του οργανισμού. Συσχέτιση Διεργασιών