2003 2005 Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης

ΕΡΓΟ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΙΑΚΗΣ ΓΝΩΣΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ( Ι.ΟΡΓΑΝΩ.ΣΗ) ΕΝΟΤΗΤΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ 4: ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΕΣ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΙΑΚΗΣ ΓΝΩΣΗΣ ΠΑΡΑ ΟΤΕΑ 12 & 13: ΕΓΓΡΑΦΟ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΩΝ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ & ΕΓΓΡΑΦΟ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗΣ ΣΧΕ ΙΑΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΕΠΙΣΤ. ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ: ΕΠΙΚΟΥΡΟΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Ι. ΣΤΑΜΕΛΟΣ ΕΠΑΝ-ΜΕΤΡΟ 4.5: «Κοινοπραξίες Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης σε τοµείς Εθνικής Προτεραιότητας» ΡΑΣΗ 4.5.1: «Νέες Μορφές Οργάνωσης των Επιχειρήσεων, της Εργασίας και της Κατάρτισης»

2003 2005 Αριστοτέλειο Πανεπιστήµιο Θεσσαλονίκης

ΠΑΡΑ ΟΤΕΟ Ν Ο 12 ΕΓΓΡΑΦΟ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΩΝ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΑΡΑ ΟΤΕΟ Ν Ο 13 ΕΓΓΡΑΦΟ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗΣ ΣΧΕ ΙΑΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 3

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ... 6 ΓΕΝΙΚΑ ΓΙΑ ΤΟ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ...6 KNOWLEDGE ASSET...8 ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΧΡΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...10 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ TO ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ...10 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΠΟΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ TO ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ...11 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ...12 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ...14 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΟΥ...16 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...18 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΚNOWLEDGE ΑSSET...20 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ KNOWLEDGE ASSET....22 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΜΕ ΒΑΣΗ ΛΕΞΕΙΣ ΚΛΕΙ ΙΑ...24 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΕ KNOWLEDGE ASSET...26 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΠΟΥ ΑΝΗΚΕΙ ΣΕ KNOWLEDGE ASSET...28 ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΧΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΧΡΗΣΤΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΓΝΩΣΗΣ...30 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ...30 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΠΟΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ...31 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...32 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΙΑΓΡΑΦΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...33 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...34 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΑΡΑΜΕΤΡΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΟ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...36 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...38 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...39 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΙΑΓΡΑΦΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...40 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...41 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΑΡΑΜΕΤΡΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗ ΕΤΑΙΡΙΑ...42 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...44 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΦΥΣΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ ΕΚΤΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...45 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΙΑΓΡΑΦΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΦΥΣΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ ΕΚΤΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...46 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΦΥΣΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ ΕΚΤΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...47 4

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΑΡΑΜΕΤΡΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΟ ΦΥΣΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΟ ΕΚΤΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...48 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΦΥΣΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ ΕΚΤΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...49 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ KNOWLEDGE ASSET...50 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΙΑΓΡΑΦΗ KNOWLEDGE ASSET...52 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...53 ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ...55 ΕΓΓΡΑΦΟ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗΣ ΣΧΕ ΙΑΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ...59 5

ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΕΝΙΚΑ Το πρότυπο σύστηµα θα είναι web based, στην ουσία δηλαδή θα αποτελεί ένα portal εγκατεστηµένο στο intranet της εταιρίας/οργανισµού. Η κεντρική οθόνη (ιστοσελίδα) της εφαρµογής θα είναι κοινή για όλους και από εκεί θα συνδέονται οι χρήστες. Η διαχείριση της εφαρµογής θα γίνεται από την ίδια σελίδα που βλέπουν και οι απλοί χρήστες, ωστόσο οι λειτουργίες θα είναι διαφορετικές για αυτούς. Επίσης ορισµένες άλλες λειτουργίες που έχουν να κάνουν µε την παραµετροποίηση της εφαρµογής, θα γίνονται από ξεχωριστές οθόνες. Οι λειτουργίες της εφαρµογής έχουν να κάνουν τόσο µε τα πρόσωπα όσο και µε τις διαδικασίες τις εταιρίας. Επιπλέον στο σύστηµα εισάγεται και η έννοια του Knowledge Asset (στα ελληνικά θα µπορούσαµε να το πούµε στοιχείο γνώσης) το οποίο και αναλύεται στην παρακάτω ενότητα Knowledge Asset (KA). Έτσι η εφαρµογή θα διαχειρίζεται τα εξής στοιχεία: Φυσικά πρόσωπα Εταιρίες Έγγραφα Knowledge Assets Το ΚΑ αποτελεί τον κορµό της εφαρµογής πάνω στον οποίο «συνδέονται» τα φυσικά πρόσωπα, οι εταιρίες και κυρίως τα έγγραφα. Τα παραπάνω περιγράφονται αναλυτικά στις ενότητες που αφορούν στην κάθε περίπτωση χρήσης. Επίσης βασικό συστατικό της εφαρµογής αποτελεί και το «οργανόγραµµα» της εταιρείας (κάτι το οποίο δε συναντάται σε µεγάλο βαθµό στις µικροµεσαίες επιχειρήσεις). Στην ουσία πρόκειται για τα τµήµατα της εταιρίας (πωλήσεις, τεχνική υποστήριξη, κ.λ.π.) αλλά και τη διοικητική ιεράρχηση της εταιρίας. Με βάση τα στοιχεία αυτά στην ουσία θα εκχωρηθούν τα διάφορα δικαιώµατα στους χρήστες της εφαρµογής, τα οποία και θα επιτρέπουν ή όχι ορισµένες ενέργειες όπως αυτές φαίνονται και περιγράφονται στα κατάλληλα έγγραφα. Οι λειτουργίες τις οποίες θα περιλαµβάνει το σύστηµα περιγράφονται πλήρως παρακάτω στην ενότητα των περιπτώσεων χρήσης. Οι περιπτώσεις χρήσης (Use Cases) διαµερίζουν το σύστηµα σε ένα σύνολο λογικών τµηµάτων. Το καθένα από αυτά περιγράφει τον τρόπο µε τον οποίο λειτουργεί το σύστηµα. Κάθε µια από τις περιπτώσεις χρήσης είναι ένα σενάριο µε βάση το οποίο µια εξωτερική οντότητα (ο χρήστης του συστήµατος) αλληλεπιδρά µε το σύστηµα και καθορίζουν όλα εκείνα τα γεγονότα που µπορούν να προκύψουν από αυτήν την αλληλεπίδραση. Το σύνολο των περιπτώσεων χρήσης συνιστά µια πλήρη περιγραφή όλων των πιθανών τρόπων χρήσης του συστήµατος από όλες τις πιθανές οντότητες - χρήστες του συστήµατος. Εποµένως, η συλλογή των περιπτώσεων χρήσης σχεδιάζει µια εικόνα της πλήρους λειτουργικότητας του πρότυπου συστήµατος. Το συγκεκριµένο σύστηµα περιλαµβάνει δύο είδη χρηστών: τον ιαχειριστή Γνώσης και το Στέλεχος Εταιρίας. Ο πρώτος χρήστης έχει τη γενική εποπτεία του συστήµατος, ενώ ο δεύτερος χρησιµοποιεί το σύστηµα προς όφελος του. Εννοείται βέβαια ότι ο διαχωρισµός σε χρήστες αναφέρεται σε ρόλους και όχι σε πρόσωπα. Οπότε, είναι δυνατό να υπάρχουν πολλαπλοί ιαχειριστές Γνώσεις και Στελέχη Εταιρίας καθώς επίσης και ένα πρόσωπο µε ρόλο ιαχειριστή Γνώσης να είναι και χρήστης Στέλεχος Εταιρίας. Στο σηµείο αυτό καλό θα ήταν να σηµειωθεί ότι οι περιπτώσεις χρήσεις που περιγράφονται παρακάτω αφορούν το σύστηµα και µόνο και όχι την προεργασία που προηγείται και δεν έχει να κάνει µε το σύστηµα. Για παράδειγµα, ο ιαχειριστής 6

Γνώσης ενδεχοµένως να χρειαστεί να καταγράψει πληροφορίες αναφορικά µε τις πρακτικές της εταιρίας, ώστε να παραµετροποιήσει ανάλογα το σύστηµα. Κάτι τέτοιο δεν περιλαµβάνεται στις περιπτώσεις χρήσης του συστήµατος. Η παραπάνω παραµετροποίηση θα είναι το αποτέλεσµα της διάγνωσης γνώσης (knowledge audit) το οποίο θα σχεδιαστεί από την Ε ΑΠ/ΤΠΘ Α.Ε σε επόµενο στάδιο του έργου Ι.ΟΡΓΑΝΩ.ΣΗ. 7

KNOWLEDGE ASSET Το Knowledge Asset (Στοιχείο Γνώσης - ΚΑ) αποτελεί µια αυτοτελή, αυτόνοµη, κατασταλαγµένη γνώση και εµπειρία αναφορικά µε κάποιο θέµα ή µια διαδικασία που έχει να κάνει µε τις πρακτικές και τη δοµή ενός οργανισµού. Για παράδειγµα, ένα ΚΑ θα µπορούσε να είναι τα βήµατα που απαιτούνται για τη διεκπεραίωση µιας παραγγελίας ή ο τρόπος µε τον οποίο κατασκευάζεται ένα ορισµένο εξάρτηµα. Για το λογισµικό Ι.ΟΡΓΑΝΩ.ΣΗ το ΚΑ αποτελεί και τον κορµό της εφαρµογής µιας και αυτό είναι που οικοδοµεί το γνωστικό κεφάλαιο της εταιρίας. Ένα ΚΑ περιέχει τα εξής: Το όνοµα του ΚΑ (π.χ. πώληση ποδηλάτου) Το πεδίο εφαρµογής του ΚΑ (π.χ. πωλήσεις) Ο σκοπός του ΚΑ (π.χ. να δείξει τα βασικά βήµατα που απαιτούνται για την πώληση ενός ποδηλάτου) Περιγραφή-περίληψη του ΚΑ Λέξεις κλειδιά του ΚΑ Τα βήµατα/ενότητες στα οποία χωρίζεται ένα ΚΑ. Την λεπτοµερή περιγραφή αυτών των ενοτήτων Ποιοι έχουν το δικαίωµα πρόσβασης για αλλαγές στο ΚΑ Ποιοι έχουν το δικαίωµα πρόσβασης για ανάγνωση του ΚΑ Έγγραφα που συνοδεύουν το ΚΑ Μια σύντοµη περιγραφή αυτών των εγγράφων Το ιστορικό των αλλαγών του ΚΑ Το ιστορικό των αλλαγών των εγγράφων Παρατηρήσεις Από τα παραπάνω γίνεται αντιληπτό ότι ένα ΚΑ µπορεί είτε να αναγνωσθεί είτε να επεξεργαστεί. Για την ανάγνωση, ο ιαχειριστής Γνώσης είναι υπεύθυνος να ορίσει κατά τη δηµιουργία του ΚΑ ποιοι µπορούν να διαβάσουν το ΚΑ (είτε όλοι, είτε µια οµάδα χρηστών). Το ίδιο ισχύει και για την επεξεργασία ενός ΚΑ. Ο ιαχειριστή Γνώσης είναι υπεύθυνος να ορίσει ποια δικαιώµατα έχουν ορισµένες οµάδες χρηστών, αναφορικά µε το δικαίωµα επεξεργασίας και αλλαγής ενός ΚΑ. ικαίωµα δηµιουργίας και διαγραφής ενός ΚΑ έχει µόνο ο ιαχειριστής Γνώσης. Επίσης θα πρέπει να τονιστεί ότι είναι δυνατό ο ιαχειριστής Γνώσης να δηµιουργήσει απλώς (µόνο τον τίτλο) ενός ΚΑ, να ορίσει τα δικαιώµατα επεξεργασίας αυτού του ΚΑ και στη συνέχει να καλέσει τις οµάδες που εµπλέκονται µε το συγκεκριµένο ΚΑ (και έχουν δικαίωµα επεξεργασίας) να διαµορφώσουν όλοι µαζί, συνεργατικά, το ΚΑ. Για το ιστορικό των αλλαγών σηµειώνεται ότι αυτό θα κρατείται µε τη µορφή των εκδόσεων των αρχείων και την επισύναψη από την πλευρά του χρήστη ενός σχολίου αναφορικά µε τις αλλαγές που έλαβαν µέρος σε κάθε νέα έκδοση. ικαιώµατα Όπως έχει γραφτεί και στο εισαγωγικό κείµενο για την εφαρµογή Ι.ΟΡΓΑΝΩ.ΣΗ, το σύστηµα ασφαλείας στηρίζεται στο «οργανόγραµµα» της εταιρίας. Το συγκεκριµένο οργανόγραµµα θα χωρίζει την εταιρία τόσο κάθετα όσο και οριζόντια. Πιο συγκεκριµένα η εταιρία θα χωρίζεται κάθετα σε τµήµατα (Πωλήσεις, Λογιστήριο, Αποθήκη, κ.τ.λ.), στο εξής απλώς «τµήµατα», και οριζόντια σε διοικητικά επίπεδα 8

(Υπάλληλοι, Ανώτερα Στελέχη, κ.λ.π.). Το σύστηµα θα επιτρέπει κατά την εγκατάσταση και παραµετροποίησή του να οριστεί ο αριθµός και τα ονόµατα των επιπέδων αυτών τόσο σε κάθετο όσο και σε οριζόντιο επίπεδο. Επίσης, για λόγους ασφαλείας θα υπάρχουν και οι εξής συµβάσεις: 1. Ένα ΚΑ θα είναι ορατό είτε από το συγκεκριµένο τµήµα στο οποίο απευθύνεται κατά τη δηµιουργία του είτε από όλα τα τµήµατα. Κατά τη δηµιουργία ενός ΚΑ θα επιλέγεται είτε η µία επιλογή είτε η άλλη. 2. Το τελευταίο διοικητικό επίπεδο έχει πρόσβαση σε ΚΑ όλων των επιπέδων και τµηµάτων. 3. Οι χρήστες που ανήκουν σε ένα διοικητικό επίπεδο έχουν πρόσβαση στα ΚΑ του τµήµατός τους αλλά και στα ΚΑ που απευθύνονται σε χρήστες που ανήκουν σε κατώτερο διοικητικό επίπεδο. Κατά την εισαγωγή των δικαιωµάτων του ΚΑ, ο ιαχειριστής Γνώσης εισάγει δύο ειδών δικαιώµατα: της ανάγνωσης και της επεξεργασίας. Επίσης για κάθε ένα από αυτά τα δύο είδη δικαιωµάτων εισάγει το τµήµα στο οποίο απευθύνεται το ΚΑ (είτε ένα, είτε όλα) και το κατώτερο διοικητικό επίπεδο που έχει πρόσβαση στο ΚΑ (αυτοµάτως όλα τα ανώτερα επίπεδα έχουν το ίδιο είδος πρόσβασης). Όσον αφορά τα έγγραφα που ανήκουν σε ένα ΚΑ ισχύει ότι ισχύει και για το ΚΑ, δηλαδή µπορούν είτε να επεξεργαστούν είτε να επεξεργαστούν. Εάν ένας χρήστης έχει δικαίωµα ανάγνωσης ενός ΚΑ µπορεί να «κατεβάσει» (download) ένα έγγραφο στο δίσκο του και να το διαβάσει, ενώ εάν έχει δικαίωµα επεξεργασίας έχει δικαίωµα, αφού το «κατεβάσει», να το επεξεργαστεί και να το ξαναπροσθέσει στο ΚΑ, ενώ το σύστηµα ενηµερώνει παράλληλα το ιστορικό για αυτή την αλλαγή. 9

ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΧΡΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ TO ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος εταιρείας: Θέλει να συνδεθεί µε το σύστηµα. 1. Η εφαρµογή έχει ξεκινήσει επιτυχώς Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης στέλεχος της εταιρίας έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και εισάγει το όνοµα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης του τα οποία έχουν γίνει αποδεκτά από το σύστηµα. Στη συνέχεια ο χρήστης βρίσκεται στην κεντρική οθόνη µενού του συστήµατος. Κύριο σενάριο: 1. Ο χρήστης πληκτρολογεί στον φυλλοµετρητή ιστοσελίδων τη διεύθυνση του συστήµατος 2. Ο χρήστης συµπληρώνει στην οθόνη εισόδου του χρήστη. 1. το όνοµα χρήστη 2. το κωδικό πρόσβασης 3. Ο χρήστης πατάει το κουµπί εισόδου 4. Το σύστηµα ελέγχει την ορθότητα του ονόµατος χρήστη και του κωδικού 5. Ο χρήστης βρίσκεται στην κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος. 1α. Η κεντρική σελίδα του συστήµατος δεν είναι διαθέσιµη. 4α. Ο χρήστης Στέλεχος εταιρείας εισάγει λάθος ή το όνοµα χρήστη ή τον κωδικό πρόσβασης. Το σύστηµα προβάλει µήνυµα λάθους που αφορά τη λανθασµένη εισαγωγή ονόµατος χρήστη ή κωδικού πρόσβασης αντιστοίχως και εµφανίζει ξανά την οθόνη εισόδου χρήστη. Επίσης εµφανίζεται στην οθόνη επιλογή για την προβολή ερώτησης που υπενθυµίζει τον κωδικό πρόσβασης. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 10

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΠΟΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ TO ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος εταιρείας: Θέλει να αποσυνδεθεί από το σύστηµα. 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα. Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας έχει ολοκληρώσει τις εργασίες που εκτελούσε στο σύστηµα, έχει αποθηκεύσει τις αλλαγές που ενδεχοµένως έχει κάνει, αποσυνδέεται από το σύστηµα και βρίσκεται στην οθόνη εισόδου του συστήµατος. Κύριο σενάριο: 1. Ο χρήστης επιλέγει από την κεντρική οθόνη-µενού της εφαρµογής την επιλογή Αποσύνδεσης Χρήστη. 2. Το σύστηµα ελέγχει και επιβεβαιώνει ότι δεν υπάρχουν εργασίες σε εξέλιξη (φόρµες ανοιχτές, αναζητήσεις κτλ.). 3. Αποσύνδεση χρήστη και προβολή της οθόνης εισόδου του συστήµατος. 2α. Το σύστηµα εντοπίζει ότι υπάρχουν εργασίες σε εξέλιξη. 1. Αν υπάρχουν ανοιχτές φόρµες που δεν έχουν τροποποιηθεί το σύστηµα τις κλείνει απευθείας. 2. Αν υπάρχουν ανοιχτές φόρµες οι οποίες έχουν τροποποιηθεί τότε το σύστηµα προβάλει ερώτηση για την αποθήκευσή τους. Αν ο χρήστης επιλέξει την αποθήκευσή τους τότε το σύστηµα τις αποθηκεύει. 3α. Η κεντρική σελίδα του συστήµατος δεν είναι διαθέσιµη *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 11

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ Στέλεχος εταιρείας. 4. Στέλεχος Εταιρίας: Θέλει να καταχωρήσει τα στοιχεία του βιογραφικού του 5. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να καταγραφούν όλες οι πληροφορίες σχετικά µε τον συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρίας 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας ανοίγει µε επιτυχία τη κατάλληλη φόρµα εισαγωγής στοιχείων βιογραφικού και καταχωρεί τα στοιχεία του βιογραφικού του. Επιπρόσθετα ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας µπορεί να αποθηκεύσει ένα έγγραφο το οποίο περιέχει κείµενο (αδόµητη πληροφορία) το οποίο µπορεί να χαρακτηρισθεί ως βιογραφικό. Η βάση δεδοµένων ενηµερώνεται επιτυχώς και ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης αλλά και οι χρήστες Στέλεχος Εταιρίας που έχουν το δικαίωµα είναι σε θέση να δουν τα στοιχεία του βιογραφικού του συγκεκριµένου χρήστη. Κύριο σενάριο: 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού της εφαρµογής την επιλογή καταχώρησης στοιχείων βιογραφικού. 2. Το σύστηµα εµφανίζει την κατάλληλη φόρµα εισαγωγής στοιχείων βιογραφικού του συγκεκριµένου χρήστη (από το login του χρήστη γίνεται αντιληπτή η ταυτότητα του χρήστη και συνεπώς το σύστηµα εµφανίζει το κατάλληλο βιογραφικό). 3. Ο χρήστης συµπληρώνει τα εξής, ενδεικτικά πεδία της φόρµας βιογραφικού Προσωπικά στοιχεία Όνοµα (προ-συµπληρωµένα) Επώνυµο (προ-συµπληρωµένα) Προσωπικά τηλέφωνα Φαξ Email ιεύθυνση Φορολογικά στοιχεία Επαγγελµατικά στοιχεία (προαιρετικά) Όνοµα εταιρίας στην οποία εργάζεται Θέση (παραµετρικά οριζόµενη) Υποκατάστηµα στο οποίο εργάζεται (προαιρετικά) εξιότητες Ξένες Γλώσσες Πτυχία Κ.λ.π Φόρµα στην οποία µπορεί να εισάγει παραπάνω επιπρόσθετα στοιχεία. 12

Να σηµειωθεί ότι τα στοιχεία που βρίσκονται εδώ είναι καθαρά ενδεικτικά και ότι ο ακριβής αριθµός και το είδος των στοιχείων που περιέχει ένα βιογραφικό είναι θέµα εγκατάστασης και παραµετροποίησης της εφαρµογής, την ευθύνη της οποίας έχει ο ιαχειριστής Γνώσης. 4. Ο χρήστης εισάγει το έγγραφο (βιογραφικό) εφόσον το επιθυµεί, στο κατάλληλο σηµείο κάνοντας upload το κατάλληλο αρχείο. 5. Το σύστηµα εµφανίζει µήνυµα για την επιτυχή εισαγωγή - upload του εγγράφου. 6. Ο χρήστης αφού επιθεωρήσει τα στοιχεία πατάει το κατάλληλο κουµπί για την αποθήκευση των στοιχείων που εισήγαγε. 7. Το σύστηµα ενηµερώνει τον χρήστη για την επιτυχή εισαγωγή των στοιχείων βιογραφικού. 8. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 3α, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας είναι δυνατό να αφήσει κενά τα ανάλογα πεδία τα οποία είναι προαιρετικά. 5α, Το σύστηµα ενηµερώνει ότι κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία είναι ελλιπή ή µη συµβατής µορφής και επιστρέφει ξανά στη φόρµα εισαγωγής στοιχείων µε συµπληρωµένα τα πεδία που είχαν ήδη συµπληρωθεί. 8α, Το έγγραφο δεν µπορεί να εισαχθεί στο σύστηµα και το σύστηµα εµφανίζει µήνυµα λάθους και επιστρέφει στη φόρµα εισαγωγής εγγράφου. 5β,8β, Παρουσιάζεται σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων ή του εγγράφου στη βάση δεδοµένων. Το σύστηµα θεωρεί την εισαγωγή ως µη γενοµένη, ενηµερώνει το χρήστη, τον προτρέπει να ξαναδοκιµάσει, και επιστρέφει στην φόρµα εισαγωγής στοιχείων βιογραφικού ή στη φόρµα εισαγωγής εγγράφου αντίστοιχα. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 13

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ. Στέλεχος εταιρείας. 6. Στέλεχος Εταιρίας: Θέλει να τροποποιήσει τα στοιχεία του βιογραφικού του 7. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να καταγραφούν όλες οι πληροφορίες σχετικά µε τον συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρίας 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας. 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα 3. Το βιογραφικό του χρήστη έχει ήδη δηµιουργηθεί µε επιτυχία. Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας έχει ανοίξει µε επιτυχία το βιογραφικό του και έχει τροποποιήσει τα στοιχεία του ή/και το συνοδευτικό έγγραφο. Η βάση δεδοµένων έχει ενηµερωθεί επιτυχώς και ο ιαχειριστής Γνώσης και ο χρήστης Στέλεχος εταιρείας που έχουν το δικαίωµα µπορούν να διαβάσουν τα στοιχεία του βιογραφικού του.. Κύριο σενάριο 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού της εφαρµογής την επιλογή µετατροπής στοιχείων βιογραφικού. 2. Το σύστηµα εµφανίζει κατευθείαν τη φόρµα του βιογραφικού του χρήστη Στελέχους εταιρείας, όπως στην περίπτωση χρήσης «ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ» πάνω στην οποία µπορεί να κάνει αλλαγές. (Το βιογραφικό συνδέεται µε το κωδικό πρόσβασης και το όνοµα χρήστη κατά το Login) 3. Ο χρήστης µπορεί να τροποποιήσει, ενδεικτικά, τα εξής πεδία της φόρµας βιογραφικού Προσωπικά στοιχεία Προσωπικά τηλέφωνα Φαξ Email ιεύθυνση Φορολογικά στοιχεία Επαγγελµατικά στοιχεία (προαιρετικά) Όνοµα εταιρίας στην οποία εργάζεται Θέση (παραµετρικά οριζόµενη) Υποκατάστηµα στο οποίο εργάζεται (προαιρετικά) εξιότητες Φόρµα στην οποία µπορεί να εισάγει παραπάνω επιπρόσθετα στοιχεία. Σηµειώνεται και πάλι στο σηµείο αυτό ότι τα παραπάνω στοιχεία είναι ενδεικτικά και ότι εξαρτώνται από την παραµετροποίηση του συστήµατος. 4. Εµφανίζεται το κατάλληλο πεδίο µε το έγγραφο του CV του χρήστη ο οποίος το αλλάζει πατάει το κουµπί για την αποθήκευση του εγγράφου. 5. Ο χρήστης πατάει το κατάλληλο κουµπί για την αποθήκευση των στοιχείων του βιογραφικού του. 14

6. Το σύστηµα ενηµερώνει τον χρήστη για την επιτυχή τροποποίηση και αποθήκευση των στοιχείων του βιογραφικού του. 7. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 3α, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας είναι δυνατό να αφήσει κενά τα ανάλογα πεδία τα οποία είναι προαιρετικά. 5α, Το σύστηµα ενηµερώνει ότι κάποιο από τα πεδία είναι ελλιπή ή µη συµβατής µορφής και επιστρέφει ξανά στη φόρµα εισαγωγής στοιχείων µε συµπληρωµένα τα πεδία που είχαν ήδη συµπληρωθεί. 5β, Το έγγραφο δεν µπορεί να εισαχθεί στο σύστηµα και το σύστηµα εµφανίζει µήνυµα λάθους και επιστρέφει στη φόρµα εισαγωγής εγγράφου. 5γ, Παρουσιάζεται σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων ή του εγγράφου στη βάση δεδοµένων. Το σύστηµα θεωρεί την εισαγωγή ως µη γενοµένη, ενηµερώνει το χρήστη, τον προτρέπει να ξαναδοκιµάσει, και επιστρέφει στην φόρµα εισαγωγής στοιχείων βιογραφικού ή στη φόρµα εισαγωγής εγγράφου αντίστοιχα. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 15

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΟΥ Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος Εταιρίας: Θέλει να αναζητήσει πρόσωπο µε βάση ορισµένα στοιχεία λέξεις κλειδιά. 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα 3. Τα στοιχεία του συγκεκριµένου προσώπου τα οποία είναι προς αναζήτηση έχουν καταχωρηθεί στο σύστηµα. Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας έχει ανοίξει µε επιτυχία τη κατάλληλη φόρµα αναζήτησης προσώπων. Το(α) άτοµο(α) έχει/έχουν εντοπιστεί και τα στοιχεία του βιογραφικού του εµφανίζονται στο χρήστη. Κύριο σενάριο: 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού την επιλογή αναζήτησης προσώπου. 2. Ο χρήστης συµπληρώνει, ενδεικτικά, ένα ή κάποια από τα εξής πεδία Προσωπικά στοιχεία Όνοµα Επώνυµο Προσωπικά τηλέφωνα Φαξ Email ιεύθυνση Φορολογικά στοιχεία Επαγγελµατικά στοιχεία Θέση Υποκατάστηµα στο οποίο εργάζεται Εταιρία στην οποία εργάζεται εξιότητες Ξένες Γλώσσες Πτυχία Κ.λ.π Ο χρήστης υποχρεωτικά επιλέγει µια από τις εξής τρεις επιλογές: αν το πρόσωπο προς αναζήτηση εργάζεται στην ίδια εταιρία ή σε συνεργαζόµενη εταιρία ή αν δε ξέρει επιλέγει και τα δύο, ώστε να διευκολυνθεί η αναζήτηση όσον αφορά την ταχύτητα. 3. Ο χρήστης ολοκλήρωσε την εισαγωγή των στοιχείων αναζήτησης και πάτησε το κουµπί έναρξης αναζήτησης. 4. Το σύστηµα εντοπίζει τα πρόσωπα που ταιριάζουν πιο πολύ στους όρους της αναζήτησης και τα εµφανίζει µαζί µε επιλογή προβολής των βιογραφικών τους. Η εµφάνιση των στοιχείων γίνεται σε δύο κατηγορίες: η πρώτη περιλαµβάνει άτοµα τα οποία ανήκουν στην ίδια εταιρία ενώ η δεύτερη άτοµα εκτός εταιρίας 16

5. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 2α, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας είναι δυνατό να αφήσει κενά τα ανάλογα πεδία τα οποία είναι προαιρετικά. 2β, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας αφήνει κενά κάποιο(α) υποχρεωτικά πεδία. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία είναι ελλιπή και επιστρέφει ξανά στη φόρµα εισαγωγής στοιχείων µε συµπληρωµένα τα πεδία που είχαν ήδη συµπληρωθεί. 2γ, Παρουσιάστηκε σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων αναζήτησης. Το σύστηµα θεωρεί την αναζήτηση µη γενοµένη και επιστρέφει στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 4 α, Το σύστηµα δεν βρήκε πρόσωπα των οποίων τα στοιχεία να ταιριάζουν µε τα στοιχεία της αναζήτησης. Το κατάλληλο µήνυµα εµφανίζεται προτρέποντας τον χρήστη να ξαναδοκιµάσει µε άλλα στοιχεία. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 17

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος Εταιρίας: Θέλει να αναζητήσει µια συνεργαζόµενη εταιρία. 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα 3. Η συγκεκριµένη εταιρία προς αναζήτηση έχει καταχωρηθεί στο σύστηµα από το χρήστη ιαχειριστή Γνώσης. Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας ανοίγει µε επιτυχία τη κατάλληλη φόρµα αναζήτησης συνεργαζόµενης εταιρίας. Η εταιρεία εντοπίζεται και τα στοιχεία της εµφανίζονται στο χρήστη. Κύριο σενάριο: 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού την επιλογή αναζήτησης συνεργαζόµενης εταιρίας. 2. Ο χρήστης συµπληρώνει ενδεικτικά ένα ή κάποια από τα εξής πεδία 1. Επωνυµία 2. Υπεύθυνος εταιρίας 3. ιεύθυνση 4. Τηλέφωνο/Φαξ 5. Ηλεκτρονικό Ταχυδροµείο/Ιστοσελίδα 6. ΑΦΜ/ ΟΥ 7. Είδος συνεργασίας µε την εταιρία 8. Τυχόν άλλες πληροφορίες 9. Τυχόν έγγραφα απαραίτητα και χρήσιµα για την εταιρία και αφορούν την επαφή µε την εταιρία αυτή (πχ. τυχόν φόρµες συνεργασίας ή αναφοράς προβληµάτων) 3. Ο χρήστης ολοκληρώνει την εισαγωγή των στοιχείων αναζήτησης και πάτησε το κουµπί έναρξης αναζήτησης. 4. Το σύστηµα εντοπίζει τις εταιρίες που ταιριάζουν πιο πολύ στους όρους της αναζήτησης και τις εµφανίζει µαζί µε επιλογή προβολής των στοιχείων τους. 5. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 2α, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας αφήνει κενά κάποιο(α) υποχρεωτικά πεδία. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία είναι ελλιπή και επιστρέφει ξανά στη φόρµα εισαγωγής στοιχείων µε συµπληρωµένα τα πεδία που είχαν ήδη συµπληρωθεί. 2β, Παρουσιάστηκε σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων αναζήτησης. Το σύστηµα θεωρεί την αναζήτηση µη γενοµένη και επιστρέφει στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 18

4 α, Το σύστηµα δεν βρήκε εταιρίες των οποίων τα στοιχεία να ταιριάζουν µε τα στοιχεία της αναζήτησης. Το κατάλληλο µήνυµα εµφανίζεται προτρέποντας τον χρήστη να ξαναδοκιµάσει µε άλλα στοιχεία. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 19

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΚNOWLEDGE ΑSSET Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος Εταιρίας: Θέλει να αναζητήσει ένα ΚΑ. 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα 3. Το σχετικό ΚΑ έχει ήδη καταχωρηθεί στο σύστηµα από τον ιαχειριστή Γνώσης. Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας ανοίγει µε επιτυχία τη κατάλληλη φόρµα αναζήτησης ΚΑ. Το ΚΑ εντοπίζεται και εµφανίζεται στο χρήστη. Κύριο σενάριο: 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού την επιλογή αναζήτησης ΚΑ. 2. Ο χρήστης επιλέγει έναν από τους 2 τρόπους αναζήτησης. Λέξεις κλειδιά. Προβολή drop-down λίστας. 3. Ο χρήστης ολοκλήρωσε την εισαγωγή των στοιχείων αναζήτησης και πάτησε το κουµπί έναρξης αναζήτησης. 4. Το σύστηµα εντοπίζει τα ΚΑ που ταιριάζουν πιο πολύ στους όρους της αναζήτησης και τα εµφανίζει µαζί µε το κουµπί επιλογής προβολής τους ή επεξεργασίας. Το σύστηµα εµφανίζει ΜΟΝΟ τα ΚΑ τα οποία έχει δικαίωµα να δει ο συγκεκριµένος χρήστης. 5. Ο χρήσης επιλέγει τη προβολή του ΚΑ του οποίου τις πληροφορίες θέλει να δει. 6. Εµφανίζονται στο χρήστη τα στοιχεία του ΚΑ. 1. Το όνοµα του ΚΑ (π.χ. πώληση ποδηλάτου) 2. Το πεδίο εφαρµογής του ΚΑ (π.χ. πωλήσεις) 3. Ο σκοπός του ΚΑ (π.χ. να δείξει τα βασικά βήµατα που απαιτούνται για την πώληση ενός ποδηλάτου) 4. Περιγραφή-περίληψη του ΚΑ 5. Λέξεις κλειδιά του ΚΑ 6. Τα βήµατα/ενότητες στα οποία χωρίζεται ένα ΚΑ. 7. Την λεπτοµερή περιγραφή αυτών των ενοτήτων 8. Έγγραφα που συνοδεύουν το ΚΑ 1. Μια σύντοµη περιγραφή αυτών των εγγράφων 7. Ο χρήστης αν θέλει µπορεί να διαβάσει και να αποθηκεύσει τα έγγραφα του ΚΑ που τον ενδιαφέρουν. 8. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 2α, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας αφήνει κενά κάποιο(α) υποχρεωτικά πεδία. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία είναι ελλιπή και επιστρέφει ξανά στη φόρµα εισαγωγής στοιχείων µε συµπληρωµένα τα πεδία που είχαν ήδη συµπληρωθεί. 20

2β, Παρουσιάστηκε σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων αναζήτησης. Το σύστηµα θεωρεί την αναζήτηση µη γενοµένη και επιστρέφει στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 4 α, Το σύστηµα δεν βρήκε ΚΑ των οποίων τα στοιχεία να ταιριάζουν µε τα στοιχεία της αναζήτησης. Το κατάλληλο µήνυµα εµφανίζεται προτρέποντας τον χρήστη να ξαναδοκιµάσει µε άλλα στοιχεία. 5β, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας δεν µπορεί να ανοίξει κάποιο ΚΑ λόγο σφάλµατος του συστήµατος. 5γ, Ο χρήστης δεν µπορεί να ανοίξει κάποια έγγραφα του ΚΑ. Το σύστηµα τον προτρέπει να ξαναδοκιµάσει. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 21

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ KNOWLEDGE ASSET. Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος εταιρείας: Θέλει να επεξεργαστεί το ΚΑ. 2. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να καταχωρηθούν ορθά τα στοιχεία του ΚΑ. 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας. 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα 3. Το ΚΑ του οποίου τα στοιχεία ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας θέλει να τροποποιήσει έχει ήδη δηµιουργηθεί από τον χρήστη ιαχειριστή Γνώσης. 4. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει δικαίωµα να τροποποιήσει το ΚΑ. Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας ανοίγει µε επιτυχία το ΚΑ το οποίο θέλει να επεξεργαστεί και έχει το δικαίωµα. Το τροποποιεί και η βάση δεδοµένων ενηµερώνεται επιτυχώς και ο ιαχειριστής Γνώσης και ο χρήστης Στέλεχος εταιρείας που έχουν το δικαίωµα µπορούν να διαβάσουν τα ανανεωµένα στοιχεία του ΚΑ. Κύριο σενάριο 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού την επιλογή επεξεργασίας ΚΑ. 2. Ο χρήστης πριν επεξεργαστεί το ΚΑ, αναζητάει το ΚΑ που θέλει να επεξεργαστεί. 3. Ο χρήστης επιλέγει έναν από τους 2 τρόπους αναζήτησης. Λέξεις κλειδιά. Προβολή drop-down λίστας. 4. Ο χρήστης ολοκλήρωσε την εισαγωγή των στοιχείων αναζήτησης και πάτησε το κουµπί έναρξης αναζήτησης. 5. Το σύστηµα εντοπίζει τα ΚΑ που ταιριάζουν πιο πολύ στους όρους της αναζήτησης και τα εµφανίζει µαζί µε το κουµπί επιλογής επεξεργασίας τους. Το σύστηµα εµφανίζει ΜΟΝΟ τα ΚΑ τα οποία έχει δικαίωµα να επεξεργαστεί ο συγκεκριµένος χρήστης. 6. Ο χρήσης επιλέγει τη προβολή του ΚΑ του οποίου τις πληροφορίες θέλει να επεξεργαστεί. 7. Εµφανίζεται στο χρήστη η φόρµα του ΚΑ προ-συµπληρωµένη. Ο χρήστης έχει δικαίωµα να αλλάξει τα ακόλουθα στοιχεία: 1. Το πεδίο εφαρµογής του ΚΑ (π.χ. Πωλήσεις) 2. Ο σκοπός του ΚΑ (π.χ. να δείξει τα βασικά βήµατα που απαιτούνται για την πώληση ενός ποδηλάτου) 3. Περιγραφή-περίληψη του ΚΑ 4. Λέξεις κλειδιά του ΚΑ 5. Τα βήµατα/ενότητες στα οποία χωρίζεται ένα ΚΑ. 6. Την λεπτοµερή περιγραφή αυτών των ενοτήτων 7. Έγγραφα που συνοδεύουν το ΚΑ 8. Μια σύντοµη περιγραφή αυτών των εγγράφων 22

8. Ο χρήστης αν θέλει µπορεί να διαβάσει και να αποθηκεύσει τα έγγραφα του ΚΑ που τον ενδιαφέρουν(usecaseexecmodify Επεξεργασία εγγράφου που ανήκει σε ΚΑ). 9. Ο χρήστης κάνει τις αλλαγές και επιλέγει την αποθήκευση του ΚΑ. 10. Το σύστηµα ενηµερώνει για την επιτυχή τροποποίηση και καταχώρηση του ΚΑ. 11. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 2α, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας είναι δυνατό να αφήσει κενά τα ανάλογα πεδία τα οποία είναι προαιρετικά. 4α, Παρουσιάζεται σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων στη βάση δεδοµένων. Το σύστηµα θεωρεί την εισαγωγή ως µη γενοµένη, ενηµερώνει το χρήστη, τον προτρέπει να ξαναδοκιµάσει, και επιστρέφει στην φόρµα επεξεργασίας στοιχείων ΚΑ η οποία περιλαµβάνει τα αρχικά στοιχεία που είχαν καταχωρηθεί. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 23

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΜΕ ΒΑΣΗ ΛΕΞΕΙΣ ΚΛΕΙ ΙΑ. Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος Εταιρίας: Θέλει να αναζητήσει ένα έγγραφο. 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα 3. Το σχετικό έγγραφο έχει ήδη καταχωρηθεί στο σύστηµα Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας ανοίγει µε επιτυχία τη κατάλληλη φόρµα αναζήτησης εγγράφου. Το έγγραφο εντοπίζεται και εµφανίζεται στο χρήστη. Κύριο σενάριο: 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού την επιλογή αναζήτησης εγγράφου. 2. Ο χρήστης συµπληρώνει ένα ή κάποια από τα εξής πεδία 1. Λέξεις κλειδιά 2. Τίτλο 3. Συγγραφέα 4. τύπος εγγράφου 3. Ο χρήστης ολοκλήρωσε την εισαγωγή των στοιχείων αναζήτησης και πάτησε το κουµπί έναρξης αναζήτησης. 4. Το σύστηµα εντοπίζει τα έγγραφα που ταιριάζουν πιο πολύ στους όρους της αναζήτησης και τα εµφανίζει µαζί µε επιλογή προβολής τους. Επίσης εµφανίζει και τα ΚΑ µε τα οποία ενδεχοµένως συνδέονται τα έγγραφα. Το σύστηµα εµφανίζει ΜΟΝΟ τα έγγραφα τα οποία έχει δικαίωµα να δει ο συγκεκριµένος χρήστης. 5. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 2β, Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας αφήνει κενά κάποιο(α) υποχρεωτικά πεδία. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία είναι ελλιπή και επιστρέφει ξανά στη φόρµα εισαγωγής στοιχείων µε συµπληρωµένα τα πεδία που είχαν ήδη συµπληρωθεί. 2γ, Παρουσιάστηκε σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων αναζήτησης. Το σύστηµα θεωρεί την αναζήτηση µη γενοµένη και επιστρέφει στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 4 α, Το σύστηµα δεν βρήκε έγγραφα των οποίων τα στοιχεία να ταιριάζουν µε τα στοιχεία της αναζήτησης. Το κατάλληλο µήνυµα εµφανίζεται προτρέποντας τον χρήστη να ξαναδοκιµάσει µε άλλα στοιχεία. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 24

25

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΕ KNOWLEDGE ASSET. Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος εταιρείας: Θέλει να καταχωρήσει έγγραφο(α) σε ΚΑ. 2. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να καταχωρηθούν ορθά τα έγγραφα(ο). 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας. 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα 3. Το ΚΑ στο οποίο θέλει ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας να καταχωρήσει το έγγραφο έχει ήδη δηµιουργηθεί από τον χρήστη ιαχειριστή Γνώσης. 4. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει δικαίωµα πρόσβασης στο συγκεκριµένο ΚΑ στο οποίο θέλει να καταχωρήσει το έγγραφο Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας ανοίγει µε επιτυχία το ΚΑ στο οποίο θέλει να καταχωρήσει το έγγραφο. Καταχωρεί το έγγραφο(α) που θέλει. Η βάση δεδοµένων ενηµερώνεται επιτυχώς και ο ιαχειριστής Γνώσης και ο χρήστης Στέλεχος εταιρείας που έχουν το δικαίωµα µπορούν να διαβάσουν και να αποθηκεύσουν το έγγραφο(α) που καταχωρήθηκαν. Κύριο σενάριο 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού την επιλογή εισαγωγής εγγράφου σε ΚΑ. 2. Ο χρήστης πριν εισάγει το έγγραφο, αναζητάει το ΚΑ στο οποίο θέλει να το εισάγει. 3. Ο χρήστης επιλέγει έναν από τους 2 τρόπους αναζήτησης. 1. Λέξεις κλειδιά. 2. Προβολή drop-down λίστας. 4. Ο χρήστης ολοκλήρωσε την εισαγωγή των στοιχείων αναζήτησης και πάτησε το κουµπί έναρξης αναζήτησης. 5. Το σύστηµα εντοπίζει τα ΚΑ που ταιριάζουν πιο πολύ στους όρους της αναζήτησης και τα εµφανίζει µαζί µε το κουµπί επιλογής επεξεργασίας τους. Το σύστηµα εµφανίζει ΜΟΝΟ τα ΚΑ τα οποία έχει δικαίωµα να επεξεργαστεί ο συγκεκριµένος χρήστης. 6. Ο χρήσης επιλέγει τη προβολή του ΚΑ στο οποίο θέλει να εισάγει το έγγραφο. 7. Εµφανίζεται µια φόρµα µε στοιχεία που πρέπει να συµπληρώσει ο χρήστης τα οποία συνοδεύουν το έγγραφο. 1. Το όνοµα του εγγράφου 2. Το συγγραφέα 3. Συνοδευτικό περιληπτικό κείµενο 4. Λέξεις κλειδιά 5. Εµφανίζεται µια φόρµα εισαγωγής εγγράφου και ένας browser ο οποίος βρίσκει την τοποθεσία του εγγράφου το οποίο θα καταχωρηθεί στο ΚΑ. 8. Ο χρήστης πατάει το κατάλληλο κουµπί για την εισαγωγή του εγγράφου και των συνοδευτικών στοιχείων. 26

9. Το σύστηµα ενηµερώνει για την επιτυχή καταχώρηση του εγγράφου και των στοιχείων του. 10. Το σύστηµα ρωτάει το χρήστη αν επιθυµεί να καταχωρήσει άλλο έγγράφο. Αν ο χρήστης επιθυµεί τότε τα βήµατα από το 2, 3 και 4 επαναλαµβάνεται. 11. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 8α, Το έγγραφο δεν µπορεί να εισαχθεί στο σύστηµα και το σύστηµα εµφανίζει ξανά τη φόρµα εισαγωγής εγγράφου και προτρέπει το χρήστη να ξαναδοκιµάσει. 8β, Τα στοιχεία που συνοδεύουν το έγγραφο είναι ελλιπή και η αντίστοιχη φόρµα εµφανίζεται ξανά µε τα στοιχεία που είχαν συµπληρωθεί. 8γ, Παρουσιάστηκε σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων στη βάση δεδοµένων. Το σύστηµα θεωρεί την εισαγωγή ως µη γενοµένη και επιστρέφει, εκτυπώνοντας το κατάλληλο µήνυµα στη κεντρική οθόνη. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 27

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΠΟΥ ΑΝΗΚΕΙ ΣΕ KNOWLEDGE ASSET. Στέλεχος εταιρείας. 1. Στέλεχος εταιρείας: Θέλει να επεξεργαστεί έγγραφο(α) σε ΚΑ. 2. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να καταχωρηθούν ορθά τα έγγραφα(ο). 1. Ο ιαχειριστής Γνώσης έχει ήδη δηµιουργήσει έναν λογαριασµό για το συγκεκριµένο Στέλεχος Εταιρείας. 2. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα 3. Το ΚΑ του οποίου ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας θέλει να τροποποιήσει το έγγραφο έχει ήδη δηµιουργηθεί από τον χρήστη ιαχειριστή Γνώσης. 4. Ο χρήστης Στέλεχος Εταιρείας έχει δικαίωµα να διαβάσει και να τροποποιήσει το έγγραφο. Στοιχεία επιτυχίας: Ο χρήστης Στέλεχος της Εταιρίας ανοίγει µε επιτυχία το ΚΑ στο οποίο ανήκει το έγγραφο που θέλει να τροποποιήσει. Τροποποιεί το έγγραφο(α) που θέλει. Η βάση δεδοµένων ενηµερώνεται επιτυχώς και ο ιαχειριστής Γνώσης και ο χρήστης Στέλεχος εταιρείας που έχουν το δικαίωµα µπορούν να διαβάσουν και να αποθηκεύσουν το έγγραφο(α) που τροποποιήθηκαν.. Κύριο σενάριο 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού την επιλογή τροποποίησης εγγράφου. 2. Ο χρήστης πριν τροποποιήσει το έγγραφο, αναζητάει το ΚΑ στο οποίο ανήκει αυτό το έγγραφο. 3. Ο χρήστης επιλέγει έναν από τους 2 τρόπους αναζήτησης. 1. Λέξεις κλειδιά. 2. Προβολή drop-down λίστας. 4. Ο χρήστης ολοκλήρωσε την εισαγωγή των στοιχείων αναζήτησης και πάτησε το κουµπί έναρξης αναζήτησης. 5. Το σύστηµα εντοπίζει τα έγγραφα που ταιριάζουν πιο πολύ στους όρους της αναζήτησης και τα εµφανίζει µαζί µε τα στοιχεία του ΚΑ στο οποίο ανήκουν. Εµφανίζεται και το κατάλληλο κουµπί για την επεξεργασία του εγγράφου. Το σύστηµα εµφανίζει ΜΟΝΟ τα έγγραφα τα οποία έχει δικαίωµα να επεξεργαστεί ο συγκεκριµένος χρήστης. 6. Ο κατάλληλος browser για το είδος του εγγράφου ενεργοποιείται για την εµφάνιση του εγγράφου. Πάνω στο έγγραφο αυτό ο χρήστης µπορεί να κάνει τις αλλαγές που θέλει. 7. Εµφανίζεται στην οθόνη η φόρµα µε τα συνοδευτικά σχόλια του εγγράφου τα οποία ο χρήστης µπορεί να τροποποιήσει. 1. Το όνοµα του εγγράφου 2. Το συγγραφέα 3. Συνοδευτικό περιληπτικό κείµενο 4. Λέξεις κλειδιά 28

8. Ο χρήστης επιλέγει την αποθήκευση του εγγράφου και των συνοδευτικών σχολίων 9. Το σύστηµα ενηµερώνει για την επιτυχή τροποποίηση και καταχώρηση του εγγράφου και τον στοιχείων του. 10. Επιστροφή στο κυρίως µενού της εφαρµογής. 9α, Το έγγραφο ή τα στοιχεία του δεν µπορούν να εισαχθούν στο σύστηµα και το σύστηµα εµφανίζει ξανά τη φόρµα εισαγωγής εγγράφου ή τη φόρµα εισαγωγής στοιχείων και προτρέπει το χρήστη να ξαναδοκιµάσει. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 29

ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΧΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΧΡΗΣΤΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΓΝΩΣΗΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΣΥΝ ΕΣΗ ΜΕ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ιαχειριστής Γνώσης ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να συνδεθεί µε το σύστηµα. 8. Η εφαρµογή έχει ξεκινήσει επιτυχώς. Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και βρίσκεται στην κεντρική οθόνη - µενού του συστήµατος Κύριο Σενάριο: 4. Ο χρήστης πληκτρολογεί στον φυλλοµετρητή ιστοσελίδων τη διεύθυνση του συστήµατος 5. Στην οθόνη εισόδου που εµφανίζεται ο χρήστης πληκτρολογεί το όνοµα χρήστη του (username) και τον κωδικό εισόδου του (password) 6. Ο χρήστης πατά το κουµπί εισόδου στο σύστηµα 7. Ο χρήστης βρίσκεται στην κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος 1α. Η κεντρική σελίδα του συστήµατος δεν είναι διαθέσιµη 4α. Ο συνδυασµός ονόµατος χρήστη και κωδικού είναι λανθασµένος. Το σύστηµα δεν εισάγει το χρήστη σε αυτό, εµφανίζει το κατάλληλο µήνυµα λάθους και ξανά προτρέπει το χρήστη στην επανεισαγωγή των στοιχείων του. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 30

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΑΠΟΣΥΝ ΕΣΗ ΑΠΟ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ιαχειριστής Γνώσης 1. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να αποσυνδεθεί µε το σύστηµα. 1. Ο χρήστης είναι συνδεδεµένος µε το σύστηµα. Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει αποσυνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και βρίσκεται στην οθόνη εισόδου του συστήµατος. Κύριο Σενάριο: 1. Ο χρήστης από την κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος επιλέγει την επιλογή της Αποσύνδεσης 2. Μετά την επιτυχή αποσύνδεση ο χρήστης βρίσκεται στην οθόνη εισόδου του συστήµατος 2α. Η κεντρική σελίδα του συστήµατος δεν είναι διαθέσιµη *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 31

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ιαχειριστής Γνώσης 1. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να εισάγει στο σύστηµα έναν νέο χρήστη Στέλεχος Εταιρίας. 2. Ο νέος χρήστης Στέλεχος Εταιρίας που δηµιουργείται 1. Ο χρήστης είναι συνδεδεµένος µε το σύστηµα. Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και βρίσκεται στην κεντρική οθόνη - µενού του συστήµατος. Κύριο Σενάριο: 1. Ο χρήστης από την κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος επιλέγει την επιλογή της εισαγωγής νέου χρήστη Στέλεχος Εταιρίας 2. Ο χρήστης συµπληρώνει τα απαραίτητα στοιχεία για τη δηµιουργία του λογαριασµού: 1. Όνοµα 2. Επώνυµο 3. Πατρώνυµο Τα στοιχεία αυτά είναι υποχρεωτικά 3. Ο χρήστης συµπληρώνει τα δύο πεδία που αντιστοιχούν στο όνοµα χρήστη και στον κωδικό εισόδου του νέου χρήστη. Τα στοιχεία αυτά είναι υποχρεωτικά 4. Ο χρήστης κατατάσσει το νέο χρήστη σε µια κατηγορία µε βάση τον πίνακα των δικαιωµάτων της εφαρµογής: 1. Το τµήµα στο οποίο ανήκει ο νέος χρήστης 2. Το διοικητικό επίπεδο στο οποίο ανήκει ο νέος χρήστης Τα στοιχεία αυτά είναι υποχρεωτικά 5. Ο χρήστης δηλώνει το τέλος της εισαγωγής, πατώντας το κατάλληλο κουµπί 6. Το σύστηµα τον ενηµερώνει για την επιτυχή εισαγωγή των στοιχείων του 7. Επιστροφή στην κεντρική οθόνη του συστήµατος 6α. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι κάποιο από τα πεδία είναι κενό και επιστρέφει ξανά στην οθόνη εισαγωγής στοιχείων µε συµπληρωµένα τα πεδία που είχαν ήδη συµπληρωθεί. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 32

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΙΑΓΡΑΦΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ιαχειριστής Γνώσης 1. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να διαγράψει τα στοιχεία ενός χρήστη Στέλεχος Εταιρίας 1. Ο χρήστης είναι συνδεδεµένος µε το σύστηµα. Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και βρίσκεται στην κεντρική οθόνη - µενού του συστήµατος. Κύριο Σενάριο: 1. Ο χρήστης από την κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος επιλέγει την επιλογή της διαγραφής των στοιχείων χρήστη Στέλεχος Εταιρίας 2. Στη συνέχεια ο χρήστης ψάχνει τον προς διαγραφή χρήστη. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ψάξει έναν νέο χρήστη µε βάση δύο επιλογές (πρέπει να επιλέξει µία από τις δύο): 1. Επώνυµο χρήστη και ενδεχοµένως (όχι υποχρεωτικά) το όνοµα 2. Όνοµα χρήστη στο σύστηµα Αφού συµπληρώσει το κατάλληλο πεδίο εύρεσης, επιλέγει πατώντας το κατάλληλο κουµπί, την εύρεση του χρήστη 3. Το σύστηµα ανακτά τα στοιχεία του χρήστη όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί από αυτόν (το χρήστη Στέλεχος Εταιρίας, κατά την περίπτωση χρήσης Εισαγωγή Στοιχείων Βιογραφικού ) και τα προβάλει στην οθόνη. Επίσης στην οθόνη προβάλλονται και τα στοιχεία που έχει καταχωρήσει ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης όπως το όνοµα χρήστη, ο κωδικός εισόδου καθώς και ο πίνακας των δικαιωµάτων. 4. Ο χρήστης αφού επιθεωρήσει τα στοιχεία πατά το κουµπί της διαγραφής 5. Το σύστηµα ανταποκρίνεται στον χρήστη ρωτώντας τον εάν είναι σίγουρος για τη διαγραφή. 6. Ο χρήστης απαντά ότι είναι σίγουρος και ότι το σύστηµα µπορεί να προχωρήσει στην ενέργεια της διαγραφής 7. Το σύστηµα τον ενηµερώνει για την επιτυχή διαγραφή των στοιχείων 8. Επιστροφή στην κεντρική οθόνη του συστήµατος 3α. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι δε στάθηκε δυνατή η ανάκτηση των στοιχείων χρήστη µε βάση τα κριτήρια που τέθηκαν. Το σύστηµα επιστρέφει ξανά στο βήµα 2. 6α. Ο χρήστης δεν επιθυµεί τελικώς τη διαγραφή του χρήστη και απαντά όχι στη σχετική ερώτηση του συστήµατος. Τότε το σύστηµα επιστρέφει στην κεντρική οθόνη του συστήµατος *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 33

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ιαχειριστής Γνώσης 1. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να επεξεργαστεί τα στοιχεία ενός χρήστη Στέλεχος Εταιρίας 1. Ο χρήστης είναι συνδεδεµένος µε το σύστηµα. Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και βρίσκεται στην κεντρική οθόνη - µενού του συστήµατος. Κύριο Σενάριο: 1. Ο χρήστης από την κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος επιλέγει την επιλογή της επεξεργασίας των στοιχείων χρήστη Στέλεχος Εταιρίας 2. Στη συνέχεια ο χρήστης ψάχνει τον προς επεξεργασία χρήστη. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ψάξει έναν νέο χρήστη µε βάση δύο επιλογές (πρέπει να επιλέξει µία από τις δύο): 1. Επώνυµο χρήστη και ενδεχοµένως (όχι υποχρεωτικά) το όνοµα 2. Όνοµα χρήστη στο σύστηµα Αφού συµπληρώσει το κατάλληλο πεδίο εύρεσης, επιλέγει πατώντας το κατάλληλο κουµπί, την εύρεση του χρήστη 3. Το σύστηµα ανακτά τα στοιχεία του χρήστη όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί από αυτόν (το χρήστη Στέλεχος Εταιρίας, κατά την περίπτωση χρήσης Εισαγωγή Στοιχείων Βιογραφικού ) και τα προβάλει στην οθόνη. 4. Επίσης στην οθόνη προβάλλονται και τα στοιχεία που έχει καταχωρήσει ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης όπως το όνοµα χρήστη, ο κωδικός εισόδου καθώς και ο πίνακας των δικαιωµάτων. Τα στοιχεία αυτά προβάλλονται σε µορφή φόρµας της οποίας τα στοιχεία ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης µπορεί να µεταβάλει 5. Ο χρήστης αφού επιθεωρήσει τα στοιχεία µεταβάλει τα στοιχεία που επιθυµεί. Αυτά είναι µόνο το όνοµα χρήστη στο σύστηµα (username) ή το ονοµατεπώνυµο ΞΕΧΩΡΙΣΤΑ το ένα από το άλλο. 6. Ο χρήστης αφού πραγµατοποιήσει τις απαραίτητες αλλαγές, επιλέγει την αποθήκευση των αλλαγών που πραγµατοποίησε 7. Το σύστηµα τον ενηµερώνει για την επιτυχή αλλαγή των στοιχείων 8. Επιστροφή στην κεντρική οθόνη του συστήµατος 3α. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι δε στάθηκε δυνατή η ανάκτηση των στοιχείων χρήστη µε βάση τα κριτήρια που τέθηκαν. Το σύστηµα επιστρέφει ξανά στο βήµα 2. 7α. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι κάποιο από τα πεδία είναι κενό ή µη συµβατό και επιστρέφει ξανά στην οθόνη του βήµατος 4. 7β. Στην περίπτωση που ο χρήστης άλλαξε ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΑ και το ονοµατεπώνυµο του χρήστη ΚΑΙ το όνοµα χρήστη στο σύστηµα (username) το σύστηµα τον ενηµερώνει κατάλληλα και επιστρέφει ξανά στην οθόνη του βήµατος 4. 34

*. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 35

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΑΡΑΜΕΤΡΩΝ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΟ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ιαχειριστής Γνώσης 1. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να εισάγει στο σύστηµα τις παραµέτρους που θα κρατά το σύστηµα της εταιρίας για τα στελέχη της 1. Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει συνδεθεί κανονικά µε το σύστηµα Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει καταχωρήσει επιτυχώς τις παραµέτρους, η βάση δεδοµένων έχει ενηµερωθεί επιτυχώς και στη συνέχεια ο χρήστης Στέλεχος Εταιρίας µπορεί να εισάγει επιτυχώς τα στοιχεία του βιογραφικού του Κύριο Σενάριο: 1. Ο χρήστης επιλέγει από το κυρίως µενού της εφαρµογής την εισαγωγή παραµέτρων στελέχους εταιρίας 2. Ο χρήστης µε κάποιον τρόπο εισάγει το είδος των δεδοµένων που θα πρέπει να κρατά η εφαρµογή για το στέλεχος εταιρίας. Τέτοιου είδους στοιχεία θα µπορεί να είναι: 1. Όνοµα 2. Επώνυµο 3. Προσωπικά τηλέφωνα 4. Φαξ 5. Email 6. ιεύθυνση 7. Φορολογικά στοιχεία 8. Επαγγελµατικά στοιχεία 9. Όνοµα εταιρίας στην οποία εργάζεται 10. Θέση 11. Υποκατάστηµα στο οποίο εργάζεται 12. εξιότητες 13. Ξένες Γλώσσες 14. Πτυχία 15. Πεδίο κατάλληλο για την εισαγωγή εγγράφου βιογραφικού σηµειώµατος Κατά την εισαγωγή τον παραπάνω στοιχείων ο ιαχειριστής Γνώσης δηλώνει το όνοµα του στοιχείου (πχ Επωνυµία), το είδος του δεδοµένου (πχ αλφαριθµητικό ή κείµενο) καθώς και το µήκος του. Τα στοιχεία αυτά η εφαρµογή τα χρησιµοποιεί ώστε να δηµιουργηθούν στη βάση τα κατάλληλα πεδία. Επίσης η εισαγωγή των δεξιοτήτων γίνεται ως εξής: Ο ιαχειριστής Γνώστης εισάγει το όνοµα της δεξιότητας και στη συνέχεια την επιθυµητή κλίµακα µε τη βοήθεια της οποίας αξιολογείται αυτή η δεξιότητα. 3. Ο χρήστης δηλώνει το τέλος εισαγωγής των παραµέτρων πατώντας το κουµπί της υποβολής 36

4. Το σύστηµα τον ενηµερώνει για την επιτυχή εισαγωγή των στοιχείων, που σε αυτή την περίπτωση είναι η δηµιουργία των κατάλληλων πεδίων στην εφαρµογή 5. Επιστροφή στον κυρίως µενού της εφαρµογής 3α. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 37

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΧΡΗΣΤΗ ΣΤΕΛΕΧΟΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ιαχειριστής Γνώσης 1. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να επιθεωρήσει τα στοιχεία ενός χρήστη Στέλεχος Εταιρίας 1. Ο χρήστης είναι συνδεδεµένος µε το σύστηµα. Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και βρίσκεται στην κεντρική οθόνη - µενού του συστήµατος. Κύριο Σενάριο: 1. Ο χρήστης από την κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος επιλέγει την επιλογή της προβολή των στοιχείων χρήστη Στέλεχος Εταιρίας 2. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ψάξει έναν νέο χρήστη µε βάση δύο επιλογές (πρέπει να επιλέξει µία από τις δύο): 1. Επώνυµο χρήστη και ενδεχοµένως (όχι υποχρεωτικά) το όνοµα 2. Όνοµα χρήστη στο σύστηµα Αφού συµπληρώσει το κατάλληλο πεδίο εύρεσης, επιλέγει πατώντας το κατάλληλο κουµπί, την εύρεση του χρήστη 3. Το σύστηµα ανακτά τα στοιχεία του χρήστη όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί από αυτόν (το χρήστη Στέλεχος Εταιρίας, κατά την περίπτωση χρήσης Εισαγωγή Στοιχείων Βιογραφικού ) και τα προβάλει στην οθόνη. Επίσης στην οθόνη προβάλλονται και τα στοιχεία που έχει καταχωρήσει ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης όπως το όνοµα χρήστη, ο κωδικός εισόδου καθώς και ο πίνακας των δικαιωµάτων. 4. Ο χρήστης αφού επιθεωρήσει τα στοιχεία επιλέγει, πατώντας το κατάλληλο κουµπί την επιστροφή στην κεντρική οθόνη του συστήµατος 5. Επιστροφή στην κεντρική οθόνη του συστήµατος 3α. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι δε στάθηκε δυνατή η ανάκτηση των στοιχείων χρήστη µε βάση τα κριτήρια που τέθηκαν. Το σύστηµα επιστρέφει ξανά στο βήµα 2. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 38

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ιαχειριστής Γνώσης 1. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να εισάγει τα στοιχεία µιας συνεργαζόµενης εταιρίας 1. Ο χρήστης είναι συνδεδεµένος µε το σύστηµα. Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και βρίσκεται στην κεντρική οθόνη - µενού του συστήµατος. Κύριο Σενάριο: 1. Ο χρήστης από την κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος επιλέγει την επιλογή της εισαγωγής των στοιχείων συνεργαζόµενης εταιρίας 2. Ο χρήστης συµπληρώνει όλα τα, ενδεικτικά, στοιχεία της συνεργαζόµενης εταιρίας: 1. Επωνυµία 2. Υπεύθυνος εταιρίας 3. ιεύθυνση 4. Τηλέφωνο/Φαξ 5. Ηλεκτρονικό Ταχυδροµείο/Ιστοσελίδα 6. ΑΦΜ/ ΟΥ 7. Είδος συνεργασίας µε την εταιρία 8. Τυχόν άλλες πληροφορίες 9. Τυχόν έγγραφα απαραίτητα και χρήσιµα για την εταιρία και αφορούν την επαφή µε την εταιρία αυτή (πχ. τυχόν φόρµες συνεργασίας ή αναφοράς προβληµάτων) Να σηµειωθεί ότι τα στοιχεία που βρίσκονται εδώ είναι καθαρά ενδεικτικά και ότι ο ακριβής αριθµός και το είδος των στοιχείων που περιέχει ένα βιογραφικό είναι θέµα εγκατάστασης και παραµετροποίησης της εφαρµογής, την ευθύνη της οποίας έχει ο ιαχειριστής Γνώσης. 3. Ο χρήστης δηλώνει το τέλος εισαγωγής των στοιχείων πατώντας στο κατάλληλο κουµπί 4. Το σύστηµα τον ενηµερώνει για την επιτυχή εισαγωγή των στοιχείων 5. Επιστροφή στην κεντρική οθόνη του συστήµατος 4α. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι ορισµένα από τα πεδία δεν έχουν συµπληρωθεί σωστά ή είναι κενά. Το σύστηµα επιστρέφει ξανά στο βήµα 2 µε συµπληρωµένα τα στοιχεία που έχουν ήδη εισαχθεί. 4β. Παρουσιάστηκε σφάλµα εισαγωγής των στοιχείων στη βάση δεδοµένων. Το σύστηµα θεωρεί την εισαγωγή ως µη γενόµενη και επιστρέφει, τυπώνοντας το κατάλληλο µήνυµα στην κεντρική οθόνη. *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (π.χ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 39

ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΧΡΗΣΗΣ: ΙΑΓΡΑΦΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΖΟΜΕΝΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ιαχειριστής Γνώσης 1. ιαχειριστής Γνώσης: Θέλει να διαγράψει τα στοιχεία µιας εταιρίας 1. Ο χρήστης είναι συνδεδεµένος µε το σύστηµα. Στοιχεία Επιτυχίας: Ο χρήστης ιαχειριστής Γνώσης έχει συνδεθεί επιτυχώς µε το σύστηµα ΙΟΡΓΑΝΩΣΗ και βρίσκεται στην κεντρική οθόνη - µενού του συστήµατος. Κύριο Σενάριο: 1. Ο χρήστης από την κεντρική οθόνη-µενού του συστήµατος επιλέγει την επιλογή της διαγραφής των στοιχείων φυσικού προσώπου εκτός εταιρίας 2. Πριν τη διαγραφή ο χρήστης πρέπει να αναζητήσει την προς διαγραφή εταιρίας. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να αναζητήσει µια εταιρία µε βάση τρεις επιλογές: 1. Την επωνυµία 2. Το είδος συνεργασίας µε την εταιρία (λέξεις κλειδιά, πχ προµήθεια λογισµικού, συµβουλευτικές υπηρεσίες) 3. ιάφορες άλλες πληροφορίες (πεδίο άλλες πληροφορίες της εισαγωγής) 3. Το σύστηµα ανακτά τα στοιχεία της εταιρίας όπως αυτά έχουν καταχωρηθεί και τα προβάλει στην οθόνη 4. Ο χρήστης αφού επιθεωρήσει τα στοιχεία πατά το κουµπί της διαγραφής 5. Το σύστηµα ανταποκρίνεται στον χρήστη ρωτώντας εάν είναι σίγουρος για τη διαγραφή 6. Ο χρήστης απαντά ότι είναι σίγουρος και ότι το σύστηµα µπορεί να προχωρήσει στην ενέργεια της διαγραφής 7. Το σύστηµα τον ενηµερώνει για την επιτυχή διαγραφή των στοιχείων 8. Επιστροφή στην κεντρική οθόνη του συστήµατος 3α. εν βρέθηκαν εγγραφές στη βάση που να πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης που τέθηκαν. Το σύστηµα ενηµερώνει ότι στάθηκε δυνατή η ανάκτηση των στοιχείων µε βάση τα κριτήρια που τέθηκαν. Το σύστηµα επιστρέφει ξανά στο βήµα 2. 6α. Ο χρήστης δεν επιθυµεί τελικώς τη διαγραφή του προσώπου που προέκυψε και απαντά όχι στη σχετική ερώτηση. Τότε το σύστηµα επιστρέφει στην κεντρική οθόνη του συστήµατος *. Γενικό σφάλµα εκτός συστήµατος (πχ. πτώση δικτύου, διακοπή ρεύµατος) 40