Β ΕΙΔΙΚΗ ΦΑΣΗ ΣΠΟΥΔΩΝ

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης ΕΘΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Β ΕΙΔΙΚΗ ΦΑΣΗ ΣΠΟΥΔΩΝ Υπεύθυνος Σπουδών & Έρευνας: Δ. Τσιμάρας ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΥΛΙΚΟ ΜΑΘΗΜΑ ΕΔ - Ε08: ΣΥΝΕΡΓΑΤΙΚΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΤΠΕ ΣΤΗ ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ Συγγραφείς- Διδάσκοντες: Α. Ανδρεάτος Ι. Αποστολάκης Η. Βαρλάμης Δ. Γκούσκος Σ. Μυστακίδης ΚΓ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ ΑΘΗΝΑ 2015

Το υλικό αναπτύχθηκε από τον Ηρακλή Βαρλάμη για χρήση στο μάθημα

Περιεχόμενα Τι είναι το Gmail... 4 Δημιουργία λογαριασμού... 4 Πιθανά προβλήματα... 7 Σύνδεση και έλεγχος email... 7 Οργάνωση μηνυμάτων... 9 Αναζήτηση μηνυμάτων... 9 Σύνταξη μηνύματος... 10 Δημιουργία επαφών... 11 Διαχείριση εργασιών... 13

Τι είναι το Gmail Το Gmail είναι μια δωρεάν υπηρεσία web email που προσφέρει η εταιρία Google. Αν και αρχικά ξεκίνησε να εγγράφει χρήστες μέσω προσκλήσεων τελικά έγινε μια πλήρως ανοικτή υπηρεσία όπου κάποιος μπορεί να δημιουργήσει λογαριασμό και να αποκτήσει πρόσβαση σε μια σειρά από υπηρεσίες όπως email, αποθηκευτικό χώρο, προσωπική σελίδα αλλά και πρόσβαση σε μια μεγάλη συλλογή από εφαρμογές μέσω του λογαριασμού. Δημιουργία λογαριασμού Για να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό χρειάζεστε ένα web browser και μια σύνδεση internet. Αν ανοίξτε το browser και εισάγετε τη διεύθυνση https://mail.google.com/ θα δείτε κάτι αντίστοιχο με αυτό που φαίνεται στην εικόνα 1. Εικόνα 1. Η οθόνη σύνδεσης στο Gmail. Επιλέξτε Create An Account (Δημιουργία λογαριασμού) και θα μεταφερθείτε σε μια νέα σελίδα όπου θα πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία σας. Πέρα από το να συμπληρώσετε τα προσωπικά σας στοιχεία (δεν γίνεται κάποιος έλεγχος ορθότητας) θα πρέπει να επιλέξετε Login name (όνομα χρήστη). Το login name που θα επιλέξετε είναι σημαντικό καθώς θα πρέπει να είναι μοναδικό (Εικόνα 2) και είναι αυτό που θα εμφανίζεται και στη διεύθυνση αλληλογραφίας σας η οποία θα είναι κάπως έτσι: your-chosenloginname@gmail.com.

Εικόνα 2. Επιλογή ονόματος χρήστη που ήδη χρησιμοποιείται Η επιλογή ενός σωστού κωδικού πρόσβασης είναι επίσης σημαντική και πρέπει να γίνει προσεκτικά. Προτείνεται να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό κεφαλαίων και πεζών χαρακτήρων και αριθμών καθώς και συμβόλων. Πρέπει να καταχωρήσετε 2 φορές τον κωδικό σας για επιβεβαίωση ενώ προτείνεται να μην επιλέξετε την αποθήκευση του κωδικού στον browser (η επιλογή "Remember me on this computer" να είναι No). Μόλις συμπληρώσετε όλα τα υποχρεωτικά πεδία (Εικόνα 4) επιλέγετε Next Step για να καταχωρήσετε επιπλέον πληροφορίες για να δημιουργήσετε ένα προφίλ στο κοινωνικό δίκτυο της Google το Google+. Η δημιουργία προφίλ στο είναι προαιρετική και μπορεί να παραλειφθεί αν επιλέξετε Skip (Παράλειψη) (Εικόνα 3). Εικόνα 3. Παράλειψη δημιουργίας προφίλ στο Google+

Εικόνα 4. Δεν είναι όλα τα στοιχεία υποχρεωτικά Σε περίπτωση που επιλέξετε Skip εμφανίζεται μια οθόνη καλωσορίσματος απ όπου μπορείτε να προχωρήσετε στην οθόνη της αλληλογραφίας σας (Εικόνα 5).

Εικόνα 5. Οθόνη καλωσορίσματος Πιθανά προβλήματα Είναι πιθανό κατά τη δημιουργία του λογαριασμού να εμφανιστεί το μήνυμα λάθους "Account Creation Failed" (εικόνα 6). Το λάθος πιθανά να οφείλεται στο γεγονός ότι το Gmail ελέγχει για πιθανά κακόβουλες δημιουργίες λογαριασμών και να θέτει όριο στο πόσοι λογαριασμοί μπορούν να δημιουργηθούν την ίδια περίοδο από μια διεύθυνση IP. Αν δείτε κάτι τέτοιο δοκιμάστε να δημιουργήσετε το λογαριασμό σας από το σπίτι ή από διαφορετικό υπολογιστή άλλου δικτύου ή παρόχου Εικόνα 6. Σφάλμα δημιουργίας λογαριασμού Σύνδεση και έλεγχος email Την πρώτη φορά που συνδέεστε στο λογαριασμό σας έχετε ήδη λάβει κάποια μηνύματα πληροφόρησης τα οποία εμφανίζονται στην κύρια οθόνη (Εικόνα 7).

Εικόνα 7. Βασική οθόνη διαχείρισης του email H βασική οθόνη διαχείρισης αλληλογραφίας είναι χωρισμένη σε επιμέρους περιοχές. Στο κέντρο εμφανίζονται τα μηνύματα χωρισμένα σε 3 καρτέλες: 1) Primary που περιλαμβάνει τα βασικά μηνύματα που δέχεστε από φίλους και συνεργάτες 2) Social που περιλαμβάνει μηνύματα και ειδοποιήσεις που έρχονται από εφαρμογές κοινωνικής δικτύωσης που έχετε συνδέσει με το λογαριασμό σας. 3) Promotions που περιλαμβάνει μηνύματα προώθησης που μπορεί να λαμβάνετε είτε από επιλογή σας είτε όχι (αλλά δεν έχουν χαρακτηριστεί ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία - spam). Στο αριστερό μέρος της οθόνης (θέση 4 στην Εικόνα 7) εμφανίζονται οι φάκελοι μηνυμάτων αλλά και η δυνατότητα να μεταβείτε στις επαφές σας (θέση 5 εικόνα 7) που θα την εξηγήσουμε πιο κάτω. Στο πάνω δεξί μέρος της οθόνης (θέση 6 εικόνα 7) μπορείτε να βρείτε το κουμπί που σας στέλνει στην οθόνη ρυθμίσεων του Gmail. Ανοίγοντας ένα μήνυμα μπορείτε να το διαβάσετε αλλά να κάνετε και μια σειρά από ενέργειες όπως (αρίθμηση στην εικόνα 8): 1) Να το αρχειοθετήσετε ώστε να μην εμφανίζεται στο Inbox (Εισερχόμενα) 2) Να το αναφέρετε ως Spam (ενοχλητικό) 3) Να το διαγράψετε 4) Να το μετακινήσετε σε έναν φάκελο μηνυμάτων 5) Να το επισημάνετε με μια ετικέτα 6) Να κάνετε μια σειρά από ενέργειες που εμφανίζονται στο More, π.χ. να το αφήσετε ως μη αναγνωσμένο, να του βάλετε αστέρι κλπ. 7) Να εκτυπώσετε

Εικόνα 8. Βασικές λειτουργίες σε ένα μήνυμα αλληλογραφίας Οργάνωση μηνυμάτων Στο αριστερό τμήμα της οθόνης (Εικόνα 8 αριθμός 7) εμφανίζονται οι φάκελοι και οι ετικέτες που μπορείτε να δημιουργήσετε για την ταχύτερη αναζήτηση των μηνυμάτων σας. Οι βασικοί φάκελοι είναι το Inbox (Εισερχόμενα), τα Sent Mail (Απεσταλμένα), τα Draft (Πρόχειρα μηνύματα) που γράφτηκαν αλλά δεν εστάλησαν ακόμη, και Starred (Σημαντικά). Στην ίδια λίστα θα βρείτε και τα διεγραμμένα μηνύματα (Trash) αλλά και τα Spam. Το Gmail δε σβήνει μηνύματα, ακόμη κι αν τα διαγράψετε. Μπορείτε να δείτε παλιότερα μηνύματά σας στο φάκελο All Mail. Tα Categories που βρίσκονται πιο κάτω είναι προκαθορισμένα και περιλαμβάνουν εκτός από τις 3 αρχικές καρτέλες που περιγράψαμε πιο πριν τα Updates και Forums όπου με αυτόματο τρόπο εισάγονται τα μηνύματα που λαμβάνετε καθημερινά. Αν επιθυμείτε να προσθέσετε επιπλέον ετικέτες (label) για να επισημαίνετε τα μηνύματά σας μπορείτε να δημιουργήσετε δικές σας ετικέτες (Create New Label) αλλά και κανόνες αυτόματης επισημείωσης των εισερχόμενων μηνυμάτων. ΠΡΟΣΟΧΗ: Το ίδιο μήνυμα μπορεί να πάρει περισσότερες από μια ετικέττες και συνεπώς να εμφανίζεται σε πολλά διαφορετικά σημεία αν το αναζητήσετε επιλέγοντας ετικέτα από την αριστερή στήλη της οθόνης. Αναζήτηση μηνυμάτων Το Gmail δε στηρίζεται στην οργάνωση αλλά στην αναζήτηση των μηνυμάτων. Εκμεταλλεύεται τις δυνατότητες του μηχανισμού αναζήτησης της google για να σας επιτρέπει να ψάχνετε για τα μηνύματά σας με διάφορα κριτήρια.

Για το λόγο αυτό δεν επενδύει τόσο στην οργάνωση των μηνυμάτων (σε ιεραρχίες φακέλων) αλλά προωθεί την επισήμανση των μηνυμάτων (με labels, categories, stars κλπ) αλλά και την αναζήτηση στο περιεχόμενο των μηνυμάτων. Για το σκοπό αυτό επιτρέπει να κάνετε μια σύνθετη αναζήτηση για τα μηνύματα που έχετε στείλει ή έχετε. Κατά την αναζήτηση προσδιορίζετε αρχικά το φάκελο (βήμα 1 εικόνα 9) στη συνέχεια προσδιορίζετε αποστολέα ή παραλήπτη ή μέρος του ονόματος αυτών, μέρος του τίτλου του μηνύματος αλλά και λέξεις που μπορεί να περιέχει ή να μην περιέχει (βήμα 2, εικόνα 9). Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε αν έχει συνημμένο ή όχι, μέγεθος αλλά και πότε εστάλη ή ελήφθη. Εικόνα 9. Αναζήτηση μηνύματος Σύνταξη μηνύματος Για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα επιλέγετε compose. Στο μήνυμα που εμφανίζεται δίνετε παραλλήπτη(ες), κοινοποίηση ή κρυφή κοινοποίηση, θέμα και εισάγεται το σώμα του μηνύματός σας. Μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία, εικόνες κλπ με απλό copy+paste ή drag+drop. Αν κλείσετε το μήνυμα χωρίς να το αποστείλετε το μήνυμα αποθηκεύεται στα Draft. Αν το αποστείλετε καταχωρείται στα Sent Mail. Εικόνα 10. Σύνταξη και αποστολή μηνύματος

Δημιουργία επαφών Οι επαφές στις οποίες αποστέλλουμε email μέσω του Gmail προστίθενται αυτόματα στη λίστα επαφών μας με την πάροδο του χρόνο. Για τη διαχείριση των επαφών μας θα πρέπει να μεταβούμε στη σχετική καρτέλα επιλέγοντας το Contacts στο πάνω αριστερά μέρος της οθόνης (βλ. Εικόνα 11) Εικόνα 11. Μετάβαση στις Επαφές ή στις Εργασίες Μόλις μεταβούμε στη σχετική οθόνη διαχείρισης επαφών (Εικόνα 12) έχουμε τη δυνατότητα: 1) να δημιουργήσουμε μια νέα επαφή 2) να δημιουργήσουμε μια νέα ομάδα επαφών 3) να εισάγουμε επαφές από άλλη σχετική εφαρμογή 4) να προσθέσουμε μια επαφή σε μια ομάδα Εικόνα 12. Οθόνη διαχείρισης Επαφών Επιλέγοντας New Group μπορούμε να φτιάξουμε μια ομάδα επαφών, στην ουσία ένα συνώνυμο (alias) για μια λίστα από email διευθύνσεις.

Εικόνα 13. Δημιουργία ομάδας επαφών Εν συνεχεία μπορούμε να φτιάξουμε μια νέα επαφή και να την προσθέσουμε στην κατάλληλη ομάδα. Εικόνα 13. Δημιουργία επαφής και προσθήκη σε ομάδα Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να οργανώσουμε όλες τις επαφές της ομάδας μας. Το αποτέλεσμα είναι να βλέπουμε οργανωμένες τις επαφές σε διάφορες ομάδες που έχουμε ορίσει. Μια επαφή μπορεί να ανήκει σε πολλές ομάδες. Εικόνα 14. Τα μέλη μιας ομάδας επαφών Όταν επιχειρήσουμε να συντάξουμε ένα νέο μήνυμα και δώσουμε το όνομα της ομάδας αυτόματα όλα τα μέλη της προστίθονται στους παραλήπτες

Εικόνα 15. Αποστολή σε πολλούς παραλλήπτες Διαχείριση εργασιών Αν επιλέξουμε Tasks από την πάνω αριστερή γωνία του Gmail (βλ. Εικόνα 11) τότε εμφανίζεται ένα μικρό παράθυρο στο οποίο μπορούμε να προσθέσουμε όσες εργασίες επιθυμούμε. Σε κάθε εργασία μπορούμε να βάλουμε σημειώσει ή να ορίσουμε ημερομηνία ολοκλήρωσης (βλ εικόνα 16), να την τσεκάρουμε ως ολοκληρωμένη ή να τη διαγράψουμε. Εικόνα 16. Προσθήκη και διαχείριση εργασιών