ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΥΠΣ ΕΔ/77

Transcript

1 Εγχειρίδιο εργαλείου webmail νέας Υπηρεσίας Συνεργασίας & Επικοινωνίας ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΥΠΣ ΕΔ/77 08/05/2014 1

2 Περιεχόμενα 1. Εισαγωγή Είσοδος Κύρια οθόνη Λειτουργία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Mail) Φάκελοι Λίστα ηλεκτρονικών μηνυμάτων Περιεχόμενο Μηνύματος Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Λειτουργία Επαφών (Contacts) Λειτουργία Ημερολογίου (Calendar) Λειτουργία Εργασιών (Tasks) Λειτουργία Βαλίτσας (Briefcase) Ρυθμίσεις (Preferences) Έξοδος Περισσότερες πληροφορίες

3 1. Εισαγωγή Το Εγχειρίδιο αυτό περιγράφει τις βασικές λειτουργίες του διαδικτυακού εργαλείου web mail της νέας Υπηρεσίας Συνεργασίας & Επικοινωνίας του Π.Κ. Το εργαλείο θα τεθεί σε λειτουργία με την μετάβαση στη νέα υπηρεσία. 2. Είσοδος Το εργαλείο αυτό θα είναι προσβάσιμο μέσω του συνδέσμου Το εργαλείο θα παραπέμπει τον χρήστη στη σελίδα ενιαίας πρόσβασης για επαλήθευση των στοιχείων του χρήστη (όνομα χρήστη / συνθηματικό). 3

4 3. Κύρια οθόνη Στην κύρια οθόνη εμφανίζονται οι διαθέσιμες λειτουργίες του εργαλείου και οι οποίες είναι προσβάσιμες από την μπάρα επιλογών. Αρχικά είναι επιλεγμένη η λειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Mail). Στα δεξιά και πάνω από την μπάρα επιλογών εμφανίζονται τα στοιχεία του χρήστη και μια εικονική παράσταση του χρησιμοποιημένου χώρου (quota) σε πράσινο χρώμα. Με τη μετακίνηση του δείκτη πάνω από το χώρο αυτό, αυτόματα θα εμφανιστούν περισσότερες λεπτομέρειες. 4

5 4. Λειτουργία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Mail) 4.1. Φάκελοι Στα αριστερά της οθόνης εμφανίζονται οι διάφοροι φάκελοι του ταχυδρομικού κιβωτίου του χρήστη. Κάνοντας δεξί κλίκ σε οποιοδήποτε φάκελο, δίδεται η στο χρήστη η δυνατότητα δημιουργίας νέου φακέλου, διαγραφής, μετονομασίας, μετακίνησης, μοιράσματος, τροποποίησης και κένωσης του φακέλου. Με την επιλογή μοιράσματος (share folder), ένας χρήστης μπορεί να δώσει δικαιώματα σε άλλους χρήστες (εσωτερικούς χρήστες του ΠΚ ή κει εξωτερικούς χρήστες) να βλέπουν τον επιλεγμένο φάκελο Λίστα ηλεκτρονικών μηνυμάτων Στη μέση της οθόνης εμφανίζεται η λίστα των μηνυμάτων του επιλεγμένου φάκελου. Τα μηνύματα αυτά μπορούν να τακτοποιηθούν διαφορετικά κάνοντας δεξί κλίκ στο Sorted By: και επιλέγοντας την αρεστή παρουσίαση. 5

6 4.3. Περιεχόμενο Μηνύματος Στα δεξιά της οθόνης παρουσιάζεται το περιεχόμενο του επιλεγμένου μηνύματος Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Κάτω από την κύρια μπάρα επιλογών εμφανίζονται οι υπό-επιλογές για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και οι οποίες περιλαμβάνουν την αποστολή νέου μηνύματος και την απάντηση/προώθηση/διαγραφή/μετακίνηση του προεπιλεγμένου μηνύματος στην οθόνη. Με την επιλογή σύνταξης νέου μηνύματος, αυτόματα ανοίγει νέο παράθυρο Compose εντός του υφιστάμενου μενού με νέες επιλογές για αποστολή ή ακύρωση του μηνύματος. Επίσης, κατά τη διάρκεια πληκτρολόγησης ενός ονόματος στο πεδίο To:, το εργαλείο αυτόματα εμφανίζει τις επιλογές παραληπτών βάσει της υπηρεσίας καταλόγου του ΠΚ, των προηγούμενων παραληπτών και των Contacts του χρήστη. 6

7 5. Λειτουργία Επαφών (Contacts) Η λειτουργία των επαφών είναι πανομοιότυπη με αυτή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ο χρήστης έχει την επιλογή δημιουργίας νέου φακέλου επαφών, την επιλογή μοιράσματος του φακέλου επαφών με άλλους χρήστες, τη δημιουργία, τροποποίηση, διαγραφή μιας επαφής, καθώς επίσης και τις ακόλουθες επιπρόσθετες πληροφορήσεις. Την πληροφόρηση σε ποιες ηλεκτρονικές λίστες ανήκει ο χρήστης (distribution lists) Τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις στις οποίες έχει αποστείλει μηνύματα ( ed contacts) 7

8 8

9 6. Λειτουργία Ημερολογίου (Calendar) Η λειτουργία του ημερολογίου είναι πανομοιότυπη με αυτή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ο χρήστης έχει την επιλογή δημιουργίας νέου ημερολογίου, την επιλογή μοιράσματος του ημερολογίου με άλλους χρήστες, τη δημιουργία, τροποποίηση, διαγραφή ενός ημερολογίου, καθώς επίσης και τις ακόλουθες επιπρόσθετες λειτουργίες. Την παρουσίαση του ημερολογίου σε μορφή ημέρας, εργάσιμης βδομάδας, ολόκληρης βδομάδας, μήνα ή λίστας μέσω της μπάρας επιλογών παρουσίασης. 9

10 7. Λειτουργία Εργασιών (Tasks) Η λειτουργία των εργασιών είναι πανομοιότυπη με αυτή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο χρήστης έχει επιλογές για καταχώρηση και διαχείριση των εργασιών του, καθώς επίσης και καταχώρηση/διαχείριση εργασιών μιας ομάδας μέσω της επιλογής μοιράσματος λίστας εργασιών (shared task list). 10

11 8. Λειτουργία Βαλίτσας (Briefcase) Η λειτουργία της βαλίτσας δουλεύει σε συνδυασμό με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Όταν ένα μήνυμα περιέχει ένα συνημμένο αρχείο, ο χρήστης έχει την επιλογή να βάλει προσωρινά το συνημμένο αρχείο στην Βαλίτσα για μελλοντική χρήση μέσω του διαδικτυακού εργαλείου. Όλα τα αρχεία που τοποθετούνται στη βαλίτσα φαίνονται ομαδικά στην επιλογή Briefcase. Σημειώνεται ότι τα αρχεία που τοποθετούνται στη βαλίτσα προσμετρούν στον περιορισμό διαθέσιμου χώρου (quota) ενός χρήστη. 11

12 9. Ρυθμίσεις (Preferences) Από τη επιλογή αυτή μπορούν να γίνουν ατομικές ρυθμίσεις για τον τρόπο εμφάνισης και λειτουργίας του εργαλείου. Οι ρυθμίσεις περιλαμβάνουν: Την εμφάνιση του εργαλείου Την γλώσσα Την αυτόματη προώθηση των μηνυμάτων κάπου αλλού (mail forwarding) Tην ατομική διαχείριση ανεπιθύμητων ηλεκτρονικών μηνυμάτων Τον αυτόματο μπλοκάρισμα επιλεγμένων ηλεκτρονικών διευθύνσεων ή/και domains Τη δημιουργία κανόνων για αυτόματη μετακόμιση μηνυμάτων σε φάκελους (filters) Τη διαχείριση υπογραφών (signatures) Τη διαχείριση μηνυμάτων κατά τη διάρκεια απουσίας (out of office vacation) καθώς επίσης και πληθώρα άλλων επιλογών Με την ολοκλήρωση οποιονδήποτε αλλαγών στις ρυθμίσεις, ο χρήστης πρέπει να πατεί στο Save για φύλαξη των αλλαγών του. 12

13 10. Έξοδος Για έξοδο από το εργαλείο, πατήστε στα δεξιά του ονόματος χρήστη πάνω δεξιά στην κεντρική οθόνη και επιλέξτε την επιλογή Sign Out. 11. Περισσότερες πληροφορίες Περισσότερες λεπτομέρειες και πληροφορίες σχετικά με τις δυνατότητες και τις λειτουργίες του εργαλείου αυτού βρίσκονται στο Product Help του ίδιου του εργαλείου, το οποίο είναι προσβάσιμο πατόντας στα δεξιά του ονόματος χρήστη πάνω δεξιά στην κεντρική οθόνη και επιλέγοντας την επιλογή Product Help. 13