ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΟΥ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 1
ΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ 1. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ ΟΔΗΓΙΕΣ ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ 2. ΠΟΡΕΙΑ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ 3. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΑΠΟ ΕΔΑ 4. ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΤΗΣ ΕΔΑ ΓΙΑ ΤΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ 2
Το πρόγραμμα διανύει το τελευταίο έτος της Προγραμματικής Περιόδου 2000-2006. Πρόκειται για μία πολύ κρίσιμη χρονική περίοδο κατά την οποία η Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή καλείται να επιβεβαιώσει μέσα από μία συγκεκριμένη διαδικασία τη νομιμότητα και κανονικότητα των δαπανών των συγχρηματοδοτούμενων έργων που έχουν πραγματοποιηθεί και δηλωθεί στην Επιτροπή. Η Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή έχει την ευθύνη για τις ενέργειες που συνδέονται με την «ολοκλήρωση των συγχρηματοδοτούμενων πράξεων» προκειμένου να καταστεί δυνατή η σύνταξη της Τελικής Έκθεσης Εκτέλεσης του Προγράμματος, και την Ολοκλήρωση όλων των διαδικασιών κλεισίματος σύμφωνα με τους Κανονισμούς και τις κατευθύνσεις της Επιτροπής όπως περιγράφονται και στα σχετικά έγγραφα του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών. Είναι σαφές πως στη διαδικασία αυτή σημαντικό και ουσιαστικό ρόλο έχουν και οι Φορείς Υλοποίησης των ενταγμένων έργων, δηλαδή το σύνολο των Τελικών Δικαιούχων του Προγράμματος οι οποίοι έχουν λάβει χρηματοδότηση από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα για την υλοποίηση έργων, και η ενεργή συμμετοχή τους και ανταπόκριση στις απαιτήσεις της διαδικασίας επιτυχή έκβαση του εγχειρήματος. οριοθετεί σε μεγάλο βαθμό την 3
ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ ΟΔΗΓΙΕΣ ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ Έγγραφα και οδηγίες που ελήφθησαν υπόψη για τη διαμόρφωση της διαδικασίας για την ολοκλήρωση των πράξεων του Προγράμματος : 1. Η υπ αρ. COM (2006) 3424 Απόφαση της Επιτροπής «Κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το κλείσιμο των παρεμβάσεων (2000-2006) των Διαρθρωτικών Ταμείων». 2. Η υπ αρ. Ε(2008) 3102 / 20-6-2008 Απόφαση της Επιτροπής «για την τροποποίηση των αποφάσεων σχετικά με την έγκριση 14 επιχειρησιακών προγραμμάτων για τις κοινοτικές διαρθρωτικές παρεμβάσεις στις περιφέρειες οι οποίες εμπίπτουν στο στόχο 1 στην Ελλάδα» και συγκεκριμένα το άρθρο 5 με το οποίο δίδεται παράταση στο ΠΕΠ Αττικής μέχρι 31-12-2009 3. Το υπ αριθμ. 19102/ΕΥΣ 4054/24-5-2005 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Οδηγίες για την εφαρμογή διαδικασιών εξυγίανσης και προγραμματικής υπερδέσμευσης στο πλαίσιο των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του Γ ΚΠΣ» 4. Το υπ αριθμ. 13417/ΕΥΣ 2488/28-3-2006 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Οδηγίες για τις διαδικασίες ολοκλήρωσης πράξεων» 5. Το υπ αριθμ. οικ. 4574 /ΕΥΣ 570/ 31-01-2007 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Επικαιροποίηση των Οδηγιών για τους ελέγχους των Διαχειριστικών Αρχών στο πλαίσιο του άρθρου 4, του Καν. 438/01» 6. Το υπ αρ. έγγραφο 15585/ΕΥΣ 2053 /4-4-2007 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Οδηγίες για τη διαχείριση των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων τα έτη 2007-2008, έκδοση 1» 4
7. Το υπ αριθ. έγγραφο 11747 / ΕΥΣ 1381/11-3-2008 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Πλαίσιο Ενεργειών για την εξυγίανση και προσέγγιση κλεισίματος των επιχειρησιακών προγραμμάτων της περιόδου 2000-2006» 8. Το υπ αριθμ. έγγραφο 18030 / ΕΥΣ 2212/18-4-2008 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Επιτάχυνση Διαδικασιών Κλεισίματος των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων της περιόδου 2000-2006» 9. Το υπ αριθμ. έγγραφο 21559 / Α. Πλ. 3102/14-5-2008 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Χρήση τόκων κατά το κλείσιμο των έργων του Γ ΚΠΣ» 10. Το υπ αριθμ. έγγραφο 27630 / ΕΥΣ 3457/18-6-2008 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Οδηγίες για τη διαδικασία κλεισίματος των ΕΠ του ΚΠΣ 2000-2006, όσον αφορά στα έργα με έσοδα», 11. Το υπ αριθμ. 36719/ ΕΥΣ /6-8-2008 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Οδηγίες προς τους Τελικούς Δικαιούχους για τις Διαδικασίες Ολοκλήρωσης Πράξεων ενίσχυσης ΜΜΕ του Τουρισμού και της Μεταποίησης της Α & Β προκήρυξης», 12. Το υπ αριθμ. έγγραφο 53628/ Α. Πλ. 8227/20-11-2008 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Ημερομηνία λήξης επιλεξιμότητας», 13. Το υπ αριθμ. έγγραφο 2308/ ΕΥΣ 328/19-1-2009 έγγραφο του Υπουργείου Οικονομίας & Οικονομικών «Κλείσιμο πράξεων Α & Β κύκλου ενίσχυσης ΜΜΕ Τελικά Τροποποιημένα Τεχνικά Δελτία Έργων (ΤΔΕ)» 5
ΠΟΡΕΙΑ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Η διαδικασία κλεισίματος των Επιχειρησιακών Προγραμμάτων του Γ ΚΠΣ της περιόδου 2000-2006, διέπεται από τις διατάξεις της COM (2006) 3424 απόφασης της Επιτροπής «Κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με το κλείσιμο των παρεμβάσεων (2000-2006) των Διαρθρωτικών Ταμείων». Με βάση αυτές τις κατευθυντήριες οδηγίες εκδόθηκαν μία σειρά εγκυκλίων και Οδηγών από το ΥΠΟΙΟ, που αποσαφηνίζουν ζητήματα και δίνουν κατευθύνσεις για την πορεία των Προγραμμάτων προς το κλείσιμο. Το ΠΕΠ Αττικής έχει καταληκτική ημερομηνία επιλεξιμότητας δαπανών την 31-12-2009. Μετά από αυτή την ημερομηνία, εντός δεκαπέντε μηνών ( έως 31-3-2011) πρέπει να υποβληθεί στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή η τελική έκθεση κλεισίματος. Υπενθυμίζεται ότι η τελική έκθεση αποτυπώνει αφενός το ακριβές φυσικό και οικονομικό αντικείμενο που έπρεπε να εκτελεστεί (περιεχόμενο τελευταίου εγκεκριμένου Επιχειρησιακού Προγράμματος και Συμπληρώματος Προγραμματισμού) και αφετέρου αυτό που πραγματικά εκτελέστηκε. Οι μεταξύ τους αποκλίσεις είναι αποδεκτές εφόσον βρίσκονται εντός των πλαισίων που θέτουν οι κατευθυντήριες γραμμές κλεισίματος. Η τελική έκθεση θα πρέπει να είναι υψηλής ποιότητας και αξιόπιστη έτσι ώστε να γίνεται άμεσα κατανοητό και σαφές ότι επιτεύχθηκαν οι στόχοι του Προγράμματος. Οι κατευθυντήριες οδηγίες και τα κείμενα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και του ΥΠΟΙΟ αντιμετωπίζουν μία σειρά από θέματα στην πορεία προς το κλείσιμο. Άμεσης εφαρμογής είναι τα θέματα της εξυγίανσης των Επιχειρησιακών προγραμμάτων και της διαχείρισης 6
των υπερδεσμεύσεων. Η διαδικασία της εξυγίανσης έχει ξεκινήσει από το 2008. Στα πλαίσια της εξυγίανσης εντοπίστηκαν τα ανενεργά έργα (που δεν είχαν συμβασιοποιηθεί ενώ είχαν ενταχθεί από μακρού χρόνου) και απεντάχθηκαν από το Πρόγραμμα. Ο αντικειμενικός στόχος όλων των ενεργειών είναι η διαχείριση της κατάστασης σε επίπεδο Άξονα Προτεραιότητας. Κάθε Διαρθρωτικό Ταμείο στο επίπεδο άξονα προτεραιότητας του Επιχειρησιακού Προγράμματος πρέπει να έχει αυτοτελή παρακολούθηση και ο απολογισμός να εξασφαλίσει, εφ όσον είναι εφικτό, τη μέγιστη κοινοτική συμμετοχή. Πέραν αυτού είναι αποδεκτό η διαχειριστική αρχή ειδικά σε άξονες που έχουν εντοπιστεί προβλήματα από ελέγχους ( π.χ. ΕΣΠΕΛ) να διατηρήσει μία εύλογη υπέρβαση δαπανών ( επιπλέον 10%) για να καλύψει πιθανές δημοσιονομικές διορθώσεις της τελευταίας φάσης του κλεισίματος (κατάρτιση τελικής αίτησης πληρωμής). Κατά συνέπεια, κάθε Άξονας με τα μέτρα που χρηματοδοτούνται από ένα διαρθρωτικό ταμείο θα αποτελέσει αντικείμενο επεξεργασίας από την Διαχειριστική Αρχή, ώστε αυτή να εξασφαλίσει ότι με βάση τα έργα και τις επιλέξιμες πληρωμές τη βεβαιότητα ότι θα εισπραχθεί το σύνολο της Κοινοτικής Συμμετοχής και θα διεκδικεί όσο το δυνατό περισσότερο από το επιπλέον 10% για την περίπτωση που κάποιος άλλος Άξονας του ίδιου ταμείου έχει υστέρηση στις πληρωμές ή ενδέχεται μετά από δημοσιονομικές διορθώσεις η κοινοτική του συμμετοχή να είναι κάτω του 100% σε σχέση με το ισχύον πρόγραμμα. Φυσικά η οροφή της εγκεκριμένης κοινοτικής συμμετοχής στο σύνολο του Προγράμματος δεν μπορεί να ξεπεραστεί. Στα πλαίσια αυτά, πέραν της διαδικασίας ολοκλήρωσης ανά έργο που αναφέρθηκε προηγουμένως και φυσικά της επιδίωξης της 7
πλήρους ολοκλήρωσης του μέγιστου ποσοστού των συμβασιοποιημένων έργων και της διασφάλισης λειτουργικότητάς τους, η Διαχειριστική Αρχή θα προχωρήσει στην κατηγοριοποίηση των υπόλοιπων έργων σε επίπεδο Άξονα και Ταμείου σε τρεις βασικές κατηγορίες: 1. Έργα γέφυρες. 2. Έργα ημιτελή ή μη λειτουργικά κατά το κλείσιμο 3. Έργα που μπορούν να ενταχθούν στο ΕΣΠΑ Η επιδίωξη της Διαχειριστικής Αρχής τους επόμενους μήνες θα είναι η κατασκευαστική ολοκλήρωση και λειτουργική αυτοτέλεια της συντριπτικής πλειοψηφίας των ενταγμένων και συμβασιοποιημένων έργων του ΠΕΠ. Θα προηγηθεί άμεσα ένας τελικός κύκλος διερεύνησης και επιτάχυνσης σε συνεργασία με τους Τελικούς Δικαιούχους και η προσπάθεια θα επικεντρωθεί στα έργα που παρουσιάζουν προβλήματα και καθυστερήσεις. Η συμβολή των φορέων υλοποίησης σε αυτή την προσπάθεια θα είναι καθοριστική. Είναι προς το συμφέρον τους να επικεντρωθούν στην άμεση υλοποίηση των έργων του Γ ΚΠΣ έγκαιρα και σωστά, ώστε να δεσμευθούν όσο το δυνατόν λιγότεροι πόροι από τη νέα περίοδο. Τα στοιχεία των δύο πρώτων μηνών του 2009 είναι ενθαρρυντικά, όπως και οι προβλέψεις δαπανών στους αμέσως επόμενους μήνες. Στόχος είναι σε επίπεδο Άξονα και Ταμείου να έχουν υπερκαλυφθεί οι απαιτούμενες δαπάνες δύο τουλάχιστον μήνες πριν τη λήξη της περιόδου επιλεξιμότητας, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα επιμέρους χειρισμών με στόχο την αποφυγή απώλειας έστω και ενός Ευρώ Κοινοτικής συμμετοχής. 8
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΑΠΟ ΕΔΑ Βασικές έννοιες Η απόφαση ένταξης αποτελεί το βασικό έγγραφο που διέπει την υλοποίηση μίας πράξης και προσδιορίζει τις υποχρεώσεις του Τελικού Δικαιούχου απέναντι στο Πρόγραμμα, στην Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή και σε κάθε φορέα Ελέγχου. Στην απόφαση ένταξης περιγράφονται το φυσικό αντικείμενο που πρέπει να υλοποιηθεί από το έργο, το οικονομικό αντικείμενο στο οποίο αντιστοιχεί, οι δείκτες που αποτυπώνουν το αποτέλεσμα και τις αναπτυξιακές επιπτώσεις του έργου. Η Σύμβαση ή άλλη Νομική Δέσμευση, είναι το συμφωνητικό που υπογράφεται μεταξύ του Τελικού Δικαιούχου και του αναδόχου ή αυτού που αναλαμβάνει να εκτελέσει το περιεχόμενο του συμφωνητικού, όπως αυτό περιγράφεται στην απόφαση ένταξης. Η ολοκλήρωση μίας πράξης σύμφωνα με το συμφωνητικό είναι μια διαδικασία που προβλέπεται από το εθνικό θεσμικό πλαίσιο. Η τήρηση των δύο αυτών εγγράφων είναι απαρέγκλιτη υποχρέωση του Τελικού Δικαιούχου. Για το Πρόγραμμα μια πράξη θεωρείται «Ολοκληρωμένη» όταν : Έχει ολοκληρωθεί το φυσικό αντικείμενο όλων των Υποέργων της πράξης, όπως προβλεπόταν στην αντίστοιχη σύμβαση ή άλλη νομική δέσμευση, και όπως αυτό περιγράφεται στην σχετική Απόφαση Ένταξης. 9
Έχει ολοκληρωθεί το οικονομικό αντικείμενο όλων των Υποέργων και ο Τελικός Δικαιούχος έχει πιστοποιήσει και καταβάλει τις δαπάνες για την υλοποίηση του φυσικού αντικειμένου. τεκμηριώνεται ότι το έργο συνολικά αποδίδει το αναμενόμενο λειτουργικό αποτέλεσμα. Οι ενέργειες ολοκλήρωσης ενός έργου / υποέργου και η έκδοση των σχετικών εγγράφων που πιστοποιούν ότι ένα έργο έχει ολοκληρωθεί κατά τα ανωτέρω, είναι υποχρέωση του Τελικού Δικαιούχου. Επίσης ο Τελικός Δικαιούχος οφείλει να κοινοποιεί εγκαίρως τα έγγραφα αυτά στην Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή για τη «Διαχειριστική ολοκλήρωση» του έργου. Πως πιστοποιείται η ολοκλήρωση της πράξης Στη συνέχεια εξετάζονται ορισμένες γενικές κατηγορίες υποέργων και τα στάδια ή έγγραφα που οριοθετούν την ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου σύμφωνα με εθνικό θεσμικό πλαίσιο και πως αυτό αντιστοιχείται με διαχειριστική ολοκλήρωση της πράξης. Πράξεις που υλοποιούνται με τη σύναψη Δημοσίων Συμβάσεων. Υποδομές-Προμήθειες-Υπηρεσίες. Υπάρχουν τρία στάδια ολοκλήρωσης : - Η έκδοση της Βεβαίωσης Περαίωσης - Η προσωρινή παραλαβή - Η οριστική παραλαβή 10
Κατά γενικό κανόνα ως πέρας ολοκλήρωσης - του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η ΟΡΙΣΤΙΚΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗ του έργου, - και του οικονομικού αντικειμένου η έκδοση από το φορέα υλοποίησης του ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΤΟΥ ΤΕΛΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ, που συντάσσεται μετά τη διενέργεια της οριστικής παραλαβής Η διαδικασία είναι χρονοβόρα και μπορεί, κυρίως για τα έργα που υλοποιούνται προς το τέλος της προγραμματικής περιόδου, η διαδικασία να ολοκληρωθεί εκτός της επιλέξιμης περιόδου. Ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου μπορεί τότε να θεωρηθεί η ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ή ακόμη και η ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΕΡΑΙΩΣΗΣ, Ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου η έκδοση από το φορέα υλοποίησης του ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΤΕΛΙΚΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ, ή ακόμη και οι δαπάνες που έχουν καταχωρηθεί στο ΟΠΣ μέχρι την ημερομηνία λήξης της επιλεξιμότητας του Προγράμματος. Στις δημόσιες συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών Ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η ΟΡΙΣΤΙΚΗ ΠΟΙΟΤΙΚΗ ΚΑΙ ΠΟΣΟΤΙΚΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗ των υπηρεσιών ή των ειδών και, Ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου η έκδοση από το φορέα υλοποίησης του ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΠΛΗΡΩΜΗΣ για τα αντίστοιχα είδη ή υπηρεσίες. Πράξεις που εκτελούνται με αυτεπιστασία Υπάρχουν τρία στάδια ολοκλήρωσης : 11
- Η έκδοση της Βεβαίωσης Περαίωσης - Έκθεση απολογισμού του έργου (περιπτώσεις αρχαιολογικών) - Κατακύρωση πρακτικού παραλαβής από την Προϊσταμένη Αρχή. Ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ή η ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΕΡΑΙΩΣΗΣ και, Ως πέρας του οικονομικού αντικειμένου η ΤΕΛΕΥΤΑΙΑ ΕΞΟΦΛΗΣΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ ή ακόμη και οι δαπάνες που έχουν καταχωρηθεί στο ΟΠΣ μέχρι την ημερομηνία λήξης της επιλεξιμότητας του Προγράμματος. Πράξεις κρατικών ενισχύσεων και λοιπές κατηγορίες πράξεων (πράξεις ΕΚΤ). Ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΤΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ του Τελικού Δικαιούχου με την οποία πιστοποιείται η ολοκλήρωση και του τελευταίου υποέργου και, Ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου η έκδοση από το φορέα υλοποίησης του ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ ΠΛΗΡΩΜΗΣ του τελευταίου υποέργου. Διαδικασία με την οποία βεβαιώνεται από την ΕΔΑ η ολοκλήρωση μιας πράξης Απαιτείται η συνεργασία των Τελικών Δικαιούχων με την Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή. Ο Τελικός Δικαιούχος για κάθε υποέργο που εκτελεί και έχει ολοκληρωθεί σύμφωνα με όσα αναφέρθηκαν προηγουμένως, οφείλει 12
να υποβάλει στην Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή ΔΗΛΩΣΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ, ώστε η Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή να οριστικοποιήσει το συγχρηματοδούμενο ΦΥΣΙΚΟ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ αντικείμενο και να βεβαιώσει με την έκδοση Βεβαίωσης Τήρησης Υποχρεώσεων την ολοκλήρωση του Έργου. Ενέργειες Υποχρεώσεις Τελικού Δικαιούχου 1. Υποβολή Δήλωσης Ολοκλήρωσης (υπόδειγμα της οποίας έχει αποσταλεί στους Τελικούς Δικαιούχους) η οποία πρέπει να συνοδεύεται από τα ακόλουθα έγγραφα : - το Τελικό ΤΔΕ/Υ στο οποίο αποτυπώνονται όλα τα επικαιροποιημένα στοιχεία της πράξης όπως αυτά, έχουν πραγματοποιηθεί και οριστικοποιηθεί. - αντίγραφα όλων των προβλεπόμενων εγγράφων των υποέργων με τα οποία πιστοποιείται η ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου (βεβαιώσεις περαίωσης, πρωτόκολλα παραλαβής άλλο αντίστοιχο έγγραφο ανάλογα με τη φύση της πράξης). Στις περιπτώσεις έργου με πολλά υποέργα (ενισχύσεις κ.λ.π.) υποβάλλεται κατάλογος με τα έγγραφα πιστοποίησης Για τα υποέργα υποδομών υποβάλλεται αντίγραφο του Προτελικού ή του Τελικού λογαριασμού και ο τελευταίος ή τακτοποιητικός ΑΠΕ - εκτύπωση των στοιχείων λογιστικής μερίδας της πράξης ή λογιστική κατάσταση ΒΑΚΧΕΠ προκειμένου να επιβεβαιωθούν οι καταχωρήσεις στα λογιστικά βιβλία του Τ.Δ. με τα αντίστοιχα καταχωρηθέντα στο ΟΠΣ. - επιβεβαίωση ότι αποκαταστάθηκαν τα ελαττώματα μετά από επανέλεγχο του ΕΣΠΕΛ αν το έργο που ελέγχθηκε είχε 13
χαρακτηρισθεί κατηγορίας (ii) ή (iii) συνοδευόμενη από τις διοικητικές ενέργειες που διενήργησε. - ανακεφαλαίωση των ενεργειών στις οποίες προέβη ο Τελικός Δικαιούχος από συστάσεις ελεγκτικών μηχανισμών (ΕΔΕΛ Μονάδα Γ, Αρχή πληρωμής, επιθεώρηση Μον. Β ) - το τελικό Μηνιαίο Δελτίο Δήλωσης Δαπανών (εφόσον εκκρεμεί) - το τελικό Τριμηνιαίο Δελτίο παρακολούθησης έργου & υποέργου 2. Τακτοποίηση και τήρηση του φακέλου της πράξης και των υποέργων σύμφωνα με το υπόδειγμα που έχει σταλεί, όπως επιβάλλεται από την Απόφαση Ένταξης της Πράξης και την υπ αριθ. 18527/ΓΔΑΠΠΠΔΕ 156 /7-6-2001 απόφαση του Υφυπουργού Οικονομίας και Οικονομικών «υποχρέωση τήρησης όλων των δικαιολογητικών που αφορούν την εκτέλεση της πράξης τουλάχιστον για τρία χρόνια μετά την ολοκλήρωση του Επιχειρησιακού Προγράμματος» Ενέργειες της Ενδιάμεσης Διαχειριστικής Αρχής Για την έκδοση της Βεβαίωσης Τήρησης Υποχρεώσεων και την οριστικοποίηση των στοιχείων της πράξης η Μονάδα Β της ΕΔΑ προβαίνει στις ακόλουθες ενέργειες : 1. σε διοικητικό έλεγχο όλων των εγγράφων που υποβλήθηκαν από τον Τελικό Δικαιούχο για να διαπιστωθεί ότι η πράξη υλοποιήθηκε σύμφωνα με τα στοιχεία ένταξης σύμβασης και ότι ο Τελικός Δικαιούχος συμμορφώθηκε σε τυχόν συστάσεις. 14
2. επαληθεύει επιτοπίως (αν κριθεί αναγκαίο και ανάλογα με τη φύση της πράξης) αν το φυσικό αντικείμενο και το λειτουργικό αποτέλεσμα της πράξης ανταποκρίνονται στο χρηματοδοτούμενο. 3. οριστικοποιεί το τελικό Τεχνικό Δελτίο Έργου και Υποέργου και το εισάγει στο ΟΠΣ 4. καταχωρεί το τελικό Μηνιαίο Δελτίο δήλωσης Δαπανών, αν εκκρεμεί, 5. καταχωρεί το τελικό Τριμηνιαίο Δελτίο Παρακολούθησης ταυτίζοντας τους δείκτες του έργου με το τελικό υλοποιηθέν 6. εκδίδει τη Βεβαίωση Τήρησης Υποχρεώσεων Τελικού Δικαιούχου και την καταχωρεί στο ΟΠΣ 15
ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΤΗΣ ΕΔΑ ΓΙΑ ΤΟ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΤΩΝ ΕΡΓΩΝ Εξυγίανση του Προγράμματος Η Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή σε εφαρμογή των οδηγιών που εδόθησαν από το Υπουργείο Οικονομίας για την εξυγίανση του προγράμματος, προχώρησε σε τροποποιήσεις ή ανακλήσεις Αποφάσεων Ένταξης Πράξεων που αν και ενταγμένα στο Πρόγραμμα παρέμειναν σε αδράνεια. Η ενέργεια αυτή αφορούσε στις παρακάτω κατηγορίες έργων: - Έργα με Απόφαση ένταξης τα οποία όμως δεν είχαν Νομική Δέσμευση - Έργα με Νομική Δέσμευση χωρίς όμως δαπάνες για μεγάλο χρονικό διάστημα - Έργα με δαπάνες, που λόγω όμως σοβαρών προβλημάτων δεν μπορούσαν να συνεχίσουν την υλοποίηση τους - Έργα που αποτέλεσαν αντικείμενο ελέγχου (ΕΔΕΛ, Αρχή Πληρωμής, ΕΣΠΕΛ, Μονάδα Γ ) και η έκθεση πορίσματος επέβαλε την Απένταξη της πράξης. - Προσαρμογή της απόφασης ένταξης για αφαίρεση υποέργου ή τακτοποίηση του οικονομικού αντικειμένου στα στοιχεία υλοποίησης. όταν το έργο είχε ολοκληρωθεί. Μέχρι σήμερα ανακλήθηκαν 63 Αποφάσεις Ένταξης συνολικού προϋπολογισμού 60.000.000. Αντιστοιχεί στο 4% της Δημόσιας Δαπάνης του προγράμματος. Πρόσληψη τριών Συμβούλων Υποστήριξης Κλεισίματος Προσελήφθησαν τρείς Σύμβουλοι Υποστήριξης Κλεισίματος (Σ.Υ.Κ.). Ένας Σ.Υ.Κ. για κάθε Ταμείο, με σκοπό να συνδράμουν την Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή και επιλεγμένους Τελικούς 16
Δικαιούχους (Τελικούς Δικαιούχους που αδυνατούν να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της διαδικασίας ολοκλήρωσης των πράξεων), με την παροχή εξειδικευμένης υποστήριξης για την διαχειριστική ολοκλήρωση και το λογιστικό κλείσιμο των έργων του ΠΕΠ Αττικής στο πλαίσιο του Γ ΚΠΣ. Στο πλαίσιο αυτό ο Σ.Υ.Κ. θα υλοποιήσει τις ακόλουθες ενέργειες: - Εξέταση πληρότητας φακέλων έργων/υποέργων στην έδρα της Διαχειριστικής Αρχής. - Προσδιορισμό τυχόν ελλείψεων και καταγραφή των ελλείψεων ανά φάκελο έργου/υποέργου και ανά Τελικό Δικαιούχο. - Υποστήριξη της Διαχειριστικής Αρχής σε ενέργειες ενημέρωσης των Τελικών Δικαιούχων σχετικά με τις απαιτήσεις για το «κλείσιμο» των πράξεων, στο πλαίσιο της εγκυκλίου 13417/ΕΥΣ 2488/10.3.2006. - Υποστήριξη των Τελικών Δικαιούχων έργων, σύμφωνα με τις διαπιστωθείσες ελλείψεις και την κρισιμότητα των ελλείψεων και των έργων για το κλείσιμο του Προγράμματος, για την υποβολή δήλωσης ολοκλήρωσης. Στόχος είναι η υποστήριξη των ΤΔ που υλοποιούν πράξεις στις οποίες έχει ολοκληρωθεί ή βρίσκεται σε διαδικασία ολοκλήρωσης το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο αλλά δεν έχουν γίνει οι απαιτούμενες ενέργειες ολοκλήρωσης. - Επίσης μετά από υπόδειξη της ΕΔΑ ο Σ.Υ.Κ. θα παρέχει σαφείς οδηγίες και κατευθύνσεις ή και επιτόπου υποστήριξη στους Δικαιούχους προκειμένου να ολοκληρωθούν οι ακόλουθες ενέργειες: - Σύνταξη δήλωσης ολοκλήρωσης της πράξης με βάση τα προβλεπόμενα στο εγκεκριμένο Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου (εγκύκλιος 13417/ΕΥΣ 2488/10.3.2006) 17
- Σύνταξη Τελικού ΤΔΕ/Υ στο οποίο αποτυπώνονται τα επικαιροποιημένα στοιχεία της πράξης και των υποέργων της, όπως αυτά έχουν πραγματοποιηθεί και οριστικοποιηθεί - Συγκέντρωση και υποβολή στην Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή ων προβλεπόμενων εγγράφων με τα οποία πιστοποιείται η ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού τους αντικειμένου των υποέργων, ανάλογα με τη φύση του έργου, στο πλαίσιο υποδομών ή κρατικών ενισχύσεων, κλπ. (τελικές πιστοποιήσεις, βεβαιώσεις ολοκλήρωσης, βεβαιώσεις περαίωσης, πρωτόκολλα παραλαβής, κ.ο.κ.) - Σύνταξη των στοιχείων λογιστικής μερίδας της πράξης (λογιστικών καταστάσεων που τηρεί για την υπόψη πράξη ή λογιστική κατάσταση ΒΑΚΧΕΠ) προκειμένου να επιβεβαιωθεί η αντιστοίχηση των καταχωρήσεων στα λογιστικά βιβλία του Τελικού Δικαιούχου με τα αντίστοιχα καταχωρηθέντα στοιχεία στο ΟΠΣ. - Σύνταξη και υποβολή τελικού Μηνιαίου Δελτίου Δήλωσης Δαπανών (εφόσον υπάρχουν δαπάνες που δεν έχουν δηλωθεί στη ΔΑ). - Σύνταξη και υποβολή τελικού Εξαμηνιαίου Δελτίου Παρακολούθησης στο οποίο αποτυπώνεται το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο που υλοποιήθηκε. - Ανακεφαλαίωση των ενεργειών στις οποίες προέβη ο τελικός δικαιούχος σε συνέχεια συστάσεων που έχουν τεθεί για τη συγκεκριμένη πράξη από τα άλλα ελεγκτικά όργανα (Μονάδα Γ, Αρχή Πληρωμής, ΕΔΕΛ, ΕΣΠΕΛ ή/και ανεξάρτητες διοικητικές αρχές). - Απαιτήσεις πληρότητας και εφόσον απαιτείται συμπλήρωση του φακέλου έργου. - Υποστήριξη της Ενδιάμεσης Διαχειριστικής Αρχής για την τακτοποίηση και το «κλείσιμο» ημιτελών ή μη λειτουργικών 18
έργων (έργα που θα ολοκληρωθούν με εθνικούς πόρους και έργα γέφυρες). - Υποστήριξη της Ενδιάμεσης Διαχειριστικής Αρχής για το «κλείσιμο» πράξεων που έχουν ολοκληρωθεί αλλά δεν έχουν αποτυπωθεί στο ΟΠΣ. και ειδικότερα στα εξής: - Έλεγχος των υποβληθέντων από τον Τ.Δ. στοιχείων προκειμένου να επιβεβαιωθεί η ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου και η λειτουργικότητα της πράξης (κάλυψη των στόχων της πράξης). Η επιβεβαίωση ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου γίνεται με διοικητικό ή επιτόπιο έλεγχο/επιθεώρηση - Οριστικοποίηση στοιχείων της πράξης στο ΟΠΣ (ενημέρωση των τελικών ΤΔΕ/Υ, καταχώρηση των μηνιαίων δελτίων δαπανών που εκκρεμούν, καθώς και των εξαμηνιαίων δελτίων παρακολούθησης, όπου αποτυπώνεται το υλοποιηθέν φυσικό αντικείμενο. - Επιβεβαίωση της συμμόρφωσης του ΤΔ με τυχόν συστάσεις προγενέστερων ελέγχων και επίσης επιβεβαίωση της διαδρομής ελέγχου, με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία ελέγχων και τα υποβληθέντα από τον ΤΔ έγγραφα. - Έκδοση βεβαίωσης τήρησης υποχρεώσεων ΤΔ - Ενημέρωση φακέλου έργου Οδηγός Κλεισίματος Σε συνεργασία με τον Σ.Υ.Κ. η Ενδιάμεση Διαχειριστικής Αρχή εξέδωσε Οδηγό Κλεισίματος, με τον οποίο δίδονται οι σχετικές οδηγίες, και αναλυτικά όλα τα απαραίτητα βήματα για το κλείσιμο ενός έργου. Ο Οδηγός μαζί με τα απαραίτητα έντυπα και οδηγίες κοινοποιείται ήδη στους Τελικούς Δικαιούχους. 19