ErasmusPlus! 1. Eισαγωγικά Στοιχεία Νέες Δυνατότητες. 2. Έλεγχος Πρόσβασης. 3. Ορισμός Στοιχείων Ιδρύματος. 4. Συνολικά στοιχεία IP. 4.1 Γενικά στοιχεία IP. 4.2 Στοιχεία Φοιτητών. 4.3 Στοιχεία Καθηγητών. 4.4 Δαπάνες Φοιτητών. 4.5 Δαπάνες Καθηγητών. 4.6 Οργανωτικές Δαπάνες. 5. Εκτυπώσεις. 6. Έλεγχος πληρότητας δεδομένων. 7. Απολογιστικό Excel 1
1. Εισαγωγικά στοιχεία Νέες Δυνατότητες. (Εικόνα 1) Το λογισμικό ErasmusPlus! αναπτύχθηκε με σκοπό να διευκολύνει τα γραφεία Διεθνών σχέσεων και τους Ειδικούς λογαριασμούς των Ελληνικών εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων στην διαχείριση όλων των τύπων Ακαδημαϊκής κινητικότητας που προβλέπονται στο πρόγραμμα LLP. Συνεπώς απευθύνεται και στους διαχειριστές των προγραμμάτων IP με στόχο να τους διευκολύνει να συγκεντρώσουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα IP που διαχειρίζονται, να τις καταγράψουν σε μία ενιαία βάση δεδομένων, να εκτυπώσουν όλες τις απαραίτητες λίστες και τέλος να δημιουργήσουν «αυτόματα» το Excel απολογισμού που απαιτεί το ΙΚΥ και η Ευρωπαϊκή επιτροπή. Σε σχέση με τον εφαρμογή ΙΚΥ IP Reporting που χρησιμοποιήθηκε για τον απολογισμό 09-10 έχουν γίνει οι παρακάτω βελτιώσεις : Η εφαρμογή ErasmusPlus! Είναι πλήρως bilingual. (Αν μπείτε σαν χρήστης με User Name : ip1 και Password : ip1 τότε όλο το περιβάλλον φόρμες, μενού, αναφορές, μηνύματα κλπ- είναι στα Ελληνικά. Αν μπείτε σαν χρήστης με User name : ip2 και Password : ip2 τότε όλο το περιβάλλον της εφαρμογής είναι στα Αγγλικά.) Το Erasmus Plus! είναι Multiuser. 2
Έχει προστεθεί η δυνατότητα εντοπισμού Ιδρυμάτων και τομέων σπουδών με βάση τμήμα της περιγραφής τους και εύκολης μεταφοράς του αντίστοιχου κωδικού με χρήση λειτουργίας Copy-Paste. (Δείτε το αντίστοιχο εκπαιδευτικό video clip στην ιστοσελίδα μας) Υπάρχει η δυνατότητα στον ίδιο υπολογιστή να καταχωρηθούν στοιχεία οποιουδήποτε αριθμού εντατικών προγραμμάτων για όλα τα χρόνια λειτουργίας τους και να είναι διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή. Υπάρχει λειτουργία Save As.. ώστε τα στοιχεία Φοιτητές, Καθηγητές, Γενικά στοιχεία ενός IP να μεταφέρονται στην επόμενη χρονιά χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογηθούν πάλι από την αρχή. (Δείτε το αντίστοιχο εκπαιδευτικό video clip στην ιστοσελίδα μας) Τα στοιχεία που καταχωρήθηκαν στην εφαρμογή ΙΚΥ IP Reporting για τον απολογισμό 09-10 μπορούν αυτόματα να μεταφερθούν στο ErasmusPlus! μέσω του απολογιστικού αρχείου Excel. (Δείτε το αντίστοιχο εκπαιδευτικό video clip στην ιστοσελίδα μας) Έχουν γίνει βελτιώσεις στην αισθητική των αναφορών και στην λειτουργία των πλήκτρων (πχ πλήκτρο Enter) Έχει προστεθεί λειτουργία Back Up (Προγραμματισμένο και κατόπιν επιλογής) 2. Ελεγχος Πρόσβασης Αφού εγκατασταθεί το λογισμικό κάνουμε κλικ πάνω στο εικονίδιο ErasmusPlus!, το οποίο βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας. Αφού ανοίξει μία ενημερωτική φόρμα που κλείνει μόνη της ανοίγει η φόρμα ελέγχου πρόσβασης (εικόνα 1α) (εικόνα 1α) 3
Υπάρχουν ήδη δημιουργημένοι 2 χρήστες : α) ο ip1 με συνθηματικό ip1 και β) ο ip2 με συνθηματικό ip2. (Πρέπει να κάνετε κλικ μέσα στο αντίστοιχο text box κάθε φορά για να δώσετε τα στοιχεία) 3. Στοιχεία Ιδρύματος συντονισμού. Την πρώτη φορά που θα εκτελέσουμε την εφαρμογή θα πρέπει να ορίσουμε τα στοιχεία το Ιδρύματος μας. Αυτός ο ορισμός γίνεται εύκολα από τη φόρμα στοιχείων ιδρύματος Στοιχεία Ιδρύματος (Εικόνα 2) με απλή επιλογή του ιδρύματος μας από την λίστα των ελληνικών ιδρυμάτων πού έχουν EUC. Η φόρμα Home Institution Data ανοίγει αυτόματα μετά από σχετικό ενημερωτικό μήνυμα, την πρώτη φορά που εκτελούμε το πρόγραμμα. (Εικόνα 2) Η επιλογή του ιδρύματός μας γίνεται από τη λίστα Ονομα Ιδρύματος ή τη λίστα Κδικός Erasmus. To λογισμικό απαιτεί να επιλέξετε το Ίδρυμα σας - διαφορετικά δεν μπορείτε να προχωρήσετε στην καταχώρηση δεδομένων του προγράμματος IP. Στην περίπτωση λάθους επιλογής δεν έχετε παρά να προσπαθήσετε ξανά αργότερα ανοίγοντας τη φόρμα Στοιχεία Ιδρύματος με απλό κλικ στην αντίστοιχη επιλογή στην αρχική φόρμα της εφαρμογής. 4. Συνολικά στοιχεία IP Η καταγραφή των στοιχείων ενός προγράμματος IP γίνεται με την συμπλήρωση των αντίστοιχων πεδίων της φόρμας Στοιχεία εντατικού Προγράμματος. Η φόρμα ανοίγει κάνοντας κλικ στην επιλογή Εντατικά Προγράμματα. (Εικόνα 3) 4
(Εικόνα 3) H φόρμα Project Data περιέχει όλες τις πληροφορίες που πρέπει να καταχωρήσουμε ώστε να παραχθεί το τελικό απολογιστικό excel. Είναι οργανωμένη σε σελίδες - tabs. 4.1 Γενικά στοιχεία IP ( IP General) Αφορά στα γενικά στοιχεία του έργου. Όλα τα πεδία είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν εκτός από τα πεδία : Subject Area2, IP Location Country 2 και Comments τα οποία συμπληρώνονται προαιρετικά όταν υπάρχουν αντίστοιχα χαρακτηριστικά στο IP. (Εικόνα 4) (Εικόνα 4) 5
Η αποθήκευση στην βάση δεδομένων όλων των στοιχείων που αφορούν το IP όλων των σελίδων δηλαδή - γίνεται αν κάνουμε κλικ πάνω στην επιλογή SAVE του μενού ή πάνω στο εικονίδιο με τη δισκέτα. Καλή πρακτική είναι να κάνουμε SAVE συχνά καθώς καταχωρούμε στοιχεία για το IP Αν θέλουμε να εκτυπώσουμε τα γενικά στοιχεία του IP που έχουμε καταχωρήσει. Από το μενού Εκτυπώσεις διαλέγουμε Συγκεντρωτικά στοιχεία Προγράμματος και εκτυπώνεται σε μορφή print preview μια συνολική εικόνα του IP. (Εικόνα 5) 4.2 Στοιχεία Φοιτητών (Εικόνα 5) Τα στοιχεία των φοιτητών που συμμετέχουν στο IP καταχωρούνται στην σελίδα Στοιχεία Φοιτητών (Εικόνα 6). Οι φοιτητές χαρακτηρίζονται σαν HOME, INCOMING και OTHER για την περίπτωση των επισκεπτών. Όλες οι κολώνες πρέπει να συμπληρωθούν για κάθε φοιτητή εκτός του SEV που αφορά επιπλέον χρηματοδότηση για ΑΜΕΑ και το Comments που αφορά κάποια ειδική επεξήγηση. (Ειδικά για τους φοιτητές που η εθνικότητα τους είναι ΧΧ δηλαδή δεν είναι μία από τις προβλεπόμενες Ευρωπαϊκές στα σχόλια πρέπει να περιγράφεται πχ : INDIAN) 6
(Εικόνα 6) 4.3 Στοιχεία Καθηγητών Τα στοιχεία των καθηγητών που συμμετέχουν στο IP καταχωρούνται στην σελίδα Στοιχεία Καθηγητών (Εικόνα 7). Οι καθηγητές επίσης χαρακτηρίζονται σαν HOME, INCOMING και OTHER για την περίπτωση των επισκεπτών. Όλες οι κολώνες πρέπει να συμπληρωθούν για κάθε καθηγητή εκτός του SEV που αφορά επιπλέον χρηματοδότηση για ΑΜΕΑ και του Comments που αφορά κάποια ειδική επεξήγηση και βέβαια συμπληρώνονται κατά περίπτωση. (Ειδικά για τους Καθηγητές που η εθνικότητα τους είναι ΧΧ δηλαδή δεν είναι μία από τις προβλεπόμενες Ευρωπαϊκές στα σχόλια πρέπει να περιγράφεται πχ : INDIAN) 7
(Εικόνα 7) 4.4 Δαπάνες Φοιτητών Στην σελίδα αυτή καταχωρούνται οι αποδείξεις και τα τιμολόγια που αφορούν δαπάνες μετακινήσεων ή διαβίωσης για τους φοιτητές. Οι δαπάνες αυτές αθροίζονται κατά κατηγορία ΔΙΑΜΟΝΗ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ και έτσι προκύπτουν τα σύνολα που πρέπει να γίνουν report συγκεντρωτικά. Τα στοιχεία αυτά συμπληρώνονται μόνο για λόγους δημιουργίας του απολογιστικού Excel. Δεν είναι απαραίτητο να καταχωρηθούν όλα τα τιμολόγια μπορείτε απλά να κάνετε 2 συγκεντρωτικές εγγραφές μία εγγραφή για τις μετακινήσεις και μία για την Διαμονή. (Εικόνα 8) 4.5 Δαπάνες καθηγητών (Εικόνα 8) Στη σελίδα αυτή καταχωρούνται αναλυτικά τα τιμολόγια κι οι αποδείξεις που αφορούν διαβίωση ή μετακινήσεις καθηγητών. Είναι απαραίτητο να χαρακτηρίσετε αυτές τις δαπάνες σας ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ ή ΔΙΑΜΟΝΗ. Το σύνολο ανά κατηγορία αυτών των δαπανών συμπεριλαμβάνεται στο απολογιστικό excel παράγει το σύστημα. (Εικόνα 9) Ισχύει και πάλι ότι δεν είναι απαραίτητο να καταχωρηθούν όλα τα τιμολόγια μπορείτε απλά να κάνετε 2 συγκεντρωτικές εγγραφές μία εγγραφή για τις Μετακινήσεις και μία για την Διαμονή. 8
(Εικόνα 9) 4.6 Οργανωτικές Δαπάνες Στη σελίδα αυτή καταχωρούνται τα τιμολόγια κι οι αποδείξεις που αφορούν Οργανωτικές δαπάνες. Το σύνολο αυτών των δαπανών συμπεριλαμβάνεται στο απολογιστικό excel παράγει το σύστημα. (Εικόνα 10) Ισχύει και πάλι ότι δεν είναι απαραίτητο να καταχωρηθούν όλα τα τιμολόγια μπορείτε απλά να κάνετε 1 συγκεντρωτική εγγραφή για όλες τις δαπάνες. (Εικόνα 10) 9
5. Εκτυπώσεις. Όλα τα δεδομένα του IP που έχουν καταχωρηθεί στη βάση μπορούν να εκτυπωθούν από το μενού Εκτυπώσεις διαλέγοντας το report που θέλουμε. (Εικόνα 11) (Εικόνα 11) Αν επιλέξουμε Κατάλογος Φοιτητών τότε παίρνουμε το report (Εικόνα 11α) (Εικόνα 11α) 10
6. Έλεγχος πληρότητας δεδομένων. Ο έλεγχος δεδομένων μας επιτρέπει να ελέγξουμε τα δεδομένα πριν δημιουργήσουμε το απολογιστικό Excel. Ο έλεγχος αυτός μας ενημερώνει για πιθανές ελλείψεις που πρέπει να συμπληρωθούν πριν δημιουργήσουμε το απολογιστικό excel. Ο έλεγχος τρέχει από το μενού Final Report της φόρμα Project Data (Εικόνα 12) (Εικόνα 12) Αν εντοπιστούν προβλήματα προβάλλεται σχετική ενημερωτική αναφορά (Εικόνα 13) (Εικόνα 13) Διαφορετικά βγαίνει μήνυμα ότι μπορούμε να προχωρήσουμε στην δημιουργία των Excel Sheets. 11
7. Απολογιστικό Excel Το απολογιστικό excel παράγεται από το μενού Final Report αφού έχουμε αντιμετωπίσει όλες τις πιθανές ελλείψεις που έβγαλε ο έλεγχος πληρότητας. 12