Το Πρόγραμμα ςυγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακήσ Ανάπτυξησ Διαςυνοριακό Πρόγραμμα Ελλάδα Κφπροσ Ερωτήςεισ Απαντήςεισ Α/Α Ερωτήςεισ - Απαντήςεισ 1 Επιβάλλεται θ χριςθ εςωτερικοφ εξακριβωτι; Όχι. Στθν περίπτωςθ που ο εταίροσ επιλζξει εςωτερικό εξακριβωτι, αυτόσ κα πρζπει να είναι ανεξάρτθτοσ από τισ δραςτθριότθτεσ και τθ χρθματοδότθςθ του ςυγχρθματοδοτοφμενου ζργου. Για το ςκοπό αυτό, ο εταίροσ, μαηί με το τυποποιθμζνο Ζγγραφο Εξουςιοδότθςθσ Εξακριβωτι, κα πρζπει να υποβάλει ςτο Γραφείο Προγραμματιςμοφ οργανόγραμμα τθσ υπθρεςίασ του όπου κα φαίνεται ξεκάκαρα θ ανεξαρτθςία του εξακριβωτι από τισ δραςτθριότθτεσ και τισ πλθρωμζσ του ζργου. 2 Σε περίπτωςθ που χρθςιμοποιθκεί εξωτερικόσ εξακριβωτισ, κα ακολουκθκεί θ γνωςτι διαδικαςία αγοράσ υπθρεςιϊν με ςυνοπτικι διαδικαςία ι ζχει το Γραφείο Προγραμματιςμοφ καταρτίςει κατάλογο από τον οποίο γίνεται θ επιλογι; Δεν υπάρχει κατάλογοσ με ςυγκεκριμζνουσ εξωτερικοφσ εξακριβωτζσ. Για τθν επιλογι εξωτερικοφ εξακριβωτι, πρζπει να ακολουκθκεί θ διαδικαςία που απαιτείται ςφμφωνα με τθν Εκνικι Νομοκεςία για τισ Δθμόςιεσ Συμβάςεισ. Σχετικι περιγραφι γίνεται και ςτον Οδθγό Εκνικϊν Διαδικαςιϊν του Γραφείου Προγραμματιςμοφ για τουσ Φορείσ που υλοποιοφν ζργα ςτα πλαίςια των Προγραμμάτων Ευρωπαϊκισ Εδαφικισ Συνεργαςίασ 2007-2013. 3 Σε περίπτωςθ που ο ίδιοσ εταίροσ υλοποιεί περιςςότερα από ζνα ζργα ςτα πλαίςια του Προγράμματοσ Ελλάδα - Κφπροσ, είναι επιτρεπτό να υπάρξει ζνασ εξωτερικόσ εξακριβωτισ για όλα τα εγκεκριμζνα ζργα ι πρζπει να ακολουκθκεί ξεχωριςτι διαδικαςία για το κάκε ζργο; Είναι επιτρεπτό να υπάρχει ζνασ εξακριβωτισ για όλα τα ζργα δεδομζνου ότι ζχει ακολουκθκεί θ ςχετικι διαδικαςία που προβλζπει θ εκνικι νομοκεςία για τισ δθμόςιεσ ςυμβάςεισ και με τθν προχπόκεςθ ότι θ αμοιβι του για το κάκε ζργο ξεχωριςτά φαίνεται ξεκάκαρα ςτθ Σφμβαςθ. Νοείται ότι ςε περίπτωςθ περιςςότερων του ενόσ εταίρου ςτο ίδιο ζργο, ο κάκε εταίροσ πρζπει να υπογράφει ξεχωριςτι ςφμβαςθ και να εκδίδονται ξεχωριςτά πιςτοποιθτικά ςυμβατότθτασ από τθ Διεφκυνςθ Δθμοςίων Συμβάςεων του Γενικοφ Λογιςτθρίου. 4 Πωσ πρζπει να πραγματοποιείται θ πλθρωμι του εξωτερικοφ εξακριβωτι, κάκε τρίμθνο, εξάμθνο, ζτοσ ι μετά το πζρασ ολόκλθρου του ζργου; Αυτό εναπόκειται ςτουσ όρουσ τθσ Σφμβαςθσ του κάκε εταίρου με τον εξακριβωτι του.
5 Υπάρχουν ζτοιμεσ προδιαγραφζσ των εγγράφων διαγωνιςμοφ από το Γραφείο Προγραμματιςμοφ για τον εξωτερικό εξακριβωτι; Όχι. Αν όμωσ το φψοσ τθσ Σφμβαςθσ υπολογίηεται > 15.000, κα πρζπει να χρθςιμοποιοφνται τα τυποποιθμζνα ζγγραφα τθσ Διεφκυνςθσ Δθμοςίων Συμβάςεων ανάλογα με τθ διαδικαςία διαγωνιςμοφ που κα ακολουκθκεί. Ειςιγθςθ του Γραφείου Προγραμματιςμοφ είναι όπωσ θ εγκφκλιοσ του Γραφείου Προγραμματιςμοφ για το εκνικό ςφςτθμα επαλικευςθσ δαπανϊν (πρωτοβάκμιοσ ζλεγχοσ) αποτελεί μζροσ των εγγράφων διαγωνιςμοφ, όςο και τθσ Σφμβαςθσ. 6 Η εξαςφάλιςθ των απαιτοφμενων πιςτοποιθτικϊν ςυμβατότθτασ από τουσ αρμόδιουσ φορείσ είναι υποχρεωτικι; Ναι. Επιςθμαίνεται ότι όςον αφορά τα πιςτοποιθτικά για το Περιβάλλον, τθν Ιςότθτα και τθ Μθ Διάκριςθ, πρζπει να εξαςφαλίηεται μόνο ζνα πιςτοποιθτικό ςυμβατότθτασ για το κάκε Ζργο, όχι για τον κάκε Κφπριο εταίρο. Κάκε Κφπριοσ εταίροσ κα πρζπει, όμωσ, να κρατάει αντίγραφα των ςχετικϊν πιςτοποιθτικϊν ςυμβατότθτασ ςτουσ φακζλουσ του για ςκοποφσ επαρκισ διαδρομισ ελζγχου. Όςον αφορά ςτα πιςτοποιθτικά ςυμβατότθτασ για τισ δθμόςιεσ ςυμβάςεισ, αυτά εξαςφαλίηονται για κάκε νομικι δζςμευςθ (ςφμβαςθ) που χρειάηεται για τθν υλοποίθςθ του ζργου. 7 Τι μπορεί να γίνει ςε περίπτωςθ που προκαλείται κακυςτζρθςθ ςε ζνα Ζργο λόγω κακυςτζρθςθσ τθσ ζκδοςθσ από τθ Διεφκυνςθ Δθμοςίων Συμβάςεων των απαιτοφμενων πιςτοποιθτικϊν ςυμβατότθτασ; Σε τζτοια περίπτωςθ, να ενθμερϊνεται το Γραφείο Προγραμματιςμοφ για επίςπευςθ τθσ διαδικαςίασ. 8 Ποια θ διαδικαςία για τθν εξαςφάλιςθ από το Γραφείο Προγραμματιςμοφ των απαιτοφμενων πιςτϊςεων για το 2011 από τουσ Δθμόςιουσ Φορείσ ςε περίπτωςθ που δεν ζχει γίνει πρόνοια ςτον προχπολογιςμό του Τμιματοσ / Υπθρεςίασ; Πρζπει να ςταλεί επιςτολι ςτο Γραφείο Προγραμματιςμοφ με αναφορά ςτο Πρόγραμμα και το εγκεκριμζνο ζργο και ςτθν οποία να αναφζρεται ο ςυνολικόσ εγκεκριμζνοσ προχπολογιςμόσ του εταίρου, το ποςό που απαιτείται για το 2011 εξαιρουμζνων των δαπανϊν προςωπικοφ, κακϊσ και ο αρικμόσ και ο τίτλοσ του άρκρου ςτο οποίο κα γίνει θ μεταφορά του ςυγκεκριμζνου ποςοφ. 9 Σε περίπτωςθ που ζνασ Οργανιςμόσ Δθμοςίου Δικαίου, όπωσ τα Πανεπιςτιμια, δε διακζτει τισ απαιτοφμενεσ πιςτϊςεισ μζςα ςτο 2011 για τθν υλοποίθςθ των ςχετικϊν δράςεων, δφναται να ηθτιςει τθ μεταφορά πιςτϊςεων από το Γραφείο Προγραμματιςμοφ; Όχι. Η μεταφορά πιςτϊςεων από το Γραφείο Προγραμματιςμοφ γίνεται μόνο ςτουσ κρατικοφσ φορείσ. Σε περίπτωςθ που ζνασ Οργανιςμόσ Δθμοςίου Δικαίου, όπωσ τα Πανεπιςτιμια, δε διακζτει τισ απαιτοφμενεσ πιςτϊςεισ για το 2011, μπορεί να ξεκινιςει με ενζργειεσ που δεν προχποκζτουν δαπάνθ, όπωσ δαπάνεσ προςωπικοφ, ετοιμαςία εγγράφων διαγωνιςμοφ, κ.τ.λ. 10 Που τθροφνται τα πρωτότυπα παραςτατικά; Ο κάκε εταίροσ τθρεί τα δικά του πρωτότυπα παραςτατικά δαπανϊν (π.χ. τιμολόγια). Σφμφωνα με τθ Σφμβαςθ Χρθματοδότθςθσ (Άρκρο 9.2) «Για ςκοποφσ επαλικευςθσ και άλλων ελζγχων, ο επικεφαλισ εταίροσ πρζπει να τθρεί επιπλζον αντίγραφο των απαραίτθτων παραςτατικϊν εγγράφων και ςχετικϊν παραδοτζων όλων των εταίρων». Ωσ αντίγραφα των απαραίτθτων παραςτατικϊν εγγράφων για τον ζλεγχο των δαπανϊν νοοφνται τα πιςτοποιθτικά επαλθκευμζνων δαπανϊν. Σε κάκε περίπτωςθ ο επικεφαλισ εταίροσ, και κατόπιν ςυνεννόθςθσ, μπορεί να ηθτιςει από τουσ εταίρουσ τθν προςκόμιςθ των
απαραίτθτων λογιςτικϊν ςτοιχείων, κακϊσ και τθ ςυνδρομι του προςωπικοφ τουσ για τθν περίοδο τθσ διενζργειασ του ελζγχου εφόςον αυτό απαιτθκεί από το αρμόδιο όργανο που διενεργεί τον ζλεγχο. 11 Ποια ςτοιχεία πρζπει να αναγράφονται ςτο ζντυπο «Γενικζσ Πλθροφορίεσ Τραπεηικϊν Λογαριαςμϊν» που αποτελεί μζροσ τθσ Αναφοράσ Προόδου; Οι γενικζσ πλθροφορίεσ που απαιτοφνται ςτο τυποποιθμζνο ζντυπο για τουσ τραπεηικοφσ λογαριαςμοφσ αφοροφν ςε: Άξονα Προτεραιότθτασ, Ειδικό Στόχο, Τίτλο ζργου, Ακρωνφμιο ζργου, Κωδικό ζργου, Τίτλο Εταίρου, Χϊρα Εταίρου, Στοιχεία λογαριαςμοφ κατανομισ πίςτωςθσ: (α) Τραπεηικό ίδρυμα: ονομαςία χρθματοπιςτωτικοφ ιδρφματοσ ι Κεντρικι Τράπεηα τθσ Κφπρου (ςτθν περίπτωςθ των κρατικϊν φορζων), (β)iban: άρκρο / κωδικόσ του εταίρου από το οποίο γίνονται οι πλθρωμζσ για το ζργο, Στοιχεία λογαριαςμοφ κοινοτικισ ςυνδρομισ: (α) Τραπεηικό ίδρυμα: ονομαςία χρθματοπιςτωτικοφ ιδρφματοσ ι Κεντρικι Τράπεηα τθσ Κφπρου (ςτθν περίπτωςθ των κρατικϊν φορζων), (β)iban: άρκρο / κωδικόσ ςτο οποίο κα μεταφερκεί θ κοινοτικι ςυνδρομι ι Γενικόσ Κυβερνθτικόσ Λογαριαςμόσ CY16001000010000000006001010 (ςτθν περίπτωςθ των κρατικϊν φορζων). Το ςχετικό ζντυπο ζχει ιδθ αποςταλεί από τθν Κοινι Τεχνικι Γραμματεία ςτουσ εταίρουσ των εγκεκριμζνων ζργων τθσ 1 θσ Πρόςκλθςθσ ςτισ 19 Ιουλίου 2011. Επιςθμαίνεται ότι το ςυγκεκριμζνο ζντυπο, αφοφ υποβλθκεί ςυμπλθρωμζνο ςτθν Κοινι Τεχνικι Γραμματεία, ςυμπλθρϊνεται μόνο μια φορά (ςτα πλαίςια τθσ πρϊτθσ αναφοράσ προόδου)και υποβάλλεται ξανά μόνο ςε περίπτωςθ τροποποίθςισ του. 12 Σε ποια κατθγορία επιλζξιμων δαπανϊν δθλϊνονται οι δαπάνεσ για διοργάνωςθ εκδθλϊςεων και ζντυπου υλικοφ; Σε περίπτωςθ που θ υλοποίθςθ τζτοιων δράςεων δοκεί ςε εξωτερικό παροχζα υπθρεςιϊν πρζπει να δθλϊνονται ςτθν κατθγορία τθσ εξωτερικισ εμπειρογνωμοςφνθσ, ςε περίπτωςθ που αυτζσ κα υλοποιθκοφν με αυτεπιςταςία πρζπει να δθλϊνονται ςτισ δαπάνεσ προςωπικοφ το μζροσ που υλοποιείται από το προςωπικό του εταίρου (π.χ. διοργάνωςθ εκδιλωςθσ) και ςτθν αντίςτοιχθ κατθγορία δαπάνθσ οι υπόλοιπεσ δαπάνεσ (π.χ. ειςιτιρια, διαμονι ςτθν κατθγορία δαπανϊν ταξιδιϊν, κ.λ.π.). 13 Είναι ο Φ.Π.Α. επιλζξιμθ δαπάνθ; Σε περίπτωςθ που ο Φ.Π.Α. ανακτάται από το φορζα / εταίρο δεν είναι επιλζξιμθ δαπάνθ. Αν υπάρχει αμφιβολία κατά πόςο ο Φ.Π.Α. μπορεί να ανακτθκεί ι όχι, ο εταίροσ πρζπει να απευκφνεται ςτθν αρμόδια Υπθρεςία για το Φ.Π.Α για ςχετικι γνωμοδότθςθ.
14 Όςον αφορά ςτουσ κανόνεσ Δθμοςιότθτασ και Πλθροφόρθςθσ, ποιεσ είναι οι απαραίτθτεσ προχποκζςεισ για τα Δελτία Τφπου; Εάν για τθ δθμοςιοποίθςθ των Δελτίων Τφπων ςυνεπάγεται δαπάνθ, τότε τα Δελτία Τφπου πρζπει να ζχουν τθριςει τισ ελάχιςτεσ απαιτιςεισ για δθμοςιότθτα και πλθροφόρθςθ, όπωσ αυτζσ περιγράφονται ςτον Οδθγό Εκνικϊν Διαδικαςιϊν του Γραφείου Προγραμματιςμοφ για τουσ Φορείσ που υλοποιοφν ζργα ςτα πλαίςια των Προγραμμάτων Ευρωπαϊκισ Εδαφικισ Συνεργαςίασ 2007 2013. Δθλαδι, χριςθ του λογότυπου του Προγράμματοσ, χριςθ του εμβλιματοσ τθσ Ευρωπαϊκισ Ζνωςθσ και τθσ Κυπριακισ Δθμοκρατίασ, κακϊσ και αναφορά ςτθ ςυγχρθματοδότθςθ από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακισ Ανάπτυξθσ τθσ Ε.Ε. Εάν όχι, τότε ωσ ελάχιςτθ προχπόκεςθ είναι θ αναφορά ςτο ςυγκεκριμζνο Ταμείο. 15 Μπορεί να υπάρξει flat rate για τα γενικά ζξοδα (ζξοδα διαχείριςθσ); Όχι. Δεν ζχει κακοριςτεί flat rate από το Πρόγραμμα. 16 Αναφορικά με τον κακοριςμό των γενικϊν εξόδων (εξόδων διαχείριςθσ) όπωσ τθλεφωνιματα, θλεκτριςμόσ, ταχυδρομικά ζξοδα θ φωτοτυπιϊν, κ.α. πωσ ακριβϊσ μποροφν αυτά να είναι επιλζξιμα και ποια διαδικαςία χρειάηεται από ζνα εταίρο που προζρχεται από Κυβερνθτικι Υπθρεςία για να ανακτιςει τα ζξοδα αυτά που δυνατό να ανζρχονται και πζραν του 5%, αφοφ δεν είναι εφκολο να υπάρχουν ξεχωριςτά τιμολόγια για κάκε περίπτωςθ; Οι δαπάνεσ διαχείριςθσ πρζπει να είναι επαρκϊσ τεκμθριωμζνεσ. Άμεςεσ δαπάνεσ διαχείριςθσ τεκμθριϊνονται βάςει ςυγκεκριμζνων τιμολογίων. Ζμμεςεσ δαπάνεσ διαχείριςθσ επιμερίηονται ςτο ζργο ςε λογικι βάςθ κατανομισ (κατ αναλογία). Η μζκοδοσ κατανομισ πρζπει να είναι δίκαιθ και δεόντωσ αιτιολογθμζνθ. 17 Δφναται θ τροποποίθςθ των Τεχνικϊν Δελτίων των Ζργων; Ναι. Αναλόγωσ τθσ φφςθσ τθσ τροποποίθςθσ υπάρχουν τρεισ περιπτϊςεισ τροποποιιςεων: α) Τροποποιιςεισ οι οποίεσ εγκρίνονται άμεςα από τθ Διαχειριςτικι Αρχι/Κοινι Τεχνικι Γραμματεία: Ανακατανομι μεταξφ των αντίςτοιχων κατθγοριϊν του προχπολογιςμοφ για ποςά μζχρι 20% του ςυνολικοφ προχπολογιςμοφ. Παράταςθ του χρόνου που ορίςτθκε για τθν ολοκλιρωςθ του ζργου, εάν αυτό δεν επθρεάηει τθν επίτευξθ του ςτόχου που κζτει ο κανόνασ n+3/n+2. Ανακατανομι πόρων μεταξφ των εταίρων από το ίδιο κράτοσ μζλοσ, με τον ίδιο ςυντελεςτι ςυνειςφοράσ ΕΤΠΑ, θ οποία μπορεί να ζχει ωσ αποτζλεςμα μεταβολι ίςθ ι μικρότερθ του 10% του προχπολογιςμοφ του ζργου (ΕΤΠΑ + Εκνικι ςυμμετοχι). β) Τροποποιιςεισ για τισ οποίεσ απαιτείται ζγκριςθ από τθν Επιτροπι Επιλογισ Πράξεων: Ανακατανομι μεταξφ των αντίςτοιχων κατθγοριϊν του προχπολογιςμοφ για ποςά μεγαλφτερα του 20% του ςυνολικοφ προχπολογιςμοφ. Ανακατανομι πόρων μεταξφ των εταίρων από το ίδιο κράτοσ μζλοσ, με τον ίδιο ςυντελεςτι ςυνειςφοράσ ΕΤΠΑ, θ οποία μπορεί να ζχει ωσ αποτζλεςμα μεταβολι μεγαλφτερθ του 10% του προχπολογιςμοφ του ζργου (ΕΤΠΑ + Εκνικι ςυμμετοχι). Αλλαγζσ ςτθ φφςθ του ζργου και ιδίωσ ςτουσ ςτόχουσ και τα αναμενόμενα αποτελζςματα. Τροποποιιςεισ ςτθ ςφνκεςθ του εταιρικοφ ςχιματοσ. γ) Τροποποιιςεισ για τισ οποίεσ απαιτείται ζγκριςθ από τθν Επιτροπι Παρακολοφκθςθσ: Σε περίπτωςθ που ζνα ζτοσ μετά τθν υπογραφι τθσ ςφμβαςθσ χρθματοδότθςθσ και εφόςον θ ςυνολικι επαλθκευμζνθ δαπάνθ ςτισ εκκζςεισ προόδου, ςε ςχζςθ με το προθγοφμενο ζτοσ, είναι μικρότερθ από το 20% του ςυνολικοφ προχπολογιςμοφ του ζργου.
Σε περίπτωςθ που υπάρξει αυτόματθ αποδζςμευςθ από τθν Ευρωπαϊκι Επιτροπι τθσ ετιςιασ ςυνειςφοράσ του ΕΤΠΑ (ωσ αναφζρεται ςτο Επιχειρθςιακό Πρόγραμμα), ςφμφωνα με τον Κανονιςμό (ΕΚ) 1083/2006. Σε όλεσ τισ υπόλοιπεσ περιπτϊςεισ που δε προβλζπονται παραπάνω. 18 Οι τροποποιιςεισ δφναται να αφοροφν και διαφοροποίθςθ του περιεχομζνου μίασ ςυγκεκριμζνθσ δράςθσ χωρίσ να διαφοροποιείται ο ςκοπόσ και οι επιμζρουσ ςτόχοι του ζργου; Ναι. Φτάνει να υπάρχει ςαφισ αιτιολόγθςθ για τθν τροποποίθςθ αυτι. 19 Οι μόνιμοι Κακθγθτζσ του Πανεπιςτθμίου Κφπρου και τα μζλθ του διοικθτικοφ και λοιποφ προςωπικοφ δφναται να πλθρωκοφν επιπλζον του ςτακεροφ μιςκοφ τουσ για τθν εργαςία τουσ ςτο ζργο; Αν ναι, τότε ποιο είναι το ανϊτατο όριο αμοιβισ; Μιςκοί των μόνιμων ι ζκτακτων υπαλλιλων του εταίρου που αςχολοφνται με τθν υλοποίθςθ και διαχείριςθ του ζργου μποροφν να κεωρθκοφν επιλζξιμοι αν αποδεικνφεται ότι αςχολοφνται με το ζργο (αποκλειςτικά ι ςε μζροσ του χρόνου τουσ), άςχετα αν είναι Κακθγθτζσ ι διοικθτικό και λοιπό προςωπικό. Κατά πόςο οποιοςδιποτε υπάλλθλοσ (κακθγθτισ ι διοικθτικό προςωπικό) δυνατό να πλθρωκεί επιπλζον από το ςτακερό μιςκό του και αν υπάρχει όριο ςε αυτό, είναι κάτι που κακορίηεται από τουσ εςωτερικοφσ κανονιςμοφσ/διαδικαςίεσ του κάκε φορζα, από τουσ εςωτερικοφσ δθλαδι κανονιςμοφσ του Πανεπιςτθμίου. Αν το "επιπλζον" δεν είναι υπό τθ μορφι υπερωριακισ απαςχόλθςθσ τότε είναι επιλζξιμο για χρθματοδότθςθ. Αν όμωσ το "επιπλζον" κα είναι υπό τθν μορφι υπερωριακισ απαςχόλθςθσ, θ υπερωριακι απαςχόλθςθ είναι επιλζξιμθ δαπάνθ ςε εξαιρετικζσ περιπτϊςεισ. Δθλαδι ςε περιπτϊςεισ όπου το ζργο δε μπορεί να πραγματοποιθκεί ςτα πλαίςια του κανονικοφ ωραρίου εργαςίασ ι που επιβάλλεται θ υπερωριακι απαςχόλθςθ προςωπικοφ για τθν υλοποίθςθ ι διαχείριςθ του ζργου. Επιςθμάνεται ότι για να κεωρθκεί θ υπερωριακι αμοιβι επιλζξιμι δαπάνθ πρζπει να υπάρχει θ εκ των προτζρων ςφμφωνθ γνϊμθ του Γραφείου Προγραμματιςμοφ και του αρμοδίου οργάνου του φορζα που εγκρίνει τισ υπερωρίεσ (π.χ. επιτροπι υπερωριϊν Πανεπιςτθμίου).