Synthex esignex-a. Εγχειρίδιο Χρήσης

Εγχειρίδιο Χρήσης Περιεχόμενα: Οδηγός Εγκατάστασης 2 Γνωριμία με το Γραφικό Περιβάλλον.....12 Ρυθμίσεις Διαχειριστή.17 Ρυθμίσεις Σήμανσης.19 Κωδικοί Ενεργοποίησης....21 Στοιχεία Επικοινωνίας....21 1

Οδηγός Εγκατάστασης Αρχικές Απαιτήσεις. Λειτουργικό σύστημα Microsoft Windows Server 2003 και μεταγενέστερο, Windows XP, Vista, 7, 8 και μεταγενέστερο, εγκατάσταση από χρήστη με δικαιώματα διαχειριστή. Να είναι εγκατεστημένο το.net Framework 3.5. Εάν δεν είναι, στο σύστημα σας μπορείτε να το βρείτε στο http://www.microsoft.com/el-gr/download/details.aspx?id=21. Δημιουργία λογαριασμού τεχνικής υποστήριξης. (Αν έχετε ήδη λογαριασμό προχωρήστε στο Βήμα 1) Επισκεφτείτε την ιστοσελίδα της Σύνθεξ Α.Ε. στην διεύθυνση www.synthex.gr και επιλέξτε «Εγγραφή»/«Register» από το μενού στην πρώτη γραμμή της σελίδας. Στην φόρμα που θα εμφανιστεί, συμπληρώστε όλα τα πεδία και πατήστε στην επιλογή «Create Account». Για Συνεργάτες Μόνο, για να ολοκληρωθεί η δημιουργία του λογαριασμού σας ως Συνεργάτη και να έχετε έτσι πρόσβαση στο μενού eσυνεργασία (για Συνεργάτες μόνο), στείλτε email στο service@synthex.com με το email, login και όνομα που χρησιμοποιήσατε. Βήμα 1 ο : Παραλαβή (Download) Πακέτου Λογισμικού - Για Συνεργάτες μόνο. Για κάθε εγκατάσταση ή επανεγκατάσταση, συνιστάται το λογισμικό esignex-a να παραλαμβάνεται με Download από την ιστοσελίδα της Σύνθεξ. Έτσι θα εγκαθίσταται πάντα η τελευταία έκδοση με διάφορες διορθώσεις προβλημάτων και άλλες βελτιώσεις, που μπορεί να σας διασώσουν αρκετό χρόνο σε διάφορες περιπτώσεις. Πραγματοποιήστε σύνδεση στον λογαριασμό σας στην ιστοσελίδα www.synthex.gr, πατώντας πρώτα στην επιλογή «sign in» και μετά εισάγετε την διεύθυνση email και τον κωδικό (password) που δηλώσατε όταν κάνατε δημιουργία λογαριασμού. Εάν είστε Συνεργάτης ακολουθείστε τη διαδρομή «eσυνεργασία Downloads - Βοηθήματα Συνεργατών» (Εικόνα 1) και επιλέξτε «Λήψη τελευταίας έκδοσης esignex-a». Εάν είστε Χρήστης μόνο, ακολουθείστε τη διαδρομή «eυποστήριξη Downloads Βοηθήματα» και κατεβάστε το αντίστοιχο πακέτο από εκεί. (Εικόνα 1) Εάν είστε Συνεργάτης, μετά το sign in, θα εμφανιστεί ο σύνδεσμος Downloads - Βοηθήματα Συνεργατών. 2

Οδηγός Εγκατάστασης Βήμα 2 ο : Εγκατάσταση του λογισμικού esignex-a και βασικές εισαγωγικές πληροφορίες. Αποσυμπιέστε το πακέτο esignex-a (θα είναι σε μορφή.zip) σε κάποιο φάκελο και εκτελέστε το αρχείο «Synthex_eSignex_Setup.exe». Έπειτα, ακολουθήστε της οδηγίες που θα εμφανιστούν στην οθόνη, ώστε να εγκατασταθεί το λογισμικό esignex-a στον υπολογιστή σας. Με το πέρας της εγκατάστασης του λογισμικού, ακολουθήστε τα επόμενα βήματα, ώστε να καταστήσετε το esignex-a έτοιμο προς χρήση. Τα βήματα από 3 έως και 9 αφορούν συνολικά τη ρύθμιση της εφαρμογής ενώ τα βήματα από το 10 και μετά αφορούν ρυθμίσεις του εκάστοτε προφίλ. Με τον όρο «προφίλ» ονομάζουμε το/τα σύνολα ρυθμίσεων/επιλογών που μπορείτε να ορίσετε για τον/τους τύπους αρχείων-παραστατικών που επιθυμείτε να υποβάλλονται προς επεξεργασία, όπως ποια συσκευή Φορολογικού Μηχανισμού θα χρησιμοποιήσετε για πάρετε ηλεκτρονική υπογραφή, ρύθμιση αντιγράφων για τα παραστατικά και προώθηση τους σε φυσικό εκτυπωτή, επιλογή ή/και μετατροπή κωδικοσελίδας για τα αρχεία-παραστατικά κ.α. Για παράδειγμα μπορείτε να ορίσετε το «προφίλ Α» να επεξεργάζεται αποδείξεις λιανικής πώλησης, οι οποίες θα προωθούνται σε θερμικό εκτυπωτή και το «προφίλ Β» να επεξεργάζεται τιμολόγια, τα οποία θα προωθούνται σε A4 εκτυπωτή τύπου laser, όπου και τα δύο προφίλ θα κάνουν χρήση της ίδιας ή/και διαφορετικής συσκευής Φορολογικού Μηχανισμού. Βήμα 3 ο : Πρώτη εκκίνηση της εφαρμογής. Αν εγκαταστήσατε την εφαρμογή για πρώτη φορά στον συγκεκριμένο υπολογιστή, κατά την πρώτη εκκίνηση της, θα σας ζητηθεί (Εικόνα 2) να γίνει η εγκατάσταση του πρώτου εικονικού εκτυπωτή Synthex Universal Printer (SYNUP1) αυτόματα. Πατήστε «Ναι» στη συγκεκριμένη επιλογή. Έπειτα, θα σας ζητηθεί να επιλέξτε τη γλώσσα του γραφικού περιβάλλοντος του esignex-a (Εικόνα 3). Η επιλογή γλώσσας, από προεπιλογή, εμφανίζεται σε κάθε εκκίνηση της εφαρμογής. Αν επιθυμείτε να μην ερωτηθείτε ξανά, απενεργοποιείστε την επιλογή «Show this dialog at startup». (Εικόνα 2) Επιλέξτε «Ναι» για την αυτόματη εγκατάσταση του πρώτου εικονικού εκτυπωτή Synthex Universal Printer (SYNUP1). 3

Οδηγός Εγκατάστασης (Εικόνα 3) Επιλογή γλώσσας για την εφαρμογή esignexa. Βήμα 4 ο : Σύνδεση Φορολογικού Μηχανισμού και εγκατάσταση/χρήση του εξομοιωτή (Emulator). Συνδέστε το Φορολογικό Μηχανισμό στον υπολογιστή (σειριακός, USB) ή σε μια θέση δικτύου (δικτυακός). Για περαιτέρω πληροφορίες, ανατρέξτε στο εγχειρίδιο της εκάστοτε συσκευής. Για να κάνετε διάφορα τεστ με την εμπορική εφαρμογή σας, μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε τον εξομοιωτή (Emulator) (Εικόνα 4), τον οποίο μπορείτε να προμηθευτείτε από την ιστοσελίδα www.synthex.gr, στον σύνδεσμο «eσυνεργασία Downloads - Βοηθήματα Συνεργατών» (Εικόνα 1). ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΤΟΥ ΕΞΟΜΟΙΩΤΗ: Ο εξομοιωτής δεν απαιτεί εγκατάσταση. Απλά αποσυμπιέστε το πακέτο (θα είναι σε μορφή.zip) που περιέχει τον εξομοιωτή σε κάποιο φάκελο και εκτελέστε το αρχείο «DSEMU224B.exe» για να τον εκκινήσετε. Για την εξομοίωση ενός δικτυακού (Ethernet) Φορολογικού Μηχανισμού, επιλέξτε «Network» από την λίστα συσκευών και πατήστε το κουμπί «Start» για να ξεκινήσει η εξομοίωση (Εικόνα 4). Για την εξομοίωση ενός σειριακού Φορολογικού Μηχανισμού ή/και για περισσότερες πληροφορίες που αφορούν τις διάφορες επιλογές/ρυθμίσεις του εξομοιωτή, ανατρέξτε στο αρχείο «EMULATOR_README.TXT» που περιέχεται στο πακέτο. 4

Οδηγός Εγκατάστασης (Εικόνα 4) Το γραφικό περιβάλλον του εξομοιωτή. Πατήστε «Start» για να τον ενεργοποιήσετε Βήμα 5 ο : Ανίχνευση Φορολογικού Μηχανισμού από την εφαρμογή. Πατήστε στο κουμπί «Διαχειριστής» που βρίσκεται στο πάνω μέρος της οθόνης και στο παράθυρο που θα εμφανιστεί (Εικόνα 5) επιλέξτε «Ανίχνευση». Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας αυτόματης ανίχνευσης, θα εμφανιστεί στη Λίστα Συσκευών/Μεθόδων Ηλ. Υπογραφής, ο Σειριακός Αριθμός, καθώς και στοιχεία που αφορούν τη σύνδεση (θύρα IP για σύνδεση μέσω δικτύου ή θύρα COM για σειριακή/usb σύνδεση) και το καθεστώς της αδείας χρήσης της συσκευής Φορολογικού Μηχανισμού. Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία συσκευές Φορολογικού Μηχανισμού συνδεδεμένες, τότε στην λίστα θα εμφανιστούν όλες. Για χειροκίνητη προσθήκη συσκευής Φορολογικού Μηχανισμού πατήστε στο κουμπί «Πρόσθεση» και εισάγετε τα ζητούμενα, ανάλογα με τον τύπο σύνδεσης, στοιχεία της συσκευής. 5

Οδηγός Εγκατάστασης (Εικόνα 5) Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία ανίχνευσης, στη Λίστα Συσκευών θα εμφανιστούν οι συνδεδεμένες συσκευές (Εδώ έχει γίνει χρήση του εξομοιωτή). Βήμα 6 ο : Ενεργοποίηση του λογισμικού με συσκευή Φορολογικού Μηχανισμού. Για να αρχίσετε με την χρήση της πραγματικής συσκευής, θα πρέπει πρώτα να γίνει Επικύρωση/Ενεργοποίηση του λογισμικού με κάθε συσκευή Φορολογικού Μηχανισμού, δηλαδή να καταχωρήσετε ένα Κωδικό Ενεργοποίησης για κάθε συσκευή που θέλετε να ενεργοποιήσετε. Για την βασική (φορολογική) χρήση του λογισμικού με την κάθε συσκευή σε USB ή Σειριακή σύνδεση, θα πρέπει να παραλάβετε ένα Κωδικό Ενεργοποίησης από την ιστοσελίδα της Σύνθεξ, όπου μετά από μια απλή Εγγραφή σας (Register) εάν δεν την έχετε ήδη κάνει, κάνετε Είσοδο (Sign-In) και πηγαίνετε στον σύνδεσμο «eυποστήριξη - Κωδικός Ενεργοποίησης». Ακολουθείτε τις οδηγίες προσεκτικά και καταχωρείτε όλες τις πληροφορίες επακριβώς, για να παραλάβετε με email τον αντίστοιχο και σωστό Κωδικό Ενεργοποίησης. 6

Οδηγός Εγκατάστασης Για δικτυακή χρήση της συσκευής ή/και άλλες δυνατότητες του λογισμικού θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την Σύνθεξ. Αφού έχετε τον αντίστοιχο Κωδικό Ενεργοποίησης, επιλέξτε από τη Λίστα Συσκευών την συσκευή που επιθυμείτε να ενεργοποιήσετε (αν χρειαστεί πατήστε το κουμπί «Κωδ/Κλειδιά»). Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί (Εικόνα 6) εισάγετε τον Κωδικό Ενεργοποίησης και πατήστε «OK». (Εικόνα 6) Πρέπει να εισάγετε τον αντίστοιχο Κωδικό Ενεργοποίησης στο επάνω κενό πεδίο. Για χρήση του λογισμικού με τον εξομοιωτή (Emulator) ή/και με κάποιο DEMO ΕΑΦΔΣΣ, δεν χρειάζεστε Κωδικό Ενεργοποίησης. Για να ελέγξετε εάν κάποιο ΕΑΦΔΣΣ είναι DEMO, πρέπει να εξετάσετε τον σειριακό του αριθμό. Εάν το αριθμητικό μέρος του σειριακού αριθμού ξεκινάει από 99 ή 88 ή 77 (π.χ. EKY99000003), τότε το συγκεκριμένο ΕΑΦΔΣΣ είναι DEMO. Βήμα 7 ο : Ρύθμιση Συσκευής / Μεθόδου Ηλεκτρονικής Υπογραφής. Από την πρώτη καρτέλα, στις ρυθμίσεις Διαχειριστή (Εικόνα 5), αφού έχει επιλεγεί μια συσκευή από τη λίστα, στη καρτέλα «Εργασίες», μπορείτε να εκδίδετε το Ημερήσιο Ζ, να παίρνετε τις Αναφορές βάση κριτηρίων καθώς επίσης μπορείτε να ορίσετε και τις διαδρομές (για τον Κύριο Φάκελο 7

Οδηγός Εγκατάστασης Αποθήκευσης και για τον Backup Φάκελο) για την αποθήκευση των αρχείων (_a.txt, _b.txt, _c.txt κτλ.) εάν οι προτεινόμενες δεν είναι οι επιθυμητές. ΠΡΟΣΟΧΗ: Σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο εάν αλλάξετε τις διαδρομές αποθήκευσης των αρχείων, τότε πρέπει να αντιγράψετε/μεταφέρετε χειροκίνητα όλα τα ήδη υπάρχοντα φορολογικά αρχεία από τις παλιές διαδρομές αποθήκευσης στις καινούργιες. Για παράδειγμα, έστω ότι κάνατε χρήση του esignex-a με έναν φορολογικό μηχανισμό που έχει σειριακό αριθμό EKY14000003 με τον Κύριο Φάκελο Αποθήκευσης του να βρίσκεται στην προεπιλεγμένη διαδρομή (C:\Synthex\ESD_OUT) και για, οποιονδήποτε λόγο, επιθυμείτε να αλλάξετε τη διαδρομή του Κυρίου Φακέλου Αποθήκευσης (έστω νέα διαδρομή η C:\Synthex\ESD_OUT_NEW). Τότε, αφού ορίσετε την νέα διαδρομή, πρέπει να αντιγράψετε/μεταφέρετε τα περιεχόμενα του φακέλου C:\Synthex\ESD_OUT\EKY14000003 στον φάκελο C:\Synthex\ESD_OUT_NEW\EKY14000003 χειροκίνητα (χρησιμοποιώντας το διαχειριστή αρχείων του λειτουργικού συστήματος). Στην περίπτωση που επιθυμείτε να δημιουργήσετε αρχεία τύπου _e.txt και μόνον, πρέπει να μπείτε στην καρτέλα «Απαιτούμενα-Άλλα», όπου θα καταχωρήσετε το ΑΦΜ του εκδότη/κατόχου της συσκευής Φορολογικού Μηχανισμού και θα επιλέξτε «Δημιουργία e.txt και d.txt». Βήμα 8 ο : Ρύθμιση Kωδικών/Passwords Ασφαλείας. Από την δεύτερη καρτέλα, στις ρυθμίσεις Διαχειριστή, μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο ασφαλείας για την εφαρμογή. Υπάρχουν τρία (3) επίπεδα κωδικών πρόσβασης (Passwords). Το πρώτο επίπεδο είναι ο κωδικός πρόσβασης διαχειριστή. Το δεύτερο επίπεδο είναι ο κωδικός πρόσβασης αναφοράς Ζ (λογιστικό κλείσιμο ημέρας). Το τρίτο επίπεδο είναι ο κωδικός πρόσβασης προφίλ. Ενεργοποιώντας αυτή την επιλογή και αφού θέσετε κωδικό για το προφίλ και επιλέξετε την επιλογή κλείδωμα (πάνω αριστερά) απενεργοποιείται το σύνολο της κεντρικής φόρμας της εφαρμογής για τη παραμετροποίηση των προφίλ. Φυσικά η εφαρμογή συνεχίζει και λειτουργεί σε πλήρη λειτουργία αλλά δίχως την δυνατότητα επιλογών από την κεντρική φόρμα. Βήμα 9 ο : Εισαγωγή στοιχείων εγκαταστάτη/τεχνικού Στην τρίτη καρτέλα, των ρυθμίσεων Διαχειριστή, συμπληρώστε τα στοιχεία του εγκαταστάτη/ τεχνικού που υλοποιεί την εγκατάσταση. Όταν απομένουν οι τελευταίες 50 αναφορές τύπου Ζ και κάθε μέρα, μέχρι να εξαντληθεί το σύνολο της φορολογικής μνήμης του Φορολογικού Μηχανισμού, θα εμφανίζεται μήνυμα στην οθόνη που θα αναγράφει το υπόλοιπο της φορολογικής μνήμης και τα στοιχεία του εγκαταστάτη, προκειμένου να 8

Οδηγός Εγκατάστασης γνωρίζει ο τελικός χρήστης που θα απευθυνθεί, ώστε να γίνει αντικατάσταση της παλαιάς μνήμης ή προσθήκη επιπλέον νέας μνήμης. Βήμα 10 ο : Διαχείριση - Επιλογή Εικονικού Εκτυπωτή. Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής, στο τμήμα «Τρόποι Πηγές Εισαγωγής / Σύλληψης Αρχείων - -Παραστατικών προς Επεξεργασία», επιλέξτε τον εικονικό εκτυπωτή Synthex Universal Printer (SYNUPx), και τον φάκελο Εισαγωγής/ Σύλληψης Αρχείων για το συγκεκριμένο προφίλ. Εάν κατά τις δοκιμές σας, παρουσιαστούν προβλήματα με τη χρήση του εικονικού εκτυπωτή Synthex Universal Printer (SYNUPx), τότε και μόνον τότε δημιουργήστε και δοκιμάστε έναν εικονικό Synthex SPL Printer (SYNSPLx). Για κάθε προφίλ που θα χρησιμοποιηθεί, πρέπει να δημιουργήσετε διαφορετικό εικονικό εκτυπωτή και φάκελο Εισαγωγής/ Σύλληψης. (Εικόνα 7) Επιλογή/Δημιουργία εικονικού εκτυπωτή Synthex Universal Printer (SYNUPx) ή Synthex SPL Printer (SYNSPLx) Βήμα 11 ο : Ρύθμιση φυσικών εκτυπωτών. Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής, στο τμήμα «Ρυθμίσεις Εξαγόμενων-Εκτυπώσεων», επιλέξτε «Εκτυπωτής» και ορίστε τον κύριο προορισμό εκτύπωσης (φυσικός εκτυπωτής ή εφαρμογή) για το 9

Οδηγός Εγκατάστασης συγκεκριμένο προφίλ, όπου θα προωθούνται τα πρωτότυπα παραστατικά και για όσα αντίγραφα δεν έχουν ξεχωριστό προορισμό εκτύπωσης. Για να προωθήσετε αντίγραφα παραστατικά σε διαφορετικούς προορισμούς εκτύπωσης, ορίστε το από τη επιλογή «Εκτυπ. Αντιγ/φων». DOS-DRAFT ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΣΕ DOT MATRIX ΦΥΣΙΚΟ ΕΚΤΥΠΩΤΗ: Στο παράθυρο «Διαχείριση - Επιλογή Εικονικού Εκτυπωτή» (όπως στο Βήμα 10 ο ) δηλώστε ότι η εμπορική εφαρμογή εκτυπώνει σε θύρα LPTx, τσεκάροντας την επιλογή «Τσεκ κ Επιλέξτε Εάν η Εφαρμογή(DOS) Εκτυπώνει Απ Ευθείας σε Θύρα (NetUse)» Η θύρα LPTx θα πρέπει να είναι διαφορετική από την θύρα LPTy που είναι συνδεμένος ο φυσικός εκτυπωτής. Βήμα 12 ο : Ρυθμίσεις Ηλ. Υπογραφής για το Προφίλ. Από το μενού επιλογών του εκάστοτε προφίλ, στην αρχική οθόνη του λογισμικού, πατήστε το κουμπί «Ηλ.Υπογραφή» και στο παράθυρο που θα εμφανιστεί, επιλέξτε την ενεργοποιημένη συσκευή Φορολογικού Μηχανισμού που θα χρησιμοποιείται από το συγκεκριμένο προφίλ. Περισσότερες πληροφορίες, για τις διαθέσιμες ρυθμίσεις που αφορούν την Ηλ.Υπογραφή, θα βρείτε στη σελίδα 17 του παρόντος εγγράφου. Βήμα 13 ο : Ενεργοποίηση Φορολογικού Προφίλ. Αφού έχετε κάνει όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις, ενεργοποιείτε το επιθυμητό προφίλ πατώντας την επιλογή «Ενεργή», στην «Κατάσταση-Λειτουργία esignex» (Εικόνα 8). (Εικόνα 8) Ενεργοποίηση Φορολογικού Προφίλ. 10

Οδηγός Εγκατάστασης ΠΡΟΣΟΧΗ - ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Δοκιμάστε τις ρυθμίσεις του εκάστοτε προφίλ σε κατάσταση λειτουργίας «Τεστ - Ρυθμίσεις» και κάνοντας χρήση του εξομοιωτή (Emulator ή DEMO ΕΑΦΔΣΣ). Για περισσότερες πληροφορίες που αφορούν τις διαθέσιμες ρυθμίσεις/επιλογές για τα προφίλ αλλά και την εφαρμογή γενικώς, συμβουλευτείτε τα επόμενα τμήματα του παρόντος εγγράφου. Αφού βεβαιωθείτε ότι οι επιλεγμένες ρυθμίσεις είναι οι επιθυμητές για το συγκεκριμένο προφίλ, τότε και μόνον τότε, μπορείτε να ενεργοποιήσετε το προφίλ και να κάνετε χρήση πραγματικού Φορολογικού Μηχανισμού (ΕΑΦΔΣΣ). ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ESIGNEX-A: Επειδή το λογισμικό esignex-a εξελίσσεται συνεχώς, θα γίνονται διαθέσιμες κατά καιρούς νεότερες εκδόσεις του, οι οποίες περιλαμβάνουν διάφορες διορθώσεις προβλημάτων και άλλες βελτιώσεις που μπορεί να σας διασώσουν αρκετό χρόνο σε αρκετές περιπτώσεις. Για να ενημερώσετε το esignex-a στην τελευταία του έκδοση, μπείτε στις ρυθμίσεις διαχειριστή, πατώντας το κουμπί «Διαχειριστής» που βρίσκεται στο πάνω μέρος της οθόνης, και στην καρτέλα «Σύστημα» πατήστε το κουμπί «Ενημέρωση Λογισμικού esignex». Εάν υπάρχει διαθέσιμη ενημέρωση τότε επιλέξτε «Yes», ώστε να πραγματοποιηθεί η λήψη της νέας έκδοσης, η οποία θα είναι σε αρχείο.zip και θα αποθηκευτεί στον φάκελο όπου έχει εγκατασταθεί η εφαρμογή (από προεπιλογή: C:\Program Files (x86)\synthex\esignex-a). Αφού ολοκληρωθεί η λήψη, κλείστε την εφαρμογή, αποσυμπιέστε το πακέτο esignex-a (το αρχείο.zip) σε κάποιο φάκελο και εκτελέστε το αρχείο «Synthex_eSignex_Setup.exe» για να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Οι υπάρχουσες ρυθμίσεις σας θα μεταφερθούν αυτόματα στη νέα έκδοση της εφαρμογής! Για λόγους ασφαλείας όμως θα έχει δημιουργηθεί αντίγραφο τους στον φάκελο «backup» (από προεπιλογή στη τοποθεσία: C:\Program Files (x86)\synthex\esignex-a\backup). 11

Γνωριμία με το Γραφικό Περιβάλλον A Β C D E Το περιβάλλον εργασίας του esignex-a με τις προκαθορισμένες (default) επιλογές. A Αποθήκευση όλων των προφίλ. Αναβάθμιση Άδειας Χρήσης. Πληροφορίες περί της εφαρμογής. Κλείδωμα όλων των προφίλ. Άνοιγμα των επιλογών του Διαχειριστή. Έξοδος από την εφαρμογή. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Όλες οι ρυθμίσεις/επιλογές των πεδίων B, C, D, E που περιγράφονται παρακάτω, εκτός αυτών του πεδίου Α ανωτέρω, ισχύουν για το εκάστοτε (επιλεγμένο) προφίλ. 12

Γνωριμία με το Γραφικό Περιβάλλον B 1 2 3 5 6 4 7 1. Επιλογή προφίλ προς ρύθμιση. 2. Απόδοση ονομασίας προφίλ για εύκολο διαχωρισμό. 3. Διαχείριση του Spooler του εικονικού εκτυπωτή. 4. Επιλογή/Δημιουργία εικονικού εκτυπωτή. Πρέπει να είναι διαφορετικός ανά προφίλ. 5. Προώθηση προς επεξεργασία, αρχείων που μπορεί να έχουν κολλήσει στον φάκελο Εισαγωγής/Σύλληψης. 6. Άνοιγμα/Προβολή του φακέλου Εισαγωγής/Σύλληψης. 7. Επιλογή ή/και Δημιουργία του φακέλου Εισαγωγής / Σύλληψης. Εδώ αποθηκεύετε αρχεία (π.χ. TXT ή PDF) για να προωθηθούν προς επεξεργασία. 13

Γνωριμία με το Γραφικό Περιβάλλον C 1 2 3 4 5 1. Επιλογή όπου τα εισαγμένα αρχεία προωθούνται, όλα ανεξαιρέτως, προς επεξεργασία. Για λήψη Ηλεκτρονικής Υπογραφής, πρέπει κάθε αρχείο να περιέχει μόνο ένα παραστατικό. 2. Επιλογή παραμέτρων για τα αρχεία που θα προωθούνται προς επεξεργασία. Κάθε αρχείο μπορεί να περιέχει παραπάνω από ένα παραστατικά, όπου στην περίπτωση αυτή η σήμανση μπαίνει στη τελευταία σελίδα. 3. Επιλογές για τη μετατροπή της κωδικοποίησης των αρχείων όπως επιλογή Ελληνικής Κωδικοσελίδας (π.χ. 437/737), επιλογή Χαρακτήρων Διαφυγής να προστεθούν στις εξαιρέσεις από την μετατροπή (για DOS), και επιλογή εξωτερικού προγράμματος/dll για τη μετατροπή. 4. Επιλογή/Δημιουργία επικεφαλίδας, η οποία θα προστίθεται στα αρχεία - παραστατικά (Απαιτείται για τα Στοιχεία Εκδότη, όταν δεν υπάρχουν στα Παραστατικά προς Σήμανση). 5. Ρυθμίσεις Ηλεκτρονικής Υπογραφής, Παραγωγής και Πιστοποίησης Φορολογικών Στοιχείων. 14

Γνωριμία με το Γραφικό Περιβάλλον D 1 2 3 4 5 6 7 8 1. Εκτύπωση του τίτλου «ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ», εάν αυτός δεν υπάρχει ήδη στα παραστατικά. 2. Μετατροπή αρχείων κειμένου (RAW/DOS) για εκτύπωση σε Laser εκτυπωτές. Απενεργοποιήστε εάν εκτυπώνετε σε κρουστικό (DOT-MATRIX) εκτυπωτή. 3. Ορισμός αριθμού αντιγράφων και τίτλου για το κάθε αντίγραφο (Προσοχή κάθε αντίγραφο λαμβάνει ξεχωριστή ηλεκτρονική υπογραφή). 4. Βελτίωση της ποιότητας εκτύπωσης σε συγκεκριμένες περιπτώσεις (προτείνεται δοκιμή). 5. Μετατροπή αρχείων EMF σε κείμενο RAW/DOS για εκτύπωση σε κρουστικό (DOT-MATRIX) εκτυπωτή. 6. Επιπλέον επιλογές για αποθήκευση/αρχειοθέτηση και εκτύπωση αρχείων-παραστατικών. 7. Επιλογή προορισμού εκτυπώσεων για τα αντίγραφα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ίδιος προορισμός εκτύπωσης για περισσότερα του ενός αντιγράφων. 8. Επιλογή προκαθορισμένου προορισμού εκτυπώσεων για το πρωτότυπο, αλλά και για όσα αντίγραφα δεν έχουν δικό τους προορισμό εκτύπωσης. 15

Γνωριμία με το Γραφικό Περιβάλλον E 1 2 3 1. Πλήρης σήμανση, επεξεργασία, αποθήκευση, εκτύπωση και δημιουργία αντιγράφων. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι επιθυμητές ρυθμίσεις έχουν πραγματοποιηθεί / δοκιμαστεί, πριν επιλέξετε αυτήν την κατάσταση λειτουργίας. 2. Κατάσταση λειτουργίας χωρίς σήμανση. Οι λειτουργίες επεξεργασίας, αποθήκευσης, εκτύπωσης και δημιουργίας αντιγράφων είναι ενεργές για πραγματοποίηση δοκιμών. 3. Κατάσταση λειτουργίας με όλα τα προαναφερθέντα ανενεργά (σήμανση, επεξεργασία, αποθήκευση κλπ.). Επιλέξτε αυτή την κατάσταση λειτουργίας μόνο αν θέλετε να αφήσετε ή/και να πάρετε αρχεία που βρίσκονται στο φάκελο Εισαγωγής/Σύλληψης. 16

Ρυθμίσεις Διαχειριστή 1 2 3 4 1. Καρτέλα ρύθμισης Συσκευής / Μεθόδου Ηλεκτρονικής Υπογραφής. Από την πρώτη καρτέλα, στις ρυθμίσεις Διαχειριστή (Εικόνα 4), αφού έχει επιλεγεί μια συσκευή από τη λίστα, στη καρτέλα «Εργασίες», μπορείτε να εκδίδετε το Ημερήσιο Ζ, να παίρνετε τις Αναφορές βάση κριτηρίων καθώς επίσης μπορείτε να ορίσετε και τις διαδρομές (για τον Κύριο Φάκελο Αποθήκευσης και για τον Backup Φάκελο) για την αποθήκευση των αρχείων (_a.txt, _b.txt, _c.txt κτλ.) εάν οι προτεινόμενες δεν είναι οι επιθυμητές. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η τελική διαδρομή του Κύριου Φακέλου Αποθήκευσης αφού επιλεχθεί κατά την πρώτη εγκατάσταση του φορολογικού μηχανισμού, όταν δηλαδή η φορολογική μνήμη του μηχανισμού είναι ακόμα κενή, ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ/ ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ να διαφοροποιηθεί! Το παραπάνω δεν ισχύει για τον Backup Φάκελο. Στην καρτέλα «Απαιτούμενα-Άλλα» πρέπει να καταχωρήσετε το ΑΦΜ του εκδότη/κατόχου της συσκευής Φορολογικού Μηχανισμού. 17

Ρυθμίσεις Διαχειριστή 2. Καρτέλα ρύθμισης κωδικών ασφαλείας. Υπάρχουν τρία (3) επίπεδα κωδικών πρόσβασης (Passwords). Το πρώτο επίπεδο είναι ο κωδικός πρόσβασης διαχειριστή. Το δεύτερο επίπεδο είναι ο κωδικός πρόσβασης αναφοράς Ζ (λογιστικό κλείσιμο ημέρας). Το τρίτο επίπεδο είναι ο κωδικός πρόσβασης προφίλ. Ενεργοποιώντας αυτή την επιλογή και αφού θέσετε κωδικό για το προφίλ και επιλέξετε την επιλογή κλείδωμα (πάνω αριστερά) απενεργοποιείται το σύνολο της κεντρικής φόρμας της εφαρμογής για τη παραμετροποίηση των προφίλ. Φυσικά η εφαρμογή συνεχίζει και λειτουργεί σε πλήρη λειτουργία αλλά δίχως την δυνατότητα επιλογών από την κεντρική φόρμα. 3. Καρτέλα εισαγωγής στοιχείων εγκαταστάτη/ τεχνικού. Εδώ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ συμπληρώσετε τα στοιχεία του τεχνικού που υλοποιεί την εγκατάσταση. Όταν απομένουν οι τελευταίες 50 αναφορές τύπου Ζ και κάθε μέρα, μέχρι να εξαντληθεί το σύνολο της φορολογικής μνήμης του Φορολογικού Μηχανισμού, θα εμφανίζεται μήνυμα στην οθόνη που θα αναγράφει το υπόλοιπο της φορολογικής μνήμης και τα στοιχεία του εγκαταστάτη, προκειμένου να γνωρίζει ο τελικός χρήστης που θα απευθυνθεί, ώστε να γίνει αντικατάσταση της παλαιάς μνήμης ή προσθήκη επιπλέον νέας μνήμης. 4. Καρτέλα «Σύστημα» Εδώ παρέχονται διάφορες ρυθμίσεις, όπως επιλογή γλώσσας της εφαρμογής, δυνατότητα Αντιγραφής Διατήρησης Ρυθμίσεων ενημέρωση του λογισμικού στην τελευταία έκδοση (Update) και επιλογή απόκρυψης στο system tray (taskbar notifications) όταν το esignex-a είναι ελαχιστοποιημένο. 18

Ρυθμίσεις Σήμανσης 1 2 3 4 5 6 1. «Επιλογή Ηλ. Υπογραφής και Μηχανισμού Μεθόδου» Εδώ γίνεται επιλογή της συσκευής/μεθόδου που θα παράγει τις Ηλεκτρονικές Υπογραφές για το συγκεκριμένο προφίλ. Εάν δεν επιλεγεί καμία συσκευή, τότε η εφαρμογή θα εκτελεί όλες τις λειτουργίες της δίχως σήμανση. Επίσης δίνονται πληροφορίες για την κατάσταση της συσκευής. 19

Ρυθμίσεις Σήμανσης 2. «Εκτύπωση Τοποθέτηση Ηλ. Υπογραφής» Εδώ υπάρχουν επιλογές για το αν θα γίνει εκτύπωση της Ηλεκτρονικής Υπογραφής, πόσες γραμμές του παραστατικού θα καταλαμβάνει, αν θα εκτυπωθεί και με τη μορφή Barcode και για την αφαίρεση λευκού περιγράμματος από τα περιθώρια του SUP (Απαραίτητο για εκτυπώσεις σε θερμικούς εκτυπωτές). 3. «Θέση Υ-Γραμμή Εκτύπωσης σε Σχέση με:» Επιλογές για την τοποθέτηση της σήμανσης αμέσως μετά το τέλος του κειμένου ή αμέσως μετά από μία λέξη κλειδί που ορίζεται στο αντίστοιχο πεδίο. 4. «Απόλυτη Θέση Ρυθμίσεις για Γραφικές Εκτυπώσεις» Η τοποθέτηση της υπογραφής μπορεί να γίνει με βάση τους άξονες (Χ) οριζόντια & (Υ) κάθετα για γραφική εκτύπωση (Graphic Printing). Μπορεί επίσης να επιλέγει η γραμματοσειρά της Ηλεκτρονικής Υπογραφής. 5. «Απόλυτη Θέση Ρυθμίσεις για Εκτυπώσεις Text/Raw» Επιλογές για την τοποθέτηση της σήμανσης, κατά απόλυτη θέση, πάνω στο παραστατικό. Μπορεί να επιλεχθεί ο αριθμός των γραμμών και των στηλών που θα μετακινηθεί η Ηλεκτρονική Υπογραφή κατά την RAW εκτύπωση, αν θα γίνεται εισαγωγή κενών γραμμών (καθορίζοντας το σημείο εκκίνησης και τον αριθμό των γραμμών), αν θα γίνει προσθαφαίρεση κενών γραμμών και αν θα γίνει σμίκρυνση της εκτύπωσης. 6. «Προδιαγραφέας Αρχείων» Επιλογή του μηχανισμού για επεξεργασία του eline. Επικοινωνήστε με κάποιον εκπρόσωπο της Σύνθεξ Α.Ε. για να μάθετε πως θα ενεργοποιήσετε την λειτουργία. 20

Κωδικοί Ενεργοποίησης - Στοιχεία Επικοινωνίας Κωδικοί Ενεργοποίησης - Αναβάθμιση Άδειας Χρήσης: Το esignex διατίθεται με τρείς (3) διαφορετικούς Κωδικούς Ενεργοποίησης: 1) Για τη συνήθη (φορολογική) χρήση του ΦΗΜ με σειριακή επικοινωνία, ο ΚΔ παραλαμβάνεται από την ιστοσελίδα www.synthex.gr. Αφού κάνετε μια απλή Εγγραφή (Register) στην ιστοσελίδα, πηγαίνετε στον σύνδεσμο «eυποστήριξη - Κωδικός Ενεργοποίησης», ακολουθείτε τις οδηγίες προσεκτικά και καταχωρείτε όλες τις πληροφορίες επακριβώς 2) Για τη συνήθη (φορολογική) χρήση του ΦΗΜ αλλά με δικτυακή (Ethernet) επικοινωνία, δυνατότητα πολλαπλών χρηστών κ.λ.π., τηλεφωνήστε στη Σύνθεξ για περισσότερες λεπτομέρειες 3) Ενεργοποίηση επιπλέον δυνατοτήτων του λογισμικού όπως Ηλ. Αρχειοθέτηση, Ηλ. Τιμολόγηση/Αποστολή και Παραλαβή Παραστατικών, Ηλ. Σύλληψη και Ενσωμάτωση Δεδομένων κ.λ.π., επικοινωνήστε με τις πωλήσεις στη Σύνθεξ για περισσότερες λεπτομέρειες... ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ: Synthex Tech Center Διεύθυνση: Λεωφ. Μαραθώνος 325 (19o χλμ.), Παλλήνη 15351 Αττική Web Sites: www.synthex.gr (Greek), www.synthex.com (English) Emails: service@synthex.com, contact@synthex.com, sales@synthex.com Τηλ: (+30) 210.2517882, Φαξ: (+30) 210.2517450 Trademark Notices: Synthex, esignex-a and Σύνθεξ are either registered trademarks or trademarks of Synthex S.A. in the United States and/or other countries. Microsoft, Windows, and.net Framework are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. 21