Αγαπητή κυρία/αγαπητέ κύριε, Στόχος του συγκεκριμένου εγγράφου είναι να σας ενημερώσει σχετικά με τη λειτουργία του νέου Συστήματος Κεντρικής Υποστήριξης της Πρακτικής Άσκησης (ΑΤΛΑΣ), το οποίο τίθεται σε εφαρμογή από το τρέχον έτος για όλα τα Πανεπιστήμια της χώρας. Το σύστημα αυτό συνδέει τον ακαδημαϊκό χώρο με το χώρο των επιχειρήσεων και των οργανισμών που επιθυμούν να παρέχουν θέσεις Πρακτικής Άσκησης, δημιουργώντας έτσι μία κεντρική βάση αναφοράς για όλους τους εμπλεκομένους: Τμήματα, φοιτητές και φορείς/οργανισμούς. Για το λόγο αυτό σας προτρέπουμε άμεσα να εγγραφείτε στο εν λόγω σύστημα, διαθέτοντας έτσι θέσεις Πρακτικής Άσκησης ανάλογα με τις ανάγκες σας, τα χρονικά διαστήματα και τις ειδικότητες που σας ενδιαφέρουν. Ακολουθεί μία διεξοδική ανάλυση των βημάτων που πρέπει να ακολουθήσετε την πρώτη φορά που θα εγγραφείτε στο σύστημα. Για περισσότερες πληροφορίες ή για τυχόν απορίες μπορείτε να επικοινωνείτε με το Γραφείο Υποστήριξης του ΑΤΛΑΣ (210-7724390 ή http://atlas.grnet.gr/contact.aspx) ή/και με την κα Γιαννακού από το Γραφείο Π.Α. του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης (e-mail: egiannak@phyed.duth.gr).
Οδηγός Εγγραφής Φορέων Υποδοχής Πρακτικής Άσκησης Βήματα: 1. Δημιουργία Λογαριασμού 2. Είσοδος στην εφαρμογή ΑΤΛΑΣ 3. Ενημέρωση των στοιχείων του Φορέα 4. Προσθήκη Θέσης Πρακτικής Άσκησης 4.1. Δημοσίευση Θέσης Πρακτικής Άσκησης 4.2. Προβολή Θέσεων Πρακτικής Άσκησης 4.3. Επεξεργασία Θέσεων Πρακτικής Άσκησης 4.4. Διαγραφή Απόσυρση Θέσεων Πρακτικής Άσκησης 4.5. Κλωνοποίηση Θέσεων Πρακτικής Άσκησης 4.6. Εξαγωγή Θέσεων Πρακτικής Άσκησης 5. Προβολή των Επιλεγμένων Θέσεων 6. Δημιουργία Παραρτήματος του Φορέα 7. Επικοινωνία με το Γραφείο Αρωγής
1. Δημιουργία Λογαριασμού Για να εγγραφείτε στο πρόγραμμα ΑΤΛΑΣ θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό στην ιστοσελίδα https://submit-atlas.grnet.gr/. Αριστερά από την καρτέλα Εγγραφή επιλέγετε το Φορέας Υποδοχής. Αφού διαβάσετε και αποδεχτείτε τους Όρους και Προϋποθέσεις Συμμετοχής στο πρόγραμμα «ΑΤΛΑΣ» πατάτε το Συνέχεια Εγγραφής. Στη συνέχεια θα πρέπει να συμπληρώσετε μια φόρμα με στοιχεία. Εάν επιθυμείτε να ορίσετε κάποιον Αναπληρωτή Υπεύθυνο μπορείτε να επιλέξετε το σύνδεσμο Για την εισαγωγή Αναπληρωτή Υπεύθυνου πατήστε εδώ που βρίσκεται ακριβώς κάτω από τα Στοιχεία του Υπεύθυνου του Φορέα. Για να ολοκληρώσετε την υποβολή της Φόρμας θα πρέπει να γράψετε τους χαρακτήρες που εμφανίζονται στο τέλος της φόρμας κάτω αριστερά και να πατήσετε το Δημιουργία Λογαριασμού. 2. Είσοδος στην εφαρμογή «ΑΤΛΑΣ» Αφού πιστοποιηθεί ο λογαριασμός που δημιουργήσατε μπορείτε να συνδεθείτε στην εφαρμογή μέσω του συνδέσμου https://submit-atlas.grnet.gr/. Στην καρτέλα είσοδος επιλέξτε Φορέας Υποδοχής συμπληρώστε το Όνομα Χρήστη και τον Κωδικό Πρόσβασης και πατήστε Σύνδεση. 3. Ενημέρωση των στοιχείων του Φορέα Αν θέλετε να αλλάξετε τα στοιχεία που είχατε δηλώσει όταν δημιουργήσατε το λογαριασμό επιλέξτε την καρτέλα Στοιχεία Φορέα. Αφού ολοκληρώσετε τις αλλαγές πατήστε Ενημέρωση Στοιχείων Φορέα για να γίνει η καταχώρηση των νέων στοιχείων. Για αλλαγή στοιχείων όπως το ονοματεπώνυμο του υπεύθυνου θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το Γραφείο Αρωγής Χρηστών. Για να αλλάξετε το e-mail του λογαριασμού σας επιλέξτε την καρτέλα Στοιχεία Χρήστη και αφού το αλλάξετε πατήστε Αλλαγή e-mail. 4. Προσθήκη θέσης Πρακτικής Άσκησης Για να εισάγετε μία νέα θέση επιλέξτε την καρτέλα Θέσεις Πρακτικής Άσκησης και πατήστε Προσθήκη Θέσης Πρακτικής Άσκησης. Στο Βήμα 1 συμπληρώστε τη φόρμα Επιλέγοντας τον σύνδεσμο Παράδειγμα Συμπληρωμένης Θέσης μπορείτε να δείτε ένα ενδεικτικό παράδειγμα με συμπληρωμένα τα Γενικά Στοιχεία Θέσης. Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία επιλέξτε Αποθήκευση & Συνέχεια.
Στο Βήμα 2 επιλέγετε το Αντικείμενο της Θέσης, επιλέγοντας το Προσθήκη Αντικειμένου Θέσης εμφανίζεται μια λίστα με τα διαθέσιμα αντικείμενα. Στην αρχή της λίστας υπάρχει η δυνατότητα γρήγορής αναζήτησης. Επιλέξτε ένα ή περισσότερα αντικείμενα και πατήστε Αποθήκευση. Τώρα στην αρχική καρτέλα του Βήματος 1 έχουν προστεθεί τα αντικείμενα που επιλέξατε νωρίτερα. Από αυτή την οθόνη μπορείτε να διαγράψετε κάποιο από τα επιλεγμένα αντικείμενα πατώντας Διαγραφή. Όταν ολοκληρώσετε την Προσθήκη Αντικειμένου πατήστε Αποθήκευση & Συνέχεια για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα ή επιλέξτε Προηγούμενο Βήμα για να επιστρέψετε στο Βήμα 1. Στο Βήμα 3 επιλέγετε τα Τμήματα στα οποία θέλετε να είναι προσβάσιμη η Θέση Πρακτικής Άσκησης. Αν θέλετε η θέση να φαίνεται σε όλες τις Σχολές πατήστε τον σύνδεσμο Προσβάσιμη από όλες τις Σχολές. Αν θέλετε να επιλέξετε συγκεκριμένες σχολές επιλέξτε το Προσθήκη Σχολών/ Τμημάτων και θα ανοίξει μια λίστα στην οποία μπορείτε να επιλέξετε σε ποια Τμήματα και Ιδρύματα θα είναι προσβάσιμη η θέση. Στην αρχή της λίστας υπάρχει η δυνατότητα γρήγορής αναζήτησης για το Ίδρυμα, τη Σχολή και το Τμήμα ξεχωριστά. Αφού επιλέξετε τις σχολές που σας ενδιαφέρουν πατήστε Συνέχεια. Στην συνέχεια θα ανοίξουν οι περιγραφές της Πρακτικής Άσκησης που έχουν δηλώσει τα Τμήματα που επιλέξατε. Αφού τις διαβάσετε και λάβετε υπόψη σας τυχόν περιορισμούς πατήστε το κουμπί Έχω διαβάσει τις περιγραφές και τις έχω λάβει υπόψη. Τώρα πλέον στην αρχική καρτέλα του Βήματος 3 εμφανίζονται οι Σχολές και τα Τμήματα που έχετε επιλέξει να είναι προσβάσιμη η θέση. Και από αυτή την καρτέλα μπορείτε να διαγράψετε κάποιο από τα επιλεγμένα τμήματα πατώντας το Διαγραφή δίπλα του. Επίσης επιλέγοντας το εικονίδιο στην στήλη Περιγραφή Πρακτικής Άσκησης Τμημάτων μπορείτε να ξαναδείτε την περιγραφή του συγκεκριμένου Τμήματος. Αν ολοκληρώσατε την Προσθήκη Σχολών πατήστε Αποθήκευση & Συνέχεια ή πατήστε Προηγούμενο Βήμα για να επιστρέψετε στο Βήμα 2. Στο Βήμα 4 εμφανίζονται συγκεντρωτικά όλα τα στοιχεία που έχετε εισάγει για την θέση. Αν τα στοιχεία είναι σωστά καταχωρημένα πατήστε Αποθήκευση Θέσης. Διαφορετικά επιλέξτε Προηγούμενο Βήμα για να κάνετε τις αντίστοιχες διορθώσεις. Μέχρι τώρα μπορεί να έχετε συμπληρώσει τα στοιχεία της θέσης και να έχετε επιλέξει σε ποια Τμήματα θα εμφανίζεται αλλά ακόμα την βλέπετε μόνο εσείς. Για να την δουν τα Τμήματα και οι Σχολές που έχετε επιλέξει πρέπει να δημοσιεύσετε την συγκεκριμένη θέση. Αυτό σας δίνει την δυνατότητα να δημοσιεύεται τη θέση για συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα και τον υπόλοιπο
χρόνο να την κρατάτε ανενεργή χωρίς η θέση να διαγράφεται και να χρειάζεται να την ξαναφτιάξετε από την αρχή. 4.1. Δημοσίευση Θέσης Πρακτικής Άσκησης Από την καρτέλα Θέσεις Πρακτικής Άσκησης πατήστε το κουμπί Δημοσίευση δίπλα από την θέση που θέλετε να δημοσιεύσετε. Αν θέλετε η θέση να μην είναι πλέον δημοσιευμένη τότε επιλέξτε το κουμπί Απόδημοσίευση. Σημ.: Δεν μπορείτε να από-δημοσιεύσετε μια θέση αν είναι αντιστοιχισμένη ή προδεσμευμένη από κάποιο Τμήμα. 4.2. Προβολή Θέσεων Πρακτικής Άσκησης Στην καρτέλα Θέσεις Πρακτικής Άσκησης εμφανίζονται όλες οι θέσεις που έχετε εισάγει στην εφαρμογή ΑΤΛΑΣ. Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με βάση κριτήρια όπως: την κατάσταση της θέσης, τη χώρα, την Περιφερειακή Ενότητα, το Δήμος, το Φυσικό Αντικείμενο, το Ίδρυμα και το Τμήμα. Για να δείτε λεπτομέρειες της θέσης που σας ενδιαφέρει πατήστε το μεγεθυντικό φακό που βρίσκεται στη στήλη Ενέργειες. 4.3. Επεξεργασία Θέσεων Πρακτικής Άσκησης Επιλέξτε το εικονίδιο από τη στήλη Ενέργειες. Αφού τροποποιήσετε τα στοιχεία πατήστε Αποθήκευση & Συνέχεια για να μεταβείτε κάθε φορά στο επόμενο βήμα. Σημ.: Αν η θέση που θέλετε να τροποποιήσετε είναι προδεσμευμένη τότε μπορείτε να αλλάξετε μόνο τα στοιχεία επικοινωνίας ή να προσθέσετε επιπλέον Σχολές και Τμήματα (δεν μπορείτε να διαγράψετε Σχολή ή Τμήμα). 4.4. Διαγραφή Απόσυρση Θέσεων Πρακτικής Άσκησης Επιλέξτε το εικονίδιο από την στήλη Ενέργειες. Μπορείτε να διαγράψετε μόνο μη δημοσιευμένες θέσεις. Πατήστε ΟΚ στο μήνυμα επιβεβαίωσης. Σημ.: Μη προδεσμευμένες θέσεις μπορείτε να τις αποσύρετε αφού πρώτα τις Από-δημοσιεύσετε. Αν επιλέξετε την απόσυρση μιας θέσης δεν είναι δυνατή η επαναφορά της, μπορείτε μόνο να την κλωνοποιήσετε. 4.5. Κλωνοποίηση Θέσεων Πρακτικής Άσκησης Επιλέξτε το εικονίδιο από τη στήλη Ενέργειες. Στη συνέχεια πατήστε ΟΚ στο μήνυμα επιβεβαίωσης.. Στη συνέχεια εμφανίζονται τα στοιχεία (Βήμα 1) της κλωνοποιημένης θέσης.
Τροποποιήστε τα και πατήστε Αποθήκευση & Συνέχεια. Σημ.: Σε περίπτωση που θέλετε να δημιουργήσετε 2 καινούργιες πανομοιότυπες θέσεις προτείνετε να αλλάξετε πρώτα τον Αριθμό Διαθέσιμων Θέσεων στο Βήμα 1 στα Στοιχεία της Θέσης. 4.6. Εξαγωγή Θέσεων Πρακτικής Άσκησης Πατήστε το κουμπί Εξαγωγή σε excel για να εξάγετε σε ένα αρχείο excel τις θέσεις πρακτικής άσκησης που έχετε καταχωρήσει. Αν έχετε χρησιμοποιήσει κάποιο φίλτρο στην αναζήτηση τότε το αρχείο excel μόνο τις θέσεις που εμφανίζονται μετά το φίλτρο. 5. Επιλεγμένες Θέσεις Από την καρτέλα Επιλεγμένες Θέσεις ενημερώνεστε για τις θέσεις σας που έχουν επιλεγεί από κάποιο Γραφείο Πρακτικής Άσκησης. Σε αυτή την καρτέλα οι θέσεις εμφανίζονται με διάφορα χρώματα που δηλώνουν την κατάσταση της θέσης. Τα χρώματα που εμφανίζονται είναι: Άσπρο: Θέσεις που έχουν προδεσμευτεί Ροζ: Θέσεις που έχουν αντιστοιχιστεί σε φοιτητή Κίτρινο: Θέσεις που βρίσκονται υπό διενέργεια από το φοιτητή Πράσινο: Θέσεις που έχει ολοκληρωθεί η Πρακτική Κόκκινο: Θέσεις που έχουν ακυρωθεί Μπλε: Παλαιότερες θέσεις που έχει καταχωρήσει το Γραφείο Πρακτικής Άσκησης Και σε αυτή την καρτέλα υπάρχει η δυνατότητα αναζήτησης και εξαγωγή των Επιλεγμένων Θέσεων σε αρχείο excel. 6. Παραρτήματα Φορέα Από την καρτέλα Παραρτήματα Φορέα μπορείτε να δημιουργήσετε λογαριασμούς για τα παραρτήματα του Φορέα σας. Επιλέγετε Δημιουργία Χρήστη και συμπληρώνεται την αντίστοιχη φόρμα στοιχείων (Ο νόμιμος εκπρόσωπος παραμένει ίδιος με αυτόν του Φορέα Υποδοχής). Από την καρτέλα Παραρτήματα Φορέα, στην στήλη Επεξεργασία Χρήστη μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία λογαριασμού Χρήστη ή να τον διαγράψετε (εκτός αν έχει εισάγει θέσεις ΠΑ- προτείνεται απενεργοποίηση του χρήστη) επιλέγοντας το αντίστοιχο εικονίδιο. 7. Επικοινωνία με το Γραφείο Αρωγής Επιλέξτε την καρτέλα Επικοινωνία με Γραφείο Αρωγής Για να υποβάλλετε ερώτηση επιλέξτε τον σύνδεσμο Νέα Ερώτηση προς Γραφείο Αρωγής Στην φόρμα που εμφανίζεται επιλέξτε το Είδος Αναφοράς, Πληκτρολογήστε το ερώτημα σας και Πατήστε Αποστολή. Μόλις απαντηθεί η ερώτηση ενημερώνεστε με e-mail και η απάντηση είναι διαθέσιμη και στην καρτέλα Επικοινωνία με Γραφείο Αρωγής.